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Formato condicional en excel 2007
 

Formato condicional en excel 2007

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    Formato condicional en excel 2007 Formato condicional en excel 2007 Document Transcript

    • Formato condicional en excel 2ª parteCuando una función facilita el trabajo al usuario, tarde o temprano habrá que potenciarla.Esto es lo que ha sucedido con el formato Condicional.A partir de Excel 2007, se aprecia un aumento sustancial de su potencia y un ligero cambio delook.Para aquellos de vosotros que a nivel personal tengáis instaladas versiones superiores a lascorporativas, va dirigido este pequeño resumen.A partir de Excel 2007 el formato condicional, que hasta entonces se limitaba a trescondiciones como máximo, consigue obtener formatos diferentes para todas las condicionesque se te presenten definiendo lo que llamaremos reglas; además aumentan los formatos quese pueden aplicar considerablemente con lo que la potencia adquirida es considerablementesuperior.El acceso al formato condicional es verdaderamente sencillo: en el menú Inicio, apartadoEstilos, descubrimos el icono de formato condicional buscado. 1Fco. Javier fernandez Castelo 18 de marzo de 2012
    • En la imagen superior puedes ver un pequeño ejemplo en el que se supera con creces el límiteestablecido por Excel en versiones anteriores.Como se hace?Bien, para nuestro primer ejemplo, partimos de un calendario donde queremos diferenciarutilizando el color las diferentes incidencias que pueden surgir en el transcurso de un mes.Enumeramos los tipos de incidencias de forma que las tengamos “a mano” .Ahora vamos a dar formato.En este caso es sencillo. En cada celda, elaboramos una condición o regla por cada incidencia.Para el caso de plasmar un descanso, en la celda correspondiente escribiremos la letra “D” y siesto ocurre, la celda cambiará de color tornándose el fondo de color negro y el texto ennegrita de color blanco.Para conseguirlo, vamos a seleccionar una celda, y pulsar sobre el icono de formatocondicional (menú Inicio , grupo Estilos). En el desplegable, escogemos la entrada “Nuevaregla”. Vemos el nuevocuadro presentado dondeaparecen diversas opciones.Ahora nos vamos a centraren la segunda: “Aplicarformato únicamente a lasceldas que contengan” yvemos que es bastantesimilar a la forma en que lohacíamos en versionesanteriores de Excel. En elsegundo desplegable, el quepor defecto pone “entre”, elegimos “igual a” y en el espacio destinado escribimos “D”. 2Fco. Javier fernandez Castelo 18 de marzo de 2012
    • pulsamos seguidamente en el botón formato, y escogemos la trama de color negro y elformato de texto en negrita y color blanco. Pulsamos aceptar y listo.La misma operación para el resto de las incidencias y tenemos resuelta la presentación deestos resultados.Como vemos, tenemos varias reglas en este apartado que nos facilitan la operación de dar formato. La primera de estas reglas, “Aplicar formato a todas las celdas según sus valores” registra los valores de las celdas seleccionadas y aplica diferentes colores mezcla de dos colores base o de tres dependiendo del valor de cada celda. Para explicarlo mejor, tomemos como ejemplo una sencilla lista denúmeros. El formato condicional empleado, asigna un tono diferente a cadavalor, otorgando un color base al valor mínimo, el otro color base al máximo ydiferentes porcentajes de cada uno delos colores a los valores intermedios.Si elegimos tres colores, un color será el máximo, otro color el mínimo y eltercero indica el percentil.Elegidos los colores, solo resta pulsar el botón aceptar y listo, el formato se aplicaa toda la selección. El aspecto es el que se puede ver en la imagen derecha.La segunda regla ya la conocemos por haberla empleado en el primer ejemplo.La tercera regla “Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior”modifica el formato de aquellas celdas cuyo número especificado están en el rango superior, obien aquellas cuyonúmero especificado 3Fco. Javier fernandez Castelo 18 de marzo de 2012
    • está en el rango inferior.Si se especifica el número 3 para el rango superior, el formato condicional tratará de encontrarlos tres valores superiores del rango especificado. De haber por ejemplo, dos nueves y dosochos, y estos valores son los mayores del rango, entonces, aún habiendo especificado 3 en elnúmero de valores,aparecerán los valores9,9,8 y 8 y no 9, 8 y 7 deexistir este último valor.Si en la misma regla,seleccionamos la casilla %del rango seleccionado,como vemos en elejemplo, nos devuelveseleccionados solamentelos valores 9 y 9, querepresentan el 3% de losvalores presentados en la selección.La opción “Detener si es verdad” del Administrador de reglas, evalúa las condiciones paracompatibilizar los formatos con versiones anteriores a Excel 2007, de forma que dependiendode si la casilla está o no activada, se tendrá en cuenta o no esta condición.Como norma general, hay que hacer notar que cuando se aplican dos o más reglas de formatocondicional a una misma celda, estas se evalúan según su orden de prioridad y este, a su vezdepende de la posición que ocupen en el cuadro Administrar reglas: las reglas más altas, lassuperiores, tienen prioridad sobre las inferiores y, al crear una nueva regla esta se sitúaautomaticamenteen el lugar superior. Luego tiene prioridad.Por otra parte, decir también que dos o más reglas sobre una misma celda pueden dar comoresultado verdadero, es decir, no entran en conflicto. En este caso, se aplican ambas reglas. Sientran en conflicto, por el contrario, se aplica la que tenga más prioridad.La regla “Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio” da formato al resultado de calcular precisamente la media de los valores del rango ( se suman todos los valores de todas las celdas del rango y el resultado se divide entre el número de celdas implicadas en el cálculo). Podemos escoger dar formato “por encima de “ o por debajo de (del valor promedio). En este texto presentamos el resultado de 4Fco. Javier fernandez Castelo 18 de marzo de 2012
    • formatear las celdas cuyo valor está por debajo del promedio.Se puede elegir también seleccionando dar formato a valores que sean mayor o igual o menoro igual que el promedio, o también aplicar formato únicamente a los valores que están porencima o por debajo del promedio, 1, 2 o 3 por encima o por debajo de la desviaciónestándar.La 5ª regla “Aplicarformato a los valoresúnico o duplicados tienemuy poco que explicar. Oformateamos los valoresdel rango que estánduplicados, o los que sonúnicos. En el ejemplohemos resaltado losdatos duplicados con unformato de fondo azul ytexto blanco en negrita.La última regla de este editor, es “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar elformato”. Permite esta regla definir un formato dependiendo del resultado de una fórmulaaplicada a otra. Para explicarlo, veamos un ejemplo: queremos construir un calendario en elcual, la cabecera “domingo” aparezca con fondo rojo y texto amarillo y negrita. Las celdas delos días “domingo”, habrán de aparecer en texto rojo y negrita.En primer lugar construimos nuestrocalendario, por ejemplo, el mes de marzo de2012, con sus cabeceras y sus días del mes.Con las opciones de formato manual, damosel color azul oscuro al fondo de la cabecera dedías de la semana, de lunes a domingo yutilizamos el formato condicional paramodificar el domingo. Esto no tieneoperatividad ninguna pero sirve de ejemplo de cuales son las prioridades. Vemos que la celda cuyo valor es “D” se ha tornado al formato condicionado, sobre el valor de formato que tenía previamente. Ahora, vamos a tratar de 5Fco. Javier fernandez Castelo 18 de marzo de 2012
    • conseguir que, cada vez que escribamos un valor en la columna bajo la leyenda “D”, ese valorse escriba de color de texto rojo. Para ellos utilizaremos una fórmula, que es el propósito deeste ejemplo.Seleccionamos el rango donde evaluaremos la condición y pulsamos en el menú Inicio, grupoEstilos y dentro de este, formato condicional. Elegimos nueva regla y en este cuadro,seleccionamos “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar el formato”. En lalínea de fórmulas escribiremos la expresión correspondiente: =(B32=”D”) donde el signo iguales necesario para indicar a Excel que es una fórmula y lo que se encuentra entre paréntesis, estal fórmula.B32 hace referencia a la columna B fila 33 de la hoja de cálculo actual. La fórmula se lee: “lacelda B32 es igual a “D”. esta fórmula devolverá un valor verdadero si es cierto y falso en casocontrario. En este caso devolverá Falso pues el valor de esa celda es “L”.Hemos de tener cuidado con la referencia a las celdas. Tal y como está escrito, B32 es unareferencia relativa. Si copiamos la fórmula a la celda contigua, el valor se habrá modificado por(C32=”D”), que en este caso contiene el valor “M” y el resultado de la evaluación falso, pero sicopiamos la formula a la celda inmediatamente inferior, el valor se habrá modificado a(B32=”D”), que no es una celda que queramos evaluar y que además está vacía. Para que Excel sepa que celdas evaluar, le diremos como tiene que referenciar las celdas. Si le decimos =(B$32=”D”) lo que le decimos es que si copiamos la formula por la derecha, por cada celda que nos movamos a la derecha B se convertirá sucesivamente en C, D, E…pero la fila 33, al tener el signo “$” delante, permanecerá invariante, por lo que Excel soloevaluará los datos de la fila 32. Si pruebas a cambiar en el calendario cualquier día de lasemana por “D”, verás como toda la columna se reescribe en color rojo “D”.En el menú de formato condicional, vemos que además hay otras opciones; resaltar reglas deceldas, reglas superiores e inferiores y escalas de color, ya las hemos analizado en másprofundidad de la que muestran estas opciones, que lo son simplificadas.Tenemos sin embargo las barras de datos y los conjuntos de iconos que conviene echar unvistazo.Para ser sincero, no se si estos últimos formatos pueden trabajar con datos alfanuméricos. Pormás que he mirado no encuentro ninguna indicación al respecto. Lo que si que se es que paradatos numéricos es extraordinariamente rápido y visual.Vamos a ver un ejemplo de cómo utilizar cada una de estas opciones. 6Fco. Javier fernandez Castelo 18 de marzo de 2012
    • Tomaremos como ejemplo el ranking de la imagen. En primer lugar veremos como clasificar losvalores mediante Barras de datos.Seleccionamos el rango de valores y pulsamos formato condicional – Barra de datos. Vemosque se despliega un submenú con las diferentes opciones de barras (diferentes colores) que sepueden aplicar. A medida que pasamos el ratón sobre cada opción, podemos ver el resultadopreliminar en la misma lista de datos a formatear. Pulsando sobre la opción elegida, laselección se formatea definitivamente.En el caso de aplicar conjuntos de iconos, los pasos a seguir son similares. En esta ocasiónseleccionamos el rango “mayores ingresos” y de igual forma, pulsamos sobre Formatocondicional- Conjuntos de iconos. También en esta ocasión se despliega un submenú con las opciones disponibles. Para el ejemplo, vamos a escoger 5 flechas (de color). De esta manera podemos ver los datos de una forma 7Fco. Javier fernandez Castelo 18 de marzo de 2012
    • rápida y precisa utilizando para ello el diseño o formato que mejor se amolde a nuestrasnecesidades en cada momento.Por último, todas estas opciones tienen propiedades que modificar en el administrador dereglas. 8Fco. Javier fernandez Castelo 18 de marzo de 2012