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Devido a nossa cultura indisciplinada, quando pensamos em implantar um sistema Lean Manufacturing este conceito vem a ajudar no gerenciamento da implantação, vale dar uma lida pois temos......

Devido a nossa cultura indisciplinada, quando pensamos em implantar um sistema Lean Manufacturing este conceito vem a ajudar no gerenciamento da implantação, vale dar uma lida pois temos divergências de interpretação.

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  • 1. Obeya(Obeya Room – War Room - Sala de Guerra)Obeya em japonês significa simplesmente "grande sala". Na Toyota tornou-se umadas principais ferramentas de gerenciamento de projeto, usado especialmente nodesenvolvimento de produtos, para melhorar a comunicação eficaz e atempada.Um conceito similar ao tradicional "salas de guerra", uma obeya conterá gráficosaltamente visuais e gráficos alusivos e cronograma do programa, marcos eprogresso até o momento e contramedidas para sincronismo existente ou problemastécnicos.Os líderes do projeto terão todas as pessoas envolvidas no projeto reunidas em umamesma sala tratando do mesmo assunto, tudo devidamente sincronizado com ocronograma do projeto, o qual é periodicamente revisado.O objetivo é garantir o sucesso do projeto e encurtar o ciclo do nosso PDCA(planejar-fazer-check-act).Se pesquisarmos um pouco mais, veremos este termo sendo utilizado também emempresas que adota o conceito para gestão de projetos, onde profissionais de todasas áreas envolvidas no mesmo são de fato deslocado de seu departamento ealocados em um mesmo local para atuar focado no projeto em questão, esta é umpratica de empresas multinacionais mais enraizadas nas empresas Francesas eAmericanas, já visto também em empresas Brasileiras.Avançando um pouco mais, temos empresas em que a interpretação para Obeya érealmente a tradução do termo Japonês para o Português, onde as áreas técnicasestão todas alocadas em uma grande sala separadas apenas por Box ou ilhasseparadas apenas pelo espaço visível sem paredes, no máximo divisórias baixas esem portas e todas os profissionais muito próximos. Em alguns casos em umaestação de trabalho existe uma pessoa da Qualidade, uma pessoa do Processo,uma pessoa do Produto, uma pessoa da Logística e normalmente esta ilha atua emum determinado produto ou processo.Temos também o conceito aplicado do que chamo de forma correta pois estive noJapão e Corea, visitei várias empresas e o conceito em sua essência é muito maisvisto realmente como uma ‘Sala de Guerra” e usado para tratar projetos de grandeimpacto para a empresa, nesta sala são colocados em gestão a vista todas asentradas, todo acompanhamento e todas as saídas deste projeto. Os profissionaissão membros de outros departamentos que estão envolvidos neste projeto e o Líderdo mesmo define quem e o que faz o que, com data, agenda de reuniões e umcronograma realmente seguido, lá isso realmente funciona devido a cultura focadaem disciplina e rigor, típico dos asiáticos.Em empresas ocidentais, a aplicação deste conceito não é tão simples e seusresultados podem ser questionados, infelizmente costumamos a não ter as mesmasprioridades departamentais em um mesmo projeto, isso é típico de nossa cultura.
  • 2. Quando as paredes físicas entre os departamentos são a barreira entre a condiçãoatual e a condição alvo dentro de uma transformação como Lean Manufacturing ouum novo projeto de grande transformação, o caso é bastante claro, os paradigmas eas prioridades nunca serão as mesmas entre os departamentos. Por outro lado,quando estamos falando sobre a remoção de paredes dentro de escritórios oubarreiras departamentais, seja para as funções transacionais e suporte de umaempresa de fabricação ou uma operação de indústria de serviços, no caso muitasvezes mexemos com nossa cultura e isso geralmente cria muita restrição pessoal ouindividual para um verdadeiro trabalho em equipe. Precisamos então encontraralguma forma de criar um verdadeiro motivo para forçar o trabalho em equipe e éneste momento que o conceito "Obeya" viabiliza uma forma mais direta para buscade resultado, as vezes isso gera sacrifícios departamentais muito grande mas muitasvezes isso é necessário, logo projetos de grande impacto devem contemplar estasdificuldades e o Obeya pode ser uma solução menos traumática do que descobrir nofuturo que teve um projeto fracassado por falta do espírito de equipe muito comumem nossa cultura. Para isso, segue abaixo 5 bons motivos para se criar uma Obeyae mais 5 bons motivos para não se criar uma Obeya e que a decisão caberá sempreao gestor da empresa ponderar sobre os benefícios ou não desta aplicação desteconceito.Vantagens:1. Reduzido espaço de tempo na tomada de decisões pois todos os envolvidos seencontram no mesmo local todos os dias ou semana por um determinado tempoconforme cronograma de reuniões estabelecido pelo líder do projeto e as decisõestomas geram de imediato ações as pessoas.2. Menos reuniões necessárias frente à disponibilidade de cada departamento o quenormalmente sempre é motivo de litígio e agenda e assim mais tempo pode sergasto com o foco das atividades, temos então uma comunicação fluindo maisrapidamente. Mais progresso é feito em uma Obeya do que de dentro de uma salade reunião tradicional, devido à informação exibida lá e o fato de que é uma área detrabalho para uma equipe multifuncional.3. Reduzido custo de valor não agregado com reuniões e duvidas durante o projeto,decorrentes de falhas na comunicação. Isto acontece porque os requisitos dosclientes são mal definidos, mal comunicados através das barreiras funcionais oudepartamentais porque a decisão é feitas atrás de barreiras departamentais. OObeya coloca a melhor informação sobre a parede para que todos vejam. Ele colocaas pessoas de diferentes funções na sala para enfrentar e resolver todo problema decomunicação, resolução de problemas e discussões sobre a necessidade deinvestimento ou planejamento, isso melhora o desempenho da equipe e prazos.4. Limpamos a selva de e-mails, pois temos todos juntos e isso é uma maneira derecuperar a perda de produtividade devido ao custo de gerenciamento via e-mail.Até então, tudo o que precisamos fazer é olhar para nosso colega na nossa Obeyaou mesmo caminhar alguns passos para ter uma conversa e esclarecer nossasdúvidas, pois sem estarmos na Obeya com um mesmo objetivo, isso exigedocumentação imediata e comunicação com os outros, talvez responder a todos,isso é perda de tempo.
  • 3. 5. Eliminamos gargalos de recursos visíveis, quando as pessoas cooperam epassam a utilizar os mesmos recursos isso reduz custos, evitando a contrataçãoextra, horas extra, atrasos no projeto e assim por diante.Desvantagens:1. Quando optamos por aplicar o conceito no gerenciamento de projeto com grandeimpacto e alocamos profissionais de vários departamentos, estes ficam desfalcadose as atividades de sua responsabilidade ficam comprometidas gerando anecessidade de hora extra para compensar.2. Quando optamos por aplicar o conceito no gerenciamento de projeto com grandeimpacto e alocamos profissionais de vários departamentos em regime de Part Time,geramos um conflito gerencial pois as prioridades de um departamento nem sempresão as mesmas do Líder no Projeto.3. Quando aptamos por aplicar o conceito no gerenciamento de projetos com grandeimpacto, as pessoas deverão estar de fato cientes de suas responsabilidades e oLider do Projeto deve ter Responsabilidade e Autoridade para responder peloprojeto, de nada adianta definir um líder e não lhe dar condições de gerenciar aequipe.4. Muitas vezes a aplicação do conceito no gerenciamento de projeto com grandeimpacto devido a sucessos alcançados, gera uma constância na formação destestimes e assim a essência das funções departamentais perdem força e geramosperda de comando e muitos outros problemas devido ao dia a dia da empresa queprecisa ser mantida.5. A aplicação do conceito somente de Sala Grande onde temos todas as áreastécnicas muito próximas, ajuda, mas as barreiras departamentais em nossa culturanão muda simplesmente tirando-se as paredes, continuarão os envios de e-mailmesmo sabendo que a pessoa está a menos de 5 metros de distância uma dasoutras, isso é tipo de nossa cultura.O Obeya é muito mais do que simplesmente uma grande sala aberta. Deve serdeliberadamente concebida como um centro de comunicação para o status detrabalho diário, bem como o andamento de projetos envolvendo equipesmultifuncionais, clientes e fornecedores. Isto é especialmente importante hojequando mais equipes trabalham virtualmente e entre linguagem e cultura deindisciplina como a nossa.Precisamos então capacitar as pessoas para fazer perguntas sobre a forma detrabalhar, como: Será que podemos realmente fazer isso? Por que permitir que osclientes façam essas mudanças disruptivas? Não temos um padrão para isso? Qualtarefa é prioridade? E Será que alguém precisa de ajuda com alguma coisa?Um dos principais conceitos para construir em seu projeto Obeya incluem deixar osproblemas visíveis, definir claramente o trabalho e as responsabilidades do líder,verificar os efeitos visuais e status do projeto, ter o envolvimento total na resolução
  • 4. de problemas, perguntar por 5 vezes, considerar sempre o cliente interno e externo,manter o fluxo de trabalho tanto quanto possível.Ao projetar sua Obeya, devemos sempre partir do pressuposto que a mesma deveestar em um local de fácil acesso, de fácil visibilidade e próxima de onde é exigidomais esforço pois assim todos se monitoram da disciplina em suas atividades.Exemplo Obeya Projetos de Grande ImpactoExemplo Obeya Projetos de Grande ImpactoCréditos do texto a:Por: Jose Donizetti Moraes - 07/06/2013