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Project management
 

Project management

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    Project management Project management Document Transcript

    • PROJECT MANAGEMENT: es el conjunto de. Conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades a realizar, Para satisfacer los requerimientos del Proyecto.<br />STAKEHOLDER: personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto.<br />Ciclo de vida de Proyectos: Concepción, Desarrollo, Implementación, Cierre.<br />FASE I Concepción: Establecer objetivos, Investigar, Estudiar alternativa, Establecer criterios, Estimar programa, Desarrollar Presupuesto Preliminar, Aprobación.<br />FASE II Desarrollo:<br />Plan de Recursos<br />Personal, Materiales, Equipos, Fondos<br />Plan General<br />Alcance, Tiempos, Costos, Especificaciones, Riesgos <br />FASE III Implementación: Organización, Comunicación, Liderazgo del Proyecto, Motivación, Tomar decisiones, Resolver problemas, Monitoreo, Acción Correctiva.<br />FASE IV Cierre: Negociar desactivación, Reducción progresiva equipos proyecto, Evaluación Final, Lecciones aprendidas.<br />Recursos del Proyecto: Equipos, Personas, Fondos, Edificios y Terrenos, Información y Tecnología, Materiales.<br />Requerimientos del Cliente: Tiempos, Costos, Resultados / Tecnología.<br />ETAPA 1 Nacimiento de la idea del proyecto: el "cliente o promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por medios informáticos<br />ETAPA 2 Estudio de oportunidad: el estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los plazos y costes previstos y los medios a emplear.<br />ETAPA 3 Estudio detallado: el jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los técnicos de su equipo, el contenido del proyecto, su análisis funcional,, las cargas de trabajo previstas y la metodología a desarrollar.<br />ETAPA 4 Cuaderno de cargas para informática: A partir del análisis funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes, cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, más concretamente, "pliego de especificaciones<br />ETAPA 5  Análisis orgánico: Los técnicos realizan el análisis orgánico y las especificaciones para programación.<br />ETAPA 6 Programación y pruebas: realiza la programación de la aplicación y las pruebas para programación.<br />ETAPA 7 Recepción provisional: Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepción provisional, dando lugar a los manuales de usuario y de explotación.<br />ETAPA 8  Puesta en marcha: La puesta en marcha de la aplicación es una fase delicada que requiere una estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento.<br />ETAPA 9  Balance de funcionamiento: Después de varios meses de funcionamiento de la aplicación se debe realizar un balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la empresa.<br />ETAPA 10  Auditoria: Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una auditoria de la aplicación que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir modificaciones.<br />Fases que generalmente deberán darse en todo tipo de proyectos: Decisión de acometer el proyecto. Nombramiento del jefe de proyecto. Negociación de objetivos. Preparación. Ejecución. Información. Control. <br />OBJETIVO TRIPLE: Resultado, Coste, Plazo. El objetivo del proyecto es siempre triple. No basta con conseguir uno o dos objetivos, ni hay que dar más importancia a uno o a otro.<br />Las precedencias pueden ser de tres tipos: <br />Técnicas (ejemplo: los cimientos antes que la estructura). <br />Procedimentales: determinadas por la política y procedimientos de la organización (p.ej. el plan de calidad antes que el diseño detallado) <br />Impuestas:– por los recursos (p.ej. vacaciones del personal)– por la administración (p.ej el estudio de impacto ambiental antes que la ejecución de la obra)– por el contexto (climatología, otros proyectos...). <br />Datos para la estimación de duraciones <br />Los recursos asignados a la actividad; <br />la capacidad (productividad) de dichos recursos; <br />Información histórica: proyectos anteriores similares, bases de datos comerciales, conocimientos y experiencia del equipo de proyecto.<br />Técnicas para la estimación de duración de actividades: <br />Asesoría especializada, basada en experiencia en la gestión de proyectos en el sector. <br />Estimación por analogía, basada en información histórica de duraciones reales de actividades anteriores similares. <br />Simulación:– Cálculo de múltiples duraciones basadas en distintas hipótesis.– Monte Carlo: definida una distribución de probabilidad para cada actividad se calcula la distribución de probabilidad para el proyecto completo. <br />La definición y asignación de recursos implica de hecho prever tres elementos:<br />Qué tipo de recursos se van a usar; <br />En qué cantidad; <br />Durante cuánto tiempo. <br />Herramientas y Técnicas para el Desarrollo de la Programación:<br />Análisis matemático. El análisis matemático requiere calcular las fechas teóricas tempranas y tardías para todas las actividades sin tener en cuenta cualquier limitación de recursos disponibles. <br />Método de la Ruta Crítica (CPM) — calcula un solo juego determinístico de fechas tempranas y tardías de comienzo y finalización para cada actividad, basada en una lógica de red secuencial y solo una duración. <br />Método de Evaluación y Revisión Gráfica (GERT) — permite el tratamiento probabilístico de tanto la red de lógica como de la estimación de las duraciones de las actividades (i.e., algunas actividades pueden no ser ejecutadas, algunas pueden ser ejecutadas algunas veces, y otras pueden ser ejecutadas varias veces). <br />Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT) — usa lógica secuencial de red y una distribución por pesos para la duración de las actividades para calcular la duración del proyecto. Aunque existen algunas diferencias superficiales, PERT se diferencia de CPM en que PERT usa la media de la distribución (el valor esperado) en lugar del el valor más probable usado originalmente en CPM. PERT se usa poco hoy día aunque muchas veces se usan estimados que se asemejan a PERT en cálculos de CPM.<br />Heurísticas de nivelación de recursos. El análisis matemático muchas veces produce una programación preliminar que requiere más recursos durante ciertos periodos de tiempo de los que hay disponibles, o que requiere cambios en los niveles de recursos que no son manejables. <br />Software de administración de proyectos. El software de administración de proyectos es de uso común para asistir en el desarrollo de la programación del proyecto. <br />Salidas del Desarrollo de la Programación <br />Programación del proyecto. La programación del proyecto incluye al menos fechas de inicio y de terminación planeadas para cada detalle de actividad.<br />Diagramas de red de proyecto, mas información de fechas. Estas gráficas muestran usualmente tanto la lógica del proyecto como las actividades de su ruta crítica <br />Gráficas de barras, que también se conocen como diagramas de Gant, muestran tanto las fechas de comienzo como de terminación de las actividades y sus duraciones esperadas, pero no muestran sus dependencias.<br />Gráficas de hitos o mojones, son similares a las gráficas de barras, pero identifican los comienzos o terminaciones programadas de las principales entregas e interfaces externas claves del proyecto. <br />Diagramas de red de proyectos en escalas de tiempo son una mezcla de los diagramas de red del proyecto y de los diagramas de barras de una manera tal que muestran la lógica del proyecto, las duraciones de las actividades, y la información de la programación.<br />Procesos de Administración de Proyectos: La administración de proyectos es una tarea integrada - una acción, o falta de toma de acción, en un área usualmente afectará otras áreas. <br />La administración de proyectos exitosa requiere administrar activamente estas interacciones.<br />Procesos de Proyecto: Los proyectos están compuestos de procesos. Un proceso es "una serie de acciones que tiene como consecuencia un resultado".<br />Los procesos de administración de proyectos se preocupan principalmente con describir y organizar el trabajo del proyecto. <br />Los procesos orientados al producto se preocupan principalmente con especificar y crear el producto del proyecto. <br />Procesos de Grupo: Los procesos de administración de proyecto se pueden organizar en cinco grupos de uno o más procesos cada uno:<br />Procesos inicializadores — reconoce que un proyecto o fase deben comenzar y se comprometen a eso. <br />Procesos de planeación — desarrollar y mantener un esquema trabajable para completar la necesidad del negocio para el cual el proyecto fue desarrollado. <br />Procesos de ejecución — coordinar a las personas y otros recursos para desarrollar el plan. <br />Procesos controladores — aseguran que los objetivos del proyecto sean cumplidos a través del monitoreo y medición de avance y tomar acción correctiva cuando sea necesario. <br />Procesos de cierre — formalizan la aceptación del proyecto o fase y los llevan a una terminación ordenada.<br />Proceso de Planificación: La planeación es de gran importancia para el proyecto porque el proyecto involucra hacer cosas que no se han hecho antes. <br />Procesos de Núcleo. Algunos procesos de planeación tienen claras dependencias que requieren que sean ejecutados de la misma manera en la mayoría de los proyectos. Estos procesos de planeación de núcleo pueden ser iterados varias veces durante una o cualquier fase de un proyecto. Estos incluyen:<br />Planeación de Alcance — desarrollar un alcance escrito como la base para decisiones futuras del proyecto. <br />Definición del Alcance — subdividir los paquetes de entrega de un proyecto en componentes más pequeños y más manejables. <br />Definición de Actividades — identificar las actividades específicas que deben de ser ejecutadas para producir los diferentes paquetes del proyecto. <br />Secuencias de Actividades — identificar y documentar las dependencias entre actividades. <br />Estimación de la Duración de la Actividad — estimar el número de períodos de trabajo que se requieren para completar las actividades individuales. <br />Desarrollo de la programación — analizar las secuencias de actividades, duraciones de actividades, y requerimientos de recursos para crear la programación del proyecto. <br />Planeación de Recursos — determinar que recursos (personas, equipos, materiales) y en que cantidades se deben usar para ejecutar las actividades del proyecto. <br />Estimación de Costos — desarrollar una aproximación (estimación) de los costos de los recursos que se requieren para completar las actividades del proyecto. <br />Presupuestación de Costos — distribuir el estimativo de costos global a los ítems individuales de trabajo. <br />Desarrollo de Plan de Proyecto — tomar los resultados de otros procesos de planeación y colocarlos en un documento consistente y coherente.<br />Procesos Facilitadores. La interacciones entre los otros procesos de planeación dependen más de la naturaleza del proyecto. Aunque estos procesos facilitadores son ejecutados intermitentemente en la medida que lo necesite la planeación del proyecto, no son opcionales. Ellos incluyen:<br />Planeación de la Calidad — identificar cual es el estándar de la calidad que es relevante al proyecto y determinar como satisfacerlo. <br />Planeación Organizacional — identificar, documentar, asignar roles de proyecto, responsabilidades, y relaciones para los reportes. <br />Adquisición del Staff — conseguir los recursos humanos y asignarlos al trabajo del proyecto. <br />Planeación de las Comunicaciones — determinar que información y comunicaciones se necesitan para los partidos interesados: Quien necesita que información, cuando la van a necesitar, y de qué manera se les va a dar. <br />Identificación del Riesgo — determinar que riesgos tendrán posibilidad de afectar el proyecto y documentar las características de cada uno. <br />Cuantificación del Riesgo — evalúa el riesgo y las interacciones del riesgo para cuantificar el rango de posibles resultados del proyecto. <br />Desarrollo de Respuesta al Riesgo — definir pasos constructivos para dar respuesta a oportunidades o respuestas a amenazas. <br />Planeación de la procuración — determinar que comprar y cuanto. <br />Planeación de Solicitación — documentar requerimientos de producto e identificar posibles proveedores.<br />Procesos de Ejecución <br />Los procesos de ejecución incluyen procesos de núcleo y procesos facilitadores <br />Plan de Ejecución del Proyecto — llevar a cabo el plan del proyecto al ejecutar las actividades incluidas. <br />Verificación del Alcance — formalizar la aceptación del alcance del proyecto. <br />Aseguranza de la Calidad — evaluar la totalidad de la ejecución del proyecto sobre una base regular para proveer la confianza de que el proyecto va a satisfacer los estándar de calidad relevantes. <br />Desarrollo del Equipo — desarrollar habilidades individuales o de grupo para mejorar la ejecución del proyecto. <br />Distribución de la información — hacer que la información solicitada sea disponible para los partidos interesados de manera oportuna. <br />Solicitación — obtener cotizaciones, pliegos, ofertas, u ofertas de manera apropiada. <br />Selección de Fuentes — el proceso de escogencia entre proveedores potenciales. <br />ETAPAS DE UN PROYECTO<br />La idea de proyecto: Que consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseño del proyecto.<br />Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir teniendo como indicador principal el objetivo a lograr.<br />Ejecución: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.<br />Evaluación. Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados<br />Todo proyecto tiene TRES grandes etapas o fases<br />FASE de PLANIFICACIÓN: Se trata de establecer como el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, la planificación temporal y el coste. <br />FASE de EJECUCION : Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate<br />FASE de ENTREGA o PUESTA en MARCHA : Partiendo de que todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo determinado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones que en su momento fueron aprobadas. <br />FASE de INICIACIÓN: Contiene la definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución.<br />FASE de CONTROL: Monitorización del trabajo realizado analizando de cómo el proceso difiere de lo planificado e indicando las acciones correctoras necesarias.<br />FACETAS DE UN PROYECTO: Todo proyecto tiene tres facetas o aspectos diferentes, que es necesario armonizar.<br />DIMENSIÓN TÉCNICA: es necesario aplicar los conocimientos específicos de cada área de trabajo, cumpliendo con una forma de trabajar y unos requisitos que cada profesión impone. <br />DIMENSIÓN HUMANA: Un proyecto es un complejo entramado de relaciones personales, donde se dan cita un gran número de intereses a veces contrapuestos. <br />VARIABLE GESTIÓN: Con este término adoptado por Octave Gelinier, se hace referencia a algo que a veces se menosprecia porque no es tan espectacular o visible como otros elementos, pero, es el catalizador que permite que el resto de los elementos se comporten adecuadamente. <br />ELEMENTOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL<br />- etapas del proyecto- la oferta- los objetivos- ciclo de vida- identificación y descripción de actividades- los recursos- plazos y costes- técnicas de programación de actividades- la toma de decisiones<br />LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS<br />- el equipo de trabajo- perfiles y estructura- conflictos<br /> EL JEFE DE PROYECTO<br />