Powerpoint inventarisatie parochiearchief
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Like this? Share it with your network

Share

Powerpoint inventarisatie parochiearchief

on

  • 951 views

 

Statistics

Views

Total Views
951
Views on SlideShare
951
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
2
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Powerpoint inventarisatie parochiearchief Presentation Transcript

  • 1. Aan de slag met uw parochiearchief! SIMULATIE
  • 2. Stappenplan: 5 stappen
    • VERZAMELEN van archiefmateriaal
    • VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken
    • HERVERPAKKEN van de archiefstukken en NUMMEREN van de archiefmappen en – dozen
    • ORDENEN van de archiefbeschrijvingen
    • AFWERKEN van de inventaris
  • 3. 1. VERZAMELEN van archiefmateriaal
  • 4.
    • Bewaar uw archief op 1 centrale plaats in de parochie
    • Maak afspraken betreffende het regelmatig overdragen van documenten naar het archief
      • Binnen kerkfabriek of parochieploeg
      • Stukken waarvan administratief-juridische waarde of het direct praktisch nut is verstreken
      • Overdracht bv. om 5, 10, 15 jaar
  • 5. 2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken
  • 6.
    • Stukken vastpakken zoals je ze aantreft
    • Nummeren : elk stuk één uniek nummer
    • doorlopende nummering (1, 2, 3)
    • Beschrijven:
      • Redactionele vorm (welk soort stuk?)
      • Inhoudsbeschrijving (waarover handelt het stuk?)
      • Datering (wat is de datum van opmaak?)
      • Materiële vorm (hoe ziet het stuk er uit?)
  • 7. Redactionele vorm
    • Welk SOORT archiefstuk is het?
    • Algemeen :
      • Stuk(ken) betreffende … : 1 tot 5 archiefstukken
      • Register van … : ingebonden archiefstukken
      • Dossier betreffende … : verzameling van archiefstukken die handelen over één en dezelfde zaak
    • Specifiek :
    • brief(wisseling), akte, testament, rekening, begroting, kas- of grootboek, staat, lijst, plan (blauwdruk), plattegrond, bestek, offerte, nota, notitie, klad, minuut, huwelijksdossier, proces-verbaal, echtheidsverklaring reliek enz.
  • 8. Voorbeelden: redactionele vorm
    • 33. Stukken betreffende de aanstelling van de schatbewaarder Petrus Josephus Mertens.
    • 1874. 2 stukken
    • 60. Dossier betreffende herstellings- en schilderwerken in de kerk.
    • 1920-1921 1 omslag
    • 21. Akte van verhuring van de cijns en het neerhof van het kasteel van Rummen aan Arnold Lemmens en Anne-Marie de Lest.
    • 1749 1 lias
    • 124 Proces-verbaal van de zitting van de kerkfabriek betreffende de verkiezing van leden van de kerkraad
    • 1974 1 stuk
    • 4. Jaarrekening van de kerkfabriek.
        • 1930 1 omslag
  • 9. Register Dossier
  • 10. Inhoudsbeschrijving
    • WAAROVER handelt het archiefstuk?
      • Wie : Welke personen/instellingen zijn betrokken?
      • Wat : Wat is het onderwerp van het archiefstuk?
      • Waar : Waar speelt de handeling zich af?
    • DIEPTE van inhoudsbeschrijving: afhankelijk van het SOORT archiefstukken
      • Rekeningen, begrotingen, huwelijksdossiers, parochieregisters = serieel materiaal
        • Inhoud vergelijkbaar  beknopte beschrijving
      • Dossiers, losse archiefstukken (brieven, testamenten, aktes, plannen, nota’s enz.)
        • Inhoud kan uiteenlopend zijn  uitgebreider beschrijven (samenvoegen stukken later gemakkelijker)
        • Gulden middenweg zoeken
  • 11. Voorbeelden: inhoudsbeschrijving
    • 1. Dossier betreffende de grenswijziging en de verdeling van gronden tussen de parochie Sint-Amandus te Oostakker en de parochie Sint-Antonius te Gent-Meulestede .
    • 1921-1924. 1 omslag
    • 2. Akte, ten overstaan van notaris Vander Auwermeulen, betreffende de verkoop van een ‘bijzondere’ school met woonhuis en gronden door Floris Van Loo aan Hendrik Claeys, pastoor van Oostakker .
    • 1886. 1 stuk
    • 3. Processen-verbaal betreffende de verkiezing van de leden van de kerkraad.
    • 1938-1941, 1945-1952. 1 pak
    • 4-6. Jaar rekeningen van de kerkfabriek. 3 omslagen
        • 4. 1930.
        • 5. 1931
        • 6. 1932
  • 12.
    • Eén archiefstuk kan soms door meerdere archiefvormers (personen/instellingen) zijn opgemaakt  meerdere beschrijvingen
      • Geef het stuk maar één nummer
      • Kies één mogelijke beschrijving = hoofdbeschrijving
      • Noteer de aanvullende gegevens in nota bene (N.B.) bij de hoofdbeschrijving (kleiner lettertype)
      • Bij de uiteindelijke ordening kan hetzelfde stuk onder meerdere beschrijvingen worden opgenomen door te werken met blanco nummers bv. --- of ***
    Inhoudsbeschrijving
  • 13.
      • Voorbeeld
      • 1. Ledenregister van de Confrérie van den H. Rozenkrans.
      • 1896-1899. 1 deel
      • Met de oprichtingsakte. Veelvuldig beschreven register: bevat ook een lijst van Eerste Communicanten (1908-1909) , een lijst van Plechtige Communicanten (1911), een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900-1917), ledenlijsten van de Confrérie of Genootschap van den H. Franciscus van Assisi (1898, 1902) , een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint-Peeterspenning (1860-1866).
    • --- Lijst van Eerste Communicanten
    • 1908-1909 1 deel
    • Veelvuldig beschreven register: bevat ook een Ledenregister van de Confrérie van den H. Rozenkrans (met oprichtingsakte, 1896-1899) , een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900-1917), ledenlijsten van de Confrérie of Genootschap van den H. Franciscus van Assisi (1898, 1902) , een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint- Peeterspenning (1860-1866).
    • *** Ledenlijsten van de Confrérie of het Genootschap van den H. Franciscus van Assisi
    • 1898, 1902 1 deel
    • Veelvuldig beschreven register: bevat ook een Ledenregister van de Confrérie van den H. Rozenkrans (met oprichtingsakte, 1896-1899), een lijst van Eerste Communicanten (1908-1909) , een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900- 1917), een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint-Peeterspenning (1860-1866).
  • 14. Datering
    • WANNEER werd archiefstuk OPGEMAAKT ?
      • Niet altijd hetzelfde als de periode waarover het archiefstuk handelt (cfr. inhoudsbeschrijving)
      • bij een dossier: uiterste data (oudste en meest recente document)
      • Ongedateerd archief
        • Bij benadering: vb. ca. 1930, [tweede helft 19 de eeuw]
        • Geen datering: sine dato (s.d.) of zonder datum (z.d.)
      • Opletten met hiaten
        • Liggend streepje = doorlopende periode bv. 1850-1920
        • Komma = hiaat bv. 1850-1888, 1891-1920
  • 15. Voorbeelden: datering
    • Dossier betreffende het legaat van Isabella Bracke.
    • 1767-1870 . 1 omslag
    • Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek.
    • 1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966 . 1 omslag
    • Register van de goederen van de kerkfabriek, opgesteld door pastoor Tilmans.
    • 1707-ca. 1740. 1 deel
    • Manuaal van pastoor Hieronymus Vrisen.
    • [eerste helft 17de eeuw] . 1 deel
  • 16. Materiële vorm Stuk(ken): 1 tot 5 stukken > 5 stukken Los archiefmateriaal (brieven, aktes, testamenten, minuten, plannen enz.) Katern (Lias) Rekening, begroting, staat, huwelijksdossier enz. Deel Register van … Omslag < 2 cm. Pak > 2 cm. Dossier betreffende … Materiële vorm HOE ZIET stuk ER UIT ? Redactionele vorm Welk SOORT stuk?
  • 17.
    • 7. Akte betreffende de oprichting van de parochie.
    • 1705. 1 stuk
    • 15. Briefwisseling betreffende het Broederschap van de H. Rozenkrans.
    • 1800-1854. 4 stukken
    • 20. Dossier over de oprichting van de kerk.
    • 1900-1905. 1 omslag
    • 300. Dossier over de restauratiewerken aan de kerk.
    • 1955-1965. 1 pak
    • 105. Doopregister.
    • 1926-1945. 1 deel
    Voorbeelden: materiële vorm
  • 18. 3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken
  • 19.
    • Originele verpakking verwijderen
      • Bv. plastic mapjes, ringmappen, papieren mappen of omslagen enz. (tenzij er relevante informatie op geschreven staat)
    • Archiefvreemde voorwerpen verwijderen
      • Bv. nietjes, paperclips, elastiekjes, Post-its enz.
    • SCHONEN van het archief
      • Verwijderen van dubbels, lege documenten, kladblaadjes, notities die niet relevant zijn, omslagen van briefwisseling (tenzij de postdatum van belang is!)
      • Gebeurt bij voorkeur door een persoon die het archief kent
  • 20. Ongeschoond dossier Geschoond dossier
  • 21. Zuurvrije map Zuurvrije doos
    • HERVERPAKKEN in en NUMMEREN van zuurvrije archiefmappen en –dozen
      • Nummers op mappen = nummers van de archiefstukken
  • 22. Vouwen van archiefdozen
  • 23. Vouwen van archiefdozen
  • 24. Vouwen van archiefdozen
  • 25. Vouwen van archiefdozen
  • 26. Vouwen van archiefdozen
  • 27. Vouwen van archiefdozen
  • 28. Vouwen van archiefdozen
  • 29. Vouwen van archiefdozen
  • 30. Voorlopig resultaat
    • Volledige archief is beschreven
      • Genummerde lijst met beschrijvingen
      • Ongeordende lijst: archief van de kerkfabriek, parochie, parochiale verenigingen enz. zit nog door elkaar
    • Volledige archief is herverpakt
      • In zuurvrije archiefmappen en dozen
      • Nummering van de archiefmappen en – dozen = nummering archiefstukken in de genummerde lijst (zie hierboven)
  • 31. 4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen
  • 32. ORDENEN per archiefvormer Parochiearchief Kerkfabriek Parochiale instellingen, verenigingen en vzw’s (Onder)pastoor als privé-persoon Parochie Archief van de kerkfabriek Pastoraal archief Archief van parochiale instellingen, verenigingen en vzw’s Privé-archief (onder)pastoor
  • 33.
    • Rangschikken per ARCHIEFVORMER en per FUNCTIE
      • Archiefvormers: kerkfabriek, parochie, parochiale verenigingen en vzw’s, pastoor als privé-persoon (+ eventueel Armentafel of Heilig Geesttafel en vreemd archief)
      • Functies: algemeen, kerkbestuur, organisatie van de parochie, personeelsbeheer, verwerven en beheer van roerende en onroerende eigendommen, boekhouding en financieel beheer, pastorale activiteiten (sacramenten, liturgie, sociale en caritatieve werking enz.) …
    • ARCHIEFSCHEMA opgesteld door het Rijksarchief
      • De Keyzer, W.; Minke, A.; Van der Eycken, M. en Van Laere, R. Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de kerkfabriek en van andere parochiearchieven . Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea archivistica studia 96. Brussel, 1997, pp. 91-98.
      • http://www.crkc.be/fokav/site/007.html (Word- en pdf-formaat)
  • 34.
    • Praktisch
      • Maak de archieflijst op in Word of ander tekstverwerkingsprogramma
      • Beschrijvingen knippen en plakken onder de juiste titel/rubriek in het archiefschema
        • Onder elke titel of rubriek stukken chronologisch rangschikken (oud  jong)
        • Stukken die inhoudelijk of qua soort bij elkaar horen samenvoegen
          • Soort  series bv. rekeningen, begrotingen, parochieregisters enz. (chronologisch)
          • Inhoudelijk  dossiers (nummer vervalt + beschrijving aanpassen!)
  • 35.
      • Hulp bij ordening in archiefschema te verkijgen bij FoKAV en Rijksarchief Hasselt
      • Voorbeeld
    • 62-65. Doopregisters 3 delen
        • 4. 1796-1815.
        • 5. 1816-1884.
        • 6. 1885-1921.
    • 123. Dossier betreffende de elektrificatie van de klokken 1 omslag
    • 1954-1956
    • 1953
    • 79. Bestek voor de elektrificatie van de klokken 2 stukken
    • 1953
  • 36.
    • Deel I: Archief van de kerkfabriek
    • I. Algemeen
    • 384. Register van verslagen van de r aad van de kerkfabriek en het bureau van de kerkmeesters.
    • 1811-1884. 1 deel
    • 295. Uittreksel van de zitting van de kerkfabriek betreffende de herstelling
    • van de schilderijen van Gaspar De Crayer en Joseph Paelinck, aanwezig
    • in de kerk van Oostakker.
    • 1884. 1 stuk.
    • 312. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau
    • van de kerkmeesters.
    • 1885-1968. 1 deel
    • C. Briefwisseling
    • 169. Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek.
    • 1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966. 1 omslag
    • 292. Brief van Emilie Geers aan de voorzitter en leden van de kerkfabriek
    • betreffende het verkrijgen van een beloofde vergoeding voor de verrichte
    • werkzaamheden van haar overleden man.
    • [1928?]. 1 stuk
    Eindresultaat
  • 37. 5. AFWERKEN van de inventaris
  • 38. Optionele afwerking
    • Schrijven van een inleiding (vooraan):
      • Geschiedenis van de parochie, geschiedenis van het archief, keuzes gemaakt tijdens de inventarisatie, bibliografie
    • Index op plaats- en persoonsnamen (achteraan)
    • Omnummering van de archiefstukken én de archiefbeschrijvingen in de inventaris
      • Niet aan te raden
      • Parochiearchief groeit nog elke dag aan
  • 39.
    • Deel I: Archief van de kerkfabriek
    • I. Algemeen
    • Register van verslagen van de r aad van de kerkfabriek en het bureau van de
    • 1. kerkmeesters.
    • 1811-1884. 1 deel
    • 295. Uittreksel van de zitting van de kerkfabriek betreffende de herstelling
    • 2. van de schilderijen van Gaspar De Crayer en Joseph Paelinck, aanwezig
    • in de kerk van Oostakker.
    • 1884. 1 stuk.
    • 312. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau
    • 3. van de kerkmeesters.
    • 1885-1968. 1 deel
    • C. Briefwisseling
    • 169. Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek.
    • 4. 1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966. 1 omslag
    • 292. Brief van Emilie Geers aan de voorzitter en leden van de kerkfabriek
    • 5. betreffende het verkrijgen van een beloofde vergoeding voor de verrichte
    • werkzaamheden van haar overleden man.
    • [1928?]. 1 stuk
    Omnummering
  • 40.
    • Voordeel van het archief niet om te nummeren
      • Tijdsbesparend
        • Omnummering archiefbeschrijvingen in inventaris  omnummering archiefmappen, en –dozen
        • Gevaar voor fouten indien dit niet met de nodige aandacht gebeurt
      • Probleem voor toekomstig archief
        • Als archief omgenummerd is, dan kunnen nieuwe stukken veel moeilijker aan de inventaris worden toegevoegd
        • Als originele nummering wordt behouden:
          • Nieuw archiefstuk krijgt volgend nummer van de doorlopende nummering
          • Nieuw archiefstuk wordt toegevoegd aan laatste archiefdoos (archief groeit automatisch aan)
          • Beschrijving van het archiefstuk wordt onder de juiste titel/ rubriek ingepast in de inventaris
  • 41. Aan de slag met uw parochiearchief!
  • 42. 5 stappen
    • Elk groepje 1 mapje met 10 archiefstukken
    • Maak in groep een lijst van genummerde 10 archiefbeschrijvingen
    • Herverpak in groep uw archiefstukken in zuurvrije archiefmappen en – dozen en breng nummering aan
    • Evaluatie archiefbeschrijvingen + ordening in het archiefschema (12 voorbeelden)
    • Afwerken van de inventaris
  • 43. Archiefstuk 8
  • 44. Archiefstuk 8
    • 8. Rekening van de kerkfabriek van Bevingen. 1 stuk 1893.
  • 45. Archiefschema
    • Deel I. Archief van de kerkfabriek
    • V. Financieel beheer
    • D. Rekeningen en bijlagen
    • 8. Rekening van de kerkfabriek van Bevingen. 1893. 1 stuk
  • 46. Archiefstuk 41
  • 47. Archiefstuk 41
  • 48. Archiefstuk 41
    • 41. Register van beraadslagingen van de kerkfabriek. 1 deel 1862.
  • 49. Archiefschema
    • Deel I. Archief van de kerkfabriek
    • I. Algemeen
    • B. Verslagen van de beraadslagingen van de Raad van de kerkfabriek en het Bureau van de kerkmeesters
    • 41. Register van beraadslagingen van de kerkfabriek. 1862. 1 deel
  • 50. Archiefstuk 81
  • 51. Archiefstuk 81
    • 81. Register van Plechtige Communies. 1 deel 1925-1935.
  • 52. Archiefschema
    • Deel II. Pastoraal archief
    • VI. Pastorale activiteiten
    • B. Bediening sacramenten
    • 3. Vormsel
    • 81. Register van Plechtige Communies. 1925-1935. 1 deel
  • 53. Archiefstuk 88
  • 54. Archiefstuk 88
    • Plan van de voorgevel van het tehuis voor zusters te Bevingen. 1 stuk 1950.
  • 55. Archiefschema
    • Deel II. Pastoraal archief
    • D. Pastoraal
    • 11. Betrekkingen met geestelijken afkomstig uit de parochie, diaken en priesterwijdingen, religieuze professies
    • 88. Plan van de voorgevel van het tehuis voor zusters te Bevingen. 1950. 1 stuk
  • 56. Archiefstuk 5
  • 57. Archiefstuk 5
    • 5. Echtheidsverklaring van het reliek van H. Hubertus. 1 stuk 1743.
  • 58. Archiefschema
    • Deel II. Pastoraal archief
    • D. Pastoraal
    • 10. Devotie, bedevaarten, processies, novenen …
    • 5. Echtheidsverklaring van het reliek van H. Hubertus. 1743.
    • 1 stuk
  • 59. Archiefstuk 34
  • 60. Archiefstuk 34
  • 61. Archiefstuk 34
    • 34. Register van jaargetijden en fundaties. 1 deel 1882.
  • 62. Archiefschema
    • Deel II. Pastoraal archief
    • C. Liturgie
    • 4. Liturgische vieringen
    • 34. Register van jaargetijden en fundaties. 1882. 1 deel
  • 63. Archiefstuk 57
  • 64. Archiefstuk 57
    • 57. Ledenregister van het Genootschap der H. Familie. 1 deel 1895.
  • 65. Archiefschema
    • Deel III. Archieven van parochiale instellingen
    • I. Genootschappen en broederschappen
    • 3. Leden
    • 57. Ledenregister van het Genootschap der H. Familie. 1895. 1 deel
  • 66. Archiefstuk 91
  • 67. Archiefstuk 91
    • 91. Dossier betreffende de herstelling en plaatsing van glasramen in de kerk van Kerkom. 1981 1 omslag
    • Met tekening.
  • 68. Archiefschema
    • Deel I. Archief van de kerkfabriek
    • IV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden bestemd voor de eredienst
    • 2. Parochiekerk
    • B. Onroerende eigendommen
    • 91. Dossier betreffende de herstelling en plaatsing van glasramen in de kerk van Kerkom. 1981. 1 omslag
    • Met tekening.
  • 69. Archiefstuk 71
  • 70. Archiefstuk 71
    • 71. Status animarum. 1 deel [19de-20ste eeuw].
  • 71. Archiefschema
    • Deel II. Pastoraal archief
    • I. Algemeen
    • A. Algemene verslagen
    • 71. Status animarum. [19de-20ste eeuw]. 1 deel
  • 72. Archiefstuk 48
  • 73. Archiefstuk 48
    • 48. Register van goederen, pachten en renten. 1 deel 1825, 1835, 1861.
  • 74. Archiefschema
    • Deel I. Archief van de kerkfabriek
    • IV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden bestemd voor de eredienst
    • A. Algemeen
    • 48. Register van goederen, pachten en renten. 1825, 1835, 1861. 1 deel
  • 75. Archiefstuk 64
  • 76. Archiefstuk 64
    • 64. Notariële akte betreffende de verkoop van een perceel bouwland te Montenaken door Louis-François Hoebrechts, rustend pastoor, aan de kerkfabriek van Halmaal/Bevingen.
    • 1 stuk
    • 1956.
  • 77. Archiefschema
    • Deel I. Archief van de kerkfabriek
    • IV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden bestemd voor de eredienst
    • B. Onroerende eigendommen
    • 5. Gronden
    • 64. Notariële akte betreffende de verkoop van een perceel bouwland te Montenaken door Louis-François Hoebrechts, rustend pastoor, aan de kerkfabriek van Halmaal/Bevingen.
    • 1956. 1 stuk
  • 78. Archiefstuk 109
  • 79. Archiefstuk 109
    • 109. Verkiezingsfolder van de CVP. 1988. 1 stuk
  • 80. Archiefschema
    • Deel V. Vreemd archief
    • 109. Verkiezingsfolder van de CVP. 1988. 1 stuk