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DokCRM for banking overview v1.3 (PDF) DokCRM for banking overview v1.3 (PDF) Document Transcript

  • PAPERLESSGiugno, 2010 DokCRM for banking L’approccio paperless ai processi finanziari v.1.3
  • PaperlessIL CONTESTO .................................................................................................................................. 2 LA RISPOSTA KLEVER: DOCUMENTUM + DOKCRM FOR BANKING ............................................................................................................... 3 Documentum ........................................................................................................................................................................................... 3 DokCRM for banking ........................................................................................................................................................................... 3DOKCRM FOR BANKING OVERVIEW ............................................................................................ 5 DOKCRM E L’INTEGRAZIONE CON SISTEMI ESTERNI ....................................................................................................................................... 5 DOKCRM E LA DIGITALIZZAZIONE DEL CARTACEO ......................................................................................................................................... 6 DOKCRM E LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI ......................................................................................................................................... 6 DOKCRM E LA MAPPATURA DEI PROCESSI ..................................................................................................................................................... 7 DOKCRM E LA SICUREZZA ............................................................................................................................................................................. 8 Notice: This document contains information proprietary to KLever. Do not copy or distribute this document withoutthe express written consent of KLever, except as required to facilitate your evaluation of this offer.All brand and product names presented herein are trademarks or registered trademarks of their respective holdersand should be noted as such. Pagina 1
  • PaperlessPaperlessIL CONTESTONell’attuale contesto economico-finanziario una delle più importanti sfide che le Organizzazioni devonoaffrontare è la ricerca continua di efficacia ed efficienza nei propri processi caratteristici.Tali obiettivi di efficacia ed efficienza possono essere raggiunti solo attraverso l’ottimizzazione dei processiproduttivi primari e di quelli processi di supporto.Il processo di gestione dei documenti e dei flussi di lavoro correlati rappresenta il più rilevante ed onerosotra i processi di supporto perché coinvolge profondamente e trasversalmente l’intera Organizzazione. Inparticolare il settore finanziario-assicuratico è uno tra i comparti produttivi più legati alla gestionecartacea dei documenti con forti impatti su tutte le voci di costo inerenti la gestione logistica,l’archiviazione, la ricerca.Si stima che il volume dei documenti e più in generale contenuti non strutturati stia crescendo a livelloesponenziale in tutte le Organizzazioni, con una percentuale compresa tra il 65% e il 200% allanno, aseconda del settore. Le organizzazioni sono sommerse dai contenuti, incapaci di attribuirne unaclassificazione efficace, nonché di comprendere se un determinato contenuto è realmente importanteoppure se sta semplicemente ostruendo le arterie dei file system utilizzati.Le organizzazioni inoltre non sono in grado di affermare con certezza se utilizzano la versione piùaggiornata dei contenuti in loro possesso, né tantomeno sono in grado di sapere chi controlla questocontenuto o chi ne ha accesso. Sono incapaci di verificare il ciclo di vita di un determinato contenuto e dicollegarlo a un processo aziendale. Lo stesso contenuto può essere utilizzato in diversi contesti e non esistealcuna possibilità di valutare le ripercussioni risultanti dallesecuzione di eventuali modifiche.Agire sull’ottimizzazione della gestione dei processi e dei documenti porta a rilevanti miglioramentidell’efficacia e dell’efficienza delle Organizzazioni:  Incremento dei livelli di qualità dei prodotti e dei processi, attraverso ad un approccio paperless;  Maggiore flessibilità nel modello organizzativo che si libera da vincoli legati alla gestione fisica della carta in differenti locazioni geografiche;  Eliminazione delle problematiche legate alla gestione degli archivi cartacei attraverso la conservazione sostitutiva;  Armonizzazione e unificazione della gestione della documentazione: archiviazione elettronica, standard di classificazione condivisi; Pagina 2
  • PaperlessLa risposta Klever: Documentum + DokCRM for banking La risposta Klever alla ricerca di efficacia ed efficienza nei processi documentali si basa sull’adozione della piattaforma tecnologica EMC | Documentum e sull’utilizzo di DokCRM come accelleratore per lo sviluppo delle Composite Content Application1.DocumentumEMC|Documentum è una piattaforma totalmenteunificata di gestione dei contenuti aziendali (ECM).Documentum si inserisce fluidamente in qualsiasiinfrastruttura IT esistente e può essere personalizzatoed esteso per far fronte ai requisiti di grandi aziende.Documentum è rinomato per la sua scalabilità e per lasicurezza senza confronti che offre per lambiente deicontenuti.Documentum consente di automatizzare e gestirelintero ciclo di vita dei documenti, dallacquisizionealla creazione, passando per lapprovazione elarchiviazione. E’ possibile acquisire e archiviare tuttii tipi di documenti allinterno di un unico repository,gestirli in modo sicuro attraverso un accesso basatosu browser, utilizzare gli strumenti per il workflow,controllare i processi aziendali ed eseguire FIGURA 1 | EMC DOCUMENTUMfunzionalità di annotazione e ricerca.Le componenti architetturali di Documentum, tutte fruibili come servizi in perfetta visione SOA, sono:  Content Services: per la gestione e trasformazione dei contenuti  Process Services: per la modellazione dei processi documentali e non  Repository Services: per la gestione della persistenza dei contenuti secondo policy e normative  Integration Services: per la distribuzione multicanale dei contenuti e l’integrazione di contenuti provenienti da sistemi esterni. Per una descrizione estesa delle caratteristiche e funzionalità di base di EMC | Documentum si rimanda a www.emc.com.DokCRM for banking DokCRM e un framework nativamente integrato nella piattaforma Documentum che mette a disposizione un modello dati e una librearia di processi già orientati allete tipiche tematiche del mondo finanziario. DokCRM e Documentum costituiscono la spina dorsale di una serie di progetti realizzati da Klever su clienti quali Barclays, Unicredi Leasing, SEC Servizi, CheBanca. 1 Composit Content Application (CCA) Categoria applicativa coniata da Garnter Group per definire applicazione suprocessii verticali abilitate alla gestione di documenti e contenuti non strutturati. Pagina 3
  • Paperless La piattaforma DokCRM mette a disposizione: - Un’interfaccia web per il caricamento, consultazione ed esibizione a norma dei documenti da parte degli utenti finali, debitamente profilati. Disponibile sia in versione HTML che Flex ad alte prestazioni; - Un’interfaccia web per l’amministrazione (gestione utenti e profili, definizione delle classi documentali e dei flussi, etc.) - Un set di WebServices per l’integrazione con le applicazioni legacy. Inoltre la piattaforma DokCRM è nativamente integrata: - con i servizi di certificazione InfoCert (apposizione di firma digitale o di marca temporale), utilizzabili all’interno dei flussi. - con il sistema di conservazione LegalDoc che garantisce al conservazione a norma dei documenti archiviati secondo le opportune policy. Per delega contrattuale, la responsabilità della conservazione potrà essere demandata al Fornitore.L’architettura e le componenti di DokCRM sono invece descritte nel capitolo seguente Pagina 4
  • PaperlessDOKCRM FOR BANKING OVERVIEWIl framework di DokCRM è costituito da tre layer principali:  DokCRM Orchestrator che gestisce l’interazione con i sistemi esterni in ottica SOA  DokCRM Core racchiude le logich di business del sistema, interagisce con Documentum Content Server e integra Jboss Jrules (già Drools) per l’esecuzione di business rules  Documentum Content Server è il layer nativo Documentum esteso dalla presenza di un data model che descrive le tipiche relazioni documentali del mondo finanziario (customer-operation- dossier) e da una libreria di processi standard Capture Legacy Web App App DocBank Framework  Events & DocBank Orchestrator Bank LegacyServices Apps DocBank Core DocBank SOA Business Rules  Core functionality, Documentum Content Server  Process & Data Model Figura 2 | DokCRM FrameworkDokCRM e l’integrazione con sistemi esterniLe applicazioni legacy già presenti DocBank Orchestrator  Events & Servicesnell’Organizzazione possono dialogare conDokCRM in logica SOA attraverso DokCRM • Publish docBank process event • WORKFLOW_STARTED, WORKFLOW_COMPLETEDOrchestrator. I Servizi e gli Eventi gestiti da • • DOSSIER_CHANGE, BUSINESSSTATE_CHANGE Events • CHECKLIST_CHANGE, CHECKLIST_COMPLETED DOC_PUBLISHEDDolCRM Orchestrator sono elencati in • Subscribe LegacyApp event • <custom message defined by legacy app>Figura 3 | Orchestrator.La ricerca e la visualizzazione di documenti • Expose docBank WebServices(o di strutture di relazione complesse) da • CreateDoc, UpdateDoc, DeleteDoc. getDoc, getDocVersion, UpdateDocRelationsparte di applicazioni e servizi esterni è Services • • GetDocByDossier, GetDocByOperation, GetDocByCustomer GetDossierByCustomer, GetOperationByCustomer, •facilmente realizzabile tramite l’invocazione CreateCheckList, GetCheckList, EvaluateCheckList, UpdateCheckListdei dokCRM WebServices. FIGURA 3 | ORCHESTRATOR Pagina 5
  • PaperlessDokCRM e la digitalizzazione del cartaceoDokCRM è configurabile secondo due differenti modalità di digitalizzazione dei documenti (documentcapture): - Transazionale: cattura governata direttamente dal front office tramite un apposito client di scansione (DokCRM ScanClient) o tramite intragrazione delle funzionalità di scansione ed indicizzazione nelle applicazioni esistenti. - Batch: grazie alle funzionalità delle piattaforme Captiva InputAccel e Kofax Capture un backoffice specializzato è in grado di scansionare e indicizzare grandi quantità di documenti cartacei. Sono gestibili sia flussi documentali cartacei che documentazione ricevuta via fax o posta elettronica.DokCRM e la classificazione dei documentiI criteri generali di classificazione dei documenti utilizzati nei processi finanziari sono facilmenti soddisfattitramite i DokCRM Objects. I DokCRM Objects estendono gli oggetti base del repository Documentum(documenti e folder) offrendo una struttura di relazioni molti-a-molti che ripropone la classica catenaCliente – Operazione – Dossier all’interno della quale possono essere collocati i documenti (attach) o formestrutturate di contenuti (checklist, eForm, eMail) Documentum DocBank Objects I gruppi, le tipologie e le sottotipologie documentali specifiche di ciascuna Containers Composer struttura organizzativa sono censiti e descritti dalla DokCRM Base Entity e Customer Documents messe in relazione con gli eventuali Operation processi di gestione tramite le DokCRM Attach CheckList Email Xf orm Dossier Rules. DocBank DocBank Rules La configurazione e estensione dei DokCRM Objects è realizzato con il tool DocComposing di amministrazione standard Composer Taxonomies CheckLists Activations Rules Documentum Composer, mentre un estensione di quest’ultimo denominata DocBank Base Entity DokCRM Composer consente Products DocTypes l’amministrazione di Base Entyty e Rule Document & Operations & ProductGroups DocTypesGroup Templates (Figura 4 | Composer) FIGURA 4 | COMPOSER Pagina 6
  • PaperlessDokCRM e la mappatura dei processiDokCRM fa leva sulle funzionalità di Documentum Business Process Manager per facilitare ed accelerare lacreazione di processi documentali paperless. Documentum Process Designer consente di modellare igraficamente il processo utilizzando una serie di Activity Template predefiniti.Le Activity Template di Documentum sono estese da una serie di Activity specifiche di DokCRM:  Event Activities (MessageInbound, MessageOutbound): per l’interazione con gli eventi asincroni di DokCRM Orchestrator  WebService Activities (WebService Inbound, WebService Outbound): per l’interazione con gli eventi sincroni di DokCRM Orchestrator  Core Activities (Change Business State, Checklist Evaluate, PublishDocument): per l’integrazione delle funzionalità core di DokCRM all’interno di specifici processiIn aggiunta alla Activity custom,DokCRM fornisce anche la ProcessLibrary, una libreria di processipredefiniti che consente diassemblare velocemente workflowpiù complessi utilizzandosottoprocessi specializzati. Iprocessi inclusi nella ProcessLibrary sono il fruttodell’esperienza maturata da Klevernella realizzazione di soluzioni diautomazione in diversi istitutibancari e sono realizzatienucleando una serie di attività FIGURA 5 | BUSINESS PROCESS DESIGNERstandard e generalizzabili daprocessi verticali.I principali Process Template disponibili nella Process Library sono:  Digitalizzazione con verifica checklist  Richiesta di documentazione aggiuntiva da checklist  Approvazione sequenziale  Approvazione parallela  Integrazione attori esterni via FTP  Generazione contratti  Firma e Conservazione sostitutivaNaturalmente differenti Strutture Organizzative e differenti tipologie di prodotti e forme tecniche possonorichiedere processi di gestione della documentazione differenti. DokCRM Composer consente di specificaretramite regole l’associazione fra eventi di business (fatti) e processi DokCRM. Pagina 7
  • PaperlessNella Figura 6 | Business rule editor, ad esempio, per un Dossier associato alla productCategory“BankAccount” e al businessState “Open” viene definito uno specifico set di step di attivazione (Activation)comprendente il tipo di check list da utilizzare (BankAccount), la policy di retention opportuna(wmb_bankaccount_policy) e il processo principale da inizializzare per la gestione del prodotto(wmb_bankaccount_process). FIGURA 6 | BUSINESS RULE EDITORDokCRM e la sicurezzaDocumentum prevede modelli distinti per la gestione dei processi di autenticazione ed autorizzazione.I processi di autenticazione supportati comprendono:  Autenticazione tramite single sign on con l’utenza del sistema operativo  Autenticazione tramite plug-in specifici (strong autentication)  Autenticazione tramite LDAPI processi di autorizzazione sono invece governati dalle security permission associate a ciascun oggetto delrepository Documentum. Ci sono sette livelli di accesso agli oggetti che vanno da “nessun accesso” alpermesso di cancellazione dell’oggetto dal repository. I permessi associati a ciascun oggetto del repositorysono elencati nella sua Access Control List. Per poter accedere ad un oggetto del repository l’utente deveessere inserito (singolarmente, per appartenenza ad un gruppo o per ruolo specifico) all’interno dellaspecifica ACL.Come accade tipicamente in tutti i sistemi enterprise le regole di accesso (autorizzazioni) sono spessodemandata a sistemi esterni (LDAP o altri sistemi di directory). Per gestire l’integrazione fra directoryesterne e le secuirty permission di Documentum, DokCRM mette a disposizione una serie di regole dimapping che consentono di associare dinamicamente –al momento dell’autenticazione- le autorizzazioniesterne a set di ACL/membership opportune. Pagina 8