Aan de slag met uw schoolarchief! SIMULATIE
Stappenplan: 5 stappen <ul><li>VERZAMELEN  van archiefmateriaal </li></ul><ul><li>VASTPAKKEN  en  BESCHRIJVEN  van de arch...
1. VERZAMELEN van archiefmateriaal
<ul><li>Bewaar uw archief op  1 centrale plaats  in de school </li></ul><ul><li>Maak  afspraken  betreffende het regelmati...
2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken
<ul><li>Stukken  vastpakken  zoals je ze aantreft </li></ul><ul><li>Nummeren : elk stuk één uniek nummer </li></ul><ul><li...
Redactionele vorm <ul><li>Welk  SOORT  archiefstuk is het? </li></ul><ul><li>Algemeen : </li></ul><ul><ul><li>Stuk(ken)   ...
Voorbeelden: redactionele vorm <ul><li>111.  Stukken betreffende  de betaling van de wedden van het  </li></ul><ul><li>ond...
Register Dossier
Inhoudsbeschrijving <ul><li>WAAROVER  handelt het archiefstuk?   </li></ul><ul><ul><li>Wie : Welke personen/instellingen z...
Voorbeelden: inhoudsbeschrijving <ul><li>324.   Dossier betreffende  de aangifte van oorlogsschade aan de  schoolgebouwen ...
<ul><li>Eén archiefstuk kan soms door  meerdere archiefvormers  (personen/instellingen) zijn opgemaakt    meerdere beschr...
<ul><ul><li>Voorbeeld </li></ul></ul><ul><ul><li>Ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen.  <...
Datering <ul><li>WANNEER  werd archiefstuk  OPGEMAAKT ? </li></ul><ul><ul><li>Niet altijd hetzelfde als de periode waarove...
Voorbeelden: datering <ul><li>Omzendbrief van het Ministerie van Openbaar Onderwijs betreffende het groeiend aantal bombar...
Materiële vorm Stuk(ken):  1 tot 5 stukken > 5 stukken Los archiefmateriaal  (brieven, aktes, reglement, minuten, plannen ...
<ul><li>17. Reglement voor het huishoudpersoneel.  </li></ul><ul><li>1850. 1 stuk </li></ul><ul><li>85. Programma’s van de...
3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken
<ul><li>Originele verpakking verwijderen </li></ul><ul><ul><li>Bv. plastic mapjes, ringmappen, papieren mappen of omslagen...
Ongeschoond dossier Geschoond dossier
Zuurvrije map Zuurvrije doos <ul><li>HERVERPAKKEN  in en  NUMMEREN  van  zuurvrije archiefmappen en –dozen </li></ul><ul><...
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Voorlopig resultaat <ul><li>Volledige archief is beschreven </li></ul><ul><ul><li>Genummerde lijst met beschrijvingen </li...
4. ORDENEN  van de archiefbeschrijvingen
ORDENEN  per archiefvormer Schoolarchief Inrichtende macht (Culturele)  verenigingen  van  oud-leerlingen  en -leraars PMS...
<ul><li>Rangschikken per  ARCHIEFVORMER  en per  FUNCTIE </li></ul><ul><ul><li>Archiefvormers:  inrichtende macht, scho(o)...
<ul><li>Praktisch </li></ul><ul><ul><li>Maak de archieflijst op in Word of ander tekstverwerkingsprogramma </li></ul></ul>...
<ul><ul><li>Hulp bij ordening in archiefschema te verkrijgen bij Pavlo(e) </li></ul></ul><ul><ul><li>Voorbeeld </li></ul><...
<ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.1. Financieel beheer </li></ul><ul><ul><ul><li>2.1.1. Algemeen </li><...
5.  AFWERKEN  van de inventaris
Optionele afwerking <ul><li>Schrijven van een  inleiding  (vooraan): </li></ul><ul><ul><li>Geschiedenis van de school, sch...
Omnummering <ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.1. Financieel beheer </li></ul><ul><ul><ul><li>2.1.1. Alg...
<ul><li>Voordeel  van het archief  niet  om te nummeren </li></ul><ul><ul><li>Tijdsbesparend </li></ul></ul><ul><ul><ul><l...
Aan de slag met uw schoolarchief!
5 stappen <ul><li>Elk groepje 1 mapje met 10 archiefstukken </li></ul><ul><li>Maak in groep een lijst van genummerde 10 ar...
Archiefstuk 10
Archiefstuk 10 10. Register van uitgaande    briefwisseling van de   directie van het Sint-   Jozefsinstituut.   1939-1944...
Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>I. Organisatie en bestuur </li></ul><ul><li>1.1....
Archiefstuk 24
Archiefstuk 24 <ul><li>Reglement van het Sint- </li></ul><ul><li>Jozefsinstituut. </li></ul><ul><li>1922 1 stuk   </li></ul>
Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>I. Organisatie en bestuur </li></ul><ul><li>1.3 ...
Archiefstuk 53
Archiefstuk 53 53. Kasboek van inkomsten en uitgaven van  het Sint-Jozefsinstituut. 1853-1876    1 deel
Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.2 B...
Archiefstuk 45
Archiefstuk 45 45. Klimop, contactblad van het  Sint-Jozefsinstituut.  1947-1950  7 stukken
Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.5 P...
Archiefstuk 113
Archiefstuk 113 113. Leerlingenregister van het  Sint-Jozefsinstituut. 1892-1893  1 deel
Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>III. Onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.1 Admini...
Archiefstuk 5
Archiefstuk 5 5. Brief van de bisschop van Gent  aan de superior van het Klein  Seminarie met een klacht over  de weinige ...
Archiefschema <ul><li>KLEIN SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>I. Organisatie en bestuur </li></ul><ul><li>1.1 Algem...
Archiefstuk 36
Archiefstuk 36 36. Register van onkosten  gemaakt door de leerlingen  van het Klein Seminarie. 1879-1940  1 deel
Archiefschema <ul><li>KLEIN SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.1 Boekho...
Archiefstuk 553
Archiefstuk 553 553. Blanco lidkaart van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt  Ontvangen, opgericht in het Sint-Jozef...
Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>IV. Verenigingen verbonden aan de school <...
Archiefstuk 71
Archiefstuk 71 71. Personeelsdossier Jozef  Edgar Dedecker. 1949-1959  1 omslag
Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li...
Archiefstuk 48
Archiefstuk 88
Archiefstuk 88 88. Plattegrond van de  schoolgebouwen van  het Sint-Jozef-Klein- Seminarie te Sint- Niklaas 1846  1 stuk
Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li...
Archiefstuk 64
Archiefstuk 48 <ul><li>48.  Prospectus van het Sint </li></ul><ul><li>Jozefsinstituut te Sint- </li></ul><ul><li>Denijs-We...
Archiefschema <ul><li>ARCHIEF ZONDER DUIDELIJK VERBAND  </li></ul><ul><li>MET DE SCHOOL </li></ul><ul><li>Prospectus van h...
Archiefstuk 64 <ul><li>Palmares van de moderne humaniora van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie. </li></ul><ul><li>1955-1956  ...
Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>III. Onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.2 ...
Archiefstuk 109
Archiefstuk 109 109. Cursus analytische  meetkunde van  P. De Bruyn, leraar  aan het Sint-Jozefs- instituut z.d.  1 deel
Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>III. Onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.2 Pedago...
Archiefstuk 195
Archiefstuk 195 <ul><li>Menukaart van de feestviering ter  </li></ul><ul><li>gelegenheid van het 50-jarig  </li></ul><ul><...
Archiefschema <ul><li>III. Onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.2 Buitengewone scolaire activiteiten </li></ul><ul><li>3.2.1...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Powerpoint Inventarisatie Schoolarchief

1,436 views
1,329 views

Published on

Published in: Education, Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,436
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
17
Actions
Shares
0
Downloads
13
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Powerpoint Inventarisatie Schoolarchief

  1. 1. Aan de slag met uw schoolarchief! SIMULATIE
  2. 2. Stappenplan: 5 stappen <ul><li>VERZAMELEN van archiefmateriaal </li></ul><ul><li>VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken </li></ul><ul><li>HERVERPAKKEN van de archiefstukken en NUMMEREN van de archiefmappen en – dozen </li></ul><ul><li>ORDENEN van de archiefbeschrijvingen </li></ul><ul><li>AFWERKEN van de inventaris </li></ul>
  3. 3. 1. VERZAMELEN van archiefmateriaal
  4. 4. <ul><li>Bewaar uw archief op 1 centrale plaats in de school </li></ul><ul><li>Maak afspraken betreffende het regelmatig overdragen van documenten naar het archief </li></ul><ul><ul><li>Vanuit schoolsecretariaat, directie, lerarenkorps enz. naar schoolarchief </li></ul></ul><ul><ul><li>Stukken waarvan administratief-juridische waarde of het direct praktisch nut is verstreken </li></ul></ul><ul><ul><li>Overdracht bv. om 5, 10, 15 jaar </li></ul></ul>
  5. 5. 2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken
  6. 6. <ul><li>Stukken vastpakken zoals je ze aantreft </li></ul><ul><li>Nummeren : elk stuk één uniek nummer </li></ul><ul><li>doorlopende nummering (1, 2, 3) </li></ul><ul><li>Beschrijven: </li></ul><ul><ul><li>Redactionele vorm (welk soort stuk?) </li></ul></ul><ul><ul><li>Inhoudsbeschrijving (waarover handelt het stuk?) </li></ul></ul><ul><ul><li>Datering (wat is de datum van opmaak?) </li></ul></ul><ul><ul><li>Materiële vorm (hoe ziet het stuk er uit?) </li></ul></ul>
  7. 7. Redactionele vorm <ul><li>Welk SOORT archiefstuk is het? </li></ul><ul><li>Algemeen : </li></ul><ul><ul><li>Stuk(ken) betreffende … : 1 tot 5 archiefstukken </li></ul></ul><ul><ul><li>Register van … : ingebonden archiefstukken </li></ul></ul><ul><ul><li>Dossier betreffende … : verzameling van archiefstukken die handelen over één en dezelfde zaak </li></ul></ul><ul><li>Specifiek : </li></ul><ul><li>brief, akte, schoolreglement, rekening, begroting, kas- of grootboek, administratief leerlingendossier, stamboekregister, proces-verbaal, schoolagenda, plan (blauwdruk), plattegrond, bestek, offerte, nota, notulen, klad, minuut, enz. </li></ul>
  8. 8. Voorbeelden: redactionele vorm <ul><li>111. Stukken betreffende de betaling van de wedden van het </li></ul><ul><li>onderwijzend personeel in de lagere school. </li></ul><ul><li>1920-1926 1 pak </li></ul><ul><li>Dossier betreffende de aangifte van oorlogsschade aan de schoolgebouwen en andere onroerende eigendommen bij het Ministerie voor Oorlogsschade. </li></ul><ul><li>1947-1951 1 omslag </li></ul><ul><li>Akte voor notaris Jules Lammens, notaris te Gent, tussen Bernard- Luc Du Bois, aartspriester en vicaris-generaal van het bisdom Gent, betreffende de gift van een woning op de hoek van de Collegestraat en de Brouwerstraat aan het Bisschoppelijk Seminarie van Gent. </li></ul><ul><li>1875 1 stuk </li></ul><ul><li>Register van verslagen van de zittingen van de Société Littéraire . </li></ul><ul><li>1848-1888 1 deel </li></ul><ul><li>4. Jaarrekening van het Diocesaan Schoolcomité Sint-Niklaas vzw. </li></ul><ul><ul><ul><li>1998 1 omslag </li></ul></ul></ul>
  9. 9. Register Dossier
  10. 10. Inhoudsbeschrijving <ul><li>WAAROVER handelt het archiefstuk? </li></ul><ul><ul><li>Wie : Welke personen/instellingen zijn betrokken? </li></ul></ul><ul><ul><li>Wat : Wat is het onderwerp van het archiefstuk? </li></ul></ul><ul><ul><li>Waar : Waar speelt de handeling zich af? </li></ul></ul><ul><li>DIEPTE van inhoudsbeschrijving: afhankelijk van het SOORT archiefstukken </li></ul><ul><ul><li>Rekeningen, begrotingen, leerlingensteekkaarten, notulen van de klassenraden = serieel materiaal </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Inhoud vergelijkbaar  beknopte beschrijving </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>(Bouw)dossiers, losse archiefstukken (brieven, schoolreglementen, aktes, plannen, nota’s enz.) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Inhoud kan uiteenlopend zijn  uitgebreider beschrijven (samenvoegen stukken later gemakkelijker) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Gulden middenweg zoeken </li></ul></ul></ul>
  11. 11. Voorbeelden: inhoudsbeschrijving <ul><li>324. Dossier betreffende de aangifte van oorlogsschade aan de schoolgebouwen en andere onroerende eigendommen bij het Ministerie voor Oorlogsschade . </li></ul><ul><li>1947-1951 1 omslag </li></ul><ul><li>345. Akte verleden voor Seraphin-Charles Geerts, notaris te Sint- Niklaas, tussen Jean Constantin De Loose, professor aan het Klein-Seminarie, als mandataris voor de president en leden van het administratief bureau van het Bisschoppelijk Seminarie en Bernard Luc Du Bois, erekanunnik van de Sint-Baafskathedraal, inzake de ruil van een perceel grond te Sint-Niklaas. </li></ul><ul><li>1856 1 katern </li></ul><ul><li>520. Register van verslagen van de Waassche Studentenkring . </li></ul><ul><li>1899-1911 1 deel </li></ul><ul><li>43-46. Processen-verbaal van de delibererende klassenraden van de tweede graad Economie-Moderne Talen . </li></ul><ul><li>1990-2005 3 omslagen </li></ul><ul><li>43. 1990-1995 </li></ul><ul><li>44. 1996-2000 </li></ul><ul><li>46. 2000-2005 </li></ul>
  12. 12. <ul><li>Eén archiefstuk kan soms door meerdere archiefvormers (personen/instellingen) zijn opgemaakt  meerdere beschrijvingen </li></ul><ul><ul><li>Geef het stuk maar één nummer </li></ul></ul><ul><ul><li>Kies één mogelijke beschrijving = hoofdbeschrijving </li></ul></ul><ul><ul><li>Noteer de aanvullende gegevens in nota bene (N.B.) bij de hoofdbeschrijving (kleiner lettertype) </li></ul></ul><ul><ul><li>Bij de uiteindelijke ordening kan hetzelfde stuk onder meerdere beschrijvingen worden opgenomen door te werken met blanco nummers bv. --- of *** </li></ul></ul>Inhoudsbeschrijving
  13. 13. <ul><ul><li>Voorbeeld </li></ul></ul><ul><ul><li>Ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen. </li></ul></ul><ul><ul><li>1893-1914. 1 deel </li></ul></ul><ul><ul><li>Met de oprichtingsakte. Bevat ook de ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding (1921-1925) , verslagen van de vergaderingen van de Waasche Studentenkring (1930-1942) en een lijst van ereprijzen toegekend aan de leden van het letterkundig genootschap (1955-1956) </li></ul></ul><ul><li>--- L edenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding. </li></ul><ul><li>1921-1925 1 deel </li></ul><ul><li>Bevat ook het ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen (met oprichtingsakte, 1893-1925) , verslagen van de vergaderingen van de Waasche Studentenkring (1930-1942) en een lijst van ereprijzen toegekend aan de leden van het letterkundig genootschap (1955-1956) </li></ul><ul><li>*** L ijst van ereprijzen toegekend aan de leden van het letterkundig genootschap. </li></ul><ul><li>1955-1956 1 deel </li></ul><ul><li>Bevat ook het ledenregister van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen (met oprichtingsakte, 1893-1925) , de ledenlijst van de Confrérie van de Gedurige Aanbidding (1921-1925) en verslagen van de vergaderingen van de Waasche Studentenkring (1930-1942) </li></ul>
  14. 14. Datering <ul><li>WANNEER werd archiefstuk OPGEMAAKT ? </li></ul><ul><ul><li>Niet altijd hetzelfde als de periode waarover het archiefstuk handelt (cfr. inhoudsbeschrijving) </li></ul></ul><ul><ul><li>bij een dossier: uiterste data (oudste en meest recente document) </li></ul></ul><ul><ul><li>Ongedateerd archief </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bij benadering: vb. ca. 1930, [tweede helft 19 de eeuw] </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Geen datering: sine dato (s.d.) of zonder datum (z.d.) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Opletten met hiaten </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Liggend streepje = doorlopende periode bv. 1850-1920 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Komma = hiaat bv. 1850-1888, 1891-1920 </li></ul></ul></ul>
  15. 15. Voorbeelden: datering <ul><li>Omzendbrief van het Ministerie van Openbaar Onderwijs betreffende het groeiend aantal bombardementen en een verscherping van de maatregelen. </li></ul><ul><li>1944 1 stuk </li></ul><ul><li>63. Dossier betreffende de herstellingswerken aan de schoolgebouwen. </li></ul><ul><li>1946-1951 1 omslag </li></ul><ul><li>169. Circulaires van het Ministerie van Onderwijs. </li></ul><ul><li>1945-1956, 1960-2004 1 pak </li></ul><ul><li>21. Register van schooluitslagen van de Retorica. </li></ul><ul><li>[19de eeuw] 1 deel </li></ul><ul><li>18. Stukken betreffende de aankoop van lesmateriaal. </li></ul><ul><li>z.d. 3 stukken </li></ul>
  16. 16. Materiële vorm Stuk(ken): 1 tot 5 stukken > 5 stukken Los archiefmateriaal (brieven, aktes, reglement, minuten, plannen enz.) Katern (Lias) Rekening, begroting, aktes enz. Deel Register van … Omslag < 2 cm. Pak > 2 cm. Dossier betreffende … Materiële vorm HOE ZIET stuk ER UIT ? Redactionele vorm Welk SOORT stuk?
  17. 17. <ul><li>17. Reglement voor het huishoudpersoneel. </li></ul><ul><li>1850. 1 stuk </li></ul><ul><li>85. Programma’s van de literaire en filosofische oefeningen. </li></ul><ul><li>1865-1894. 4 stukken </li></ul><ul><li>211. Uitnodigingen voor plechtige prijsuitdelingen. </li></ul><ul><li>1950-1969. 1 omslag </li></ul><ul><li>520. Register van verslagen van de Waassche Studentenkring. </li></ul><ul><li>1899-1911 1 deel </li></ul><ul><li>300. Dossier over de restauratiewerken aan de school. </li></ul><ul><li>1910-1915. 1 pak </li></ul><ul><li>Reglement van de bisschop van Gent voor het Klein-Seminarie en het Sint-Jozefinstituut voor het schooljaar 1840-1841, met in bijlage het reglement voor het college van Geraardsbergen. </li></ul><ul><li>1840. 2 katernen </li></ul>Voorbeelden: materiële vorm
  18. 18. 3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken
  19. 19. <ul><li>Originele verpakking verwijderen </li></ul><ul><ul><li>Bv. plastic mapjes, ringmappen, papieren mappen of omslagen enz. (tenzij er relevante informatie op geschreven staat) </li></ul></ul><ul><li>Archiefvreemde voorwerpen verwijderen </li></ul><ul><ul><li>Bv. nietjes, paperclips, elastiekjes, Post-its enz. </li></ul></ul><ul><li>SCHONEN van het archief </li></ul><ul><ul><li>Verwijderen van dubbels, lege documenten, kladblaadjes, notities die niet relevant zijn, omslagen van briefwisseling (tenzij de postdatum van belang is!) </li></ul></ul><ul><ul><li>Gebeurt bij voorkeur door een persoon die het archief kent </li></ul></ul>
  20. 20. Ongeschoond dossier Geschoond dossier
  21. 21. Zuurvrije map Zuurvrije doos <ul><li>HERVERPAKKEN in en NUMMEREN van zuurvrije archiefmappen en –dozen </li></ul><ul><ul><li>Nummers op mappen = nummers van de archiefstukken </li></ul></ul>
  22. 22. Vouwen van archiefdozen
  23. 23. Vouwen van archiefdozen
  24. 24. Vouwen van archiefdozen
  25. 25. Vouwen van archiefdozen
  26. 26. Vouwen van archiefdozen
  27. 27. Vouwen van archiefdozen
  28. 28. Vouwen van archiefdozen
  29. 29. Vouwen van archiefdozen
  30. 30. Voorlopig resultaat <ul><li>Volledige archief is beschreven </li></ul><ul><ul><li>Genummerde lijst met beschrijvingen </li></ul></ul><ul><ul><li>Ongeordende lijst: archief van de school, inrichtende macht, CLB, verenigingen van oud-leerlingen, congregatie enz. zit nog door elkaar </li></ul></ul><ul><li>Volledige archief is herverpakt </li></ul><ul><ul><li>In zuurvrije archiefmappen en dozen </li></ul></ul><ul><ul><li>Nummering van de archiefmappen en – dozen = nummering archiefstukken in de genummerde lijst (zie hierboven) </li></ul></ul>
  31. 31. 4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen
  32. 32. ORDENEN per archiefvormer Schoolarchief Inrichtende macht (Culturele) verenigingen van oud-leerlingen en -leraars PMS/CLB Scho(o)l(engroep) / -gemeenschap Archief van de Inrichtende macht Archief van de sch(o)ol(engroep) /-gemeenschap Archief van (culturele) verenigingen Archief van het PMS/CLB Priester- gemeenschap of congregatie Archief van de priester- gemeenschap of congregatie
  33. 33. <ul><li>Rangschikken per ARCHIEFVORMER en per FUNCTIE </li></ul><ul><ul><li>Archiefvormers: inrichtende macht, scho(o)l(engroep)/ -gemeenschap, (culturele) verenigingen van oud-leerlingen of –leraars, CLB/PMS, inwonende priestergemeenschap of congregatie enz. </li></ul></ul><ul><ul><li>Functies: organisatie en bestuur (ontstaan instelling, fusies, opheffing, samenstelling directie, interne reglementering, vergaderingen enz.), ondersteunende taken (materieel beheer, boekhouding en financieel beheer, personeelsbeheer enz.), onderwijstaken (administratieve en pedagogische onderwijstaken: lessen en lesinhouden en buitengewone scolaire activiteiten enz.), samenwerking (PMS/MST/CLB, stad, gemeente, provincie, nationale en internationale projecten enz.) … </li></ul></ul><ul><li>ARCHIEFSCHEMA in handleiding Pavlo(e)-project </li></ul><ul><ul><li>GOOSENS, C. en VERSTRAETEN, K. (red.) Meester over uw schoolarchief: document- en archiefbeheer in onderwijsinstellingen . </li></ul></ul><ul><ul><li>http://www.pavloe.be/ (Word- en Excell-formaat) </li></ul></ul>
  34. 34. <ul><li>Praktisch </li></ul><ul><ul><li>Maak de archieflijst op in Word of ander tekstverwerkingsprogramma </li></ul></ul><ul><ul><li>Beschrijvingen knippen en plakken onder de juiste titel/rubriek in het archiefschema </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Onder elke titel of rubriek stukken chronologisch rangschikken (oud  jong) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Stukken die inhoudelijk of qua soort bij elkaar horen samenvoegen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Soort  series bv. rekeningen, begrotingen, leerlingensteekkaarten, notulen enz. (chronologisch) </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Inhoudelijk  dossiers (nummer vervalt + beschrijving aanpassen!) </li></ul></ul></ul></ul>
  35. 35. <ul><ul><li>Hulp bij ordening in archiefschema te verkrijgen bij Pavlo(e) </li></ul></ul><ul><ul><li>Voorbeeld </li></ul></ul><ul><li>2-38. Leerlingenregisters </li></ul><ul><li>2. 1806-1899. 1 deel </li></ul><ul><li>26. 1900-1945. 1 deel </li></ul><ul><li>38. 1946-heden. 1 deel </li></ul><ul><li>231. Stukken betreffende de bezoldiging en verzekering van het schoolpersoneel </li></ul><ul><li>1935, 1941, 1945, 1960, 1963, 1974-1975, 1980. 1 omslag </li></ul><ul><li>279. Verzekeringskaart van Arthur De Hovre, personeelslid van de school. </li></ul><ul><li>1928-1929. 1 stuk </li></ul>
  36. 36. <ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.1. Financieel beheer </li></ul><ul><ul><ul><li>2.1.1. Algemeen </li></ul></ul></ul><ul><li>46. Brief van P. D’Haese aan de directeur van het St-Jozefinstituut betreffende het grote verschil tussen de begroting en het bedrag in de rekeningen. 1938 1 stuk </li></ul><ul><li>Briefwisseling met de bestuurder van het Sint-Jozefinstituut betreffende openstaande schulden. </li></ul><ul><li>1935-1936 1 omslag </li></ul><ul><ul><ul><li>2.1.2 Boekhouding </li></ul></ul></ul><ul><li>Kasboek. </li></ul><ul><li>1874-1875 1 deel </li></ul><ul><li>Kasboek </li></ul><ul><li>1906-1917 1 deel </li></ul><ul><ul><li>2.2. Materieel beheer </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>2.2.1 Onroerende eigendommen </li></ul></ul></ul><ul><li>23. Correspondentie betreffende de eigendom van de gebouwen van het gesticht. 1923 3 stukken </li></ul><ul><li>108. Raming van de oppervlakte en prijs van de schoolgebouwen. </li></ul><ul><li>z.d. 2 stukken </li></ul>Eindresultaat
  37. 37. 5. AFWERKEN van de inventaris
  38. 38. Optionele afwerking <ul><li>Schrijven van een inleiding (vooraan): </li></ul><ul><ul><li>Geschiedenis van de school, scholengroep, (culturele) verenigingen van oud-leerlingen of leraars, CLB/PMS, inwonende priestergemeenschap of stichtende congregatie enz. </li></ul></ul><ul><ul><li>Keuzes gemaakt tijdens de inventarisatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Bibliografie </li></ul></ul><ul><li>Index op plaats- en persoonsnamen (achteraan): Alt+Shift+X </li></ul><ul><li>Omnummering van de archiefstukken én de archiefbeschrijvingen in de inventaris </li></ul><ul><ul><li>Niet aan te raden </li></ul></ul><ul><ul><li>Schoolarchief groeit nog elke dag aan </li></ul></ul>
  39. 39. Omnummering <ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.1. Financieel beheer </li></ul><ul><ul><ul><li>2.1.1. Algemeen </li></ul></ul></ul><ul><li>46. Brief van P. D’Haese aan de directeur van het St-Jozefinstituut betreffende het grote verschil tussen de begroting en het bedrag in de rekeningen. 1938 1 stuk </li></ul><ul><li>Briefwisseling met de bestuurder van het Sint-Jozefinstituut betreffende openstaande schulden. </li></ul><ul><li>1935-1936 1 omslag </li></ul><ul><ul><ul><li>2.1.2 Boekhouding </li></ul></ul></ul><ul><li>Kasboek. </li></ul><ul><li>1874-1875 1 deel </li></ul><ul><li>Kasboek </li></ul><ul><li>1906-1917 1 deel </li></ul><ul><ul><li>2.2. Materieel beheer </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>2.2.1 Onroerende eigendommen </li></ul></ul></ul><ul><li>23. Correspondentie betreffende de eigendom van de gebouwen van het gesticht. 1923 3 stukken </li></ul><ul><li>108. Raming van de oppervlakte en prijs van de schoolgebouwen. </li></ul><ul><li>z.d. 2 stukken </li></ul>1 2 3 4 5 6
  40. 40. <ul><li>Voordeel van het archief niet om te nummeren </li></ul><ul><ul><li>Tijdsbesparend </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Omnummering archiefbeschrijvingen in inventaris  omnummering archiefmappen, en –dozen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Gevaar voor fouten indien dit niet met de nodige aandacht gebeurt </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Probleem voor toekomstig archief </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Als archief omgenummerd is, dan kunnen nieuwe stukken veel moeilijker aan de inventaris worden toegevoegd </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Als originele nummering wordt behouden: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Nieuw archiefstuk krijgt volgend nummer van de doorlopende nummering </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Nieuw archiefstuk wordt toegevoegd aan laatste archiefdoos (archief groeit automatisch aan) </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Beschrijving van het archiefstuk wordt onder de juiste titel/ rubriek ingepast in de inventaris </li></ul></ul></ul></ul>
  41. 41. Aan de slag met uw schoolarchief!
  42. 42. 5 stappen <ul><li>Elk groepje 1 mapje met 10 archiefstukken </li></ul><ul><li>Maak in groep een lijst van genummerde 10 archiefbeschrijvingen </li></ul><ul><li>Herverpak in groep uw archiefstukken in zuurvrije archiefmappen en – dozen en breng nummering aan </li></ul><ul><li>Evaluatie archiefbeschrijvingen + ordening in het archiefschema (14 voorbeelden) </li></ul><ul><li>Afwerken van de inventaris </li></ul>
  43. 43. Archiefstuk 10
  44. 44. Archiefstuk 10 10. Register van uitgaande briefwisseling van de directie van het Sint- Jozefsinstituut. 1939-1944 1 deel
  45. 45. Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>I. Organisatie en bestuur </li></ul><ul><li>1.1. Algemeen </li></ul><ul><li>10. Register van uitgaande briefwisseling van de directie </li></ul><ul><li> van het Sint-Jozefsinstituut. </li></ul><ul><li> 1939-1944 1 deel </li></ul>
  46. 46. Archiefstuk 24
  47. 47. Archiefstuk 24 <ul><li>Reglement van het Sint- </li></ul><ul><li>Jozefsinstituut. </li></ul><ul><li>1922 1 stuk </li></ul>
  48. 48. Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>I. Organisatie en bestuur </li></ul><ul><li>1.3 Reglementering van de werking </li></ul><ul><li>Reglement van het Sint-Jozefsinstituut. </li></ul><ul><li>1922 1 stuk </li></ul>
  49. 49. Archiefstuk 53
  50. 50. Archiefstuk 53 53. Kasboek van inkomsten en uitgaven van het Sint-Jozefsinstituut. 1853-1876 1 deel
  51. 51. Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.2 Boekhouding en financieel beheer </li></ul><ul><li>2.2.1. Algemeen </li></ul><ul><li>53. Kasboek van inkomsten en uitgaven van het Sint- </li></ul><ul><li>Jozefsinstituut. </li></ul><ul><li> 1853-1876 1 deel </li></ul>
  52. 52. Archiefstuk 45
  53. 53. Archiefstuk 45 45. Klimop, contactblad van het Sint-Jozefsinstituut. 1947-1950 7 stukken
  54. 54. Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.5 Public relations, promotie van de school </li></ul><ul><li>45. Klimop, contactblad van het Sint-Jozefsinstituut. 1947-1950 7 stukken </li></ul>
  55. 55. Archiefstuk 113
  56. 56. Archiefstuk 113 113. Leerlingenregister van het Sint-Jozefsinstituut. 1892-1893 1 deel
  57. 57. Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>III. Onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.1 Administratieve onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.1.1 Registratie van leerlinggegevens </li></ul><ul><li>113. Leerlingenregister van het Sint-Jozefsinstituut. </li></ul><ul><li>1892-1893 1 deel </li></ul>
  58. 58. Archiefstuk 5
  59. 59. Archiefstuk 5 5. Brief van de bisschop van Gent aan de superior van het Klein Seminarie met een klacht over de weinige aandacht die wordt besteed aan het vak wiskunde, zoals blijkt uit de toegangsexamens voor het Seminarie. 1842 1 stuk
  60. 60. Archiefschema <ul><li>KLEIN SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>I. Organisatie en bestuur </li></ul><ul><li>1.1 Algemeen </li></ul><ul><li>5. Brief van de bisschop van Gent aan de superior van het Klein Seminarie met een klacht over de weinige aandacht die wordt besteed aan het vak wiskunde, zoals blijkt uit de toegangsexamens voor het Seminarie. </li></ul><ul><li>1842 1 stuk </li></ul>
  61. 61. Archiefstuk 36
  62. 62. Archiefstuk 36 36. Register van onkosten gemaakt door de leerlingen van het Klein Seminarie. 1879-1940 1 deel
  63. 63. Archiefschema <ul><li>KLEIN SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.1 Boekhouding en financieel beheer </li></ul><ul><li>2.1.1 Algemeen </li></ul><ul><li>36. Register van onkosten gemaakt door de leerlingen van </li></ul><ul><li>het Klein Seminarie. </li></ul><ul><li>1879-1940 1 deel </li></ul>
  64. 64. Archiefstuk 553
  65. 65. Archiefstuk 553 553. Blanco lidkaart van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw Onbevlekt Ontvangen, opgericht in het Sint-Jozef- Klein-Seminarie te Sint-Niklaas. z.d. 1 stuk
  66. 66. Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>IV. Verenigingen verbonden aan de school </li></ul><ul><li>4.5 Congregatie OLV Onbevlekt Ontvangen </li></ul><ul><li>553. Blanco lidkaart van de Congregatie Onze-Lieve-Vrouw </li></ul><ul><li>Onbevlekt Ontvangen, opgericht in het Sint-Jozef-Klein- </li></ul><ul><li>Seminarie te Sint-Niklaas. </li></ul><ul><li> z.d. 1 stuk </li></ul>
  67. 67. Archiefstuk 71
  68. 68. Archiefstuk 71 71. Personeelsdossier Jozef Edgar Dedecker. 1949-1959 1 omslag
  69. 69. Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.3 Personeelsbeheer </li></ul><ul><li>2.3.2 Registreren van personeelsgegevens </li></ul><ul><li>71. Personeelsdossier Jozef Edgar Dedecker. </li></ul><ul><li>1949-1959 1 omslag </li></ul>
  70. 70. Archiefstuk 48
  71. 71. Archiefstuk 88
  72. 72. Archiefstuk 88 88. Plattegrond van de schoolgebouwen van het Sint-Jozef-Klein- Seminarie te Sint- Niklaas 1846 1 stuk
  73. 73. Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>II. Ondersteunende taken </li></ul><ul><li>2.1 Materieel beheer </li></ul><ul><li>2.1.1 Beheer van de onroerende eigendommen </li></ul><ul><li>88. Plattegrond van de schoolgebouwen van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie te Sint-Niklaas </li></ul><ul><li>1846 1 stuk </li></ul>
  74. 74. Archiefstuk 64
  75. 75. Archiefstuk 48 <ul><li>48. Prospectus van het Sint </li></ul><ul><li>Jozefsinstituut te Sint- </li></ul><ul><li>Denijs-Westrem. </li></ul><ul><li>[19 de eeuw] 1 stuk </li></ul>
  76. 76. Archiefschema <ul><li>ARCHIEF ZONDER DUIDELIJK VERBAND </li></ul><ul><li>MET DE SCHOOL </li></ul><ul><li>Prospectus van het Sint-Jozefsinstituut te Sint-Denijs-Westrem. </li></ul><ul><li>[19 de eeuw] 1 stuk </li></ul>
  77. 77. Archiefstuk 64 <ul><li>Palmares van de moderne humaniora van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie. </li></ul><ul><li>1955-1956 1 stuk </li></ul>
  78. 78. Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEF-KLEIN-SEMINARIE SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>III. Onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.2 Pedagogische onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.2.1 Lessen en lesinhouden </li></ul><ul><li>3.2.1.3. Evaluatie </li></ul><ul><li>64. Palmares van de moderne humaniora van het Sint-Jozef-Klein-Seminarie. </li></ul><ul><li>1955-1956 1 stuk </li></ul>
  79. 79. Archiefstuk 109
  80. 80. Archiefstuk 109 109. Cursus analytische meetkunde van P. De Bruyn, leraar aan het Sint-Jozefs- instituut z.d. 1 deel
  81. 81. Archiefschema <ul><li>SINT-JOZEFSINSTITUUT SINT-NIKLAAS </li></ul><ul><li>III. Onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.2 Pedagogische onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.2.1 Lessen en lesinhouden </li></ul><ul><li>3.2.1.2 Lesgeven </li></ul><ul><li>109. Cursus analytische meetkunde van P. De Bruyn, </li></ul><ul><li>leraar aan het Sint-Jozefsinstituut </li></ul><ul><li>z.d. 1 deel </li></ul>
  82. 82. Archiefstuk 195
  83. 83. Archiefstuk 195 <ul><li>Menukaart van de feestviering ter </li></ul><ul><li>gelegenheid van het 50-jarig </li></ul><ul><li>jubileum van het Sint-Jozefinstituut. </li></ul><ul><li>1889 1 stuk </li></ul>
  84. 84. Archiefschema <ul><li>III. Onderwijstaken </li></ul><ul><li>3.2 Buitengewone scolaire activiteiten </li></ul><ul><li>3.2.1 Door de school georganiseerde initiatieven en </li></ul><ul><li>activiteiten </li></ul><ul><li>195. Menukaart van de feestviering ter gelegenheid van het 50- </li></ul><ul><li>jarig jubileum van het Sint-Jozefinstituut. </li></ul><ul><li>1889 1 stuk </li></ul>

×