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  • OFICINA NACIONAL DE NORMALIZACIÓNMINISTERIO DE CIENCIA, TECNOLOGÍA Y MEDIO AMBIENTEGUÍAPARA LAIMPLEMENTACIÓNDE LANC-ISO 14001La Habana, 2000-01-15
  • 2IntroducciónEl éxito alcanzado mundialmente por la serie de normas ISO 9000 sobre Sistemasde Gestión de la Calidad dio lugar a la creación de la serie de normasinternacionales ISO 14000 que abarca los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) ylas herramientas asociadas a la gestión ambiental.Eventualmente la serie de normas ISO 14000 consta actualmente de unos 20documentos, no concluidos aún en su totalidad, entre los que figuran losrelacionados con la evaluación de los SGA, el análisis del ciclo de vida de losproductos y el etiquetado ambiental. Estas normas serán evaluadas periódicamente,previéndose la primera revisión de la ISO 14001 a partir del año 2000, haciéndolacoincidir con la próxima revisión de la ISO 9001/9002.En Cuba, el Comité Técnico de Normalización sobre “Gestión Ambiental” (NC/CTN3), ha venido trabajando en los últimos años en la adopción de las normas de laserie ISO 14000 como Normas Cubanas. De estas ya hay 6 publicadas que fueronaprobadas en 1998, encontrándose otras en proceso y que serán concluidas entre1999-2001.Para encauzar los trabajos de implementación de las Normas NC-ISO 14000 estepropio Comité Técnico elaboró la “Estrategia para la Implementación de lasNormas ISO 14000”, sobre la base de la cual se está trabajando siguiendo un plande acción, en el que se contempla, entre otras tareas, la elaboración de la presente“Guía para la Implementación de la NC-ISO 14001” que ponemos a disposición detodos los interesados en la aplicación de este importante documento normativo.La NC-ISO 14001, Sistemas de Gestión Ambiental. Especificación y directricespara su uso, fue una de las primeras normas de la serie NC-ISO 14000 en serconcluida. Proporciona una estructura total para la gestión ambiental en cualquierorganización y la integra a su sistema de gestión global.La NC-ISO 14001 es una norma de requisitos. Contiene un conjunto derequerimientos para definir la operación de los SGA. Puesto que dichos requisitosson flexibles y expresados de forma general para que puedan ser aplicados acualquier tipo y tamaño de organización, la NC-ISO 14001 no puede proporcionaruna guía específica para un sector dado. Por esta norma se certifican los SGA.Por su parte la NC-ISO 14004 es la norma acompañante de la NC-ISO 14001.Proporciona una guía e ilustraciones sobre “qué hacer” y “cómo hacerlo” paraaquellas organizaciones que implementen el sistema de gestión especificado en laNC-ISO 14001.La NC-ISO 14004 sigue la misma estructura y respeta los mismos principios que laNC-ISO 14001. De modo que muchas organizaciones utilizan la NC-ISO 14004 paraentender mejor e implementar los requisitos generales que aborda la NC-ISO 14001.
  • 3Para cumplir con la norma NC-ISO 14001 tienen que implementarse los requisitosque ella contiene en su sección 4.Los requisitos del sistema NC-ISO 14001 están basados en la estructura de gestión:“planificar, implantar, verificar y revisar”, de modo que las fases de verificación yrevisión dan paso a una nueva fase de planificación y a su vez a la implementaciónde los cambios o implantación.Los aspectos ambientales constituyen uno de los conceptos básicos de la NC-ISO14001. Ellos no se restringen solamente a los de carácter humano, por lo que esnecesario que las organizaciones que implementen un sistema de este tipo tenganpresente que sus operaciones deben ser tratadas en el contexto de todas lasespecies y todas las consecuencias ambientales.El Anexo A de la NC-ISO 14001 contiene una guía adicional sobre cómoimplementar el SGA especificado en la norma. Dado que esas observaciones tienensólo ese carácter, no son apropiadas para su inclusión en la sección de requisitosdel texto principal de la norma. Esa información está destinada sólo para ser usadapor las organizaciones que implementan el sistema y no puede ser utilizada como unconjunto de requisitos por un organismo de certificación al evaluar el SGA.¿ Cómo se vincula la NC-ISO 14001 con la NC-ISO 9001 o NC-ISO 9002 ? La NC-ISO 14001 comparte con la NC-ISO 9001/9002 muchos principios comunes a lossistemas de gestión. Por ello, la organización puede y debe desarrollar el SGA NC-ISO 14001 sobre los elementos de cualquier sistema existente, lo cual ayudaríasignificativamente a la evolución de este proceso. Algunos de estos elementoscomunes del sistema son: la capacitación, el control de procesos críticos, el controlde documentos, los registros, las auditorías internas (y las vías para corregir losproblemas identificados), y las revisiones por la dirección.En este sentido, es conveniente alertar a las organizaciones que de existir algúnproblema en el sistema NC-ISO 9001/9002, tales como los referidos a ladocumentación o a la falta de compromiso, no utilicen estas partes en su sistemaNC-ISO 14001 sin antes corregir tales deficiencias.La experiencia en la implementación de programas ISO 14001 indica que esta essignificativamente más larga para un proyecto ISO 14001 que para un proyecto ISO9001 o ISO 9002. Ello se debe a que muchas de las organizaciones que incursionanen ISO 14001 parten usualmente desde un punto mucho más bajo en su experienciacon los SGA que cuando comienzan un proyecto ISO 9001 o ISO 9002. No esinusual para un proyecto ISO 14001 tomar el 50 % más de tiempo que para unproyecto ISO 9001 si la organización no tiene experiencia previa con sistemascertificados, pero tampoco tan largo como un proyecto ISO 9001 si ya se tiene unsistema ISO 9001 o ISO 9002 implantado satisfactoriamente. En todo caso no esposible fijar escalas de tiempo realistas para este proceso.
  • 4En la presente Guía, los cuadros encabezados por NORMA NC- ISO 14001contienen los requisitos de esta norma, los de trazos interrumpidos recogenejemplos, tomados en su mayoría de estudios de casos reales y los restantesdestacan acciones claves que deben ser acometidas por la organización.Cómo implementar la normaNC-ISO14001No existe un proceso oficial de implementación de esta norma. No obstante, lospasos típicos que podría dar una organización para implementar un SGA NC-ISO14001 pudieran resumirse del siguiente modo, atendiendo al ciclo de gestión referidoen la Introducción de esta Guía.Planificación1. Evaluar el sistema existente contra los requisitos de la NC-ISO 14001 paradeterminar su estado actual e identificar las deficiencias.2. Establecer una metodología para identificar y evaluar todos los aspectosambientales e impactos ambientales de los productos, procesos o servicios de laorganización.3. Desarrollar o revisar la política ambiental. Hay que asegurarse de que la políticaambiental es aplicable en la organización y de que está vinculada a los objetivosde mejoramiento del SGA que se persiguen.4. Definir de forma realista los objetivos y metas alcanzables, así como los planespara la implementación y mejoramiento. Los objetivos y metas emanan de lapolítica ambiental. Establecer la línea base a partir de la cual debe medirse elmejoramiento del SGA.Implementación1. Ejecutar los programas elaborados para cumplir los objetivos y metas de laorganización. Este es un proyecto típico de gestión e incluirá la asignación de losrecursos y el apoyo necesarios que requiera el programa de mejoramiento.2. Analizar los sistemas de gestión existentes, por ej: sobre capacitación,comunicación, documentación, control de documentos, etc., para determinarcómo la organización cumplirá los requisitos de la NC-ISO 14001. Evaluar lasnecesidades de capacitación de la organización.3. Formalizar el SGA mediante documentación, capacitación, educación, etc.
  • 54. Decidir si la organización hace alguna declaración pública sobre los impactosambientales significativos y registrar cuál es dicha decisión.5. Cumplir con los requisitos legales, políticas, procedimientos, códigos, etc.6. Responder las comunicaciones de las principales partes interesadas. Noobstante, la organización no puede simplemente ser reactiva a las principalespartes interesadas. Como establece la NC-ISO 14001, la organización tomaráen cuenta los puntos de vista de esas partes interesadas en su programa demejoramiento.Verificación1. Monitorear el mejoramiento y su cumplimiento con los requisitos legales.2. Conducir auditorías internas del SGA. Programar estas sobre la base de losriesgos ambientales que están presentes.Revisión1. Llevar a cabo acciones correctivas y preventivas basadas en el monitoreo y enlas auditorías del SGA, además de cualquier otro informe de fallas que laorganización pueda tener.2. Revisar la política, los objetivos, los programas y los sistemas tantas veces comosea necesario, para asegurar que se mantiene la eficacia del SGA.Cómo comenzarLa implementación de la NC-ISO 14001 es un proceso cuyo primer paso es:Conseguir este compromiso es fundamental para asegurar el éxito del Sistema deGestión Ambiental (SGA). En rigor y según lo demuestra ampliamente laexperiencia práctica, dicho éxito “depende del compromiso de todos los niveles yfunciones” de la organización, pero especialmente de su más alta dirección.Obtener el compromiso de la másalta dirección de la organizaciónpara mejorar la gestión ambientalde sus actividades, productos oservicios.
  • 6Los beneficios potenciales de una gestión ambiental efectiva para la organizaciónpueden ayudarla a incrementar las ventas, a reducir los costos y a obtener ventajascompetitivas. Estos beneficios potenciales pueden utilizarse en la búsqueda yconcreción de tales compromisos y es posible agruparlos del siguiente modo:• Legislación – La legislación ambiental cubana se ha venido perfeccionando eincrementando en los últimos años. Así ha ocurrido igualmente en el resto delmundo. Un enfoque proactivo en este sentido por parte de la organizaciónreduce los riesgos de prácticas ilegales y sus consecuentes multas y demáscontravenciones.• Reducción de los costos – Una buena gestión ambiental de la organizaciónpuede identificar oportunidades para la reducción de los costos, por ejemplo, através de medidas dirigidas al incremento de la eficiencia energética y laminimización de los residuos.• Exigencias de los clientes – Para incrementar los negocios de unaorganización no es conveniente arriesgar su reputación o adquirirresponsabilidades legales como resultado de un pobre desempeño ambientalpor parte de sus suministradores.• Inversiones y seguros – El incremento de las inversiones en la organización sedificultaría al asegurar éstas contra riesgos debidos a un insuficiente desempeñoambiental. Los bancos y compañías de seguros incrementan cada vez más losrequisitos ambientales en las auditorías a realizar y/o exigen sistemas de gestiónimplantados como una condición para las inversiones.• Oportunidades en el mercado – Un buen desempeño ambiental de laorganización puede ser un factor clave en la búsqueda de una posicióncompetitiva en el mercado.• Imagen corporativa – Un adecuado registro ambiental que demuestre mejorassostenidas por parte de la organización puede mejorar la imagen corporativa ycrear mejores relaciones con las partes interesadas (clientes, autoridadesambientales, juristas, empleados, inversionistas, la población y otros). Unaimagen adversa ante la opinión pública sobre el desempeño ambiental de laorganización puede ser muy dañina.Es muy importante asimismo para la organización que, como una de sus decisionesprimarias, se proceda a:Es recomendable en esta fase inicial de comienzo que la organización establezcacontactos con los expertos pertinentes de la Oficina Nacional de Normalización,Designar la persona que tendrá asu cargo la implementación.
  • 7del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, y del Comité Técnicode Normalización de Gestión Ambiental, a los efectos de intercambiarexperiencias y, eventualmente, según se dispone en la “Estrategia para laImplementación de las Normas NC-ISO 14000”, aclarar los procedimientos a utilizary los aspectos de contenido que sean necesarios en las Normas Cubanas NC-ISO14001, NC-ISO 14004 y otros documentos.Estas acciones, ejecutadas oportunamente por parte del personal competente de laorganización coadyuvarían a:Ello resulta indispensable para poder acometer eficazmente el proceso deimplementación y evitaría tropiezos y pérdidas de tiempo y recursos innecesarios.Una vez satisfechas estas condiciones de partida destacadas anteriormente, esnecesario conocer la situación ambiental actual de la organización. Es por ello queen este sentido la norma NC-ISO 14004 en su apartado 4.1.3 se refiere a laRevisión ambiental inicial y recomienda algunas técnicas para su realización. EstaGuía amplía y adapta a nuestro contexto nacional estas recomendaciones.¿Cuál es la importancia de acometer este trabajo con el mayor rigor y calidadposibles en esta primera fase? Ello se debe a que la Revisión ambiental inicialpermite conocer los impactos ambientales de la organización, información queresulta básica para el posterior establecimiento y fundamentación de su políticaambiental, documento que desempeñará el papel más importante en todo elproceso de implementación de la NC-ISO 14001. Se trata de que la organizaciónestablezca la línea base o situación de partida, o sea, desde dónde comenzar.A partir de esta línea base la organización puede desarrollar su Sistema de GestiónAmbiental (SGA). Este sistema constituye un conjunto integral de prácticas yprocedimientos para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y de políticade la organización de una forma efectiva y consistente.Nótese que la NC-ISO 14001 en su versión actual no comprende la revisión inicialcomo una de sus partes esenciales, dado que aquellas organizaciones que yaoperen un SGA, no tienen necesidad de acometerla. Sin embargo, es necesario:Conocer, entender e interpretaradecuadamente los requisitos dela NC- ISO 14001.Conocer los requisitos ambien-tales que debe cumplir la organi-zación, particularmente los fijadosen la legislación ambiental vigen-te.
  • 8Revisión ambiental inicialLa revisión ambiental inicial, según establece la NC-ISO 14004, puede abarcar lossiguientes aspectos:Identificación de los requisitos legislativos y regulatorios.Identificación de los aspectos ambientales de sus actividades, productos oservicios, para determinar cuáles tienen, o pueden tener, impactos ambientalessignificativos y responsabilidades.Evaluación del desempeño comparado con los criterios internos pertinentes,normas externas, reglamentaciones, códigos de práctica y conjuntos deprincipios y directrices.Consideración de procedimientos y prácticas de gestión ambiental existentes.Identificación de políticas y procedimientos existentes referidos a compras yactividades contratadas.Retroalimentación, a partir de la investigación, de incidentes previos de noconformidad.Oportunidades de ventajas competitivas.Puntos de vista de las partes interesadas.Funciones o actividades de otros sistemas organizativos que puedan facilitar odificultar el desempeño ambiental.El propósito de la revisión inicial es determinar las relaciones e interacciones de laorganización con el medio ambiente y proporcionar una base de datos ambientales apartir de los cuales puedan medirse las mejoras ambientales futuras. Este procesode revisión, como se recoge en el Manual 10 para el Desarrollo, de la ISO, puederesumirse en los seis aspectos siguientes, los cuales deben acometerse en esteorden:1. Decidir cuándo es necesaria una revisión inicial.Siempre que la información ambiental existente en la organización no estéactualizada, no sea la necesaria a los efectos de implementar un SGA, o no seala suficiente para cumplir los requisitos de la NC-ISO 14001, habrá que realizarla revisión ambiental inicial.
  • 92. Determinar el alcance de la revisión inicial.Este aspecto consiste en decidir los límites tanto físicos, como organizativos yfuncionales que abarcará la revisión, dado que ésta puede comprender, porejemplo, una empresa completa, uno o más talleres, un laboratorio, etc.Igualmente debe incluirse aquí una evaluación de los impactos ambientalesque son objeto del control directo de la organización, así como de aquellossobre los que puede ejercerse una influencia, por ejemplo, a través de lacadena de suministro o por medio de actividades subcontratadas.3. Preparación para la revisión inicial.Una buena preparación de la revisión inicial es esencial para el desarrolloeficiente de este proceso. Es recomendable para ello seguir un conjunto depasos, entre los que pueden destacarse resumidamente los siguientes:• Considerar los métodos de obtención de información, tales comocuestionarios, listas de control de auditorías, entrevistas, inspeccionesdirectas y mediciones, benchmarking (tanto interno como externo), entreotros.• Revisar las fuentes de información disponibles.• Revisar la idoneidad del equipo que realizará la revisión.• Determinar si es necesario contar con asesoría externa para guiar larevisión o si se requiere entrenar al personal que la ejecutará paragarantizar que éste posea los conocimientos y habilidades necesarias.• Definir el plan de trabajo correspondiente.• Fijar las reuniones necesarias.• Comunicar las razones de la revisión inicial y los hallazgos que esta vayaoriginando, como retroalimentación al equipo de revisión y al resto de laorganización que corresponda.4. Obtención de la información y datos.Una vez cumplidos los pasos anteriores se debe proceder a obtener lasinformaciones y datos sobre los siguientes aspectos:• desempeño ambiental de la organización, incluyendo facilidades o barreraspara mejorar el desempeño ambiental, por ejemplo, disponibilidades detécnicas de producciones limpias o uso de materiales o productospeligrosos;
  • 10• examen de todas las prácticas y procedimientos de gestión ambientalexistentes, tales como minimización de residuos, iniciativas de reciclaje uotros;• evaluación de retroalimentaciones producto de investigaciones deincidentes anteriores o no cumplimiento de la legislación u otrasregulaciones ambientales;• aspectos ambientales de las actividades, productos o servicios de laorganización;• significación de los impactos ambientales asociados;• requisitos legales y regulatorios que debe cumplir la organización.5. Consideraciones generales.Con el objetivo de alcanzar los objetivos de la revisión inicial, debe prestarseatención a los siguientes aspectos:• diseño, uso, manipulación y disposición de productos;• operaciones normales y anormales;• situaciones de puesta en marcha y paradas;• situaciones de emergencia potenciales (incluyendo los aspectosambientales de los planes de emergencia, como por ejemplo, disposición deagua para extinción de incendios);• pasado, presente y futuro probable de las actividades, productos y servicios;• oportunidades de ventajas competitivas;• estimados de recursos requeridos para desarrollar, implementar y mantenerel SGA;• puntos de vista de las partes interesadas; e• impactos ambientales de inversiones, obtención y contratación de políticas yprocedimientos.6. Informe sobre el proceso de revisión inicial.Con independencia del alcance de la revisión, el informe resultante de esteproceso debe contener:• Introducción• Contexto de la revisión
  • 11• Alcance de la revisión• Aspectos y objetivos• Metodologías empleadas• Fuentes de información• Suposiciones y limitaciones del estudio• Sumario de los hallazgos• Identificación de las acciones• Recursos requeridos• Conclusiones y recomendacionesFinalmente es conveniente añadir aquí algunas consideraciones de orden práctico yorganizativo, así como informaciones que resultarán de utilidad para lasorganizaciones que acometan este proceso de revisión ambiental inicial.Resulta fundamental en esta primera etapa:Este es un trabajo minucioso y se recomienda que sea realizado por especialistas.Si la organización posee una persona responsable de la actividad jurídica o unaunidad organizativa encargada de este frente de trabajo, es muy importante que elo los juristas que la integran conozcan dicha legislación.En aquellos casos en que no se disponga en la organización de estas posibilidades,resulta conveniente contratar una consultoría jurídica con el objetivo de ayudar en lalocalización y ordenamiento de la legislación ambiental, así como analizar, encoordinación con el personal técnico correspondiente, la aplicabilidad de la mismapor parte de la organización.Es aconsejable asimismo durante este proceso establecer las consultas que serequieran con las Unidades de Medio Ambiente (UMA) en los territorios, lasDirecciones Jurídica (DJ) y de Política Ambiental (DPA), así como con los Centrosde Información, Gestión y Educación Ambiental (CIGEA) y de Inspección y ControlAmbiental (CICA) de la Agencia de Medio Ambiente (AMA), pertenecientes todos alMinisterio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.En el caso de las Normas Cubanas Obligatorias lo indicado es hacer las búsquedasy consultas pertinentes en el Centro de Información del Instituto de Investigacionesen Normalización (ININ) de la Oficina Nacional de Normalización (ONN).Conocer y mantener archivadatoda la legislación ambientalrelacionada con las actividades dela organización.
  • 12Inicialmente es importante recuperar toda la documentación relacionada con laobtención de licencias ambientales concedidas o en fase de tramitación. Esconveniente igualmente tener localizada y ordenada la correspondencia entre laorganización y los órganos de gestión y política ambiental antes referidos.Con el objetivo de facilitar esta tarea, en el Anexo A se ofrece una relación de lalegislación ambiental vigente en Cuba hasta el momento de la publicación de lapresente Guía y en el Anexo B una lista con los datos referidos a las entidades enlas que podría obtenerse información sobre este tema.Al hacer la identificación de los aspectos ambientales hay que tener presente ladiferencia existente entre Aspecto ambiental e Impacto ambiental, cuyasdefiniciones aparecen en los apartados 3.3 y 3.4 de la NC-ISO 14001. Aunque másadelante se muestran otros ejemplos que contribuyen a ilustrar dicha diferencia, éstase observa en el siguiente caso, tomado de la NC-ISO 14004:ACTIVIDAD ASPECTO IMPACTOManipulación demateriales peligrososPosibles derramesaccidentalesContaminación de suelos oaguasLa evaluación del desempeño contemplada dentro de la revisión ambiental inicial serefiere al análisis que debe hacerse comparando los indicadores del desempeñoambiental de la organización con los requisitos correspondientes establecidos tantointernamente como en documentos normativos externos y en otras regulaciones.Para ello el trabajo puede organizarse a través de la formación de grupos de trabajoespecializados por área de actividad, contactos con las partes interesadas,consultas con órganos externos especializados o de otra forma.Es recomendable también en esta fase preparar, al menos de forma preliminar unarelación o lista de verificación que permita determinar dónde se encuentran lasposibilidades de mejoramiento del desempeño ambiental de la organización, aspectoimportante en el diseño o remodelación del Sistema de Gestión Ambiental de laorganización.Definición de la política ambientalEn el cuadro siguiente se presentan los primeros requisitos contemplados en laNC-ISO 14001:
  • 13Para poder definir o diseñar la política ambiental, debe partirse de los resultados dela revisión ambiental inicial y en consecuencia:Una política ambiental bien fundamentada debe apoyarse además en resultados deencuestas, entrevistas y otras formas de obtención de información entre los clientes,la población, las autoridades ambientales y otras partes interesadas acerca de lasactividades de la organización y de sus efectos ambientales.El texto de la política ambiental no debe ser innecesariamente extenso. Muchas delas políticas conocidas actualmente en corporaciones y empresas de alto prestigiopor su desempeño ambiental ocupan desde un párrafo hasta un par de páginas a losumo. A continuación se muestran ejemplos, algunos de ellos adaptados a losefectos de su inclusión en la presente Guía.NORMA NC-ISO 14001:4. Requisitos del sistema de gestión ambiental4.1 Requisitos generalesLa organización establecerá y mantendrá un sistema de gestión ambiental cuyosrequisitos se describen en este capítulo.4.2 Política ambientalLa más alta dirección definirá la política ambiental de la organización y asegurará que lamisma:a) sea apropiada para la naturaleza, la escala y los impactos ambientales de susactividades, productos o servicios;b) incluya un compromiso para el mejoramiento continuo y la prevención de lacontaminación;c) incluya un compromiso de cumplir con la legislación y reglamentación ambientalpertinentes y con otros requisitos a los que se adhiera la organización;d) provea el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales;e) sea documentada, implantada, mantenida y comunicada a todo el personal;f) esté disponible para el público.Conocer, al menos de forma gene-ral, los impactos ambientales quecausa la organización.
  • 14EJEMPLO 1(*)Declaración de Política AmbientalNuestra Política Ambiental es aplicable a todas las unidades deproducción y servicios de la Empresa RAFI S.A. ubicadas en Ciudadde La Habana y es de conocimiento de todos sus trabajadores.Nos comprometemos a desarrollar las actividades de la Empresaobservando los siguientes principios:➨ Mejorar continuamente nuestro desempeño ambiental, reduciendoal máximo posible las emisiones en las operaciones de produccióny servicio.➨ Cumplir rigurosamente los requisitos de las regulacionesambientales que nos son aplicables.➨ Mantener informados a nuestros clientes sobre la marcha deldesempeño ambiental de la Empresa.➨ Promover el ahorro de energía y el consumo de agua en todosnuestros talleres.➨ Reducir en lo posible los impactos ambientales de nuestrosproductos durante su producción, uso y disposición.➨ Fijar y revisar anualmente nuestros objetivos y metas ambientalesde modo que den respuesta a la presente Política y ponerlos adisposición de todas las partes interesadas.N. Pérez B. DíazGerente General DirectorAmbientalRAFI. S.A. 1999-07-01(*) Adaptado de la Guía Implementación de la Norma NTC ISO 14001,ICONTEC, Colombia
  • 15EJEMPLO 2(*)Política AmbientalNuestro compromiso es conducir a la Empresa dentro del concepto dedesarrollo sostenible, apoyados en los siguientes principios:➩ Reconocimiento de la gestión ambiental como una de nuestras prioridades.➩ Promoción del desarrollo del ser humano para que actúe de formaambientalmente responsable.➩ Perfeccionamiento de los procesos, productos y servicios, buscando lamejora continua del desempeño ambiental y la prevención de lacontaminación.➩ Cumplimiento de la legislación relativa al medio ambiente.➩ Disposición al diálogo con las partes interesadas sobre nuestras actividades eimpactos ambientalesNuestro Sistema de Gestión Ambiental abarca todas las etapas deproducción de calzado.Nuestros objetivos y metas ambientales son actualizados anualmente ypublicados en el Boletín Oficial de la Empresa, estando disponible paratodas las partes interesadas en el Departamento de Relaciones Públicas.H. González M. RodríguezDirector General Vice-DirectorCalidad y Medio Ambiente(*) Adaptado del Manual de Implantação ISO 14001, CNI, Brasil.EJEMPLO 3(*)Declaración de Política AmbientalNuestra corporación reconoce sus responsabilidades respecto a lapreservación del Medio Ambiente y su Dirección se compromete aminimizar el impacto ambiental de sus operaciones, productos y servicios,para evitar efectos adversos sobre sus empleados, clientes, contratistas, laComunidad y el Medio Ambiente.Principios1. Cumplir con toda la legislación y normativa ambiental aplicable.2. Considerar a la gestión ambiental como una de las principales prioridadesempresariales.3. Prevenir o minimizar emisiones y descargas nocivas, al aire, agua o suelo.
  • 16EJEMPLO 3 (cont.)(*)Declaración de Política Ambiental4. Reducir, dentro de lo posible, la generación de residuos, reciclando todocuanto sea razonable y asegurando un manejo responsable de los residuospeligrosos.5. Operar las instalaciones haciendo un uso racional de la energía.6. Controlar permanentemente el desempeño ambiental y establecerprogramas de mejoras ambientales continuas.7. Evaluar los impactos y riesgos ambientales en nuevos proyectos einversiones.8. Desarrollar programas de prevención y control de emergenciasambientales.9. Capacitar y motivar al personal respecto del cuidado del medio Ambiente.10. Evaluar, periódicamente, el desempeño ambiental de las empresas y elcumplimiento de la Política y los Objetivos Ambientales.(*) Revisión ceroTomado de Pérez Companc – Informe Ambiental 1998.EJEMPLO 4(*)Política Ambiental de DNRADNRA trabajará para asegurar que el personal sea usado apropiada yeficientemente con vistas a minimizar los impactos ambientales y losrecursos de consumo. En este sentido, el ferrocarril puede hacer unacontribución considerable para resolver uno de los mayores problemas delsector de transporte: no incrementar nunca el daño ambiental.Conjuntamente con otros actores en el sector de transporte y la sociedaden general, DNRA buscará nuevas vías para alcanzar la movilidadsostenible.DNRA trabajará para asegurar que los ferrocarriles mantengan y explotensu posición como el mayor amigo ambiental del transporte. DNRA deseaser vista como una organización que líder en el campo en los asuntosambientales, porque el reto de los ferrocarriles en el futuro es la posibilidadde proporcionar una forma de transporte que sea tanto competitiva comoambientalmente sana.DNRA ve como su deber impulsar a los operadores de ferrocarril deDinamarca a incorporar la conciencia ambiental en sus operaciones. La
  • 17El siguiente es un ejemplo de Política integrada que abarca los tres campos deSeguridad, Salud y Medio Ambiente:EJEMPLO 4 (cont.)(*)Política Ambiental de DNRApropia organización proporcionará las rutas que son operadas y ampliadasteniendo en mente la naturaleza y el medio ambiente.DNRA evaluará las consecuencias ambientales de todos los servicios queoferta y recibe, integrando los aspectos ambientales a sus operacionescomo un todo. Este es el por qué la DNRA está involucrando a susclientes, a las autoridades y al público en general en un diálogo activosobre los aspectos ambientales.(*) DNRA: Danish National Railway Agency.Tomado de DRAFT ISO TR 14032.2EJEMPLO 5(*)Política de Seguridad, Salud y Medio Ambiente de UTCUTC no estará satisfecha hasta que sus puestos de trabajo esténasegurados contra peligros, sus empleados libres de riesgos, susproductos y servicios sean seguros y sus compromisos y registros en laprotección del medio ambiente natural sean únicos.Compromisos♦ Eliminar todos los riesgos laborales haciendo los lugares de trabajolibres de peligros y acciones inseguras.♦ Reducir los contaminantes en los procesos productivos a los nivelesmás bajos alcanzables.♦ Conservar los recursos naturales en el diseño, producción, uso ydisposición de productos y prestación de servicios.♦ Establecer normas de seguridad y protección ambiental que cumplancon las leyes locales y externas, cuando sea necesario, para alcanzarlas metas de esta política.♦ Mantener a los jefes de operación responsabilizados por la seguridad yel desempeño ambiental y promover el liderazgo y los recursosrequeridos.♦ Exigir a todos los empleados el cumplimiento de estas normas.Apoyo♦ Cuantificar las metas de seguridad y ambientales, medir regularmente
  • 18En el ya referido Manual 10 para el Desarrollo, de la ISO, aparece un “enfoque desentido común” para diseñar la política ambiental, denominado “principio de las 5 A”(Attitude, Accuracy, Adequate resources, Awareness, Action), que se haconsiderado conveniente extractar aquí, para que las organizaciones cubanas lotomen en cuenta:➨ Actitud: establecer una política efectiva, dondequiera que la actividad de laorganización necesite de una actitud ambiental positiva. Involucrar a los jefes delínea en la definición de la política y asegurar que ellos entienden tanto la políticacomo sus implicaciones para la organización, son tareas esenciales. Es vitalasegurar que el jefe ejecutivo firme la versión final.➨ Precisión: los objetivos y metas deben ser fijados de un modo abierto yhonesto. Los implicados en la política, tanto clientes como empleadosnecesitarán ver que lo establecido por ésta es realista para la organización.➨ Recursos adecuados: la implementación de la política requiere recursosadecuados, cuya asignación dependerá de las prioridades que deben fijarse.➨ Conciencia: deben asegurarse las líneas de comunicación apropiadas, tantointernas como externas, de modo que se puedan obtener las sugerenciaspertinentes. Una importancia particular posee la comunicación con lasautoridades ambientales y la comunidad local.➨ Acción: la política deberá reflejar cómo será monitoreada, auditada y ejercida.Una vez elaborada la Política Ambiental de la organización cumpliendo los requisitosantes expuestos y dada a conocer a todos los interesados (trabajadores, clientes,socios y demás partes interesadas) puede pasarse a la fase de PLANIFICACIÓN.EJEMPLO 5 (cont.)(*)Política de Seguridad, Salud y Medio Ambiente de UTCel progreso e informar al Consejo de Directores de UTC, empleados ycomunidades; y responder a las sugerencias y necesidades de otros.♦ Desarrollar tecnologías y métodos para garantizar puestos de trabajoseguros mundialmente y proteger el medio ambiente, y promulgar estosfuera de UTC.♦ Priorizar las consideraciones de seguridad y ambientales en eldesarrollo de nuevos productos y decisiones de inversión, y en nuestrosnegocios con contratistas y suministradores.(*) UTC: United Technologies Corporation.Tomado de ISO/TC 207/SC4 N283.
  • 19Identificación de los aspectos am-bientalesLa definición y análisis de los aspectos ambientales significativos de unaorganización poseen una importancia de primer orden, dado que junto con laidentificación de los requisitos legales y de otra índole, constituyen la base decisivasobre la cual se debe implementar el SGA. Los problemas que no se detecten enesta etapa, pueden poner en peligro los efectos deseados del SGA, ya quequedarían fuera de cualquier análisis posterior y consecuentemente fuera delalcance del SGA que se proyecta.Debe aclararse que muchas organizaciones acometen una revisión completa de susaspectos ambientales y sus impactos ambientales asociados durante el proceso derevisión inicial, mientras que otras sólo lo hacen en dicho proceso de una formapreliminar, con vistas a hacer posteriormente una evaluación más completa.Como puede verse en el siguiente cuadro la NC-ISO 14001 no especifica unametodología de evaluación, pero el método debe ser suficientemente completo ybalanceado:Al establecer el procedimiento para identificar los aspectos ambientales y losimpactos ambientales de los productos, procesos y servicios la organización, debe:NORMA NC-ISO 14001:4.3 Planificación4.3.1 Aspectos ambientalesLa organización establecerá y mantendrá uno o más procedimientos para identificar losaspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios que pueda controlar ysobre los que se pueda esperar que tenga influencia, para determinar aquellos quetienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente. Tambiénasegurará que se consideren los aspectos relacionados con tales impactossignificativos al fijar sus objetivos ambientales. La organización conservará estainformación actualizada.Tener presente que la relaciónaspecto → impacto es de causa →efecto. Los aspectos ambientalesson las causas y los impactosambientales son los efectos.
  • 20Otros ejemplos que ilustran esta relación son los siguientes:ASPECTOS AMBIENTALES IMPACTOS AMBIENTALESEmisiones al aire Contaminación atmosféricaDescargas de aguas residuales Contaminación del aguaAplicación de herbicidas Contaminación del suelo y las aguassubterráneasMantenimiento derefrigeradoresAgotamiento de la capa de ozonoPara la determinación de los aspectos e impactos ambientales deben considerarselas actividades normales de operación, las actividades anormales, tales como lasparadas generales por mantenimiento y las condiciones de emergencias potenciales.En el Anexo A de la NC-ISO 14001 se sugiere considerar, cuando sea apropiado, lossiguientes aspectos:a) emisiones al aire;b) descargas al agua;c) gestión de residuos;d) contaminación de suelos;e) consumo de materias primas y recursos naturales;f) otros temas ambientales locales y de la comunidad.Esta relación no es obligatoria ni exhaustiva, corresponde a cada organizacióndefinir y valorar sus aspectos e impactos ambientales.Es importante:Al hacer esta determinación de los límites del SGA, es necesario prestar unaespecial atención a lo relacionado con la dispersión de las actividades. Porejemplo, talleres ubicados fuera del área propia de producción o servicio, depósitoso tanques de almacenamiento situados en los alrededores de la planta deproducción, instalaciones arrendadas o compartidas con otras organizaciones, etc.En este último caso, si se efectúan exigencias a terceros, éstas deben incluirsedentro del alcance del SGA.Definir los límites del sistema,tomando en cuenta la localizaciónde las actividades, los productos oservicios propios de la organiza-ción y el área de influencia de susimpactos ambientales.
  • 21Resulta conveniente tener a mano al realizar la identificación y análisis de losaspectos e impactos ambientales, entre otros, los siguientes documentos:➨ Informes de monitoreos ambientales.➨ Balances de materias primas y energía.➨ Planos de los procesos de la organización.➨ Reclamaciones de los clientes.➨ Opiniones de sectores o partes interesadas.➨ Resultados de inspecciones ambientales.➨ Resultados de investigaciones de impactos ambientales.Asimismo puede utilizarse un plano de las instalaciones de la organización comoayuda para identificar los puntos en los cuales se está impactando al medioambiente.Se sugiere también promover discusiones en grupos, donde estén representadosvarios sectores de la organización y en la medida de las posibilidades, involucrar alas partes interesadas de la comunidad (por ejemplo, representantes de losConsejos de la Administración Municipal y/o Provincial), autoridades ambientales(por ejemplo, funcionarios de las UMA), representantes de las Universidades, etc.Durante sus sesiones de trabajo, estos grupos pueden orientarse por un flujogramaque en general debe contemplar los cuatro pasos que conforman este proceso,según la NC-ISO 14001, a saber:➨ Paso 1: Se selecciona una actividad, producto o servicio.➨ Paso 2: Se identifican los aspectos ambientales de la actividad, producto oservicio.➨ Paso 3: Se identifican los impactos ambientales.➨ Paso 4: Se evalúa la significación de los impactos.Un método que suele emplearse con frecuencia es asignar valores numéricos a losaspectos e impactos ambientales con el objetivo de organizarlos de manerasistemática y en forma de matrices para cada una de las condiciones normales,anormales y de emergencia. De este modo, pueden considerarse en una primeraetapa tres criterios de selección: la amplitud, la intensidad y la probabilidad deocurrencia del impacto. Así, por ejemplo, la amplitud reflejaría su extensión(puntual, local o global), la intensidad representaría el grado del impacto negativo almedio ambiente, que podría ser alto, medio o bajo; y la probabilidad estimada (alta,media o baja) de ocurrencia del efecto sobre el medio ambiente.De esta forma se asignan los valores: 1 (nivel bajo), 2 (nivel medio) y 3 (nivel alto)conforme a la tabla que se ilustra a continuación. La suma de estos valores deamplitud e intensidad (o probabilidad para el caso de riesgo ambiental) tiene un valornominal que varía entre 2 y 6, lo cual da el nivel de importancia o grado decalificación del efecto.
  • 22Intensidad1 2 31Importancia 2 2 23A su vez este nivel de importancia del aspecto o impacto ambiental puedeclasificarse, por ejemplo, como despreciable (2), moderado (entre 3 y 4), crítico(entre 5 y 6) y no aplicable.También podría elaborarse una matriz para establecer la relación aspecto-impacto,al definir el nivel de significación o importancia (baja, media o alta) de donde puederesultar un esquema para la valoración ambiental de las áreas de actividad de laorganización, como se muestra en el ejemplo siguiente:RECURSOS EMISIONESAREASDEACTIVIDAD MateriaPrimaAgua Energía Aire Agua Suelo Ruido Resi-duosMateria-lespeligro-sosAcci-dentesDesarrollo 2 2 2 2 2 2 2 2 3 1Suministros 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1Elaboraciónde metales2 2 2 3 2 1 2 3 2 2Producciónmecánica2 2 2 3 2 1 2 3 2 2Tratamientosuperficial1 2 3 3 3 2 2 2 3 3Ensamblaje 1 1 2 3 2 2 2 2 3 2Almacena-miento1 1 2 2 2 2 2 1 2 1Venta y distri-bución3 1 1 2 2 2 1Mantenimien-to1 2 3 3 3 2 2 2 2 2Servicios 1 2 2 2 2 1 2 2 2 11: Importancia baja 2: Importancia media 3: Importancia altaAdaptado de la Guía Implementación de la Norma NTC ISO 14001, ICONTEC, ColombiaEl ordenamiento anterior le permite a la organización:2 3 43 4 54 5 6Determinar cuáles son las áreasque se deben tomar en conside-ración y qué se debe evaluardetalladamente en cada una deellas.
  • 23Los niveles de importancia podrían calificarse en este caso del siguiente modo:NIVEL DEIMPORTANCIAVALOR DELPARÁMETROPOTENCIAL DERIESGOIMPACTOSAMBIENTALESEXIGENCIAS DELAS PARTESINTERESADASBAJA1No existe o sepresenta en pequeñacantidadNinguno No No semanifiestanMEDIA2Existe por debajo delvalor límite y encantidades modera-dasMedio Limitados SonreconociblesALTA3Existe por encima oen la zona del valorlímite en grandescantidadesAlto ImportantesSemanifiestanEn el análisis de los aspectos ambientales que tienen o pueden tener impactossignificativos hay que tomar en consideración que este proceso no es un fin en símismo, sino que se debe:Así, de las 10 áreas de actividad indicadas en el ejemplo anterior, puede observarsepor simple inspección que la de tratamiento superficial es la que genera el mayorimpacto ambiental, ya que la suma de los puntos a ella asociada es la mayor. Estosignifica que debe prestársele el máximo de atención al conjunto de acciones quedeberán desarrollarse en esta área de actividad, con el fin de mitigar dicho impacto.Tales acciones pudieran vincularse, en este caso específico, por ejemplo, conmedidas para el mejoramiento en la composición de los productos químicosempleados, revisión de los métodos de control de los pasos que componen esteproceso, mejoramiento del aprovechamiento de calor, revisión de las instruccionesde trabajo y otras.En la práctica, lo más frecuente es encontrar que para cada área de actividad de laorganización existen varios aspectos ambientales y uno o más impactos respectivosasociados, tal como se muestra en el siguiente ejemplo, tomado de una industria dehierro y acero:Concretar sistemáticamente, alfinal de cada paso dentro delanálisis de los aspectos ambien-tales, la acción que se va a tomary la prioridad para su ejecución.
  • 24ACTIVIDAD ASPECTO ASOCIADO IMPACTO1) Agua de enfriamiento Consumo de agua con bajacirculación.2) Gas natural Consumo de recursos natu-rales. Efecto invernadero(CO2).3) Flujo de descarga Flujo con contenido de sóli-dos en suspensiónProceso de reducción delmineral de hierro4) Movimiento de material Partículas de material en laatmósfera.1) Generación de energíaeléctricaConsumo de recursos natu-rales.2) Reutilización de chatarra Recuperación de chatarracomo proceso de reciclaje.3) Emisiones y residuos Generación de residuossólidos.Hornos de arco eléctrico –Procesos de fundición con-tinua4) Agua de enfriamiento Consumo de agua con bajacirculación.En aras de la sencillez, en los ejemplos hasta ahora citados se han tomado sólo tresniveles de significación o importancia para los impactos ambientales. No obstante,en ocasiones esta clasificación convencional suele hacerse más amplia atendiendoa la probabilidad de ocurrencia del impacto, la probabilidad de detección del mismo yla severidad o intensidad de su consecuencia. De este manera se incrementa laprecisión en la determinación de los impactos significativos. Un ejemplo de este tipode clasificación es el siguiente, donde se fijan 6 niveles:Probabilidad de ocurrencia Probabilidad de detección Severidad de laconsecuenciaCriterio Valor Criterio Valor Criterio ValorMuy alta 5 Segura 0 Ninguna 0Alta 4 Muy alta 1 Menor 2Moderada 3 Alta 2 Baja 4Baja 2 Moderada 3 Moderada 6Muy baja 1 Baja 4 Alta 8Ninguna 0 Muy baja 5 Muy alta 10En cualquiera de los procedimientos utilizados la fijación del nivel de significación delos impactos puede estar determinado por un conjunto de factores que laorganización debe tener presente. Estos factores son:♦ Legislación y requisitos regulatorios aplicables.♦ Percepción del público.♦ Códigos de prácticas industriales.♦ Conocimiento científico del impacto.♦ Escala del impacto.
  • 25♦ Sensibilidad del medio ambiente local.♦ Espectativas de las partes interesadas.♦ Contribuciones relativas al impacto total.♦ Aspectos de la salud.♦ Tipo de recurso consumido.♦ Implicaciones financieras.Como puede observarse del texto de la NC-ISO 14004 la evaluación de lasignificación de los impactos ambientales se facilita si se consideran factores de estetipo, que en dicha norma aparecen agrupados en Preocupaciones ambientales yPreocupaciones comerciales.Una vez concluida la evaluación de la significación de los aspectos e impactosambientales de la organización, puede iniciarse el siguiente paso.Identificación de los requisitoslegales y de otro tipoEl apartado 4.3.2 de la NC-ISO 14001 es el referido a los requisitos legales y deotro tipo, el cual expresa:Este aspecto de los requisitos legales, ya había sido abordado anteriormente en lapresente Guía, en cada uno de los capítulos precedentes, por lo que la organizacióndeberá iniciar este paso hacia la implementación de la NC-ISO 14001, con loselementos que le permitirán desarrollarlo con éxito; como por ejemplo, “conocer ymantener archivada toda la legislación ambiental relacionada con las actividades dela organización”, acción contemplada dentro de la revisión inicial.Esta nueva fase va más allá: La organización debe ser capaz de:NORMA NC-ISO 14001:4.3.2 Requisitos legales y de otro tipoLa organización establecerá y mantendrá un procedimiento para identificar y teneracceso a los requisitos legales y de otro tipo que ella suscriba, que sean aplicables a losaspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios.
  • 26Es conveniente puntualizar que en el Anexo A de la NC-ISO 14001 se dan ejemplosde lo que debe interpretarse por “otros requisitos” (códigos de prácticas industriales,acuerdos con autoridades públicas, directrices no regulatorias).Por otra parte, en la NC-ISO 14004 se ilustran las diversas formas que pueden tenerestos requisitos legales, así como las fuentes que pueden utilizarse paraidentificarlos. Sobre esto último puede utilizarse el Anexo B de esta Guía.Teniendo en cuenta estas características que igualmente están presentes de formageneral en la legislación ambiental cubana (Anexo A), es necesario prestar unaespecial atención a este punto por parte de la organización.Hay que tener presente que la relación de documentos legales que aparecen en elAnexo A, como bien allí se aclara, no es exhaustiva; sólo comprende la legislaciónambiental que se encontraba vigente y registrada en la Gaceta Oficial al concluir laelaboración de la presente Guía. Además, actualmente se desarrolla un amplio planlegislativo con vistas a implementar eficazmente la Ley No. 81 “Del MedioAmbiente” aprobada en julio de 1997, por lo que la organización debe mantenerseal tanto de su evolución.Si a la organización se le han concedido licencias, permisos u otras autorizacionesambientales por parte de las autoridades cubanas correspondientes (dependenciasdel CITMA, del Ministerio de Salud Pública (MINSAP), del Ministerio de la Agricultura(MINAGRI), del Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos (INRH) u otras), loscompromisos así adquiridos son de obligatorio cumplimiento y estarán dentro delprimer orden de prioridad con respecto a este requisito de la NC-ISO 14001.Si se trata, por ejemplo, de una empresa subordinada a otra entidad, como unministerio o corporación, la cual ha contraído determinados compromisosambientales, dicha empresa deberá también considerar los que les sean aplicables.Estos factores obligan a las organizaciones cubanas a:Demostrar que están implantadoslos procedimientos para identifi-car y tener acceso a toda la legis-lación y demás regulaciones (par-ticularmente la ambiental) aplica-ble a los aspectos ambientales delas actividades, productos y ser-vicios de la organización.
  • 27En tal sentido la organización elaborará un registro sobre toda la legislaciónambiental que le es aplicable, así como una lista de control que contenga losrequisitos que la misma debe cumplir y demostrar que los cumple ante lasautoridades ambientales. Esta lista debe estar disponible para consulta rápida porparte de todo el que la necesite en la organización y debe hacer referencia alprocedimiento (puede ser más de uno) documentado que permite identificar y teneracceso a esa información.Entre las personas de la organización que necesitan tener acceso a la informaciónlegal pueden estar incluidas aquellas que tienen responsabilidades en las áreas deinformación, operaciones, investigación y desarrollo, relaciones públicas,manipulación y disposición de residuos, entre otras.No deben pasarse por alto que en Cuba existe una Estrategia Ambiental Nacionalcomo expresión de la política ambiental cubana, en la cual se plasman susproyecciones y directrices principales, y en base a la cual se elaboran lascorrespondientes Estrategias Ambientales Ramales o Sectoriales, en las cualeslas organizaciones pueden tener compromisos ambientales que cumplir y que nodeben obviarse en este análisis.Es conveniente igualmente prestar atención al apartado 4.2.4 de la NC-ISO 14004,referido a los criterios de desempeño internos utilizables “en el caso de que lasnormas externas no satisfagan las necesidades de la organización, o cuandodirectamente no existan”, dado el estadío de desarrollo, perfeccionamiento ycompletamiento en que se encuentran las normativas ambientales cubanas.Se recomienda hacer uso de una base de datos computarizada y de softwaresapropiados que permitan organizar con eficiencia el proceso de identificación,búsqueda y acceso de la legislación ambiental y de otro tipo, así como de losrequisitos ambientales que dentro de ella conciernen a las actividades, productos oservicios de la organización.Mantener un exhaustivo control yactualización de toda la documen-tación jurídica ambiental, inclu-yendo las Normas Cubanas Obliga-torias que conciernen a las activi-dades, productos o servicios de laorganización.
  • 28Esta etapa concluye con la identificación de los requisitos legales y de otro tipo quese aplican a la organización, y su comunicación a todas las personas quecorresponda dentro de la misma.Bajo estas condiciones puede pasarse a la próxima fase.Establecimiento de los objetivos ymetas ambientalesLos objetivos y metas ambientales son objeto del apartado 4.3.3 de la NC-ISO14001, el cual establece:La organización llega a esta fase del proceso con una política ambiental biendefinida, con un adecuado dominio de sus aspectos e impactos ambientalessignificativos y con un conocimiento claro de los requisitos legales y de otro tipo quele competen. Resulta ahora necesario:NORMA NC-ISO 14001:4.3.3 Objetivos y metasLa organización establecerá y mantendrá los objetivos y metas ambientalesdocumentados, en cada función y nivel pertinentes en la organización.Cuando establezca y revise sus objetivos, cada organización considerará los requisitoslegales y de otro tipo, sus aspectos ambientales significativos, sus opcionestecnológicas y sus requisitos financieros, operativos y comerciales, así como los puntosde vista de las partes interesadas.Los objetivos y metas serán compatibles con la política ambiental, incluido elcompromiso de prevención de la contaminación.Establecer los objetivos y metasambientales para implementar lapolítica ambiental de la organi-zación.
  • 29Para ello hay que tener presente que los objetivos son metas globales deldesempeño ambiental identificadas en la política ambiental y al establecerlosdeben tomarse en consideración los impactos ambientales significativos y losrequisitos legales determinados. Las metas ambientales se establecerán paraalcanzar los objetivos, y deberán ser específicas, medibles y cumplibles para unperíodo dado de tiempo. A su vez a las metas pueden estar asociados losindicadores de desempeño ambiental. La NC-ISO 14004 presenta ejemplos decompromisos que pueden formar parte de objetivos ambientales, así como deindicadores mediante los cuales se puede medir su progreso.Se presentan a continuación varios ejemplos que ilustran la relación política-objetivo-meta-indicador.Nótese como, tanto en este como en los ejemplos siguientes, existe una estrecha ycoherente relación entre lo expresado en la política ambiental de la organización y elobjetivo trazado. A partir de dicho objetivo se ha fijado una meta ambientalespecifica, cuantificada y medible a través de un indicador concreto que en estecaso es el consumo de electricidad en kW-h por tonelada de producción.EJEMPLO 6Política – Objetivo – Meta – Indicador➢ Política: Operar las instalaciones haciendo un uso racional de laenergía (tomado del EJEMPLO 3).➢ Objetivo: Minimizar el uso de la energía en las plantas deproducción.➢ Meta: Reducir en un 8 % el consumo de electricidad en el tallerde tratamiento térmico durante 1998 con respecto al añoanterior.➢ Indicador: Consumo de electricidad (kW-h) por tonelada (t) deproducción.
  • 30Sucede que en ocasiones para cumplir uno de los compromisos de la políticaambiental se requiere formular varios objetivos, igualmente puede ocurrir en el casode las metas respecto a los objetivos, así como los indicadores con relación a lasmetas.EJEMPLO 7Política – Objetivo – Meta – Indicador➢ Política: Perfeccionamiento de los procesos, productos yservicios, buscando la mejora continua del desempeñoambiental y la prevención de la contaminación (tomado delEJEMPLO 2).➢ Objetivo: Reducir gradualmente las emisiones de dióxido decarbono (CO2) en el proceso de cocción.➢ Meta: Instalar la primera cámara recuperadora de gases en elproceso de cocción y ponerla en marcha antes de septiembrede 1998.➢ Indicador: Cantidad de CO2 emitido (dm3) por unidad de masaproducida (t).EJEMPLO 8Política – Objetivo – Meta – Indicador➢ Política: Disposición al diálogo con las partes interesadas sobrenuestras actividades e impactos ambientales (tomado delEJEMPLO 2).➢ Objetivo: Asegurar el diálogo con las partes interesadas sobreel desempeño ambiental de la compañía, con vistas a reducirsus quejas y exigencias.➢ Meta: Eliminar las quejas de la comunidad local sobre eldesempeño ambiental de la compañía al concluir 1998.➢ Indicador: Número de quejas de la comunidad local sobre eldesempeño ambiental de la compañía.
  • 31Para un estudio más detallado sobre los indicadores ambientales puede consultarsela norma ISO 14031, la cual se encuentra en proceso de adopción como NormaCubana.Los objetivos y metas ambientales pueden abarcar la organización en su totalidad oenmarcarse en un ámbito más estrecho de la misma, como ilustran los ejemplos 8 y7 anteriores, respectivamente.Además, la organización deberá:Una vez que la organización ya tiene definidos y documentados sus objetivos ymetas ambientales siguiendo los pasos y premisas aquí indicados, se puede pasar ala próxima etapa.Establecimiento del Programa deGestión AmbientalDe este aspecto se ocupa el apartado 4.3.4 de la NC-ISO 14001, que expresa:Revisar y actualizar periódica-mente los objetivos y metas am-bientales, a la luz de las revi-siones ambientales que se acome-tan, los cambios de prioridades delas partes interesadas o cualquierotra causa que lo justifique.NORMA NC-ISO 14001:4.3.4 Programa(s) de gestión ambientalLa organización establecerá y mantendrá uno o más programas para lograr susobjetivos y metas. Ellos incluirán:a) la designación de la responsabilidad por el logro de los objetivos y las metas encada función y nivel pertinentes de la organización;b) los medios y los plazos para que ellos sean logrados.Si fuera apropiado, el programa o los programas serán enmendados para asegurar quela gestión ambiental también se aplicará a los proyectos relacionados con nuevosdesarrollos, y con actividades, productos o servicios, nuevos o modificados.
  • 32Debe tenerse presente que una misma organización puede decidir desarrollar eimplementar mas de un programa para alcanzar el mismo objetivo. Similarmentepuede ser posible fijar un solo programa que tenga un efecto positivo sobre variosaspectos o impactos al mismo tiempo.Dado que el objetivo esencial del Programa de Gestión Ambiental es lograr elcumplimiento de los objetivos y metas ambientales definidos en la etapa anterior, esnecesario que si estos últimos sufren cambios, se modifique dicho Programaconsecuentemente.En la NC-ISO 14004 se proporciona un ejemplo de proceso iterativo para desarrollarun Programa de Gestión Ambiental. Nótese cómo debe partirse de la políticaambiental, de ella extraer el compromiso, de éste los objetivos, a los que seasocian las metas respectivas y finalmente las acciones que les correspondan aestas últimas.Se inserta aquí un ejemplo contentivo de un fragmento de un Programa de GestiónAmbiental, incluyendo responsables, plazos de cumplimiento y ahorros esperados.EJEMPLO 9FRAGMENTO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL1. Política Ambiental/Compromiso: Reducir el consumo derecursos naturales.1.1 Objetivo 1: Minimizar el consumo de agua industrial.1.1.1 Meta 1: Reducir el consumo de agua industrial en el procesode lavado desde 1,0 m3/tonelada de producción hasta 0,6 m3/tpara el 1998-12-31.1.1.1.1 Acción 1: Realizar un monitoreo de los consumos de aguaindustrial en cada una de las secciones del proceso delavado y preparar y presentar el informe y el plan de ahorrocorrespondientes.
  • 33El ejemplo anterior puede ser suficiente para ilustrar a las organizaciones la formaen que debe conformarse un Programa de Gestión Ambiental.Si el programa elaborado está en línea con los objetivos y metas de la organización;si han sido designados los responsables de cada una de las acciones y si se hanprecisado los recursos necesarios, la organización concluye la fase dePLANIFICACIÓN y estará en condiciones de pasar a la próxima fase deIMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN.EJEMPLO 9 (cont.)FRAGMENTO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTALResponsable: Jefe de la Planta de Lavado.Cumplimiento: 1997-10-311.1.1.2 Acción 2: Actualizar el plan de sustitución de contadoresde agua industrial aprobado en 1996 y concluir lainstalación de los nuevos equipos.Responsables: Jefes de Metrología y Mantenimiento.Cumplimiento: 1998-01-011.1.1.3 Acción 3: Elaborar y analizar mensualmente en elConsejo de Dirección de la Empresa el informe sobre lamarcha del Plan de Ahorro derivado de la Acción 1.Responsable: Jefe de la Planta de Lavado.Cumplimiento: Mensual (según calendario de reunionesdel Consejo de Dirección), a partir de febrero de 1998.Ahorro esperado: $ 2 500.00/trimestre (evaluado el 1997-06-30).1.2 Objetivo 2: Reducir al mínimo posible el consumo de energíaeléctrica.1.2.1 Meta 1: Reducir el consumo de energía eléctrica en el Áreaadministrativa en un 7 % para 1998-02-15 con respecto alnivel reportado en 1997-12-01.1.2.1.1 Acción 1: Culminar el plan de instalación de tejastraslúcidas en los pasillos del Bloque A de Oficinas yeliminar los 50 bancos de lámparas acordados.Responsables: Jefe de Mantenimiento y ElectricistaPrincipal.Cumplimiento: 1998-01-01.1.2.1.2 Acción 2: Instalar un nuevo lote de bombillos ahorradoresen los pantrys y comedores de los niveles 4, 5 y 6 delBloque B de Oficinas, en sustitución de las lámparasactuales.Responsables: Jefe de Mantenimiento y ElectricistaPrincipal.Cumplimiento: 1998-01-20.Ahorro esperado: $ 1 200.00/mes (evaluado el 1997-06-30).
  • 34Estructura y responsabilidadEl requisito sobre estructura y responsabilidad aparece en el apartado 4.4.1 dela NC-ISO 14001:La implantación y operación del SGA de una organización debe considerar los sieteelementos referidos en la norma NC-ISO 14001. El primero, referido a la estructuray responsabilidad, tiene que ver con el hecho de que el éxito en la implementacióndel SGA depende del compromiso de todos los empleados de la organización, quecada uno de ellos sepa lo que debe hacer y lo que hacen los demás que lecorresponda, que estén bien definidas las líneas de responsabilidad y disponibles losrecursos necesarios para ello.El objetivo es, en resumen:NORMA NC-ISO 14001:4.4 Implantación y operación4.4.1 Estructura y responsabilidadSe definirán, documentarán y comunicarán roles, responsabilidades y autoridades demodo de facilitar la gestión ambiental efectiva.La dirección proveerá los recursos esenciales para la implantación y el control delsistema de gestión ambiental. Ellos incluirán recursos humanos y habilidadesespecializadas, tecnología y recursos financieros.La más alta dirección de la organización designará uno o más representantesespecíficos de la dirección, quienes, independientemente de otras responsabilidades,tendrán roles, responsabilidades y autoridad definidos para:a) asegurar que los requisitos del sistema de gestión ambiental estén establecidos,implantados y mantenidos de acuerdo con esta norma;b) informar sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental a la más altadirección para su revisión y como base para el mejoramiento del sistema de gestiónambiental.
  • 35Es muy importante que exista una adecuada correspondencia entre el tipo defunción o responsabilidad que se le asigne a cada cual en la organización y su nivelde autoridad y competencia, con el fin de implementar y mantener el SGA. La NC-ISO 14004 sugiere un modelo de responsabilidades ambientales que conviene serconsultado. La designación del representante de la dirección o gerencia es clave.El aspecto de los recursos (humanos, físicos y financieros) puede imponerlimitaciones a algunas organizaciones, sobre todo a las Pequeñas y MedianasEmpresas (PyME), por lo que en este sentido es procedente prestar atención a laayuda práctica que contiene el apartado 4.3.2.1 de la NC-ISO 14004 sobreestrategias cooperativas para superar estas restricciones.Por otra parte, el precedente de tener un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)implementado o en vías de implementación, ofrece también la oportunidad deintegrar sus elementos comunes con los del SGA. Por ejemplo, en una empresamediana o pequeña, el representante por la dirección para el SGC puede ser elmismo para el SGA, o en última instancia es conveniente que trabajen muy unidos,con el fin de que el proceso resulte lo más racional y eficaz posible, y desprovisto degastos y burocracia innecesarios. Este principio puede generalizarse, como sugierela NC-ISO 14004 en su apartado 4.3.2.2.En cualquier caso la organización deberá:Establecer un conjunto de respon-sabilidades de gestión y recursossuficientes para implementar yapoyar el sistema de gestión am-biental.Asignar un nivel de recursos parala implantación del SGA según lasignificación de los impactos ge-nerados por una actividad, pro-ducto o servicio y priorizar en elprograma de gestión la reducciónde tales impactos y la mejora deldesempeño ambiental.
  • 36Es necesario además que la organización tenga una cabal comprensión de susbeneficios y costos ambientales, dónde estos se producen, cómo incidir sobre ellos ycómo evolucionan con el tiempo y bajo qué circunstancias. Es por ello que laorganización deberá asimismo:Finalmente, si las responsabilidades y autoridades han sido bien definidas,documentadas y comunicadas, incluyendo una adecuada designación delrepresentante de la dirección, y además se han dispuesto los recursos (humanos,financieros y tecnológicos) esenciales, entonces la organización podrá acometer elsiguiente paso.Entrenamiento, conocimiento ycompetenciaEl requisito sobre entrenamiento, conocimiento y competencia reviste una granimportancia, pues el mismo comprende todos los niveles o funciones pertinentes dela organización y de su cumplimiento depende en gran medida el éxito de laorganización en la implementación del SGA, el mismo se encuentra en el apartado4.4.2 de la NC-ISO 14001:Desarrollar los procedimientosque permitan a la organización uncontrol sobre los beneficios y cos-tos de sus actividades ambienta-les.
  • 37Como bien expresan algunos manuales – entre ellos el de la ISO ya citado – existeuna estrecha relación entre el contenido de este requisito que trata sobrecapacitación, toma de conciencia y competencia y el anteriormente abordado,referido a la estructura y responsabilidad. Ello se debe a que de nada valeinvertir tiempo y esfuerzos en la creación de una estructura organizativa en la que sedistribuyan las responsabilidades específicas y autoridades a cada individuo en laorganización, si el personal no ha sido capacitado adecuadamente y no posee lashabilidades necesarias para desempeñar sus tareas en el campo ambiental. Hayque tener en cuenta los niveles de preparación, habilidades y experienciasnecesarios en los empleados que garanticen el cumplimiento de los objetivos ymetas ambientales de la organización.La norma NC-ISO 14004 recomienda los elementos de los programas típicos deadiestramiento y brinda ejemplos de algunos tipos de entrenamientos ambientalesque puede garantizar la organización.Tales programas parten de la identificación de las necesidades de capacitación delos empleados y concluyen con la evaluación del entrenamiento recibido, a lo quepuede añadirse las modificaciones o enmiendas del programa que deben dirigirse allenar aquellas lagunas identificadas durante el proceso evaluativo.NORMA NC-ISO 14001:4.4.2 Capacitación, toma de conciencia y competenciaLa organización identificará las necesidades de capacitación. Requerirá que todo elpersonal cuyo trabajo pueda originar un impacto significativo sobre el medio ambientehaya recibido una capacitación apropiada.La organización establecerá y mantendrá procedimientos para hacer que susempleados o miembros, en cada nivel o función pertinentes, tomen consciencia de:a) la importancia del cumplir con la política y los procedimientos ambientales, y con losrequisitos del sistema de gestión ambiental;b) los impactos ambientales significativos, reales o potenciales, derivados de susactividades laborales, y los beneficios ambientales de una mejora de su desempeñopersonal;c) sus roles y responsabilidades para lograr el cumplimiento con la política y losprocedimientos ambientales, y con los requisitos del sistema de gestión ambiental,incluyendo los requisitos para la preparación y las respuestas antes situaciones deemergencias;d) las consecuencias potenciales del alejamiento de los procedimientos operativosespecificados.El personal que lleve a cabo tareas que puedan causar impactos ambientalessignificativos será competente sobre la base de educación, capacitación y/o experienciaapropiadas.
  • 38Puede ser útil a la organización tomar como ayuda el siguiente esquema:Etapas de un programa de entrenamientoIdentificación delas necesidadesde entrenamientoRequisitosregulatoriosPolítica, objetivos ymetasCriterios de losjefesAuditorías internasCalificadores decargosAccionespreventivas ycorrectivasDESARROLLO DE UN PLAN DE ENTRENAMIENTO DIRIGIDO AALTADIRECCIÓNTODOS LOSEMPLEADOSRESPONSABLESAMBIENTALESOTROS...Verificación de la conformidaddel programa de entrenamientocon los requisitos regulatoriosde la organizaciónENTRENAMIENTO A GRUPOS ESPECIALES DE EMPLEADOSDocumentación delentrenamiento recibidoEvaluación delentrenamiento recibidoModificaciones y enmiendas alprograma de entrenamiento
  • 39Esta labor de capacitación requiere disponer de un adecuado nivel de información.Por otra parte, en Cuba hay diversas organizaciones, además de algunas de lascitadas en el Anexo B de esta Guía, que ofertan servicios de consultoría en la esferaambiental, las cuales se relacionan en el Anexo C. Corresponde a cada organizaciónelegir para ella la mejor opción.El procedimiento para identificar las necesidades de capacitación a las que se refiereeste requisito puede incluir entrevistas, informes de los jefes de las unidadesorganizativas de la organización, o utilizar los comités o grupos de trabajo sobregestión ambiental que pudieran existir en la misma.Debe lograrse que todos los empleados de la organización conozcan como mínimola política ambiental, así como los objetivos y metas ambientales.El siguiente requisito de la norma NC-ISO 14001 es el referido a la comunicación.ComunicaciónEl requisito sobre comunicación aparece en el apartado 4.4.3 de la NC-ISO14001:Los procedimientos a que se refiere este requisito pueden incluir un diálogo con laspartes interesadas sobre los aspectos relevantes para la organización desde elpunto de vista ambiental. Las comunicaciones pueden llevarse a cabo asimismo através de llamadas telefónicas, buzones de quejas y sugerencias, informesperiódicos (por ejemplo, anuales), boletines, carteles, murales, artículos en laprensa, etc.NORMA NC-ISO 14001:4.4.3 ComunicaciónCon respecto a sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental, laorganización establecerá y mantendrá procedimientos para:a) la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización;b) recibir, documentar y responder a la comunicación pertinente de las partesinteresadas externas.La organización considerará procedimientos para la comunicación externa respecto desus aspectos ambientales significativos, y registrará su decisión.
  • 40Estos procedimientos deben también incluir las comunicaciones necesarias con lasautoridades públicas (por ejemplo, las UMA del territorio donde se encuentre laorganización) respecto a los planes de emergencia y otros aspectos relevantes.En resumen, la organización debe tener claro qué debe informar, a quién informar ycómo informar. A estos efectos, la norma NC-ISO 14004 ofrece ejemplos quepueden ayudar a la organización en la implementación de un sistema decomunicaciones internas y externas adecuado.La comunicación debe establecerse, siempre que sea posible, en dos sentidos. Laorganización debe informar e informarse sobre su desempeño ambiental, hacia ydesde sus empleados y socios, y las partes externas interesadas que comprendenlas autoridades ambientales, la población circundante, los clientes, los proveedores ysubcontratistas, los accionistas, los aseguradores y el público en general, entreotros.Puede concluirse que la organización debe:En aras de facilitar la exposición en la presente Guía, a continuación se tratan losdos próximos requisitos de la NC-ISO 14001, referidos ambos a la documentación.Documentación del sistema degestión ambiental y control dedocumentosEl requisito de la documentación del SGA se aborda en el apartado 4.4.4 de laNC-ISO 14001:Disponer de los procedimientospara las comunicaciones internasentre los diferentes niveles de laorganización y los que contemplenel recibo, y la respuesta a lascomunicaciones de las partesinteresadas externas.
  • 41Es recomendable para la organización, aunque la norma NC-ISO 14001 no lo exigeen todos los casos, que todo lo relacionado con el SGA esté escrito, especialmentelos procedimientos, entre otras razones, porque estos últimos constituyen la basefundamental para la realización de las auditorías ambientales internas, sirven comofuente valiosa de consulta y es útil para la capacitación y adiestramiento delpersonal.Es muy importante:El requisito del control de documentos se trata en el apartado 4.4.5 de la NC-ISO 14001:NORMA NC-ISO 14001:4.4.4 Documentación del sistema de gestión ambientalLa organización establecerá y mantendrá la información, en papel o en formatoelectrónico para:a) describir los elementos centrales del sistema de gestión ambiental y su interacción;b) proporcionar orientación para la documentación relacionada.Garantizar que toda la documen-tación sea legible, esté fechada(con fechas de revisión en unlugar visible), sea fácilmente iden-tificable, esté organizada y acce-sible para todos los interesados ysea conservada durante un tiempoespecificado.
  • 42Los procedimientos en particular deben cubrir, entre otros aspectos, los siguientes:✒localización de la documentación;✒comprobación, revisión y aprobación por el personal autorizado;✒disponibilidad de las versiones actualizadas en los puntos esenciales;✒eliminación de los documentos obsoletos de los puntos de edición y uso;✒creación y modificación de los documentos.Los documentos obsoletos pueden ser conservados para propósitos legales o paramantener los registros históricos sobre el desempeño del SGA.En todos los casos los documentos pueden estar en papel o soporte informático.La documentación del SGA puede estar integrada con documentos de otrossistemas implementados por la organización y no necesariamente tiene querecogerse en forma de un manual único.No obstante, aunque la norma NC-ISO 14001 no lo especifica, si la organizaciónopta por confeccionar un manual de gestión ambiental, se recomienda que elmismo siga la siguiente estructura:NORMA NC-ISO 14001:4.4.5 Control de documentosLa organización establecerá y mantendrá procedimientos para controlar todos losdocumentos requeridos por esta norma, para asegurar que:a) puedan ser localizados;b) sean periódicamente examinados, revisados cuando sea necesario y aprobados porel personal autorizado para su adecuación;c) las versiones vigentes de los documentos correspondientes estén disponibles entodos los puntos en los que se lleven a cabo operaciones esenciales para elfuncionamiento efectivo del sistema de gestión ambiental;d) los documentos obsoletos sean retirados rápidamente de todos los puntos de edicióny uso, o asegurarse que no ocurra su utilización no intencional;e) todos los documentos obsoletos retenidos con finalidades legales y/o depreservación de los conocimientos sean identificados convenientemente.La documentación será legible, fechada (con fechas de revisión) y fácilmenteidentificable, mantenida en forma ordenada y retenida por un periodo especificado. Seestablecerán y mantendrán procedimientos y responsabilidades concernientes a lacreación y modificación de los distintos tipos de documentos.
  • 43✏ Introducción de la organización.✏ Política ambiental.✏ Organigrama de responsabilidades.✏ Interrelación con otros sistemas.✏ Enfocado a los requisitos de la norma NC-ISO 14001.Dicho manual debe abarcar las condiciones normales y anormales defuncionamiento de la organización, los incidentes, accidentes y posibles situacionesde emergencia.La documentación puede incluir:✑ información sobre los procesos;✑ diagramas organizativos;✑ normas internas y procedimientos operacionales;✑ planes de emergencia del lugar.Si la organización posee un SGC implementado o en vías de implementación puedeutilizar el mismo procedimiento para el control de documentos, requiriéndosesolamente la ampliación del alcance del mismo al tema de la gestión ambiental.Como establece la norma NC-ISO 14001 este sistema de control de documentos nodebe ser complejo.Conviene enfatizar que la organización deberá:Asimismo es conveniente insistir en que:➨ Los documentos del SGA (política ambiental, objetivos y metas ambientales,programas de gestión ambiental, procedimientos operacionales, instrucciones deAsegurar que todos los proce-dimientos han sido implementa-dos de forma adecuada y que losimplicados en su conocimiento yaplicación están informados, do-minan las versiones vigentes delos mismos y además son capacesde demostrarlo.
  • 44trabajo) deben ser revisados y aprobados antes de circularlos a cualquierinstancia.➨ Asegurar que dichos documentos sean actualizados periódicamente y por laspersonas autorizadas.➨ Es conveniente que en cada documento se consigne el nombre de la personaque responde por su actualización, así como el autorizado para su distribución.➨ Se sugiere elaborar un lista de los documentos para su control, indicandoaquellos que deben ser numerados o codificados, pudiendo existir documentosno controlados para propósitos informativos.Control operacionalEl requisito sobre el control operacional aparece en el apartado 4.4.6 de la NC-ISO 14001, el cual establece:NORMA NC-ISO 14001:4.4.6 Control operacionalLa organización identificará aquellas operaciones y actividades que estén asociadascon los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política,objetivos y metas. Planificará estas actividades, incluyendo el mantenimiento, paraasegurar que se realizan de acuerdo con las condiciones especificadas, mediante lospuntos siguientes:a) establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situaciones en lasque su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, objetivos y metasambientales;b) estipular criterios operacionales en los procedimientos;c) establecer y mantener procedimientos relacionados con los aspectos ambientalessignificativos identificables de bienes y servicios utilizados por la organización, ycomunicar los procedimientos y requisitos pertinentes a los proveedores y contratistas.
  • 45Es conveniente tener en cuenta que si la organización posee un SGC de acuerdocon las normas NC-ISO 9000, el control operacional ambiental puede integrarseal control de procesos, que viene a ser su equivalente en materia de calidad.Los controles operacionales a que se refiere este requisito son los procedimientosque utiliza la organización para ejecutar sus actividades u operaciones de acuerdocon los requisitos especificados, como es el caso del procedimiento de operación deuna planta de tratamiento de residuales o de un electrofiltro para el control de lasemisiones atmosféricas.Si se tiene en cuenta, como plantea la norma NC-ISO 14001, que estos controlesoperacionales son los vinculados a los aspectos ambientales significativos, suidentificación por parte de la organización reviste una gran importancia.La norma NC-ISO 14004 en la ayuda práctica correspondiente a este requisitorelaciona algunas operaciones y actividades que puede considerar la organizacióncomo que contribuyen a sus impactos ambientales significativos y que esconveniente resumir a continuación:➽ investigación y desarrollo;➽ diseño e ingeniería;➽ compras;➽ contrataciones;➽ manipulación y almacenamiento de materias primas;➽ procesos de producción y mantenimiento;➽ laboratorios;➽ almacenamiento de productos;➽ transportación y distribución;➽ comercialización y publicidad;➽ servicio al cliente;➽ disposición, uso o reciclaje de productos;➽ adquisición, construcción o modificación de propiedades e instalaciones.La organización, en resumen, deberá:Tener identificadas y planificadasaquellas operaciones y activida-des asociadas a los aspectos am-bientales significativos, disponerde los procedimientos necesariospara ello y comunicarlos a pro-veedores y contratistas.
  • 46El próximo requisito del SGA está referido a la preparación y respuestas anteemergencias.Preparación y respuestas anteemergenciasEl requisito sobre preparación y respuestas ante emergencias aparece recogidoen el apartado 4.4.7 de la norma NC-ISO 14001:Al abordar el examen de este requisito, lo primero que debe preguntarse laorganización es si se encuentra preparada para enfrentar adecuadamente unasituación de emergencia ante condiciones anormales de operación, si conoce lasconsecuencias ambientales de una situación de este tipo, si sabe cómo mitigar susimpactos y si como parte de su programa de gestión ambiental se encuentrancontempladas las acciones correspondientes que deberían ejecutarse.La norma NC-ISO 14004 sugiere un conjunto de aspectos que pueden incluirse enlos planes de emergencia de la organización ante incidentes ambientales. Losprocedimientos y controles para poder dar respuesta a estas situaciones potencialesde emergencia y accidentes, deben incluir, cuando sea apropiado, la consideraciónde:➨ emisiones accidentales a la atmósfera;➨ descargas accidentales al agua y al suelo; y➨ efectos específicos al medio ambiente y al ecosistema producto de la ocurrenciade accidentes.NORMA NC-ISO 14001:4.4.7 Preparación y respuestas ante emergenciasLa organización establecerá y mantendrá procedimientos para identificar su potencialpara enfrentar y responder ante accidentes y situaciones de emergencia, y paraprevenir y mitigar los impactos ambientales que puedan estar asociados con ellos.La organización examinará y revisará, cuando sea necesario, sus procedimientos deprevención y respuesta ante emergencias, en particular después de que ocurranaccidentes o situaciones de emergencia.La organización también probará periódicamente tales procedimientos cuando ello seafactible.
  • 47Igualmente en estos procedimientos la organización debe:Es muy importante para la organización tener designada a la (o las) personaencargada de controlar una emergencia, así como su sustituto; y que ésta posea losconocimientos, habilidades y destreza necesarias para enfrentar de forma apropiadaun evento de esta naturaleza.Con este requisito se concluye el apartado 4.4 de la norma NC-ISO 14001 referentea la fase de IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN, por lo que corresponde abordar acontinuación la fase de VERIFICACIÓN Y ACCIONES CORRECTIVAS.Monitoreo y mediciónTomar en cuenta los incidentesque ocurran o puedan ocurrir co-mo consecuencia de condicionesanormales de operación y acciden-tes y situaciones de emergenciapotenciales.NORMA NC-ISO 14001:4.5 Verificación y acciones correctivas4.5.1 Monitoreo y mediciónLa organización establecerá y mantendrá procedimientos documentados para medir ymonitorear en forma periódica, las características claves de sus operaciones yactividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. Se incluiráel registro de la información para seguir el desempeño, los controles operacionalespertinentes y la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización.Se calibrará y mantendrá en buen estado el equipamiento de medición, y seconservarán los registros de esos procesos de acuerdo con los procedimientos de laorganización.La organización establecerá y mantendrá un procedimiento documentado para evaluarperiódicamente el cumplimiento de la legislación y las regulaciones ambientalespertinentes.
  • 48El requisito que trata sobre monitoreo y medición se contempla en el apartado4.5.1 de la norma NC-ISO 14001:El propósito de este requisito es medir los indicadores de desempeño paradeterminar cómo los programas ambientales puestos en práctica por la organizaciónestán cumpliendo las metas trazadas. Como podrá observarse la norma NC-ISO14001 establece que el sistema de monitoreo y medición debe incluir lascaracterísticas principales y controles operacionales relacionados con los impactosambientales significativos, así como el progreso alcanzado en el cumplimiento de losobjetivos y metas ambientales de la organización.Debe notarse que si bien las normas NC-ISO 9000 incluyen un conjunto detallado derequisitos referidos a la calibración, la NC-ISO 14001 sólo establece que los equiposde medición sean calibrados y mantenidos, y que los registros sean conservados.No ofrece otros detalles. Tampoco es explícita en lo referido a los requisitos para elcumplimiento de las regulaciones sobre el monitoreo.Por otra parte, la norma NC-ISO 14004 no ofrece “ayuda práctica” con respecto aeste requisito. Son estas las razones por las cuales se ha tratado de profundizar enel tratamiento de este requisito en la presente Guía.No obstante, en Cuba existen varias organizaciones que pueden brindar servicios deconsultoría y asesoría en materia de monitoreo y medición del desempeñoambiental. Algunas de ellas se relacionan en el Anexo C de esta Guía. Existeasimismo una red de laboratorios a los cuales se puede recurrir para gestionar laposibilidad de solucionar los problemas que debe resolver la organización para laimplementación de este requisito del SGA.El hecho de que en el texto de este requisito se exprese que la medición y elmonitoreo se realizarán “en forma periódica”, que la calibración se hará “de acuerdocon los procedimientos de la organización” y que la evaluación del cumplimiento dela legislación se hará mediante un “procedimiento documentado” y“periódicamente”, conduce a la organización a establecer procedimientos, procesosy cronogramas basados en sus propias necesidades internas.El establecimiento de un sistema de monitoreo y medición implica un conjunto depasos que pueden ordenarse y resumirse del siguiente modo:➲ Selección de indicadores.➲ Definición de responsabilidades.➲ Definición de los procedimientos documentados.➲ Definición de las necesidades de calibración.➲ Medición y monitoreo del desempeño ambiental.➲ Revisión de los indicadores.Así, el primer paso y uno de los más complejos para la organización es:
  • 49Hay que destacar que cada organización tiene sus propios procesos, actividades,productos y servicios, y consecuentemente tendrá un conjunto propio de indicadorespara medir su desempeño ambiental.A modo de información, la organización debe conocer que la norma ISO 14031,referida a la evaluación del desempeño ambiental, proporciona algunasindicaciones sobre el establecimiento de un sistema para la medición deldesempeño ambiental, dividiendo ésta en tres áreas generales: el sistema degestión, el sistema operacional y el estado del medio ambiente.La evaluación del SGA incluye las mediciones relativas al propio sistema,abarcando el progreso en el cumplimiento de los objetivos, la capacitación ycomunicación, y la distribución de recursos.Las mediciones sobre el sistema operacional comprenden las instalaciones ysistemas de la organización, como por ejemplo, uso de energía y materiales, gestiónde residuos, impactos de los suministradores, emisiones al aire, descargas al agua,etc.Las mediciones sobre el estado del medio ambiente comprenden la calidad delaire, el agua y el suelo, y sus impactos sobre los ecosistemas.Como puede observarse, a los efectos del monitoreo y medición del desempeñopropio de la organización, los dos primeros conjuntos de mediciones son los deinterés en este caso, y la ISO 14031 puede contribuir como documento de consulta aeste objetivo, sobre todo en la etapa inicial de análisis de los aspectos ambientalessignificativos.■ IndicadoresLa selección de los indicadores que deben ser monitoreados y medidos tendrán encuenta un conjunto de factores, tales como:❖ Política ambiental.❖ Objetivos y metas ambientales.❖ Aspectos ambientales significativos.❖ Requisitos regulatorios.❖ Controles operacionales.Todos ellos, aspectos ya abordados en la presente Guía. Por ejemplo, a partir delos requisitos para el control operacional, la organización puede determinar quéparámetros dentro de sus funciones necesitan ser controlados. Ellos a su vez estándirectamente relacionados con los aspectos ambientales significativos y con lapolítica, objetivos y metas ambientales.Determinar con precisión qué de-be ser monitoreado y medido porla organización.
  • 50Además, dado que los requisitos regulatorios fueron considerados ya de conjuntocon los aspectos e impactos significativos, su inclusión en el proceso de monitoreo ymedición queda asegurada por la organización. Asimismo, dado que las metas yafijadas deben ser cuantificables, la organización puede seleccionar los indicadoresde desempeño.Si se parte del hecho de que la organización no sólo deberá determinar qué medir,sino cómo medir, es conveniente asegurar que:❐ Se dispone (o se puede desarrollar) de un método confiable de medición.❐ El método producirá resultados repetibles.❐ La efectividad del costo de la medición respecto a la información que se obtendráes la adecuada.❐ El método, dentro de las alternativas posibles, es el menos costoso o el másconfiable, produciendo una información similar.■ ResponsabilidadesDado que la medición ambiental no necesariamente se efectúa como parte de lapráctica diaria de la organización, ésta debe de:■ ProcedimientosLos procedimientos documentados para medir el desempeño ambiental de laorganización deben definir claramente lo siguiente:▲ Qué indicadores serán monitoreados/medidos.▲ Cuál es la frecuencia del monitoreo/medición de cada indicador.▲ Quién es le responsable de hacerlo.▲ Cómo serán compilados y analizados los datos.▲ Cómo se informarán los resultados.Es conveniente que si la organización posee un SGC según las NC-ISO 9000aplicado a las mediciones de la calidad, éste puede hacerse extensivo a lasmediciones ambientales.Designar responsables específicospara ejecutar, analizar, compilar einformar los datos relacionadoscon el desempeño ambiental de laorganización.
  • 51CalibraciónEn el contexto del requisito de monitoreo y medición es recomendable para laorganización:Tanto el Anexo informativo de la norma NC-ISO 14001, como la NC-ISO 14004 danalgunas orientaciones en este sentido.En este caso debe entenderse la calibración como la medición que debe hacersepara determinar cuándo un equipo o instrumento está midiendo con la exactitudrequerida. Se persigue que estas mediciones sean confiables.La organización podrá hacer extensivo al monitoreo y medición ambientales,cualquier sistema de calibración que tenga implantado y funcione de maneraapropiada. Este pudiera ser el caso de algunas organizaciones con SGCimplantados según las NC-ISO 9000, o bien con programas para el mantenimientopreventivo.Si estas opciones no son posibles, es decir, si la organización no tiene un sistema decalibración formalmente implantado o no dispone del programa de mantenimientoapropiado, entonces deberá establecerse, sin otra alternativa, un programa, osistema de calibración, que contemple como mínimo los siguientes pasos:1. Identificar las mediciones que deben realizarse (aspecto ya abordadoanteriormente).2. Identificar los equipos, instrumentos, hardware y software que deben usarsepara cada medición, considerando medios de laboratorio, equipos del proceso,instrumentos convencionales, etc.3. Identificar los métodos de ensayo que deben utilizarse, definiendo cómo debehacerse cada medición en base a normas u otros procedimientos escritos.4. Determinar la exactitud y precisión requerida o deseada para cada medición.5. Determinar la exactitud y precisión posibles a alcanzar considerando lacapacidad del equipamiento y los métodos a utilizar.Tener un sistema de calibraciónimplantado para los equipos usa-dos en el monitoreo y medición deldesempeño ambiental.
  • 526. Comparar la exactitud y precisión deseada contra la posible y hacer loscambios que se requieran. Si la deseada es mayor que la posible, existen tresopciones: Mejorar los métodos o equipos alternativos para mejorar a su vez laconfiabilidad de los datos; aceptar las condiciones actuales posibles con lalimitante de que los datos son menos confiables y no deben ser usados comofactores primarios en decisiones críticas; y finalmente vías alternativas paraobtener la información necesaria usando mediciones diferentes.7. Definir los procedimientos de calibración. Pueden obedecer a normas u otrosdocumentos, incluyendo responsabilidades y frecuencias.8. Usar el sistema durante un tiempo apropiado para poder demostrar suefectividad para la organización.9. Conservar los registros en papel o soporte electrónico.10. Ejecutar las acciones correctivas necesarias si el equipo o instrumento seencuentra no apto para el uso. Aquí hay tres tipos de acciones: Ajustar o repararel equipo; examinar la validez de los datos y desde cuándo está el equipo noapto; y finalmente determinar por qué el equipo estuvo fuera de calibración ytomar las medidas preventivas necesarias.11. Mejorar el sistema según sea necesario, de acuerdo con la retroalimentacióny resultados de las mediciones y calibraciones.■ LegislaciónLa norma NC-ISO 14001 también plantea que la organización debe:El tamaño y complejidad del programa de monitoreo de la organización dependeráde la extensión de las regulaciones que les son aplicables y que ya han sidoidentificadas.La evaluación del cumplimiento de la legislación y las regulaciones ambientalespuede ser llevada a cabo por dos vías:➨ monitoreo continuo; y/o➨ auditorías periódicas.El monitoreo de los parámetros que resultan críticos a los efectos del cumplimientode la legislación, forman parte del programa de monitoreo y medición antes descrito.Estos parámetros pueden incluir efluentes, controles operacionales relacionadosdirectamente con las emisiones reguladas, y la composición de residuales.Evaluar periódicamente el cumpli-miento de la legislación y las regu-laciones ambientales pertinentes.
  • 53Estas auditorías periódicas (internas o externas) comparan el desempeño ambientalactual de la organización contra requisitos específicos (detallados) incluidos en lalegislación y otras regulaciones ambientales (por ejemplo, normas obligatorias).Incluyen por ejemplo, manipulación de residuos, descargas al agua, emisiones alaire, etc. De modo que este tipo de auditoría ambiental difiere de la auditoría delSGA que se aborda más adelante en la presente Guía. No obstante, sus etapas deejecución fundamentales son las mismas para todos los tipos de auditoríasambientales.DatosDe acuerdo con todo lo anterior ahora la organización ya ha determinado lasmediciones necesarias, ha establecido un sistema de calibración para asegurar lavalidez de los datos, ha evaluado el estado del cumplimiento de la legislación y lasregulaciones. ¿Qué hacer entonces con todos los datos e informaciones generadospor estas acciones?La norma NC-ISO 14001 no es muy explícita en este sentido. En primer lugar estainformación, que le permite a la organización tener el resultado de su desempeñoambiental, del estado de sus procedimientos operacionales, así como delcumplimiento de sus objetivos y metas ambientales, puede ser utilizada para vincularsu desempeño ambiental con el desempeño financiero.Por ejemplo, la organización puede calcular los beneficios y ahorros alcanzados enun período de tiempo dado, producto de la reducción de sus emisiones en unacuantía determinada. Sin un sistema adecuado de monitoreo y medición esto seríamuy difícil de lograr. Además, este sistema puede ayudar a prevenir la ocurrenciade fallas, incidentes o no conformidades con los objetivos y metas ambientales.De modo que es importante para la organización:Los datos de las mediciones pueden ser utilizados también para distribuir losrecursos e identificar las soluciones alternativas a aplicar en determinadas áreaspara el mejoramiento del desempeño ambiental de la organización.Vincular directamente el sistemade monitoreo y medición con elsistema de acciones preventivas,con el objetivo de utilizar los da-tos obtenidos y evitar fallas, inci-dentes o no conformidades am-bientales.
  • 54Igualmente los datos sobre el desempeño ambiental pueden ser muy útiles paramantener comunicaciones adecuadas tanto interna como externamente. Porejemplo, los empleados pueden conocer la marcha del SGA. Igualmente, lasautoridades ambientales, los funcionarios del CITMA, del MINSAP, del Gobiernolocal, la población circundante y otras partes interesadas pueden conocer losesfuerzos y resultados de la organización en el cumplimiento de su desempeñoambiental.No conformidades, acciones correc-tivas y preventivasEl requisito sobre las no conformidades, acciones correctivas y preventivas seaborda en el apartado 4.5.2 de la norma NC-ISO 14001, el cual establece:La norma NC-ISO 14004 ofrece cuatro elementos básicos que la organización debeincluir en el establecimiento y mantenimiento de los procedimientos para investigar ycorregir las no conformidades. Es recomendable que la organización aplique lasecuencia de pasos allí indicadas.La organización debe documentar los hallazgos, conclusiones y recomendacionesderivados del monitoreo, las auditorías y otras revisiones del SGA e identificar lasacciones correctivas y preventivas necesarias.Sólo habría que añadir que la organización debe:NORMA NC-ISO 14001:4.5.2 No conformidades, acciones correctivas y preventivasLa organización establecerá y mantendrá procedimientos para definir la responsabilidady la autoridad en el manejo y la investigación de las no conformidades, tomandomedidas para mitigar los impactos causados, y para iniciar y completar accionescorrectivas y preventivas.Cualquier acción correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de noconformidades reales o potenciales, será apropiada a la magnitud del problema yproporcional al impacto ambiental detectado.La organización implantará y registrará en los procedimientos documentados, todos loscambios que resulten de acciones correctivas y preventivas.
  • 55RegistrosEl requisito sobre los registros es objeto del apartado 4.5.3 de la NC-ISO 14001cuyo contenido es el siguiente:Los registros ambientales tienen una importancia vital, pues constituyen una de lasbases más importantes para demostrar la conformidad con los requisitos de lanorma NC-ISO 14001 y el estado del SGA.El Anexo A de la norma NC-ISO 14001 y la norma NC-ISO 14004 contienen listas deaspectos que deben comprender los registros como evidencia de la operacióncontinua del SGA. Dichos aspectos pueden agruparse en los referidos a la gestión,a la legislación y a la norma NC-ISO 14001.Bastaría sólo añadir que es conveniente:Asegurar que las acciones correc-tivas y preventivas han sido imple-mentadas y que existe un segui-miento sistemático para asegurarsu efectividad.NORMA NC-ISO 14001:4.5.3 RegistrosLa organización establecerá y mantendrá procedimientos para la identificación, elmantenimiento y la disposición de los registros ambientales. Estos registros incluirándatos relativos a la capacitación y los resultados de auditorías y revisiones.Los registros ambientales serán legibles, identificables y trazables hasta la actividad,producto o servicio involucrados. Los registros se archivarán y se mantendránactualizados de modo que se puedan recuperar de inmediato y que estén protegidoscontra daño, deterioro o pérdida. Se establecerá y se registrará el tiempo que seconservarán.Los registros se mantendrán, como sea más apropiado para el sistema y laorganización, para demostrar la conformidad con los requisitos de esta norma.
  • 56Auditorías del Sistema de GestiónAmbientalEl requisito referido a las auditorías del SGA aparece en el apartado 4.5.4 de lanorma NC-ISO 14001, el cual expresa:Como puede observarse los objetivos de las auditorías del SGA se encuentranreflejados en el propio texto del requisito. Las auditorías pueden ser realizadas porauditores internos y/o externos a la organización. En cualquier caso ellos debenadoptar una posición imparcial y objetiva y deben estar entrenados adecuadamente.La organización deberá:NORMA NC-ISO 14001:4.5.4 Auditorías del sistema de gestión ambientalLa organización establecerá y mantendrá uno o más programas y procedimientos pararealizar auditorías periódicas del sistema de gestión ambiental que permitan:a) determinar si el sistema de gestión ambiental:1) satisface las disposiciones planificadas por la gestión ambiental, incluyendo losrequisitos de esta norma;2) ha sido adecuadamente implantado y se mantiene;b) suministrar a la dirección información sobre los resultados de las auditorías.El programa de auditorías de la organización, incluyendo cualquier cronograma, sebasará en la importancia ambiental de la actividad involucrada y los resultados deauditorías anteriores. Para ser abarcadores, los procedimientos de auditoríascomprenderán el alcance, la frecuencia y la metodología de las auditorías, así como lasresponsabilidades y los requisitos para conducirlas e informar sus resultados.Fijar la frecuencia de auditorías según los tiposde operaciones, los impactos ambientalessignifi-cativos, los resultados del moni-toreo y lamedición y auditorías previas.
  • 57Los informes de la auditoría del SGA deben ser emitidos en correspondencia con lasfechas y requisitos del plan de auditoría trazado en la etapa de preparación de laauditoría.Las normas NC-ISO 14010, NC-ISO 14011 y NC-ISO 14012 contienenrespectivamente los principios generales de las auditorías ambientales, elprocedimiento para las auditorías de los SGA y los criterios de calificación de losauditores ambientales. Es recomendable que la organización las estudie.Conviene señalar que si la organización posee un SGC certificado según las NC-ISO9000, ella puede considerar la posibilidad de utilizar los auditores de la calidadcomo auditores ambientales, con la condición de que los primeros seanentrenados en los temas ambientales, ya que los principios que rigen a ambos tiposde auditorías son los mismos.La norma NC-ISO 14001, en su Anexo A, contiene un conjunto de aspectos quedeben ser abordados por el programa de auditoría, así como los procedimientosde auditoría.Es importante para la organización:Con este paso concluye la fase de IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN.Superar oportunamente las defi-ciencias encontradas en las audi-torías del SGA y documentar lasacciones que correspondan.Mantener los registros ambienta-les en un lugar que posea condi-ciones adecuadas de seguridad yconservación, y puedan ser ubica-dos fácilmente.
  • 58Revisión por la direcciónEn el apartado 4.6 de la norma NC-ISO 14001 aparece el requisito revisión por ladirección, el cual expresa:En el Anexo A de la norma NC-ISO 14001, así como en el apartado 4.5.2 de lanorma NC-ISO 14004 se resumen los elementos que deben comprender lasrevisiones por la dirección, así como algunas otras consideraciones que laorganización debe tener en cuenta para implementar este requisito. Esto puede sersuficiente para ayudar a la organización en dicho empeño.Es necesario además que se proceda a:NORMA NC-ISO 14001:4.6 Revisión por la direcciónA intervalos determinados, la más alta dirección de la organización revisará el sistemade gestión ambiental, de modo de asegurar su conveniencia, su adecuación y sueficacia continuas. El proceso de revisión por la dirección asegurará que se puedarecoger toda la información necesaria para permitir que la dirección lleve a cabo estaevaluación. La revisión será documentada.La revisión por la dirección considerará la posibilidad de que sea necesario hacermodificaciones en la política, los objetivos y otros elementos del sistema de gestiónambiental, a la luz de los resultados de la auditoría del sistema de gestión ambiental,cambios en la circunstancias y en el compromiso para el mejoramiento continuo.Implementar los resultados de larevisión por la dirección con elobjetivo de asegurar el mejora-miento continuo del desempeñoambiental de la organización.
  • 59Finalmente la organización debe estar preparada para llevar a cabo un procesoiterativo de aprendizaje derivado de las experiencias adquiridas durante el procesode Implementación del SGA, de sus propios aciertos y errores, y de los de otrasorganizaciones.