Birchman sap invoice management + icc

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Birchman sap invoice management + icc

  1. 1. SAP Invoice Management + Invoice Capture Center by OpenText Automatización de los procesos de negocio del departamento de cuentas a pagar CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY Any use of this material without specific permission of The Birchman Group is strictly prohibited.
  2. 2. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 2
  3. 3. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 3
  4. 4. Presentación Corporativa SECTORES TIPO DE SERVICIO Public Administration 4% Transportation & logistics 18% Retail 24% Banking & Insurance 20% Managed Services 30% Consulting 20% Industry & • • • Telco & Media 10% • Gestión y Operación de aplicaciones. • Operación técnica e Infraestructura. Estrategia de negocio. Estrategia IT. Arquitectura. Solution Delivery 50% Services 12% Health 12% • Procesos de negocio y entorno de sistemas. • Desarrollo e Integración de Sistemas. PRESENCIA GEOGRAFICA Inglaterra Londres / Edinburgo España Madrid / Barcelona Chile Santiago Australia Sydney / Perth FACTURACIÓN (mill. €) Portugal Lisboa Costa Rica xxxxx Sudáfrica Johannesburgo Emiratos Árabes Unidos Dubai 9 12 14 17 25 30 EMPLEADOS 130 405 150 200 290 350 Rep. Dominicana Paises del Grupo 4 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 (*) (*) Forecast 2007 2008 2009 2010 2011 2012 (*) 90% empelados tienen titulación universitaria. (*) Forecast 4
  5. 5. Portfolio de Soluciones SOLUCIONES TECNOLOGIAS ERP Los servicios Birchman en las áreas de ERP se centran en SAP R/3 (SD, MM, FICO, PP, PM, QM, RETAIL…) . Realizando todos los servicios relacionados con el producto: Implantación, Soporte, Integración con otros sistemas, Cambios de versión, Soluciones a Medida. Auditorías de sistemas, Optimización de procesos, Formación. BUSINESS INTELLIGENCE Ofrecemos un portafolio de servicios orientado a las necesidades del cliente basado en una metodología ágil de trabajo, abordamos toda el ciclo de vida del proyecto, desde la concepción del modelos de reporting, hasta la construcción del modelo, OLAP, Dashboard, BSC, Minería de datos. Contamos con perfiles con experiencia en la definición de cuadros de mando y en la optimización del sistema de reporting de la compañía. PRESUPUESTACION Y CONSOLIDACIÓN Ofrecemos servicios de análisis y diseño de modelos de presupuestación tanto a nivel global de empresa (base cero, gastos generales, centros de coste) como departamentales (presupuestos por áreas de empresa, por obra) integrados con el real , ágiles y de fácil elaboración (distribuida y/o centralizada) y seguimiento. Igualmente acometemos proyectos de consolidación de estados contables en Grupos Empresariales. 5
  6. 6. Portfolio de Soluciones SOLUCIONES TECNOLOGIAS CRM Expertos en implantación de soluciones CRM basadas en los productos SIEBEL, SAP y Microsoft. Experiencia en multitud de escenarios (ventas, servicios técnico, marketing, fidelización, atención al cliente), Servicios de integración con: backoffice (ERP, BI,…), CTI centralitas telefonía. Data Mining. Fuerte experiencia en Movilidad conectada y desconectada. RECURSOS HUMANOS Amplia experiencia en implantación de la solución SAP de HHRR (nómina, gestión desempeño, planes de carrera). Servicios de implantación, soporte y mantenimiento. Experiencia en portales de empleado. GESTIÓN DOCUMENTAL Y FACTURACION ELECTRONICA Almacenamiento e indexación de documentación. Experiencia en productos orientados a facturación electrónica, en todos los escenarios, de emisión y recepción electrónica de facturas y documentos de gestión , integración con sistemas de Back office. Archivado electrónico de facturas y documentos. Integración con Archivelink de SAP. INTEGRACION EAI Contamos con una fuerte experiencia en integración de sistemas mediante herramientas de integración, trabajamos con herramientas SAP (PI), Biztalk, PowerBuilder. 6
  7. 7. Portfolio de Soluciones SOLUCIONES TECNOLOGIAS TÉCNICA DE SISTEMAS Especialización en explotación, administración y operación de infraestructuras y Comunicaciones de productos SAP R/3 y Oracle. Expertos en instalación, cambios de versión, cambios de plataforma, bases de datos. Mantenimientos correctivos y evolutivos de plataformas. Estrategias de Backup y recuperación. Alta disponibilidad, Optimización del rendimiento, Definición y ejecución de estrategia de archivado de objetos, Estrategía y ejecución de proyectos de workflow. CENTRO DE SOPORTE Ofrecemos un servicio de soporte 24x7 dando soporte a los clientes de todo el grupo en los 5 continentes. Soportes de Basis SAP R/3, Siebel, Bases de Datos y comunicaciones. Herramientas de monitorización de sistemas y predicción de errores de sistemas. DESARROLLO APLICACIONES Desarrollos aplicaciones en entornos JAVA, .NET y Sharepoint principalmente. E-BUSINESS y PORTALES Birchman posee experiencia en la implantación y mantenimiento de portales web corporativos y de negocio. Diseño e implementación del Portal. Integración con sistemas corporativos o de negocio Actualización de contenidos. Soporte e incidencias. Evolución e inclusión de nuevas funcionalidades. APLICACIONES MÓVILES Birchman se ha posicionado como proveedor de soluciones móviles apoyadonos en fabricantes como RIM, Apple y Android. 7
  8. 8. Consulting Oficina de Proyectos – PMO Planes Directores Sistemas Selección de Software – RFP/RFI Quality Assurance - QA System Audit Reingeniería de Procesos (Alineada con IT) Arquitectura de Sistemas Levantamiento de procesos y requerimientos Cálculo de ROI Headhunting Peticiones de cliente «a medida» de sus necesidades 8
  9. 9. Centro de soporte 7x24 Soporte a nivel mundial Cobertura Geografica El centro de Soporte de Birchman presta servicios 24 horas al día utilizando la cobertura suministrada por los diferentes centros a nivel mundial en UK (Londres) , España (Barcelona & Madrid), Argentina (Buenos Aires), y Australia (Sydney & Perth). Servicios Ofrecidos: Soporte 24x7 en SAP, Oracle, Microsoft HORARIOS Tipo Descripción Horario de Servicio HOFI Normal 9:00 a 18:00 de Lunes a Viernes (días laborables). HOFIA Ampliado 8:00 a 20:00 de Lunes a Viernes (días laborables). HWE 8:00 a 20:00 de Lunes a Domingo Fin de Semana H24X7 Extendido 24X7X365 9
  10. 10. SAP Partnership - Áreas de competencia y posicionamiento 60% TurnOver 1998 Start Partnership 4 Awards SAP España VAR Centro Soporte CAPACIDADES VAR homologado por SAP para prestar soporte al canal (estandar, Enterprise, y/o ocasional.) Housing, Hosting, Seguridad, Administración de Sistemas y Basis. (24x7 internacional y multiidioma) Application Management Soporte, Correctivo/Incidental, Preventivo, Perfectivo y Consultivo. MM, SD, PP, HR, FI, CO, TR, PS, WF, IS, PM, QM. SAP Abap, WebDynpro Proyectos Integración SAP NetWeaver, SAP XI, SAP PI, SAP BPM, BW, SOA, Solution Manager. Proyectos Implantación SAP R/3, SAP CRM, SAP SCM, SAP SRM, SAP Portal, SAP HR, Roll-Out Internacionales. Proyectos Eficiencia SAP POS DM, DAM (OpenText), xECM, Portal, BI, FIS, BPC, Collection, Tesorería, Pagos internacionales, CashPooling, etc…  + 14 años de Partnership.  + 270 Consultores SAP.  Centro de Soporte Internacional 24x7.  VAR homologado.  Participación en Rampup de productos.  Estrecha relación SAP Alemania (Wallford).  Gold Partner.  Alto grado metodológico (PRINCE2, ITIL, COBIT, PMI, SCRUM, ASAP, etc…). Servicios Financieros y Seguros Retail, Moda, Lujo, Bienes de Consumo Utilities, Telecom, Petroleo y Gas Medicina, Salud y Químicos Automoción, Ingeniería, Construcción y Bienes Raíces Servicios Públicos, AA.PP, Hostelería y Ocio 10
  11. 11. ORACLE Partnership - Áreas de competencia y posicionamiento 20% TurnOver 2002 Start Partnership 2 Awards Oracle España Siebel Applications Mobile Business CAPACIDADES Call Center, Siebel Service, Siebel Field Service, Siebel Marketing, Siebel Sales, Siebel Loyalty, …. Soluciones m-Business preconfiguradas. Adaptación del uso de dispositivos móviles a varias casuísticas. Integración con el resto de sistemas. Analytics BI Integradas con el resto de sistemas. Análisis multidimensional de la información dispersa a través de distintos sistemas. CMI’s, control de KPI’s, alta capacitación en OBI. Proyectos de Integración Siebel WSDL, Siebel Administration, SOA/HTTP, Siebel Business Process Workflow. Proyectos Implantación Implantaciones actuales Oracle Siebel 8.x.x.Completas soluciones de CRM bajo demanda. Soluciones sectoriales especializadas. Consulting Processes CRM Diagnóstico de los procesos CRM y recomendación de las soluciones CRM adecuadas. Reingeniería de procesos CRM (Comercial, Servicios y Marketing).  + 10 años de Partnership.  + 50 Consultores ORACLE/Siebel.  Estrecha relación con ORACLE WorldWide.  Experiencia internacional en Roll-Out complejos.  Gold Partner.  Alto grado metodológico (PRINCE2, ITIL, COBIT, PMI, SCRUM, ASAP, etc…). Servicios Financieros y Seguros Retail, Moda, Lujo, Bienes de Consumo Utilities, Telecom, Petroleo y Gas Medicina, Salud y Químicos Automoción, Ingeniería, Construcción y Bienes Raíces Servicios Públicos, AA.PP, Hostelería y Ocio 11
  12. 12. MICROSOFT Partnership - Áreas de competencia y posicionamiento 20% TurnOver Small Business Specialist 2005 Start Partnership Collaboration & Content SharePoint 2013 y 2010, Social, Portales, Intranets, BPM, Extranet, Comunicaciones Unificadas. App. Development Soluciones en .NET (Visual Studio) para múltiples clientes, patrones, ALM y best practices. Business Intelligence Proyectos de Wharehouse , Análisis Dimensional y Tabular, DBA en plataforma SQL Server 2012, 2008... Mobility Implementación de soluciones sobre Windows Phone y Mobile, Responsive Design HTML 5 y CSS 3. Project Portfolio Implantaciones, desarrollo e integraciones de la suite Enterprise Project Management (EPM). Windows Server CAPACIDADES Proyectos de Plataforma, AD, Virtualización, System Center y soporte a los desarrollos de Birchman.  + 7 años de Partnership.  3 Competencias Gold  3 Competencias Silver  + 60 Ingenieros + 25 Certificados Cloud  Participación en programas de adopción temprana  Integración & EAI  V-TSP  MSF, TFS, ALM Servicios Financieros y Seguros Retail, Moda, Lujo, Bienes de Consumo Utilities, Telecom, Petroleo y Gas Medicina, Salud y Químicos Automoción, Ingeniería, Construcción y Bienes Raíces Saas – PaaS - Iaas Servicios Públicos, AA.PP, Hostelería y Ocio 12
  13. 13. Clientes & Referencias Gran Consumo Transporte y Logística Telco & Media 13
  14. 14. Clientes & Referencias Retail Banca & Seguros 14
  15. 15. Clientes & Referencias Pharma & Sanidad Industria & Servicios Utilities & Energía 15
  16. 16. Valores y Estrategia Corporativa Valores Estrategia Corporativa Directos y sin complicaciones  “Libres de incertidumbres” “Francos y sinceros” “Honestos y genuinos”  Claridad de ideas “Transparentes” “Fáciles de entender” “Sin ambigüedades”  Resultados a medida Birchman articula su estrategia a partir de combinar los mejores fabricantes del mercado con servicios de integración certificados y contrastados. Partner «Gold» de SAP, Oracle y Microsoft. Birchman tiene como «objetivo» aquellos clientes que buscan alinear estrategia de negocio con la tecnología, que entienden el valor del software y que buscan profesionalidad, conocimiento y compromiso en la ejecución de proyectos y servicios. Birchman participa globalmente de los mejores servicios y prácticas en los países en los que está presente. España lidera varias prácticas exportando el mejor conocimiento local hacia mercados internacionales. “Enfoque creíbles y adaptable para garantizar los mejores resultados posibles para los clientes” Tamaño + Internacional + Experiencia contrastada en clientes + Proveedor Multicisciplinar + Recursos para abarcar grandes proyectos + Expertos tecnologías principales fabricantes + Empresa Consolidada + Precio/Calidad = Birchman sinónimo de CONFIANZA 16
  17. 17. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 17
  18. 18. ¿Por qué SAP Invoice Management? Preguntas y desafíos Quizás el departamento de cuentas a pagar de su organización se este planteando alguna de estas preguntas.  ¿Es posible reducir el tiempo y coste en el procesamiento de una factura?  ¿Es posible incrementar la eficiencia del proceso?  ¿Minimizar los errores?  ¿Tener mayor trazabilidad? 18
  19. 19. ¿Por qué SAP Invoice Management? Preguntas y desafíos Tipicos desafios  Los recursos involucrados en el procesamiento de facturas invierten demasiado tiempo en tareas repetitivas y de menor importancia, en lugar de centrar su esfuerzo en tareas que realmente aportan valor al negocio.  Responder múltiples solicitudes de información a otros departamentos o proveedores.  Conocer el estado de una factura.  Enviar las facturas manualmente al aprobador o a quien tiene el conocimiento para resolver un problema.  Realizar controles, seguimientos y conciliaciones, elaborar informes, la investigación histórica para encontrar la causa de un problema, son algunas de las tareas que pueden convertirse en un autentico problema provocando altos tiempos de respuesta y baja productividad de los recursos. 19
  20. 20. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 20
  21. 21. La solución Solución SAP/OpenText SAP Invoice Management + Invoice Capture Center by OpenText son las soluciones que permiten automatizar los procesos de negocio, mejorando la gestión de las facturas de forma más fluida, eficiente y rápida. Estas soluciones facilitan la creación, contabilización, conciliación, trazabilidad, seguimiento, enrutamiento y aprobación de las facturas. 21
  22. 22. La solución Solución SAP/OpenText: Conceptos Invoice Capture Center SAP Invoice Management Invoice Capture Center es una solución OCR desarrollada por Opentext que se integra de forma nativa con SAP Invoice Management. Su funcionalidad principal es el reconocimiento de metadatos a partir de una imagen digital. SAP Invoice Management es un Add-on de SAP que utiliza la funcionalidad estándar SAP Business Workflow, SAP MM y SAP FI para automatizar y gestionar los procesos de negocio relacionados con el procesamiento de facturas de proveedores. 22
  23. 23. La solución Solución SAP/OpenText: Componentes de la solución La solución abarca desde de la digitalización de la factura hasta la liberación del pago de las mismas basándonos en las siguientes soluciones estándares: Soluciones OpenText/SAP: • Archive Server. • xECM. • SAP HTTP ArchiveLink. Proceso de Digitalización y Certificación Proceso de Transformación Proceso de Archivado Proceso de Validación Control de duplicados Soluciones OpenText homologada AEAT: • Enterprise Scan. • Add-on digitalización certificada. • Invoice Capture Center (OCR). Proceso de Aprobación Proceso de Contabilización Proceso de Conciliación Solución OpenText: • Invoice Management. 23
  24. 24. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 24
  25. 25. Proceso de negocio Detalle del proceso con soluciones OpenText Control y trazabilidad de todo el ciclo de vida de la factura Grupo Sociedad 1 ESCANEO DE FACTURAS VERIFICAR ESCANEO PROCESO OCR VALIDAR METADATOS OCR Grupo Sociedad 2 Grupo Sociedad 1 WORKFLOW DE EXCEPCIONES Grupo Sociedad 2 REGISTRO CONTABLE - Control duplicados - Recuperar posición PO - AutoCoding NPO - Verificar datos facturas - Impuestos Grupo Sociedad 3 Enterprise Scan + Invoice Capture Center Grupo Sociedad 3 SAP Invoice Management ANALISIS DISCREPANCIAS 25
  26. 26. Proceso de negocio Proceso de negocio – Preparar lote y escaneo de factura El primer paso del proceso es preparar los lotes de escaneo. La entrada de facturas al sistema puede ser Papel, Fax, EDI, PDF, EMAIL. A ESCANEO DE FACTURAS B Enteprise Scan 26
  27. 27. Proceso de negocio Proceso de negocio – Controla pagina y envío a OCR VERIFICAR ESCANEO Y FIRMAR Enterprise Scan OCR 27
  28. 28. Proceso de negocio Proceso de negocio – Controlar datos OCR y enviar factura a SAP Grupo Sociedad 1 VALIDAR METADATOS OCR Grupo Sociedad 2 Grupo Sociedad 3 Seguimiento del proceso mediante report de SAP IM 28
  29. 29. Proceso de negocio Proceso de negocio – Resolver excepciones y contabilizar Grupo Sociedad 1 WORKFLOW DE EXCEPCIONES Grupo Sociedad 2 Grupo Sociedad 3 29
  30. 30. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 30
  31. 31. Ejemplo de procesamiento Ejemplo – Factura con pedido de compra Verificar Nº de proveedor Nueva tarea en Inbox de SAP Nueva tarea en Inbox de SAP Busca Nº de pedido y retorna la factura Consulta a compras y resuelve excepción Excepción – Falta Nº pedido BUYER INDEXER Control de duplicados Nueva tarea en Inbox de SAP + Reglas de negocio Consulta al responsable de impuestos Excepción – Error de impuestos Nueva tarea en Inbox de SAP Resuelve la excepción y reprocesa la factura TAX EXPERT AP Contabilización automática Discrepancia de Cantidad Factura conciliada Nueva tarea en Inbox de SAP Analiza y resuelve discrepancia de cantidad Modulo de Pagos - Procedimiento de pago estándar de SAP BUYER 31
  32. 32. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 32
  33. 33. Características de la Solución Solución SAP/OpenText: Características Invoice Capture Center SAP Invoice Management Integración nativa con SAP Invoice Management. Es una solución SAP (desarrollado en ABAP). Plantillas preconfiguradas para el reconocimiento de facturas de múltiples países. Workflow preconfigurados para distintos escenarios de negocio (facturas financieras, facturas logísticas). Simple de configurar y adaptar a distintos escenarios de negocio. Workflow de validación de datos y control de duplicados. Reconocimiento automático de un dato mediante un simple clic sobre la imagen de la factura, gracias a la tecnología Single clic entry. Workflow de aprobación. Validación de datos contra los maestros de SAP (sociedades, proveedores, pedidos). Fácil de administrar y mantener. Interfaz de usuario amigable para facilitar el trabajo diario en la validación de datos. Informes avanzados para obtener un control total y realizar seguimientos desde el inicio del proceso. Workflow de factura preliminar. Workflow de análisis de discrepancias (cantidad o precio). Integración con BW, SRM y CRM. Aprobación de facturas vía web portal o móvil (App para Blackberry, Android y Iphone). Soporte para múltiples SAP ERP Backend. Soporte para distintos tipos de entrada de factura (Email, e-invoicing, EDI, XML, Papel, Fax). Infraestructura para Informes centralizados que brindan visibilidad de todo el ciclo de vida de la factura. 33
  34. 34. Características de la Solución Solución SAP/OpenText: Workflow SAP Invoice Management cuenta con un conjunto de Workflows predefinidos que se pueden activar según el escenario de negocio, los Workflow principales son los que se detallan a continuación: Workflow de validación: se utiliza VALIDACIÓN DE DATOS para validar los datos digitalizados por el sistema OCR contra los maestros de SAP, determinar campos de forma automática y aplicar reglas de negocio específicas (como por ejemplo, la determinación de proveedor a partir de NIF, control de duplicados). Workflow de discrepancias: se ANALISIS DE DISCREPANCIAS Workflow de aprobación: se utiliza Workflow de preliminar: se utiliza FACTURA PRELIMINAR para gestionar y contabilizar las facturas preliminares. Este Workflow se ejecuta una vez ha finalizado el Workflow de validación. ejecuta una vez contabilizadas las facturas con pedido MM asociado para verificar que no existen diferencias entre la previsión (pedido) y la factura. El objetivo es aprobar el desbloqueo de pago de facturas con diferencias de precio o cantidad. PROCESO DE APROBACIÓN para aprobar la contabilización de facturas con imputación directa (FI). Durante el proceso de aprobación se completan manualmente/automáticamente los datos contables necesarios para que el sistema pueda contabilizar. 34
  35. 35. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 35
  36. 36. Oferta de servicios Visión general: Servicios La propuesta de Birchman se centra en articular una solución para el ciclo de vida de la factura basada en las soluciones de OpenText y de SAP como base del tratamiento de la factura. Cobertura de todo el ciclo de vida de una factura Entornos SAP Entornos Microsoft Escaneo y digitalización de facturas Certificación de imagen Archivado y Gestor documental Gestión y procesamiento de facturas Gestión financiera SAP FI/CO Servicios Birchman 36
  37. 37. Oferta de servicios Visión general: Servicios El tiempo de implantación dependerá de la complejidad de los procesos de negocio y de la cantidad de desviaciones del estándar. 15 Jornadas Implantación 100% estándar 1 2 Requerimientos y BluePrint Análisis y diseño 5 Jornadas SAP IM en 65 Jornadas 5 Go-Live y Soporte 3 20 Jornadas Configuración 4 Pruebas y formación 15 Jornadas 10 Jornadas 37
  38. 38. Oferta de servicios Ciclo de vida del proyecto: Etapas El proyecto tiene un ciclo de vida para esta que se estructura en cinco grandes etapas: • Etapa 1 – Toma de requerimientos y Business BluePrint – – – • Etapa 2 – Análisis y diseño – • Construcción y configuración del modelo Prototipo Etapa 4 – Pruebas y formación – – • Análisis y diseño funcional/técnico de la solución Etapa 3 – Configuración – – • Definición de requerimientos funcionales Definición de procesos de negocio Confección y validación del Business BluePrint Validaciones y test integrados Traspaso de conocimientos y formación Etapa 5 – Go Live y Soporte 38
  39. 39. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 39
  40. 40. ¿Por qué Opentext? Solución: ¿Por qué OpenText? • Experiencia y alianza: OpenText es una empresa con amplia y conocida experiencia en el mundo de la gestión de contenidos y digitalización de documentos. Cuenta con un conjunto de soluciones que forman parte del portfolio de soluciones ofrecidas por SAP. • Integración: teniendo en cuenta que la aplicación transaccional es SAP, las distintas soluciones de OpenText se integran de forma nativa con SAP reduciendo notablemente el esfuerzo en la implantación. • Soporte: al ser soluciones OpenText/SAP el soporte esta vinculado y gestionado por SAP. Por otro lado, OpenText cuenta con un knowledge Center en el cual se pueden encontrar documentación técnica, centro de experiencia de usuarios y best practice. • Esfuerzo de implantación: las soluciones de OCR (Invoice Capture Center) y SAP Invoice Management cuentan con un pre configurado que cubre la mayoría de escenarios de negocio en los cuales es posible basar la solución y minimizar nuevamente el esfuerzo. • Escalabilidad y estabilidad: los productos OpenText evolucionan periódicamente añadiendo mayor funcionalidad en sus nuevas versiones. Esta evolución garantiza su estabilidad y escalabilidad. 40
  41. 41. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 41
  42. 42. ¿Por qué Birchman? Resumen de capacidades CONOCIMIENTO DE LAS SOLUCIONES Acreditada a través de las referencias y numerosos proyectos en clientes tanto nacionales como internacionales en el ámbito SAP, OpenText, Gestión Documental, y soluciones similares. CONOCIMIENTO DEL SECTOR Acreditada a través de las numerosas referencias y experiencias en distintos sectores, con un claro posicionamiento como líder en la implantación de soluciones SAP en dicho sector y una reconocida solvencia por parte del mercado, de la competencia y del mismo fabricante. SOLVENCIA DE NUESTROS EQUIPOS BIRCHMAN cuenta con un equipo de más de 270 consultores SAP, con una larga trayectoria como PartnerShip de SAP (más de 14 años) y con una dilatada experiencia en todo su universo de soluciones 42
  43. 43. ¿Por qué Birchman? Resumen de experiencia en implantaciones similares SAP Invoice Management 5.2 + Interfaz con OCR de La Caixa Birchman ha implantado la solución de SAP Invoice Management en Vueling. El desafío del proyecto fue procesar facturas con mas de 50K posiciones y verificar diferencias de cantidad o precio. SAP Invoice Management 6.0 + Invoice Capture Center + Interfaz Doceo (digitalización certificada) Birchman ha implantado la solución de SAP Invoice Management + ICC + Archive server + digitalización certificada en Binter Canarias. El objetivo de Binter era destruir el papel y automatizar sus procesos de negocio. SAP Invoice Management 6.0 + Invoice Capture Center + Web Approval Birchman ha implantado la solución de SAP Invoice Management + ICC + Archive server + Web Approval portal en Tirme. El objetivo del proyecto fue automatizar el proceso de autorización de facturas a través de un portal web y la entrada manual de facturas. SAP Invoice Management 7.0 SP2 + ICC + Archive Server Birchman ha implantado la solución SAP Invoice Management 7.0 SP1 + ICC + Archive server en Vanity Fair. El objetivo del proyecto es estandarizar y automatizar los procesos internos de cuentas a pagar y minimizar el numero de errores provocado por el tratamiento manual de las facturas. 43
  44. 44. ¿Por qué Birchman? Resumen de experiencia en implantaciones similares SAP Archiving and Document Access by Opentext Birchman ha implantado la solución de SAP Archiving and Document access en Iturri. Documento adjunto a objetos SAP a través de la implantación de DocuLink. SAP Digital Asset Management by OpenText Birchman ha implantado la solución de SAP Digital Asset Management en Desigual. Diseños y fotos del ciclo de vida para todas las estaciones que abarca el proceso creativo, la fabricación, opinión, entrega a canales de venta y galería. Mas de 120.000 diseños, 90.000 fotos, 3.000 videos y 25 integraciones con proveedores activos digitales y los sistemas de consumo. SAP Data Archiving by OpenText Birchman ha implantado la solución de SAP Data Archiving en TMB. Migración de la plataforma SAP Content Server a la plataforma de OpenText. SAP Data Archiving by OpenText Birchman esta implantando la solución SAP Data Archiving en Mutua Universal. Implantación de archivado para datos de finanzas, controlling, el COPA y documentos de materiales. 44
  45. 45. Presentación corporativa ¿Por qué SAP Invoice Management? Índice La solución Proceso de negocio Ejemplo de procesamiento Características de la solución Oferta de servicios ¿Por qué OpenText? ¿Por qué Birchman? Conclusiones 45
  46. 46. Conclusiones Solución SAP/OpenText: Caso de éxito Cliente: ¿COMO REDUCIR LOS COSTES ADMINISTRATIVOS DE LA CONTABILIZACIÓN Y CONCILIACIÓN DE LAS FACTURAS? ¿COMO MINIMIZAR LOS ERRORES DERIVADOS DE LOS PROCESOS MANUALES? PRINCIPALES PREMISAS  No se debe detener el proceso de contabilización.  Realizar prorrateo al recibir facturas sin material o provisión.  Controlar diferencias a nivel posición y cabecera.  Verificar tolerancias a nivel posición para bloquear el pago y tolerancias a nivel cabecera para bloquear la contabilización. Resultado: COSTE DE CONTABILIZACIÓN DE FACTURA REDUCIDO UN 75% APROX. 46
  47. 47. Conclusiones Solución SAP/OpenText: Conclusiones y Resultados Reducción del tiempo y coste requerido para el procesamiento de una factura (Minimización de errores, duplicados, facturas extraviadas, datos de factura incorrectos, reducción del consumo de papel). Mejora de la trazabilidad (permite conocer en todo momento el estado en el que se encuentra una factura, ¿quien la tiene? ¿en que proceso se encuentra? ¿quien ha intervenido en su procesamiento y que acciones ha llevado a cabo?). Aumento de la productividad (los recursos involucrados en el proceso se centran en tareas que aportan mayor valor a la organización en lugar de llevar a cabo tareas repetitivas y de menor importancia). Incrementa el control del departamento de administración al tener una visión global de la situación diaria que permite planificar y mejorar la toma de decisiones. Mejora de la accesibilidad a los documentos (Informes propios –VIM Analytics, etc.-, desde el pedido, desde el libro mayor, desde un acreedor). 47
  48. 48. Conclusiones Solución SAP/OpenText: Conclusiones y Resultados SAP Invoice Management + Invoice Capture Center no son las únicas soluciones que existen en el mercado para abastecer esta necesidad. Pero son las únicas que están totalmente integradas con los distintos módulos de SAP y ofrecen gran flexibilidad y adaptabilidad a distintas áreas de negocio, cubriendo la mayoría de problemáticas y casuísticas que puedan plantearse en el departamento de cuentas a pagar. 48
  49. 49. Muchas gracias BIRCHMANGROUP Joan Muñoz / Director Spain Joan.munoz@birchmangroup.com Av. Diagonal 67, 3º Planta 08019 Barcelona Tel: +34 93 553 38 21 Fax: +34 93 356 02 47 Pº de la Castellana 163, 4º dcha. 28046 Madrid Tel: +34 91 51516 83 Fax: +34 91 345 74 32 Mov. : 609 20 49 73
  50. 50. Anexo 1 Solución SAP/OpenText: Movilidad 50
  51. 51. Anexo 1 Solución SAP/OpenText: Escaneo y envío a OCR 1 ESCANEO DE FACTURAS 2 3 “ENTERPRISE SCAN” ENVÍO DE FACTURA A OCR PARA EXTRACCIÓN DE METADATOS 51
  52. 52. Anexo 1 Solución SAP/OpenText: Validación de metadatos PROCESO OCR “CLIENTE DE VALIDACIÓN ICC” 52
  53. 53. Anexo 1 Solución SAP/OpenText: Acceso a las tareas VALIDACIÓN DE DATOS CONTROL DE DUPLICADOS “INBOX - SAP INVOICE MANAGEMENT” 53
  54. 54. Anexo 1 Solución SAP/OpenText: Resolución de excepciones ANALISIS DE EXCEPCIONES “RESOLUCIÓN DE EXCEPCIONES” 54
  55. 55. Anexo 1 Solución SAP/OpenText: Resolución de excepciones ANALISIS DE EXCEPCIONES “PANEL DE ACCIONES” 55
  56. 56. Anexo 1 Solución SAP/OpenText: Autorización de facturas PROCESO DE APROBACIÓN “AUTORIZACIÓN DE FACTURAS” 56

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