Monika L. Blumenstiel: Eine „Ehre“ nicht ohne Pflichten – auf beiden Seiten

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  • 1. E 3.6Eine „Ehre“ nicht ohne Pflichten – auf beiden SeitenEhrenamt-Management am Beispiel „Museumsshops“ Monika L. BlumenstielEhrenamtliche unterstützen haupt- und nebenamtliche Mitarbeiter, Ehrenamtliche schenken Fähig-keit, Wissen und Begeisterung für eine Sache, die ihnen am Herzen liegt. Dieser Beitrag beschreibtam Beispiel von Museumsshops das Führen und Formen von ehrenamtlich Engagierten und stelltEhrenamt-Management ganz praktisch dar.Gliederung Seite1. Die beteiligten Institutionen 22. Erste Erfahrungen mit Ehrenamtlichen 33. Die Einbindung der Ehrenamtlichen 54. Die Aufgabenbereiche 85. Anwerbung und Auswahl der Ehrenamtlichen 106. Führung der Ehrenamtlichen 137. Resümee 19 1
  • 2. E 3.6 Organisation und PersonalMitarbeiterführung 1. Die beteiligten InstitutionenDas Ehrenamt Ein Einsatz von Ehrenamtlichen bedeutet für ein haupt- und neben-muss Spaß machen amtliches Team sowie für Führungskräfte immer eine besondere Her- ausforderung, da besondere Fähigkeiten und viel Einfühlungsvermö- gen vonnöten sind. Denn Ehrenamtliche müssen mit Aufgaben betraut werden, die ihnen Spaß machen und aus betrieblicher Sicht sinnvoll sind. Dazu gilt es, qualifizierte Ehrenamtliche zu finden und diese – nicht selten älteren – Menschen angemessen zu führen.Die SPSG Der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) obliegt die Pflege und Bewahrung ihrer Kulturgüter sowie diese wissenschaftlich auszuwerten und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Träger der Stiftung sind die Länder Brandenburg und Ber- lin sowie der Bund. Über zwei Millionen Besucher aus aller Welt be- sichtigen jedes Jahr die 27 Museumsschlösser.1Der Verein Seit über 25 Jahren engagiert sich der „Freunde der Preußischen Schlösser und Gärten e.V.“ für die Preußischen Schlösser und Gärten in Berlin-Brandenburg. Mit Hilfe der Mitglieder konnte der gemein- nützige Verein wichtige Restaurierungen verwirklichen und rund 100 wertvolle Kunstgegenstände und Möbel für die Ausstattung der Schlösser erwerben. Der Verein bietet seinen Mitgliedern Vorträge, Exkursionen ins In- und Ausland sowie Sonderführungen durch die Schlösser und Gärten und durch die Ausstellungen der SPSG.2Verein initiiert Einige Mitglieder des Vereins wollten weitere Spenden für den VereinMuseumsshop generieren und suchten nach neuen Spendenquellen. Es entstand die Idee, Museumsshops zu betreiben und damit die Preußischen Schlös- ser und Gärten zu unterstützen. Die kommerziellen Aktivitäten der Museumsshops wurden von den Aktivitäten des Vereins getrennt, um dessen Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden. Zweck der Museums- shop GmbH war neben der finanziellen Unterstützung der SPSG auch ein Bildungs- und Informationsauftrag. Insbesondere Letzteres sollte entscheidend von den Ehrenamtlichen verkörpert werden.Das Konzept Auf Initiative der „Freunde der Preußischen Schlösser und Gärten e.V.“ wurde im Jahr 1997 die „Museumsshop Freunde der Preußischen Schlösser und Gärten GmbH“ (Museumsshop GmbH), beginnend mit einem Museumsshop im Schloss Charlottenburg, gegründet. Das dafür erforderliche Kapital stellten zehn Mitglieder der Freunde zur Verfü- gung, später kamen fünf weitere Gesellschafter hinzu. Die Gesell- schafter der Museumsshop GmbH haben – trotz ihres finanziellen Einsatzes – darauf verzichtet, Ausschüttungen oder Verzinsungen in Anspruch zu nehmen. Mit diesem innovativen Konzept sollte Bürger- engagement mit der staatlichen Aufgabe der Förderung und des Er- halts des kulturellen Erbes verbunden werden.2
  • 3. Organisation und Personal E 3.6 MitarbeiterführungViele Freiwillige des Vereins „Freunde der Preußischen Schlösser und Die ExpansionGärten“ wollten an dieser Idee teilhaben und boten spontan ihre eh-renamtliche Hilfe an. Die Unterstützung der Ehrenamtlichen in derGründungsphase ermöglichte in den Folgejahren eine schnelle Expan-sion; neue Arbeitsplätze wurden geschaffen. Nach der Eröffnung desersten Museumsshops im Schloss Charlottenburg im Jahre 1997 folgte1999 der Shop in Schloss Sanssouci und im Jahr 2000 der Shop imNeuen Palais. Heute betreibt die Museumsshop GmbH acht Muse-umsshops in Eigenregie und hat für 22 „kleinere Häuser“ der SPSG,die sogenannten Verkaufsstellen, die Betreuung und Belieferung derHäuser übernommen.Standorte der acht Shops: Schloss Charlottenburg, Neuer Flügel/ StandorteSchloss Charlottenburg, Berlin-Mitte am Hausvogteiplatz, SchlossSanssouci, Schlossküche Sanssouci, Pavillon an der HistorischenMühle von Sanssouci, Neues Palais im Park Sanssouci, Schloss Ceci-lienhof. Die Museumsshop GmbH im Überblick Organe: 15 Gesellschafter, 3 Beiräte Mitarbeiter: 1 Geschäftsführung, 25 hauptamtliche Mitarbeiter, ca. 30 Saisonmitarbeiter, 31 Ehrenamtliche Shops: 8 Shops, davon 1 Küchenshop und 1 Gartenshop Verkaufsstellen: 22 Warengruppen der angebotenen Produkte: Bücher, Postkarten, Multimedia, Souvenirs, Spielwaren, Textilien, Porzellan, Papeterie, Food, Uhren/Schmuck, Interieur, u.a. Verbundene Unternehmen: MuseumsWelt Betriebs GmbH (100- prozentige Tochter)2. Erste Erfahrungen mit EhrenamtlichenDie Museumsshops der Preußischen Schlösser und Gärten laden ein, Ausrichtung der Shopsdie Welt der Preußischen Königinnen und Könige zu erkunden und auf die Standortedas Erlebnis mit nach Hause zu nehmen. Sie sind sowohl mit ihrenShopeinrichtungen als auch mit ihren museumsspezifischen Produktenauf den jeweiligen Standort ausgerichtet. Das Sortiment steht in en-gem Bezug zur Geschichte der Preußischen Schlösser und Gärten undden damit verbundenen Persönlichkeiten wie Friedrich dem Großenoder Königin Luise. 3
  • 4. E 3.6 Organisation und PersonalMitarbeiterführungEhrenamtliche: Die Museumsshop GmbH startete im Oktober 1997 mit ihrem erstenvon Anfang an dabei Shop im Schloss Charlottenburg. Zwei fest angestellte Mitarbeiterin- nen bauten den Shop auf, entwickelten Produkte im Kontext des Schlosses und der Preußischen Geschichte. Ein Gesellschafter über- nahm ehrenamtlich die Geschäftsführung und steuerte den Aufbau des Unternehmens. Das Aufbauteam wurde im Verkauf von ca. 10 Ehren- amtlichen des Vereins der Freunde unterstützt.Ohne Ehrenamts- Ein Ehrenamtsprogramm wurde anfangs nicht entwickelt. Die meistenprogramm Ehrenamtlichen kannten sich aus dem Freundeskreis und wollten ein- fach nur helfen. So tat jede/r im Verkauf, was sie/er für gut und richtig hielt. Einzig der Personaleinsatz wurde gesteuert. Eine Ehrenamtliche übernahm eigenverantwortlich den Personaleinsatzplan der Ehrenamt- lichen und ernannte sich zur „Sprecherin der Ehrenamtlichen“. Darauf beschränkte sich die ersten vier Jahre das Ehrenamts-Management im Museumsshop. Das fehlende Ehrenamts-Management sowie das schnelle Wachstum des Unternehmens entwickelten eine ungewollte Eigendynamik und führten zu nicht unerheblichen Dissonanzen. Der Wunsch nach einer grundlegenden Neuausrichtung der Ehrenamts-Koordination war folg- lich bei allen Beteiligten deutlich spürbar.Bedarfs-Sitzung Diesen Anliegen wurde im ersten Schritt in Form einer gemeinschaft- lichen Sitzung mit allen haupt-, neben- und ehrenamtlich Tätigen ent- sprochen, auf der Fragen und Einschätzungen ausgetauscht wurden. Bereits an den nachfolgenden Auszügen wird ersichtlich, dass die Bedarfe höchst unterschiedlich dimensioniert sind und zu einem nicht unerheblichen Teil aus der Unkenntnis über betriebliche Zusammen- hänge resultieren: 1. Die Ehrenamtlichen wollten über Umsatzzahlen informiert werden. Konsequenz der GmbH: Die monatlichen Umsatzzahlen wurden – unter Angabe der Vorjahreswerte – ausgehängt. 2. Die Ehrenamtlichen beklagten Probleme beim Kassieren. Die An- zeige des Rückgabebetrages sei zu klein, der Scanner laufend de- fekt. Konsequenz der GmbH: Es wurden größere Bildschirme an- geschafft, die Kassenprogrammierung überarbeitet etc. 3. Ehrenamtliche wünschten Teilnahme und Mitbestimmung bei Sor- timentseinkäufen. Konsequenz der GmbH: Produktanregungen und Vorschläge wurden schriftlich erfasst und an den Einkauf weiterge- leitet, der Einkauf selbst obliegt weiterhin der Einkaufsabteilung. Zudem wurden die Ehrenamtlichen über Zielgruppen und die Sor- timents-Strategie der GmbH informiert.4