metodologia para la elaboración de manuales

1. Dirección General de Desarrollo Delegacional
Dirección General de Desarrollo Delegacional
Dirección de Planeación Estratégica
Dirección de Planeación Estratégica
Coordinación de Modernización Administrativa
Coordinación de Modernización Administrativa

2. Reunión informativa para la actualización del Manual Administrativo en
Reunión informativa para la actualización del Manual Administrativo en
su parte de Organización 2012
su parte de Organización 2012
Coordinación de
Modernización
Administrativa

3. Coordinación de IInnttrroodduucccciióónn
Modernización
Administrativa

4. IInnttrroodduucccciióónn
El Manual de Organización (MO) es el instrumento normativo que tiene el propósito de
describir de manera clara y precisa las características organizacionales de la
Delegación.
En el se presentan los fundamentos legales y administrativos, los instrumentos de
planeación como misión, visión y objetivos de la estructura orgánica; así como las
atribuciones y funciones de cada puesto.
El MO debe utilizarse como facilitador del aprendizaje organizacional en general, y de
la curva de aprendizaje individual en lo particular, por lo que es indispensable su
actualización ya que estos se derivan de la aplicación de un proceso rediseñado, de
procedimientos simplificados y de la supresión o creación de leyes y normas.
Es por ello que la Coordinación de Modernización Administrativa tiene como objetivo el
informar a ustedes los procesos de actualización con el fin de dar cumplimiento a la
“Circular para el control y evaluación de la gestión pública; el desarrollo,
modernización, innovación y simplificación administrativa, y la atención
ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal” y lograr una imagen
de organización que refleje la realidad.
Coordinación de
Modernización
Administrativa

5. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa

6. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
Metodología para la Elaboración de Manuales de
Organización de acuerdo a la Guía para la Elaboración de
Manuales de Organización del Gobierno del Distrito Federal.
La elaboración del Manual de Organización consta de un análisis
en dos etapas:
1 era Etapa:
Se revisan las atribuciones a partir de una
estructura dictaminada generando una imagen
preliminar que deberá tomar la delegación

7. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
Descripción de los pasos a seguir con la intención de no perder la
lógica secuencial.
1.-Realizar un estudio minucioso del Marco Jurídico que da
forma a la esfera de atribuciones de este Órgano Político
Administrativo.
• Identificar las atribuciones y/u obligaciones del mismo.
• Obtener una imagen general del número de unidades
administrativas con las que cuenta la Dirección.
Lo anterior, bajo la lógica preliminar de una unidad administrativa por
cada atribución asignada.

8. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
2.- Agrupar las atribuciones de la Dirección de acuerdo con
su afinidad y/o complementariedad.
Ejemplo:
Agrupar las atribuciones de autorización de diferentes tipos de
permisos en una misma Unidad Administrativa.
Este proceso de agrupamiento definirá el grado de control que
podrá alcanzar la Dirección General.

9. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
3.- Misión.
Debe de estar redactada de tal manera que construya un vinculo
entre la misión del Jefe inmediato y del personal que tiene
adscrito.
I.Producto que elabora.
¿Qué?
Producto que elabora
Elaborar, integrar y gestionar el
registro y publicación del Manual de
Organización y de procedimientos.

10. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
II.- Necesidad organizacional que atiende.
¿Para qué?
Necesidad organizacional que atiende
Para contar con un instrumento dinámico,
accesible y eficaz que permita establecer las
formas básicas de organización y funcionamiento

11. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
III.- Cliente principal.
¿Para quién?
Cliente principal
de las unidades administrativas de esta
delegación.

12. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
Misión
Elaborar, integrar y gestionar el registro y publicación del
Manual de Organización y de procedimientos para
contar con un instrumento dinámico, accesible y eficaz
que permita establecer las formas básicas de
organización y funcionamiento de las unidades
administrativas de esta delegación.

13. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
4.- Objetivos.
Los objetivos del puesto deben estar elaborados con base a
la misión del mismo puesto así como la misión y objetivos
del ente público.
“Las causas se pueden convertir en objetivos”
Los objetivos nos dicen como llegar a la misión

14. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
Claridad.- Deben estar definidos de tal forma que no
quede duda de que es lo que se debe lograr.
Motivación.- deben plantear un reto para el ocupante del
puesto.
Cuantificables.-
Deben permitir su control y evaluación en un
horizonte de tiempo para poder determinar
su cumplimiento con precisión y objetividad.
Coherencia.-
Deben estar alineados con la misión del
mismo puesto, con la descripción de su jefe
inmediato y con los objetivos de la
institución.
Realistas.- Deben ser factibles.

15. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
I.-Meta Deberá describir explícitamente la cantidad y
la calidad del producto.
II.-Producto
Deberá coincidir, por lo menos parcialmente
con la descripción del producto planteado en
la misión.
De tal manera que sea clara la forma en que
la consecución de los objetivos garantizara el
alcance de la misión del puesto.
III.-Temporalidad
Deberá especificar el periodo en el que se
deberá alcanzar el monto requerido del
producto que elabora.

16. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
Calidad y cantidad
Meta
Elaborar, integrar,
gestionar el registro y
publicación
oportunamente
¿Qué?
Producto
el Manual de
Organización y
Procedimientos
¿Cuánto tiempo?
Temporalidad
en un tiempo no
mayor de 60 días
naturales
Objetivo:
Elaborar, integrar y gestionar el registro y publicación
oportunamente de el Manual de Organización y Procedimientos
en un tiempo no mayor de 60 días naturales.

17. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
5.- Funciones.
Las funciones son el conjunto de actividades y tareas realizadas
por una persona para alcanzar los objetivos y la misión del
puesto que ocupa. Así mismo las funciones se deberán derivar
de las atribuciones del ente público y estar de acuerdo con la
misión y los objetivos del mismo.
Las atribuciones
Se desagregan en funciones para los
del titular
puestos directivos.
Funciones de
directivos
Se desagregan en funciones para sus
subalternos de mandos medios.
Funciones de
subalternos de
mandos medios
Se desagregan en actividades para el
personal operativo; que se deberán
considerar como funciones.

18. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
II.-Actividad
específica
Es la descripción explícita de la actividad que
se realiza, seguir con el mismo ejemplo “Las
reuniones de trabajo con las unidades
administrativos de la demarcación”, que
podría complementarse con los verbos
Coordinar, Programar, y Realizar, el
primero de ellos se refiere a un puesto
directivo, el segundo y tercero a mandos
medios e inferiores respectivamente.
I.Verbo activo
Deberán redactarse en tiempo infinitivo y
expresar la función que realiza el puesto en
términos de una actividad especifica
(Planear).

19. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
III.-Propósito
Deberán especificar el motivo final por el
cual se realiza la función. Este propósito
deberá crear un vínculo claro entre las
funciones y los objetivos del puesto.
I.-Verbo activo II.- Act.
Especifica III.- ¿Para qué?
Planear
Las reuniones de
trabajo con las
unidades
administrativas de
la demarcación.
“Con la finalidad de
integrar el manual
administrativo en los
tiempos establecidos”
Función:
“Planear las reuniones de trabajo con las unidades
administrativas de la demarcación con la finalidad de integrar el
manual administrativo en los tiempos establecidos”

20. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
Directivos
Administrar
Asegurar
Autorizar
Controlar
Coordinar
Determinar
Dirigir
Establecer
Expedir
Evaluar
Planear
Mandos Medios
Administrar
Aprobar
Asegurar
Asesorar
Asignar
Analizar
Auditar
Autorizar
Comunicar
Consolidar
Controlar
Coordinar
Desarrollar
Determinar
Diseñar
Distribuir
Elaborar
Estudiar
Evaluar
Examinar
Expedir
Facilitar
Firmar
Formular
Inspeccionar
Instalar
Interpretar
Planear
Programar
Proporcionar
Recomendar
Representar
Revisar
Supervisar
Verificar
Mandos Inferiores
Acumular
Almacenar
Analizar
Asegurar
Calcular
Calificar
Compilar
Comprobar
Comunicar
Consolidar
Ejecutar
Entrevistar
Estudiar
Gestionar
Informar
Instalar
Obtener
Operar
Presentar
Producir
Programar
Proporcionar
Realizar
Recabar
Registrar
Seguir

21. MMeettooddoollooggííaa
Coordinación de
Modernización
Administrativa
Verbo Activo Actividad Específica Propósito Nivel
Coordinar
Las reuniones de trabajo
con las unidades
administrativas de la
demarcación.
Con la finalidad de
integrar el manual
administrativo en
los tiempos
establecidos
Directivo
Programar
Las reuniones de trabajo
con las unidades
administrativas de la
demarcación.
Con la finalidad de
integrar el manual
administrativo en
los tiempos
establecidos
Mando Medio
Realizar
Las reuniones de trabajo con
las unidades administrativas
de la demarcación.
Para facilitar la
integración del
Manual
Administrativo en
los tiempos
establecidos
Operativo

22. Coordinación de
Modernización
Administrativa
Esperamos que halla sido de su agrado
agradeciendo su presencia y atención

23. DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO DELEGACIONAL
ALFONSO A. ZÚÑIGA JIMÉNEZ
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA
ANDRÉS MARTÍN GUZMÁN CASTILLO
COORDINACIÓN DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
FRIDA MÉNDEZ FERNÁNDEZ
GRACIAS
REALIZADORES
ZULEMA CISNEROS CORTES
DANIEL HERNANDEZ DE LA CRUZ
MARTHA PATRICIA CORIA VAZQUEZ
JOSE ANTONIO SANTOS RIVIELLO
JORGE ALBERTO MUÑOZ CEPEDA
FELIPE FABELA ALVAREZ