• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Arkivrutiner for  omsorgsdistriktene - Sandnes kommune - John Falck - Jørgensen
 

Arkivrutiner for omsorgsdistriktene - Sandnes kommune - John Falck - Jørgensen

on

  • 689 views

 

Statistics

Views

Total Views
689
Views on SlideShare
689
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Arkivrutiner for  omsorgsdistriktene - Sandnes kommune - John Falck - Jørgensen Arkivrutiner for omsorgsdistriktene - Sandnes kommune - John Falck - Jørgensen Presentation Transcript

    • Presentasjon av nye arkivrutiner for omsorgsdistriktene
      • V/ John Falck-Jørgensen
      • Rådgiver Dokumentsenteret
    • Felles standard for dokumenthåndtering
      • Formålet med prosjektet har vært å etablere en felles standard for dokumenthåndtering i omsorgsdistriktene
      • Brukermedvirkning har vært sentralt i utformingen av de nye arkivrutinene, felles prosjekt mellom Dokumentsenteret og representanter fra Omsorgsdistriktene. Samarbeidet har gitt gevinster i form av økt kvalitet og en praktisk tilnærming til rutinene.
      • Rutinene er tilgjenglig i kommunens Arkivplan og er i tråd med gjeldende lover og regelverk.
      • Rutinene beskriver hele dokumentets livssyklus fra det blir et arkivdokument til det avleveres til kommunens fjernarkiv
    • Hvilke arkiv gjelder rutinene for?
      • Omsorgsdistriktene har to hovedarkiv:
      • Arkiv for brukermapper (objektarkiv)
      • Saksarkiv, som inneholder administrative saker (k-kode)
      • Rutinene gjelder for behandling av disse arkivene med tilhørende register.
      • Eksempel på register, løpende journal
      • arkivseriebeskrivelse
    • Hovedrutine – Post- og eksedisjonsrutine
      • Post- og ekspedisjonsrutine er hovedrutinen og beskriver hvordan Innkommet post og utgående post skal behandles. Rutinen avklarer også ansvaret for de ulike aktiviteter i dokumenthåndteringsprosessen.
      • Fire deltakere er involvert i rutinen:
      • Sekretærer
      • Ledere
      • Saksbehandlere
      • Bud
      • Snarvei til hovedrutine
    • Hovedtrinn i post- og ekspedisjonsrutine
      • Rutinen gjelder for bruker relaterte og administrative dokumenter
      • Post og ekspedisjonsrutinen er bygd opp med 6 hovedtrinn:
      • Mottak
      • Åpning og sortering
      • Registrering (inngående dokumenter)
      • Saksbehandling / Utgående korrespondanse
      • Utlån fra arkiv
      • Utskrift av journal
    • Sentrale moment i post- og ekspedisjonsrutine
      • E-post skal behandles på lik linje med all annen inngående og utgående korrespondanse, jmfr. punkt 4
      • Arkivverdige orginalokumenter skal registreres før de leveres leder/saksbehandler. Eventuelle hastesaker – ta kopi og lever ut denne. jmfr. punkt 9
      • Administrative dokumenter registreres manuelt i egen postjournal, bruk eget stempel til dette, journalstempelet skal inneholde følgende informasjon:
      • Se punkt 12
      • Det skal være en kopibok for saksarkivet og en for dokumenter produsert i Profil.
      • Se punkt 19
    • Sentrale moment i post- og ekspedisjonsrutine
      • Det skal produseres vedtaksprotokoll, denne inneholder vedtak fra inntaksmøter. Kopi av vedtak arkiveres i brukermappen. Se punkt 20
      • Det er saksbehandlers ansvar at saksmappen er renset for binders, kladdenotater, overflødige kopier og annet arkivuverdig materiale. Se punkt 21
      • Utlån fra arkiv: Saksbehandlere kan selv låne mapper fra arkivet Se punkt 23
    • Brevjournal - post- og ekspedisjonsrutine
      • Det skal produseres brevjournal / postliste fra saksarkivet( administrativ post), journalen skrives ut i årganger og bindes inn til bok ( Jfr. arkivforskriften §3-14 siste ledd ).
      • Instruks for føring av postjournal knyttet til saksarkiv: Se punkt 24
    • Saksbehandlingsrutine
      • Saksbehandlingsrutinen er et utsnitt fra post og ekspedisjonsrutine for omsorgsdistriktene. Den beskriver oppgavene/ansvar for saksbehandlerne i forbindelse med dokumenthåndtering. Snarvei til saksbehandlingsrutine
      • Alle saksbehandlere må gjøres kjent med denne rutinen. Hvem har ansvar og hvordan bør rutinen kommuniseres ut til saksbehandlere?
    • Formål – Instruks for arkivering av brukermapper
      • Formålet med denne instruksen er at alle omsorgsdistrikt skal benytte felles rutine for opprettelse, registrering, arkivering og avlevering av brukermapper for omsorgsdistriktene.
      • Instruks for arkivering av brukermapper beskriver saker som registreres i Profil og er ikke aktuell for administrativ post. Denne rutinen er rettet mot det daglige arbeidet og har en mer praktisk tilnærming enn Post og ekspedisjonsrutine
    • Hovedtrinn i instruks for arkivering av brukermapper
      • Instruks for arkivering av brukermapper er bygd opp i 6 hovedtrinn:
      • Opprettelse og registrering av brukere
      • Utlevering av personopplysninger
      • Utlån av mapper
      • Bortsetting av mapper
      • Arkivbegrensing og kassasjon
      • Avlevering av brukermapper
    • Sentrale moment i instruks for arkivering av brukermapper
      • I denne instruksen definerer vi en sak som klientsak når det opprettes et klientforhold til en person etter henvisning fra lege, pårørende, bruker evt. andre. Det skal alltid foreligge skriftlig samtykke fra bruker eller pårørende i forkant av saksopprettelse. Se også begrepsavklaringer
      • Brukermappene skal opprettes på en unik identifikator som er er klientens fødselsdato. Navn og profil løpenummer skal også føres på mappeomslag.
      • Snarvei til Instruks for arkivering av brukermapper
    • Innhold i brukermapper
      • Brukermappen skal alltid innholde:
      • Mappeomslag med fødselsdato
      • Henvisning og samtykke
      • Journal med journalnotat, referater, meldinger og korrespondanse, sakkyndige vurderinger, rapporter og og evt. protokokoller?
      • Saksbehandlers personlige arbeidsnotat
      • Ved bortsetning/avslutning av brukermappe skal det produseres dokumentoversikt/journal på bruker i Profil. Denne skal ligge i front på mappen og følge brukermappen videre.
    • Ordning av brukermapper
      • Brukermapper skal være ordnet på følgende måte: Jmfr. Pkt. 1.6
      • Brukermappene skal opprettes på en unik identifikator som er er klientens fødselsdato. Navn og profil løpenummer skal også føres på mappeomslag.
      • Journalomslag skal alltid legges i nyopprettede mapper.
      • Brukermappen skal alltid innholde:
      • Mappeomslag med fødselsdato
      • Henvisning og samtykke
      • Journal med journalnotat, referater, meldinger og korrespondanse, sakkyndige vurderinger, rapporter og og evt. protokokoller?
      • Saksbehandlers personlige arbeidsnotat
    • Utlån og bortsetting av brukermapper
      • Mapper lånes ikke ut til andre omsorgsdistrikt eller andre instanser. Se egen prosedyrebeskrivelse - 3 20 Overflytting av journal.docx
      • Ved bortsetning/avslutning av brukermappe skal det produseres dokumentoversikt/journal på bruker i Profil. Denne skal ligge i front på mappen og følge brukermappen videre. Journalen fra Profil skal ikke skrives ut på papir. Dette skal vanligvis gjøres, Sandnes kommune vil med stor sannsynlighet få dispensasjon fra dette kravet, når vi får tatt et godkjent uttrekk av Profil, dette jobbes det med i skrivende stund.
    • Bortsetting av brukermapper
      • Når alle tjenester er avsluttet og saken ikke lenger er aktiv, skal mappen overføres til passivt arkiv. Brukermappene skal stå 10 år i passivt arkiv, mapper eldre en 10 år pakkes i arkivbokser og settes i bortsettingsarkiv. Passive mapper kan overføres til aktivt arkiv så lenge de er i pasivt arkiv.
      • Før brukermappene overføres til passivt / mors arkiv. Skal mappene avsluttes i Profil, det skal videre produseres dokumentoversikt/journal på bruker i profil. Denne skal ligge i front på mappen og følge brukermappen videre. Se punkt 4 i instruks
    • Avlevering av brukermapper
      • Avsluttede mapper tas ut av aktivt arkiv en gang i året, rens mappene etter reglene for arkivbegrensning i arkivforskrifta §3-19 og overfør dem til arkivbokser, årgansvis bortsetting. Framgangsmåten ved bortsetting av avsluttet arkiv skal være iht. bestemmelser i §3-14 i arkivforskrifta. Boksene skal overføres til kommunen sitt bortsettingsarkiv 10 år etter avslutning.
      • Før avlevering til Dokumentsenteret foretas kassasjon. Rødt omslag med innhold makuleres. Avsluttede mapper skal oppbevares i egnet arkivskap, Dokumentsenteret bestiller et skap til hvert boas som oppbevarer mors mapper (7stk) Mal for avleveringsliste og instruks for avlevering finner dere link til i punkt 6.1
    • Arkivskap til avsluttet arkiv – Brukermapper
    • Veien videre
      • Det skal etableres en gruppe på ca 3 – 4 personer som skal utarbeide 2 omslag, som skal være felles for alle bruker mappene i omsorgsdistriktene:
      • Dokumenter som skal bevares for ettertiden
      • Dokumenter som skal makuleres 10 år etter morsår.
      • Dette arbeidet vil sannsynligvis bli sluttført i løpet av første halvdel av 2011. Inntil videre benytter dere dagens inndeling i brukermappene.