Alexander Krößner: City-Management im Veranstaltungsbereich. Städte und Gemeinden als Veranstalter

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  • 1. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 2.4 VeranstaltungsmanagementCity-Management imVeranstaltungsbereichStädte und Gemeinden als Veranstalter Alexander KrößnerDer Beitrag erläutert anhand eines Beispiels durchaus typische und somit übertragbare Anforde-rungen an ein kommunales Veranstaltungsmanagement. Die Stadt Troisdorf hat es in ihrer „Sand-wich-Position“ zwischen Köln und Bonn vergleichsweise schwer, sich als attraktiver Veranstal-tungsort zu behaupten. Der Beitrag beleuchtet die Stärken und Schwächen, Chancen und Risikensowie Möglichkeiten und Grenzen eines Veranstaltungsmanagements, welches die Stadt Troisdorfweitgehend in eigener Regie praktiziert.Gliederung Seite1. Die kommunalen Veranstalter 22. Veranstaltungsmanagement 43. Der Weg zum Programm 74. Finanzmittel 105. Vermarktung 136. Die Abwicklung 157. Planungsbeispiel einer Veranstaltung 168. Nachbereitung 17 1
  • 2. G 2.4 Projekt- und VeranstaltungsmanagementVeranstaltungsmanagement 1. Die kommunalen Veranstalter 1.1 Rahmenbedingungen der Stadt Troisdorf Als Mittelstadt (73.000 Einwohner) hat es Troisdorf zwischen den Kulturhochburgen Köln und Bonn relativ schwer, sich im Veranstal- tungsgeschäft zu behaupten. Umso wichtiger ist es, dass förderliche kommunale Rahmenbedingungen gegeben sind, die auch eine publi- kumsorientierte Kultur- bzw. Veranstaltungsarbeit ermöglichen. Diese Rahmenbedingungen sind in Troisdorf gegeben. Die Stadtver- waltung stellt der Kultur ausreichend Mittel zur Verfügung, die eine geordnete Arbeit ermöglichen. Mit diesen Mitteln organisiert und ko- ordiniert ein Team aus zwei Vollzeit-, einer Teilzeitbeschäftigten und zwei Auszubildenden zum einen jährlich derzeit knapp 50 Veranstal- tungen, die sich auf zwei Abo-Reihen, in Kinder- und Jugendtheater, Einzelveranstaltungen und Kulturprojekte aufteilen. Zum anderen werden sechs Open-Air Veranstaltungen über z. T. drei Tage pro- grammatisch und logistisch gemanagt. Diese Veranstaltungen finden in der Innenstadt und in einem Parkgelände statt. Vielfalt und Menge der Veranstaltungen erfordern vom Veranstal- tungsmanagement ein hohes organisatorisches Geschick. Planungen müssen ständig angeglichen, verfeinert und auf die besonderen Be- dürfnisse jeder einzelnen Veranstaltung hin angepasst werden. 1.2 Was bewegt die Stadt, Kultur zu pflegen und zu fördern? Troisdorf gilt seit Jahren als kulturell attraktiv und kann auf eine Viel- zahl von bemerkenswerten Kulturveranstaltungen über die letzten Jahr- zehnte zurückblicken. Die Veranstalter achten dabei nachhaltig auf die Qualität der Produkte. Beispielsweise wird bei Innenstadtveranstaltun- gen eine allzu große Häufung von Verkaufsständen bewusst vermieden.Qualitätsanspruch Das Veranstaltungsmanagement muss aufgrund seines eigen auferleg- ten Qualitätsanspruchs immer am Puls der Zeit sein – das heißt einer- seits allgemein, sich regional, national und auch international zu in- formieren, und andererseits konkret, sich beispielsweise jede Produk- tion, die eingekauft werden soll, vor ihrer Verpflichtung anzusehen. Der Ansporn, interessante Künstlergruppen für ein Engagement zu gewinnen und gleichzeitig dabei für anhaltend hohe Qualität zu sor- gen, ist zwingende Voraussetzung für eine erfolgreiche Veranstaltung und damit für ein begeistertes Publikum. Die Investition in eine tief- greifende Planung lohnt sich demnach gleich aus mehreren Gründen.2
  • 3. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 2.4 Veranstaltungsmanagement1.3 Positionierung der StadtDie Stadt nutzt die Kulturarbeit, um sich gegenüber anderen Kommunenzu positionieren. Sie weiß um die „Umwegrentabilität“, also den Mehr-wert, den ein abwechslungsreiches Veranstaltungsprogramm bietet.Steigende Lebensqualität und die Möglichkeiten der in der Stadt le- „Stadt Troisdorf: Einebenden Menschen, die eigene Freizeit positiv zu gestalten, prägen Familienangelegenheit“Image und Flair. In dieser Intention hat Troisdorf vor ein paar Jahrendas Motto „Eine Familienangelegenheit“ für sich entdeckt.1.4 Das kommunale UmfeldDer Veranstaltungsmanager sitzt als Vermittler von Kunst und Kulturnicht selten „zwischen den Stühlen“. Für ihn ist daher innerhalb derStadt eine offene Vertrauensbasis sehr wesentlich, auf der er sich be-wegen kann. Der Veranstaltungsmanager ist gefordert, sachlich undpolitisch, inhaltlich und gesellschaftlich zu argumentieren und fürseine Belange zu werben.1.5 Zusammenarbeit mit Ämtern und BehördenAn erster Stelle steht da sicherlich die Zusammenarbeit mit Ämtern Zusammenarbeit mitund Behörden der Stadt. Da sind zum einen die Ordnungsbehörden Behördenwie z. B. die Feuerwehr, das Ordnungsamt, die Polizei und die Ret-tungsdienste. Sie alle sind unverzichtbare Partner, ganz besonders beiOutdoor-Veranstaltungen.Sicherlich stellen Beteiligte hier und da auch mal kritische Gegenfra-gen. Diese aber sollten keinesfalls als ein „Ausbremsen“ von Ideenmissverstanden werden, sondern als unerlässliche Fragen zur allge-meinen Sicherheit.Ähnliches gilt für die Zusammenarbeit mit den Ämtern einer Stadt, so Zusammenarbeit mitz. B. dem Baubetriebsamt, oft auch „Bauhof“ genannt, dem Sport- und ÄmternKulturamt und dem Liegenschaftsamt. Die Ämter arbeiten heute zu-meist als Dienstleister und verstehen sich auch so. Manchmal ist esetwas kompliziert, die eigenen Ideen in Einklang mit der Möglichkeiteiner Umsetzung zu bringen, aber das Engagement vieler Mitarbeiterder Ämter hat noch keine Veranstaltung zum Scheitern gebracht. 3
  • 4. G 2.4 Projekt- und VeranstaltungsmanagementVeranstaltungsmanagement 1.6 Kommunikation mit der Öffentlichkeit Als kommunales Unternehmen ist man bei der Präsentation und Be- richterstattung natürlich auf eine gute Zusammenarbeit mit der Presse angewiesen. Hier empfiehlt sich eine enge Zusammenarbeit mit der Pressestelle der Stadt. Sie bedient alle Institutionen und Nachbar- kommunen mit Informationen. Die Presse, die oft unter Zeitdruck arbeitet, wird daher in bestem Ma- ße mit Fotomaterial und Texten auf CD–ROM bzw. Diskette ausges- tattet. Das erleichtert die Arbeit um ein Vielfaches. 1.7 StadtmarketingWerbe- und Ein enger und wichtiger Partner ist das Stadtmarketing. Hier bestehtIndustriegemeinschaften über die Verbindung zu Werbe- und Industriegemeinschaften ein att- raktives Netzwerk auch für den Veranstalter – nutzbar beispielsweise zur Werbung für eine Veranstaltung auf Brötchentüten des ortsansässi- gen Großbäckers oder die Verringerung der Herstellungskosten von Spannbändern durch Vermarktung der Rückseiten. Letztlich sind der Kreativität und dem Ideenreichtum, wie die Partner miteinander vernetzt werden können, keine Grenzen gesetzt. 1.8 Die Sponsoren Kommunale Unternehmen, z. B. Sparkasse und Stadtwerke, sind für die Veranstaltungsmanager ein „Muss“-Partner. Nicht nur, dass sie mit monetären Mitteln eine Veranstaltung unterstützen können, nein, oft- mals ist es auch so, dass man dort auf Kompetenzen in der Vermark- tung bzw. auf Kenntnisse über Zulieferer zurückgreifen kann. 2. Veranstaltungsmanagement 2.1 Der kommunale Veranstaltungsmanager Das Verantwortungs- und Aktionsfeld eines kommunalen Veranstal- tungsmanagers unterscheidet sich vordergründig nicht grundlegend von nicht-kommunalen Veranstaltern. Hier wie dort werden qualifi- zierte Fachkräfte benötigt, die Veranstaltungsprojekte professionell entwickeln und umsetzen, die Veranstaltungstechnik zutreffend be- stimmen, wirkungsvoll Märkte bearbeiten und nicht zuletzt kulturvoll kommunizieren können.4