Gestion del archivo municipal: Proyecto Cervelló (Carmen Sahuquillo)

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Conferencia impartida en el merco XIX Foro Universitario Juan Luis Vives "Comunica.t: Internet, comunico luego existo" Martes 1 de marzo de 2011 en Valencia

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Gestion del archivo municipal: Proyecto Cervelló (Carmen Sahuquillo)

  1. 1. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural Servicio de Tecnologías de la Información y Comunicación
  2. 2. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló <ul><li>Introducción: </li></ul><ul><li>El SerTic inicia un proyecto de Archivo Electrónico de Documentos </li></ul><ul><li>Se contacta con el Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural como responsable del Archivo </li></ul>
  3. 3. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló ó Informática (SerTic) Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural Archivo Electrónico de Documentos: Proyecto Cervelló Archivo Histórico de Documentos
  4. 4. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló <ul><li>En el marco del proyecto se realiza un Estudio Inicial: </li></ul><ul><li>Situación actual del Archivo de Documentos </li></ul><ul><li>Procedimientos actuales de transferencia de expedientes al Archivo </li></ul><ul><li>Previsiones de archivo de documentos electrónicos </li></ul>Nota: El concepto de ‘documento’ tiene distinto significado y distinto tipo de clasificación para los Servicios Gestores y para el Archivo.
  5. 5. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló <ul><li>Teoría archivística de las tres edades : </li></ul><ul><li>  Primera edad : Los documentos se encuentran en tramitación o reciente finalización. Constituyen la documentación activa. Su uso es frecuente. Reunidos y organizados constituyen el Archivo de Oficina o de Gestión. </li></ul><ul><li>Segunda Edad : Los documentos se encuentran en fase semiactiva. Su conservación es necesaria ya que son consultados con mucha frecuencia por la Administración o los ciudadanos. Forman el Archivo Intermedio. </li></ul><ul><li>Tercera Edad : Los documentos tienen un valor histórico. Su consulta se lleva a cabo por los investigadores preferentemente. Estos documentos forman el Archivo Histórico. </li></ul>
  6. 6. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Conclusiones del estudio inicial: <ul><li>Se va a abordar de forma conjunta toda la problemática de Archivo de Documentos, tanto si son electrónicos como en papel. </li></ul><ul><li>Se pretende definir un nuevo Cuadro de Clasificación del Ayuntamiento </li></ul><ul><li>Se procederá a definir la normativa de gestión de documentos, transferencia al Archivo y expurgo. </li></ul>
  7. 7. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Dos grandes líneas de trabajo: <ul><li>Definición de un nuevo Cuadro de Clasificación. </li></ul><ul><li>Elaboración de una normativa de gestión de documentación, transferencia al archivo y expurgo. </li></ul>
  8. 8. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Cuadro de Clasificación del Ayuntamiento: <ul><li>En la actualidad existe un Cuadro de Clasificación con criterio orgánico. </li></ul><ul><li>Se pretende realizar un Cuadro de Clasificación con criterio funcional. </li></ul><ul><li>Motivo: La organización municipal va variando con el tiempo, pero las funciones son mucho más estables. Se pretende usar el mismo Cuadro de Clasificación para toda la documentación (activa o histórica) </li></ul>
  9. 9. Archivo Electrónico de Documentos: Proyecto Cervelló Cuadro de Clasificación I. DOCUMENTACIÓN REAL II. GOBIERNO III. HACIENDA IV. ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA V. ABASTECIMIENTOS DE LA CIUDAD VI. BENEFICIENCIA Y SANIDAD VII. INSTRUCCIÓN PÚBLICA VIII. CULTURA IX. MILICIAS, EJÉRCITO Y ORDEN PÚBLICO X. TERRITORIO Y POBLACIÓN: ESTADÍSTICA XI. ELECCIONES XII. OBRAS PÚBLICAS Y URBANISMO XIII. ARCHIVOS PATRIMONIALES XIV. DOCUMENTACIÓN GRÁFICA
  10. 10. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Nuevo Cuadro de Clasificación funcional: Identificación de Series Documentales actuales mediante la obtención de información de los diferentes Servicios
  11. 11. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Nuevo Cuadro de Clasificación Funcional: CUESTIONARIO DE TOMA DE DATOS-UNIDADES ADMINISTRATIVAS NOMBRE DEL SERVICIO: CÓDIGO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RESPONSABLE: Indicar las secciones y/o negociado/s que tiene el Servicio: Ejemplo: Dentro del Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural una de sus Secciones es la de Archivos y Hemeroteca que genera la Serie “Archivo” Series (subunidades) Negociado Sección
  12. 12. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Nuevo Cuadro de Clasificación Funcional: Instrucciones para la cumplimentación: ‘ Sirva como aclaración que una serie documental es un conjunto de documentos homogéneos (tipo documental) producidos por un sujeto (oficina productora) en el desarrollo de una misma actividad y regulado por un mismo procedimiento (función). En el momento que cambia cualquiera de estos tres elementos, cambia la serie ‘
  13. 13. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Nuevo Cuadro de Clasificación Funcional: <ul><li>Plan de trabajo: </li></ul><ul><li>Cumplimentación de la ficha por parte de los Servicios </li></ul><ul><li>Recogida de la documentación por parte del Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural </li></ul><ul><li>Elaboración del Cuadro de Clasificación a partir de la documentación recogida y el diálogo con los diferentes Servicios </li></ul>
  14. 14. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Nuevo Cuadro de Clasificación Funcional: <ul><li>Notas Importantes: </li></ul><ul><li>El plazo para remisión de la ficha cumplimentada termina el 4 de abril del presente año. </li></ul><ul><li>El Cuadro de Clasificación obtenido se usará tanto para la clasificación de información por parte del Archivo como para la nueva aplicación de Gestión de Expedientes. </li></ul>
  15. 15. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Normativa de gestión de la documentación, transferencia y expurgo: Elaboración por parte del Servicio de Patrimonio Histórico y Cultural.
  16. 16. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Normativa de gestión de la documentación, transferencia y expurgo: <ul><li>Problemática que se pretende abordar: </li></ul><ul><li>Plazos para remitir documentación al Archivo. </li></ul><ul><li>Modo de remitir la documentación y documentos que se deben remitir. </li></ul><ul><li>Criterios de expurgo, es decir, de depuración o eliminación de documentación por su inutilidad administrativa y cultural. </li></ul>
  17. 17. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Normativa de gestión de la documentación, transferencia y expurgo: <ul><li>Criterios que se van a seguir: </li></ul><ul><li>Que el paso al Archivo sea lo más automático posible </li></ul><ul><li>Que no se aumente el trabajo de los Servicios ni se duplique trabajo entre los Servicios y el Archivo </li></ul><ul><li>Que exista un Manual de Procedimiento, tanto para el traspaso de documentación como para la destrucción de documentación inservible </li></ul>
  18. 18. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Normativa de gestión de la documentación, transferencia y expurgo: Requiere Acuerdos de Aprobación por parte de la Junta de Gobierno Local y del Pleno Municipal. Llevará un cierto tiempo.
  19. 19. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Otras tareas realizadas: <ul><li>Puesta a punto de la nueva herramienta informática para el Archivo. </li></ul><ul><li>Enlaces con la futura Gestión de Expedientes. </li></ul>
  20. 20. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Conclusiones: <ul><li>Oportunidad para abordar de forma global la problemática del Archivo de Documentos </li></ul><ul><li>Oportunidad para abordar la normativa de transferencias al Archivo </li></ul><ul><li>Oportunidad para actualizar el Cuadro de Clasificación Municipal </li></ul><ul><li>Oportunidad para la informatización global del Archivo </li></ul>
  21. 21. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Agradecimientos: <ul><li>Sertic: por haber abordado este proyecto </li></ul><ul><li>Consellería de Agricultura, Pesca y Alimentación: por el asesoramiento recibido </li></ul>
  22. 22. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló Palacio de Cervelló
  23. 23. Gestión del Archivo Municipal: Proyecto Cervelló

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