HCM Software DMS OCR Archivierung

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    HCM Software DMS OCR Archivierung - Presentation Transcript

    1. Software Dokumentenmanagement Dokumentenerfassung, DMS, Workflow, Archivierung und Wissensmanagement Stand 23.07.2009 Menschen Wissen Systeme service@hcm-infosys.com Schwieberdinger Str. 60 70435 Stuttgart Tel.: +49/711/933 425 90 Fax: +49/711/933 425 91 Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM 2009
    2. Software Dokumentenmanagement Intelligente modulare Lösungsbausteine für den gesamten Lebenszyklus des Dokumentenmanagements! HCM bietet für den gesamten Lebenszyklus des Dokumentenmanagements einen modularen Lösungsbaukasten der optiomal aufeinander abgestimmt ist, aber auch jeweils einzeln verwendet werden kann. § Dokumenten- u. Formularerfassung, Dokumentenerkennung § DMS Systeme § Portalumgebungen § Workflowsysteme § Archivierung § Enterprise Search Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 2
    3. Architektur VDoc Portal Colibri DataArc Scanning Zugriff Portlets Archiv Client im Portal Webclient VDoc Module DMS, Workflows Archiv Scanning Archiv revisions- Kopplung Kopplung sicher Scannen und Verarbeiten SAP SAP Gescannte Dokumente Kopplung Klassifizierung der Dokumente Informationsextraktion Webservice,... sonstige Systeme Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 3
    4. Allgemeines zu VDoc-Portal Portalumgebung § Frei konfigurierbares Portal § Arbeitsbereich mit Aufgaben § Meine Dokumente § Standardapplikationen § Eigene Webseiten Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 4
    5. DMS System VDoc File Center § Beliebige konfigurierbare Ablagehierarchien mit einstellbaren Speichergrößen § Dokumentenkategorien und Attribute frei wählbar § Zugriffssteuerung einstellbar § Bearbeitungs- und Validierungsworkflow § Versionierung der Dokumente § Benachrichtigung an Personen und Gruppen § Persönliches Abonnement § Persönliche erweiterte Suche über Attribute und Kategorien § Anzeige der Dokumente über Portlets im Portal § Historie des Dokuments Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 5
    6. DMS System VDoc Open §Templatebasierte Dokumente, § Anzeige der Dokumente über Portlets im Vdoc Dokumentenkategorien und Attribute frei wählbar Portal oder Sharepoint §Navigation über Files oder Daten, § Dokument Viewing in nativem Format oder Mehrsprachigkeit, Zugriffssteuerung einstellbar automatische PDF Konvertierung §Adaptive Bearbeitungs- und § Integration: MS Word Add-on zur Erzeugung von Validierungsworkflows für Dokumenttypen Templates, Integration mit MS Outlook -> Export von Mails, Import von externen §Check In - Check Out, Versionierung der Dokumenten, Dokumente, Dokument Bundles, Interdokument- Verlinkung § Integration mit Mail über spezielles Portlet -> "Refuse"-Kommentare auf im Mail geöffnete §Benachrichtigung an Personen und Gruppen, Dokumente setzen und an Verteilerliste senden Mailing List Templates, Portlet zur Anzeige der Verteilerlisten, in welchen man enthalten ist § Verlinkung mit externen Informationssystemen (ERP, CRM, ...), Automatischer Update von §Persönliches Abonnement, Email Notifikation bei Dokumenten Statusänderung bzw. Verteilung §Persönliche erweiterte Suche über Attribute und Kategorien, Volltextsuche oder attributbasierte Suche, Favoritenmanagement Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 6
    7. Formular- und Dokumentenerkennung Colibri Die intelligente Dokumentenerfassungs- und Formularerkennungslösung! Die Formular- und Dokumentenerkennungssoftware Colibri dient dazu Formulare, die durch einen Scanner erfasst werden sicher zu verarbeiten und die definierten Inhalte zu ermitteln und diese Daten mit dem gescannten Bild abzulegen. Es können unterschiedliche Profile für unterschiedliche Formulare definiert werden. Die Software erkennt automatisch um welches Formular es sich handelt. Ebenso können beliebige Dokumente verarbeitet werden. Dabei wird der vollständige Text erkannt. Die gewonnenen Informationen und das gescannte Dokument kann entweder auf dem Dateisystem (Explorer) abgelegt werden oder es wird für die Weiterverarbeitung an das DMS System Vdoc FileCenter oder einen Geschäftsprozess in Vdoc Process, z.B. für die Rechnungsverarbeitung übergeben. Die von Colibiri gewonnenen Informationen werden automatisch im Geschäftsprozess weiterverarbeitet. Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 7
    8. Formular- und Dokumentenerkennung Colibri Ihre Geschäftsprozesse bestimmen, wo Dokumente hinzukommen und wohin sie verteilt werden ... die Formular- und Dokumentenerkennung erledigt das für Sie Die Konfigurierbarkeit und Flexibilität eines Formularerkennungs-Systems ermöglicht es, zusammen mit einer Scannerlösung, Papiere zu erkennen und direkt Einlesen und in elektronische Geschäftsprozesse einzubinden - erst Verarbeiten von hierdurch wird das eigentliche Potential von Papierdokumenten Dokumenten- und Workflowmanagement erschlossen. Die Dokumente werden direkt in das Filesystem oder in Formular- und das DMS-System abgelegt oder in einem Dokumenten- Geschäftsprozess weitergeleitet. erkennung Colibri Vorteile Einbinden von § Automatische Formular- und Dokumentenerkennung Dokumenten in das § Dokumente können mittels Web Browser von jedem Filesystem, DMS- berechtigen Benutzer eingesehen werden oder Workflow- § Zugriffszeiten auf Dokumente werden verkürzt System. § Kosten für die Speicherung und Verteilung werden verringert Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 8
    9. Beispiel: Rechnungsworkflow mit Colibri und VDoc Process Die intelligente Rechnungsverarbeitungslösung! Die Formular- und Dokumentenerkennungssoftware Colibri erkennt und verarbeitet automatisch die definierten Rechnungsformulare und übergibt die Daten an den Rechnungsverarbeitungsprozess. Dieser löst automatisch eine neue Pozessinstanz aus und leitet den Vorgang mit den übernommenen Daten und dem gescannten Rechnungsdokument an die definierten Personen zur Bearbeitung weiter. Optional können auch andere Systeme wie, z.B SAP oder die Archivierung angebunden werden. Portal Optionen: Reports Zuständige Stelle ERP SAP Rechnungsdaten Vorgang und Dokument Archiv Kompletter Bearbeitungs Prozess Papier Rechnung Elektro. Signatur Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 9
    10. Archivlösung MailArc Die intelligente Archivierungslösung für Ihren E-Mailverkehr Der Aseko Mailarc 100 ist eine vollständige Lösung Per Webinterface und regelmäßige Statistik-e-mails zur Archivierung des kompletten Firmen-e- sind Sie ständig über die Systemauslastung und die Mailverkehrs. Auf Grund seiner Beschaffenheit als Menge der eingehenden und ausgehenden Mails Mailproxy/Mailgateway kann der Mailarc 100 informiert. Da die Produkte der Mailarc-Serie als problemlos mit verschiedensten Mailsystemen Mailproxy eingebunden werden, ist eine Manipulation zusammen arbeiten und benötigt keinerlei externe von Journaling-Streams durch Dritte ausgeschlossen. Zusatzmodule. Die Emails werden in dem Moment archiviert, in dem sie übertragen werden. Ein komfortables Webinterface erlaubt autorisierten Benutzern das Finden archivierter e-Mails über eine intelligente Volltextsuche. Gefundene e-Mails lassen sich Ausdrucken oder erneut per e-Mail versenden. Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 10
    11. Archivlösung DataArc Die intelligente Archivierungslösung für Weitere Basisfeatures beinhalten: Ihren Daten! § Archivierung nach Zeitvorgabe Der Aseko DataArc ist eine vollständige Lösung zur § Synchronisation der Daten zwischen DataARC und Archivierung ihres Datenbestandes. ihrem bestehenden Systemen Aufgrund seiner Beschaffenheit als externes System § Vollverschlüsselung des archivierten kann der DataARC problemlos mit verschiedensten Datenbestandes Systemen wie Fileserver, Datenbanken, ERP oder § Hohe Datenintegrietät durch Fernüberwachung des Workflowsystemen zusammen arbeiten, die darin Systems inkl. der Festplatten enthaltenen Daten sicher und redundant archivieren § Optional sind folgende Features erhältlich: und über eine Suchmaschine wieder schnell und § Export der Statistiken ins PDF Format einfach verfügbar machen. Der DataARC arbeitet § Systemüberwachung auf unbefugten Zugriff von nach kurzer Konfiguration der Datenquellen autonom außen und transparent im Hintergrund und erfordert im § Prüfsummen für Manipulationssicherheit Betrieb keine administrativen Eingriffe. § mehrsprachige Oberfläche Ein komfortables Webinterface erlaubt authorisierten Benutzern das Finden, Kopieren und weiter verarbeiten archivierter Daten. Der DataARC stellt Ihnen außerdem auf Wunsch umfangreiche Reporting- und Backupoptionen zur Verfügung. Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 11
    12. Erweiterung Workflowsystem VDoc Process Java Workflowsystem DMS Workflowlösungen auf Basis Vdoc Process Vdoc für Java § Realisierung von individuellen Workflows ohne Programmieraufwand § Workflowmodellierung mit grafischem Editor einschließlich der Dateninhalte § Definition der Rollen und Rechte § Automatisches Erzeugen der Prozesse § Kopplung der Workflows mit dem DMS- System Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 12
    13. Erweiterung Enterprise Search Intergator Intergator § Das „intelligente“ Informations-, Daten Dokumentenrecherche- und Analysesystem § Intelligente Suchmaschine mit semantischer Technologie Navigation § „ersetzt“ strukturierte Ablage § Modell-basierte Konsolidierung von Informationen unterschiedlicher Quellen § Wissenserschließung Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 13
    14. Ihr Partner für Dokumentenmanagement Auf Erfolgskurs im Dokumenten- und Wissensmanagement Nutzen Sie unsere Kompetenz um mit modernen Methoden und IT-Systemen Ihre Prozesse zu optimieren. Profitieren Sie von unserer kompetenten Erfahrung im Prozess-, Projekt- und Datenmanagement. § Dokumenten- u. Formularerfassung, Dokumentenerkennung § DMS Systeme § Portalumgebungen § Workflowsysteme § Archivierung § Enterprise Search Alle Systeme stehen Ihnen als klassische Softwarelizenz wie auch als SaaS Software as a Service Mietmodell im Internet zur Verfügung! Zusammenarbeit optimieren – Qualität sichern © HCM SW DMS 230709 14
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