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Sven-Oliver Bemmé: Kulturprojekte erfolgreich managen
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Sven-Oliver Bemmé: Kulturprojekte erfolgreich managen

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  • 1. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 1.1 ProjektmanagementKulturprojekte erfolgreich managen Sven-Oliver BemméProjektmanagement ist zwar „nur“ eine Methode. Die Führungskraft im Kulturbetrieb, die es aberversteht, sie gezielt einzusetzen, profitiert von vielen sich daraus ergebenden Vorteilen: höhere undzuverlässigere Gesamtqualität, Rationalität und Kosteneffizienz von Projekten sowie Zeitersparnis,geringere Widerstände und höhere Motivation seitens der Belegschaft – um nur ein paar zu nennen.Gliederung Seite1. Wozu Projektmanagement? 22. Was ist Projektmanagement – und was ist es nicht? 23. Was kann Projektmanagement leisten – und was nicht? 44. Projektmanagement in der Praxisanwendung 54.1 Was muss ein Projektmanager können? 54.2 Projekteinstieg: Auftrags- und Zielklärung 54.2.1 Ziele: Bedeutung und Umgang 64.3 Zieleigenschaften und Zielformulierung 74.4 Mit Zielen zur Projektstruktur 84.5 Projektplanung und Durchführung 104.5.1 Lage-/Projektumfeld-Analyse 104.5.2 Projektplanung 104.5.3 Projektphasen, Meilensteine und Arbeitspaket 114.5.4 Zeitrechnung im Projekt 134.5.5 Projektkostenrechnung und Risikoabschätzung 134.6 Projektteam 154.7 Projektleitung 165. Arbeiten in öffentlichen und nicht kommerziellen Projektzusammenhängen 185.1 Formalien und Grad der Auftragsklarheit 185.2 Unterschiede im Managementverständnis 196. Internationale/interkulturelle Projektarbeit 216.1 Internationalisierung von Projekten 216.2 Interkulturalität in Projekten 217. Fazit 23 1
  • 2. G 1.1 Projekt- und VeranstaltungsmanagementProjektmanagement 1. Wozu Projektmanagement?Die Arbeitswelt Arbeits- und Arbeitsumwelt verändern sich – und damit die berufli-verändert sich chen Aufgaben und Anforderungen. Industrielle und öffentliche Vor- haben werden komplexer.1 Wir leben zudem in einer Phase der Verschnellerung: technische und nicht technische Innovationen folgen in immer kürzerer Taktung aufeinander. Bedürfnisse, Wünsche und das Angebot an Produkten und Leistungen zu deren Befriedigung werden heterogener und vielfach kurzlebiger.Interdisziplinäre Gleichzeitig zunehmende Dynamik und Komplexität haben u. a. zurLösungen Folge, dass einzelne Fachabteilungen und Spezialisten in Unterneh-statt Alleingang men immer seltener in der Lage sind, an sie gestellte Aufgaben und Anforderungen im Alleingang zu erfüllen. Je nach Bedarf müssen unterschiedliche Kräfte und Kompetenzen miteinander immer wieder neu kombiniert werden. Interdisziplinäre, vernetzte und virtuelle Tä- tigkeiten nehmen zu.2 Zunehmend „sehen Behörden und Unternehmen sich heute [damit] konfrontiert, Aufgaben durchzuführen, die Projekt- charakter haben“.3 Projektmanagement dient dazu, Projekte in verläss- liche und nachvollziehbare Strukturen und Prozesse zu gießen. Was ist ein Projekt? Obgleich jeder etwas darunter versteht, gibt es eine Vielzahl von Defi- nitionen, was ein Projekt ist.4 Projekte sind „einmalig durchzuführen- de Vorhaben, die durch zeitliche Befristung, besondere Komplexität und eine interdisziplinäre Aufgabenstellung zu beschreiben sind“.5Projekt nach DIN 69 901 „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe; zeitli- che, finanzielle, personelle oder andere Abgrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“6 2. Was ist Projektmanagement – und was ist es nicht? Wenn Sie wissen wollen, was Projektmanagement ist, dann fragen Sie doch einfach einen Schauspieler oder Musiker.Kultur als Vorreiter Oft wird übersehen, dass Projektarbeit im Kulturbereich schon immer zum Alltag gehört hat, ja, genau genommen für viele Berufsbilder und Karrieren darin selbstverständlich ist. Die Annahme liegt sogar nah, dass Projektmanagement im Kulturbereich verbreiteter ist als in manch durchschnittlichem deutschen Industriebetrieb. Nehmen Sie2
  • 3. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 1.1 Projektmanagementbeispielsweise einen Schauspieler oder Musiker. Wer wüsste besser alssie, was es heißt, fast ausschließlich in Projektzusammenhängen zuarbeiten? Wenngleich oft unbewusst, ist hier „Projektmanagement“fester Bestandteil der beruflichen und manchmal auch der gesamtenLebensgrundhaltung. Ohne Projektverständnis wäre die Selbstorgani-sation so gut wie unmöglich.7 Unabhängig vom jeweiligen Anwendungszusammenhang ist Projekt- management in erster Linie eine Methode, ein Hilfsmittel. Projektma- nagement ist nicht mehr – aber auch nicht weniger.Was banal klingt, führt in der Praxis oft zu Irritationen und nicht seltenzum Misserfolg von Projekten – dies meist noch, bevor sie tatsächlichangefangen haben.Gerade Organisationsveränderungen werden oft von Projekten pilo- Projektmanagement ↔tiert. Beim Management von Organisationsveränderungen (Change- Changemanagementmanagement) ist Projektmanagement ein gängiges methodischesHilfsmittel. Beide sind jedoch nicht miteinander gleichzusetzen.8 Ers-teres beinhaltet die Steuerung eines übergreifenden Prozesses von(nachhaltiger) Entwicklung. Letzteres kann dabei ein Hilfsmittel sein– muss es aber nicht. Strategie Verträge, Richtlinien Organisation Positionierung Hierarchie, Aufbau Funktionieren Funktion Changemanagement Menschen Systeme Persönliches Verhalten Prozesse, Abläufe, Kompetenzen/Können Verfahrensweisen + Instrumente Motivation, Zusammenarbeit (z.B. Projektmanagement) Zwischenmenschliche AspekteAbb. G 1.1-1 OE-Dreieck 3
  • 4. G 1.1 Projekt- und VeranstaltungsmanagementProjektmanagementZiele und Zielkanäle Organisationsentwicklung ist die gleichzeitige, bewusste und gezielte Veränderung von Organisation, Menschen und Systemen. 9 Projektma- nagement ist ein Instrument (System) zur Abarbeitung unternehmens- relevanter Aufgaben. Projektmanagement heißt planerisch-struktu- relles Arbeiten und duldet keinerlei Ergebnisoffenheit (= Zielgenauig- keit). Veränderungsmanagement und Organisations-Entwicklung um- fassen die Steuerung von in Teilen ergebnisoffenen Prozessen (= Ziel- kanäle). Formaldefinition Projektmanagement Als Funktion im Unternehmen ist Projektmanagement qua Begriff führungsnah angesiedelt.10 Projektmanagement stammt aus dem US- amerikanischen. Es geht zurück auf die Zeit des Zweiten Weltkriegs11 und umfasst „das organisatorische Instrumentarium zur Durchführung eines Projektes, insbesondere bei komplexeren Aufgaben“.12Definition nach DIN „Projektmanagement: Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungs- organisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwick- lung eines Projekts.“13 3. Was kann Projektmanagement leisten – und was nicht?Mensch und Methode Keine Methode ersetzt Qualität und Qualifikation der Personen, die sie zurate ziehen. Keine Methode ersetzt die Qualität von Zielen, Stra- tegie oder Zusammenarbeit. Hierzu sind ausschließlich die beteiligten Menschen in der Lage.14 Projektmanagement allein löst keine Probleme und ist allein nicht ausreichend, eine Organisation besser funktionieren zu lassen. Pro- jektmanagement entwickelt aus sich heraus keine gelebte Vision, verändert nicht das (tatsächlich) Bestehende. Es ist „nur“ eine Unter- nehmensfunktion (siehe Abb. G 1.1-1). Aber: Soll Projektmanagement funktionieren, so bedarf es oft der bewussten Veränderung des Be- stehenden!Faktoren Faktoren sind hier u. a.: Kompetenzaufbau der Belegschaft/Mitarbei- terschulung15; Offenheit der Unternehmensführung für die Delegation von Aufgaben und Verantwortung; Dezentralisierung von Aufgabener- ledigung und Führungsverantwortung; Umverteilung von Ressourcen.4