1. Matriz de Gestión de Riesgos
Fecha planeación Fecha de
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Responsable Acciones Evidencias
mitigación la Acción
Trimestral a partir del Planeación de
Percepción de Lentitud Ejecutar actividades de
Datacenter principal 24 de julio de 2012. las labores de Informe de
Falta de afinamiento en la en operación de afinamiento y
1 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1.53 24 de octubre de ETB afinamiento de 04-feb-13 actividades de
BD de SIR usuarios finales SIR y administración de la base
SIR 2012, 24 enero de la BD. Entregar afinamiento
caídas del servicio SIR de datos.
2013. el segundo
Migración de
Actas de
SIR Cañasgordas: 16
migración
de agosto de 2012
Migración de Actas de
Ituango: 23 de migración
Migración de Actas de
Fredonia: 31 de migración
Migración de
Actas de
Titiribi y Santa
migración
Bárbara: 13 de
Migración de Actas de
Santafé: 26 migración
Migración de Actas de
Itsmina: 03 de migración
Migración de
Actas de
Filandia y Puerto
migración
Berrio: 25 de
Migración de Actas de
Concepción: 16 de migración
Cumplimiento de los
Migración de Actas de
tiempos establecidos para
Sopetran: 23 migración
entrega de los
Migración Bolívar: Actas de
prerequisitos en el proceso
De acuerdo al Planeación de 07 diciembre de migración
de migración
cronograma de la migración. Migración: Actas de
SNR
migración definido por Ejecución de las Abejorral: 14 migración
SNR migraciones Migración Jericó Y
Actas de
Ambalema: 20
migración
diciembre de 2012
Migración Actas de
Tamesis: 03 enero migración
Migración Actas de
Yolombó: 17 migración
Migración Amalfi: Actas de
24 enero de 2013 migración
Migración Actas de
Santuario: 30 de migración
Migración Pacora
Actas de
y Zapatoza: 23 de
migración
febrero de 2013
Migración San Actas de
Andres: 01 marzo migración
Migración Charalá: Actas de
09 marzo de 2013 migración
La oficina no sale a
producción dentro de
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 abril de 2013 1 of 8
2 17% 9 1.53 SIR
Fallas en el proceso de
03-ago-12 Impacto negativo en el
migración de oficinas
servicio

2. Fecha planeación Fecha de
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Responsable Acciones Evidencias
mitigación la Acción
Migración Socha: Actas de
05 abril de 2013 migración
La oficina no sale a
Migración Actas de
producción dentro de
Salamina: 12 abril migración
2 17% 9 1.53 SIR
Fallas en el proceso de Migración Actas de
03-ago-12 Impacto negativo en el
migración de oficinas Barichara: 19 abril migración
servicio
Migración de Actas de
Cañasgordas: 16 migración
Migración de Actas de
Ituango: 23 de migración
Migración de Actas de
Fredonia: 31 de migración
Migración de
Actas de
Titiribi y Santa
migración
Bárbara: 13 de
Migración de Actas de
Santafé: 26 migración
Migración de Actas de
Itsmina: 03 de migración
Migración de
Actas de
Filandia y Puerto
migración
Berrio: 25 de
Migración de Actas de
Concepción: 16 de migración
Migración de Actas de
Sopetran: 23 migración
Migración Bolívar: Actas de
Seguir procedimiento de
07 diciembre de migración
migración establecido
De acuerdo al Planeación de Migración: Actas de
entre las partes. Ajustar
cronograma de la migración. Abejorral: 14 migración
procedimiento de ETB
migración definido por Ejecución de las Migración Jericó Y
migración de ser necesario Actas de
SNR migraciones Ambalema: 20
migración
diciembre de 2012
Migración Actas de
Tamesis: 03 enero migración
Migración Actas de
Yolombó: 17 migración
Migración Amalfi: Actas de
24 enero de 2013 migración
Migración Actas de
Santuario: 30 de migración
Migración Pacora
Actas de
y Zapatoza: 23 de
migración
febrero de 2013
Migración San Actas de
Andres: 01 marzo migración
Migración Charalá: Actas de
09 marzo de 2013 migración
Migración Socha: Actas de
05 abril de 2013 migración
Migración Actas de
Salamina: 12 abril migración
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 abril de 2013 2 of 8

3. Fecha planeación Fecha de
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Responsable Acciones Evidencias
mitigación la Acción
Migración Actas de
Barichara: 19 abril migración
Planeación del Plan de
despliegue 2.7.7: pruebas del
15 de septiembre despliegue
Planeación del Plan de
despliegue 2.7.8: pruebas del
De acuerdo a 07 de noviembre despliegue
Definir plan de pruebas Planeación de
prioridad fijada por ETB Planeación del Plan de
Demoras en el proceso de Demora en la completos despliegues
SNR despliegue 2.7.9: pruebas del
3 pruebas funcionales a los 03-ago-12 SIR 50% 9 4.50 implementación de
Planeación del Plan de
desarrollos nuevos requerimientos
despliegue 2.7.9.1: pruebas del
28 de febrero de despliegue
Planeación del Plan de
despliegue 2.8: pruebas del
Formar equipos de De acuerdo a
pruebas con personal prioridad fijada por SNR
disponible y con SNR
Realizar recomendaciones Planeación del Finalización del
Formato de
de acuerdo a los hallazgos Reuniones de mantenimiento mantenimiento
Fallas en la plataforma ETB prestación del
Impacto negativo en el encontrados durante la seguimiento preventivo, preventivo el 20
4 computacional y eléctrica de 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1.53 servicio
servicio ejecución del ejecución del de febrero de
las ORIPS
Autorizar compra de De acuerdo a Autorización de Ampliacion de la Adición del
SNR
repuestos prioridad fijada por gasto por la bolsa de repuestos contrato 453.
Incumplimiento de los Cada vez que ingrese Entrega de Cada vez que
Indisponibilidad del Entrega de contratos con Copia de
5 tiempos de garantía de los 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1.53 oficinas nuevas, o SNR documentación ingrese oficinas
servicio terceros contratos
terceros cada vez que SNR a ETB nuevas, o cada vez
Aumento en el volumen de Degradación del servicio Disposición de hasta 2 Disponibilidad Personal en la
6 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 5 0.85 03 agosto de 2012 ETB 24 julio de 2012
llamadas por ingreso de e incumplimiento de personas adicionales del personal mesa de ayuda
Falta de integración de los Planeación de
Definir plan de trabajo
requerimientos de portal No lograr la certificación desarrollo de Matriz de
7 03-ago-12 Hosting de portal 17% 9 1.53 Realizar verificaciones de Quincenal ETB 09 agosto de 2012
con los requerimientos de GEL 3.1 requerimientos, cumplimiento
avance cada 15 días
agenda de conectividad. desarrollo de
Choconta: 29
Agosto de 2012
Facatativá : 31
Agosto de 2012
Zipaquirá: 28
Agosto de 2012
No cumplir con las Realizar campañas de
La no utilización del servicio políticas establecidas en mejoramiento de uso de Realizar las Informes del
8 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0.85 09 agosto de 2012 ETB
de correo corporativo el manejo de correo correo campañas servicio
corporativo
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 abril de 2013 3 of 8

4. Fecha planeación Fecha de
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Responsable Acciones Evidencias
mitigación la Acción
Orocue:24
Septiembre de
2012
Mitu:28
Septiembre de
2012
Mocoa: 26
No cumplir con las Realizar campañas de Septiembre de
La no utilización del servicio políticas establecidas en mejoramiento de uso de Realizar las 2012 Informes del
8 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0.85 09 agosto de 2012 ETB
de correo corporativo el manejo de correo correo campañas Puerto Asís: 25 servicio
corporativo Octubre de 2012
Puerto Carreño: 31
Octubre de 2012
Puerto Inírida: 09
Noviembre de
2012
Caloto: 30
Noviembre de
2012
El Bordo: 27
Noviembre de
2012
Santander de
Quilichao: 29
Noviembre de
Realizar la depuración de Constantemente, de Constantemente,
Depurar Cuentas de
cuentas de correo acuerdo a las cuentas de acuerdo a las
9 Cuentas de correo sin uso 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0.85 Degradación del servicio ETB cuentas de correo
de correo que indique cuentas de correo
correo depuradas
SNR que indique SNR
Divulgación de las políticas
Correos del
de correo
área de
Formalizar documento
Incumplimiento de las Divulgación de divulgaciones y
para que los usuarios
10 políticas para el uso de 03-ago-12 Hosting de correo 17% 5 0.85 Degradación del servicio Constantemente SNR las políticas de Constantemente correos con
conozcan las políticas de
correo uso de correo tips por parte
correo institucional, e
de Soporte
intensificar la restricción
Correo
por el proxy de la entidad
Primera: 28 agosto
de 2012.
Segunda: 29
septiembre de
Ejecuta pruebas de Ejecución Informe
Indisponibilidad del 2012. Tercera: 27
11 Vulnerabilidad del portal 03-ago-12 Hosting de portal 17% 9 1.53 vulnerabilidad para el Una mensual ETB pruebas de pruebas de
servicio octubre de 2012.
nuevo portal vulnerabilidad vulnerabilidad
Cuarta: 24
noviembre de
2012. Quinta: 29
diciembre de
Daños en la infraestructura Activación de
Indisponibilidad del Activación de los celulares Celulares
12 de comunicaciones de la 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1.53 03 agosto de 2012 ETB los celulares 03 agosto de 2012
servicio Correo electrónico disponibles
mesa de ayuda Correo
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 abril de 2013 4 of 8

5. Fecha planeación Fecha de
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Responsable Acciones Evidencias
mitigación la Acción
Falta de suministro de UPS por dos horas
Indisponibilidad del
13 energía eléctrica en 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1.53 Traslado al DC con celular y 03 agosto de 2012 ETB UPS disponible 03 agosto de 2012 UPS disponible
servicio
instalaciones de la mesa de correo
Indisponibilidad del Indisponibilidad del Activación de los celulares Activación de Celulares
14 03-ago-12 Mesa de ayuda integral 17% 9 1.53 03 agosto de 2012 ETB 03 agosto de 2012
personal por alteraciones servicio Correo electrónico los celulares disponibles
Indisponibilidad de Visitar al DCP y DCA para Planeación de
Datacenter principal
infraestructura por Indisponibilidad del verificar que cuenta con las la visita y 25 septiembre de Actas de
15 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1.53 28 agosto de 2012 SNR
desastres naturales (Sismos, servicio especificaciones que ejecución de la 2012 seguimiento
SIR
Terremotos, Inundaciones, mitigan estos eventos misma
15 diciembre de 2012,
Indisponibilidad de Datacenter principal Planeación y
Indisponibilidad del Planeación y Ejecución de se cambia la fecha Plan e informe
16 infraestructura por fallas de 03-ago-12 Datacenter alterno 17% 9 1.53 ETB ejecución del 12 enero de 2013
servicio un simulacro para el 12 de enero de del simulacro
hardware SIR simulacro
2013 por cronograma
Demoras en la ejecución Entrega de la Plan de
Planes de transferencia de
17 Rotación de personal 03-ago-12 Todas las líneas 17% 5 0.85 de las actividades 30 agosto de 2012 ETB primera versión 30 agosto de 2012 transferencia
conocimiento
propias del proyecto del plan de V1.0
Realizar sesiones SNR/ETB
para aclarar o ampliar la Actas,
información sobre el En reuniones de Definición de
Falta de claridad en la Demoras en la
requerimiento. seguimiento y cada Definición de En reuniones de requerimientos
18 definición de los 16-ago-12 SIR 17% 9 1.53 implementación ETB
Revisar los requerimientos vez que SNR solicite requerimientos seguimiento , Plan de
requerimientos de SIR Diseño erróneo
afectados, así como toda la requerimientos pruebas, Actas
documentación y código de despliegue
derivado de los mismos
Herramienta de
Pérdida de Constantemente,
Publicar el Conocimiento o Constantemente, cada gestión de
Pérdida de documentación Conocimiento o cada vez que se
19 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1.53 Información en la vez que se aprueben ETB Publicar CoI conocimiento
y/o otros artefactos Información crítica de la aprueben los
herramienta de KM los documentos (www.gestionc
operación de SNR documentos
onocimientosnr
Falta de seguimiento al Incumplimiento de la Realizar reuniones de De acuerdo al plan de Reuniones de De acuerdo al plan Actas de
20 16-ago-12 Todas las líneas 17% 9 1.53 ETB
proyecto planeación seguimiento comunicaciones seguimiento de seguimiento
Planeación del proceso de
Plan de transferencia transferencia que
dimensionado involucre:
inadecuadamente en lo Indisponibilidad del Equipo de alto desempeño
referente a: Tiempos, servicio de las tres partes (ETB,
documentación a entregar, Impacto negativo en el SNR, Nuevo operador) Antes de iniciar el Antes de iniciar el Plan de
Definición plan
21 precisión y completitud en 29-oct-12 Todas las líneas 50% 9 4.50 servicio Tiempo (Optimo para proceso licitatorio de SNR proceso licitatorio transferencia
de transferencia
la información a entregar al Calificación inadecuada ejecutar el plan, BPO de BPO V1.0
nuevo operador, personal en plan gobierno en priorización de actividades
involucrado en el proceso, línea de la operación)
oportunidad de entrega por Alcance (Detallado ,
parte de ETB especifico y documentado
en las líneas críticas)
Asegurar que la operación
Realizar Durante la
del servicio sea ejecutada Durante la planeación
Fallas en el inicio de la seguimiento y planeación y
Indisponibilidad del por el equipo de alto y ejecución del
22 operación con el nuevo 28-sep-12 Todas las líneas 50% 9 4.50 SNR control durante ejecución del
servicio desempeño del nuevo proceso de
operador. el proceso de proceso de
operador que participo en transferencia
transferencia transferencia
el proceso de
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 abril de 2013 5 of 8

6. Fecha planeación Fecha de
ID Titulo del riesgo Fecha Clasificación Prob Impact Exp Efecto Mitigación Responsable Acciones Evidencias
mitigación la Acción
Realizar seguimiento
puntual y frecuente a los
Actas, correos,
terceros (proveedores de
Durante las Seguimiento a Durante las saturaciones de
ultimas millas) que realizan
Impacto negativo en el actividades de ETB proveedores de actividades de los canales que
los traslados y realizar
Incumplimiento de las servicio, Retraso en las traslados UM traslados fueron objeto
23 04-oct-12 Conectividad 84% 9 7.56 seguimiento ETB/SNR
actividades de traslados migraciones de oficinas de traslado
quincenalmente.
manuales
Realizar las solicitudes a Solicitar con el Durante la
Durante la ejecución Solicitudes por
ETB teniendo en cuenta los SNR tiempo de ejecución del
del contrato correo
tiempos establecidos para anticipación contrato
Realizar seguimiento a los Realizar
Incumplimiento de las Actas de
terceros que realizan los seguimiento y En las reuniones
visitas programadas en los Mesa de ayuda de Impacto negativo en el Durante la ejecución seguimiento
24 04-oct-12 17% 5 0.85 mantenimientos en las ETB reportar avance de seguimiento de
mantenimientos ofimática servicio del contrato Entregas
ORIPS y realizar en las MAO
preventivos. parciales
seguimiento ETB/SNR reuniones de
En las reuniones de Realizar
Actas de
Falta de correspondencia de seguimientos con una seguimiento y En las reuniones
Mesa de ayuda de Impacto negativo en el Durante la ejecución seguimiento
25 los diagnósticos con los 04-oct-12 17% 3 0.51 frecuencia quincenal se ETB reportar avance de seguimiento de
ofimática servicio del contrato Entregas
tiquetes. revisaran los reportes de en las MAO
parciales
diagnostico enfocándose reuniones de
En las reuniones de
Falta de disponibilidad de Actas de
seguimientos con una Entrega de En las reuniones
los diagnósticos de los Mesa de ayuda de Impacto negativo en el Durante la ejecución seguimiento
26 04-oct-12 17% 5 0.85 frecuencia quincenal se ETB diagnósticos de seguimiento de
mantenimientos ofimática servicio del contrato Entregas
revisaran los reportes de parciales MAO
preventivos. parciales
diagnostico enfocándose
No coincidencia de los datos Mejorar el proceso de
Ajustar
de origen con la data creada Indisponibilidad del migración, incluyendo una Durante las Durante las Procedimiento
27 04-oct-12 SIR 17% 9 1.53 ETB procedimiento
en SIR de la información servicio verificación del nombre de migraciones migraciones de migración
de migración
básica. los círculos creados en SIR .
Seguimiento al tercero en
Indisponibilidad del
Entrega tardía del export de la entrega de la Durante las Entrega de Durante las Actas de
28 04-oct-12 SIR 17% 9 1.53 servicio SNR
parte de SNR a ETB. información. migraciones exports migraciones entrega de BD
Mala calidad del servicio
Verificar calidad de la
Planeación del proceso de
transferencia que
involucre:
Equipo de alto desempeño
de las tres partes (ETB,
SNR, Nuevo operador)
Realizar Durante la
Indisponibilidad del Tiempo (Optimo para Durante la planeación
No contar con un tercero seguimiento y planeación y
servicio ejecutar el plan, y ejecución del
29 (interventor) que avale el 04-oct-12 Todas las líneas 84% 9 7.56 SNR control durante ejecución del
Retrasos en el proceso priorización de actividades proceso de
proceso de transferencia. el proceso de proceso de
de transferencia de la operación) transferencia
transferencia transferencia
Alcance (Detallado ,
especifico y documentado
en las líneas críticas)
Monitoreo y control de la
ejecución del plan de
pearldataprojectsgrailRiskManagementGESTION DE RIESGOS 23 abril de 2013 6 of 8