Auditoria

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Auditoria

  1. 1. UNIDAD I CONCEPTOS BÁSICOSLA AUDITORIA Antecedentes La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad,basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar suexactitud; no obstante, este no es su único objetivo. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndoseconocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica estatécnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I. En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociacionesprofesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorías, destacándose entre ellaslos consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia),1.581. La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimiónuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atenderlas necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas ( donde la naturaleza es elservicio es prácticamente obligatorio). Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominioscientíficos y ya el “Railway Companies Consolidation Act” obligada la verificación anual de losbalances que debían hacer los auditores. También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida lasnormas de auditoría, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero queconocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas endiciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943. El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoria esrealmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanzacátedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarsecursos similares a los que en otros países se realizan.ObjetivoEl objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeñode sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones,recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias.Finalidad Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado.Podemos escribir los siguientes:1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.4. Descubrir errores y fraudes.5. Prevenir los errores y fraudes6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:a. Exámenes de aspectos fiscales y legalesb. Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial) ANEXO 10
  2. 2. c. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica.CONCEPTO DE AUDITORÍAInicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose aobservar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de loacontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; noobstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objetoremoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros. En forma sencilla y clara, escribe Holmes:“... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditorobserva la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros ydocumentos.” Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad deHarvard el cual expresa lo siguiente:“... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como laveracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen.” Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividadpor la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es larevisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad delas cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.Auditoria, en su acepción más amplia significa verificar la información financiera, operacional yadministrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos,fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas ylineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligacionesfiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y operateniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.ANTECEDENTES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVACon el propósito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a través del tiempo, es convenienterevisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera más significativa a lo largode la historia de la administración.En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentólas bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en"una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente yfuturo probable."Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señala que "Laconfrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos deuna compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significadoesencial de la auditoría administrativa." ANEXO 10
  3. 3. Dos años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios deAdministración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total,la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde seencuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y sise necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar ElAnálisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividadpara establecer las bases para mejorarla" a través de un método que identifica y cuantifica losfactores y funciones que intervienen en la operación de una organización.Transcurrido un año, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evoluciónde la auditoría administrativa: 1) Víctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos,en el cual presenta la contribución de William P. Leonard con el nombre de auditoríaadministrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of ExcellenceManagements integra un método para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando encuenta su función, estructura, crecimiento, políticas financieras, eficiencia operativa yevaluación administrativa.El atractivo por el tema se extiende al ámbito académico y, en 1960, Alfonso Mejía Fernández,de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma deMéxico, en su tesis profesional La Auditoría de las Funciones de la Gerencia de las Empresas,realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de lasempresas debe contemplar para aplicar una auditoría administrativa.Para 1962, Roberto Macías Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administración delInstituto Politécnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, enla asignatura Teoría de la Administración, destina un espacio para presentar un trabajo deauditoría administrativa.Por otra parte, en 1964, Manuel D´Azaola S., de la Escuela Nacional de Comercio yAdministración de la Universidad Nacional Autónoma de México, en su tesis profesional LaRevisión del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen sucomportamiento a partir de la revisión de las funciones de dirección, financiamiento, personal,producción, ventas y distribución, así como registro contable y estadístico.A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en dondedefine el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría. Asimismo, precisa lasdiferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y desarrolla los criteriospara la integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.En 1966, José Antonio Fernández Arena, presenta la primera versión de su texto La AuditoriaAdministrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de laauditoría administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visión de la técnica.Más adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustín Reyes Ponce, enAdministración de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visióngeneral de la auditoría administrativa, en tanto que William P. Leonard publica AuditoríaAdministrativa: Evaluación de los Métodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora losconceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa.Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla ensu Manual de Casos Prácticos sobre Auditoría Administrativa, propone aplicaciones viables dellevar a la práctica y, Jorge Álvarez Anguiano, en Apuntes de Auditoría Administrativa incluye ANEXO 10
  4. 4. un marco metodológico que permite entender la auditoría administrativa de manera por demásaccesible.En 1978, la Asociación Nacional de Licenciados en Administración, difunde el documentoAuditoría Administrativa, el cual reúne las normas para su implementación en organizacionespúblicas y privadas.Poco después, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditoría Administrativa con Cuestionariosde Trabajo, trabajo que introduce a la auditoría administrativa y a la forma de aplicarla sobreuna base de preguntas para evaluar las áreas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas deinformación.En 1988, la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos de Norteamérica preparalas Normas de Auditoría Gubernamental, que son revisadas por la Contraloría Mayor deHacienda (entidad de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público), las cuales contienen loslineamientos generales para la ejecución de auditorías en las oficinas públicas.Al iniciarse la década de los noventa, la Secretaría de la Contraloría General de la Federaciónse dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuaciónpara las instituciones, trabajo que, en su situación actual, como Secretaría de Contraloría yDesarrollo Administrativo, continúa ampliando y enriqueciendo.DEFINICIONES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVAPodemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de unaorganización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:“ Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución odepartamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, mediosde operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales”.Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa,de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de laempresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de lainstitución.El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso de auditoría se llevaa cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la dirección superior. Otras definicionesde auditoría administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direcciónsuperior, a beneficio de terceras partes.NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVAEn las dos últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en lapresente década parece ser muy probable que habrá una gran demanda de informaciónrespecto al desempeños de los organismos sociales. la auditoria tradicional( financiera) se hapreocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobretodo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gransignificado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin demantener la confinas en los informes financieros. ANEXO 10
  5. 5. Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad deexaminar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. En laactualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguienque sea capaz a de llevar a cabo el examen y evaluación de:·La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional)·La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analítica)Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar yevaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manerasistemática, abarcando la totalidad de la misma.OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVAEntre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos lossiguientes:De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar elcomportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursosde acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia,funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo enequipo.De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización estáinmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas ysatisfacción de sus clientes.De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todossus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a laorganización.De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucionalpara que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas enoportunidades de mejora.De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólidoinstrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.PRINCIPIOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditoriasadministrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por tantodebemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:Sentido de la evaluaciónLa auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores,abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa ANEXO 10
  6. 6. de llevará cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de losgerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales yver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controlesadministrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo connormas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen enforma económica.Importancia del proceso de verificaciónUna responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que sé estáhaciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indicaque ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensanque está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría administrativa respaldan técnicamente lacomprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisisy confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.Habilidad para pensar en términos administrativosEl auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se leresponsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo).En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante parael auditor administrativo.ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVAPor lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones yformas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:· Naturaleza jurídica· Criterios de funcionamiento· Estilo de administración· Proceso administrativo· Sector de actividad· Ámbito de operación· Número de empleados· Relaciones de coordinación· Desarrollo tecnológico· Sistemas de comunicación e información· Nivel de desempeño· Trato a clientes (internos y externos)· Entorno· Productos y/o servicios· Sistemas de calidad ANEXO 10
  7. 7. CAMPO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVAEn cuanto a su campo, la auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo deorganización, sea ésta pública, privada o social.En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito deoperación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generalesde estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)2. Entidad Paraestatal3. Organismos Autónomos4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)5. Comisiones Intersecretariales6. Mecanismos EspecialesEn el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura,elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de lassiguientes características: 1. Tamaño de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operacionesPodemos concluir, que la aplicación de una auditoría administrativa en las organizacionespuede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro,naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado yforma de delegación de autoridad.La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, lasrelaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y mecanismos de controlestablecidos, constituyen la base para estructurar una línea de acción capaz de provocar ypromover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoría setraduzca en un proyecto innovador sólido. ANEXO 10
  8. 8. UNIDAD II HERRAMIENTAS PARA LA EVOLUCIÓN DE ELEMENTOSMARCO GENERAL Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.Una Auditoria administrativa debe tomar en cuenta lo siguiente: 1. Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideración las siguientespremisas: - - Debe ser objetiva - - Debe tener relación con el presente y el futuro - - El resultado de la Auditoria debe ser fácil de entender y aplicar.2. Se deben establecer normas de desempeño, expresadas en términos específicos. Se debencrear medidas de control para la valoración de los sistemas y procedimientos.3. Se deben elaborar informes de la Auditoria, mediante un método diseñado con el propósitode que el auditor pueda dar a conocer los resultados de su trabajo mediante un informeelaborado de manera sistemática. Para poder realizar una Auditoria administrativa se deben conocer sus principios básicos, loscuales son:1. Sentido de la evaluación.La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como colectiva delos administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen controladministrativo, es decir, se evalúa que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos, que secumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicación de recursos se haga de maneraeficiente. La Auditoria administrativa no evalúa la capacidad técnica de Ingenieros, contadores,y demás personal de una organización.2. Proceso de Verificación.La Auditoria administrativa debe descubrir lo que realmente se está llevando a cabo a niveldirectivo, administrativo y operativo, lo cual muchas veces resulta que no concuerda con lo queel responsable del área piensa que se está realizando.3. Pensar como el Administrador.El auditor debe ponerse en el lugar del administrador a quién se está auditando y preguntarse:¿Qué información necesitaría acerca del trabajo que se está llevando a cabo?, ¿Cómo planeary medir el desempeño alcanzado? ¿Cómo comprobar si el trabajo se realizó de manera precisay oportuna? ANEXO 10
  9. 9. Factores y metodologías1.- Planes y Objetivos.Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.2.- Organización. a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organizaciónde la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de unabuena organización, funcionamiento y departamentalización.3.- Políticas y Prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser emprendidapara mejorar la eficacia de políticas y prácticas.4.- Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatalesy federales. 5.- Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias oirregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías. 6.- Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces. 7.- Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejorcontrol, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados. 8.- Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el áreasujeta a evaluación. 9.- Equipo Físico y su Disposición. Determinar su podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para unamejor o más amplia utilidad del mismo. 10.- Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remediosconvenientes.NORMAS DE AUDITORIA. • Concepto: Las normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad, relativas a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo. ANEXO 10
  10. 10. • Objetivo: Las normas de auditoría de estados financieros (auditoría contable) tienen como objetivo constituir el marco de actuación que deberá sujetarse el Contador Público independiente que emita dictámenes (opiniones para efectos ante terceros con el fin de confirmar la veracidad, pertinencia o relevancia suficiente de la información sujeta a examinar.CLASIFICACIÓN DE LAS NORMAS DE AUDITORIA.Las normas de auditoría se clasifican en normas personales, normas de ejecución del trabajo ynormas de información.NORMAS PERSONALES.Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poderasumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoria impone, un trabajode este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tenerpreadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que debemantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional.Entrenamiento técnico y capacidad profesional.El trabajo de auditoría, cuya finalidad es la de rendir una opinión profesional independiente,debe ser desempeñado por personas que, teniendo título profesional legalmente expedido yreconocido, tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.Cuidado y diligencia profesionales.El auditor está obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en la realización de suexamen y en la preparación de su dictamen o informe.Independencia.El auditor está obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntosrelativos a su trabajo profesional.NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO.Al tratar de las normas personales, se señalo que el auditor está obligado a ejecutar su trabajocon cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede representarun cuidado y diligencia adecuados, existen ciertos elementos que, por su importancia, debenser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución de trabajo, queconstituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigenciade cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecución deltrabajo.Planeación y supervisión.El trabajo de auditoría deber ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estosdeben ser supervisados en forma apropiada.Estudio y evaluación del control interno.El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que lesirvan de base para determinar el grado de confianza que va depositar en él; asimismo, que le ANEXO 10
  11. 11. permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va dar procedimientos deauditoría.Obtención de evidencia suficiente y competente.Mediante sus procedimientos de auditoría, el auditor debe obtener evidencia comprobatoriasuficiente y competente en el grado que requiera suministrar una base objetiva para su opinión.NORMAS DE INFORMACIÓN.El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante el, pone enconocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se haformado a través de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a reposar laconfianza de los interesados en los estados financieros para prestarles fe a las declaracionesque en ellos aparecen sobre la situación financiera y los resultados de operaciones de laempresa. Por último es, principalmente, a través del informe o dictamen, como el público y elcliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de dichotrabajo, que queda a su alcance.En todos los casos en que el nombre de un contador público quede asociado con estados oinformación financiera deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de surelación con dicha información, su opinión sobre la misma y, en su caso, las limitacionesimportantes que haya tenido su examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas lasrazones de importancia por las cuales expresa una opinión adversa o no puede expresar unaopinión profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas deauditoría.BASES DE OPINIÓN.El auditor, al opinar, debe observar que: a. Fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad; b. Dichos principios fueron aplicados sobre bases consistentes; y c. La información presentada en los mismos y en las notas relativas, es adecuada y suficiente para su razonable interpretación.Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe mencionar claramente enqué consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre los estados financieros.EL AUDITORDefinición Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente conlibre ejercicio de una ocupación técnica.Funciones generalesPara ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funcionestendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de unaorganización. ANEXO 10
  12. 12. Las funciones tipo del auditor son:· Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas detrabajo.· Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.· Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.· Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de losprocesos, funciones y sistemas utilizados.· Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.· Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.· Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.· Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos,sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.· Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar laefectividad de la organización· Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles· Revisar el flujo de datos y formas.· Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento dela organización.· Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.· Evaluar los registros contables e información financiera.· Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua deavances.· Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambioorganizacional.· Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.Conocimientos que debe poseerEs conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos deuna auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruentecon los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación:AcadémicaEstudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, informática, comunicación,ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, sicología,pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseñográfico.Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, puedencontemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir enel estudio. ANEXO 10
  13. 13. ComplementariaInstrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados,seminarios, foros y cursos, entre otros.EmpíricaConocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sincontar con un grado académico.Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar él ó losidiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen. Tambiéntendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en sucultura.Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez dejuicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.Habilidades y destrezasEn forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el equipo auditordemanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursospersonales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.La expresión de éstos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser decada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se dé a la tarea de cumplir conel papel de auditor, sea poseedor de las siguientes características:· Actitud positiva.· Estabilidad emocional.· Objetividad.· Sentido institucional.· Saber escuchar.· Creatividad.· Respeto a las ideas de los demás.· Mente analítica.· Conciencia de los valores propios y de su entorno.· Capacidad de negociación.· Imaginación.· Claridad de expresión verbal y escrita.· Capacidad de observación.· Iniciativa.· Discreción.· Facilidad para trabajar en grupo.· Comportamiento ético. ANEXO 10
  14. 14. ExperienciaUno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las características delequipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende engran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar laprofundidad de las observaciones.Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que se tienen quedominar:· Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización.· Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización.· Conocimiento de esfuerzos anteriores· Conocimiento de casos prácticos.· Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otranaturaleza.· Conocimiento personal basado en elementos diversos.Responsabilidad profesionalEl equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criteriopara determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría, asícomo evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en :· Preservar la independencia mental· Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas· Cumplir con las normas o criterios que se le señalen· Capacitarse en forma continuaTambién es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a susjuicios, por que debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una auditoría.Es conveniente señalar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son:personales y externos.Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen específicamente en el auditor y quepor su naturaleza pueden afectar su desempeño, destacando las siguientes:· Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización que se vaa auditar· -Interés económico personal en la auditoría· -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas· -Relación con instituciones que interactúan con la organización· -Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antiéticaLos segundos están relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su funciónde manera puntual y objetiva como son: ANEXO 10
  15. 15. · Ingerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para laejecución de la auditoría.· Interferencia con los órganos internos de control· Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría· Presión injustificada para propiciar errores inducidosEn éstos casos, tiene el deber de informar a la organización para que se tomen lasprovidencias necesarias.Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta a lamedida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales talescomo:· Objetividad.- Mantener una visión independiente de los hechos, evitando formular juicioso caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.· Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargosoportuna y eficientemente.· Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.· Confidencialidad.- Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propioo de intereses ajenos.· Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizaciónpara la que presta sus servicios.· Equilibrio.- No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.· Honestidad.- Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propiosrecursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.· Institucionalidad.- No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a laorganización a la que pertenece.· Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.· Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.· Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando suobjetividad al margen de preferencias personales.· Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.CONCLUSIÓNEl auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una personaindependiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económicaespecifica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondenciaexistente entre la información cuantificable y los criterios establecidas.Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de suexistencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. ANEXO 10
  16. 16. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos,entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace mas complicada, adoptandomayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación deautoridades y responsabilidad de los funcionarios.Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del tiemponuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es laauditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un organismosocial, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control yevaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente unorganismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración.Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que laauditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientementede su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerarinoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.ESCALAS DE EVALUACIÓN En la Auditoría contable, que es eminentemente cuantitativa, al presentarse un dictamen detipo cualitativo, se sabe que está respaldado con cifras. En cambio, en la Auditoriaadministrativa se trabaja con un mayor número de elementos cualitativos y se pretende dar unaevaluación cuantitativa, es decir, dar una calificación final de tipo numérico, ya que es la únicamanera de unificar criterios de manera universal a cualquier tipo de evaluación. Actualmente las calificaciones son un tanto empíricas, pero conforme vaya avanzando ymejorándose esta disciplina se podrán establecer evaluaciones cada vez más objetivas paratener un sistema de evaluación con mayor aceptación.A continuación se incluyen algunos ejemplos de escalas de evaluación:INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIÓN Esta organización utiliza una escala que va de 7500 a 10000 puntos, repartidos en 10 áreasdistintas, y el total valora a la empresa. La calidad de la administración está determinada deacuerdo con una calificación numérica sobre una base estándar de las 10 categorías o factoresen que se han agrupado los aspectos más importantes de administración.Tabla 1. Escala para una organización de tipo religioso Máximo Mínimo1. Función social 1000 7502. Estructura formal 800 6003. Crecimiento de sus instalaciones 500 3754. Análisis de membresía 1300 9755. Programa de desarrollo 800 600 ANEXO 10
  17. 17. 6. Políticas financieras 800 6007. Análisis del consejo de directores 800 6008. Eficiencia en la operación 700 5259. Evaluación administrativa 1200 90010. Efectividad en la dirección 2100 1575TOTAL 10000 7500Tabla 2. Escala para una organización de tipo educativo. Máximo Mínimo1. Función académica 1000 7502. Estructura formal 800 6003. Crecimiento 500 3754. Programa de desarrollo 800 6005. Análisis de los alumnos egresados 1300 9756. Políticas financieras 800 6007. Eficiencia en la operación 700 5258. Análisis del consejo de directores 800 6009. Evaluación administrativa 1200 90010. Efectividad en la enseñanza 2100 1575TOTAL 10000 7500 ANEXO 10
  18. 18. Tabla 3. Escala para un hospital. Máximo Mínimo1. Función social 1000 7502. Estructura formal 800 6003. Crecimiento de instalaciones 500 3754. Programa de desarrollo 800 6005. Cuidado de los pacientes 1300 9756. Políticas financieras 800 6007. Eficiencia en la operación 700 5258. Evaluación del consejo de directores 800 6009. Evaluación administrativa 1200 90010. Efectividad en la actividad científica 2100 1575TOTAL 10000 7500Tabla 4. Escala para una institución sin fines de lucro. Máximo Mínimo1. Función económica 1000 7502. Estructura formal 500 3753. Crecimiento 500 3754. Atención a los donadores 1200 9005. Investigación y desarrollo 700 5256. Análisis del consejo de directores 800 6007. Políticas financieras 800 6008. Eficiencia en la operación 700 5259. Servicio al público 1400 1050 ANEXO 10
  19. 19. 10. Evaluación de los ejecutivos 2400 1800TOTAL 10000 7500Tabla 5. Escala para una institución con fines de lucro. Máximo Mínimo1. Función económica 400 3002. Estructura formal 500 3753. Utilidades 600 4504. Atención a los accionistas 700 5255. Investigación y desarrollo 700 5256. Consejo de administración 900 6757. Políticas fiscales 1100 8258. Eficiencia en la producción 1300 9759. Distribución 1400 105010. Evaluación de los ejecutivos 2400 1800TOTAL 10000 7500Auditorías de la calidad total Como se mencionó en el tema de Sistemas de Calidad Total, existen diferentes modelos,sistemas y normas que se han instituido en diversos países con el fin de que lasorganizaciones mejoren la calidad de sus prácticas tanto administrativas como operacionales. En Japón se instituyó un premio de calidad, creado en 1951 para conmemorar lascontribuciones que el Dr. W. E. Deming hizo al control de calidad en ese país. Cuando unaempresa hace una solicitud para participar en el concurso, el subcomité del premio envía a ungran número de expertos en control de calidad a visitar las plantas y sede de la empresa. Estosexpertos examinan el estado actual de la empresa y otorgan calificaciones. Para sermerecedora de alguno de los premios, la empresa debe alcanzar 70 puntos como un todo, laalta gerencia debe lograr por lo menos 70 puntos y ninguna de las unidades examinadas puedeobtener menos de 50.En Estados Unidos existe el premio Malcolm Baldrige de Calidad y en México existe el premioNacional de Calidad y algunos otros premios a nivel estatal, como por ejemplo, el Premio ANEXO 10
  20. 20. Guanajuato a la Calidad, el premio Nuevo León a la Calidad, entre otros. Uno de los beneficiosde estos premios es que han ayudado a que las organizaciones consideren a los programas decalidad como estrategias aplicables en todos los departamentos de la compañía con el objetivode contribuir a la satisfacción del cliente. En la siguiente tabla se muestran los criterios depuntuación para la evaluación final (versión revisada 1993) del Premio Nacional de Calidad.Tabla 7. Criterios de evaluación del Premio Nacional de Calidad. Categorías y temas específicos Puntos máximos1.0 1.0 Calidad centrada en dar valor superior a los clientes 2001.1 Conocimiento profundo de los clientes 801.2 Sistemas para mejorar el servicio a los clientes o usuarios 601.3 Sistemas para determinar los requisitos futuros de los 60 clientes2.0 2.0 Liderazgo 150 2.1 Liderazgo mediante el ejemplo y la práctica 80 2.2 Valores de calidad 703.0 3.0 Desarrollo del personal con enfoque de calidad 150 3.1 Participación inteligente, informada y eficaz del personal 50 3.2 Educación y desarrollo 40 3.3 Desempeño y reconocimiento 30 3.4 Calidad de vida en el trabajo 304.0 4.0 Información y Análisis 60 4.1 Fuentes y datos 40 4.2 Análisis de la información 205.0 5.0 Planeación 70 5.1 Planeación estratégica 30 5.2 Planeación operativa 406.0 6.0 Administración y mejora de procesos 120 6.1 Diseño de productos y servicios 30 6.2 Procesos clave 30 6.3 Procesos en las áreas de apoyo 20 ANEXO 10
  21. 21. 6.4 Proveedores 20 6.5 Evaluaciones de calidad 207.0 7.0 Impacto en la sociedad 50 7.1 Preservación de ecosistemas 30 7.2 Difusión y promoción de la cultura de la calidad en la 20 comunidad8.0 8.0 Resultados de calidad 200 8.1 Mejora de productos y servicios 50 8.2 Mejora de las operaciones y de la productividad 30 8.3 Mejora de las áreas de apoyo y de proveedores 30 8.4 Mejora de los resultados financieros por la calidad 40 8.5 Mejora de los resultados de satisfacción de los clientes 50TOTAL 1000Las Normas ISO 9000 se han implantado a nivel internacional con el fin de establecer unaterminología común y una metodología mínima para la administración y el aseguramiento de lacalidad de los productos, procesos y servicios.JOSÉ ANTONIO FERNÁNDEZ ARENA.Este método propone una escala para cada pregunta formulada, de la siguiente manera: Tabla 8. Escala de evaluación de José A. Fernández Arena Apreciación Puntos Cumplimiento Excelente 5 90 a 100% Muy bien 4 80 a 89% Bien 3 60 a 79% Regular 2 40 a 59% Mal 1 20 a 39% Muy mal 0 0 a 19% ANEXO 10
  22. 22. Tabla 9. Ejemplo de evaluación de una empresa hipotética. Área Preguntas Valor Puntos Objetivos Institucionales Servicio a clientes 5 50 250 Social a las autoridades 5 50 250 Social a los colaboradores 10 50 500 Social a la comunidad 5 50 250 Económico de crecimiento 5 50 250 Económico a los acreedores 5 50 250 Económico a los inversionistas 5 50 250 TOTAL 2000 Niveles jerárquicos Dirección 20 50 1000 Vigilancia 10 50 500 Planeación y Control 10 50 500 TOTAL 2000 Funciones Su estructura Su proceso administrativo Básicas Producción y servicios 110 5 650 Comercialización 110 5 650 1300 Complementarias ANEXO 10
  23. 23. Relaciones humanas 150 5 750 Relaciones públicas 90 5 450 Finanzas 110 5 650 Procesamiento de datos 100 5 500 Investigación 90 5 450 Compras y almacenes 90 5 450 Servicios generales 90 5 450 3700 TOTAL DEL EJEMPLO 10000Nota: para los objetivos institucionales y los niveles jerárquicos, su valor se multiplicó por diez,lo cual obedece al convencimiento de que son factores vitales de la empresa y que de su buenfuncionamiento depende en gran medida el éxito de la organización.Según el resultado del cuestionario de la Auditoria, la administración se considera de lasiguiente forma:Tabla 10. Tipo de Administración según resultados de la Auditoria. Rango % Administración 9000 a 10000 90 a 100 Excelente 8000 a 8999 80 a 89 Muy buena 6000 a 7999 60 a 79 Buena 4000 a 5999 40 a 59 Regular 2000 a 3999 20 a 39 Mala 0 a 1999 0 a 19 Muy malaEJEMPLO DE UN CUESTIONARIODepartamento de Relaciones Industriales Jefe de Departamento ANEXO 10
  24. 24. Sección de revisión No. AuditorI. Planes y objetivos 1. ¿Ha formulado planes y objetivos el departamento? 2. ¿Son armónicos los planes de este departamento con relación a los demás departamentos y al negocio como un todo? 3. ¿Existe tiempo para realizar la planeación y lograr la satisfacción de los objetivos? 4. ¿Estos objetivos son adecuados y prácticos? 5. ¿Está de acuerdo la Dirección General con los planes y objetivos del departamento? 6. ¿En qué aspectos se podrían mejorar?II. Estructura de la empresa 1. ¿Existe un organigrama actualizado? (Si no hay, el auditor deberá preparar uno.) 2. ¿Es adecuada la estructura? 3. ¿Está de acuerdo con los objetivos? 4. ¿Están debidamente definidos los deberes y responsabilidades? 5. ¿Son efectivas las líneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. ¿Existe invasión o duplicidad de funciones? 7. ¿Pueden ser eliminadas algunas funciones? ¿Se pueden transferir a otros departamentos? 8. ¿Se pueden realizar cambios en la organización para mejorar la coordinación de actividades? 9. ¿Existe equilibrio con respecto a las funciones encomendadas al personal más importante? 10. ¿Existe un plan de cooperación o coordinación entre varias funciones? 11. ¿Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12. ¿Qué debe hacerse para mejorar la efectividad de la organización? 13. ¿Entienden los subordinados la estructura de la empresa? 14. ¿Existe un plan de revisión continua de: la estructura, la supervisión, el personal?III. Políticas, sistemas y procedimientos 1. ¿Cómo se establecen las políticas de ese departamento? 2. ¿Están escritas y actualizadas? 3. ¿Reflejan las metas y objetivos de la administración? 4. ¿Se entienden y son positivas? ANEXO 10
  25. 25. 5. ¿Las conoce el personal del departamento? 6. ¿Qué controles existen para lograr su cumplimiento? 7. ¿Qué políticas existen respecto a obtención, selección y utilización de candidatos para trabajo? 8. ¿Se ha centralizado la función de entrevistas y selección? 9. ¿Existe aprobación de personal autorizado para las peticiones de nuevo personal? ¿Tienen que vigilar una escala de salarios? 10. ¿Que políticas existen con relación a promociones, transferencias y término de contrato de trabajo? 11. ¿Existen políticas para contrarrestar el mal ambiente y la insatisfacción? ¿Con respecto a Ia revisión del contrato colectivo? ¿En relación con quejas? 12. ¿Que políticas existen en cuanto a seguros, pensiones, servicio médico, cafetería, seguridad industrial y prevención de accidentes? 13. ¿Se acatan todas las políticas de selección de personal? 14. ¿Satisface al actual sistema las necesidades de la empresa? 15. ¿Puede variarse la rutina del manejo de formas? 16. ¿Pueden lograrse reducciones en costo o mejoras en el sistema? 17. ¿Se han escrito los procedimientos? 18. ¿Se han establecido controles en la administración de sueldos y salarios? 19. ¿Se le ha dado importancia al programa de capacitación? 20. ¿Cuál es la condición de los registros? 21. ¿Pueden eliminarse algunos registros por medio de mayor integración o bien colaborando más estrechamente con otros departamentos? 22. ¿Se ha establecido un sistema definitivo para precisar la línea de conducta de los funcionarios? 23. ¿Se siguen los procedimientos? 24. ¿Qué procedimientos requieren estudio y revisión inmediata? 25. ¿Existe seguridad en el cumplimiento de los reglamentos? 26. ¿Existen métodos adecuados para análisis y evaluación de puestos? 27. ¿Son adecuados los procedimientos para la protección de la planta?IV. Trato al personal1. ¿Existe un estudio de las actividades de cada empleado?2. ¿Qué condiciones de trabajo existen? ¿Cuáles se pueden mejorar? 3. Se emplea adecuadamente al personal? Si no ¿Cómo se le puede hacer para rendir más? ANEXO 10
  26. 26. 4. ¿Qué actividades departamentales están abiertas para promoción y puestos ejecutivos? 5. ¿Se les da suficiente capacitación y conocimiento del puesto a los nuevos empleados? 6. ¿Se utilizan especialistas en relaciones humanas? 7. ¿Cuál es el sistema de trabajo de los empleados de relaciones humanas con respecto de la empresa? 8. ¿Cuál es el porcentaje de rotación? 9. ¿Son aplicables estas preguntas a los niveles jerárquicos superiores así como a los supervisores? 10. ¿Qué recomendaciones se pueden hacer para mejorar el departamento de relaciones humanas? 11. ¿Qué comentarios especiales existen sobre este departamento?V. Equipo y su disposición 1. ¿Existen esquemas del equipo y de su uso? 2. ¿Se utiliza en la mejor forma el espacio disponible? ¿Qué se podría sugerir? 3. ¿Existe espacio adecuado para la recepción y entrevistas a los candidatos a empleo? 4. ¿Cuáles son las condiciones del equipo?5. ¿Existe descripción del equipo y accesorios especiales?6. ¿Se realiza el mismo uso del equipo especial y de oficina? ¿Existe equipo excedente?7. ¿Hay un uso alternado del equipo?8. ¿Existen posibilidades de almacenaje? ¿Para el equipo en uso? ¿Para el equipo inactivo?9. ¿Se revisan los expedientes para determinar si deben colocarse en el archivo permanente?¿Cuál es el período de retención de documentos?10. ¿Puede mejorarse el equipo?VI. Método y operaciones de control 1. ¿Se han considerado la adecuación, claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. ¿Existen métodos para satisfacer la demanda de personal? 3. ¿Cuáles son los métodos establecidos para el tratamiento de un candidato a un puesto? 4. ¿Se considera un tiempo específico para que el candidato sea aceptado? 5. ¿Que actividades existen para el tratamiento de problemas de personal obrero? 6. ¿Cuál es el método para tratar los problemas de trabajo por revisiones de contrato colectivo? 7. ¿Existe un sistema de sugerencias? ¿Es satisfactorio? ANEXO 10
  27. 27. 8. ¿Cómo pueden mejorarse las operaciones mencionadas? 9. ¿Existe control satisfactorio de las faltas, enfermedades y retardos? 10. ¿Existe control adecuado para proteger los archivos confidenciales? 11. ¿Qué medidas se han tomado para asegurar la calidad del personal de la planta? 12. ¿Hay necesidad de controles estrictos con relación a seguridad? ¿En cuanto al personal? ¿En cuanto a áreas de seguridad? 13. ¿Pueden eliminarse operaciones? ¿Simplificarse? ¿Combinarse? ¿Mejorarse? 14. ¿Se encuentran impedimentos para la marcha normal de la empresa? ¿Qué se ha hecho para eliminarlos? 15. ¿Existe un control presupuestal para los gastos? 16. ¿Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 17. ¿Se realizan comparaciones con períodos anteriores y con objetivos prefijados? 18. ¿Pueden realizarse mejoras en los métodos usados por el departamento? 19. ¿Existe oportunidad para llevar a cabo un programa de medición en el trabajo de oficina? Si existe, ¿Se está trabajando en él? 20. ¿Qué controles de los costos de oficina deben establecerse o adicionarse? 21. ¿Qué se necesita para incrementar la eficiencia del departamento? 22. ¿Qué puede hacerse para mejorar la calidad del trabajo? 23. ¿Qué bases se pueden adoptar para realizar una reducción de costos?EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO.Enseguida se presenta el ejemplo de un cuestionario sobre la evaluación de los ejecutivos.A) HABILIDAD.1. ¿Conoce su trabajo?2. ¿Puede decidir?3. ¿Tiene capacidad intelectual?4. ¿Ha existido interés por la competencia de sus subordinados?5. ¿Son concisos, precisos y ordenados sus informes?6. ¿Selecciona las tareas en cuanto a su importancia?7. ¿Adopta decisiones correctas en condiciones de premura?8. ¿Tiene tacto?9. ¿Anticipa las necesidades y se acopla a las nuevas condiciones?10. ¿Dedica tiempo suficiente a la determinación de políticas?11. ¿Ha leído y está informado? ¿Retiene datos e ideas?12. ¿Es competente para interpretar estadísticas, índices y procedimientos contables?13. ¿Delega suficiente autoridad?14. ¿Ha obtenido subordinados leales?15. ¿Sabe juzgar las capacidades de sus subordinados?16. ¿Informa a sus ayudantes sobre objetivos, logros y cambios de estructura? ANEXO 10
  28. 28. 17. ¿Promueve la participación de sus subordinados?18. ¿Utiliza servicios de especialistas?B) Integridad.1. ¿Contribuye con pensamientos originales?2. ¿Acepta la autoridad de sus superiores?3. ¿Tiene confianza en ellos?4. ¿Tiene dedicación suficiente?5. ¿Son suficientes sus métodos?6. ¿Es parte integral de la organización?7. ¿Incluye en sus planes a la compañía?8. ¿Se le respeta en la comunidad?9. ¿Dedica tiempo suficiente a actividades cívicas?10. ¿Tiene crédito razonable?11. ¿Acepta críticas constructivas de sus amigos y asociados?12. ¿Tolera otras religiones, razas y costumbres?13. ¿Tolera otras opiniones?14. ¿Admite la posibilidad de equivocarse?15. ¿Controla sus emociones?16. ¿Sabe encauzar y manejar sus emociones?17. ¿Otorga crédito a quien lo merece y con la debida oportunidad?18. ¿Promueve a sus subordinados sin consideraciones de amistad o parentesco?19. ¿Trabaja suficientemente sin necesidad de supervisión?C) Iniciativa y Dinamismo1. ¿Estudia las diferentes alternativas a los problemas?2. ¿Trabaja sin perder ritmo?3. ¿Inicia trabajos?4. ¿Termina sus trabajos oportunamente?5. ¿Es observado?6. ¿Ha continuado estudiando?7. ¿Se interesa por otras actividades del negocio: ventas, producción, finanzas, etc.?8. ¿Está preparado para la posición superior a la propia?9. ¿Ha asumido mas responsabilidades?10. ¿Ha preparado un sustituto?11. ¿Se conserva en buena salud?12. ¿Mantiene contacto con su actividad a través de publicaciones y asociaciones?13. ¿Tiene metas a largo plazo?14. ¿Está preparado con datos y cifras suficientes?15. ¿Evita trabajo innecesario o de detalles sin importancia?16. ¿Adopta nuevos procedimientos cuando los considera apropiados?17. ¿Tiene deseo de triunfar?18. ¿Realiza nuevas tareas con entusiasmo? ANEXO 10
  29. 29. UNIDAD III PROCESO PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORÍAETAPAS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA.CONSIDERACIONES PRELIMINARES.Una Auditoria administrativa verdaderamente eficaz debe ser planeada cuidadosamente. Debedefinirse el ALCANCE, ya que puede ser muy amplia o puede abarcar solamente parte de unaorganización. La Auditoria también puede centrarse en un área funcional de la empresa:planeación, contabilidad, mercadotecnia, investigación y desarrollo, ingeniería, manufactura, opersonal. Igualmente puede enfocarse en el ambiente de trabajo y en el elemento humano ó enel sistema de información.Otra manera de determinar el alcance de una Auditoria administrativa es enfocándola en una omás funciones básicas de la gerencia: planeación, organización, integración de personal,dirección y control. También se puede limitar la evaluación a un cierto nivel de laadministración: alto, medio o bajo.En general, el alcance de la auditoría administrativa se debe definir con base en un análisis costo– beneficio. Si los beneficios de la Auditoria superan a los costos, la Auditoria debe realizarse.El PERSONAL que se requiere para una Auditoria administrativa puede estar formado por losmismos auditores o consultores internos de la empresa. La ventaja que esto tiene es que yaconocen el trabajo de las distintas áreas funcionales, y las recomendaciones pueden ser hechascon mayor amplitud. Cuando la organización carece de consultores y auditores competentes oestán muy ocupados en otras tareas, lo aconsejable es contratar los servicios de auditores yconsultores externos.Una vez que se ha definido el alcance de la Auditoria y el personal que se requiere, es necesariotener en cuenta la FRECUENCIA. La primera consideración para establecer la frecuencia de laAuditoria administrativa será el tipo de organización. Cuando la organización está sometida aconstantes cambios de tipo tecnológico, por ejemplo, ó cuando los recursos que utiliza soncostosos, la Auditoria administrativa debe ser más frecuente. Las Auditorias administrativasdeben hacerse con la suficiente frecuencia para evitar problemas crecientes, pero con un marcode tiempo más amplio que las Auditorias financieras, que se hacen anualmente. Para unaorganización sometida a cambios rápidos o que consuma gran cantidad de recursos de elevadovalor, la frecuencia óptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves óde que éstos lleguen a arraigarse sería cada 2 años. Para organizaciones relativamente establesla Auditoria puede llevarse a cabo cada tres años. En ningún caso puede permitirse que elintervalo exceda 3 años.Son tres etapas a considerar en un trabajo de examen de estados financieros a practicar por uncontador público independiente: preliminar, intermedia y final. ANEXO 10
  30. 30. ETAPA PRELIMINAR. a. Objetivo: La etapa preliminar en una auditoria de estados financieros tiene como objetivo identificar y sentar las bases sobre las cuales se llevara a cabo un examen de estados financieros. Esta etapa se inicia, de hecho, desde el momento mismo en que un contador público independiente es llamado por el dueño o representante legal de una entidad para solicitarle sus servicios. De este modo el contador público establecerá un primer contacto con la entidad a auditar y procederá, en seguida, a efectuar n estudio y evaluación de la organización, de sus sistemas y procedimientos, de su sistema de control interno, del análisis de sus factores clave de operación. Una vez que los servicios han sido formalmente aceptados y contratados, el contador público procederá a efectuar la planeación definitiva de su auditoria. En esta etapa se diseñaran las cedulas e auditoria a utilizar durante la revisión, se entregaran a la entidad aquellas que puedan ser llenadas por su personal, se programara la asignación de auditores y las tareas que se les encomendaran. Se elaboraran los programas de auditoría a utilizar. b. PROGRAMAS DE AUDITORIA: Durante el desarrollo de la etapa preliminar conveniente que el auditor desarrolle los programas específicos de auditoría que van a ser utilizados durante la revisión; ello a efecto de conectar el conocimiento que hasta ese momento se tiene de la entidad con los elementos técnicos de que se dispondrá para auditarla. c. INFORME DE SUGERENCIAS: Derivado de todos los estudios, análisis, evaluaciones e investigaciones llevados a cabo por el auditor, durante esta etapa preliminar y la planeación en conjunto de la auditoria, ya debió de haberse hecho de un conocimiento de la entidad y de sus debilidades en materia de control y en su operación.ETAPA INTERMEDIA. a. OBJETIVO: Efectuar pruebas de los registros, procedimientos y explicaciones dadas por el cliente con el propósito de determinar el grado de confianza que se puede tener en ellos. Iniciar los trabajos de auditoría de resultados de operación y otras a fin de reducir la carga de trabajo en la etapa final. b. DESARROLLO: En esta etapa se efectuaran pruebas que permitan corroborar la calidad del control interno existente en la entidad; pruebas que servirán de base para determinar el alcance del examen a practicar y la oportunidad en la aplicación de los procedimientos de auditoría. Se definirá el plan de muestreo a seguir. Es practica común que durante la etapa intermedia de un trabajo de revisión de información financiera, además de los señalado en el párrafo precedente, se inicie en si la auditoria partiendo del examen de las transacciones efectuadas durante los primeros meses de operación. c. EXCEPCIÓN: No olvidar que un examen intermedio de información financiera se da cuando el contador público es contratado con oportunidad; es decir, durante el ejercicio que será examinado, como en el ejemplo apuntado al inicio de este capítulo. En aquellos casos en que el contador público es contratado después de haber concluido el ejercicio fiscal a examinar, y por ende su labor inicia durante el ejercicio siguiente, ya no se dará la ANEXO 10
  31. 31. oportunidad de un examen intermedio. Se estará ante el caso de una auditoria de estados financieros a practicar en dos etapas: preliminar y final.ETAPA FINAL. a. OBJETIVO:: Concluir con el trabajo de auditoría en su conjunto. b. DESARROLLO: En virtud de que durante la etapa intermedia ya se revisaron algunos meses de transacciones (ingresos, costos y gastos), procede en la etapa final el examen de los meses que quedaron pendientes de revisión. En esta etapa, y por lo que se refiere a las transacciones del ejercicio en su conjunto, independientemente del examen realizado sobre todas las partidas que integran todo ese universo, procede efectuar pruebas globales de dichas transacciones para cerrar el círculo de la revisión de este aspecto. Se llevaran a cabo pruebas de corte para cerciorarse que las transacciones han sido registradas en el periodo a que corresponden. Debido a que las transacciones más críticas son las registradas durante los últimos días cercanos a la fecha del balance general, las pruebas de corte deben ser dirigidas a tales transacciones. c. CIERRE DE AUDITORIA.Discusión de ajustes y reclasificaciones.Durante el desarrollo de la auditoria el contador público ha determinado la necesidad de que laentidad auditada da efecto a ajustes y reclasificaciones en su contabilidad a efecto de que susestados financieros reflejen una razonable situación financiera y resultados de operación. Tocaal auditor en este momento presentar a la consideración de la administración la propuesta desus ajustes y reclasificaciones, discutirlos y, una vez aceptados, registrarlos.TÉCNICAS DE AUDITORIA. a. CONCEPTO. Las técnicas de auditoría a tratar en el presente están orientadas fundamentalmente hacia la auditoria de estados financieros; sin embargo, es de observan que son de aplicación general a cualquier tipo de auditoría. Técnicas de auditoría, son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional. b. OBJETIVO. Su objetivo consiste en proporcionar elementos técnicos que pueden utilizar el auditor para obtener la información necesaria que fundamente su opinión profesional sobre la entidad sujeta a su examen. c. CLASIFICACIÓN. ANEXO 10
  32. 32. Las técnicas de auditoría son las siguientes:Estudio general: Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, desus estados financieros y de las partes importantes, significativas o extraordinarias.Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del contador público que, basado en supreparación y experiencia, podrá obtener de los datos o informaciones originales de la empresaque se va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atenciónespecial. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación de otras técnicas por lo que,generalmente deberá aplicarse antes de cualquier cosa.PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA. a. CONCEPTO. Las referencias básicas acerca de los procedimientos de auditoría contemplados en este apartado, al igual que las técnicas de auditoría, se refieren a la auditoria de estados financieros, y su uso es aplicable o adaptable a cualquier tipo de auditoría. Procedimientos de auditoría son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión. Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para fundar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos mediante varias técnicas de aplicación simultánea o sucesiva. Por lo que, en la práctica, la combinación de dos o más técnicas de auditoría da origen a los denominados Procedimientos de auditoría. b. OBJETIVO. Su objetivo es la conjugación de elementos técnicos cuya aplicación servirá de guía u orientación sistemática y ordenada para que el auditor pueda allegarse de elementos informativos que, al ser examinados, le proporcionaran bases para rendir su informe o emitir su opinión. c. CLASIFICACIÓN.Los procedimientos de auditoría se pueden clasificar en dos grandes grupos: los de aplicacióngeneral que son recomendables para cualquier tipo de auditoría y entidad en que se practique;y los de aplicación especifica que tendrán que ser diseñados ex profeso para cada tipo deauditoría y, a su vez, adaptarlos en función de las características de la entidad sujeta aintervención.CONTROL INTERNO.El control interno por ciclos de operación. ANEXO 10
  33. 33. El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la norma deejecución del trabajo que se requiere que "el auditor debe efectuar un estudio y evaluaciónadecuados del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado deconfianza que va depositar en él; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensióny oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría"Es conveniente señalar, con precisión, los objetivos del control interno, y ejemplificar los ciclosen que se puedan agrupar las operaciones de una empresa. No es ocioso repetir y hacerhincapié que los objetivos básicos del control interno son: a. La protección de los activos de la empresa. b. La obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna. c. La promoción de la eficiencia operativa del negocio. d. Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la administración de la empresa.OBJETIVOS GENERALES DE CONTROL INTERNO.El control interno contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registrosque se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros.Por lo tanto, el control interno contable está diseñado en función de los objetivos, parasuministrar seguridad razonable de que todos los controles internos contables puedenconsiderarse como controles administrativos. Por otra parte, el plan de organización y losprocedimientos y registros establecidos por la gerencia para documentar o ayudar su procesode toma de decisiones, puede incluir una serie de controles que no existen en el sistema decontabilidad, al menos directamente.La información operativa de tipo estadístico, registro de acceso a ciertas instalaciones de laempresa o una buena parte de los archivos en un departamento personal, pueden considerarsecontroles administrativos.Precisando, se puede señalar como objetivos generales del control interno contable, los que acontinuación se señalan: a. Objetivos de autorización: Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administración. b. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones: Todas las operaciones deben registrarse, para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia. c. Objetivos de salvaguarda física: El acceso a los activos solo debe permitirse de acuerdo con autorizaciones de la administración. d. Objetivos de verificación y evaluación: Los datos registrados relativos a activos sujetos a custodia deben compararse con los activos existentes a intervalos razonables y tomar las medidas apropiadas con respecto a las diferencias que existan.Asimismo, deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldosque se informan en los estados financieros, ya que este objetivo complementa en formaimportante a los mencionados anteriormente.Conociendo los objetivos básicos del control interno y los objetivos generales del control internocontables que son aplicables a todos los sistemas, se pueden ya identificar los ideales ANEXO 10
  34. 34. utilizables para establecer los objetivos específicos de control interno por ciclos detransacciones, en la medida en que se puedan agrupar e identificar los ciclos en que sonsusceptibles de agruparse las operaciones de la empresa sujeta a estudio.PREPARACIÓN DE LA CARTA DE SUGERENCIA A CLIENTES SOBRE DEFICIENCIASDEL CONTROL INTERNO.Cuando se descubren deficiencias importantes en el control interno, se debe emitirinmediatamente una notificación dirigida al cliente, lo cual reduce al mínimo la responsabilidaddel auditor en el caso de que se descubriese con posterioridad un desfalco de importancia o unserio fraude. Si se dirige al presidente, al gerente general o al contador, se establece uncontacto de importancia y se ayuda al logro de un mejor entendimiento y mayor apreciación delos servicios prestados.Concluido el trabajo final de auditoría, para dejar constancia del avance obtenido y las ventajaslogradas con las medidas sugeridas e implantadas en relación con el control interno, esaconsejable propiciar la comunicación escrita en la que se analice el resultado obtenido através de tales cambios.ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO.Los elementos de control interno pueden agruparse en cuatro categorías: a. Organización. b. Procedimientos. c. Personal. d. Supervisión. ANEXO 10
  35. 35. UNIDAD IV LA AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNAAUDITORÍA EXTERNAAplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico,sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado porun Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas ycon el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, elcontrol interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opiniónindependiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacióngenerada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a losmismos a tener plena credibilidad en la información examinada.La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de unaorganización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresasgeneralmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en formaindependiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cualtradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de EstadosFinancieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir AuditoríaExterna del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de InformaciónAdministrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad yautenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producidapor los sistemas de la organización. Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar elproducto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opiniónindependiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomardecisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesionalreconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial yprofesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de quesu opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo quepueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estadosfinancieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación. Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por unacombinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juiciocertero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.AUDITORÍA INTERNALa auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de informaciónde una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma,utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para ANEXO 10
  36. 36. el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienentrascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública. Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tienea su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y sepreocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno queredunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida porContadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado eimparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para losintereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independenciaabsolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarsecompletamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitudindependiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Poresto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo paraasí obtener la confianza del Público. La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de laorganización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debetener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los queforman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo algunoinvolucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues sufunción es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidasnecesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en lasoperaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones dela organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora. DIFERENCIAS ENTRE AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA:Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas delas cuales se pueden detallar así:· En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientrasque en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.· En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en elcaso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas osea ajena a la empresa.· La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculacióncontractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública. ANEXO 10
  37. 37. UNIDAD VCASO PRÁCTICO ANEXO 10

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