Juridische aspecten van elektronisch             archiveren                 RICOH | Open Doors | 11 & 13 oktober 2011    N...
Voorstelling – Johan Vandendriessche• Advocaat   – gespecialiseerd in ICT-recht, ICT-contracten, compliance,     privacy e...
Inleiding – waarom archiveren ?• Juridische beweegredenen   – Wettelijke verplichting               EN / OF   – Uit voorzo...
Juridische uitdagingen bij elektronische                     archivering• Archiveringsplicht   – Wordt de archiveringsplic...
Deel 1Archivering : een verplichting
Typologie van de archiveringsplicht• Per rechtsdomein (algemene verplichtingen)   – Fiscaal recht, vennootschapsrecht, arb...
Inhoud van de archiveringsplicht• Bewaringsduur   – 5 jaar, 7 jaar, 30 jaar, ...• Berekeningswijze   – Startpunt, schorsin...
Juridische risico’s• Mogelijke sancties bij niet-naleving van de  archiveringsplicht   –   Strafrechtelijke sancties   –  ...
Wat met elektronische archivering?• Mag ik mijn wettelijke archiveringsplicht voldoen met een  systeem van elektronische a...
Besluit inzake de archiveringsplicht• Zeer moeilijk en complex om een precies overzicht te  creëren van de archiveringspli...
Deel 2Archivering als voorzorgsmaatregel
Enkele principes• Het rechtssysteem geeft voorrang aan het geschrift• “Hij die beweert, moet bewijzen”• Juridisch bewijs ≠...
Impact op de duur van de bewaring• Verjaringstermijn = Duur gedurende dewelke een vordering  kan worden ingesteld• Belang ...
Bewijsrecht: basisconcepten• Toelaatbaarheid: welke bewijsmiddelen zijn toelaatbaar?   – Enkel het geschrift is toelaatbaa...
Origineel vs Kopie• Wat is een origineel / kopie?• Kopie heeft nooit dezelfde waarde als een origineel  (ondertekend contr...
B2B vs B2C• Tussen handelaar:   – Soepel bewijsregime   – Geschreven bewijs wordt niet vereist• Ten aanzien van niet-hande...
Wat met elektronische archivering?• Gescand document = kopie   – Gebruikte techniek heeft geen enkele impact op deze kwali...
Bewijswaarde elektronisch archief• Overtuigingskracht ten aanzien van de rechter is essentieel  (“kwaliteit van het proces...
Besluiten en praktische richtlijnen• Vereisten van een efficiënte archiveringspolitiek:   – Inventaris van archiveringspli...
Dank u voor uw aandacht. Vragen of           opmerkingen?                    François Coppens                    Avocat   ...
Juridische aspecten van elektronisch archiveren
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Juridische aspecten van elektronisch archiveren

1,408

Published on

Published in: Business
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
1,408
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
10
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Juridische aspecten van elektronisch archiveren

  1. 1. Juridische aspecten van elektronisch archiveren RICOH | Open Doors | 11 & 13 oktober 2011 Nederlandstalige versie Version FrançaiseJohan Vandendriessche François Coppens Advocaat Avocat et Chercheur au CRIDS
  2. 2. Voorstelling – Johan Vandendriessche• Advocaat – gespecialiseerd in ICT-recht, ICT-contracten, compliance, privacy en verwerking van persoonsgegevens• Gastdocent – EHSAL Management School – Antwerp Management School – Solvay Business School of Economics & Management• Lid redactiecomité – Praktijkboek Recht & Internet – Bestendig Handboek Verbintenissenrecht – Digital Evidence and Electronic Signature Law Review
  3. 3. Inleiding – waarom archiveren ?• Juridische beweegredenen – Wettelijke verplichting EN / OF – Uit voorzorg (om bewijzen te bewaren)• Praktische of organisatorische beweegredenen – Informatiebeheer (binnen de onderneming) – Toegang tot de informatie faciliteren
  4. 4. Juridische uitdagingen bij elektronische archivering• Archiveringsplicht – Wordt de archiveringsplicht correct nageleefd bij gebruik van een systeem voor elektronische archivering ?• Archivering voor het doeleinde van bewaring van bewijs – Hebben de elektronische gearchiveerde documenten dezelfde bewijswaarde als de oorspronkelijke (papieren) documenten ?
  5. 5. Deel 1Archivering : een verplichting
  6. 6. Typologie van de archiveringsplicht• Per rechtsdomein (algemene verplichtingen) – Fiscaal recht, vennootschapsrecht, arbeidsrecht ...• Per sector – Publieke sector, banken en verzekeringsondernemingen, advocaten, artsen, ziekenhuizen ...• Per type van document – Facturen, medisch dossier, boekhoudkundige documenten ... Deze regels worden cumulatief toegepast, soms zelfs op eenzelfde document
  7. 7. Inhoud van de archiveringsplicht• Bewaringsduur – 5 jaar, 7 jaar, 30 jaar, ...• Berekeningswijze – Startpunt, schorsing, stuiting, …• Aard van de te bewaren documenten – Origineel, kopie, origineel of kopie, onbepaald ...• Plaats van bewaring – In de EU, in België, in een welbepaalde plaats (ziekenhuis) ...
  8. 8. Juridische risico’s• Mogelijke sancties bij niet-naleving van de archiveringsplicht – Strafrechtelijke sancties – Administratieve sancties – Disciplinaire sancties – Aanslag van ambtswege – Intrekking van een vergunning – …
  9. 9. Wat met elektronische archivering?• Mag ik mijn wettelijke archiveringsplicht voldoen met een systeem van elektronische archivering? – (Nog) geen algemene regel die dit op algemene wijze toelaat – Er zijn specifieke regels in bepaalde sectoren met betrekking tot elektronische archivering – Soms verbiedt de formulering van de verplichting het gebruik van elektronische archivering (b.v.: het origineel document wordt vereist) Meestal is het antwoord onzeker
  10. 10. Besluit inzake de archiveringsplicht• Zeer moeilijk en complex om een precies overzicht te creëren van de archiveringsplicht van een onderneming• Elektronische archivering is meestal onzeker (bij gebreke aan een algemene wet) MAAR: het bovenstaande verhindert nooit dat elektronische archivering wordt benut naast de normale archivering (b.v. met het oog op het stroomlijnen van processen of het realiseren van efficiëntiewinst)
  11. 11. Deel 2Archivering als voorzorgsmaatregel
  12. 12. Enkele principes• Het rechtssysteem geeft voorrang aan het geschrift• “Hij die beweert, moet bewijzen”• Juridisch bewijs ≠ wetenschappelijk bewijs Risico: het verlies van een procedure bij gebreke aan bewijs
  13. 13. Impact op de duur van de bewaring• Verjaringstermijn = Duur gedurende dewelke een vordering kan worden ingesteld• Belang van bewaring van bewijsmateriaal tot aan het einde van de verjaringstermijn van elke rechtsvordering• Verschillende termijnen, al naargelang de aard van het recht (5, 10, 30 jaar)• Mogelijke bruikbaarheid na verstrijken van de bewaarplicht en de verjaringstermijn Noodzaak van een risicoanalyse
  14. 14. Bewijsrecht: basisconcepten• Toelaatbaarheid: welke bewijsmiddelen zijn toelaatbaar? – Enkel het geschrift is toelaatbaar als bewijs van bepaalde verbintenissen• Bewijskracht: de wet kent meer waarde toe aan bepaalde bewijsmiddelen – Geschreven bewijs > getuigenbewijs• Bewijswaarde: impact van het bewijs op de beslissing/overtuiging van de rechter – Hangt af van de beoordeling van de rechter
  15. 15. Origineel vs Kopie• Wat is een origineel / kopie?• Kopie heeft nooit dezelfde waarde als een origineel (ondertekend contract) – Indien een ondertekend contract wordt vereist, dan is een kopie nooit afdoende bewijs – Kopie kan altijd betwist worden door de eis van de voorlegging van het origineel• Kopie heeft toch enigszins waarde: – Kopieën worden zelden betwist in de praktijk – “Begin van bewijs door geschrift”
  16. 16. B2B vs B2C• Tussen handelaar: – Soepel bewijsregime – Geschreven bewijs wordt niet vereist• Ten aanzien van niet-handelaars – Geschil met waarde > 375 € = verplicht bewijs door onderhandse akte (ondertekende overeenkomst) – Een kopie kan steeds betwist worden• Bewijsovereenkomsten? – Steeds mogelijk – Beperkingen ten aanzien van consumenten
  17. 17. Wat met elektronische archivering?• Gescand document = kopie – Gebruikte techniek heeft geen enkele impact op deze kwalificatie – (ISO) certificatie van proces heeft geen impact op deze kwalificatie – Gebruikte opslagtechniek heeft geen impact op deze kwalificatie• Geen algemene regel die toelaat kopieën te assimileren met originelen• Sectorale uitzonderingen (b.v. banken en verzekeringsondernemingen)
  18. 18. Bewijswaarde elektronisch archief• Overtuigingskracht ten aanzien van de rechter is essentieel (“kwaliteit van het proces”): – Integriteit – Leesbaarheid – Herkomst, traceerbaarheid• Bijkomende informatie / processen kunnen een (psychologische) impact hebben: – Technische specificaties – Certificatie – Metadata – …
  19. 19. Besluiten en praktische richtlijnen• Vereisten van een efficiënte archiveringspolitiek: – Inventaris van archiveringsplichten • Complexe materie / uiteenlopende wettelijke bepalingen • Elektronische archivering heeft geen eigen wettelijk kader – Risicoanalyse bij digitalisering / vernietiging originelen• Elektronische archivering heeft praktische / organisatorische voordelen• Fysieke archivering blijft (minstens gedeeltelijk noodzakelijk) – Kosten/baten-afweging van de analyse • Volledige parallelle archieven zijn meestal kostefficiënter voor KMO’s • Analyse inzake digitalisering/vernietiging kan voordeliger zijn voor grote ondernemingen
  20. 20. Dank u voor uw aandacht. Vragen of opmerkingen? François Coppens Avocat Place du Champ de Mars, 2 1050 Bruxelles Tel +32 (0) 2 289 64 64 Fax +32 (0) 2 503 48 58 Gsm +32 (0) 499 40 99 90 francois.coppens@dewolf-law.be www.dewolf-law.be
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×