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ECM-Webinar: Alfresco SAP-Anbindung in der Praxis

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  • 1. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Welche Möglichkeiten gibt es?
  • 2. Vorstellung / Agenda dmc digital media center GmbH Agenda  Heiko Robert  Vorstellung dmc Senior Consultant dmc digital media center GmbH  Aufgabenstellung / Ausgangssituation heiko.robert@dmc.de  Möglichkeiten der SAP-Integration  Praxisbeispiele  Bewerbermanagement  Beschaffungsanfrage (PO)  Zusammenfassung Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 2
  • 3. Vorstellung dmc digital media center GmbH Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 3
  • 4. dmc auf einen Blick Daten und Fakten Gründung dmc ist die größte inhabergeführte 1995 in Stuttgart Internetagentur Deutschlands und 500 TEUR Stammkapital realisiert in über 40 Ländern weltweit Unternehmensform erfolgreich E-Business-Projekte. Inhabergeführte GmbH Mitarbeiter 199 FTE (Ende 2009) Umsatz 2009 18,955 Mio. € Management Managing Partner: Andreas Schwend und Daniel Rebhorn Managing Director: Andreas Magg Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 4
  • 5. dmc und seine Kerngeschäftsfelder Besseres E-Commerce Besseres ECM Mehr Reichweite, Informationen zur mehr Umsatz, richtigen Zeit am mehr Erfolg. richtigen Ort. Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen. dmc ist Alfresco-Platinum-Partner Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 5
  • 6. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen und zu den Möglichkeiten Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 6
  • 7. Aufgabenstellung Ausgangssituation  SAP ist in vielen Unternehmen die oder eine führende Geschäftsanwendung  Der Zugriff auf SAP ist aus unterschiedlichen Gründen nur einem Teil der der Prozessbeteiligten möglich bzw. gewollt  Mobilität / Reisen  Lizensierung / Komplexität der Anwendung  Kein Mitarbeiter: Lieferanten, Bewerber, Kunden  Geschäftsprozesse sollen besser integriert werden  Wettbewerbsfähigkeit soll durch Verbesserung der Prozessgeschwindigkeit und Qualität ausgebaut werden Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 7
  • 8. Möglichkeiten der SAP-Integration SAP ArchiveLink  Verbindung zu externen Dokumenten-Speicher-Systemen Dokumenten- zentrischer Ansatz  Standard-API für die alternative Speicherung von Dokumenten  Zugriff grundsätzlich weiterhin über SAP / SAP-GUI  Standard-Implementierung auch für Alfresco verfügbar  z. B. CTAC SAP-ECM Merger (zertifiziert für ArchiveLink) Anwendungsfälle  Eingehende Dokumente  Ausgehende Dokumente  Datenarchivierung  Drucklisten-Archivierung  [Data Retention]  [SAP Workflow] Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 8
  • 9. Möglichkeiten der SAP-Integration SAP Java Connector (JCo)  Java-Schnittstelle für SAP R/3-Systeme  Transaktionale Prozess-Schnittstelle für schreibende und lesende Zugriffe  Abfragen von aktuellen Daten PurchaseRequisition (Bestellanforderung)  Aufruf von Funktionen / Transaktionen  Zugriff auf EmployeeUser  BAPIs (Business Application Programming Interface) / Business Objects (HR-Stammdaten)  RFMs (Remote Function Modules) Connector Prozessorientierter Java Ansatz Applikation Java Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 9
  • 10. Anwendungsfälle für die Prozessintegration mit SAP Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 10
  • 11. Bewerbermanagement Bewerbung über das Internet Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 11
  • 12. Bewerbermanagement Aufgabenstellung  Jobsuchende sollen sich direkt über das Internet bewerben können  Informationen zum Bewerber sollen direkt in SAP-HR angelegt/abgelegt werden, obwohl SAP nicht über das Internet zugänglich ist  Der bei einem Provider gehostete Internet-Aufritt darf keine personengebundenen Informationen speichern  Bewerbungsunterlagen sollen zentral in entsprechenden Bewerberakten gespeichert werden  Workflows sollen bei der Bearbeitung der Bewerbungen unterstützen Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 12
  • 13. Bewerbermanagement Die Lösung  Realisierung eines eigenständigen JSP-Formulars für das Internet  Formulardaten & Dokumente werden ohne Zwischenspeicherung verschlüsselt an Alfresco übergeben  Alfresco legt per Java Connector einen neuen Bewerber an und übergibt die Formulardaten an SAP  Alfresco informiert den Bewerber und den zuständigen HR-Mitarbeiter per E-Mail.  Die Bewerbungsunterlagen werden in Alfresco mit Referenz auf die SAP Bewerber-ID abgelegt  Zugriffsrechte sind auf das HR-Team beschränkt, können aber vom Bearbeiter auf fachliche Entscheider zwecks Beurteilung erweitert werden. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 13
  • 14. Bewerbermanagement Internet Intranet Mitarbeiter der Personalabteilung 6 7 8 Bewerber 5 HR-Modul Firewall 1 2 Bewerber- 4 management 3 Online- Bewerbungsformular Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 14
  • 15. Demo Bewerbermanagement Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
  • 16. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 16
  • 17. Bestellanforderung Initiierung, Genehmigung und Erstellung einer Bestellung Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 17
  • 18. Bestellanforderung Aufgabenstellung  Da Alfresco bereits für diverse Workflows im Intranet genutzt wird, soll über Alfresco auch die Initiierung und Genehmigung von Beschaffungsanfragen abgewickelt werden  Der bisherige Arbeitsablauf von Mail, Telefon und Papier soll durch einen insgesamt transparenteren, nachvollziehbareren Prozess abgebildet werden.  Doppelarbeiten in den kaufmännischen Abteilungen durch erneute Eingabe von Bestelldaten soll weitestgehend vermieden werden. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 18
  • 19. Bestellanforderung Die Lösung  Realisierung eines Formular-Wizzards in Alfresco  Eingaben, Wertelisten aus LDAP und SAP  Starten eines Workflows über alle notwendigen Entscheider  Nach Genehmigung erfolgt eine automatische BANF-Anlage in SAP  Der Mitarbeiter in der kaufmännischen Abteilung muss diese nur noch bestätigen  Beteiligte benötigen keine SAP-Zugang  Genehmigungen können auch über Blackberry erfolgen Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 19
  • 20. Bestellanforderung Alfresco Bestellprozes SAP FI Modul Budgetlimit 2 3 4 Mitarbeiter Abteilungsleiter Bereichsleiter FI-Mitarbeiter 1 4 Lieferanten SAP Stammdaten [Kostenstellen, Lieferanten, Lieferadressen] Angebot Alfresco Prüfung & Freigabe Prüfung & Freigabe Bestellformular Revisionssichere Ablage Anlegen Bestellung der Bestellung 5 Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 20
  • 21. Demo Beschaffung (Purchase Order) Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis
  • 22. Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 22
  • 23. Zusammenfassung Zusammenfassung  Prozessoptimierung mit SAP durch Alfresco  Nutzung von offenen Workflowsystemen  Bildung von Akten  Nahtlose Integration und Erweiterung des Benutzerkreises  Spürbare Beschleunigung und Verbesserung  Einbindung von SAP-ArchiveLink als sinnvolle Ergänzung  Nachvollziehbarkeit in logischen Akten  Arbeitsschritte sind jederzeit von allen Beteiligten nachvollziehbar Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 23
  • 24. Zusammenfassung  Warum Alfresco? Zusammenfassung  Offene, flexible & schnell zu implementierende Schnittstellen  Leistungsfähige Workflow-Engine ohne Zugangs- beschränkungen  Open Source als interessantes Geschäftsmodell mit Enterprise Support  Warum dmc?  Alfresco Platinum Partner  Prozess-Know-how & Best-Practice  Erweiterung von Alfresco  Integration von SAP-Systemen  Tools  Alfresco Workflow Composition Engine Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 24
  • 25. Diskussion & Fragerunde Haben Sie weitere Fragen oder offene Punkte zur Integration von SAP? Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 25
  • 26. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihr Referent  Heiko Robert Senior Consultant heiko.robert@dmc.de Kontakt  Klaus Merk Head of Unit Telefon: +49 (711) 60 17 47-357 ecm@dmc.de www.dmc.de/ecm dmc digital media center GmbH Alfresco-SAP-Anbindung in der Praxis Folie 26
  • 27. www.dmc.de/ecm dmc digital media center GmbH Rommelstraße 11 70376 Stuttgart Telefon: +49 711 601747-357 Mail: ecm@dmc.de