Checklist cloud computing overeenkomst (Belgisch recht)

1,470 views
1,248 views

Published on

Published in: Law
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,470
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
24
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Checklist cloud computing overeenkomst (Belgisch recht)

  1. 1. Checklist : Cloud Computing Overeenkomst Crosslaw’s checklists | Datum: 6 april 2016 | Versie 1.5 | Tags: ICT Law Johan Vandendriessche Johan is vennoot en leidt het ICT/IP/Data Protection departement van Crosslaw. Hij combineert een brede (IT) sectorgebaseerde aanpak met een sterke ervaring in ICT-projecten en ICT-aanbesteding, outsourcing, verwerking van persoonsgegevens en compliance. j.vandendriessche@crosslaw.be | +32 486 36 62 34 Bénédicte Losdyck Bénédicte is advocate en onderzoekster aan de Universiteit van Namen (CRIDS) met een sterke focus op het recht van informatie- en communicatietechnologie. Haar expertise omvat onder andere privacy en gegevensbescherming, elektronische handel en ICT-overeenkomsten. b.losdyck@crosslaw.be | +32 494 14 50 10 Lisa De Smet Lisa is advocate in het ICT/IP/Data Protection departement en behandelt zaken in verband met het recht van informatie- en communicatietechnologie, intellectueel eigendomsrecht, evenals privacy en gegevensbescherming. l.desmet@crosslaw.be | +32 2 510 52 28 Inleiding en instructies Deze checklist geeft een algemeen overzicht van de contractuele aandachtspunten bij de redactie, het nazicht of de onderhandeling van een cloud computing overeenkomst. Om deze checklist op algemene wijze toepasselijk te maken voor alle vormen van cloud computing, werden een aantal aspecten van specifieke diensten niet opgenomen. De checklist is dus niet exhaustief.
  2. 2. Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be 2/9 Algemeen  Benaming van de overeenkomst (de benaming is indicatief)  Identificatie van de partijen o Naam of maatschappelijke benaming en rechtsvorm o Adres (de woonplaats of maatschappelijke zetel) o Ondernemingsnummer (0xxx.xxx.xxx) (handelsregisternummer of een ander uniek identificatienummer bij buitenlandse vennootschappen, indien beschikbaar) o Rechtspersonenregister o BTW-nummer (BTW BE0xxx.xxx.xxx)  Identificatie van de ondertekenaar o Naam o Titel o Controleer de vertegenwoordigingsbevoegdheid  Preambule o Beschrijving van de partijen o Beschrijving van de doelstellingen van de partijen bij de overeenkomst  Ondertekening of aanvaarding van de overeenkomst o Controleer het mechanisme dat tot de aanvaarding van de contractuele voorwaarden leidt: ondertekening of “click-wrap” mechanisme  Ondertekening  Controleer de identiteit van de ondertekenaar, de handtekening en de datum  Voorzie evenveel exemplaren van de overeenkomst als er partijen zijn (vermeld dit aantal expliciet in de overeenkomst)  Controleer de paginanummering (doorlopend)  Paraaf op elke pagina is niet wettelijk verplicht, maar wel nuttig (het levert bewijs van kennisname en aanvaarding van elke pagina en beschermt tegen de verwisseling van pagina’s)  “Click-wrap” mechanisme  Aanvaardingsmechanisme  Bewijsproblematiek bij “click-wrap”-overeenkomsten Definities en Interpretatie  Definities o Controleer het gebruik van de definities  Zijn alle definities in gebruik?  Worden alle begrippen met hoofdletters correct gebruikt?  Vermijd om onnodige cirkeldefinities of verwijzingen tussen definities te gebruiken o Specifieke definities?  Definities kunnen geldig afwijken van de gebruikelijke betekenis van een woord (b.v. een woord kan een andere betekenis gegeven worden via een definitie)
  3. 3. Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be 3/9 o Verwijzing naar een begrippenkader (b.v. ITIL definities)  Controleer de juistheid van de verwijzing (b.v. welke versie van een begrippenkader)  Interpretatieregels  Hiërarchie van de contractdocumenten o Standaardregel o Uitzonderingen? Voorwerp van de Overeenkomst  Omschrijving van het voorwerp van de overeenkomst o Cloud model  Private cloud  Publieke cloud  Hybride cloud  Community cloud o Cloud diensten  IaaS (Infrastructure as a service)  PaaS (Platform as a service)  SaaS (Software as a service)  Sommige cloud dienstverleners (CSPs) geven bijkomende beschrijvingen (b.v. SECaas – Security as a service, BaaS – Back-up as a service, …)  Begunstigden (b.v. een ondernemingsgroep)? o Definitie van de begunstigden o Formele toetreding tot de overeenkomst door elke begunstigde? o Bepalingen met betrekking tot de toepassing van de overeenkomst in meerdere landen? o Afzonderlijke of hoofdelijke aansprakelijkheid? Duur en beëindiging  Duur van de overeenkomst o Ondertekeningsdatum vs. startdatum o Bepaalde duur vs. onbepaalde duur o Specifieke regels met betrekking tot een kaderovereenkomst en bestellingen  Opschortende en/of ontbindende voorwaarden  Beëindigingsmodaliteiten o Opzegging (‘termination for convenience’)  Door de klant  Opzegvergoeding  Opzegtermijn?  Door de leverancier/dienstverlener  Opzegvergoeding  Opzegtermijn
  4. 4. Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be 4/9 o Ontbinding (‘termination for breach / cause’)  Door de klant  Welke omstandigheden?  Welke voorwaarden?  Welke formaliteiten?  Door de leverancier/dienstverlener  Welke omstandigheden?  Welke voorwaarden?  Welke formaliteiten?  Gevolgen van de beëindiging? o Doorgaans geen impact op rechten en verbintenissen definitief verkregen voor contracteinde o Voortbestaan specifieke bedingen? o Terruggave of vernietiging van de informatie van de klant o Retransitie / Uitstapbegeleiding  Bepaald?  Vergoeding? Dienst  Omschrijving van de diensten o Specificaties? o Standaarden? o Kwaliteit van de diensten  Aard van de verbintenissen o Middelenverbintenissen  Redelijke inspanningen (‘reasonable effort’)  Inspanningen naar beste vermogen (‘best effort’)  Specifieke omschrijving van de vereiste inspanning? o Resultaatsverbintenissen o Specifieke interpretatieregel met betrekking tot de aard van de verbintenissen  Service Level Agreement (SLA) o Terminologie  Duidelijk?  Referentie naar standaard definities (b.v. ITIL)  Duidelijke en meetbare omschrijving van de kwaliteitsindicatoren (‘KPI’)  Referentieperiode voor metingen (dagelijks, wekelijks, maandelijks, …) o Aard van de verbintenissen in de SLA  Middelenverbintenissen  Resultaatsverbintenissen o Rapportering  Regelmaat en vorm  Toegang tot de onderliggende data?
  5. 5. Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be 5/9 o Service credits  Omvang van de service credits  Proactieve toekenning?  Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)?  Gebruik van de diensten o Welke beperkingen worden opgelegd in verband met het gebruik van de cloud dienst? o Enkel intern gebruik? o Doeleinden? o ‘Acceptable use policy’ (AUP)  Evolutie van de diensten (in het bijzonder van belang bij SaaS)  Bijstand en onderhoud? o Interval o Modaliteiten  Opschorting van verbintenissen (niet-uitvoeringsexceptie) o Eenzijdig of wederkerig? o Toepassingsvoorwaarden?  Aard van de contractuele tekortkoming  Zware fout  Elke verbintenis of enkel specifeke verbintenissen?  Proportionaliteit?  Voorafgaande formaliteiten?  Met of zonder voorafgaande kennisgeving?  Hersteltermijn alvorens opschorting? o Contractueel uitgesloten?  Indien niets wordt vermeld, dan gelden de bepalingen van gemeen recht o Financiële impact  Geen opschorting van de betalingsplicht?  Kosten bij opheffing van de opschorting? Prijs en betaling  Prijsmechanisme o Eenmalige kosten (b.v. configuratie of transitie) o Recurrente kosten – hoe worden deze bepaald? o Bijkomende kosten voor dienstverlening in ‘time & materials’ of vaste vergoeding?  Belastingen  Facturatiemodaliteiten o Verplichte bijkomende informatie (b.v. PO-nummer)? o Sancties bij ontbreken van informatie o Elektronische facturatie  Betalingsmodaliteiten o Betalingswijzen o Betalingstermijn
  6. 6. Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be 6/9 o Sancties bij laattijdige betaling  Verwijlinteresten  Schadevergoeding  Niet-uitvoeringsexceptie (‘ENAC’)  Welke formaliteiten?  Prijsevolutie o Eenzijdige wijziging door de leverancier/dienstverlener (met uitstapmogelijkheid)? o Prijsherzieningsmechanisme (b.v. “indexatie”?) o Benchmarking (praktisch toepasbaar?) Dataveiligheid, vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens  Vertrouwelijkheid o Vertrouwelijkheid en doelmatige gebruiksbeperking in verband met vertrouwelijke informatie o Beveiligingsplicht o Meldingsplicht bij incidenten o Regels met betrekking tot interne en externe mededeling van vertrouwelijke informatie o Vertrouwelijke informatie moet eigendom blijven van de verstrekker  Specifieke beveiligingsverplichtingen voor specifieke informatie?  Verwerking van persoonsgegevens o Beperking van de verwerking van persoonsgegevens door de verwerker o Keuze betrouwbare verwerker o Beveiligingsplicht o Meldingsplicht bij incidenten o Uitvoer van persoonsgegevens o Recht van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens  Kan verschillen van het recht van toepassing op de overeenkomst  Impact?  Eigendom van informatie en teruggaveplicht  Auditrechten / certificatieplichten- of vereisten o Auditrechten?  Omvang  Regelmaat  Formaliteiten  Kosten o Certificatie  Certificatieplicht?  Omvang?  Inzagerecht  Certificaat  Certificatieproces (met inbegrip van wederkerende audits voor hercertificatie)
  7. 7. Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be 7/9 Aansprakelijkheid en verzekering  Aansprakelijkheidsregime o Afwezigheid van een bepaling inzake (beperking van) aansprakelijkheid = onbeperkte aansprakelijkheid o Eenzijdig of wederkerig o Aansprakelijkheidsbeperking (op identieke of verschillende wijze) van toepassing op beide partijen?  Aansprakelijkheidsbeperking o Aard van de fout o Omvang van de aansprakelijkheid o Aard van de schade  Uitsluiting van ‘indirecte en gevolgschade’ o Definitie van het begrip o Lijst o Lijst van schade die als rechtstreeks wordt beschouwd  Gevallen van onbeperkte aansprakelijkheid? o Schending van vertrouwelijkheid o Schending van intellectuele eigendomsrechten o Schending van wetgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens o Andere?  Termijnen voor claims (“verjaring”)? o Eenzijdig of wederkerig  Vrijwaring voor vorderingen van derden?  Verzekeringsplicht? o Vast bedrag of onbepaald “redelijk” bedrag o Kwaliteitsvereisten met betrekking tot de verzekeringsmaatschappij o Overlegging polis (op eerste verzoek)? o Kennisgeving bij wijziging van de dekking? o Afstand van verhaal van de verzekeringsmaatschappij? Onvoorziene omstandigheden  Overmacht o Omvang  Definitie, lijst of verwijzing naar wetgeving of rechtspraak?  Ruim of beperkt begrip o Kennisgevingsplicht o Beëindiging van de overeenkomst  Na verloop van welke termijn?  Door wie? o Verplichting van beide partijen om de gevolgen te beperken  ‘Hardship’-clausule
  8. 8. Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be 8/9 Algemene garanties  Leverancier/dienstverlener o Geschiktheid in het licht van de vereisten van de klant o Gedocumenteerde specificaties van de klant? o Wettelijke en/of technische specificaties en/of standaarden? o Verklaringen inzake fiscaliteit en sociale verplichtingen (LIMOSA, …) o Verenigbaarheid met toepasselijke wet- en regelgeving o Eigendom of gebruiksrechten in verband met benutte bedrijfsmiddelen (b.v. software) o Afwezigheid van schadelijke code (virussen, Trojaanse paarden, blokkeringsmechanismen, …) o Uitdrukkelijke beperkingen of uitsluitingen?  Klant o Gebruik van de dienst op een wijze verenigbaar met toepasselijke wet- en regelgeving o Gebruik conform redelijke verwachtingen o Gebruik conform de ‘Acceptable Use Policy’  Wat is de inhoud van de AUP?  Is de AUP verenigbaar met de wettelijke verplichtingen van de klant? o Garanties inzake verwerking van persoonsgegevens o Garanties inzake de afwezigheid van schadelijke code  Remedies? o Herstel in natura  Absolute plicht?  Bij benadering (‘substantially conforming to’) o Terugbetaling van de betaalde prijs o Beëindiging van de overeenkomst o Volledige vergoeding of verder verhaal mogelijk (‘sole remedy’) Kennisgevingen  Vorm  Taal  Bestemmelingen  Bewijsregeling inzake ontvangst? ‘‘Boilerplate’-bedingen  Niet-afwervingsbeding o Eenzijdig of wederkerig o Omvang o Duur o Penaliteiten o Uitzonderingen?
  9. 9. Crosslaw | advocaten-avocats-attorneys-at-law Marsveldplein 2 1050 Brussel - België www.crosslaw.be 9/9  Splitsbaarheid o Gevolgen nietige bedingen? o Onderhandelingsplicht? o Vervangingsplicht?  Persoonlijk aard van de overeenkomst (‘intuitu personae’)  Overdraagbaarheid en onderaanneming o Toegestaan? o Formaliteiten o Hoofdelijke aansprakelijkheid bij overdracht of onderaanneming? o Specifieke regels voor transacties binnen een ondernemingsgroep o Specifieke regels bij overnametransacties  Publiciteit en referenties o Toegestaan? o Formaliteiten? o Gebruik van logo’s en handelsmerken  Kwalificatie van het statuut van de partijen  Vierhoekenbeding (‘entire agreement’) o Algemene voorwaarden? o Precontractuele documenten? o Afdwingbaarheid is sterk afhankelijk van toepasselijk recht en jurisdictie  Geen afstand van rechten (‘no waiver’)  Aanpassing van de overeenkomst Geschillenbeheersing, toepasselijk recht en jurisdictie  Geschillenbeheersing o Escalatieprocedure voor geschillen o Mogelijkheid om rechtszaken op te starten tijdens escalatieprocedure?  Bindende derdenbeslissing (voor technische of financiële geschillen)  Toepasselijk recht  Jurisdictie o Staatsrechter o Alternatieve geschillenbeslechting  Bemiddeling  Arbitrage Alle rechten voorbehouden. U heeft het recht om deze checklist te raadplegen, te downloaden en te reproduceren voor uw eigen persoonlijk gebruik, evenals het recht om deze checklist gratis aan derden ter beschikking te stellen, op voorwaarde dat u deze checklist niet wijzigt. Deze checklist wordt uitsluitend verstrekt als algemene informatie en mag niet worden beschouwd als juridisch advies. U dient er zich bewust van te zijn dat de wetgeving of rechtspraak gewijzigd kan zijn sinds de datum van publicatie. crosslaw is een burgerlijke vennootschap in de vorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (CVBA) – ondernemingsnummer 0534.697.355 – RPR Brussel

×