Software
Dokumentenmanagement
Dokumentenerfassung, DMS, Workflow,
Archivierung und Wissensmanagement
Stand 23.07.2009
Menschen Wissen
Systeme
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Schwieberdinger Str. 60
70435 Stuttgart
Tel.: +49/711/933 425 90
Fax: +49/711/933 425 91
Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM 2009

Software Dokumentenmanagement
Intelligente modulare Lösungsbausteine für den gesamten Lebenszyklus des
Dokumentenmanagements!
HCM bietet für den gesamten Lebenszyklus des Dokumentenmanagements einen modularen
Lösungsbaukasten der optiomal aufeinander abgestimmt ist, aber auch jeweils einzeln verwendet
werden kann.
§ Dokumenten- u. Formularerfassung, Dokumentenerkennung
§ DMS Systeme
§ Portalumgebungen
§ Workflowsysteme
§ Archivierung
§ Enterprise Search
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Architektur
VDoc Portal
Colibri
DataArc
Scanning Zugriff Portlets Archiv
Client im Portal Webclient
VDoc Module
DMS, Workflows
Archiv
Scanning Archiv revisions-
Kopplung Kopplung sicher
Scannen und Verarbeiten
SAP SAP
Gescannte Dokumente Kopplung
Klassifizierung der Dokumente
Informationsextraktion
Webservice,... sonstige
Systeme
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Allgemeines zu VDoc-Portal
Portalumgebung
§ Frei konfigurierbares Portal
§ Arbeitsbereich mit Aufgaben
§ Meine Dokumente
§ Standardapplikationen
§ Eigene Webseiten
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DMS System VDoc File Center
§ Beliebige konfigurierbare Ablagehierarchien mit
einstellbaren Speichergrößen
§ Dokumentenkategorien und Attribute frei wählbar
§ Zugriffssteuerung einstellbar
§ Bearbeitungs- und Validierungsworkflow
§ Versionierung der Dokumente
§ Benachrichtigung an Personen und Gruppen
§ Persönliches Abonnement
§ Persönliche erweiterte Suche über Attribute und
Kategorien
§ Anzeige der Dokumente über Portlets im Portal
§ Historie des Dokuments
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DMS System VDoc Open
§Templatebasierte Dokumente, § Anzeige der Dokumente über Portlets im Vdoc
Dokumentenkategorien und Attribute frei wählbar Portal oder Sharepoint
§Navigation über Files oder Daten, § Dokument Viewing in nativem Format oder
Mehrsprachigkeit, Zugriffssteuerung einstellbar automatische PDF Konvertierung
§Adaptive Bearbeitungs- und § Integration: MS Word Add-on zur Erzeugung von
Validierungsworkflows für Dokumenttypen Templates, Integration mit MS Outlook ->
Export von Mails, Import von externen
§Check In - Check Out, Versionierung der Dokumenten,
Dokumente, Dokument Bundles, Interdokument-
Verlinkung § Integration mit Mail über spezielles Portlet ->
"Refuse"-Kommentare auf im Mail geöffnete
§Benachrichtigung an Personen und Gruppen, Dokumente setzen und an Verteilerliste senden
Mailing List Templates, Portlet zur Anzeige der
Verteilerlisten, in welchen man enthalten ist § Verlinkung mit externen Informationssystemen
(ERP, CRM, ...), Automatischer Update von
§Persönliches Abonnement, Email Notifikation bei Dokumenten
Statusänderung bzw. Verteilung
§Persönliche erweiterte Suche über Attribute und
Kategorien, Volltextsuche oder attributbasierte
Suche, Favoritenmanagement
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Formular- und Dokumentenerkennung Colibri
Die intelligente Dokumentenerfassungs- und Formularerkennungslösung!
Die Formular- und Dokumentenerkennungssoftware Colibri dient dazu Formulare, die durch
einen Scanner erfasst werden sicher zu verarbeiten und die definierten Inhalte zu
ermitteln und diese Daten mit dem gescannten Bild abzulegen. Es können unterschiedliche
Profile für unterschiedliche Formulare definiert werden. Die Software erkennt automatisch
um welches Formular es sich handelt.
Ebenso können beliebige Dokumente verarbeitet
werden. Dabei wird der vollständige Text erkannt.
Die gewonnenen Informationen und das gescannte
Dokument kann entweder auf dem Dateisystem
(Explorer) abgelegt werden oder es wird für die
Weiterverarbeitung an das DMS System Vdoc
FileCenter oder einen Geschäftsprozess in Vdoc
Process, z.B. für die Rechnungsverarbeitung
übergeben. Die von Colibiri gewonnenen
Informationen werden automatisch im
Geschäftsprozess weiterverarbeitet.
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Formular- und Dokumentenerkennung Colibri
Ihre Geschäftsprozesse bestimmen, wo Dokumente hinzukommen und
wohin sie verteilt werden
... die Formular- und Dokumentenerkennung erledigt das für Sie
Die Konfigurierbarkeit und Flexibilität eines
Formularerkennungs-Systems ermöglicht es, zusammen
mit einer Scannerlösung, Papiere zu erkennen und direkt
Einlesen und in elektronische Geschäftsprozesse einzubinden - erst
Verarbeiten von hierdurch wird das eigentliche Potential von
Papierdokumenten Dokumenten- und Workflowmanagement erschlossen.
Die Dokumente werden direkt in das Filesystem oder in
Formular- und
das DMS-System abgelegt oder in einem
Dokumenten-
Geschäftsprozess weitergeleitet.
erkennung Colibri
Vorteile
Einbinden von § Automatische Formular- und Dokumentenerkennung
Dokumenten in das § Dokumente können mittels Web Browser von jedem
Filesystem, DMS- berechtigen Benutzer eingesehen werden
oder Workflow- § Zugriffszeiten auf Dokumente werden verkürzt
System. § Kosten für die Speicherung und Verteilung werden
verringert
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Beispiel:
Rechnungsworkflow mit Colibri und VDoc Process
Die intelligente Rechnungsverarbeitungslösung!
Die Formular- und Dokumentenerkennungssoftware Colibri erkennt und verarbeitet automatisch die definierten
Rechnungsformulare und übergibt die Daten an den Rechnungsverarbeitungsprozess. Dieser löst automatisch
eine neue Pozessinstanz aus und leitet den Vorgang mit den übernommenen Daten und dem gescannten
Rechnungsdokument an die definierten Personen zur Bearbeitung weiter. Optional können auch andere
Systeme wie, z.B SAP oder die Archivierung angebunden werden.
Portal Optionen:
Reports
Zuständige
Stelle ERP
SAP
Rechnungsdaten Vorgang
und Dokument
Archiv
Kompletter
Bearbeitungs
Prozess
Papier
Rechnung Elektro.
Signatur
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Archivlösung MailArc
Die intelligente Archivierungslösung für
Ihren E-Mailverkehr
Der Aseko Mailarc 100 ist eine vollständige Lösung Per Webinterface und regelmäßige Statistik-e-mails
zur Archivierung des kompletten Firmen-e- sind Sie ständig über die Systemauslastung und die
Mailverkehrs. Auf Grund seiner Beschaffenheit als Menge der eingehenden und ausgehenden Mails
Mailproxy/Mailgateway kann der Mailarc 100 informiert. Da die Produkte der Mailarc-Serie als
problemlos mit verschiedensten Mailsystemen Mailproxy eingebunden werden, ist eine Manipulation
zusammen arbeiten und benötigt keinerlei externe von Journaling-Streams durch Dritte ausgeschlossen.
Zusatzmodule. Die Emails werden in dem Moment
archiviert, in dem sie übertragen werden.
Ein komfortables Webinterface erlaubt autorisierten
Benutzern das Finden archivierter e-Mails über eine
intelligente Volltextsuche. Gefundene e-Mails lassen
sich Ausdrucken oder erneut per e-Mail versenden.
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Archivlösung DataArc
Die intelligente Archivierungslösung für Weitere Basisfeatures beinhalten:
Ihren Daten!
§ Archivierung nach Zeitvorgabe
Der Aseko DataArc ist eine vollständige Lösung zur § Synchronisation der Daten zwischen DataARC und
Archivierung ihres Datenbestandes. ihrem bestehenden Systemen
Aufgrund seiner Beschaffenheit als externes System § Vollverschlüsselung des archivierten
kann der DataARC problemlos mit verschiedensten Datenbestandes
Systemen wie Fileserver, Datenbanken, ERP oder § Hohe Datenintegrietät durch Fernüberwachung des
Workflowsystemen zusammen arbeiten, die darin Systems inkl. der Festplatten
enthaltenen Daten sicher und redundant archivieren § Optional sind folgende Features erhältlich:
und über eine Suchmaschine wieder schnell und § Export der Statistiken ins PDF Format
einfach verfügbar machen. Der DataARC arbeitet
§ Systemüberwachung auf unbefugten Zugriff von
nach kurzer Konfiguration der Datenquellen autonom
außen
und transparent im Hintergrund und erfordert im
§ Prüfsummen für Manipulationssicherheit
Betrieb keine administrativen Eingriffe.
§ mehrsprachige Oberfläche
Ein komfortables Webinterface erlaubt authorisierten
Benutzern das Finden, Kopieren und weiter
verarbeiten archivierter Daten. Der DataARC stellt
Ihnen außerdem auf Wunsch umfangreiche
Reporting- und Backupoptionen zur Verfügung.
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Erweiterung Workflowsystem VDoc Process
Java Workflowsystem DMS Workflowlösungen auf Basis
Vdoc Process
Vdoc für Java
§ Realisierung von individuellen Workflows
ohne Programmieraufwand
§ Workflowmodellierung mit grafischem
Editor einschließlich der Dateninhalte
§ Definition der Rollen und Rechte
§ Automatisches Erzeugen der Prozesse
§ Kopplung der Workflows mit dem DMS-
System
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Erweiterung Enterprise Search Intergator
Intergator
§ Das „intelligente“ Informations-, Daten
Dokumentenrecherche- und
Analysesystem
§ Intelligente Suchmaschine mit
semantischer Technologie Navigation
§ „ersetzt“ strukturierte Ablage
§ Modell-basierte Konsolidierung von
Informationen unterschiedlicher Quellen
§ Wissenserschließung
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Ihr Partner für Dokumentenmanagement
Auf Erfolgskurs im Dokumenten- und Wissensmanagement
Nutzen Sie unsere Kompetenz um mit modernen Methoden und IT-Systemen Ihre
Prozesse zu optimieren. Profitieren Sie von unserer kompetenten Erfahrung im
Prozess-, Projekt- und Datenmanagement.
§ Dokumenten- u. Formularerfassung, Dokumentenerkennung
§ DMS Systeme
§ Portalumgebungen
§ Workflowsysteme
§ Archivierung
§ Enterprise Search
Alle Systeme stehen Ihnen als klassische Softwarelizenz wie auch als SaaS Software as a Service
Mietmodell im Internet zur Verfügung!
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