Presentazione K-Files

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Presentazione K-Files

  1. 1. K-FilesLa Soluzione di Gestione Documentale erogata da IDC di Telecom Italia in modalità SaaS
  2. 2. Una soluzione di processo… in SaaS Perché K-Files? Scenario di Mercato Overview Uno sguardo alla Soluzione Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge Una Piattaforma Completa Cosa portiamo a Casa?
  3. 3. Perché K-Files? Un elemento di criticità per la gestione del Business 7,5 Miliardi di Documenti sono prodotti ogni anno in tutto il mondoL’82% delle organizzazioni afferma che i documenti sono fondamentaliper il buon andamento della propria attività Il 70% dei dirigenti afferma che un ritardo nell’aggiornamento dei documenti rispetto alle esigenze aziendali renderebbe la loro organizzazione meno agile e dinamica In media, il 45% del tempo di un lavoratore viene speso operando su documenti Necessità di rendere la voce di spesa misurabile e controllabile (orientamento verso servizi in outsourcing)Il 90% delle aziende non riesce a misurare quanto spende per laproduzione e il mantenimento dei documenti ogni annoMa le ricerche mostrano che il costo medio dei documenti di unazienda è del 5-15% del fatturato Fonti: Survey e White Paper IDC “Documents - The Life Blood of Your Business?” e University of California Berkeley
  4. 4. Scenario di Mercato Flussi documentali in crescita e più complessi Necessità di consultazione più veloce e agevole Obblighi di conservazione per i documenti fiscali Fattura Elettronica per la P.A. Moltiplicazione dei sistemi di comunicazione aziendale (posta elettronica) e quindi di nuove tipologie di documento Percezione dellopportunità derivante dalla smaterializzazione del cartaceo Necessità di gestione strutturata dei documenti informatici
  5. 5. Overview L’offerta K-Files consente al Cliente di accedere in modo semplice ed economico ad una soluzione dedicata alle proprie esigenze, capace di incrementarne in modo significativo la produttività Tecnologia “TOP” Facilità di abilitazione e accesso Aggiornamento continuo Disponibilità da ogni postazione Prestazioni Elevate Manutenzione “0” Focalizzazione sulle attività core Offrire tutta la potenza di un Data Center con un Click del tuo Computer
  6. 6. Overview dal processo manuale … Killer di Produttività Clienti Clienti • Mail • Mail • Fax • Fax • Email Applications • Email Fornitori • XML • XML Fornitori • EDI • EDI • …. • …. Partners Documenti in ingresso Documenti in uscita Partners 6% DEL FATTURATO *Unità aziendali Unità aziendali InfoTrends
  7. 7. Overview… al processo smaterializzato Clienti Clienti • Mail • Mail • Fax • Fax • Email Applicazioni Applications • Email Fornitori • XML • XML Fornitori • EDI • EDI • …. • …. Partners Documenti in ingresso Documenti in uscita PartnersUnità aziendali Unità aziendali
  8. 8. Overview: K-Files in 4 punti La Soluzione per la gestione elettronica e larchiviazione di tutti i documenti aziendali Fornita in modalità di servizio e a consumo Che permette di gestire tutto il ciclo di vita del documento fino alla conservazione sostitutiva a norma di legge Con la minima invasività e la massima integrazione con linfrastruttura aziendale
  9. 9. La soluzione Kelyan Archivia Processa Autorizza Distribuisci
  10. 10. Massima trasparenza ed usabilità Indicizzazione: Manuale Indicizzazione: Automatica/Semi Automatica
  11. 11. Condivisione, sicura e veloce Cantiere Costi Enti Amministrazione Uff. Tecnico Clienti/Mercato 11
  12. 12. Gestione Processi Interni Gestione Scadenze e Alert Controlli di Completezza Organizzazione e processi esistentiApprovazioni e Firme (anche Tracciabilità e storicizzazione digitali)
  13. 13. Business Process Management L’attività di rappresentare, eseguire, manutenere ed ottimizzare processi dibusiness trasversali ad un’organizzazione, che coinvolgono persone e sistemi
  14. 14. La Promessa Passaggio dalle procedure su carta a quelle informatiche in maniera innovativa K-Files modulo BPM interpretando il disegno, realizza la applicazione web che supporta le regole rappresentate nel flusso di processo stesso
  15. 15. Workflow grafico L’INTELLIGENZA DELL’APPLICAZIONE E’ NEL PROCESSO E’ il flusso grafico che, descrivendo la sequenza di attività, definisce CHI deve fare COSA, QUANDO e COME, realizzando la mappatura chiara e intuitiva degli iter procedurali. Guida l’esecuzione delle attività da parte degli operatori, introducendo una logica attiva PUSH invece di quella passiva PULL. Permette la tracciatura e il monitoraggio di ciascuna singola esecuzione di un iter procedurale. To Do List IL PROCESSO PORTA L’ATTIVITA’ SUL PC DI CHI DEVE ESEGUIRLAE’ la semplice e immediata agenda personale di ciascun operatore, disponibilesul sito WEB, nella quale vengono evidenziate le attività in carico da eseguire.Al completamento di un’attività, questa scompare di conseguenza dalla To DoList dell’operatore e il flusso procedurale avanza seguendo il workflow definito.
  16. 16. Architettura Livelli del framework per chi sviluppa I web services espongono tutta la logica del framework di K-Files BPM secondo standard WSDL, garantendone la riutilizzabilità da parte di qualsiasi applicativo o ambiente di sviluppo. Con l’utilizzo dei webservices è possibile per esempio dotare Web Services facilmente di una logica di workflow un applicativo verticale a logica cablata o fornire a un applicativo il profilo delle autorizzazioni di un operatore in funzione della sua posizione nell’organizzazione. È una delle possibili applicazioni realizzabili con i web services di K-Files BPM. E’ stata progettata seguendo rigorosamente ilApplicazione Web criterio della separazione dei dati dalla presentazione: i dati, strutture XML, possono essere renderizzati in diversi formati lato server (Word, HTML, pdf, SVG) applicando trasformazioni XSL lato client o lato server. L’applicazione WEB fornita può essere estesa con grande semplicità. L’applicazione WEB lato client permette l’interazione con le attività generate nei processi permettendo la visualizzazione, modifica e salvataggio delle informazioni. Realizzata Thick Client interamente tramite librerie javascript, template xsl e CSS può essere totalmente customizzata modificandone il layout grafico e il comportamento. powered by openwork®
  17. 17. Organizzazione
  18. 18. Documenti
  19. 19. Documento Dati Strutturati e de-strutturati
  20. 20. Tracciabilità Bozza Stati Documento In elaborazione Condiviso Pubblicato In revisione Obsoleto
  21. 21. Processi
  22. 22. Business Console
  23. 23. Soluzioni Utilizzato in ogni ambito organizzativo Sanità Pubblica ICT amministrazione Energia Università ed Utilities Banche Industria e Finanza
  24. 24. Modulo BPM
  25. 25. Uno sguardo alla Soluzione Copier Client ARCHIVIO DOCUMENTALE IN DATA CENTER
  26. 26. Uno sguardo alla SoluzioneDa ogni applicazione Riconosce il contenuto Formatta il documento Applica Delivery Rules Invia il documento Inviato via posta Posta Ibrida Mail-on-Demand Email di agg. al commerciale Bob@autocorp.com admin @Auto corp.c Esker om Invoic e copy E-mail automatica Bob, Attached is a copy of the latest invoice sent to Esker. Angela. Sales Administration Dept. Esker-Invoice.pdf FAX Ddt da stampare Stampa Automatizzata File Testo File Testo Documenti Archiviati Powered by Archivio IDC K-Files identifica K-Files ricompone il K-Files distribuisce I Ogni documento èK-Files riceve lo spool in automaticamente inviato automaticamente il nome, documento e lo formatta documenti in base a formato testo da ogni verso la destinazione: indirizzo, codice cliente, aggiunge informazioni regole predefinite nonchè applicazione telefono ed I dati relativi specifiche oltre a logo, alle preferenze del  ARCHIVIO IN DATA CENTER alla fattura all’interno del layout ed altre dettagli destinatario  E-mail (Allegato PDF) documento stesso richiesti  Fax  POSTA TRADIZIONALE  Conservazione Sostitutiva
  27. 27. Uno sguardo alla Soluzione Un server Appliance presso la sede del Cliente, per distribuire i documenti in automatico, acquisiti direttamente dalle sorgenti documentali Un sito remoto sicuro che ospita i documenti archiviati per la consultazione, le ricerche e la conservazione sostitutiva a norma di legge
  28. 28. Gestione completa del Processo documentale Sales Rep Invoice Copy – Printing - email Sales Data entry Validation Customer Order Workflow Customer Invoice – Letter Order Confirmation – Fax/email Archive Copy Invoices, Purchase Order Electronic Other Archive Mail Fax Data Fax Email Workflow Printing Equipm Server Capture Server ent Server Fax Form Data Mail Server Workflow Printing Archiving Processing EDI/XML Capture Operations Processo Gestione Ordini
  29. 29. Integrazione Trasparente
  30. 30. Web Services
  31. 31. Partecipare ai Processi: Gestione del Workflow
  32. 32. Il Data Center di Telecom Italia: Net Computing Way Riduzione TCO Interoperabilità Pay per useRisorse infrastrutturali e applicative Integrazione e riuso dei moduli e modelli di business e divirtualizzate e disponibili on demand delle piattaforma abilitata pricing innovativi (es. Pure che producono efficienze e saving dall’architettura SOA Utility e On demand) Performance Top di Mercato Convenienza Ulteriori Verticali Intelligenza IT Economica HealthCare B2B Transportation in Rete (Terze Parti) SOA- enabled SW HW On-dem and On-dem and Sistem i B2B2C OSS/ BSS Telco (Terze Capabilities Parti) Flessibilità “Pay as you & Modularità Grow” “Plug & Play”
  33. 33. L’infrastruttura ASP in Data Center
  34. 34. L’infrastruttura ASP in Data Center K-Files GATEWAY (CICLO passivo) Internet K-Files GATEWAY (CICLO Attivo) Load balancing Web Server Files di spool Load balancing Consultazione/archiviazione interna Web Services Archiviazione File server DataBase sostitutiva Utenti Internet /Intranet server
  35. 35. Conservazione Sostitutiva conResponsabilità del Cliente
  36. 36. Conservazione Sostitutiva con Delega della Responsabilità Cliente Centro di conservazione del Documento 9 10 Flussi di Capture Cattura Service Responsabile documenti Desk conservazione Content Analysis Analisi Workflow Content Formattazione 4 Formatting Invio Delivery Multicanale K-Sost Archivio Workflow automatizzato a normaSistema ERP Secure 7 FTP 3 6 5 Servizi di Servizi di Utenti Portale di 8 firma massiva marca temporale consultazione su HSM tramite C.A. archivio1 2
  37. 37. Una Piattaforma Completa Fax Email XML GED Web Publishing Postalizzazione Conservazione con delega di Responsabilità Cattura Analisi Fax Postal Mail Workflow SMS Archivio IDC Formattazione Distribuzione Desktop Stampa Ricerca e recupero
  38. 38. Una Piattaforma Completa Elementi BASE Elementi BASE a CONSUMO Elementi Opzionali Elementi Opzionali a progetto WORKFLOW DI PROCESSO e EXTRA USER EXTRA EXTRA PROTOCOLLO INFORMATICO (K-Flow) WORKFLOW STORAGE USER SERVIZIO MIGRAZIONE DATI DOCUMENT DISPATCHING CICLO INTEGRAZIONE FLUSSI EXTRA ATTIVO E PASSIVO (K-Delivery) FAX (K-Fax) FAX PACCHETTI DI PAGINE PREPAGATE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ARCHIVIAZIONE FISICA (K-AOS) con Responsabilità (K-SOST) MOTORE DELLE REGOLE (Appliance e K-Spool) SERVIZI DI SCANSIONE DOCUMENTI GESTIONE APPLICATIVA HELP DESK INTEGRAZIONI flussi SERVIZIO BASE DI DOCUMENT MANAGEMENT (K-Files) documentali (es.ERP) INSTALLAZIONE, CONFIGURAZIONE & START UP CUSTOMIZZAZIONI Applicativo INFRASTRUTTURA SU NETCOMPUTING DEDICATA AL SERVIZIO:  Connettività di Data Center  Storage SERVIZI DI CONSULENZA  Backup
  39. 39. K-Files: cosa portiamo a casa?• Consente la gestione di grandi volumi di documenti sempre disponibili e con facilità di ricerca, gestione integrata di fax ed e-mail, in un ARCHIVIO CENTRALIZZATO e sicuro;• Si occupa della DISTRIBUZIONE dei documenti in modo completo con regole definibili direttamente dal Cliente;• Permette di ottimizzare i PROCESSI aziendali, migliorando la produttività e la condivisione di documenti ed informazioni;• Elimina gli oneri di gestione grazie alla disponibilità di erogazione in modalità A SERVIZIO (SaaS);• Ottimizza i costi grazie alla modalità A CONSUMO (Pay-Per-Use);• Garantisce la piena INTEGRAZIONE con gli applicativi ERP più diffusi.
  40. 40. Grazie per l’attenzione
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