Libro contabilidad

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD
Por JORGE ALBERTO HERNÁNDEZ CORREA1
CONTENIDO
CAPITULO 1
INTRODUCCCION A LA CONTABILIDAD 9
DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD 9
CONTABILIDAD SEGÚN EL AUTOR 9
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN UN NEGOCIO 12
OBJETIVOS DE LA INFORMACION CONTABLE 12
CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE 14
DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURIA DE LIBROS 15
TIPOS DE USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE 16
Acreedores a corto y largo plazo 17
Capacidad de generación de fondos 17
Riesgo de generación de fondos 18
Riesgo financiero 18
Riesgo operativo 18
Prioridad en la reclamación 19
Garantías reales 19
Propietarios y nuevos inversionistas 20
Rentabilidad en la inversión 20
Negociabilidad de la propiedad 22
Expectativas de crecimiento 22
Formas de inversión 22
Reparto de utilidades 23
Estado 23
Contribución al producto interno bruto P.I.B 24
Nivel salarial de las empresas 24
Expectativas de crecimiento 24
Impuestos 24

Sindicatos 25
Capacidad de pagar salarios 25
Estabilidad laboral 26
Nivel de capacitación 26
Representantes legales o administradores 26
Evaluación de la gestión 27
TIPOS DE CONTABILIDAD 27
CONTABILIDAD FINANCIERA 27
CONTABILIDAD GERENCIAL 28
CONTABILIDAD FISCAL 29
COMPARACIÓN DE LOS DIFERENTES TIPOS DE CONTABILIDAD 30
NORMAS BÁSICAS O PRINCIPIOS CONTABLES 31
Ente económico 31
Continuidad 32
Unidad de medida 33
Periodo 34
Evaluación o medición 35
Valor de adquisición o costo histórico 36
Valor de mercado o de realización 36
Valor actual o de reposicion 37
Valor presente o descontado 37
Esencia sobre forma 39
Realización o causación 39
Asociación 41
Mantenimiento del patrimonio 43
Revelación plena 46
Materialidad 47
Conservadurismo o prudencia 48
Características y prácticas de cada actividad 49

TIPOS DE NEGOCIO 49
NEGOCIO DE UN SOLO PROPIETARIO 50
SOCIEDADES DE PERSONAS 51
TIPOS DE SOCIEDADES 52
SOCIEDAD UNIPERSONAL 52
SOCIEDAD EN COMANDITA 52
SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE 53
SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES 54
SOCIEDAD COLECTIVA 55
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA 56
SOCIEDADES ANÓNIMAS 57
CUADRO COMPARATIVO DE LAS SOCIEDADES no esta
CAPITULO 2
ESTADOS FINANCIEROS 59
BALANCE GENERAL 60
ACTIVOS 62
PASIVOS 65
PATRIMONIO 66
ESTADO DE RESULTADOS 70
INGRESOS OPERACIONALES 75
EGRESOS OPERACIONALES 76
CORRECCION MONETARIA 77
PAGO DEL IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS 77
RENTA PRESUNTIVA 78
RESULTADO DEL EJERCICIO 79
ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACION FINANCIERA 80
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO 80
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 82

CAPITULO 3
ACTIVOS 83
ACTIVOS CORRIENTES 83
DISPONIBLE 84
Caja 84
Caja menor 85
Bancos 86
Conciliación bancaria 86
INVERSIONES 94
Inversiones temporales 94
Inversiones permanentes 94
DEUDORES 95
Clientes 96
Socios 97
Trabajadores 97
Particulares 98
Cuentas por cobrar 99
CAPITULO 4
INVENTARIOS 104
MATERIA PRIMA 106
PRODUCTOS EN PROCESO 106
PRODUCTOS TERMINADOS 107
CONTABILIDAD PARA INVENTARIOS 109
CIRCULACION DEL INVENTARIO 110
POSIBLES ERRORES EN LA DETERMINACION DEL COSTO DE

VENTAS Y EN LAS UTILIDADES 111
SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS 112
INVENTARIO PERMANENTE 112
INVENTARIO PERIÓDICO 114
COMPARACIÓN ENTRE EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE
Y EL PERIODICO 115
METODOS DE VALORACION DE INVENTARIOS 117
PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR 118
PROMEDIO PONDERADO DEL COSTO 125
ULTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR 129
IDENTIFICACIÓN ESPECIFICA 134
COMPARACION DE LOS METODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS 136
SELECCIÓN DE LOS METODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS 137
IDENTIFICACIÓN CONTABLE 138
CAPITULO 5
ACTIVOS NO CORRIENTES Y OTROS ACTIVOS 146
ACTIVOS NO CORRIENTES 146
DEUDORES NO CORRIENTES 147
INVERSIONES PERMANENTES 148
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 151
Terrenos 152
Construcciones y edificaciones 152
Maquinaria y equipo 152
Equipo de computación y comunicaciones 153
Flota y equipo de transporte 153
Muebles y enseres 154
Equipo de oficina 154
CLASIFICACIÓN DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 154

No depreciables 155
Depreciables 155
Agotables 156
DEPRECIACION ACUMULADA 156
MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN 157
Método de línea recta 158
Suma de los dígitos de los años de vida útil del activo 159
Método de reducción de saldos o saldos decrecientes 161
Doble saldo de declinación 164
ACTIVOS AGOTABLES 164
ACTIVOS INTANGIBLES 166
ACTIVOS DIFERIDOS 167
Gastos pagos por anticipado 167
Cargos diferidos 169
OTROS ACTIVOS 170
CAPITULO 6
PASIVO Y PATRIMONIO
PASIVO 174
PASIVO CORRIENTE 175
Obligaciones financieras 175
Cuentas por pagar 176
Proveedores 176
Provisiones 178
PASIVO NO CORRIENTE 195
PATRIMONIO 195
CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO 196
RESERVAS 197

FONDO SOCIAL 198
DONACIONES 198
REVALORIZACION DEL PATRONIO 199
RESULTADO DEL EJERCICIO 199
DIVIDENDOS 199
SUPERAVIT DE CAPITAL 200
CAPITULO 7
CICLO CONTABLE
CICLO CONTABLE 201
COMPOSICIÓN DEL CICLO CONTABLE 201
Apertura 201
Movimiento 201
Cierre 202
DESARROLLO DEL CICLO CONTABLE (EJEMPLO) 205
GLOSARIO 239
BIBLIOGRAFÍA 247

CAPITULO1
1.1 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD
Según el Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1.993, modificado por los decretos
1259 - 1446 y 2852 de 1.995, Artículo 1. “La contabilidad permite identificar, medir,
clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un
ente económico, en forma clara completa y fidedigna.”
1.2 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD SEGÚN EL AUTOR
Es la ciencia y arte que enseña asemejar las transacciones, recopilarlas,
clasificarlas, registrarlas en un orden cronológico y estructural basado en la razón
y objeto social, en la ubicación del ente, para la obtención de informes financieros

tanto básicos como especiales que al ser analizados permitirán el control,
dirección, planeación y lo más importante la toma de decisiones.
Para dar ilustración a la definición dada según el autor, se explicara los términos
que la compone:
 Se dice que es una ciencia, ya que la contabilidad su punto de origen son las
matemáticas, a través de una ecuación: Activo = Pasivo + Patrimonio,
contablemente lo que esta ubicado al lado izquierdo de la ecuación se le conoce
con el nombre o de naturaleza débito y si esta al derecho con el de crédito o
haber.
 Es un arte, ya que tiene un conjunto de reglas, normas o principios
contables1
que se deben cumplir para poder registrar las transacciones tales como
compras y ventas de inventario, cobros, pagos, entre otros.
 Asemejar las transacciones o identificar los rubros y clasificarlos, se
refiere al reconocimiento de la naturaleza de las cuentas: en reales (las ubicadas
en el balance general), nominales (en el estado de resultados) o de orden (aquí se
debe registrar cualquier información que pueda afectar la estructura financiera del
ente, o cualquier hecho que este bajo la administración de la empresa, o las
diferencias fiscales para su posible conciliación o por control interno, dichos rubros
están ubicados en la parte inferior del balance general y no hacen parte de él),
para facilitar el proceso de registro.
 Recopilarlas, es la captación de la información que se va a registrar junto a
sus documentos soporte.
1
Los principios financieros o normas básicas serán explicados detalladamente en el punto 1.10.

 Registrarlas en un orden cronológico, se refiere a plasmar los asientos
contables (manual o a través de un sistema), en el orden respecto a la fecha como
se originaron dichas transacciones.
 Estructural, se refiere a que en el momento de realizar una transacción o
acuerdo económico y registrarlo, se deberá tener en cuenta todas las cuentas
contables que se afectan o que se pudieran ver perjudicadas en un futuro y no
realizarlo en forma aislada. Un ejemplo en el sector financiero seria cuando una
persona consigna en una cuenta de ahorros la suma de $1.000.000, ese mismo
día, horas más tarde, retira con su tarjeta débito $400.000. ¿Se imagina que este
ente automáticamente no actualizara el saldo?, dicha persona se acercaría
personalmente con su tarjeta de ahorros y podría perfectamente retirar el
$1.000.000 y sería algo catastrófico para dicho ente.
 Basado en la razón y objeto social y la ciudad donde este ubicado el ente,
lo primero que se debe hacer antes de pensar en concebir un registro contable es
identificar la empresa en que negocio2
esta laborando (objeto social) y el tipo de
sociedad3
(razón social) en la cual esta registrado el ente ante el estado en la
institución correspondiente, ya que dependiendo de ello el manejo contable
respecto al registro de las transacciones varia, a su vez debemos ser conscientes
que se debe tener en cuenta la ciudad donde esta ubicado el ente ya que las
costumbres tienden a variar y por ello la causalidad de las transacciones, como es
el caso de ciudades donde el hábito es cancelar el arriendo anticipadamente los
10 días de cada mes frente a otras que es vencido y en la misma proporcionalidad
de tiempo, en el primer caso al pasar dicho día la empresa arrendataria deberá
registrar una cuenta por cobrar (llamada contablemente clientes) mientras que en
el segundo caso tan sólo lo podrá hacer el día 21 del respectivo mes.
2
En el ítem 1.11 están explicados.
3
Están explicadas en el ítem 1.12.

 Obtención de los estados financieros tanto básicos como especiales4
, son
informes que se presentan al estado y al ente, estos recopilan información y
presentan diversidad de usos ya que en últimas son un resumen de la situación
económica de un ente, el responsable de la realización a la fecha requerida es el
contador público.
 Al analizar los estados financieros permitirá la creación de controles y la
verificación de los ya existentes, facilitara la dirección y planeación de los negocios
y la toma de decisiones buscando con ellas el cumplimiento del objetivo básico
financiero que es maximizar el valor de una empresa5
.
1.3 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN UN NEGOCIO
Su objetivo primordial es proporcionar información financiera sobre y para la
empresa a través de los estados financieros básicos y especiales, los cuales
permitirán el control, la dirección, la planeación y la toma de decisiones. Para el
logro de dicho objetivo a información contable deberá cumplir las cualidades
contables (decreto 2649 de 1.993, Artículo 4)
1.4 OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
4
Articulos 20 al 28 del decreto 2649 de 1.993
5
Se recomienda dar lectura al libro Finanzas Corporativas, fundamentos y aplicaciones del mismo
autor.

Según el decreto 2649 de 1.993, artículo 3, la información contable debe servir
fundamentalmente para: (a medida que se va trascribiendo dicho artículo sé ira
explicando su contenido)
 Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico (se
refiere a los activos o bienes que son de la empresa), las obligaciones que tenga
de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubiesen
experimentado tales recursos debidos a pagos o préstamos (se refiere a los
pasivos) y el resultado obtenido en el periodo respecto a sí obtuvo utilidades o
pérdidas (se refiere al estado de resultados)
 Predecir flujos de efectivo, para determinar con que dinero se cuenta y saber
si se está generando déficit (falta de dinero debido a que los egresos son
superiores a los ingresos) o superávit (exceso de dinero, ingresos superiores a
los egresos) en la empresa para futuras decisiones dependiendo de su
resultado ya sea de inversión o prestamos por parte de terceros o los
propietarios de la empresa.
 Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección
de los negocios, facilitando sus funcione, obligaciones y toma de decisiones.
 Tomar decisiones en materia de inversión y crédito, explicado
anteriormente en los flujos de efectivo.
 Evaluar la gestión de los administradores del ente económico mediante
los resultados obtenidos en el desarrollo del objeto social de la empresa y que
se pueden observar y analizar en el estado de resultados, lo cual permitirá

determinar si las decisiones tomadas administrativamente cumplieron con las
expectativas de los propietarios.
 Ejercer control sobre las operaciones del ente económico, la contabilidad
permite medir constantemente las decisiones tomadas por la administración,
mediante los parámetros de control que posee la misma, una de ellas son los
índices financieros.
 Fundamentar la determinación de cargas tributarias, él poder establecer los
montos a cancelar de impuestos a todo nivel, precios y tarifas, esto se refiere
a que la contabilidad nos suministra información de cuanto vale producir un
producto o el valor de su adquisición y el costo de ofrecer un servicio los cuales
son la base para determinar los precios de venta.
 Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, todas las
empresas legalmente constituidas en nuestro país, deben por lo menos una
vez al año presentar su información contable al estado para que este pueda
con base en dicha información, hacer estadísticas acerca del comportamiento
de cada sector durante dichos períodos.
 Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica de un ente represente para la comunidad, esto se refiere al nivel
de empleo que genera cada ente y por ende el beneficio a la sociedad.
1.5 CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Siguiendo el mismo criterio anterior explicaremos el artículo 4 del decreto 2649 de
1.993 el cual dice que para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la
información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se
requiere que la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender, de ahí el
surgimiento del PUC (Plan Único de Cuentas) donde se unificaron los códigos y
los nombres de las cuentas para que todas las empresas y dependiendo del
sector, ya que existen cinco diferentes planes únicos de cuentas, puedan
consolidar la presentación de los informes financieros y así facilitar su
interpretación y comparación entre los demás entes.
La información es útil cuando es pertinente y confiable, es pertinente cuando
posee valor de retroalimentación, es decir que actualiza todos los datos de las
cuentas que se afecten en una transacción, valor de predicción, que me permita
realizar planeación financiera a través de los presupuestos para así poder
anticipar y conocer los resultados esperados y es oportuna, esto sucede cuando
la información esta al día; la información es confiable cuando es neutral, es
decir cuando se registran las transacciones con ética respecto a que se tiene en
cuenta lo que realmente paso, verificable, que se tengan documentos soporte de
todos los registros y en la medida en la cual represente fielmente los hechos
económicos, como ya se había explicado anteriormente se refiere a que se tome
la información real sin permitir fraude en los registros.
Finalmente la información es comparable cuando ha sido preparada sobre
bases uniformes, se refiere a que la información deberá reconocer la inflación en
el tiempo a través del PAAG acumulado, para así poderla analizar dependiendo de
la necesidad de la empresa, es decir deflactar o reexpresar la información. La

primera se realiza para examinar la historia y la segunda para ubicar la
información a valores del último período.
1.6 DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURÍA DE LIBROS
Al no comprender o tener poco conocimiento sobre lo que es contabilidad se
tiende a no diferenciar estos términos claramente. La teneduría de libros es una
parte mínima y la menos compleja del área contable ya que se encarga solo del
registro de las transacciones originadas por el desarrollo del objeto social de un
ente, estas se realizan manualmente o a través de software o paquetes contables,
las cuales en un momento determinado se tornan mecánicas y repetitivas, al punto
que un operario de este tipo se vuelve eficiente en unos pocos meses de
instrucción. En nuestro medio existen varias entidades que capacitan, siendo una
de las más conocidas el SENA.
La contabilidad no sólo incluye lo anterior si no a su vez el cómo diseñar sistemas
contables para las empresas según las necesidades de las mismas, la
preparación, control, análisis e interpretación de los estados financieros de
propósito general y especial; presupuestos, estudios de costos, revisorías
fiscales, auditorias, análisis financiero, impuestos a todo nivel, sistemas
computarizados de manejo de información contable, entre otros. No debemos
olvidar que estos sistemas contables deberán estar basados en la satisfacción de
los clientes externos respecto al servicio y no en la facilitación de recopilación de
la información para la parte interna, es decir la operativa.
Para lo anterior se requiere de varios años de estudio universitario y de
experiencia que sólo se alcanzarán con la práctica. A su vez y como la mayoría
de las profesiones, se deberá especializar en alguna área específica entre las

cuales se encuentran la Revisoría Fiscal, Finanzas, Contabilidad Gerencial,
Auditoria interna, Tributaría, Contabilidad Oficial, entre otras.
1.7 TIPOS DE USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
La información contable no tendría importancia si no fuera difundida entre los
diversos usuarios para así cumplir su objetivo para lo cual fue creada, obviamente
a cada uno de ellos les interesa información a diversos niveles y grados de interés,
Son entre otros:
 Acreedores a corto y largo plazo
 Propietarios y nuevos inversionistas
 Estado
 Sindicato
 Representantes legales
¿Qué les interesa saber sobre la información contable a cada uno de ellos?
Para un mayor entendimiento, se recomienda imaginar que usted es cada uno de
los diferentes usuarios en el momento que lo esté leyendo.
1.7.1 Acreedores a Corto y Largo Plazo

Antes de explicar las necesidades que este usuario requiere debemos aclarar de
quien se trata; se debe entender por acreedor todas aquellas personas o
entidades a las cuales la empresa les debe, son los mismos pasivos.
1.7.1.1 Capacidad de generación de fondos
Aquí se busca saber si la empresa que se va a endeudar esta en la capacidad de
pagar sus deudas, si tiene la liquidez y disponibilidad para la cancelación de las
cuotas respectivas, las cuales generalmente se conforman de interés y abono a
capital. Una herramienta para analizar lo anterior son las proyecciones de los
flujos de caja, este estado financiero especial muestra cuales son los ingresos y
egresos esperados (entradas y salidas de efectivo) en los que incurre el ente para
así determinar su capacidad de pago.
1.7.1.2 Riesgo de generación de fondos
Otro punto importante es conocer claramente de donde provienen los ingresos de
dicha entidad, ya que existen dos riesgos importantes a tener en cuenta, el riesgo
financiero y el riesgo operativo.
1.7.1.2.1 Riesgo financiero consiste en analizar el nivel de endeudamiento de la
empresa ya que al ser alto puede llegar el momento de no ser capaz de cancelar
dichas deudas y a mayor riesgo financiero, mayor será la probabilidad para los
terceros de un no pago de las deudas contraídas por parte de la empresa.
1.7.1.2.2 Riesgo operativo se refiere a conocer claramente cual es el proceso
operativo que debe realizar la empresa para la obtención de dichos ingresos para
así poder analizar el riesgo de no seguirlos obteniendo; por ejemplo si una

empresa que se dedica a comercializar productos que sean netamente
importados, si presenta algún cambio en la política económica prohibiendo las
importaciones, el riesgo se tornará alto.
Otro ejemplo pero en este caso de una empresa industrial, sería el hecho que la
materia prima llegase a escasear o que periódicamente sucedieran causas
ambientales incontrolables (caso de las heladas en Brasil) que produjeran que
dicha materia prima se desgaste o no exista, nuevamente el riesgo sería alto y
por ende aumenta la probabilidad de la negación del préstamo por parte de los
acreedores.
1.7.1.3 Prioridad en la reclamación
Es lógico pensar que antes que un acreedor desembolse los dineros que va a
prestar disminuya el riesgo de perdida de su inversión y por ello normalmente y
dependiendo del monto, exija garantías personales (cheques, pagares, letras) o
reales (hipotecas o pignoraciones) para en el momento en que una empresa no
sea capaz de cancelar la deuda sencillamente le realiza cobro jurídico y le remata
el bien para así recuperar lo prestado.
En el caso que el ente entre en liquidación, es decir, el cierre del negocio, a los
primeros que hay que pagarles según la ley son a los empleados respecto a su
carga prestacional, después las deudas contraídas con el estado y posteriormente
a los acreedores por partes proporcionalmente iguales en el caso de que no
alcance para cancelarles a todos y en el mejor de los casos a la cancelación de la
totalidad de las deudas. Este orden se podría cambiar en el momento de que
existieran bienes dados como garantías reales ya que para poderlas vender, es
decir, para hacerlas efectivo y poder seguir cancelando las deudas, es necesario

despignorarlas y/o deshipotecarlas, cancelando primero a los acreedores que
exigieron dichas garantías.
1.7.1.4 Garantías reales
Es muy similar a lo anteriormente explicado, lo que se quiere resaltar aquí, es el
conocer con que bienes cuenta la empresa como respaldo a la deuda y si los
pueden dar como garantía real conociendo su estado jurídico respecto a libertad y
tradición, es decir, que no tenga pignoraciones (caso de los activos muebles, es
decir los que se pueden trasladar ya sea por su propio medio o por ayuda del
hombre) o hipotecas, (caso de los activos Inmuebles, viceversa a lo anterior) y si
las tiene en que grado les correspondería, ya que si fuera una hipoteca de
segundo grado ésta ya no sería atractiva como garantía para el acreedor salvo
que la primera sea por un valor no representativo frente al valor del bien.
Por último observar el estado físico de las mismas y su ubicación ya que son
variables de importancia para recibirlas como garantía, por ejemplo un vehículo
de modelo viejo o uno nuevo pero en mal estado o si se tiene una finca en área de
problemas de orden publico (guerrilla)
1.7.2 Propietarios y nuevos inversionistas

Como propietario se debe entender que son los dueños de la empresa y los
nuevos inversionistas como aquellas personas naturales o jurídicas que quieren
convertirse en propietarios.
1.7.2.1 Rentabilidad en la inversión
Para los propietarios este es un mecanismo de control frente a su inversión, ya
que permite el decidir si llevarla acabo o no, a su vez es un parámetro de
comparación ya que se puede confrontar con otras posibles inversiones o con la
rentabilidad mínima que debería estar generando por lo menos con un CDT; lo
anterior no es válido cuando se sabe que no se va a generar una rentabilidad
mínima en un corto plazo, cuando la inversión esta planeada para dar un beneficio
al largo plazo. Por ejemplo cuando se decide invertir en cultivos de tardío
desarrollo, como lo son las palmas africanas, para la extracción del aceite se
demoran aproximadamente 8 años para su explotación. No hay que olvidar la
teoría que a mayor riesgo, mayor rentabilidad y viceversa.
En el caso de los nuevos inversionistas les sirve para analizar el comportamiento
histórico de las rentabilidades y el tiempo que tardan en repartir dividendos para
así dar una visión más clara del ente, sin olvidar que hay que tener en cuenta el
comportamiento esperado de la empresa respecto al mercado y la economía, pero
debido a que este entorno es cambiante y se ve afectado por múltiples factores, el
rendimiento futuro de la empresa no se puede garantizar, por ello y para disminuir
el riesgo, muchos inversionistas buscan adquirir acciones privilegiadas, (existen de
varios tipos) las cuales garantizan un rendimiento mínimo sin importar los
resultados finales de la empresa, es decir, si por alguna razón el ente no obtiene
las utilidades esperadas el inversionista de todos modos gana el porcentaje
pactado sobre su inversión, caso contrario si a la empresa le va bien y obtiene
buenas utilidades este tan sólo obtiene lo pactado y no lo que pudo ganar. Estas

acciones en una asamblea por lo anteriormente mencionado, no tienen ni voz ni
voto.
Hay que tener en cuenta que los propietarios hoy en día son más exigentes que
años atrás, ya que un administrador esta en la obligación de generar una utilidad
por lo menos igual a la del año anterior y teniendo en cuenta la inflación más el
porcentaje que realmente se espera que incremente. Por ejemplo si la utilidad del
año anterior fue de $100 y la inflación del año presente fue de un 20%, la
empresa deberá generar como mínimo $120 durante este año (en este momento
se estaría ganando la equivalencia de lo que se había ganado el año anterior) más
lo que se espera dar como incremento y si es de un 10% sería finalmente generar
una utilidad de $132.
1.7.2.2 Negociabilidad de la propiedad
No sólo un inversionista debe preocuparse por la rentabilidad esperada, a su vez
debe conocer si el negocio en el que piensa invertir es de fácil comercio, es decir
que en el momento de ir a vender le sea sencillo. Un ejemplo claro podría ser que
una persona encontrara una oportunidad de comprar un vehículo a bajo costo,
caso de un SIMCA, el problema es que si lo compra para negocio lo más probable
es que se demorara para poderlo vender.
Otro ejemplo a considerar seria si le ofrecieran un negocio legal en el que todo lo
que invierta obtendría un 100% de rentabilidad... ¿Invertiría? Lo más posible es
que la respuesta sea sí, pero al darle mayor información, como que dicha
inversión se realizará en zonas regionales consideradas rojas debido al orden
público, creo que lo pensaría más de dos veces para hacer dicha inversión, ¿o
no?

1.7.2.3 Expectativas de crecimiento
Es muy importante tener claro el desarrollo y el progreso esperado en un negocio,
ya que si este no presenta ninguna posibilidad de extenderse la inversión
probablemente perdería su atractivo.
1.7.2.4 Formas de inversión
Se debe conocer si existe la posibilidad de invertir con seguridad respecto a la
rentabilidad, como es el caso de las acciones privilegiadas las cuales ya tienen un
interés fijo a esperar. Lo ideal es invertir al menor riesgo posible y buscando la
mejor rentabilidad.
1.7.2.5 Reparto de utilidades
Generalmente es lo primero que quieren saber los nuevos inversionistas, ya que si
por políticas internas esta estipulado que la repartición de dividendos se realizará
cada dos o tres años se perdería el incentivo, en especial para los inversionistas
pirañas que buscan invertir dineros en un plazo corto, generalmente un año o
menos, al cabo del cual esperan retirar su inversión junto a sus rendimientos
financieros. Este reparto de utilidades siempre estará condicionado al status del
inversionista y dependerá de la confianza que él tenga del negocio para considerar
si querría una retribución a corto plazo o por el contrario desearía una reinversión
de capital que ayudara a un crecimiento de la empresa, en el caso que no exija
dineros por la inversión sino que reciba más acciones o mayor participación
dependiendo del tipo de sociedad donde haya invertido.

1.7.3 Estado
Se refiere al gobierno y a todas las entidades que lo representan y que cumplen
funciones de control para con las empresas legalmente constituidas.
1.7.3.1 Contribución al producto interno bruto P.I.B
Aquí el estado puede conocer y medir que sectores están contribuyendo con el
crecimiento del producto interno bruto, que son todas las importaciones y
exportaciones que se generan en el territorio nacional.
1.7.3.2 Nivel salarial de las empresas
Para el estado es fácil conocer cuales son los sectores mejor retribuidos, logrando
planear y controlar la parte tributaria, pensión, salud, riesgo profesional etc.
1.7.3.3 Expectativas de crecimiento
En el momento que surjan empresas u oportunidades de invertir no solo se debe
tener en cuenta la rentabilidad que se va a generar, sino también el beneficio que

proporcionará al país debido al sustento laboral que de allí se desprende, a su vez
para apoyar a los sectores económicos que estén en crisis a través de créditos de
fomento.
1.7.3.4 Impuestos
Las empresas deberán cancelar de sus utilidades liquidas un impuesto
denominado de renta y complementarios que consiste a grandes rasgos, en
conocer cuales son sus ingresos, descontarles los egresos y de la diferencia
cobrarles un porcentaje predeterminado por el estado.
Para los socios o inversionistas, según el tipo de sociedad, en el momento que la
empresa les entrega los dineros resultantes de su inversión, conocido como
dividendos, serán considerados generalmente como ingresos no gravables ya que
el ente pagó impuestos anteriormente.
A su vez él poder determinar y controlar los montos a cobrar por concepto de
impuestos a todo nivel a las personas naturales y jurídicas.
1.7.4 Sindicatos

Esta conformado por los empleados que no posen cargos directivos y son creados
con el objetivo de buscar el bienestar de los trabadores de un ente, entre otros lo
siguiente:
1.7.4.1 Capacidad de pagar salarios
En el momento de exigir un aumento salarial, una base de iniciación para la
negociación son los informes financieros ya que muestra la capacidad económica
real de la empresa, así como su crecimiento y generación de utilidades en
períodos anteriores.
1.7.4.2 Estabilidad laboral
Se puede determinar la rotación del personal respecto a la duración en sus
cargos, una tendencia son los salarios, generalmente entre más altos sean estos
la estabilidad y permanencia es mayor.
1.7.4.3 Nivel de capacitación
Lo que se busca determinar es cada cuanto lo están realizando y los dineros
destinados para ello, se puede conocer la cantidad que fue utilizada y en algunos
casos determinar cual será la cantidad a utilizar en el periodo siguiente. Se
recomienda no dar capacitación al azar, es decir, no capacitar por capacitar, se
debe tener en cuenta el cargo del empleado y el tiempo que lleva laborando. Lo
que se busca finalmente es el crecimiento y desarrollo tanto como personal y
profesional de la persona en pro de la empresa.

1.7.5 Representantes legales o administradores
Se debe entender como la(s) persona(s) que esta legalmente a cargo de la
empresa, generalmente conocido con el nombre de gerente o representante legal.
1.7.5.1 Evaluación de la gestión
La contabilidad a través de sus registros y cumpliendo las cualidades contables, le
mostrará al gerente todo lo que se pueda medir y cuantificar, facilitándole la toma
de decisiones por la información suministrada a través de los estados financieros
básicos y especiales; la contabilidad a su vez permitirá mostrar los resultados
obtenidos a la junta de socios para así poder hacer la respectiva evaluación de
gestión de su representante legal.
A su vez determinar si se realizo mantenimiento del patrimonio y medir si se
ofreció un mayor margen de aumento porcentual respecto al del año anterior.
Finalmente un administrador debe conocer y analizar la información de todos los
anteriores usuarios para así poder satisfacer las necesidades de los mismos.

1.8 TIPOS DE CONTABILIDAD
1.8.1 CONTABILIDAD FINANCIERA
Se refiere al proceso de recopilar, clasificar y registrar en una forma sistemática y
estructurada todas las transacciones que realiza un ente con el fin de dar
información dependiendo de la necesidad respecto al tiempo (diaria, mensual,
trimestral etc.) y poder informar sobre el desempeño a través de los estados
financieros básicos y especiales los cuales al ser analizados en interpretados
facilita la planeación, dirección, control y toma de decisiones.
Los estados financieros básicos comprenden:
 Estado de resultados.
 Balance general.
 Estado de cambios en la situación financiera.
 Estado de flujos de efectivo.
 Estado de cambios en el patrimonio.
Estos estados financieros serán explicados capítulos posteriores.
1.8.2 CONTABILIDAD GERENCIAL
También conocida como contabilidad administrativa, la información que se utiliza
se basa en la contabilidad financiera, lo que pasa es que se reestructura y sin
tener necesariamente en cuenta los principios contables. Involucra el desarrollo e
interpretación de la información contable con el deseo de ayudar específicamente

a la administración en la marcha de los negocios. Los gerentes usan esta
información en el marco de las metas totales de la compañía para medir y evaluar
la gestión a todo nivel de la empresa, es de naturaleza interna e incluye las
siguientes funciones:
1. Diseño del sistema contable
2. Contabilidad de costos
3. Elaboración de presupuestos
4. Presupuestos de inversiones en activos fijos
5. Evaluación de las operaciones
6. Controles internos
7. Auditorias internas
8. Análisis financiero
Gran parte de la información de la contabilidad Gerencial es financiera por
naturaleza, pero ha sido organizada en relación directa con las decisiones
inmediatas, no obstante la información a menudo incluye evaluación de factores
“no financieros” tales como la política y las consideraciones del medio, la calidad
del producto, la satisfacción del cliente y la productividad del trabajo.
1.8.3 CONTABILIDAD FISCAL
El campo de la contabilidad fiscal más conocida como tributaria, se ha
desarrollado rápidamente y con gran trascendencia en los últimos años. Este
crecimiento se debe al hecho del impacto significativo de diferentes impuestos
(sobre la renta, prediales, sobre la propiedad, impositivos, impuestos de
franquicias e impuestos sobre la nómina, IVA, retefuente, entre otras) sobre las
operaciones de la compañía. La contabilidad fiscal incluye no solamente la

preparación de las declaraciones de renta y pago de impuestos sino también la
planificación fiscal.
Aunque ya se menciono se quiere recalcar que el aspecto de mayor desafío de la
contabilidad tributaria o fiscal no es la preparación de la declaración de renta y
pago de impuestos sino la planeación tributaria. Esta permite anticipar los
efectos tributarios de las transacciones comerciales y estructurarlas legalmente de
manera que se minimice el gravamen del impuesto a la renta y generar
rentabilidad con los mismos al saber convertirlos en capital de trabajo sin cometer
el error de no devolverlos al estado en el momento de su vencimiento.

1.9 COMPARACIÓN DE LOS DIFERENTES TIPOS DE CONTABILIDAD
Lo realizaremos a través del siguiente cuadro resumen:
CONTABILIDAD FINANCIERA CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
CONTABILIDAD FISCAL
Obligatoria. Uso Libre Obligatoria
Normativa, decreto 2649 No normativa Normativa, estatuto tributario
Usuarios externos. Usuarios internos Usuario el estado
Información histórica y ajustada
por Inflación a través del PAAG.
Utiliza diferentes modelos
dependiendo de la
necesidad
Información histórica
Utiliza las diferentes ciencias:
estadística, matemática,
economía, Etc.
Utiliza medidas financieras Utiliza métodos tributarios
Su base es la causación Toma decisiones a corto y
largo plazo
Con base en saldos
Periodos máximos de un año Flexible Periodos máximos de un año.
Modelo único de presentación Información futura, diversos
modelos de presentación
Diferentes modelos
Su objetivo básico es presentar
información a través de los
estados financieros básicos y
especiales para facilitar el
control y la toma de decisiones
Busca reestructurar la
información para facilitar la
interpretación y la toma de
decisiones para de esta
manera maximizar el valor
del ente económico.
Su objetivo principal es la
determinación del monto y
plazo para el pago de los
impuestos y la planeación
tributaria.

1.10 NORMAS BÁSICAS O PRINCIPIOS CONTABLES
Estas se encuentran en el decreto 2649 de 1.993 con sus respectivos decretos
modificatorios, aquí lo que se busca es darles un complemento, mayor claridad y
explicarlas a través de ejemplos y casos cotidianos de nuestra economía
colombiana, aunque se recomienda la lectura previa del decreto.
1.10.1 Ente económico
Se refiere a la empresa en sí y por consiguiente debe ser definida e identificada en
forma tal que se distinga de otros entes y de los propietarios, por ello cada
empresa tiene un nombre diferente llamado razón social, el cual es aprobado por
la cámara de comercio, la misma entidad donde se deberán registrar para que
exista realmente como sociedad para el estado sino es considerada como
“empresa pirata”, a su vez se deberá identificar con un NIT o con la cedula de
ciudadanía de su propietario, lo anterior depende del tipo de sociedad bajo la cual
se haya registrado, será plenamente explicado en este mismo capitulo.
El ente económico puede ser:
 Arrocera San Cristóbal S.A. con Nit: 800300875-7 Es una empresa
Industrial.
 Trapitos Caya Ltda. Con NIT 800245785-6 Es un ente comercial; por
consiguiente se diferencia claramente de la empresa Arrocera San Cristóbal
S.A. y de sus propietarios.
EJEMPLO

1.10.2 Continuidad
La simplificación excesiva ha deformado la naturaleza de la definición de
continuidad en ciertos debates. Se puede interpretar como la continuación de las
políticas contables las cuales no pueden ser cambiadas en un mismo período,
como es el caso de los sistemas de depreciación de los activos o los sistemas de
valuación de los inventarios, es decir, que con los sistemas que se inicio en el
periodo gravable se deberá continuar y estos solo se podrán cambiar para el
siguiente período si cumple los requisitos exigidos por la ley, el contador del ente
no deberá por ello incurrir en este principio.
Otra forma de interpretar el concepto de continuidad de una empresa significa que
se considera que el ente existirá por tiempo indefinido en el futuro. En realidad el
concepto de continuidad prevé que la empresa permanezca en su forma actual y
con sus objetivos por un tiempo suficiente en el futuro de modo que utilice sus
activos para la finalidad a la que se adquirieron y que las obligaciones sobre los
mismos se paguen a su debido vencimiento. Al estar pasando hechos que
posiblemente dan una pauta de cierre en un futuro cercano se dice que sé esta
incurriendo en dicho principio, por lo tanto el contador estará en la obligación de
darlo a conocer en los informes financieros sopena de sanción al no hacerlo.
Los funcionarios del Sena, constituyeron inicialmente la cooperativa de empleados
cuyo objeto social principal es el ahorro y crédito para sus asociados, luego
quisieron abarcar un proyecto ambicioso de prestar el servicio de educación no
formal, debido a que pensaban que era eminente la privatización del SENA, por
consiguiente dispusieron la mayoría de sus recursos sobre este proyecto, además
EJEMPLO

se endeudaron en una forma que sobrepasaba su capacidad de pago,
inicialmente, el contador reveló en ese momento que la empresa podía incurrir en
la violación del principio de continuidad, debido a que hubo factores externos que
no eran controlados por el ente económico y que en determinado momento
colocarían en riesgo la continuidad del ente, es claro anotar que la empresa en
ese momento no estaba dando pérdidas.
Actualmente como no se han alcanzado los objetivos previstos y el SENA no lo
privatizaron, la empresa no ha podido pagar la gran cantidad de intereses
financieros por la deuda de la adquisición de la planta física para prestar el
servicio de educación, lo que tiene como consecuencia su posible liquidación
salvo que le realicen inyección de capital o que varíen su estructura financiera de
financiación.
Cabe anotar que cuando están sucediendo hechos que posiblemente indiquen
que una empresa no continuará funcionando normalmente, tales como huelgas
prolongadas, pérdidas continuas, escasez de capital de trabajo, iliquidez continua,
flujos de efectivo negativo, incumplimiento en sus pagos, negación de créditos,
refinanciaciones de anteriores créditos, ventas de activos representativos, entre
otros, el contador público tiene la obligación de darlo a conocer simplemente
escribiendo a través de las notas financieras que se incurre en el principio de
continuidad.
1.10.3 Unidad de medida
Los hechos económicos en Colombia se deben expresar en su moneda, por ello
cuando se realiza una transacción y se registra, se debe cuantificar y el medio
para expresarlo será en pesos aunque se estén presentando negocios con
cualquier moneda extranjera, para ello se deberá hacer la conversión respectiva

por lo menos con el valor del cambio oficial de dicha moneda con el valor del día
inmediatamente anterior, o si es posible con el del mismo día (que sería lo ideal),
es así como el registro de las transacciones y los estados financieros se deben
expresar en pesos.
Finalmente toda transacción que realice una empresa con domicilio en Colombia,
se debe reflejar en su contabilidad en pesos, así el negocio lo haya pactado en
otra moneda para la cual deberá hacer la respectiva conversión.
Cerámicas Le Blanc S.A. es una empresa industrial Colombiana, que efectúo un
préstamo de US$10.000 con la banca internacional, en el momento de registrar la
transacción en su contabilidad, la empresa la convierte en pesos a la tasa de
cambio oficial del momento y cada mes deberá ajustar dicha deuda, ya sea para
deber más o menos en pesos colombianos, según el comportamiento de dicha
moneda. En este momento y partiendo del supuesto que el dólar esta a $1.500,
estaríamos debiendo $15.000.000. (US$10.000 x $1.500)
1.10.4 Período
Es el lapso o tiempo en el cual un ente económico debe preparar y difundir
periódicamente sus estados financieros, durante su existencia.
Al iniciar sus actividades y por lo menos una vez al año y con corte a diciembre
31, todo ente económico deberá presentar sus estados financieros básicos ya
que la ley así lo exige, de manera que permita conocer de una forma clara su
EJEMPLO

estado. Para uso administrativo se suele preparar para períodos más cortos: ya
sea diario, mensual, trimestral o semestral, según la necesidad del caso.
La empresa Arco Iris Ltda. efectúa operaciones comerciales desde el 1 de agosto
del 2.000, recordemos que el ciclo contable es de un año, por ello el 31 de
diciembre del 2.000 deberá hacer cierre de las cuentas nominales para así poder
determinar si se obtuvieron utilidades o perdidas, el monto a cancelar por el
impuesto de renta y complementarios y presentar los estados financieros básicos
al ente correspondiente, por tal razón las cuentas que conforman el estado de
resultados al iniciar el año estarán en cero y a medida que va pasando los días
deberá ir acumulando dicha información desde el día en que inició las operaciones
hasta el nuevo cierre y así sucesivamente período tras período.
1.10.5 Valuación o medición
Valuación es el proceso de determinación de las cantidades monetarias, es decir,
dar un valor a un bien y con base en ello registrarlo contablemente. Por
consiguiente los hechos económicos que afectan los estados financieros deben
ser cuantificados en pesos y en forma apropiada en términos de unidad de
medida.
Existen varios criterios de medición con diferentes grados y distintas
combinaciones, los cuales dependiendo de la situación se utilizarán; entre ellos
EJEMPLO

están: Costo histórico o de adquisición, valor de mercado o de realización, valor
actual o de reposición y valor presente o descontado.
La empresa Arco Iris Ltda, compró el 1 de enero del 2.000, un vehículo nuevo
Mazda Matsuri Hathback modelo 2000, por un monto de $32.800.000. En
condiciones normales la empresa podrá vender o comprar el vehículo en Enero 1
del 2.001 por un valor de $28.000.000 aunque en la revista motor está peritado en
$27.500.000. En esa misma fecha comprar el mismo vehículo nuevo pero modelo
2.001 su valor será de $34.000.000.
1.10.5.1 Valor de adquisición o costo histórico
Es aquel que representa su valor original en el momento de realizar una
transacción. En nuestro ejemplo hipotético es el valor que se pagó inicialmente
por la compra del automóvil, es decir $32.800.000.
1.10.5.2 Valor de mercado o de realización
Es el valor en el que se espera vender un activo o cancelar un pasivo en una
operación normal. En nuestro ejemplo hipotético, es el valor que se obtendría al
vender la máquina en su actual estado según la revista motor, el cual corresponde
a $27.500.000.
EJEMPLO

1.10.5.3 Valor actual o de reposición
Representa la cantidad de dinero que se pagaría bajo condiciones normales en los
negocios para reemplazar la capacidad operativa de un activo. Para nuestro
ejemplo en el caso de querer reponer el bien por uno totalmente nuevo su valor
seria de $34.000.000, si quisiera adquirir nuevamente el mismo vehículo con las
mismas características respecto a modelo y marca, por el hecho que el anterior
se hubiera perdido o destrozado en un siniestro, su valor de reposición seria de
$28.000.000.
1.10.5.4 Valor presente o descontado
En el ejemplo hipotético no se mencionó como determinar dicho valor, para evitar
confusiones tomaremos el mismo ejemplo pero con una información adicional y lo
explicaremos de dos formas:
Inicialmente el valor presente se refiere a tomar el valor histórico y reexpresarlo a
una fecha determinada. La palabra reexpresar se refiere a un sinónimo de
igualdad, es decir cuál valor debería tener un bien o su equivalencia a través del
tiempo teniendo en cuenta la inflación sin que llegue a perder su poder adquisitivo
de compra.
Recordemos que el valor de adquisición fue de $32.800.000 y partamos del
supuesto que la inflación en el periodo de enero 1 del 2.000 a enero 1 del 2.001
fuese del 20%, entonces $32.800.000 equivaldría a $39.360.000.

La anterior operación surge de la siguiente multiplicación:
32.800.000 * 1.20 = 39.360.000. Esto significa que debería tener $39.360.000 en
Enero 1 del 2.001 para poseer la misma cantidad de dinero respecto a lo que se
invirtió en el año anterior sin perder poder de compra; entonces para hallar el valor
presente, es necesario conocer el valor de adquisición y la inflación que sufrió el
país en determinado lapso y reexpresarlo.
Respecto al valor descontado se refiere al valor histórico teniendo en cuenta los
descuentos por pronto pago, caso de un pasivo o menor valor de un activo. Para
entender más lo anterior lo realizaremos con la continuación del ejemplo:
Se compro el vehículo por un valor de $32.800.000, en el momento del pago, nos
otorgan un plazo de 60 días para dicha cancelación, pero nos otorgan un
descuento del 10% si lo cancelamos antes de cinco días, por razones de
disponibilidad se puedo cancelar de contado ganando dicho descuento, es decir,
que se cancelo $29.520.000 después de deducir dicho descuento y esto sería el
valor descontado.
En el caso de un activo, en el momento de comprar un bien y colocarlo en uso,
automáticamente pierde valor respecto a lo que cancelo para obtenerlo, ya que
nadie estaría dispuesto a pagar lo mismo por un bien así tan sólo tenga días de
uso ya que si va a cancelar lo mismo preferiblemente lo compraría nuevo.
En nuestra economía lo anterior sucede en la mayoría de los bienes ya que estos
varían de precio rápidamente por su uso, refiriéndome a días.

1.10.6 Esencia sobre forma
Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados en los
estados financieros de acuerdo con su esencia o realidad económica y no
únicamente en su forma legal.
La empresa Armo Ltda. vende una camioneta Mazda pick up 2.200 a Virgilio
Hernández, la documentación que tiene la empresa es la tarjeta de propiedad en
donde traslada el bien a su nuevo propietario. Sin embargo pueden existir
acuerdos entre las partes y por escrito en el cual la Empresa Armo Ltda. puede
seguir utilizando la camioneta esporádicamente para desempeñar ciertas labores
de su actividad mercantil, ya que el dueño de la empresa y su nuevo propietario
así lo pactaron y son familiares.
En tales circunstancias presentar información solamente sobre la venta del
vehículo, podría no representar fielmente la transacción efectuada y se estaría
mostrando solamente la parte legal.
1.10.7 Realización o causación
Este principio sólo permite registrar lo que realmente sucede o todos los eventos
que puedan ocurrir por transacciones pasadas tanto internas como externas, que
afectarán a la entidad ya sea para obtener beneficios o sacrificios.
EJEMPLO

La empresa Arco Iris Ltda. vende mercancías a crédito por un valor de
$20.000.000 en Febrero del 2.001. Al corte del periodo (Febrero 28) poseen en
sus activos corrientes un valor de cartera producto de la negociación anterior por
$15.000.000, al 30 de Abril del 2.001 la empresa se da cuenta que $8.000.000
son incobrables. La empresa actualmente se ve afectada como consecuencia de
las transacciones pasadas, por las cuales el presente periodo gravable tendrá un
sacrificio económico y por consiguiente experimentará un cambio en sus recursos,
estos sacrificios o cambios son cuantificables y por eso se deberán registrar.
Finalmente se deberá crear una provisión por los $8.000.000 para así mostrar la
cartera real en forma neta la cual es de $7.000.000. Observemos:
Febrero 1 Febrero 28 Abril 30
Clientes $ 20.000.000 Clientes $ 15.000.000 Clientes $ 15.000.000
Provisiones $ (8.000.000)
Clientes netos $7.000.000
Otro ejemplo sería en el momento de adquirir un bien y quedarlo debiendo en su
totalidad, hay que hacer el respectivo registro ya que aumenta el activo por el
nuevo bien pero a su vez el pasivo por la deuda contraída.
EJEMPLO

1.10.8 Asociación
Siempre que una empresa obtenga un ingreso, inmediatamente deberá registrarlo
junto con los costos y gastos en que incurrió para así obtenerlo. En el caso de no
poder realizar lo anterior respecto a no distinguir los costos y los gastos de un
monto determinado y se concluya que no va a generar beneficios o sacrificios
futuros se deberá registrar como un gasto en el estado de resultados.
Si en un período contable se logran asociar todos los ingresos realizados por la
empresa con sus respectivos egresos, la utilidad así calculada se considera más
ajustada a la realidad.
Si al final de un mes tenemos arrendado un local y no nos han cancelado el
arriendo, este debe registrarse como ingreso durante este mes, sin importar la
fecha que nos paguen ya que se crea a su vez una cuenta por cobrar.
Otro caso sería el de una empresa bajo la razón social de Trapitos Caya Ltda.
que comercializa camisetas, el primero de enero del 2.001 tiene un capital de
$100.000 en efectivo y compra dos camisetas a crédito, cada una a $20.000, tiene
gastos de transporte de $5.000 y vende una el mismo día para ser cancelada al
final del mes a un precio de $50.000
En el estado de resultados reflejaría la información así:
EJEMPLO

TRAPITOS CAYA
ESTADO DE RESULTADOS
De enero 1 a enero 1 del 2.001
Ventas $ 50.000
(-) Costo de Ventas (20.000)
(=) Utilidad bruta $30.000
(-) Gastos operacionales (5.000)
(=) Utilidad antes de Impuestos $25.000
El balance general se vería así:
En el momento de adquirir las camisetas:
TRAPITOS CAYA LTDA.
BALANCE GENERAL
A enero 1 del 2.001
Activo Pasivo
Corriente Corriente
Caja $100.000 Proveedores $40.000
Inventarios 40.000 Total pasivo corriente $40.000
Total activo corriente $140.000 Total pasivo $40.000
Total activo $140.000 Patrimonio
Aportes sociales $100.000
Total patrimonio $100.000
Total pasivo más patrimonio $140.000

En el momento de vender las camisetas:
TRAPITOS CAYA LTDA.
BALANCE GENERAL
A enero 1 del 2.001
Activo Pasivo
Corriente Corriente
Caja $95.000 Proveedores $40.000
Clientes 50.000 Total pasivo corriente $40.000
Inventarios 20.000 Total pasivo $40.000
Total activo corriente $165.000 Patrimonio
Total activo $165.000 Aportes sociales $100.000
Utilidad del ejercicio 25.000
Total patrimonio $125.000
Total pasivo más patrimonio $165.000
Observe amigo lector como se asocio los ingresos obtenidos con los costos y
gastos en que se incurrieron para obtener dicho ingreso, a su vez el cómo se
verían los estados financieros.
1.10.9 Mantenimiento del patrimonio
Todo ente económico al finalizar su periodo contable debe presentar un valor del
patrimonio igual o mayor al patrimonio con que inició el periodo sin tener en cuenta
las trasferencias realizadas por cualquier razón (lo anterior se refiere a todo
aquello que aumente el patrimonio pero que no provenga del desarrollo del objeto

social como es el caso de las donaciones), esto debe ser ajustado o mantenido
antes de presentar las utilidades del respectivo periodo para ser distribuidas. Esta
evaluación puede hacerse desde dos puntos de vista, respecto del patrimonio
financiero (aportado) o del patrimonio físico (operativo).
1.10.9.1 Mantenimiento del Patrimonio Financiero Se considera ganancia
todo el excedente de riqueza actual sobre el capital medido en términos del dinero
originalmente invertido este o no realizada. Cuando se dice que se reconoce
ganancias estén o no realizadas se refiere al aumento de valor que pueden tener
algunos activos a través del tiempo, los cuales se deberán reflejar como un mayor
valor en el activo a través de las valorizaciones, pero a su vez en el patrimonio
aumenta como superávit por valorizaciones por el mismo monto y dichas utilidades
realmente no se obtienen sino cuando se vendan dichos activos.
1.10.9.2 Mantenimiento del Patrimonio Físico Se considera ganancia el
excedente de riqueza actual sobre un monto de patrimonio determinado que
permite mantener la capacidad de producción y venta de tecnología de hoy,
distribuyendo sólo el excedente de utilidades operacionales requeridas para su
renovación.
Lo anterior lo podemos visualizar con un sencillo ejemplo para lo cual daremos la
siguiente información: Usted aporta $100 como capital para la constitución de una
sociedad y un año después obtiene $40 de utilidades (nominales) como
desarrollo de su objeto social. Entonces la pregunta sería, ¿cuánto distribuir de
utilidades para cumplir con el principio de mantenimiento de patrimonio en
ambos casos?
EJEMPLO

A pesar que la norma establece que la utilidad para mantenimiento del patrimonio
Hay que recalcar que se PUEDE hacer por cualquiera de los dos métodos, aunque
se fijó para el caso Colombiano el método del patrimonio financiero, posiblemente
por su facilidad, lo cual no es otra cosa que una simple reexpresión, es decir, es el
resultado del sistema de ajustes integrales por inflación. Sin embargo, cuando el
costo de la actualización tecnológica supera los índices de crecimiento
inflacionario, (que es en la mayoría de los casos) nuestro sector productivo se verá
abocado a una pérdida gradual de competitividad o en su defecto a un continuo
endeudamiento para efectuar dicha renovación.
Una empresa cuando vaya a decidir sobre el reparto de utilidades, debe hacer un
análisis sobre su patrimonio, de tal forma que examine hasta que punto los ajustes
por inflación efectuados han mantenido su patrimonio en el tiempo y por
PATRIMONIO PATRIMONIO
FINANCIERO FISICO
Utilidades del Período (1) $ 40 $ 40
Capital aportado 100 100
Tasa de Inflación anual 20% (100 + 20%)
Valor de reposición equipos a hoy $110
Hace un año comprados a $ 80
Mayor valor físico para renovación (110 - 80) (30)
Capital para mantener capacidad (100*1.20) 120 130
UTILIDADES A DISTRIBUIR (40-20) $ 20 (40-30) $ 10

consiguiente no llegar a descapitalizarse. Además entre mayor patrimonio tenga,
los efectos de los ajustes integrales por inflación van a ser inferiores, trayendo
como consecuencia menor pago de impuesto.
En el primer caso, el patrimonio financiero tenia $100 de capital con una inflación
del 20%, lo cual significa que al final del periodo deberá tener $120. Si ganó 40
significa que al haber realizado la reserva de $20 se podrá repartir $20 como
utilidades.
En el caso del patrimonio físico se toma el valor de los activos fijos comprados en
$80. Para poder renovar dichos activos hoy en día y basado en los datos que se
suministraron para el ejemplo costaría $110, es decir que nos faltarían $30. Si nos
ganamos $40, significa que se podrá repartir $10 por concepto de utilidades.
“La anterior explicación fue tomada de un escrito de los hermanos ARNALDO
HELI (Decano de la facultad de Ingeniería Financiera de la universidad Autónoma
de Bucaramanga) y JAIME SOLANO RUIZ (docente de la misma facultad) para lo
cual quiero expresar mis agradecimientos”
1.10.10 Revelación plena
Todos los entes económicos a través de los Estados Financieros de propósito
general y especial, notas financieras, informes y los dictámenes emitidos por
personas legalmente habilitadas para ello, deben informar en forma clara y
concisa cual es la situación económica y financiera real de un ente y que cambios
se realizaron en el patrimonio así como cuales fueron sus resultados y las
perspectivas hacia el futuro en el logro de los objetivos de tal manera que

cualquier persona interesada en él ente tenga una visión general de su
comportamiento económico y financiero a determinada fecha.
Estas notas sirven para clarificar los hechos económicos registrados en la
contabilidad y que conlleva a una comprensión plena del informe presentado.
1.10.11 Materialidad
Las cuentas y las operaciones económicas se deben clasificar o reconocer
teniendo en cuenta su importancia relativa con respecto al activo total, activo
corriente, activo no corriente, pasivo total, pasivo corriente, pasivo no corriente,
capital de trabajo etc.
Si una empresa compra un bien y su valor no es representativo se deberá
registrar como un gasto. Para evitar confusiones con respecto a lo anterior todo
aquello que supere 1 SMMLV (un salario mínimo mensual legal vigente) cumple el
principio de materialidad.
Si una universidad compra sillas para los salones, estas serán consideradas un
activo no corriente, específicamente un activo fijo y por ello se vera reflejado en el
balance general, pero si tan sólo comprara una sola silla para el celador por un
valor inferior a un salario mínimo esta sería un gasto y deberá reflejarse en el
estado de resultados.
EJEMPLO

1.10.12 Conservadurismo o prudencia
Al registrarse una transacción en una empresa se debe hacer sin sobrevalorar
sus activos e ingresos ni subestimar los pasivos y gastos, es decir, se debe tener
en cuenta todos los sucesos reales que afecten o pueden afectar la operación y
se debe registrar racionalmente.
Recibimos por anticipado dineros para una venta a despachar en dos meses,
contablemente no podemos registrar esa transacción como venta porque
estaríamos anticipando utilidades, aquí se aumenta la caja por los dineros que nos
entraron pero a su vez nos aumenta el pasivo en la cuenta de ingresos recibidos
por anticipado ya que estos dineros en ultimas los debemos y serán de la empresa
en el momento de hacerse efectiva la entrega de lo que ya se vendió, por tal razón
desaparecería la deuda y así aumentaría las ventas y se obtendría una utilidad.
Otro ejemplo sería cuando al término de un mes, en diciembre, no cancelamos la
nómina correspondiente y el pago se efectuó en el mes de enero, el valor de
dicho gasto debió haber quedado registrado en el mes de diciembre junto a una
cuenta por pagar, al mes siguiente cuando se efectúa el pago se disminuye caja y
desaparece dicha deuda. El no pago de la nomina o de cualquier gasto causado
en el mes de diciembre no me exime de registrar el gasto en dicho mes, lo cual
traería como consecuencia, al no hacerlo, un estado financiero menos razonable y
no acorde a la realidad.
EJEMPLO

1.10.13 Características y practicas de cada actividad
Según él artículo 18 del decreto 2649 de 1.993 la contabilidad debe diseñarse
teniendo en cuenta las limitaciones impuestas por las características y practicas
de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su razón social,
su ubicación geográfica y sus costumbres, su desarrollo social, económico y
tecnológico.
Lo anterior se refiere que deberá cumplir con los principios contables mencionados
anteriormente pero a su vez deberá tener en cuenta las costumbres de cada
región o ciudad como es el caso que en Bucaramanga se cobra el arriendo los
diez primeros días de cada mes, caso contrario en Barranquilla se cobra los diez
últimos días de cada mes y esto se deberá tener en cuenta en el momento de
registrarlo, es decir, en el primer caso cuando supera los 10 días se debe registrar
un ingreso y a su vez una cuenta por cobrar, en el segundo caso como no se ha
causado no se podrá realizar el mismo registro salvo que suceda lo mismo pero el
primer día del siguiente mes.
1.11 TIPOS DE NEGOCIO
De acuerdo con la actividad económica, las empresas pueden clasificase en las
siguientes categorías:
 Empresas de Servicio: Aquellas que están dedicadas a vender un producto
no tangible sino un servicio.
EJEMPLO

 Empresas Comerciales: Aquellas que se dedican a comprar y vender
artículos elaborados por otras empresas, conocido su inventario con el nombre
de mercancías no fabricadas por la empresa. Estas empresas no transforman
sus productos sólo los comercializan, es decir, son las mismas que distribuyen
mercancía de producen otros entes.
 Empresas Industriales: Aquellas dedicadas a la fabricación o elaboración de
un producto para ello requieren de materias primas, mano de obre directa y de
costos indirectos de fabricación, surgiendo inventarios de materia prima, de
productos en proceso y de productos terminados, los cuales finalmente son
vendidos a otros entes o realizan dicha operación ellos mismos.
Una empresa sin importar en que negocio esta, se puede organizar legalmente
como un negocio de una sola persona, en una sociedad de personas o en una
sociedad de capital. Los principios de contabilidad generalmente aceptados se
aplican en los estados financieros dependiendo de estas formas de organización.
1.11.1 Negocio de un solo propietario
Una empresa de una sola persona es llamada negocio de un solo propietario o
unipersonal. Generalmente el propietario actúa como gerente o representante
legal.
La empresa utilizada en nuestra ilustración es un Autoservicio Nocturno cuyo
propietario es William Alberto Ruiz. Se debe identificar con el mismo nombre de
su propietario seguido de las siglas “E.U.” o de las palabras completas empresa
EJEMPLO

unipersonal. Esta forma de organización comercial es común en el caso de
pequeños almacenes los cuales venden generalmente al detal, o de haciendas, de
empresas de servicios pequeñas y en el ejercicio profesional como el caso del
derecho, medicina y contaduría pública, entre otros. Un Negocio de un solo
propietario es la forma más común de organización comercial en nuestra
economía.
Los negocios de un solo propietario son considerados como entidades
comerciales separadas de las otras actividades de su propietario. Esto es desde
el punto de vista contable, pero desde el punto de vista legal, el negocio y su
propietario no se consideran como entes separados.
El propietario es personalmente responsable por las deudas del negocio, pero si el
negocio se vuelve insolvente el propietario debe responder por las deudas con sus
propios activos.
1.11.2 Sociedades de personas
Son los negocios de propiedad de dos o más personas asociadas voluntariamente
conocidos con el nombre de socios, por tal razón lo más importante no es el
capital sino las personas que lo conforman. Las sociedades son utilizadas
ampliamente por las empresas pequeñas, firmas internacionales de contadores
públicos, etc. Existen diversas sociedades de personas que serán explicadas más
adelante.
Los dueños de una sociedad de personas en la gran mayoría son personalmente
responsables por las deudas de la empresa a excepción de las limitadas. Desde

el punto de vista contable una sociedad de personas es vista como un ente
comercial separado de los asuntos personales de sus propietarios.
1.12 TIPOS DE SOCIEDADES
Las sociedades que mencionaremos a continuación son consideradas de
personas.
1.12.1 Sociedad unipersonal
Como ya se había mencionado anteriormente, estas sociedades su razón social
(es decir el nombre del negocio) giran en torno al nombre del socio seguido
siempre por las siglas “E.U” o de las palabras empresa unipersonal. El número
máximo y mínimo para esta sociedad, como su mismo nombre lo indica, será de
una sola persona.
El socio y dueño de la empresa responderá de manera solidaria e ilimitada por
todas las deudas que contraiga la empresa. Para su formación el capital estará
constituido por aportes pagados totalmente en el momento de la constitución,
lógicamente se disolverá si el socio decide retirarse o por muerte del mismo.
1.12.2 Sociedad en comandita
Se formará con el nombre completo o el solo apellido de uno o más socios
gestores (es aquel socio que aporta la idea más no capital, denominados también
socios colectivos) y se agregará la expresión y “compañía“ o de las abreviaturas

“& cía “ seguido de las palabras “Sociedad en comandita” o de las siglas “S en C“;
siempre se formará entre uno o más socios que comprometen solidaria e
ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales (los gestores) y
otro o varios tipos de socios que limitan la responsabilidad a sus respectivos
aportes (los denominados socios colectivos). Las sociedades en comandita se
dividen en dos clases:
1.12.2.1 Sociedad en comandita simple
Esta formada por uno o más socios que solidaria e ilimitadamente comprometen
su responsabilidad sobre las operaciones de la empresa y de otros socios que
limitan la responsabilidad al valor de sus respectivos aportes. Los primeros se
denominan socios gestores o colectivos y los segundos socios comanditarios.
La razón social se forma con el nombre completo o con el apellido de uno o más
socios gestores o colectivos, agregando la expresión y compañía o la abreviatura
“& Cía” seguida en todos los casos de la indicación abreviada “ S.C.S ” o de las
palabras “Sociedad en comandita simple”.
La administración de la sociedad corresponde a los socios colectivos o gestores,
quienes podrán ejercerla directamente o por medio de sus delegados. Los
comanditarios solo podrán ejercer funciones de representación como delegados
de los socios colectivos y para determinados negocios debiendo indicar en cada
caso que obran a través de un poder, el cual deberá ser otorgado por los socios
gestores.
El capital debe expresar él numero de partes en que se divide el valor de cada
cuota y el valor aportado por cada persona, hay que dejar claro que los aportes
deberán ser por el mismo monto más no por la misma cantidad en todas las

sociedades de personas, es decir que cada aporte se deberá realizar por la misma
cantidad de dinero pero no necesariamente la misma cantidad de aportes. En
cuanto al número de socios para iniciar este tipo de sociedad se necesita como
mínimo un gestor y un comanditario y como máximos dos gestores y 25
comanditarios. En el caso de cumplir lo anterior no se podrá constituir bajo esta
sociedad.
1.12.2.2 Sociedad en comandita por acciones
Primero Que todo esta ya no es considerada una sociedad de personas sino una
de capital y por ello los propietarios se les conocerá con el nombre de accionistas,
dicha sociedad se formará entre uno o más socios que comprometen ilimitada y
solidariamente su responsabilidad sobre las operaciones sociales (socios gestores
o colectivos) y otro o varios socios que limitan la responsabilidad a sus respectivos
aportes (socios comanditarios), hasta aquí es igual a la anterior sociedad pero su
razón social debe componerse con el nombre completo o el apellido de uno o más
socios gestores, agregando la abreviatura “ & Cía” seguida de las palabras
“sociedad en comandita por acciones “ o de la abreviatura “ S.C.A.”
El número mínimo de socios requeridos para conformar esta sociedad es de seis
personas; cinco comanditarios y un gestor, aunque en el acto de constitución no
es indispensable la intervención de los comanditarios, se debe expresar en la
escritura social el nombre de cada accionista, su domicilio, nacionalidad, número
de acciones suscritas, su valor nominal y la parte pagada.
El capital estará representado por acciones de igual valor, las cuales
necesariamente serán nominativas mientras no hayan sido totalmente pagadas.

La administración de la sociedad es igual a la anterior, es decir, corresponde a los
socios gestores quienes podrán ejercerla directamente o por medio de sus
delegados. Los comanditarios únicamente podrán ejercer funciones de
representación de la sociedad en determinados casos y como delegados de los
gestores. Los comanditarios no pueden ser socios industriales pero tienen la
facultad de inspeccionar en cualquier momento los libros y documentos de la
sociedad.
Esta sociedad se disolverá cuando ocurran pérdidas que reduzcan el patrimonio
neto de los accionistas a menos del 50% del capital suscrito o cuando no cumpla
los requisitos para su constitución respecto al numero exigido de accionistas.
1.12.3 Sociedad colectiva
En este tipo de sociedad todos los socios responderán solidaria e ilimitadamente
por las operaciones sociales que realice la empresa. La razón social se formará
con el nombre completo o el solo apellido de alguno o algunos de los socios
(puede ser en unión de los apellidos) seguido de cualquiera de las expresiones “&
Cía “, “Hermanos “, “ e hijos “, “y sucesores”. Por tal razón es una empresa
familiar.
El número mínimo de socios requerido para constituir esta sociedad es de dos y el
número máximo es ilimitado. La administración y representación legal de este tipo
de sociedad corresponde a todos y cada uno de los socios quienes podrán
delegarla en una tercera persona.

1.12.4 Sociedad de responsabilidad limitada
En este tipo de sociedad el número de socios para poderse constituir no puede ser
mayor a 25 ni inferior a dos, los socios responden hasta el monto de sus
respectivos aportes y por ello el nombre de la razón social de limitada. La razón
social puede ser cualquier nombre seguida de la palabra limitada o su
correspondiente abreviatura “Ltda” que de no aparecer en los estatutos o en las
facturas o documentos generales de la empresa, hará responsables a los
asociados solidaria e ilimitadamente frente a terceros ya que se considera
legalmente como una sociedad colectiva respecto a la responsabilidad.
El capital debe pagarse íntegramente al constituirse la compañía y estará dividido
en cuotas de igual valor como ya se había explicado, las cuales se pueden ceder
en las condiciones previstas en la ley o en los estatutos. La sociedad esta
obligada a formar una reserva obligatoria, más conocida con el nombre de
reserva legal; que es el 10% de las utilidades antes de impuestos de cada
ejercicio, hasta completar el 50% de los aportes sociales.
La representación de la firma y la administración de los negocios corresponde por
derecho a todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios deberá delegar
la representación y la administración de la sociedad en un gerente, estableciendo
sus atribuciones de manera clara y precisa en los estatutos. Este tipo de
sociedades debe llevar un libro de socios debidamente registrado en la cámara de
comercio, en donde se anota el nombre, la nacionalidad, domicilio, documento de
identificación y numero de cuotas que cada uno posea, así como los embargos,
gravámenes y cesiones que se hubieren efectuado.

Los socios pueden ceder sus cuotas pero esto implica una reforma estatutaria que
debe ser otorgada por el representante legal de la compañía, el cedente y el
cesionario en mutuo acuerdo. La sociedad de responsabilidad limitada se
disolverá cuando ocurran perdidas que reduzcan el capital por debajo del
cincuenta por ciento o cuando el número de socios exceda de veinticinco, o sea
inferior a dos.
1.12.5 Sociedades anónimas
Esta es otra sociedad considerada de capital. Es la forma predominante de
asociación comercial en muchos países debido a que puede reunir grandes sumas
de capital en mayor cantidad que las organizaciones de propietario único o de la
sociedad de personas ya que esta puede negociar sus acciones en la bolsa de
valores (cumpliendo las respectivas condiciones exigidas caso que no puede
cumplir las sociedades de personas las cuales deberán reunir su capital en el
mercado natural)
Debido a la deficiencia para concentrar los ahorros de personas, la sociedad
anónima es el medio ideal para obtener el capital necesario para la producción en
gran escala. Prácticamente todas las grandes empresas están organizadas como
sociedades anónimas.
La sociedad anónima es una persona jurídica distinta de sus accionistas, formada
por la reunión de capital dividido en acciones de igual valor (no necesariamente a
través del tiempo), las cuales deberán suscribirlas y pagarlas y cuya
responsabilidad está limitada al monto de sus respectivas acciones; es
administrada por gerentes temporales revocables y su razón social podrá ser
cualquier nombre seguida por las palabras “Sociedad Anónima “ o por la
abreviatura “S.A”.

La sociedad anónima tiene una vida relativamente estable que no se ve afectada
por la muerte o retiro de un accionista. El derecho de propiedad de una sociedad
anónima está representado por títulos valores transferibles llamadas acciones y
los propietarios de dichos títulos son denominados accionistas.
Lo ideal al iniciar un negocio, es constituirlo en una sociedad limitada y cuando
este empiece a crecer, pasarse a una sociedad anónima.
Para entender con claridad cada tipo de sociedad y suministrar mayor información
de las mismas se realizo el siguiente cuadro resumen:
LES RECOMIENDO ESTAR LEYENDO CONSTANTEMENTE EL CODIGO DE
COMERCIO PARA EVITAR FALSA INFORMACIÒN DEBIDOA SUS
CONSTANTES CAMBIOS.

CAPITULO 2
ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros son informes que presentan las empresas en cualquier
momento pero de tipo obligatorio al final de cada ciclo contable, cumpliendo el
principio contable de periodo (de Enero 1º a Diciembre 31), con el fin de comunicar
de manera resumida las actividades operativas, la situación financiera y los
cambios en la misma. Todo lo anterior sirve como base para la toma de
decisiones en un ente económico.
Los estados financieros básicos son: (de obligatoria presentación, según el
Decreto 2649 del 29 de Diciembre de 1.993. Modificado por los Decretos 1259 -
1446 y 2852 de 1.995, Artículo 22. )
 El Estado de Resultados
 El Balance General
 El Estado de Cambios en la Situación Financiera
 El Estado de Flujos de Efectivo
 El Estado de Cambios en la Situación Patrimonial

 BALANCE GENERAL
En este estado financiero aparece la información resumida de lo que está
sucediendo en la empresa en una fecha determinada; por ello se le conoce como
un estado financiero estático, es decir, presenta la información a un día especifico.
Muestra el valor del activo, pasivo y patrimonio, reflejando la estructura de la
ecuación contable (Activo = Pasivo + Patrimonio). Por lo anterior se dice que es
como una radiografía de la empresa, ya que muestra lo que está pasando hasta
ese momento. Gráficamente estaría representado de la siguiente manera:
BALANCE GENERAL
El Balance General debe presentarse por lo menos una vez en el año,
coincidiendo con el último día del año calendario (con fecha a 31 de Diciembre),
debido a que la ley lo exige así. Debe ir firmado por los responsables: Gerente
General, Revisor fiscal y el Contador.
Para las sociedades de personas tan sólo se exigen las firmas de los dos
primeros, salvo que el patrimonio supere los $650.000.000, en este caso también
se exige el tercero. Para las sociedades de capital se exigen las tres rúbricas.
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO

Para uso administrativo o cuando la ley lo exige se acostumbra preparar el
balance para períodos más cortos: diario, mensual, trimestral o semestral. Este
estado cumple dos propósitos esenciales; ofrecer a los usuarios la información
financiera sobre la organización y servir como herramienta de base para la toma
de decisiones financieras, generalmente los usuarios son externos.
El gerente de una empresa tendrá grandes dificultades para evaluar la información
contable si el balance se presenta en forma desordenada; así mismo a un analista
se le dificultará su labor si los balances que tuviera que examinar obedecieran a
criterios de presentación arbitrarios por parte del solicitante. Lo anterior se obvia
mediante un modelo estandarizado de presentación que permite ahorrar tiempo y
dar uniformidad a la elaboración de este estado. Este modelo se presenta en el
siguiente cuadro:
NOMBRE DE LA EMPRESA
BALANCE GENERAL
A MES DIA DE AÑO
ACTIVO PASIVO
CORRIENTE
NO CORRIENTE
FIJOS
DIFERIDOS
OTROS ACTIVOS
CORRIENTE
NO CORRIENTE
DIFERIDOS
PATRIMONIO

Inicialmente se explicarán los grupos y cuentas que lo conforman, luego a través
de los capítulos posteriores se explicará detenidamente cada una de estas
cuentas.
 ACTIVOS
Son la representación financiera de un recurso obtenido por el ente
económico como resultados de eventos pasados, de cuya posesión se
espera que surjan beneficios futuros. Se dividen en Activos Corrientes y No
Corrientes:
ACTIVOS CORRIENTES
Los activos corrientes están constituidos por los siguientes grupos:
 Disponible: El cual comprende cuentas tales como caja, bancos, remesas en
tránsito, cuentas de ahorro y fondos.
 Inversiones: Es el dinero invertido por el ente económico en títulos valores y
comprende las siguientes cuentas: certificados, papeles comerciales,
aceptaciones bancarias o financieras, derechos fiduciarios y otras inversiones.
 Deudores: Están representados por todas las deudas a favor que tiene la
organización; pertenecen a este grupo las cuentas de clientes, cuentas
corrientes comerciales, cuentas por cobrar, ingresos por cobrar, y anticipos de
impuestos.

 Inventarios: Este grupo comprende los inventarios de materias primas,
productos en proceso, productos terminados y mercancías no fabricadas por la
empresa.
 Gastos pagos por anticipado: Son todos aquellos gastos que el ente
económico paga por anticipado y cuyo periodo de expiración es inferior a un
año. En este grupo se encuentran los intereses, honorarios, comisiones,
arrendamientos, seguros y fianzas.
ACTIVOS NO CORRIENTES
Hacen parte de los activos no corrientes los siguientes grupos de cuentas:
inversiones, deudores a largo plazo, propiedad planta y equipo, intangibles, cargos
diferidos, valorizaciones y otros activos.
 Inversiones: Constituyen el dinero invertido por la empresa en papeles
negociables cuya fecha de expiración es mayor a un año. Las principales
cuentas de este grupo son: Acciones, cuotas o partes de interés social, bonos,
cédulas, títulos, derechos fiduciarios y otras inversiones a largo plazo.
 Deudores: Formado por obligaciones a largo plazo a favor del ente económico.
Algunas cuentas de este grupo son las siguientes: Cuentas por cobrar a casa
matriz, Cuentas por cobrar a vinculados económicos, Cuentas por cobrar a
socios y accionistas, Aportes por cobrar, Cuentas por cobrar a trabajadores y
demás cuentas por cobrar a más de un año.
 Propiedad, Planta y Equipo: Conocido también como activos fijos, representa
todos aquellos activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de
construcción; con la finalidad de utilizarlos en forma permanente por el ente

económico para la producción de bienes y servicios, para arrendarlos y
utilizarlos en su administración. Las principales cuentas de este grupo son las
siguientes: Terrenos, Construcciones en curso, Maquinaria y Equipo en
montaje, Construcciones y edificaciones, Maquinaria y Equipo, Equipo de
Oficina, Flota y Equipo de Transporte, Acueductos, Plantas y Redes, Minas y
Canteras.
 Intangibles: Son aquellos activos que careciendo de naturaleza material han
sido adquiridos o desarrollados por el ente económico, otorgándole un derecho
o privilegios oponibles ante terceros. Las principales cuentas que forman este
grupo son las siguientes: Crédito Mercantil, Marcas, Patentes, Concesiones y
franquicias, Derechos, Know how y Licencias.
 Cargos Diferidos: Bienes o servicios de los cuales se espera obtener
beneficios económicos en otros períodos. Las principales cuentas que forman
este grupo son las siguientes: Costos de exploración por amortizar, Costos de
explotación y desarrollo, Cargos por corrección monetaria diferida.
 Otros Activos: Representados por recursos de propiedad del ente económico
que no generan renta o que no se requieran para el desarrollo de la razón
social; como bienes de arte y cultura, obras de arte, bibliotecas, máquinas
porteadoras, estampillas y otros.
 Valorizaciones: Representa el mayor valor adquirido por los activos con
relación a su costo de adquisición, establecido por normas de reconocido valor
técnico. Las cuentas de valorizaciones son: De inversiones, De propiedades,
planta y equipo, y De otros activos, son ejemplos de cuentas de este último
grupo de activos.

 PASIVOS
Los pasivos constituyen todas aquellas obligaciones que la empresa tiene con
terceros. Según esto los pasivos se dividen en dos clases: los pasivos corrientes
y los no corrientes.
PASIVOS CORRIENTES
Son todas aquellas obligaciones con terceros que tiene el ente económico, las
cuales deben cancelarse en un periodo no mayor a un año. Los pasivos
corrientes están conformados por el siguiente grupo de cuentas:
 Obligaciones financieras: Deudas adquiridos por la empresa con bancos,
corporaciones y otras instituciones financieras.
 Proveedores: Está conformado por todas aquellas obligaciones que tiene el
ente económico con sus proveedores, tanto nacionales como extranjeros.
Están constituidos por personas naturales o jurídicas los cuales suministran las
materias primas que requiere la empresa para la consecución de su producto o
servicio.
 Cuentas por pagar: Son aquellas deudas de la organización a corto plazo con
contratistas, acreedores, socios e instituciones gubernamentales.
 Impuestos y Gravámenes: Son aquellas obligaciones que tiene la empresa
con el gobierno por concepto de impuestos de renta, de ventas y otros
gravámenes tributarios.

 Obligaciones laborales: Hace referencia a las deudas del ente económico
con sus empleados por concepto de sueldos y prestaciones sociales.
 Provisiones: Obligaciones reconocidas por la organización con sujeción a la
norma de prudencia en la fecha en la cual, se conozca información de
probabilidad y se puedan estimar razonablemente la posible perdida.
 Diferidos: Son aquellos compromisos de la organización por concepto de
anticipos, de los cuales se espera que se preste el respectivo servicio.
 Otros pasivos: Formado por otras obligaciones a corto plazo no consideradas
en los grupos anteriores, como por ejemplo, depósitos recibidos, retención a
contratos sobre terceros y embargos judiciales.
PASIVOS NO CORRIENTES
Son todas aquellas obligaciones o deudas que el ente económico posee y cuyo
vencimiento o plazo es mayor a un año. Los grupos que las conforman son
básicamente los mismos que conforman el pasivo corriente, salvo que la fecha de
vencimiento de estas obligaciones es superior a un año.
 PATRIMONIO

Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos
sus pasivos, es decir lo que pertenece a los propietarios. Está conformado por las
siguientes cuentas:
 Capital suscrito o pagado: Representa el aporte que realizan los accionistas
o socios al ente económico.
 Aportes sociales: Representa los dineros que han aportado los socios al ente
económico.
 Superávit: Surge por la venta de acciones o cuotas de interés social que están
por encima de su valor nominal, ya sea por concepto de donaciones o por el
crédito mercantil creado por el ente económico.
 Reservas: Son aquellos recursos que el ente económico retiene de sus
utilidades, como resultado de exigencias legales, estatutarias u ocasionales.
 Revalorización del patrimonio: Esta cuenta nos muestra el efecto que
produce los ajustes integrados por inflación.
 Resultados del ejercicio: Son las utilidades o pérdidas generadas por la
empresa durante el desarrollo de la razón social.
 Resultado de ejercicios anteriores: Constituido por las utilidades o pérdidas
generadas por la empresa y acumuladas durante periodos anteriores.

COMO REALIZAR EL BALANCE GENERAL DE NUESTRA EMPRESA
BALANCE INICIAL
FECHA
ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja Bancos y corporaciones
Bancos Proveedores Nacionales
Cuentas de ahorros Impuestos y gravámenes
Inversiones temporales Cuentas por pagar
Clientes Pasivos estimados y provisiones
Cuentas por cobrar TOTAL PASIVO CORRIENTE
Materia prima Pasivo no corriente
Productos en proceso Obligaciones financieras
Productos terminados TOTAL PASIVO NO CORRIENTE
Mercancía no fabricada por la empresa TOTAL PASIVO
TOTAL ACTIVO CORRIENTE PATRIMONIO
Activo No Corriente Aportes sociales o Capital suscrito y
pagado
Terrenos Reserva obligatoria
Construcciones y edificaciones Reserva estatutaria
Maquinaria y equipo Reserva ocasional
Equipo de oficina Revalorización del patrimonio
Equipo de computación y comunicaciónDonaciones
Flota y equipo de transporte Utilidad o perdida el ejercicio
Otros activos TOTAL PATRIMONIO
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO
TOTAL ACTIVO
Gerente Contador Público Revisor Fiscal

1. COMO CONTROLAR UN NEGOCIO
Con el sólo hecho de llevar las cuentas del negocio de manera organizada y
puntual ya se está controlando, lo cual lleva a saber cómo esta funcionando la
empresa, qué se debe mejorar, cómo se debe actuar para lograrlo, cuáles son los
puntos débiles, cuáles son las fortalezas, qué decisiones tomar, qué se tiene,
quiénes deben y cuándo son las fechas de cobro, qué se debe etc.
Llevar las cuentas no es nada difícil, se requiere de mucha organización y
dedicación de tiempo, más adelante se notarán los beneficios que esto
genera.
El BALANCE GENERAL permite conocer la situación en que se encuentra en
ese preciso momento la empresa y más tarde al compararlo se conocerá qué tanto
se ha mejorado, o por el contrario si se ha empeorado.
2. COMO SE CALCULAN LAS UTILIDADES
Lo que se busca es determinar si se obtuvieron ganancias, o en caso contrario,
pérdidas. Para ello es necesario apoyarse en un estado financiero, denominado
Estado de Resultados.

 ESTADO DE RESULTADOS
Al igual que el Balance General, el Estado de Resultados se considera como la
herramienta financiera más útil para evaluar la gestión económica realizada por
una empresa, ya que como su mismo nombre lo indica señala un resultado y
basado en él se mide la gestión del representante legal del ente.
También sirve como orientador en la toma de decisiones ya que muestra en forma
acumulativa (es decir de una fecha a otra y por ello se dice que es un estado
financiero dinámico) las transacciones correspondientes al total de ingresos y
egresos que tienen lugar en un periodo determinado, con el objeto de determinar
la ganancia o pérdida que el negocio obtuvo en las actividades de operación.
Su presentación respecto al formato, varia dependiendo de la actividad económica
o negocio de la empresa, es decir si es una empresa de servicios, comercial o
industrial, cada uno es diferente.
Según las clases de empresa los resultados serán de la siguiente manera:

Empresa De Servicios:
Nombre de la Empresa
De mes día a mes día de año
Ingresos Operacionales
(-) Gastos y costos operacionales
(=) Utilidad operacional
(+) Ingresos no operacionales
(-) Egresos no operacionales
(-) Gastos financieros
(+/-) Utilidad o perdida por exposición a la inflación
(=) Utilidad antes de impuestos
(-) Reserva obligatoria
(-) Reserva estatutaria
(-) Reserva Ocasional
(=) Utilidad del ejercicio.

Empresa Comercial:
Ventas brutas
(- ) Descuento y devoluciones en ventas
(=) Ventas netas
(-) Costo de ventas
Inventario inicial
Conocido contablemente
(+) Compras con el nombre de juego
(-) Descuento y devoluciones en compras de inventarios. Cuando
(=) Mercancía disponible para la venta se utilice este formato es
(-) Inventario final porque el sistema de
(=) Costo de la mercancía vendida registro es periódico.
(=) Utilidad bruta
(- ) Gastos operacionales
De administración
De ventas
(+ ) Otros Ingresos
(-) Otros Egresos
Cuando no utiliza el juego de inventarios es porque el sistema de registro es
periódico.

Empresa Industrial:
Nombre de la Empresa
Ventas brutas
(-) Descuento y devoluciones en ventas
(=) Ventas netas
(-) Costo de ventas
(=) Utilidad bruta
(-) Gastos operacionales
De administración
De ventas
(+) Otros Ingresos
(-) Otros Egresos
Para poder determinar el costo de ventas en este tipo de empresa, es necesario
desarrollar un estado financiero especial denominado Estado de Costos el cual se
muestra a continuación:

Nombre de la Empresa Industrial
ESTADO DE COSTOS DE LA MERCANCIA VENDIDA
Inventario inicial de materia prima
(+) Compras de materia prima
(-) Descuentos y devoluciones de materia prima
(=) Materia prima disponible para la producción
(-) Inventario final de materia prima
(=) Materiales directos
(+) Mano de obra directa
(+) Costos indirectos de fabricación
(=) Costos de producción del periodo
(+) Inventario inicial de productos en proceso
(=) Costos de los productos en proceso
(-) Inventario final de productos en proceso
(=) Costo de los productos terminados
(+) Inventario inicial de productos terminados
(=) Costo de la mercancía disponible para la venta
(-) Inventario final de productos terminados
(=) Costo de la mercancía vendida o costo de ventas.
La presentación de las partidas en el Estado de Resultados se inicia con los
ingresos provenientes de la venta de bienes o servicios, de los cuales se deducen
los costos y gastos de administración y de ventas, obteniéndose la utilidad o
pérdida operacional. Adicionalmente, en este estado se pueden presentar
ingresos y egresos de naturaleza diferente a la operacional, conocidos como
ingresos y egresos no operacionales o como otros ingresos u otros egresos y los
gastos financieros que son los mismos intereses por mora, o todos aquellos
intereses que se generen pero que no provengan del desarrollo de la razón social.
Si a la utilidad operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le
deducen los egresos no operacionales y los gastos financieros, se obtiene la
utilidad o pérdida antes de impuestos.

Finalmente, de esta utilidad se debe estimar la respectiva provisión del impuesto a
la renta, conocida con el nombre de renta y complementarios y aquí mismo
deducir las reservas del caso para así obtener la utilidad neta del periodo,
conocida actualmente como utilidad o perdida del ejercicio.
A continuación se explicarán algunos conceptos básicos para entender el estado
de resultados:
 INGRESOS OPERACIONALES
Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades
desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o
servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto
de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social
principal del ente económico.
Si la razón social es invertir en cualquier titulo valor, el rendimiento que puede
generar un CDT sería un ingreso operacional, pero si el caso se tratara con un
panadero, ese mismo ingreso sería contablemente considerado como otros
ingresos.
La utilidad antes de impuesto e intereses (UAII) llamada así desde el punto de
vista contable es la misma utilidad operacional (desde el punto de vista
financiero) y conocida como utilidad del negocio según la parte
administrativa. La utilidad antes de impuestos se conoce como U.A.I. y a su
vez el costo de la mercancía vendida es el mismo costo de ventas.

 EGRESOS OPERACIONALES
Comprende los dineros pagados o causados como resultado de las actividades
normales del negocio.
 Ventas brutas
Aquí se acumulan todas las ventas sin importar su forma de pago (así estén o no
canceladas).
 Descuentos y Devoluciones en Ventas
Aquí se describen los montos otorgados como descuentos en el momento de
realizar una venta más las devoluciones que se presenten en dicho periodo,
buscando controlarlos. Simultáneamente se pueden determinar las ventas netas,
las cuales surgen de la diferencia entre las ventas brutas y los descuentos y
devoluciones en ventas.
 Costo de Ventas
Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e
indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o ejecución de los servicios
vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico,
en un periodo determinado. Es decir, qué costo tienen las ventas respectivas
para así poder determinar la utilidad.
 Gastos
Son las salidas de efectivo que una empresa debe realizar para el desarrollo de la
razón social, estos gastos no son recuperables.

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