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Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores (KeyConsultas-web)
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Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores (KeyConsultas-web)

2,009

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Visite nosso site www.keyconsultasweb.com.br e conheça o processo de Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores, recomendado para atualização de dados da base cadastral. Evite riscos fiscais e …

Visite nosso site www.keyconsultasweb.com.br e conheça o processo de Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores, recomendado para atualização de dados da base cadastral. Evite riscos fiscais e operacionais nas operações mercantis, mantendo sua conformidade com o SPED NFe e Fiscal.

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  • 1. Autor: Eduardo Lanna Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: Portal KeyConsultas-web www.keysupport.com.br Revisado: 15/jul/2014 Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! visite: www.keyconsultasweb.com.br Portal de ServiçosServiços “powered by”
  • 2. Exigências SPED para uso dos campos Higienização de dados do cadastro  O sistema (validador SEFAZ) verificará a estrutura de campos obrigatórios, e a situação de alguns campos (CNPJ, IE, etc.)  Campos com caracteres válidos (sem caracteres especiais, espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc)  Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ)  Para código de inscrições (CNPJ / IE /IM ) seguir normas do órgão regulador (Qde de caracteres).  Código do Município deve ser o do IBGE (dado verificado na autorização da NFe, e na validação do SPED Fiscal)  Separação de campos do endereço: logradouro, número, complemento, bairro, cidade,estado e CEP.  Descrição de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM) www.keysupport.com.br
  • 3. Conceito de Consulta e Saneamento  Consulta de dados é uma TAREFA:  Tarefa inicial do Saneamento, para buscar dados em websites oficiais, em lotes ou unitariamente.  Retorna os dados obtidos como constam nas bases oficiais consultadas;  Não implica em tratamento dos dados de retorno.  Tarefa totalmente automatizável por sistemas terceiros.  Saneamento de dados é um PROCESSO:  Ocorre como fase seguinte à tarefa de Consulta de dados;  Dados obtidos são comparados com dados da base;  Ocorre tratamento e manipulação dos dados (higienização);  Processo parcialmente automatizado: análise requerer intervenção humana (tomada de decisão) pelo Contribuinte. www.keysupport.com.br
  • 4. Bases disponíveis para consultas de dados www.keysupport.com.br  Receita Federal – Situação do CNPJ ou CPF, e Simples.  SINTEGRA – Situação do CNPJ, da IE, ou do CPF de Prod. Rural.  SUFRAMA - Situação cadastral do CNPJ, ou da Inscr. do Suframa.  ECT – Endereço pelo CEP  IBAMA: Certificado de Regularidade Técnica (CNPJ/CPF), e cadastro de áreas de embargo.  ANVISA - Autorização de Funcionamento e de Atividades  ANTT - Habilitação de Transportador Terrestre  ANP - Habilitação de posto de combustíveis Consultas realizadas nos websites oficiais por processo robotizado:  SIMPLES Nacional  PMSP - Situação Cadastral  INSS – (NIT) Número de Identificação do Trabalhador  CRM/SP - Médicos registrados  Ministério do Trabalho (Certificado de Aprovação de Equipamento de Proteção Individual – CAEPI).  SERASA, EQUIFAX, SPC Br Bases Privadas para consulta de risco de crédito, Junta Comercial, e outros dados cadastrais.  Outras (consultar a viabilidade)
  • 5. Bases Oficiais – características  Exemplos de Bases Oficiais:  Receita Federal, Sintegra Estadual, Suframa, Simples Nacional, Anvisa, PMSP, Min. do Trabalho, INSS, etc.  Características relevantes:  Fornecem o status da situação cadastral (ex.: RF e Sintegra);  Os dados da base são os fornecidos pelo Contribuinte no ato de seu registro na entidade oficial que o fiscaliza;  A atualização da base é diária (a cada 24hrs), e a sua disponibilidade é mantida pelas entidades oficiais;  Arquivos do SPED para serem autorizados e validados, tem seus dados comparados com status nas bases oficiais;  O Contribuinte precisa consultar a situação cadastral. www.keysupport.com.br
  • 6. Bases Privadas – Características  Exemplos de Bases Privadas;  SERASA, EQUIFAX, SPC BR, ou Portais de Relacionamento com Fornecedores.  Características relevantes:  Bases Privadas fornecem dados que complementam e enriquecem o cadastro com outras informações; • Ex.: telefone e e-mail, nome de sócios, índice de risco de crédito, inadimplência, registro de documentos, etc.  Os dados da base privada são alimentados por terceiros, como Bancos, Cartórios, Junta Comercial, Concessionárias, etc.  A atualização integral da base ocorre entre janelas de tempo que podem levar algumas semanas, ou meses.  Bases Privadas não garantem sincronismo diário com os dados existentes nas Bases Oficiais RF e SI (fator custo, e limite técnico). www.keysupport.com.br
  • 7. Consulta de registro na RECEITA FEDERAL www.keysupport.com.br  Exemplo de consulta manual do processo de cadastro de Clientes e/ou Fornecedores no website da Receita Federal:  Note que o processo de consulta exige vencer uma disputa de CAPTCHA:  Nossa plataforma possui módulo de OCR (Optical Character Recognition) próprio que interpreta os caracteres, e avança na consulta.
  • 8. Situação cadastral prevista pela Rec. Federal  IN RFB nº 748 de 28/jun/2007 foi revogada em 08/fev/2010 pela IN RFN nº 1005;  IN RFB nº 1005 de 08/fev/2010 define a situação cadastral do CNPJ em:  I – ativa; única situação operacional aceitável.  II - suspensa;  III - inapta;  IV - baixada;  V – nula. www.keysupport.com.br Há risco fiscal e tributário se ocorrerem operações com empresas nestas situações cadastrais do CNPJ...
  • 9. Certificados HTML da Consulta (evidência) www.keysupport.com.br  O website retorna um Certificado com os dados oficiais da consulta:  Todos os dados são transformados em um arquivo para integração nos formatos: HTML, XML, PDF, TXT, XLS, e outros.  Os Certificados HTML da consulta são armazenados na base de dados Comprovante de que a empresa fez a consulta antes do fato gerador... e qual era o status do CNPJ.
  • 10. Serviço de Saneamento de Cadastro passo a passo do processo  O saneamento é feito por lotes de registros, e deve ser realizado periodicamente, reduzindo-se o risco fiscal.  Quanto maior a janela entre saneamentos, maior o risco fiscal.  Etapas do processo de Saneamento do Cadastro:  Origem: Base de Dados de Clientes e Fornecedores é exportada (excel ou CSV);  Cliente define fontes oficiais da consulta parcial ou completa: Receita, Sintegra Estadual, SIMPLES Nac., SUFRAMA, etc.  A partir das consultas obtém-se dados colhidos nas bases oficiais e um relatório comparativo com os dados da Origem;  Retorno: relatório excel gerado pelo Portal KeyConsultas-web.  Dados cadastrais oficiais são higienizados pelas regras do SPED.  Requer análise manual para gerar um arquivo de atualização já saneado e higienizado. www.keysupport.com.br
  • 11. Uso do Portal KeyConsultas-web Saneamento em lotes de registros (serviço padrão) www.keysupport.com.br Consulta Básica: Receita Federal, Sintegra, Cod.IBGE.
  • 12. Como manter a Governança do Cadastro Após o processo de Saneamento em lotes  Inclusões de novos registros (ex.: ocorre diariamente);  Alteração de dados existentes pelo usuário, ou reativação de registro antigo (ex: semanalmente);  Saneamento Cadastral: periódico, integral ou parcial (ex.: mensal);  Validação “on line” em “real time” nas operações diárias evitam riscos:  Emissão de NFe, ou Aprovação de Pedido de Vendas  Orçamentos de Compras, ou Colocação de pedido a Fornecedor. www.keysupport.com.br Cadastramento Inicial Fase operacional do Cadastro: - Relacionamento comercial - Emissão de documentos Dados para o Fisco: SPED NFe / CTe EFD e ECD Qualidade dos dados do Cadastro no seu ciclo de vida
  • 13. Opções de Governança oferecidas Consulte-nos sobre a mais recomendada ao seu caso  Portal KeyConsultas-web • Saneamento em lotes de registros existentes; • Pré-cadastramento de registros novos; • Licenciamento de uso mensal definido por volume de registros consultados. • Programa usuário de um Pool de Webservices externos (infra do provedor) www.keysupport.com.br  Sistema KeyConsultas-webservice • Plataforma de Automação de Consultas na web; • Integra-se a Sistemas Usuários externos (ERP, CRM, etc); • Licenciamento de uso mensal por volume de consultas (infraestrutura do provedor); • Opcional Licenciamento de uso anual para instalar na infra da Contratante.
  • 14. www.keysupport.com.br Soluções do portfólio KeyConsultas  Portal KeyConsultas-web:  Portal KeyCad-abreviador:  Sistema KeyConsultas-webservice  Programa XML report NFe
  • 15. Serviços e Produtos KeyConsultas  Portal KeyConsultas-web:  Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: consultas em lotes de registros na Receita Federal, Sintegra, Simples Nac.;  Módulo de Pré-cadastramento de novos Clientes e Fornecedores: consultas múltiplas em diversos sites oficiais para obter os dados do registro.  Portal KeyCad-abreviador:  Sistema para padronização de logradouros e aplicação de regras de abreviaturas parametrizáveis pelo usuário, com dicionários customizáveis pelo usuário.  6.000 verbetes com abreviaturas padronizadas em uso na Razão Social e Endereços.  Em breve: um webservice para tratamento de strings de dados de campos do cadastro para Sistemas externos (ERP/CRM). www.keyconsultasweb.com.br
  • 16. Serviços e Produtos KeyConsultas  Sistema KeyConsultas-webservice:  Plataforma de automação de consultas em sites públicos oficias, que pesquisa dados cadastrais do CNPJ, CPF ou IE, e retorna informações padronizadas no formato do SPED por meio de um webservice.  Suporta os serviços do Portal KeyConsultas-web, e pode ser integrada a qualquer Sistema ERP ou CRM do mercado.  Programa XMLreportNFe:  Programa para leitura de dados de arquivos XML de NFe em lotes desde uma pasta da rede. Roda no desktop windows.  O relatório excel que ele gera permite a análise dos campos de dados do emissor, do destinatário, dos itens e impostos da NFe. www.keyconsultasweb.com.br
  • 17. Autor: Eduardo Lanna Obrigado! Entre em contato conosco. www.keysupport.com.br Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! Provedor do Sistema KeyConsultas www.keyconsultasweb.com.br www.keysupport.com.br Tel: +(11) 3382-1505 Atend. Coml. Direto: +(11) 2778-8040 contato@keyconsultasweb.com.br

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