Powerpoint inventarisatie parochiearchief
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Powerpoint inventarisatie parochiearchief

on

  • 932 views

 

Statistics

Views

Total Views
932
Views on SlideShare
932
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
2
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Powerpoint inventarisatie parochiearchief Powerpoint inventarisatie parochiearchief Presentation Transcript

  • Aan de slag met uw parochiearchief! SIMULATIE
  • Stappenplan: 5 stappen
    • VERZAMELEN van archiefmateriaal
    • VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken
    • HERVERPAKKEN van de archiefstukken en NUMMEREN van de archiefmappen en – dozen
    • ORDENEN van de archiefbeschrijvingen
    • AFWERKEN van de inventaris
  • 1. VERZAMELEN van archiefmateriaal
    • Bewaar uw archief op 1 centrale plaats in de parochie
    • Maak afspraken betreffende het regelmatig overdragen van documenten naar het archief
      • Binnen kerkfabriek of parochieploeg
      • Stukken waarvan administratief-juridische waarde of het direct praktisch nut is verstreken
      • Overdracht bv. om 5, 10, 15 jaar
  • 2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken
    • Stukken vastpakken zoals je ze aantreft
    • Nummeren : elk stuk één uniek nummer
    • doorlopende nummering (1, 2, 3)
    • Beschrijven:
      • Redactionele vorm (welk soort stuk?)
      • Inhoudsbeschrijving (waarover handelt het stuk?)
      • Datering (wat is de datum van opmaak?)
      • Materiële vorm (hoe ziet het stuk er uit?)
  • Redactionele vorm
    • Welk SOORT archiefstuk is het?
    • Algemeen :
      • Stuk(ken) betreffende … : 1 tot 5 archiefstukken
      • Register van … : ingebonden archiefstukken
      • Dossier betreffende … : verzameling van archiefstukken die handelen over één en dezelfde zaak
    • Specifiek :
    • brief(wisseling), akte, testament, rekening, begroting, kas- of grootboek, staat, lijst, plan (blauwdruk), plattegrond, bestek, offerte, nota, notitie, klad, minuut, huwelijksdossier, proces-verbaal, echtheidsverklaring reliek enz.
  • Voorbeelden: redactionele vorm
    • 33. Stukken betreffende de aanstelling van de schatbewaarder Petrus Josephus Mertens.
    • 1874. 2 stukken
    • 60. Dossier betreffende herstellings- en schilderwerken in de kerk.
    • 1920-1921 1 omslag
    • 21. Akte van verhuring van de cijns en het neerhof van het kasteel van Rummen aan Arnold Lemmens en Anne-Marie de Lest.
    • 1749 1 lias
    • 124 Proces-verbaal van de zitting van de kerkfabriek betreffende de verkiezing van leden van de kerkraad
    • 1974 1 stuk
    • 4. Jaarrekening van de kerkfabriek.
        • 1930 1 omslag
  • Register Dossier
  • Inhoudsbeschrijving
    • WAAROVER handelt het archiefstuk?
      • Wie : Welke personen/instellingen zijn betrokken?
      • Wat : Wat is het onderwerp van het archiefstuk?
      • Waar : Waar speelt de handeling zich af?
    • DIEPTE van inhoudsbeschrijving: afhankelijk van het SOORT archiefstukken
      • Rekeningen, begrotingen, huwelijksdossiers, parochieregisters = serieel materiaal
        • Inhoud vergelijkbaar  beknopte beschrijving
      • Dossiers, losse archiefstukken (brieven, testamenten, aktes, plannen, nota’s enz.)
        • Inhoud kan uiteenlopend zijn  uitgebreider beschrijven (samenvoegen stukken later gemakkelijker)
        • Gulden middenweg zoeken
  • Voorbeelden: inhoudsbeschrijving
    • 1. Dossier betreffende de grenswijziging en de verdeling van gronden tussen de parochie Sint-Amandus te Oostakker en de parochie Sint-Antonius te Gent-Meulestede .
    • 1921-1924. 1 omslag
    • 2. Akte, ten overstaan van notaris Vander Auwermeulen, betreffende de verkoop van een ‘bijzondere’ school met woonhuis en gronden door Floris Van Loo aan Hendrik Claeys, pastoor van Oostakker .
    • 1886. 1 stuk
    • 3. Processen-verbaal betreffende de verkiezing van de leden van de kerkraad.
    • 1938-1941, 1945-1952. 1 pak
    • 4-6. Jaar rekeningen van de kerkfabriek. 3 omslagen
        • 4. 1930.
        • 5. 1931
        • 6. 1932
    • Eén archiefstuk kan soms door meerdere archiefvormers (personen/instellingen) zijn opgemaakt  meerdere beschrijvingen
      • Geef het stuk maar één nummer
      • Kies één mogelijke beschrijving = hoofdbeschrijving
      • Noteer de aanvullende gegevens in nota bene (N.B.) bij de hoofdbeschrijving (kleiner lettertype)
      • Bij de uiteindelijke ordening kan hetzelfde stuk onder meerdere beschrijvingen worden opgenomen door te werken met blanco nummers bv. --- of ***
    Inhoudsbeschrijving
      • Voorbeeld
      • 1. Ledenregister van de Confrérie van den H. Rozenkrans.
      • 1896-1899. 1 deel
      • Met de oprichtingsakte. Veelvuldig beschreven register: bevat ook een lijst van Eerste Communicanten (1908-1909) , een lijst van Plechtige Communicanten (1911), een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900-1917), ledenlijsten van de Confrérie of Genootschap van den H. Franciscus van Assisi (1898, 1902) , een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint-Peeterspenning (1860-1866).
    • --- Lijst van Eerste Communicanten
    • 1908-1909 1 deel
    • Veelvuldig beschreven register: bevat ook een Ledenregister van de Confrérie van den H. Rozenkrans (met oprichtingsakte, 1896-1899) , een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900-1917), ledenlijsten van de Confrérie of Genootschap van den H. Franciscus van Assisi (1898, 1902) , een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint- Peeterspenning (1860-1866).
    • *** Ledenlijsten van de Confrérie of het Genootschap van den H. Franciscus van Assisi
    • 1898, 1902 1 deel
    • Veelvuldig beschreven register: bevat ook een Ledenregister van de Confrérie van den H. Rozenkrans (met oprichtingsakte, 1896-1899), een lijst van Eerste Communicanten (1908-1909) , een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900- 1917), een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint-Peeterspenning (1860-1866).
  • Datering
    • WANNEER werd archiefstuk OPGEMAAKT ?
      • Niet altijd hetzelfde als de periode waarover het archiefstuk handelt (cfr. inhoudsbeschrijving)
      • bij een dossier: uiterste data (oudste en meest recente document)
      • Ongedateerd archief
        • Bij benadering: vb. ca. 1930, [tweede helft 19 de eeuw]
        • Geen datering: sine dato (s.d.) of zonder datum (z.d.)
      • Opletten met hiaten
        • Liggend streepje = doorlopende periode bv. 1850-1920
        • Komma = hiaat bv. 1850-1888, 1891-1920
  • Voorbeelden: datering
    • Dossier betreffende het legaat van Isabella Bracke.
    • 1767-1870 . 1 omslag
    • Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek.
    • 1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966 . 1 omslag
    • Register van de goederen van de kerkfabriek, opgesteld door pastoor Tilmans.
    • 1707-ca. 1740. 1 deel
    • Manuaal van pastoor Hieronymus Vrisen.
    • [eerste helft 17de eeuw] . 1 deel
  • Materiële vorm Stuk(ken): 1 tot 5 stukken > 5 stukken Los archiefmateriaal (brieven, aktes, testamenten, minuten, plannen enz.) Katern (Lias) Rekening, begroting, staat, huwelijksdossier enz. Deel Register van … Omslag < 2 cm. Pak > 2 cm. Dossier betreffende … Materiële vorm HOE ZIET stuk ER UIT ? Redactionele vorm Welk SOORT stuk?
    • 7. Akte betreffende de oprichting van de parochie.
    • 1705. 1 stuk
    • 15. Briefwisseling betreffende het Broederschap van de H. Rozenkrans.
    • 1800-1854. 4 stukken
    • 20. Dossier over de oprichting van de kerk.
    • 1900-1905. 1 omslag
    • 300. Dossier over de restauratiewerken aan de kerk.
    • 1955-1965. 1 pak
    • 105. Doopregister.
    • 1926-1945. 1 deel
    Voorbeelden: materiële vorm
  • 3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken
    • Originele verpakking verwijderen
      • Bv. plastic mapjes, ringmappen, papieren mappen of omslagen enz. (tenzij er relevante informatie op geschreven staat)
    • Archiefvreemde voorwerpen verwijderen
      • Bv. nietjes, paperclips, elastiekjes, Post-its enz.
    • SCHONEN van het archief
      • Verwijderen van dubbels, lege documenten, kladblaadjes, notities die niet relevant zijn, omslagen van briefwisseling (tenzij de postdatum van belang is!)
      • Gebeurt bij voorkeur door een persoon die het archief kent
  • Ongeschoond dossier Geschoond dossier
  • Zuurvrije map Zuurvrije doos
    • HERVERPAKKEN in en NUMMEREN van zuurvrije archiefmappen en –dozen
      • Nummers op mappen = nummers van de archiefstukken
  • Vouwen van archiefdozen
  • Vouwen van archiefdozen
  • Vouwen van archiefdozen
  • Vouwen van archiefdozen
  • Vouwen van archiefdozen
  • Vouwen van archiefdozen
  • Vouwen van archiefdozen
  • Vouwen van archiefdozen
  • Voorlopig resultaat
    • Volledige archief is beschreven
      • Genummerde lijst met beschrijvingen
      • Ongeordende lijst: archief van de kerkfabriek, parochie, parochiale verenigingen enz. zit nog door elkaar
    • Volledige archief is herverpakt
      • In zuurvrije archiefmappen en dozen
      • Nummering van de archiefmappen en – dozen = nummering archiefstukken in de genummerde lijst (zie hierboven)
  • 4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen
  • ORDENEN per archiefvormer Parochiearchief Kerkfabriek Parochiale instellingen, verenigingen en vzw’s (Onder)pastoor als privé-persoon Parochie Archief van de kerkfabriek Pastoraal archief Archief van parochiale instellingen, verenigingen en vzw’s Privé-archief (onder)pastoor
    • Rangschikken per ARCHIEFVORMER en per FUNCTIE
      • Archiefvormers: kerkfabriek, parochie, parochiale verenigingen en vzw’s, pastoor als privé-persoon (+ eventueel Armentafel of Heilig Geesttafel en vreemd archief)
      • Functies: algemeen, kerkbestuur, organisatie van de parochie, personeelsbeheer, verwerven en beheer van roerende en onroerende eigendommen, boekhouding en financieel beheer, pastorale activiteiten (sacramenten, liturgie, sociale en caritatieve werking enz.) …
    • ARCHIEFSCHEMA opgesteld door het Rijksarchief
      • De Keyzer, W.; Minke, A.; Van der Eycken, M. en Van Laere, R. Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de kerkfabriek en van andere parochiearchieven . Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea archivistica studia 96. Brussel, 1997, pp. 91-98.
      • http://www.crkc.be/fokav/site/007.html (Word- en pdf-formaat)
    • Praktisch
      • Maak de archieflijst op in Word of ander tekstverwerkingsprogramma
      • Beschrijvingen knippen en plakken onder de juiste titel/rubriek in het archiefschema
        • Onder elke titel of rubriek stukken chronologisch rangschikken (oud  jong)
        • Stukken die inhoudelijk of qua soort bij elkaar horen samenvoegen
          • Soort  series bv. rekeningen, begrotingen, parochieregisters enz. (chronologisch)
          • Inhoudelijk  dossiers (nummer vervalt + beschrijving aanpassen!)
      • Hulp bij ordening in archiefschema te verkijgen bij FoKAV en Rijksarchief Hasselt
      • Voorbeeld
    • 62-65. Doopregisters 3 delen
        • 4. 1796-1815.
        • 5. 1816-1884.
        • 6. 1885-1921.
    • 123. Dossier betreffende de elektrificatie van de klokken 1 omslag
    • 1954-1956
    • 1953
    • 79. Bestek voor de elektrificatie van de klokken 2 stukken
    • 1953
    • Deel I: Archief van de kerkfabriek
    • I. Algemeen
    • 384. Register van verslagen van de r aad van de kerkfabriek en het bureau van de kerkmeesters.
    • 1811-1884. 1 deel
    • 295. Uittreksel van de zitting van de kerkfabriek betreffende de herstelling
    • van de schilderijen van Gaspar De Crayer en Joseph Paelinck, aanwezig
    • in de kerk van Oostakker.
    • 1884. 1 stuk.
    • 312. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau
    • van de kerkmeesters.
    • 1885-1968. 1 deel
    • C. Briefwisseling
    • 169. Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek.
    • 1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966. 1 omslag
    • 292. Brief van Emilie Geers aan de voorzitter en leden van de kerkfabriek
    • betreffende het verkrijgen van een beloofde vergoeding voor de verrichte
    • werkzaamheden van haar overleden man.
    • [1928?]. 1 stuk
    Eindresultaat
  • 5. AFWERKEN van de inventaris
  • Optionele afwerking
    • Schrijven van een inleiding (vooraan):
      • Geschiedenis van de parochie, geschiedenis van het archief, keuzes gemaakt tijdens de inventarisatie, bibliografie
    • Index op plaats- en persoonsnamen (achteraan)
    • Omnummering van de archiefstukken én de archiefbeschrijvingen in de inventaris
      • Niet aan te raden
      • Parochiearchief groeit nog elke dag aan
    • Deel I: Archief van de kerkfabriek
    • I. Algemeen
    • Register van verslagen van de r aad van de kerkfabriek en het bureau van de
    • 1. kerkmeesters.
    • 1811-1884. 1 deel
    • 295. Uittreksel van de zitting van de kerkfabriek betreffende de herstelling
    • 2. van de schilderijen van Gaspar De Crayer en Joseph Paelinck, aanwezig
    • in de kerk van Oostakker.
    • 1884. 1 stuk.
    • 312. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau
    • 3. van de kerkmeesters.
    • 1885-1968. 1 deel
    • C. Briefwisseling
    • 169. Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek.
    • 4. 1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966. 1 omslag
    • 292. Brief van Emilie Geers aan de voorzitter en leden van de kerkfabriek
    • 5. betreffende het verkrijgen van een beloofde vergoeding voor de verrichte
    • werkzaamheden van haar overleden man.
    • [1928?]. 1 stuk
    Omnummering
    • Voordeel van het archief niet om te nummeren
      • Tijdsbesparend
        • Omnummering archiefbeschrijvingen in inventaris  omnummering archiefmappen, en –dozen
        • Gevaar voor fouten indien dit niet met de nodige aandacht gebeurt
      • Probleem voor toekomstig archief
        • Als archief omgenummerd is, dan kunnen nieuwe stukken veel moeilijker aan de inventaris worden toegevoegd
        • Als originele nummering wordt behouden:
          • Nieuw archiefstuk krijgt volgend nummer van de doorlopende nummering
          • Nieuw archiefstuk wordt toegevoegd aan laatste archiefdoos (archief groeit automatisch aan)
          • Beschrijving van het archiefstuk wordt onder de juiste titel/ rubriek ingepast in de inventaris
  • Aan de slag met uw parochiearchief!
  • 5 stappen
    • Elk groepje 1 mapje met 10 archiefstukken
    • Maak in groep een lijst van genummerde 10 archiefbeschrijvingen
    • Herverpak in groep uw archiefstukken in zuurvrije archiefmappen en – dozen en breng nummering aan
    • Evaluatie archiefbeschrijvingen + ordening in het archiefschema (12 voorbeelden)
    • Afwerken van de inventaris
  • Archiefstuk 8
  • Archiefstuk 8
    • 8. Rekening van de kerkfabriek van Bevingen. 1 stuk 1893.
  • Archiefschema
    • Deel I. Archief van de kerkfabriek
    • V. Financieel beheer
    • D. Rekeningen en bijlagen
    • 8. Rekening van de kerkfabriek van Bevingen. 1893. 1 stuk
  • Archiefstuk 41
  • Archiefstuk 41
  • Archiefstuk 41
    • 41. Register van beraadslagingen van de kerkfabriek. 1 deel 1862.
  • Archiefschema
    • Deel I. Archief van de kerkfabriek
    • I. Algemeen
    • B. Verslagen van de beraadslagingen van de Raad van de kerkfabriek en het Bureau van de kerkmeesters
    • 41. Register van beraadslagingen van de kerkfabriek. 1862. 1 deel
  • Archiefstuk 81
  • Archiefstuk 81
    • 81. Register van Plechtige Communies. 1 deel 1925-1935.
  • Archiefschema
    • Deel II. Pastoraal archief
    • VI. Pastorale activiteiten
    • B. Bediening sacramenten
    • 3. Vormsel
    • 81. Register van Plechtige Communies. 1925-1935. 1 deel
  • Archiefstuk 88
  • Archiefstuk 88
    • Plan van de voorgevel van het tehuis voor zusters te Bevingen. 1 stuk 1950.
  • Archiefschema
    • Deel II. Pastoraal archief
    • D. Pastoraal
    • 11. Betrekkingen met geestelijken afkomstig uit de parochie, diaken en priesterwijdingen, religieuze professies
    • 88. Plan van de voorgevel van het tehuis voor zusters te Bevingen. 1950. 1 stuk
  • Archiefstuk 5
  • Archiefstuk 5
    • 5. Echtheidsverklaring van het reliek van H. Hubertus. 1 stuk 1743.
  • Archiefschema
    • Deel II. Pastoraal archief
    • D. Pastoraal
    • 10. Devotie, bedevaarten, processies, novenen …
    • 5. Echtheidsverklaring van het reliek van H. Hubertus. 1743.
    • 1 stuk
  • Archiefstuk 34
  • Archiefstuk 34
  • Archiefstuk 34
    • 34. Register van jaargetijden en fundaties. 1 deel 1882.
  • Archiefschema
    • Deel II. Pastoraal archief
    • C. Liturgie
    • 4. Liturgische vieringen
    • 34. Register van jaargetijden en fundaties. 1882. 1 deel
  • Archiefstuk 57
  • Archiefstuk 57
    • 57. Ledenregister van het Genootschap der H. Familie. 1 deel 1895.
  • Archiefschema
    • Deel III. Archieven van parochiale instellingen
    • I. Genootschappen en broederschappen
    • 3. Leden
    • 57. Ledenregister van het Genootschap der H. Familie. 1895. 1 deel
  • Archiefstuk 91
  • Archiefstuk 91
    • 91. Dossier betreffende de herstelling en plaatsing van glasramen in de kerk van Kerkom. 1981 1 omslag
    • Met tekening.
  • Archiefschema
    • Deel I. Archief van de kerkfabriek
    • IV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden bestemd voor de eredienst
    • 2. Parochiekerk
    • B. Onroerende eigendommen
    • 91. Dossier betreffende de herstelling en plaatsing van glasramen in de kerk van Kerkom. 1981. 1 omslag
    • Met tekening.
  • Archiefstuk 71
  • Archiefstuk 71
    • 71. Status animarum. 1 deel [19de-20ste eeuw].
  • Archiefschema
    • Deel II. Pastoraal archief
    • I. Algemeen
    • A. Algemene verslagen
    • 71. Status animarum. [19de-20ste eeuw]. 1 deel
  • Archiefstuk 48
  • Archiefstuk 48
    • 48. Register van goederen, pachten en renten. 1 deel 1825, 1835, 1861.
  • Archiefschema
    • Deel I. Archief van de kerkfabriek
    • IV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden bestemd voor de eredienst
    • A. Algemeen
    • 48. Register van goederen, pachten en renten. 1825, 1835, 1861. 1 deel
  • Archiefstuk 64
  • Archiefstuk 64
    • 64. Notariële akte betreffende de verkoop van een perceel bouwland te Montenaken door Louis-François Hoebrechts, rustend pastoor, aan de kerkfabriek van Halmaal/Bevingen.
    • 1 stuk
    • 1956.
  • Archiefschema
    • Deel I. Archief van de kerkfabriek
    • IV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden bestemd voor de eredienst
    • B. Onroerende eigendommen
    • 5. Gronden
    • 64. Notariële akte betreffende de verkoop van een perceel bouwland te Montenaken door Louis-François Hoebrechts, rustend pastoor, aan de kerkfabriek van Halmaal/Bevingen.
    • 1956. 1 stuk
  • Archiefstuk 109
  • Archiefstuk 109
    • 109. Verkiezingsfolder van de CVP. 1988. 1 stuk
  • Archiefschema
    • Deel V. Vreemd archief
    • 109. Verkiezingsfolder van de CVP. 1988. 1 stuk