La gestion budgétaire par programme concepts et méthodologie

La Gestion Budgétaire par Objectif2. La gestion par programme: Concepts fondamentaux et méthodologie JEAN-MARC LEPAIN SPÉCIALISTE EN STRATÉGIE DE GESTION DES FINANCES PUBLIQUES JLEPAIN@YAHOO.FR

Plan de la Présentation1. Les concepts fondamentaux2. La mise en œuvre

Première PartieLES CONCEPTS FONDAMENTAUX

Qu’est ce que la Gestion Budgétaire par Programme? Définition:« La gestion budgétaire par programme consiste àpasser d’un budget en lignes basé sur une logique demoyens (inputs), à un budget basé sur une logiquede résultats (output) en substituant à l’organisationadministrative une organisation par programmeregroupant des activités fondées sur des objectifscommuns».

Qu’est ce qu’un Programme?« Un programme est un ensemble d’activitésayant un même but et contribuant à atteindre lesobjectifs globaux définis par le Gouvernementdans le cadre de sa planification stratégique».

La Notion de Ressources Les ressources allouées aux programmes ne sont pas seulement des ressources financières, mais aussi: Des ressources humaines Des moyens de gestion De la connaissance (expertise) et des données Les ressources doivent être proportionnées les unes aux autres. Des moyens objectifs doivent permettre de déterminer le niveau de ressources requis.

Les Ressources BudgétairesLes lignes budgétaires sont généralement ramenées àtrois lignes essentielles: Salaires Biens et services InvestissementLa masse salariale pour les fonctionnaires est fixe, maisle gestionnaire du programme doit disposer d’uneautonomie de gestion pour réaffecter les fonds entrebiens et services et investissement

Autonomie de Gestion Les programmes ont leurs moyens propres Ils peuvent avoir une comptabilité séparée ou (au minimum) pouvoir être isolés dans la comptabilité analytique Le responsable de programme reçoit un mandat de gestion qui définit ses moyens et objectifs et qui est révisé annuellement

Coûts Administratifs L’administration qui apporte un soutien administratif aux programmes est isolée dans un programme indépendant Le coût de ce programme est alloué aux autres programmes en fonction d’une clé de répartition pour refléter les coûts réels

Responsabilité des Gestionnaires Des règles précises doivent définir comment le gestionnaire de programme peut engager des crédits Les responsables de programme doivent recevoir un ordre de mission détaillant leurs objectifs, leurs moyens et précisant leurs responsabilités Un cadre législatif et réglementaire approprié doit être mis en place pour détailler la responsabilité des gestionnaires Des procédures de contrôle interne et externe doivent être mises en place

Input-Activités-Output-Résultats 11 Ce que le programme fait avec ses ressources Les ressourcessont allouées au programme Biens et services Outputs produits Impact etbénéfices pour les usagers Indicateurs de résultats

Input-Activités-Output-Résultats (Exemple) 12 Exemple: Programme de Micro-finance Création d’organismes de micro-finance identification des populations cibles, délivrance des crédits Capital, moyens Processus/Activitésinformatiques, etc. Nombre de Outputs bénéficiairesAugmentation de l’emploi Taux de chômage

Comment Identifier un Programme? La structure programmatique doit découler de la mission du ministère Les programmes doivent être associés à des priorités stratégiques identifiées dans la phase de planification Un programme doit être indépendant d’autres programmes et avoir une stratégie propre Il doit regrouper des activités formant un tout organique et cohérent Une chaîne de responsabilité indépendante doit être associée à chaque programme L’affectation du personnel doit être exempt d’ambigüité et ne pas contredire la chaîne de responsabilité La structure programmatique doit être exhaustive par rapport à la mission du ministère

Caractéristiques des Programmes La définition des programmes d’un ministère doit répondre à un certain nombre de critères: Être distincte de l’ancienne structure administrative Être cohérente à l’intérieur de la mission d’un ministère Éliminer les activités périphériques pour recentrer le ministère sur sa mission principale

La Déclaration de Mission La déclaration de mission présente les objectifsprincipaux d’un Ministère ou d’une Agence. Celle-cidoit avoir une juridique, c’est-à-dire être prévue parla loi, et être approuvée par les autorités(généralement le cabinet ou le Premier Ministre)

Les Programmes de Support Les programmes de support regroupent les fonctions d’un ministère qui ne peuvent pas être attribuées à un programme en particulier Fonctions d’Etat major Fonction de gestion de moyens

Deuxième Partie LA MISE EN ŒUVRE

Les Outils de la Mise en œuvre1. La classification budgétaire et les outils informatiques2. La documentation des programmes3. Le cadre réglementaire définissant la responsabilité des gestionnaires4. Le contrôle des objectifs

La Classification Budgétaire Traditionnelle1. La Classification Administrative Classification par ministères, agences, entités territoriales (dimension géographique)2. La Classification Économique Classification par catégories économiques (salaire, dépenses de fonctionnement, investissement)3. La Classification Fonctionnelle (COFOG): Définit de larges zones de l’activité gouvernementale. Ex: services sociaux, services économiques, etc.4. La Classification par l’origine des fonds

Nouvelle Classification La GBO introduit un nouvel élément de classification: La classification par programmes et par objectifs politiques La nouvelle classification budgétaire requière certaines adaptations du plan comptable pour assurer le lien entre les deux types de classification

Structure de la classification La nouvelle classification doit pouvoir être désagrégée en plusieurs niveaux indépendamment des niveaux de l’organisation territoriale: Programmes Sous-programmes Activités et projets Actions, taches, etc. Il faut trouver le niveau de désagrégation optimal

Activités et Projets Activités: permanentes Projets: temporaires Les projets sont souvent des investissements (construction d’infrastructures par exemple) La distinction entre activités et projets est souvent liée à la distinction entre un budget opérationnel et un budget d’investissement qui peuvent eux-mêmes avoir des fonds d’origines différentes

Articulation Programme – Sous-programme – Activités – Projets 23 Stratégie Nationale Ministère Programme 1 Programme 2 Programme 3 Sous-programme 1 Sous-programme 2 Activités Projets: •Salaires •Projet 1 •Biens & Services •Projet 2 •Immobilisations •Projet 3

Structure des Codes InformatiquesAu plan informatique, cela consiste à introduire unnouveau segment dans le code pour identifierprogrammes, sous-programmes, activités, et plus sinécessaire. CODE: XXXXXX – XXXXXXXX – XXXX – XXXXXX - XXClassification Classification Classification Classification Sourceséconomique administrative fonctionnelle programmatique des fonds

Tables de Passage Les tables de passage assurent la transcription de la nomenclature de programme dans l’ancienne nomenclature Dans une phase de transition, il peut être utile de maintenir deux présentations du budget Les éléments pluriannuels des dépenses déjà engagées doivent pouvoir se traduire dans les deux nomenclatures Il ne faut pas perdre l’historique des données

Gestion du PersonnelIl est indispensable de savoir nominalement quelpersonnel est affecté à quel programme- sous-programme, activité, etc.., et de pouvoir connaître lescoûts salariaux. Cela suppose souvent unemodification des systèmes de gestion du personnel etde paiement des salaires. Cette étape ne doit pas êtrenégligée.

La Documentation des Programmes La documentation des programmes doit comporter: Une présentation des objectifs et de leurs liens avec la stratégie sectorielle et avec la Déclaration de Mission de l’Agence La structure de gestion du programme et la structure des sous-programmes et activités Une description des activités passées Une description des activités futures, continuité des activités anciennes, nouvelles activités Un budget pluriannuel Des indicateurs de performance

Responsabilité du Ministère des Finances Vérifier la conformité des programmes avec la politique du Gouvernement Faire si besoin est des arbitrages budgétaires entre secteurs et entre programmes en fonction de leur impact et de leur rôle pour atteindre les objectifs globaux du gouvernement Vérifier que l’utilisation des crédits est conforme au budget Surveiller l’environnement macro-économique et avertir de tout changement pouvant impacter les programmes

Responsabilité de la Cour des Comptes Vérifier la conformité des programmes avec la politique du Gouvernement Vérifier que l’utilisation des fonds est conforme aux objectifs du programme Vérifier que les gestionnaires agissent dans le cadre de leur mandat Détecter les anomalies de gestion Vérifier l’efficacité respective de chaque programme

La gestion budgétaire par programme concepts et méthodologie

by Jean-Marc Lepain

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