OS2kle og I/O-manager Syddjurs Kommune. Oplæg hos Region Nordjylland.

1. Automatisk distribution og
præjournalisering af henvendelser
15. april 2015
Region Nordjylland
Jon Badstue Pedersen
Afdelingsleder
Digitalisering
Syddjurs Kommune
jbp@syddjurs.dk

2. Agenda
Jon Badstue Pedersen
Kommunal funktion
Afdelingsleder
Digitalisering
Syddjurs Kommune
Tværkommunal funktion
Bestyrelsesmedlem
Bestyrelsen
OS2 – Offentligt
digitaliseringsfællesskab
jbp@syddjurs.dk
Tlf. +45 21 17 39 15

3. • KL Emnesystematik – en Syddjurs-forhistorie
• (Auto)opmærkning i Syddjurs – hvad vil vi?
• Valg om at anvende I/O-manager og egenudvikling
• Komponent 1: Berigelseskomponent - OS2kle
• Komponent 2: SOFD (lokalt datavarehus (MDM))
• Komponent 3: OS2Opgavefordeler
• Løsningsarkitektur
• Resultater og perspektiver
Agenda

4. Lidt terminologi:
KLE: KL Emnesystematik er en lovbaseret kommunal taksonomi
(journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale
opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven
(handlingsfacetterne) på den enkelte sag.
Se mere på http://www.kle-online.dk/
KLE
OS2kle : Beriget ”operationel” KLE

5. • ESDH (højeste indholdsmæssige kvalitet i
Danmark).
KLE-forhistorie 1

6. • Det er obligatorisk at opmærke alle
indholdssider i syddjurs.dk med KLE
KLE-forhistorie 2

7. • Alle IT-systemer opmærkes med KLE (opgaver
der IT-understøttes af systemet) i Syddjurs’
kontraktdatabase
KLE-forhistorie 3

8. Deltager i det tværkommunale OS2-projekt
OS2KITOS, der bl.a. er baseret på KLE
KLE-forhistorie 4

9. • KL vedligeholder den ”gratis” 
• KLE kendes i forvejen i organisationen
• KLE er moden
• KLE er mappet til FORM (og meget andet)
• Automatisk relation til ESDH-indhold, blanketter og
selvbetjeningsløsninger
Hvorfor KLE?

10. • Distribuere mails
• ”Læse” mails og agere på baggrund deraf
• ”Læse” indskannet fysisk post og agere på baggrund
deraf (eks. Præjournalisering)
• Understøtte søgning på syddjurs.dk
• Understøtte borgeren i kontaktsituationer
• Understøtte omstilling/telefonbog
• Understøtte aftalestyring og digitalisering/ effektivisering
Hvad vil vi med KLE-opmærkning?

11. • Prioritet at eje forretningskritiske elementer og viden
• Ønske om løse koblinger
• Derfor valg af open source og egenudvikling.
– JBoss og Camel
– Egenudviklet opgavefordeler i .Net
– OS2kle, Taxon og TaxonHub (open source)
– Snitflader til Exchange og Acadre CM (ESDH)
I/(O)-Manager

12. • OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab
arbejder kun med reel open source
• OS2kle er gratis (men skal udvikles løbende)
• OS2Opgavefordeler bliver gratis (-hosting/vedligehold)
• Taxon er open source
• TaxonHub koster ca. 20.000 kr. årligt
Open source

13. Komponent 1: OS2kle

14. Komponent 1: OS2kle

15. Komponent 1: OS2kle

16. Komponent 2: SOFD
Sandhedsdatabasen 

17. Komponent 3: Opgavefordeler

18. Løsningsarkitektur
Kontakt-
hieraki
Digital
postSyddjurs@syddjurs.dk
/ Exchange
Syddjurs
I/O-komponent
(Jboss og Camel)
Afhentning
af msg, txt,
pdf og xml
Berigelses-service:
OS2kle via Taxon
KLEnr.
Afdelingspost-
kasse
(Exchange)
Eks.
jobcenter@syddjurs.dk
Borger /
Virksomhed
Dagens Post i
Acadre CM hos
rette afdeling og
sagsbehandler –
og med en note
SOFD
(Syddjurs Organisations-
og
ForretningsDatavarehus)
KLEnr.OrgID (LOS)
OrgID (Acadre CM)
Fysisk
Brev
Data
Scanning
SFTP
OS2Opgavefordeler
Mapning
Org og KLE
KLEnr.
ID
Mail
Mapning
Org og
ESDH

19. Resultatet i ESDH
KLE-opmærkning dikterer automatisk
organisationsenhed, ESDH-enhed og
medarbejder.
Masser af dejlige metadata

20. Overblik, styring og kontrol

21. • 80% af al indgående skannet post distribueres
automatisk til rette afdeling/medarbejder
• Vi vurderer at 85% er grænsen.
Resultat efter 13 måneder

22. • Taxon er i gang med et projekt vedr. Digital Post i Region
Syddanmark, baseret på FORM.
Andre regioner

23. • Oplysningsskemaer sender vi automatisk en mail-kopi af
til revision.
• Regninger fra TDC journaliserer vi automatisk på en
eksisterende sag
• Ansøgning om dansk pas opretter vi en ny sag på,
journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.
• Ændringer vedr. ansøgning om kørekort - opretter vi en ny
sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.
• Anmodninger om fritagelse for Digital Post opretter vi en
ny sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen
igen.
Resultat efter 13 måneder

24. Hvordan kan mit arbejde med (geo)data
skabe værdi?
Autoopmærkning, automatiske relationer, automatisk
distribution og præjournalisering, IDM, Ledelsesinformation.
Hvorfor skaber det værdi?
Vi kan effektivisere og automatisere processer for ”de kolde
hænder”. Langt bedre overblik og ressourcemæssige fordele
for den enkelte sagsbehandler
For hvem?
Nøglesekretærer, journaliserings- og postansvarlige, ledere,
alle medarbejdere der arbejder med dokumenter og sager
Styr(k) digitalisering og effektivisering med metadata, Jon Badstue Pedersen

27. • http://www.syddjurs.dk/
• http://www.os2web.dk/
• http://www.os2web.dk/os2kle
• https://os2web.atlassian.net/browse/KLE
• http://kle-online.dk/
• http://taxon.dk/
• http://halibut.dk/
• http://www.datascanning.dk/
Links