Checklist IT outsourcing (Belgisch recht, NL versie)

1,414 views
1,229 views

Published on

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,414
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
23
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Checklist IT outsourcing (Belgisch recht, NL versie)

  1. 1. Johan VandendriesscheAdvocaat Balie Brusselj.vandendriessche@crosslaw.bewww.crosslaw.bev 1.2 – 5 juni 2013Checklist – IT Outsourcing / BPODeze checklist geeft een indicatie van een aantal aandachtspunten bij IT Outsourcing ofBPO. Door de uiteenlopende aard van outsourcingprojecten wordt de checklist beperkttot de gemeenschappelijke bedingen. De lijst is niet exhaustief.Algemeen Definitieso Specifieke definitieso Verwijzing naar begrippenkader (b.v. ITIL of INCOTERMS) Interpretatieregels Hiërarchie van de contractdocumenteno Standaardregelo Uitzonderingen? Vorm van de overeenkomst bij multinationale outsourcingovereenkomstenVoorwerp van de overeenkomst Omschrijving van het voorwerp van de overeenkomst Omschrijving van de methodologie van de dienstverlening en de evolutiviteit van dedienstverleningo Continue verbeteringo ‘technology refresh’o Evolutie diensten in functie van wijzigende wet- en regelgevingo Knowledge sharingo Rapportering Roles & Responsibilities (RACI) Kwalificatie van de verbintenissen?o Middelenverbintenisseno Resultaatsverbintenissen Opschorting van verbintenissen (niet-uitvoeringsexceptie)o Onder welke voorwaarden? Proportionaliteit? Formaliteiten? Met of zonder voorafgaande kennisgeving? Hersteltermijn ten voordele van klant alvorens opschorting? Contractueel uitgesloten?
  2. 2. 2 Service Level Agreemento Dienstenniveau tijdens transitie?o Dienstenniveau na transitieo Wijzigingen aan dienstenniveauso Service Credits en sancties bij tekortkomingen? Samenwerking met derden / leveranciers Locaties van de dienstverlening WijzigingsprocedureTransitieTransitie is een kritisch element van een IT Outsourcing. Transitie wordt doorgaansopgevat als een project binnen de outsourcing, met een transitieplan (met milestones enaanvaardingsprocedures). De operationele en juridische verantwoordelijkheid wordtmeestal stapsgewijs overgedragen aan de dienstverlener.Bijzondere aandachtspunten zijn de overdracht van : Assets (m.i.v. contracten en intellectuele eigendomsrechten) PersoneelVerbintenissen Klanto Verplichting tot redelijke samenwerking? Omvang van verplichting Uitholling informatieplicht van dienstverlener?o Terbeschikkingstelling van infrastructuur / resourceso Vereisten projectmedewerkers?o Contract manager / projectmanager?o Opvolgingsplicht? Dienstverlener / Leveranciero Uitvoering binnen een bepaalde termijno Bepalingen inzake vervanging / beschikbaarheid van sleutelpersoneelo Naleving van veiligheids- en toegangspolicies Voorafgaande mededeling Vorm van mededeling Regeling voor nadelige bepalingen?o Kwaliteitsprocedures Algemeen / specifiek Certificatieplicht? B.v. ISO 9000 serie ?o EvaluatieproceduresContract GovernanceWelke structuur werd uitgewerkt om de relatie tussen de partijen te beheren? ContractGovernance is een essentieel element om de strategie van de outsourcingovereenkomstbij te sturen over een lange periode.
  3. 3. 3Prijs en betaling Prijsbepaling Belastingen Facturatiemodaliteiten Betalingsmodaliteiten Betalingstermijn Sancties bij laattijdige betalingo Verwijlinteresteno Schadevergoedingo Niet-uitvoeringsexceptie (‘ENAC’)o Welke formaliteiten? Prijsevolutieo Eenzijdige wijziging door de dienstverlener met uitstapmogelijkheid?o Prijsherzieningsmechanisme (“indexatie”)?o Benchmarkingo Most favoured customer?Duur en beëindiging Duur van de overeenkomsto Startdatum van de overeenkomst en dienstverlening (dikwijls gefaseerd voorde verschillende diensten)o Bepaalde duuro Onbepaalde duur (zeer ongebruikelijk, tenzij na een initiële vaste periode) Beëindigingsmodaliteiteno Opzegging (‘termination for convenience’) Door de klant Met of zonder vergoeding Welke opzegtermijn? Door de dienstverlener Met of zonder vergoeding? Welke opzegtermijn? Verlengingsoptie voor de klant na opzegging (continuïteit)o Ontbinding (‘termination for cause’) Door de klant? Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten? Door de dienstverlener Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten? Opschortende of ontbindende voorwaarden
  4. 4. 4 Gevolgen van de beëindiging?o Voortbestaan specifieke bedingen?o Retransitiebepalingen! Assets (m.i. van contracten en intellectuele eigendomsrechten) Personeel Retransitie ‘in-house’ of naar nieuwe dienstverlener?Data, informatie en persoonsgegevens Vertrouwelijkheid en doelmatige gebruiksbeperking Data blijft eigendom van de klant? Beveiliging BCP & DRP Verwerking van persoonsgegevenso Keuze betrouwbare verwerkero Beveiligingsplichto Uitvoer van persoonsgegevens Compliance-vereisten?‘Step-in’-rechten Aard van de fout Hersteltermijn voor dienstverlener Formaliteiten Omvang van bijstandsverplichting van de dienstverlener Kostenregeling? Uitfasering van ‘step-in’Aansprakelijkheid en verzekering Aansprakelijkheidsbeperkingo Van de dienstverlener?o Van de klant?o Van beiden? Wijze van aansprakelijkheidsbeperkingo Aard van de fouto Omvang van de aansprakelijkheido Aard van de schade Uitsluiting ‘indirecte schade’o Definitie van het begrip?o Lijst van uitsluitingen?o Lijst van schade die als rechtstreeks wordt beschouwd? Gevallen van onbeperkte aansprakelijkheid?o Schending vertrouwelijkheido Schending intellectuele eigendomsrechteno Schending wetgeving verwerking persoonsgegevenso Andere? Termijnen voor claims? Vrijwaring voor vorderingen van derden?
  5. 5. 5 Verzekeringsplicht?o Vast bedrag of redelijk afdoende bedrag?o Overlegging polis?o Notificatie bij opzegging of vermindering dekking?Onvoorziene omstandigheden Overmachto Definitie of verwijzing naar wetgeving/rechtspraak?o Omvang van overmacht – ruim?o Informatieplicht?o Beëindiging van de overeenkomst Na verloop van welke termijn? Door wie?o Verplichting van beide partijen om gevolgen te beperken Hardship?Intellectuele eigendom Afbakening van eigendomsstatuut bestaande materialen Overdracht of licentie van nieuwe materialen? Know-how? Vrijwaring voor schending van intellectuele eigendom van derdenGaranties Dienstverlenero Geschiktheid van de dienst in het licht van de vereisten van de klanto Verklaringen inzake fiscaliteit en sociale bijdragen, sociale verplictingen(LIMOSA, …)o Verenigbaarheid met toepasselijke wet- en regelgevingo Eigendom of gebruiksrechten in verband met benutte middelen (b.v.software)o Afwezigheid van schadelijke code (virussen, Trojaanse paarden, …)o Uitdrukkelijke beperkingen? Klanto Garanties inzake verwerking van persoonsgegevens en privacyo Garanties inzake besmetting met schadelijke codeo Garanties inzake overdracht personeel? Remedies?o Herstel in natura Absolute plicht? Bij benadering (‘substantially conforming to’)o Terugbetaling van de betaalde prijso Beëindiging van de overeenkomsto Volledige vergoeding of verder verhaal mogelijk (‘sole remedy’)
  6. 6. 6Kennisgevingen Vorm Taal Bestemmelingen Bewijsregeling inzake ontvangst?Audit Voorwerp Modaliteiten Kostprijs Gevolgen‘Boilerplate’-bedingenIn principe vergelijkbaar met een standaardovereenkomst.

×