Die Präsentatikon beschreibt das Workflowsystem VDoc zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse ohne Programmierung. Weitere Inforamtionen unter http://www.hcm-infosys.com

1. VDoc Process
Erstellen Sie Ihre elektronischen
Geschäftsprozesse ohne Programmierung

2. Wer ist die HCM?
Allgemeine Informationen zu HCM
Leistungsspektrum

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Wer ist die HCM?
Wir sind ein Stuttgarter Unternehmen, das sich der Entwicklung und Verbesserung von
Software aus dem Workflowmanagement, Enterprise Content und Collaboration
Management verschrieben hat. Es ist uns wichtig, dass dabei unternehmensspezifische
Anforderungen im Fokus stehen, und unsere Software anwenderoptimiert und
tätigkeitsangepasst ist.
Wir sehen unsere Kernkompetenz im Human Collaboration Management: wir möchten
mit unserer Software die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen unterstützen und
koordinieren.

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HCM in Zahlen
Über 14 JAHRE ERFAHRUNG
Über 1750 ANWENDER in DE, CH und A
Mehr als 1000 KUNDEN weltweit
IN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VONIN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VON
GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.GESCHÄFTSPROZESSEN.
ERLEICHTERNERLEICHTERNERLEICHTERNERLEICHTERN DIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRERDIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRER
TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE.
VERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUFVERTRAUEN AUF UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.

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HCM Leistungsportfolio
1
2
Software-Produkte & Lösungen
Software & IT-Systeme: Softwareentwicklung, Portale & Prozessmanagement,
Workflowsysteme, Dokumentenmanagement-Systeme, Archivsysteme, Wissens-
und Datenmanagementsysteme
Dienstleistung & Consulting
Beratung, Projektmanagement, Entwicklung, Design & Konfiguration,
Installation, Systembetreuung und Schulung
3 Experten & Know-How
Expertenvermittlung, Weiterbildungen und Fachveranstaltungen

6. Was ist VDoc Process?
Allgemeine Informationen zu VDoc Process
Hardfacts und Funktionsübersicht
Referenzen

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Was ist VDoc Process?
VDoc Process ist eine webbasierte Workflow-Engine, mit der Sie – ohne jede
Programmierung – elektronische Prozesse mit integrierten Online-Formularen erstellen
können… und mehr:
Online
Formulare
Automatische
Mail-
Benachrichtigung
Grafische
Reports und
Statistiken
Individuelle
Ansichten
Elektronische Prozesse
ohne Programmierung durch
grafischen Workflow-Designer
Zeitliche
Vorgaben für
Prozessschritte
Rollen- und
Rechtekonzept

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Was ist das Workflow-System VDoc Process?
Das Workflow-System von VDoc Process ist eine Software, die verschiedene
Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse einer Unternehmens aufsetzen, verwalten
und koordinieren kann.
Das Workflow-System VDoc Process beschleunigt die
tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen

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Was ist VDoc Process?
VDoc Process ist eine webbasierte Workflow-Engine, mit der Sie – ohne jede
Programmierung – elektronische Prozesse mit integrierten Online-Formularen erstellen
können.
VDoc ist die Basis für eine softwarebasierte, standardisierte und papierlose Abwicklung
Ihrer Prozesse.
Der einfache und schnelle Weg zur Modellierung, Automatisierung und Darstellung ihrer
Geschäftsprozesse ohne Programmieraufwand.
Integrierte Prozesse ohne Programmierkenntnisse erstellen – inklusive zugehörigen
Formularen, Ansichten und Reports. Mithilfe des intuitiven Webdesigners können
Webanwendungen modelliert und konfiguriert werden, und stehen Ihnen dann als fertige
Lösung für die Ablaufsteuerung Ihrer Prozesse zur Verfügung.
Mit VDoc Process lassen sich beliebig viele individuelle Unternehmensprozesse mittels
integriertem Webdesigner erstellen. Die Definition der Prozessstruktur mit Aufgaben und
Formularen/Masken erfolgt dabei in der Regel ohne Programmierkenntnisse. Auf dieselbe
einfache Weise lassen sich auch beliebige Ansichten erstellen. Ein integriertes Reportingtool
erlaubt die Auswertung der Arbeitsinhalte und Zustände.
VDoc Process steht für unternehmensweite Anwendungen mit elektronisch geführten
Geschäftsprozessen innerhalb einer individuell erstellbaren Portalumgebung und mit
integriertem DMS.

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Wo wird VDoc Process verwendet?
>1100>1100>1100>1100
Unternehmen
+500.000+500.000+500.000+500.000
Anwender
12121212
Länder

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Welche Unternehmen nutzen VDoc Process?
Ein kleiner Auszug der Kunden, die mit VDoc Process ihre Prozesse schneller und
effektiver machen:

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Funktionen von VDoc Process
Integrierter Prozess- und
Formulardesigner
Workflow- und Webanwendung-
Erstellung ohne Programmierung
Webbasiert und weltweit verfügbar,
keine Desktop-Installation notwendig
Prozesshierarchien in beliebigen
Ebenen definierbar
LifeCycle und Versionsmanagement
für die Workflows
Zeitliche Vorgaben für jede Tätigkeit
definierbar mit Erinnerungs- und
Eskalationsfunktionen
Frei konfigurierbarer Status mit
graphischer Darstellung (z.B.
Ampelanzeige)
Personen-, gruppen- und
rollenbezogenes Rechtekonzept
Delegationsfunktion
Persönlicher Schreibtisch mit To Do´s
und überfälligen Aufgaben
Automatische Benachrichtigung über
Vorgänge und Termine per Mail oder
per Aufgabenliste im Web-Browser
Beliebige Ansichten individuell
konfigurierbar mit Filterfunktionen
Exportfunktion nach MS Excel
Integration in SharePoint möglich
Grafisches Reporting-Tool inklusive
Volltext- und Filtersuche
Persönliches Abonnement
Umfangreiche Schnittstellen und
Integrationskomponenten
Erweiterbar durch offene Architektur
LDAP Anbindung
Mehrsprachig und mandantenfähig

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Best-Practise Business-Lösungen
HCM bietet auf Basis von VDoc Process zahlreiche vorkonfigurierte Business-Lösungen
aus verschiedensten Bereichen an, die an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst
werden können.
Einkauf Entwicklung Personal
Service Qualität
Änderungsmanagement
Reifegradmanagement
Projektmanagement
Lieferantenmanagement
Beschaffungsantrag
Rechnungsverarbeitung
Personalverwaltung
Ideenmanagement
Abwesenheitsmanagement
Beschwerdemanagement
Serviceportal
Fehler- und Ereignismeldung
QM Handbuch

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Schnittstellen
Da VDoc Process eine technisch offene Plattform ist, sind zahlreiche Schnittstellen zu und aus dem
System möglich. Hier eine kurze Übersicht:
JDBC
SAP
MS Dynamics NAV
SOA Webservices
BIRT Report
VDoc Process -> PDF
VDoc Process -> Word
VDoc Process -> Archivierung
XML -> VDoc Process
Webservices -> VDoc Process
SQL -> VDoc Process
Texterkennung -> VDoc Process
VDoc SDK
VDoc API
Schnitt-
stellen
Programmierung
Mapping

15. Was bringt VDoc Process mir und
meinem Unternehmen?
Argumente, die für VDoc Process sprechen
Beispiel einer Wirtschaftlichkeitsrechnung

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Was sind die Vorteile von VDoc Process
Das Workflow-System VDoc Process kann Sie überall dort unterstützen, wo
verschiedene Mitarbeiter zusammenarbeiten, Informationen austauschen oder
in Prozessen mitarbeiten.
Das Workflow-System VDoc Process verbessert die
Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

17. www.hcm-infosys.com
Was sind die Vorteile von VDoc Process
Das Workflow-System VDoc Process bildet Ihre Prozesse elektronisch ab, kann
komplizierte Kommunikation via Mail beschleunigen, ersetzt schwer zu
pflegende Excel-Tabellen und informiert Ihre Mitarbeiter vollautomatisch über
anstehende Aufgaben.
Das Workflow-System VDoc Process beschleunigt die
Abläufe in Ihrem Unternehmen.

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Vorteile von VDoc Process
Weltweit verfügbar
Einfaches Arbeiten im Webbrowser
Einfache und intuitive Handhabung
Steigerung der Produktivität
Alle Vorgänge sind jederzeit
verfolgbar
Keine langen Suchen nach
Dokumenten mehr
Rückverfolgbarkeit aller Tätigkeiten
Klare Zuständigkeiten durch
Zuordnung der Aufgaben
entsprechend Ihrer Rollendefinition
Keine Doppelarbeiten mehr
Überblick über alle Vorgänge
Papierloser Prozess

19. Wie funktioniert VDoc Process?
Die Arbeitsoberfläche von VDoc Process
Wie erstelle ich einen elektronischen Prozess?
Wie erstelle ich ein Online-Formular?

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Die Arbeitsoberfläche von VDoc Process
Jeder User – egal ob Anwender oder Administrator/Power-User arbeitet über einen
Webbrowser im Intra- oder Internet.
Ein Authentifizierungssystem mit Single SignOn kann integriert werden.

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Über den Button „Studio“ gelangen Sie direkt zum Workflow-Designer.
Klicken Sie auf „Erstellen“, benennen Sie Ihre
Anwendung (etwa „Beispielprozess“) und
wählen eine passende Organisation aus (bitte
Demo Organisation wählen)

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Sie sind nun in Ihrer Anwendung „Beispielprozess“.
Klicken Sie auf „Erstellen“…
… und wählen Sie
„Prozessgruppe“

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Benennen Sie die Prozessgruppe (etwa „Beispielprozess 1) und klicken dann auf „Weiter“

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Nun können Sie in Ihrer Prozessgruppe einen Prozess anlegen. Dazu klicken Sie auf
„Erstellen“ und wählen dann „Prozess“ aus.

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Benennen Sie Ihren Prozess und klicken dann auf „Weiter“.

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Nun befinden Sie sich in der Arbeitsoberfläche für Ihren Prozess. Es bietet sich an,
zunächst das Prozessdiagramm zu erstellen. Dazu klicken Sie bitte auf „Diagramm“.

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Es öffnet sich die Arbeitsoberfläche des Workflow-Designers mit einem leeren Standard-
Prozess, den Sie nun abändern können.

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Es öffnet sich die Arbeitsoberfläche des Workflow-Designers mit einem leeren Standard-
Prozess, den Sie nun abändern können.
Der Name Ihres Prozesses
Endpunkt des
Prozesses
Startpunkt des
Prozesses
Prozessschritte
Aktionsbuttons =
Verbindungen
zwischen den
einzelnen
Prozessschritten

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Alle Elemente der Arbeitsoberfläche können mit der Maus angeklickt und verschoben
werden. Ein angeklicktes Element ist farblich gekennzeichnet, und es öffnet sich ein
kleines Menü oberhalb des Elements.

30. www.hcm-infosys.com
Wie erstelle ich einen Prozess?
Zusätzlich öffnet sich auf der rechten Seite der Editierbereich. Hier können nun Name des
Prozessschrittes, die darin agierende Rolle sowie Aktionsbuttons (die einen Prozessschritt
mit einem anderen Prozessschritt verbinden) geändert und definiert werden.

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Zusätzlich öffnet sich auf der rechten Seite der Editierbereich. Hier können nun Name des
Prozessschrittes, die darin agierende Rolle sowie Aktionsbuttons (die einen Prozessschritt
mit einem anderen Prozessschritt verbinden) geändert und definiert werden.
Geben Sie den Namen Ihres
Prozessschrittes ein (z.B.
Urlaubsantrag abgeben), und
klicken Sie dann auf
„Anwenden“
Der Name Ihres
Prozessschrittes wird
automatisch in das Prozessbild
übertragen.

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Nachdem der Prozessschritt benannt wurde, muss nun eine Rolle definiert werden. Diese
Rollen werden abstrakt benannt, und später dann mit reellen Personen aus Ihrem
Adressbuch gefüllt.
Klicken Sie auf „Erstellen“
unterhalb des Dropdown-
Menüs Rolle…
… und benennen dann die
Rolle (z.B. Antragssteller) und
klicken auf Weiter.
Die neue Rolle wird direkt
übernommen. Um sie zu
speichern, klicken Sie bitte auf
„Anwenden“).

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Ihr Prozessschritt sollte nun wie folgt aussehen:
Sie haben den Titel sowie die Rolle definiert. Nun könnten Sie noch den
Weiterleitungsbutton sprechender benennen (z.B. „Weiterleiten zur Prüfung“)
Dazu klicken Sie auf „Senden“,
sodass der Button farblich
gekennzeichnet wird….
… und ändern im
Editierbereich rechts im Label
die Benennung von „Senden“
zu „Weiterleiten zur Prüfung“.
Dann bitte auf „Anwenden
klicken“

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Um einen neuen Prozessschritt einzufügen, klicken Sie in der Bibliothek links auf „Schritt“,
halten die Maus gedrückt, und ziehen es in den Prozess (Drag&Drop Funktion):

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Nun möchten wir den Schritt „Urlaubsantrag abgeben“ mit dem noch nicht konkreter
benannten „Schritt3“ verbinden. Dazu löschen wir zunächst die alte Verbindung zwischen
den bisherigen Prozessschritten. Klicken Sie auf den Verbindungspfeil, sodass dieser
farblich gekennzeichnet ist, und danach auf das kleine „X“-Symbol in der oberen Leiste.
Die Verbindung zwischen den
beiden Prozessschritten wird
daraufhin gelöscht.

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Eine neue Verbindung zwischen zwei Prozessschritten soll nun hergestellt werden. Dazu
klicken Sie auf den Weiterleitungsbutton des 1. Schrittes, sodass sich eine kleine
Navigation über dem Button öffnet. Wählen Sie das linke Symbol, und klicken danach
direkt auf den Prozessschritt, den Sie anbinden möchten.
Dieser Button verbindet einen
Weiterleitungsbutton mit
einem Prozessschritt
Ihr Prozess sollte nun so aussehen. Ändern
Sie nun wie in den vorherigen Folien
beschrieben den Namen des Schrittes in
„Urlaubsantrag prüfen“ sowie die Rolle in
„Prüfer“ und den Aktionsbutton in
„Weiterleiten zur Genehmigung“ und
verbinden diesen mit dem Schritt
„Validierung“.

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Wie erstelle ich einen Prozess?
Nun löschen wir noch die Verbindung zwischen dem letzten und dem ersten
Prozessschritt sowie einen der Aktionsbuttons im letzten Schritt und benennen den
verbleibenden Weiterleitungsknopf sowie die Rolle und den Prozessschritt und der erste
kleine Prozessablauf ist fertig.

38. www.hcm-infosys.com
Wie erstelle ich ein Online-Formular?
Für die Inbetriebnahme eines ersten Tests fehlen noch die zu den einzelnen
Prozessschritten dazugehörigen Online-Formulare.
Klicken Sie hierfür auf einen
Prozessschritt, und dann auf
das mittlere Symbol. Es öffnet
sich daraufhin das
entsprechende Formular.

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Wie erstelle ich ein Online-Formular?
Standardmäßig öffnet sich ein leeres Template-Formular mit 4 Spalten. Sie können nun
verschiedene Feldtypen mittels Drag&Drop von der linken Seite in den Arbeitsbereich
ziehen.

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Wie erstelle ich ein Online-Formular?
Für unseren ersten Prozessschritt benötigen wir Felder wie Name, Personalnummer,
Antragsdatum sowie Zeitraum.
Klicken Sie auf „Text“ und ziehen diesen mit der Maus in die 2. Spalte.

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Wie erstelle ich ein Online-Formular?
Klicken Sie dann im rechten Editierbereich auf „Erstellen“ und geben dort die Bezeichnung
ihres ersten Online-Formularfeldes ein. Klicken Sie dann auf „Anwenden“

42. www.hcm-infosys.com
Wie erstelle ich ein Online-Formular?
Die Bezeichnung wird dann automatisch in des Online-Formular übernommen.
Erstellen Sie dann ein zweites Textfeld mit der Bezeichnung „Personalnummer“.

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Wie erstelle ich ein Online-Formular?
Die erste Zeile Ihres Online-Formulars ist fertig. Sie benötigen nun eine zweite Zeile.
Klicken Sie zunächst
auf das Pfeilsymbol,
und dann auf das
Zeilensymbol
Sie können definieren, wieviele
Zellen Ihre Zeile haben soll.
Die Anzahl sollte eine gerade
Anzahl sein (2, 4, 6, 8, usw)
Wählen Sie für das 2. Feld ein
Datum und benennen dieses
mit „Antragsdatum“. Das 4.
Feld soll ein Zeitraum sein und
„Urlaubszeitraum“ heißen.

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Wie erstelle ich ein Online-Formular?
Das erste kurze Formular ist fertig.
Der Vorschau-Button zeigt Ihnen eine Voraussicht Ihres Online-Formular an.
Sie können testweise erste Inhalte eingeben.

45. www.hcm-infosys.com
Wie erstelle ich ein Online-Formular?
Wenden Sie diese Vorgehensweise auch bei den weiteren Prozessschritten an, und Sie
haben einen bereits voll funktionierenden elektronischen Workflow.
Ein Administrator sollte noch Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Rollen (die Sie zuvor
im Prozessablauf definiert haben) zuweisen, aber grundsätzlich steht Ihnen Ihr Prozess für
erste Testläufe zur Verfügung.
Ganz ohne jede Programmierung und mit
minimalen Aufwand!

46. Fazit
Zusammenfassung

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Fazit
Ihre Vorteile durch VDoc Process:
Prozesse ganz ohne jede Programmierung und mit
minimalen Aufwand!
Keine Überführung von gezeichnetem Prozess notwendig:
Ihr Prozess ist direkt lauffertig ohne weitere
Zwischenschritte!
Änderungen können jederzeit flexibel eingebaut werden!

48. Technisches
Lizenzmodelle
Technische Voraussetzungen
Technische Grundinformationen des Systems

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Wie kann VDoc Process erworben werden?
1
2
VDoc Process als klassische Installation
Sie installieren VDoc Process auf einem Ihrer unternehmenseigenen
Servern und hosten die Software selbst.
VDoc Process aus der Cloud
Wir kümmern uns um Server, Plattform und Grundeinrichtung. Sie
beziehen die Software aus der Cloud und bezahlen monatlich.
3 Business Lösungen auf Basis von VDoc Process
Sie wählen aus zahlreichen vorkonfigurierten Business-Lösungen aus
verschiedensten Bereichen, die an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse
angepasst werden können.

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Architektur
Anwender
Administrator
Database ServerVDoc Server
Intranet /
Extranet /
Internet
jdbc
http
http

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Technische Voraussetzungen
Sollten Sie VDoc Process auf Ihren eigenen Servern hosten, benötigen Sie folgende technische
Voraussetzungen:
Betriebssystem:
MS Windows (empfohlene Version: Windows 2008 Server x64 R2, 64 Bits)
Linux (empfohlene Version: Red Hat Enterprise Linux)
HTTP Server:
MS IIS (empfohlene Version 7.5)
Apache (empfohlene Version 2.2)
Datenbanken
MS SQL Server (empfohlene Version 2008 R2 standard edition 64 Bits)
Oracle (empfohlene Version 11g Ent. Editions 64 Bits)
MySQL (empfohlene Version 5.5.18)

52. Weitere Informationen
HCM CustomerManagement GmbH
Ansprechperson: Anna Bednorz
Tel: + 49 711 933 425 82
Mail: bednorz@hcm-infosys.com
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