Presentatie workshop efficiënt en effectief vergaderen voor vormingsdag van Roeland door My Kingdom for a Horse met Kristof Vanderbist

1. Vormingsdag 15 oktober 2011
Vergaderen²
Alleen gaat het sneller, samen raak je verder.
(Afrikaans gezegde)
Kristof Vanderbist
Makelaar in kennis
Current state – Future state Expert
My Kingdom for a Horse
Copyright My Kingfom for a Horse

2. Vergaderen²
• Waarom ? Voordelen
• Bevestigen wat al goed loopt, inoefenen wat nog niet geweten was
• Tijdswinst en hogere tevredenheid na afloop van vergadering
• Leren van elkaar : nobody is perfect, but a team can be
• Agenda
• Interactieve workshop van 3u :
• IJsbrekers
• In kaart brengen noden en geven van hints via stellingen
• Uitwisseling per 2 of 3, bekrachtigen wat goed gaat
• Aanreiken leidraad voor een efficiënte vergadering met goed gevoel
• In kaart brengen soorten vergaderingen
• Deelnemers :
•Balans taak en relatie
• Verantwoordelijkheid van iedereen
• Non verbale communicatie : leren zien en hoe ermee omgaan
• Team : maturiteit, nieuwkomers en laatkomers
• Technieken : vuurtoren en metaplan
• Tijd : wanneer en hoe lang ?
copyright My Kingfom for a Horse

3. Vergaderen²
• Stellingen
• Sommige vergaderingen, waaraan ik deelneem, zouden beter vervangen
worden door een alternatief.
•De vergaderingen waaraan ik deelneem worden regelmatig gestoord
door rinkelende GSM’s, SMS’sjes en ongewenste interventies .
•Ik heb van elke vergadering een agenda.
copyright My Kingfom for a Horse

4. Vergaderen²
• Stellingen
•Ik heb van elke vergadering een agenda.
•Ik ben steeds volledig voorbereid wanneer ik naar een vergadering ga.
•De vergaderingen waaraan ik deelneem beginnen altijd op tijd.
•Ik reageer als vergaderingen uitlopen.
copyright My Kingfom for a Horse

5. Vergaderen²
• Stellingen
•Ik volg afgesproken actiepunten weinig of niet op.
•Ik verlies geen tijd tijdens vergaderingen door de bespreking van
onderwerpen die niet ter zake doen.
•Ik wijk tijdens vergaderingen regelmatig af van het agendapunt.
copyright My Kingfom for a Horse

6. Vergaderen²
• Sublieme vergadering
• Reden 1
• Reden 2
• Reden 3
• Reden 4
copyright My Kingfom for a Horse

7. Vergaderen²
• Meest frustrerende vergadering
• Reden 1
• Reden 2
• Reden 3
• Reden 4
copyright My Kingfom for a Horse

8. Vergaderen² :
Soorten
• Beslissing  2 assen
• Informatie ◦ Belangen
• Creatieve vergadering ◦ Probleem
• Probleem analyse
• Probleem oplossend  Stuurloze vergadering
• Advies  Rationele vergadering
• Besluitvormen  Machtsvergadering
• Plannen  Conflictvergadering
• Afspraken
copyright My Kingfom for a Horse

9. Vergaderen²
• 3 dimensies
Proces :
wie ?
Product : Procedure:
wat ? Hoe ?
Vergadering
copyright My Kingfom for a Horse

10. Vergaderen²
Product : wat ?
• Taak
• Inhoud
• Techniek
• Onderwerp
• Doel
• Opdracht
copyright My Kingfom for a Horse

11. Vergaderen²
Product : wat ?
•Doel verduidelijken
•Focus op doel/taak
•Interventies
•Woord verlenen
•Informatie geven en vragen
•Verduidelijken
•Expliciteren
•Sturen
•Samenvatten
•Bewaken van afspraken
copyright My Kingfom for a Horse

12. Vergaderen² Procedure:
Hoe ?
• Rollen
• Criteria
• Afspraken
copyright My Kingfom for a Horse

13. Vergaderen² Procedure:
Hoe ?
• Rollen
•rollen : voorzitter, notulist, verslaggever, timekeeper
• Criteria & afspraken
• Structureren: doelstelling, agenda, programma, tijdsindeling
• Methode: probleemanalyse, ideeën genereren (vb.
brainstormen), beslissingen nemen
• Resultaten van de vergadering visualiseren (flip chart) en
vastleggen (verslag, website,...)
• Pauzes, GSM, ruimte, verstoringen
• Layout
• Hulpmiddelen
• Voorbereiding, voorbereidingstijd, duidelijke verwachtingen
copyright My Kingfom for a Horse

14. Vergaderen² Proces :
wie ?
• Hoe zijn we met  Interventies
elkaar bezig ?
• Interacties ◦ Moeilijk gedrag
• Relaties ◦ Ruimte
• Energie
◦ Time out
• Betrokkenheid
◦ Bevoegdheid
• Cohesie groep
• Voorgeschiedenis ◦ Team building
individu & groep ◦ Visie & waarden
• Dynamiek versus ◦ Motivatie : ad hoc
taak
copyright My Kingfom for a Horse

15. Vergaderen² Proces :
wie ?
Ijsbergtheorie en empathie
logica Doel Agenda Procedure
Reden Methode
Plaats
Onderhuidse Groeps-
Energie Emoties Macht Stress conflicten druk
onzichtbare
Hic & Verborgen Informele Aangenomen Groeps-
agenda rollen normen cultuur maturiteit
nunc
copyright My Kingfom for a Horse

16. Vergaderen²
• 3 dimensies : breng ze in balans
Proces :
wie ?
Product : Procedure:
wat ? Hoe ?
Vergadering
copyright My Kingfom for a Horse

17. Vergaderen² Proces :
wie ?
 Weerstand en frustratie
 Non-verbale signalen
 Intonatie
 Ademhaling
copyright My Kingfom for a Horse

18. Vergaderen² Proces :
wie ?
 Weerstand en frustratie : herkennen in de groep
◦ Het vlot niet meer
◦ Passieve houding
◦ Overdreven bezwaren
◦ Details primeren
◦ Stiltes
◦ Hak op de tak
◦ Afwezigheid
◦ Aftellen naar einde
◦ Snel boos worden, lange tenen
◦ Een label
copyright My Kingfom for a Horse

19. Vergaderen² Proces :
wie ?
 Weerstand en frustratie : oorzaken ??
 Indirect karakter
◦ Persoonlijke houding tegenover doel of taak
◦ Angst voor het onbekende
◦ Faalangst
◦ Zich niet betrokken of ondersteund voelen
◦ Persoonlijke conflicten, rivaliteit, formele of informele machtsverhouding
◦ Gebrek aan tact of slechte timing
◦ Doel, motief of achtergrond niet begrijpen
◦ Wantrouwen
◦ Alleen nadelen zien: statusverlies, angst verantwoordelijkheden te verliezen, angst
voor eigen incompetentie, verlies van controle, zich kwetsbaar voelen, nieuwe groep
vergelijken met verleden,
copyright My Kingfom for a Horse

20. Vergaderen² Proces :
wie ?
 Weerstand en frustratie
 Luister met oren en ogen
 Erken
 Pas als de dingen uitgesproken zijn, is het duidelijk
 Assertief
 Wals
 Time out
 Parkeer
Actie
 Begeleid met 2 of met groep Benoemen
 Belangrijk & bijzaak
 Ja maar : ja en
 Het moet : ik wil
zien
copyright My Kingfom for a Horse

21. Vergaderen²
• 3 dimensies : breng ze in balans
Proces :
wie ?
Product : Procedure:
wat ? Hoe ?
Vergadering
• Belangrijk : iedereen zijn verantwoordelijkheid
copyright My Kingfom for a Horse

22. Vergaderen² : deelnemen
• Bewaken agenda, doel
• Geef uw mening
• Respecteer de tijd
• Belangrijk ≠ bijzaak
• Klamp u niet vast aan 1 alternatief
• Luister aandachtig
• Stel open vragen
• Vermijd sarcasme en cynisme
• Hoe ?
• Doe wat je belooft
copyright My Kingfom for a Horse

23. Vergaderen² : maturiteit
• Nieuwkomers : niet vertrouwd  Extra aandacht, niets is evident
met procedures, informele
cultuur
• Groepmaturiteit  Faciliteren
• homogene groepen  Bemiddelen
• heterogene groepen
• Fase
◦ Ijs breken
• Afwachtend
◦ Benoemen
• Selectief contact
• Onenigheid ◦ Bemiddelen
• Samenhang ◦ Faciliteren
• Complementariteit ◦ Sturen - kader
copyright My Kingfom for a Horse

24. Vergaderen² : technieken
 Vuurtoren  Meta plan
◦ Vooraan flipchart ◦ Post it of kaartjes
◦ Samenvattend ◦ Snel
◦ Visuele leidraad ◦ Brainstorm
 10-20% -> 50% ◦ Probleemanalyse
◦ Visuele focus ◦ Clusteren
◦ Actieplan ◦ 1 woord
◦ Routine : actiebord
◦ Houding
copyright My Kingfom for a Horse

25. Evaluatie
 Wat vond je ervan ?  Wat ga je anders
doen vanaf nu ?
Leerfase
copyright My Kingfom for a Horse

26. Literatuur
 Web = zeer toegankelijk = wees kritisch
 Vergaderen
◦ http://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/
◦ http://www.sociumi.be/downloadbare_pdf%27s/Themadossiersweb/v
ergaderen_web.pdf (interculturele noot)
◦ http://users.khbo.be/lodew/Cursussen/HRM/Module%2015%20Verga
deren.pdf
◦ http://emancipatiezaken.vlaanderen.be/nlapps/data/docattachments/
Brochure_def_12_sept_03.pdf
 Lichaamstaal
◦ http://www.lichaamstaal.com/
copyright My Kingfom for a Horse