Checklist overeenkomsten (Belgisch recht)
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Checklist overeenkomsten (Belgisch recht)

on

  • 1,050 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,050
Views on SlideShare
1,048
Embed Views
2

Actions

Likes
0
Downloads
10
Comments
0

1 Embed 2

http://www.linkedin.com 2

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Checklist overeenkomsten (Belgisch recht) Checklist overeenkomsten (Belgisch recht) Document Transcript

  • Checklist: Standaardovereenkomst crosslaw’s checklisten | Datum : 4 november 2013 | Versie 1.3 | Tags : ICT Law Johan Vandendriessche Johan is vennoot en leidt gezamenlijk de ICT/IP praktijk. Hij combineert een brede (IT) sectorgebaseerde aanpak met een sterke ervaring in ICT-projecten en ICT-procurement, outsourcing, verwerking van persoonsgegevens en compliance. j.vandendriessche@crosslaw.be | +32 486 36 62 34 François Coppens François is vennoot en leidt gezamenlijk de ICT/IP praktijk. Hij is gespecialiseerd in het recht van de nieuwe technologieën en het internet, met een specifieke focus op ICT-overeenkomsten, elektronische handel, auteursrecht en licentieovereenkomsten. f.coppens@crosslaw.be | +32 499 40 99 90 Inleiding Deze checklist geeft een algemeen overzicht van pre-contractuele en de contractuele aandachtspunten bij de redactie, het nazicht en/of de onderhandeling van een overeenkomst. Om deze checklist een zo ruim mogelijk toepassingsgebied te verlenen, kan het zijn dat deze checklist aandachtspunten oplijst die niet van toepassing zijn op alle types van overeenkomsten. Een verkoopovereenkomst zal b.v. sterk verschillen van een dienstenovereenkomst. Een confidentialiteitsclausule of een privacyclausule (verwerking van persoonsgegevens) zal allicht niet hetzelfde belang hebben in een verkoopovereenkomst dan in een gegevensverwerkingsovereenkomst. De aard van de overeenkomst moet bijgevolg grondig nagegaan worden vooraleer deze checklist wordt toegepast. Omdat deze checklist een generiek overzicht tracht te geven, impliceert dit dat deze checklist niet alle aandachtspunten zal weergeven voor alle types van overeenkomsten. Voor specifieke overeenkomsten is het aangewezen om na te gaan of er geen specifieke checklist ter beschikking werd gesteld door ons of door derden. Tenslotte, deze checklist is gebaseerd op het Belgische recht. Hoewel de aandachtspunten waarschijnlijk vergelijkbaar zullen zijn in andere juridiscties waarin deze checklist zou worden gebruikt, kan het zijn dat de wettelijke bepalingen met betrekking tot deze aandachtspunten sterk afwijken van het Belgische recht. Het gebruik van deze checklist voor overeenkomsten onderworpen aan een ander rechtsstelsel moet daarom met de grootste voorzichtigheid gebeuren.
  • Algemeen      Benaming van de overeenkomst (de benaming is indicatief) Identificatie van de partijen o Naam of maatschappelijke benaming en rechtsvorm o Adres (de woonplaats of maatschappelijke zetel) o Ondernemingsnummer (0xxx.xxx.xxx) (handelsregisternummer of een ander uniek identificatienummer bij buitenlandse vennootschappen, indien beschikbaar) o Rechtspersonenregister o BTW-nummer (BTW BE0xxx.xxx.xxx) Identificatie van de ondertekenaar o Naam o Titel o Controleer de vertegenwoordigingsbevoegdheid Preambule o Beschrijving van de partijen o Beschrijving van de doelstellingen van de partijen bij de overeenkomst Ondertekening o Controleer de identiteit van de ondertekenaar, de handtekening en de datum o Voorzie evenveel exemplaren van de overeenkomst als er partijen zijn (vermeld dit aantal expliciet in de overeenkomst) o Controleer de paginanummering (doorlopend) o Paraaf op elke pagina is niet wettelijk verplicht, maar wel nuttig (het levert bewijs van kennisname en aanvaarding van elke pagina en beschermt tegen de verwisseling van pagina’s) Definities en Interpretatie    Definities o Controleer het gebruik van de definities  Zijn alle definities in gebruik?  Worden alle begrippen met hoofdletters correct gebruikt?  Vermijd om onnodige cirkeldefinities of verwijzingen tussen definities te gebruiken o Specifieke definities?  Definities kunnen geldig afwijken van de gebruikelijke betekenis van een woord (b.v. een woord kan een andere betekenis gegeven worden via een definitie) o Verwijzing naar een begrippenkader (b.v. ITIL definities)  Controleer de juistheid van de verwijzing (b.v. welke versie van een begrippenkader) Interpretatieregels Hiërarchie van de contractdocumenten o Standaardregel o Uitzonderingen? crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 2/11
  • Voorwerp van de Overeenkomst    Omschrijving van het voorwerp van de overeenkomst o Dienstverlening o Koop-verkoop o Distributie o …. Kaderovereenkomst? o Controleer het mechanisme met betrekking tot de duur van de kaderovereenkomst en de onderliggende bestellingen o Omschrijving van een bestelprocedure  Geldigheidsduur van offertes  Wijze van aanvaarding  Uitdrukkelijke aanvaarding binnen een bepaalde termijn  Stilzwijgende aanvaarding na verloop van een bepaalde termijn o Begunstigden (b.v. een ondernemingsgroep)  Definitie van de begunstigden  Formele toetreding tot de overeenkomst door elke begunstigde?  Bepalingen met betrekking tot de toepassing van de overeenkomst in meerdere landen?  Afzonderlijke of hoofdelijke aansprakelijkheid? Exclusiviteit of minimum-afnameverplichtingen? Verbintenissen    Aard van de verbintenissen o Middelenverbintenissen  Redelijke inspanningen (‘reasonable effort’)  Inspanningen naar beste vermogen (‘best effort’)  Specifieke omschrijving van de vereiste inspanning? o Resultaatsverbintenissen o Specifieke interpretatieregel met betrekking tot de aard van de verbintenissen Opschorting van verbintenissen (niet-uitvoeringsexceptie) o Eenzijdig of wederkerig? o Toepassingsvoorwaarden?  Aard van de contractuele tekortkoming  Zware fout  Elke verbintenis of enkel specifeke verbintenissen?  Proportionaliteit?  Voorafgaande formaliteiten?  Met of zonder voorafgaande kennisgeving?  Hersteltermijn alvorens opschorting? o Contractueel uitgesloten?  Indien niets wordt vermeld, dan gelden de bepalingen van gemeen recht Verbintenissen specifiek van toepassing op de klant o Verplichting tot samenwerking (redelijke bijstand)?  Omvang van de verbintenis  Uitholling informatieplicht van leverancier/dienstverlener? o Terbeschikkingstelling van infrastructuur / bedrijfsmiddelen o Minimumvereisten toegewezen personeel? o Aanvaarding van levering en oplevering crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 3/11 View slide
  •  Verbintenissen specifiek van toepassing op de leverancier/dienstverlener o Leverings- of uitvoeringstermijn  Indicatieve of bindende termijn?  Gevolgen van de niet-naleving termijn?  Penaliteiten  Ontbinding van overeenkomst / bestelling o Bepalingen inzake de aanstelling, vervanging en beschikbaarheid van sleutelpersoneel o Naleving van veiligheids- en toegangspolicies  Voorafgaande mededeling  Vorm van mededeling  Regeling voor buitensporig nadelige bepalingen? o Kwaliteitsprocedures  Algemeen / specifiek  Certificatieplicht? B.v. ISO 9000 serie ? Levering, Aanvaarding en Garantie    Levering o On-site inspectie voor levering / stalen o Risico en kost van de levering  Specifieke regel of INCOTERMS  Mechanisme bij weigering van levering o Bijkomende aandachtspunten bij levering  Begeleidende documenten  Vereisten inzake verpakking o Gevolgen van niet-conformiteit o Recht van de klant om de parameters van de levering te wijzigen  Leveringsadres  (Gedeeltelijk) uitstel van de leveringen  Kosten?  Uiterlijke termijn van wijziging o Vergoedingsplicht van klant bij foutieve weigering om levering in ontvangst te nemen of fout van de klant waardoor levering niet kan doorgaan? Aanvaarding o Omschrijving van de aanvaardingsprocedure  Testprocedure  Voorlopige / definitieve aanvaarding  Aanvaardingstermijn  Gevolgen van het aflopen van de aanvaardingstermijn o Uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding  Gebruik van de materialen in een productie-omgeving  Verkoop van de geleverde materialen o Aanvang van de garantietermijn? Garantie o Duur  Aanvangspunt?  Duur  Opschorting of verlenging van de garantieperiode crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 4/11 View slide
  • o o o o o Omvang  Specificaties  Functionaliteiten  Gebreken  Uitsluitingen? Remedies  Herstel in natura  Schadevergoeding  Beëindiging van de overeenkomst / bestelling  Terugbetalingsplicht?  Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)? Aanvang onderhoudstermijn? Garantie voor verborgen gebreken Productaansprakelijkheid Prijs en betaling         Prijsbepaling o Vaste prijs (scope!) o Time & Materials  Overlegging van timesheet  Controle van de timesheet (termijn?)  Aanrekenbare kosten  (Voorafgaande) goedkeuring of aanvaardingsprocedure met betrekking tot de kosten?  Overlegging bewijsstukken  Doorrekening ‘aan kostprijs’ of met een toeslag?  Kostenforfaits? o Kostgebaseerde prijs (cost+)  Bepaling van de omvang  Bepaling van de kostenparameters Belastingen Facturatiemodaliteiten o Verplichte bijkomende informatie (b.v. PO-nummer)? o Sancties bij ontbreken van informatie o Elektronische facturatie Betalingsmodaliteiten o Betalingstermijn o Betalingswijzen o Sancties bij laattijdige betaling  Verwijlinteresten  Schadevergoeding  Niet-uitvoeringsexceptie (‘ENAC’)  Welke formaliteiten? Prijsevolutie o Eenzijdige wijziging door de leverancier/dienstverlener (met uitstapmogelijkheid)? o Prijsherzieningsmechanisme (b.v. “indexatie”?) o Benchmarking Zekerheden Eigendomsvoorbehoud Retentierecht crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 5/11
  • Duur en beëindiging     Duur van de overeenkomst o Ondertekeningsdatum vs. startdatum o Bepaalde duur vs. onbepaalde duur o Specifieke regels met betrekking tot een kaderovereenkomst en bestellingen Opschortende en/of ontbindende voorwaarden Beëindigingsmodaliteiten o Opzegging (‘termination for convenience’)  Door de klant  Opzegvergoeding  Opzegtermijn?  Door de leverancier/dienstverlener  Opzegvergoeding  Opzegtermijn o Ontbinding (‘termination for breach / cause’)  Door de klant  Welke omstandigheden?  Welke voorwaarden?  Welke formaliteiten?  Door de leverancier/dienstverlener  Welke omstandigheden?  Welke voorwaarden?  Welke formaliteiten? Gevolgen van de beëindiging? o Doorgaans geen impact op rechten en verbintenissen definitief verkregen voor contracteinde o Voortbestaan specifieke bedingen? o Lopende opdrachten / bestellingen o Niet-vervallen facturen? o “Laatste aankoopronde”? o Bijstand bij contracteinde / retransitiebepalingen? Databeveiliging, Vertrouwelijke Informatie en Persoonsgegevens    Vertrouwelijkheid o Vertrouwelijkheid en doelmatige gebruiksbeperking in verband met vertrouwelijke informatie o Beveiligingsplicht o Meldingsplicht bij incidenten o Regels met betrekking tot interne en externe mededeling van vertrouwelijke informatie o Vertrouwelijke informatie moet eigendom blijven van de verstrekker Specifieke beveiligingsverplichtingen voor specifieke informatie? Verwerking van persoonsgegevens o Beperking van de verwerking van persoonsgegevens door de verwerker o Keuze betrouwbare verwerker o Beveiligingsplicht o Meldingsplicht bij incidenten o Uitvoer van persoonsgegevens crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 6/11
  • Recht van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens  Kan verschillen van het recht van toepassing op de overeenkomst  Impact? Eigendom van informatie en teruggaveplicht o  Risico en Eigendom     Ogenblik risico-overdracht Ogenblik eigendomsoverdracht Verplichting tot beheer als goed huisvader Verzekeringsplicht? ‘Step-in’-rechten       Aard van de fout Hersteltermijn voor leverancier/dienstverlener? Formaliteiten? Omvang van bijstandsverplichting van de dienstverlener Kostenregeling? Uitfasering van ‘step-in’? Aansprakelijkheid en verzekering       Aansprakelijkheidsregime o Afwezigheid van een bepaling inzake (beperking van) aansprakelijkheid = onbeperkte aansprakelijkheid o Eenzijdig of wederkerig o Aansprakelijkheidsbeperking (op identieke of verschillende wijze) van toepassing op beide partijen? Aansprakelijkheidsbeperking o Aard van de fout o Omvang van de aansprakelijkheid o Aard van de schade Uitsluiting van ‘indirecte en gevolgschade’ o Definitie van het begrip o Lijst o Lijst van schade die als rechtstreeks wordt beschouwd Gevallen van onbeperkte aansprakelijkheid? o Schending van vertrouwelijkheid o Schending van intellectuele eigendomsrechten o Schending van wetgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens o Andere? Termijnen voor claims (“verjaring”)? o Eenzijdig of wederkerig Vrijwaring voor vorderingen van derden? crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 7/11
  •  Verzekeringsplicht? o Vast bedrag of onbepaald “redelijk” bedrag o Kwaliteitsvereisten met betrekking tot de verzekeringsmaatschappij o Overlegging polis (op eerste verzoek)? o Kennisgeving bij wijziging van de dekking? o Afstand van verhaal van de verzekeringsmaatschappij? Onvoorziene omstandigheden   Overmacht o Omvang  Definitie, lijst of verwijzing naar wetgeving of rechtspraak?  Ruim of beperkt begrip o Kennisgevingsplicht o Beëindiging van de overeenkomst  Na verloop van welke termijn?  Door wie? o Verplichting van beide partijen om de gevolgen te beperken ‘Hardship’-clausule Intellectuele eigendom     Afbakening van het eigendomsstatuut van voorafbestaande materialen Overdracht van of licentie op ‘deliverables’? Beperkingen met betrekking tot het hergebruik van know-how verkregen in de context van de uitvoering van de overeenkomst? Vrijwaring voor schending van intellectuele eigendom van derden o Beperkingen in de omvang  Alle intellectuele eigendomsrechten vs. opgelijste rechten  Geldigheid van de intellectuele eigendomsrechten  Territoriale beperkingen vs. wereldwijd o Vrijwaringsplicht o Procedure o Herstelverplichting  Verplichting om de nodige gebruiksrechten te verkrijgen  Vervanging van het inbreukmakende element  Vrije keuze vs. equivalente functionaliteiten  Teruggave met terugbetaling?  Finale oplossing?  Beperking van de terugbetaling in functie van de afschrijvingsperiode? o Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)? crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 8/11
  • Garanties    Leverancier/dienstverlener o Geschiktheid in het licht van de vereisten van de klant o Gedocumenteerde specificaties van de klant? o Wettelijke en/of technische specificaties en/of standaarden? o Verklaringen inzake fiscaliteit en sociale verplichtingen (LIMOSA, …) o Verenigbaarheid met toepasselijke wet- en regelgeving o Eigendom of gebruiksrechten in verband met benutte bedrijfsmiddelen (b.v. software) o Afwezigheid van schadelijke code (virussen, Trojaanse paarden, blokkeringsmechanismen, …) o Uitdrukkelijke beperkingen of uitsluitingen? Klant o Gebruik van de dienst op een wijze verenigbaar met toepasselijke wet- en regelgeving o Gebruik conform redelijke verwachtingen o Gebruik conform de ‘Acceptable Use Policy’  Wat is de inhoud van de AUP?  Is de AUP verenigbaar met de wettelijke verplichtingen van de klant? o Garanties inzake verwerking van persoonsgegevens o Garanties inzake de afwezigheid van schadelijke code Remedies? o Herstel in natura  Absolute plicht?  Bij benadering (‘substantially conforming to’) o Terugbetaling van de betaalde prijs o Beëindiging van de overeenkomst o Volledige vergoeding of verder verhaal mogelijk (‘sole remedy’) Kennisgevingen     Vorm Taal Bestemmelingen Bewijsregeling inzake ontvangst? Ethische codes / Groene Codes / Fraude / Exportbeperkingen  Omvang van de plichten o Verwijzing naar buitenlandse wetgeving ? o Verenigbaar met toepasselijk recht en bestaande plichten en beperkingen?  Wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens beperkt de screening en controle van werknemers! crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 9/11
  •   Sancties o Opschorting van de overeenkomst o (Onmiddellijke) beëindiging van de overeenkomst o Penaliteiten Auditrechten ‘Boilerplate’-bedingen          Niet-afwervingsbeding o Eenzijdig of wederkerig o Omvang o Duur o Penaliteiten o Uitzonderingen? Splitsbaarheid o Gevolgen nietige bedingen? o Onderhandelingsplicht? o Vervangingsplicht? Persoonlijk aard van de overeenkomst (‘intuitu personae’) Overdraagbaarheid en onderaanneming o Toegestaan? o Formaliteiten o Hoofdelijke aansprakelijkheid bij overdracht of onderaanneming? o Specifieke regels voor transacties binnen een ondernemingsgroep o Specifieke regels bij overnametransacties Publiciteit en referenties o Toegestaan? o Formaliteiten? o Gebruik van logo’s en handelsmerken Kwalificatie van het statuut van de partijen Vierhoekenbeding (‘entire agreement’) o Algemene voorwaarden? o Precontractuele documenten? o Afdwingbaarheid is sterk afhankelijk van toepasselijk recht en jurisdictie Geen afstand van rechten (‘no waiver’) Aanpassing van de overeenkomst Toepasselijk recht en jurisdictie    Geschillenbeheersing o Escalatieprocedure voor geschillen o Mogelijkheid om rechtszaken op te starten tijdens escalatieprocedure? Bindende derdenbeslissing (voor technische of financiële geschillen) Toepasselijk recht crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 10/11
  •  Jurisdictie o Staatsrechter o Alternatieve geschillenbeslechting  Bemiddeling  Arbitrage Alle rechten voorbehouden. U heeft het recht om deze checklist te raadplegen, te downloaden en te reproduceren voor uw eigen persoonlijk gebruik, evenals het recht om deze checklist gratis aan derden ter beschikking te stellen, op voorwaarde dat u deze checklist niet wijzigt. Deze checklist wordt uitsluitend verstrekt als algemene informatie en mag niet worden beschouwd als juridisch advies. U dient er zich bewust van te zijn dat de wetgeving of rechtspraak gewijzigd kan zijn sinds de datum van publicatie. crosslaw is een burgerlijke vennootschap in de vorm van een cooperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (CVBA) – ondernemingsnummer 0534.697.355 – RPR Brussel crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 11/11