Die Einführung von SEPA - leicht verständlich und übersichtlich

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Ab Februar 2014 gilt im Zahlungsverkehr in mehr als 30 Ländern in Europa SEPA. Höchste Zeit sich über die vielen Neuerungen zu informieren und die eigenen Prozesse im Unternehmen bzw. im Verein oder der Stiftung anzupassen.

Der Fokus liegt bei der Präsentation auf der Verständlichkeit. Er wurde im Zusammenspiel von Banken- und Marketingexperten entwickelt.

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Die Einführung von SEPA - leicht verständlich und übersichtlich

  1. 1. Die Einführung von SEPA Grundlagen, Konsequenzen und Handlungsempfehlungen Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Gewähr übernommen. 1
  2. 2. Verschlafen wir SEPA? 2 • 76% der mittelständischen Unternehmen hat sich im März 2013 noch nicht mit SEPA befasst oder Umsetzungsmaßnahmen getroffen • 9 % der Zahlungsvorgänge in Deutschland waren im 1. Quartal 2013 erst auf SEPA umgestellt
  3. 3. Ablauf • Was ist SEPA? • Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret? • Welche Chancen und Risiken gibt es? • Praktische Beispiele und Tipps • Weiterführende Informationen und Angebote 3
  4. 4. Was ist SEPA? Einheitlicher Zahlungsraum in Europa Quelle: Volksbank Freiburg SEPA: Single Euro Payments Area • Schaffung eines einheitlichen Rechtsrahmens und Ablösung nationaler Zahlungsverkehrs-Systeme • in allen 28 EU-Staaten und den weiteren EWR-Ländern Island, Liechtenstein und Norwegen sowie der Schweiz und Monaco • Standardisierung des Zahlungsverkehrs - keine Unterscheidungen wie Inlandsüberweisung und Euro- Überweisung - alle Zahlungen werden wie inländische Zahlungen behandelt  spätestens ab 1. Februar 2014 4
  5. 5. Wen betrifft SEPA? Jeder, der einen Zahlungsverkehr initiiert: • jedes Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche und Umsatz • Kommunen, Länder, Bund • Sozialversicherungsträger, Finanzamt • Banken • Vereine • Stiftungen … und letztlich jede Privatperson Verpflichtende Einführung bis spätestens zum 1. Februar 2014 5
  6. 6. Wie läuft die Einführung ab? 9. Juli 2012 Inkrafttreten der Übergangsfrist für die Einführung von SEPA Änderung der AGBs der Banken in Kraft getreten 1. Februar 2014 Verbindlicher Endtermin für die flächendeckende Einführung – eine vorzeitige Einführung ist aber möglich 1. Februar 2016 Ende der Übergangsfrist für die Annahme von „alten“ Überweisungsträgern Ende der Übergangsfrist für Verbraucher für die Angabe der IBAN- Nummer Die Auswirkungen auf die eigene Arbeit, auf die eigenen Prozesse und die eigenen Förderer sind erst auf den zweiten Blick erkennbar. 6
  7. 7. Vielfältige Auswirkungen auf Geschäftsprozesse 7 Rechtliche & organisa- torische Änderungen • Bankleitzahl • Kontonummer • Überweisungen • Kartenzahlungen • Lastschriften SEPA aus Bankensicht aus Unternehmenssicht aus Kundensicht Strategische & organi- satorische Änderungen • Gehaltszahlungen • Anpassung Datenbank • Adressbereinigung • Neuproduktion Medien • Änderung Bankdaten • Kundeninformation • Liquiditätsplanung • Investitionsplanung • Jahresabschluss Operative Änderungen • Neue Vordrucke • Neue Abläufe • „Neue“ Bankverbindung • Sonderkündigungsrecht • Lastschriften • neue Erklärung • lange Widerrufsfrist
  8. 8. Ablauf • Was ist SEPA? • Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret? • Welche Chancen und Risiken gibt es? • Praktische Beispiele und Tipps • Weiterführende Informationen und Angebote 8
  9. 9. 9 • Umstellung jedes Kontos auf IBAN und BIC • Wenn Sie mehrere Konten haben, wird für jedes Konto eine separate IBAN vergeben. Kontoverbindung – IBAN und BIC
  10. 10. Aufbau der IBAN (International Bank Account Number) 16-34 alphanumerischen Zeichen – 22 Stellen in Deutschland 10 Länder- kennzeichen 2-stellige Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer (10-stellig, aufgefüllt mit Nullen) Beispiel für den Aufbau einer IBAN-Nummer DE 99 10020030 0001234567 Kontoverbindung – IBAN und BIC
  11. 11. Aufbau der BIC (Business Identifier Code / Internationale Bankleitzahl) besteht aus 8 oder 11 Zeichen 11 Stelle 1-4 Name des Kreditinstitutes Stelle 5-6 Bezeichnung des Lands Stelle 7ff Bezeichnung des Orts / Filiale Beispiel für den Aufbau der BIC BFSW DE 33KRL Kontoverbindung – IBAN und BIC Dies ist die BIC der Bank für Sozialwirtschaft Karlsruhe.
  12. 12. Beispiel: Kontonummer 202 BLZ: 660 205 00 (Caritas International) Wegfall der Fiktiven- bzw. Pseudokontonummer 12 Kontoverbindung
  13. 13. 13 Kontoverbindung – IBAN und BIC Schon heute leicht zu finden…
  14. 14. Was verändert sich bei den Überweisungen? 14
  15. 15. Was verändert sich bei den Überweisungen? 15
  16. 16. Was verändert sich bei den Überweisungen? 1. Februar 2016 Ende der Übergangsfrist für die Annahme von „alten“ Überweisungsträgern 16
  17. 17. 17 Was verändert sich bei den Kartenzahlungen?
  18. 18. Was verändert sich bei den Kartenzahlungen? Ziele von SEPA bezüglich Kartenzahlung • nationale Ausrichtung der Kartensysteme aufgeben • Verwendung der Karte im gesamten Euro-Zahlungsverkehrsraum wie im Heimatland  Alle Zahlungskarten sind seit 2010 mit Chip versehen.  Die Händlerterminals sind umgerüstet – sofern die Updates eingespielt wurden. Zahlvorgänge mit Karte sollen europaweit einfacher werden 18
  19. 19. Abbuchungsverfahren 19 Bei dem im Handel beliebten Verfahren mit der Eingabe der PIN-Nummer ändert sich nichts. Es handelt sich um eine „Push“-Zahlung, also um eine Zahlung, bei der der Zahlungspflichtige seine Bank ermächtigt, diese Abbuchung zuzulassen.
  20. 20. Elektronisches Lastschriftverfahren 20 Die SEPA-Verordnung räumt die Möglichkeit ein, dass das im deutschen Einzelhandel bewährte und stark genutzte Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) bis zum 1. Februar 2016 genutzt werden kann.
  21. 21. Was verändert sich bei den Lastschriften? 21
  22. 22. Was verändert sich bei den Lastschriften? Das bisherige Lastschriftverfahren • sehr einfaches Verfahren • schriftliches Einverständnis – online / offline – durch Lastschriftgeber • Betrag, Zweck und Kontodaten waren relevant • Termin des Einzugs ist flexibel • Widerspruch von 8 Wochen 22
  23. 23. Was verändert sich bei den Lastschriften? Lastschriften werden komplizierter • Einzug zu einem verbindlichen Stichtag verpflichtend • zusätzliche Daten müssen übermittelt werden • es wird eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Credit Identifier Code) benötigt • es muss eine eindeutige Mandatsreferenznummer angegeben werden • Die Einzugsermächtigungen müssen physikalisch unterschrieben vorliegen. • hohe Anfälligkeit für Formalfehler (unautorisierte Zahlung) • Widerspruch von 8 Wochen bleibt bestehen • Der Betrag kann bei einer unautorisierten Zahlung bis zu 13 Monate im Nachhinein vom Zahlungspflichtigen zurückgefordert werden 23
  24. 24. 24 1. SEPA-Basislastschrift 2. SEPA-Firmenlastschrift Das SEPA-Basislastschriftverfahren steht sowohl Verbrauchern als auch Unternehmen offen. Die SEPA-Firmenlastschrift ist ausschließlich für den Verkehr zwischen Unternehmen vorgesehen. Das Firmenlastschriftverfahren stellt lediglich ein zusätzliches Angebot für Unternehmen dar, um deren Geschäftsabwicklung zu erleichtern. Sie unterscheiden sich vor allem durch den Wegfall der Widerspruchsfrist von 8 Wochen. Zwei Varianten von SEPA-Lastschriften
  25. 25. Was verändert sich bei den Lastschriften? 25 Die SEPA-Basis-Lastschrift bildet zwar die Grundeigenschaften der nationalen Einzugsermächtigungslastschrift ab, weist aber auch einige markante Unterschiede auf: • Gläubiger-ID (Identifikationsmerkmal des Lastschrifteinreichers) • Mandatsreferenznummer • SEPA-Lastschriftmandat (Vereinbarung zwischen Lastschrifteinreicher und Zahlungspflichtigen) • Vorankündigung • Fälligkeitsdatum • Mindesteinreichungsfristen vor dem Fälligkeitsdatum
  26. 26. ISO- Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichs- kennung Nationales Identifikationsmerkmall DE 02 xxx 01234567890 Gläubiger-Identifikationsnummer 26 Die Gläubiger-ID hat für Deutschland immer 18 Stellen und setzt sich wie folgt zusammen: Die Geschäftsbereichskennung kann individuell belegt werden. Sie wird bei der Bundesbank online beantragt. www.glaeubiger-id.bundesbank.de
  27. 27. Mandatsreferenznummer 27 Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie kann dem Kunden bereits bei der Mandats- einholung auf dem Mandatsformular mitgeteilt werden oder nachträglich bekannt gegeben werden. Länge (max. 35 Stellen, keine Leerzeichen) und Aufbau der Mandatsreferenz können vom Lastschrifteinreicher individuell festgelegt werden. Möglichkeiten einer Vergabe sind: • Bezug zum Mitglied Georg Meier • Bezug zur Beitrittserklärung 2009 • fortlaufende Nummer / Kundennummer 0123 • Bezug zum Anlass MB 2013
  28. 28. SEPA-Lastschrift: Lastschriftmandat 28 Die Inhalte des Lastschrift- mandats sind verbindlich festgelegt, nicht aber die Gestaltung. Hier ein Muster für eine wiederkehrende Lastschrift (SEPA-Basis-Lastschrift). Muster unter www.die- deutsche-kreditwirtschaft.de
  29. 29. SEPA-Lastschrift: Vorankündigung 29 • Es liegt im Interesse des Zahlungsempfängers, dass sein Lastschrifteinzug erfolgreich ist. Deshalb informiert er den Zahlungspflichtigen vorab), damit dieser auf seinem Konto für Deckung sorgen kann. Pre-Notification • Diese Vorankündigung muss folgende Angaben enthalten: • Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers • Mandatsreferenznummer • Zahlungsbetrag • Fälligkeitsdatum • IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen
  30. 30. SEPA-Lastschrift: Vorankündigung 30 • Bei wiederkehrenden Zahlungen (z.B. Miete, Mitgliedsbeitrag, usw.) kann die Fälligkeit auch als periodische Zeitangabe erfolgen. Bsp.: "..wird monatlich zum 15. abgebucht..." oder auch "...wird jährlich zum ersten Werktag im Februar abgebucht...“ • Die Vorankündigung muss spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstermin erfolgen. Diese Frist kann jedoch zwischen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigen abweichend vereinbart werden - beispielsweise in den AGB des Zahlungsempfängers. • Sollte sich das Fälligkeitsdatum oder der Lastschriftbetrag ändern, ist eine erneute Pre-Notification notwendig. Gleiches gilt auch , wenn sich Gläubiger-ID, Mandatsreferenznummer oder die Kontoverbindung ändern.
  31. 31. 31 SEPA-Lastschrift: Vorankündigung Vorankündigung / Pre-Notification spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstag Erst- und Einmallastschrift 6 Tage vor Fälligkeit – Vorlage bei der Bank Folgelastschriften 3 Tage vor Fälligkeit – Vorlage bei der Bank
  32. 32. 32 SEPA-Lastschrift: Fristen Rückgabefrist 5 Tage nach der Belastung – Rückgabe durch die Bank des Zahlungspflichtigen mangels Deckung Rückgabefrist 8 Wochen nach der Belastung – Rückgabe durch Zahlungspflichtigen wegen Widerspruch Rückgabefrist 13 Monate nach der Belastung – Rückgabemöglichkeit bei ungültigen Mandat / unautorisierte Zahlung Mandatsgültigkeit 36 Monate – wird das Mandat 36 Monate nicht genutzt, verliert es seine Gültigkeit
  33. 33. Fristen verbindlich 33 SEPA-Lastschrift: Fristen
  34. 34. Einzugsermächtigungen Alle Einzugsermächtigungen gelten für SEPA-Lastschriften unbegrenzt weiter, sofern sie • vor dem 1. Februar 2014 / der Umstellung auf SEPA erteilt wurden, • sie physikalisch, also handschriftlich auf Papier vorliegt, • die Lastschriftgeber über die Umstellung schriftlich informiert wurden, • und der letzte Einzug nicht länger als 36 Monate her ist. Mit der Einführung von SEPA müssen neue Vordrucke für die Einzugsermächtigungen eingesetzt werden. 34 SEPA-Lastschrift: Bestehende Einzugsermächtigungen
  35. 35. Der Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit bei Lastschriften nehmen mit SEPA deutlich zu. Jeder Fehler bedeutet eine unautorisierte Zahlung – diese kann bis zu 13 Monate zurückgefordert werden. 35 SEPA-Lastschrift: Fehleranfälligkeit
  36. 36. Mögliche Fallen (unautorisierte Zahlung) • Es liegt keine handschriftliche Einzugsermächtigung vor. • Bei dem erstmaligen Einzug nach SEPA wurden die Kunden nicht schriftlich informiert. • Der Fälligkeitstermin wurde nicht beachtet. • Die Gläubiger-Identifikationsnummer wurde nicht oder falsch angegeben. • Der letzte Einzug liegt länger als 36 Monate zurück. 36
  37. 37. Mögliche Rückforderungen von Lastschriften Zahlungen werden zurückgefordert, weil: • Betreuer eingesetzt wurden und das Vermögen schützen wollen • Erben, die zusätzliche Barmittel wünschen • Insolvenzverwalter von Unternehmen, die die liquiden Mittel erhöhen wollen • Unzufriedenheit von Kunden • Kündigungstermin verpasst Das genaue Verfahren für die Abwicklung unautorisierter Zahlungen ist derzeit noch nicht einheitlich und verbindlich geregelt. 37
  38. 38. Weiße Lastschriften Da Einzugsermächtigungen handschriftlich unterschrieben werden müssen, ist nach jetzigem Stand beim Onlinekauf ein Bankeinzug nicht mehr zulässig. Gleiches gilt bei Onlinespenden ohne geeignetes Tool sowie bei Telefonspenden. 38 SEPA-Lastschrift: Online
  39. 39. Kombimandat Seit dem 9. Juli 2012 empfehlen Banken, bis zur internen Einführung von SEPA die Einzugsermächtigung nach dem bisherigen und nach dem neuen SEPA-System vorzunehmen – das sogenannte Kombimandat. Dies bedeutet für die Kunden doppelten Aufwand. Der Einsatz von Kombimandaten ist nicht zwingend notwendig. Spätestens ab dem 1. Februar 2014 müssen die neuen Vordrucke verbindlich eingesetzt werden. 39
  40. 40. 40 Unautorisierte Lastschrift Die Missachtung der Vorgaben führt nicht zwangsläufig zur Abweisung des Einzuges. Allerdings führt jeder Fehler zu einer Widerspruchsfrist von 13 Monate durch den Zahler. Die Beweispflicht und damit das Risiko liegen beim Zahlungsempfänger! Derzeit ist uns noch nicht bekannt, inwieweit sich aus dem bewussten Einsatz bzw. eine billigende Inkauf- nahme von unautorisierten Lastschriften Haftungs- risiken für Geschäftsführer / Vorstände ergeben.
  41. 41. Ablauf • Was ist SEPA? • Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret? • Welche Chancen und Risiken gibt es? • Praktische Beispiele und Tipps • Weiterführende Informationen und Angebote 41
  42. 42. Chancen und Vorteile von SEPA Die Einführung von SEPA hat verschiedene Vorteile: • einheitlicher Zahlungsverkehr im SEPA-Raum • garantierte Ausführungszeit bis zur Kontogutschrift von max. einem Bankarbeitstag • interne Konzentration der Zahlungsverkehrsabwicklung • Straffung von Bankverbindungen • Besseres Liquiditätsmanagement, u.a. durch bessere Planbarkeit aufgrund von Fristen • ein Format für alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen • Zahlungsvorgänge und internes Rechnungswesen können besser verbunden werden • Übersichtliches europäisches Produktangebot der Banken 42
  43. 43. Risiken und Nachteile von SEPA • zahlreiche Neuerungen – intern und bei Kunden / Förderern • bestehende Geschäftsmodelle und -prozesse können nicht mehr funktionieren • zum Teil erheblicher Anpassungsaufwand • große Unkenntnis in der Bevölkerung • größere Fehleranfälligkeit von Lastschriften • mehr Dokumentations- und Verwaltungsaufwand • keine „Pauschalmandate“ mehr • keine weißen Lastschriften • verbindliche Fristen • Einige Förderer werden die Umstellung nutzen, um zu kündigen. Nachteile 43
  44. 44. Chancen und Risiken für Sie Die Gretchenfragen • Welche Auswirkungen hat SEPA auf mein Geschäfts- modell? • Ist das Geschäftsmodell fit für SEPA? • Sind die eigenen Prozesse, die Hard- und Software, die Kommunikation, die Mitarbeiter fit für SEPA? • Wo sind die Problemherde? • Wie wirkt sich das auf meine Fördererbeziehungen aus? • Wie vermeidet man die Rechtsunsicherheit durch Formfehler? • Verträgt die Organisation höhere Rückforderungen? • Ist die Liquidität möglicherweise gefährdet? 44
  45. 45. gering groß • Einnahmen per Rechnungen • Einnahmen durch Kredit- / EC- Kartenzahlung • Buchhaltung durch Steuerberater • wenige Kunden • moderne, gepflegte Datenbank • klare Strategie und Prozesse • viele Lastschriften • Zahlungen durch Blanko- Überweisungsträger • großer Fördererstamm • angelernte Buchhaltung • ältere Spender / Mitglieder • unklare Strategie und Prozesse Risiko Das SEPA-Risiko 45
  46. 46. Ablauf • Was ist SEPA? • Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret? • Welche Chancen und Risiken gibt es? • Praktische Beispiele und Tipps • Weiterführende Informationen und Angebote 46
  47. 47. Beispiel: Dienstleister • Überwiegend regional tätig • ausschließlich B2B-Kunden • Zahlung nur per Überweisung nach Rechnung Sehr geringer Aufwand bei der Umstellung 47
  48. 48. Beispiel: Großhändler mit vielen Lastschriften • Großhändler mit mehreren Tausend Kunden • Lieferung in 12 Länder in Europa • Wiederverkäufer - gewerblich • ca. 6.000 Bestellungen und Rechnungen • ca. 4.000 Lastschriften mit wechselnden Beträgen Erhebliches Risiko, großer Aufwand 48
  49. 49. Beispiel: Verein • Mitgliedsbeiträge werden ausschließlich über Lastschrift eingezogen • Spenden teilweise per Lastschrift • angelernte Teilzeitkraft in der Buchhaltung • geringe Aktualität und Qualität der Adressdaten • fehlende SEPA-taugliche Datenbank - Excellisten Erhebliches Risiko, großer Aufwand 49
  50. 50. Handeln Sie jetzt! 50  Brauchen Sie in Zukunft Lastschriften?  Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (wenn Lastschrift)  https://extranet.bundesbank.de/scp/  Entwickeln einer eigenen Systematik für Mandatsreferenznummern  Planen Sie die Information der Kunden / Mitglieder / Förderer sehr genau!  Überprüfen und Dokumentieren der selbst erteilten Lastschriftgenehmigungen  Überprüfen Sie Ihre Datenbank auf SEPA-Tauglichkeit; ggf. passen Sie jetzt an.  Überprüfen Sie Ihre Daten (Stammdatenpflege)  Beschaffen Sie die IBAN-Nummern für die eigenen Überweisungen - etwa für Gehaltszahlungen.  Stellen Sie bei der Rechnungsstellung und in den eigenen Medien die Angabe der IBAN / BIC-Nummer um.
  51. 51. Ablauf • Was ist SEPA? • Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret? • Welche Chancen und Risiken gibt es? • Praktische Beispiele und Tipps • Weiterführende Informationen und Angebote 51
  52. 52. Notwendige Handlungsempfehlungen • Information & Aufklärung • SEPA-Test • Analyse & Check von Strategie, IT und Buchhaltung • Strategische Überprüfung • Entwicklung und Implementierung alternativer Umsetzungswege • Beratung zur Überprüfung und Optimierung der Abläufe und Prozesse • Planung und Realisierung einer mehrstufigen Informations- und Kommunikationskampagne, 52
  53. 53. Wer unterstützt Sie? • operativ Ihre Bank • operativ Ihr Steuerberater • strategisch Agentur Zielgenau GmbH www.sepa-test.de 53
  54. 54. Informieren Analysieren Umsetzen Website Fachartikel Vorträge Kurzberatung Individueller Bericht Strategieberatung Umsetzung IT Umsetzung Prozesse Umsetzung Kommunikation Umsetzung Finanzen Was können und sollten Sie tun? SEPA-Test & Daten SEPA-Test Umsetzung Fundraising weiß kostenfrei rot kostenpflichtig blau kostenpflichtig, Förderung ggf. möglich Die verschiedenen Beratungsangebote können bezuschusst werden – mit 25 – 50%.
  55. 55. Handeln Sie jetzt

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