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Procédure de suivi des comptes bancaires de l'Etat
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Procédure de suivi des comptes bancaires de l'Etat

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  • 1. REPUBLIQUE CENTRAFRICAINE MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET Mission d’Appui au TrésorPROCEDURE DE SUIVI DES COMPTES BANCAIRES DE L’ETAT Jean-Marc Lepain Expert en Gestion des Finances Publiques jlepain@yahoo.fr
  • 2. PROCEDURE DE SUIVI DES COMPTES BANCAIRESLes objectifs de la nouvelle procédure de suivi des comptes bancaires sont les suivants :  S’assurer que les opérations de vérification des opérations bancaires et de réconciliation sont menées avec diligence de manière quotidienne et que toute opération anormale ou tout écart non justifié soit immédiatement détecté et que toute action corrective nécessaire soit immédiatement engagée;  S’assurer que l’enregistrement comptable des mouvements sur les comptes bancaires s’effectue de manière quotidienne ;  Communiquer au service qui sera responsable de la gestion de la liquidité, ainsi qu’au service des statistiques les informations qui leur permettront de gérer la trésorerie et de vérifier l’exécution du plan de trésorerie.Cette nouvelle procédure requière l’utilisation de deux tableaux distincts : (1) Le Tableau Mensuel de Suivi des Comptes de Recette (2) Le Tableau Mensuel de Suivi des Comptes CourantsCette nouvelle procédure n’affecte pas la production d’un tableau quotidien retraçant la positiondes comptes du Trésor qui est déjà assurée par le Service de la Caisse et des Mouvements de Fonds.1. Procédure de suivi des comptes spéciaux de recetteLe suivi des comptes spéciaux de recette doit se faire de manière quotidienne banque par banquesur la base d’un relevé de compte journalier récupéré chaque matin auprès de la banque concernée.Il convient, dès la réception du relevé bancaire quotidien de vérifier qu’aucune opération n’a étéannulée ou modifiée entre la clôture du compte de la veille et son ouverture.La procédure de suivi des compte comporte deux étapes bien distinctes :  La vérification et l’analyse des opérations ;  La comptabilisation des recettes et autres opérations.Le suivi des comptes bancaire est matérialisé par l’établissement du Tableau Mensuel desEncaissements qui comporte d’une part une colonne retraçant les soldes jour par jour, et d’autrepart une colonne commentaire destinée à éclairer sur les opérations particulières devant êtrenotifiées aux personnes destinataires du dit tableau.1.1. Vérification et analyse des opérationsLa vérification et l’analyse des opérations portent sur les actions suivantes :
  • 3.  Vérifier la cohérence du solde d’ouverture avec le solde de clôture de la veille et justifier de tout écart dans la partie commentaire du document ;  Vérifier la réalité du basculement du solde de la veille sur le compte BEAC pour le montant prévu ;  Vérifier le rattachement comptable des opérations à la journée qu’elle concerne afin d’éviter les double emplois ;  Justifier toutes les opérations, hors basculement, apparaissant au débit du compte ;  Justifier les opérations de régularisation effectuée par la banque ;  Identifier et justifier toute opération à caractère exceptionnel tels que remboursement d’emprunt, encaissement d’effets, etc. ;  Assurer le suivi des opérations annulées consécutives aux erreurs de la banque ;  Assurer le suivi des chèques sans provision (rejet de chèque);  Assurer le suivi des frais bancaires portés au débit du compte par la banque ;  Réconcilier les montants transférés par les banques commerciales avec le compte de la BEAC ;1.2. Comptabilisation des recettesLa comptabilisation des transferts vers la BEAC dans GESCO doit se faire le jour même.La comptabilisation des transferts vers la BEAC doit se faire nette de toute annulation d’écrituresurvenant dans la journée, même si l’opération apparaît au débit du compte. Ces annulations, aprèsjustification de leur régularité feront l’objet de comptabilisation spécifique ou non. Au casl’annulation apparue sur le relevé résulte d’opération interne à la banque, aucune écriture ne doitêtre passée.Les opérations à caractère exceptionnel ou inhabituel doivent faire l’objet d’un rapprochementcomptable afin de s’assurer qu’elles sont bien prises en compte dans la comptabilité. Les modalitésde ce contrôle devront être précisées.1.3. Tableaux de suivi des comptesIl existe deux tableaux de suivi des comptes :  Un tableau de suivi quotidien (déjà mise en place par le Service de Caisse et des Mouvements de Fonds)  Un tableau de suivi mensuelA la réception des relevés bancaires, le Service de Caisse et des Mouvements de Fonds prépare pourchaque banque un tableau retraçant les opérations de la vieille et le solde disponible à l’ouverturede la banque (Voire Annexe 1). Ce tableau est transmis au Service de Gestion de la Liquidité et auService des Statistiques.
  • 4. Le tableau de suivi mensuel est mise à jour quotidiennement. Il doit permettre de suivre le solde descomptes au jour le jour et de vérifier que le solde d’ouverture est bien égal au solde de clôture de laveille. Il comporte six colonnes :  Solde d’ouverture  Montants encaissés  Montants transférés  Régularisation  Solde de clôture  ErreursLa colonne « Régularisation » suit les régularisations effectuées par la banque. Il convient d’isoler iciles annulations d’opérations en débit qui peuvent fausser le montant transféré à la BEAC.La colonne « Erreurs » enregistre les erreurs constatées par le Trésor.Une rubrique « Commentaires » permet d’ajouter tout commentaire utile. Les commentairesdoivent concerner les régularisations, les frais bancaires débités, les opérations à caractèreexceptionnel, les opérations inexpliquées qui requièrent d’autres informations provenant de labanque ou d’autres services du MFB. Doivent également figurer dans cette rubrique les versementsdes plus gros contribuables.2. Suivi des comptes courantsLes comptes courants sont utilisés principalement pour payer les salaires, les pensions et quelquesautres dépenses de nature particulière. Ils ne sont donc pas mouvementés tous les jours, mais étantstructurellement déficitaires, ils doivent néanmoins faire l’objet d’une surveillance quotidienne et lesintérêts sur le solde débiteur doivent être calculés chaque jour.2.1. Suivi des comptesLe Service de Caisse et des Mouvements de Fonds doit procéder aux contrôles et vérificationssuivants :  Réconciliation avec le compte BEAC des montants transférés en crédit ;  Vérification que les salaires et pensions débités correspondent aux instructions données ;  Identification des rejets de salaires et de pensions et vérification que ceux-ci ont bien fait l’objet de crédit sur le compte bancaire ;  Identification de toutes les opérations n’ayant pas un libellé explicite ;  Suivi des variations du découvert et calcul des intérêts débiteurs ;  Contrôle de la liquidation des agios et frais bancaires débités par la banque ;  Vérification du traitement de la TVA (une exemption de TVA pour les intérêts débiteurs devrait être envisagée) ;
  • 5. Lorsque des conventions individualisées auront été mises en place pour chaque banque, ilconviendra de vérifier que la facturation est bien en accord avec la convention.2.2. Comptabilisation des opérationsLa comptabilisation des opérations sur les comptes courants doit se faire de manière quotidienne.Les opérations à caractère exceptionnel ou inhabituel doivent faire l’objet d’un rapprochementcomptable afin de s’assurer qu’elles sont bien prises en compte dans la comptabilité. Les modalitésde ce contrôle devront être précisées.2.3. Tableau de Suivi des Comptes CourantsLe tableau de suivi des comptes courants comporte six colonnes : (1) La date (2) Le solde d’ouverture (3) Le montant des débits de la journée (4) Le montant des crédits de la journée (5) Le solde de clôture (6) Le montant des intérêts à payer lorsque le solde est débiteurLe tableau est tenu quatidiennement et chaque jour le montant des intérêts est calculé selon uneformule et un taux qui sera communiqué par la banque. Cette formule, une fois connue, sera entréedans le tableau Excel de façon à ce que le calcul s’exécute automatiquement.En ligne, apparaissent trois soldes : (1) Total des débits (2) Différence entre le solde au premier du mois et le solde en fin de mois (3) Total des intérêts débiteursLa différence entre le solde au premier du mois et le solde en fin de mois a pour but principal desurveiller un éventuel découvert. C’est pour cette raison que les intérêts débiteurs doivent êtrecalculés chaque jour de façon à suivre l’évolution de leur montant et éventuellement à fixer unplafond. Les intérêts calculés doivent ensuite être rapprochés des intérêts facturés par la banque ettout écart doit être justifié.Au bas du tableau apparaissent plusieurs lignes : (1) Commission sur dépassement de ligne (2) Intérêt sur découvert (3) TVA sur intérêts (4) Frais divers
  • 6. Ces lignes peuvent être éventuellement modifiées en fonction des méthodes de facturation dechaque banque.La rubrique ‘Frais divers’ couvrent tous les facturations de services qui ne sont pas basées sur uncalcul de taux d’intérêt.Lorsque la TVA est débitée, il convient de s’assurer qu’elle est bien reversée au Trésor, sauf si unmécanisme de compensation est en place. Si un mécanisme de compensation existe, il convient d’enassurer le suivi à l’aide d’un document ad hoc.Le responsable du service doit veiller à ce que le calcul des intérêts sur découvert, des commissionssur dépassement de ligne et des frais bancaires soit conforme aux conventions signées avec lesbanques, lorsque celles-ci existent.Enfin, la partie commentaire permet de signaler toute opération particulière ou anormale qui, soitpeut être d’intérêt pour le nouveau service de gestion de la liquidité, soit nécessite de recherchesplus approfondies.