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¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Clasificación Archivística La    Clasificación en entornos electrónicos...
¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Clasificación Archivística Los Cuadros de Clasificación que se utilizan...
¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Evaluación documental  e-EMGDE, 2012              DTA, 1995“Determinació...
¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Evaluación documental Los documentos en papel y los documentos electrón...
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¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental?   Tampoco es tan sencillo adaptar los    procesos archivísticos a la Nu...
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Gestión integral de los archivos Adopción   en los archivos de la  Teorías de Gestión Integral de las  organizaciones Po...
Gestión integral de los archivosLos archivos:  – Tienen objetivos específicos  – Tienen una misión y una estrategia  – Ti...
Gestión integral de los archivos   Los archivos deben orientarse hacia los    objetivos y estrategias que desea la    org...
Gestión integral de los archivos Para cumplir con sus fines, los archivos desarrollan procesos:  – Procesos archivísticos...
Gestión integral de los archivos Diseñarun mapa integral de los procesos en función de:  – Los objetivos que se desean cu...
Gestión integral de los archivos Definir todos los procesos, se puede configurar un sistema de gestión integral:  – Actua...
Gestión integral de los archivos Definir        todos los procesos de esta forma, permite planificar objetivos y desarrol...
Gestión integral de los archivos La Gestión por procesos es un Principio Fundamental de la Filosofía de la Gestión de la ...
Gestión integral de los archivos LaGestión por procesos en los Archivos es una realidad:  – ISO 15489: Sistemas de gestió...
Conclusiones Porsus características propias, los archivos deberían participar en:  – La planificación y desarrollo de los...
Conclusiones Para  que esta participación sea efectiva, los archivos debemos:  – Colaborar con los demás agentes  – Ser u...
Conclusiones Para  que esta participación sea efectiva, también debemos:  – Ser competentes en la gestión    ordinaria de...
XXIV Congreso Archivístico Nacional    Costa Rica. 2012, julio, 26-27   MUCHAS GRACIAS POR SU         ATENCIÓN      javier...
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Nuevas tendencias archivísticas al servicio de la transparencia en un gobierno digital

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Nuevas tendencias archivísticas al servicio de la transparencia en un gobierno digital

  1. 1. Nuevas tendencias archivísticas al servicio de la transparencia en un gobierno digitalXXIV Congreso Archivístico Nacional“El buen gobierno y los archivos” Javier Requejo ZalamaCoordinador de Gestión de Calidad de los Archivos Estatales San José, Costa Rica 27 de julio de 2012
  2. 2. Archivos en la Nueva Administración Factor relevante: – En la implantación y desarrollo de la Administración electrónica – En la Transparencia y acceso a las Administraciones Adaptación del tradicional modelo de gestión documental
  3. 3. Archivos en la Nueva Administración Archivos: Instituciones donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden documentos para la gestión, investigación y cultura.Los documentos son creados o recibidos por las Administraciones públicas en el ejercicio de sus competencias.
  4. 4. Archivos en la Nueva Administración Archivos: – Actores relevantes para mantener las garantías y los derechos derivados de las actuaciones administrativas reflejadas en los documentos
  5. 5. Archivos en la Nueva Administración Siglo XXI: Cambios trascendentales – Adaptación a los cambios sociales: La “Sociedad de la Información”. – Revolución tecnológica  Nuevas formas comunicación
  6. 6. Archivos en la Nueva Administración Principal consecuencia de la revolución tecnológica en la Administración: Surgen nuevas formas de comunicación con los ciudadanos
  7. 7. Archivos en la Nueva Administración Antes: La comunicación de la Administración era “Transferir información por escrito en soportes físicos (documentos)” Ahora: La comunicación consiste en “Crear información sin importar el soporte en el que se transfiere”.
  8. 8. Archivos en la Nueva Administración Nueva forma de comunicación de la Administración que no precisa soportes tradicionales: – Administración electrónica – Gobiernos digitales – Electronic Government
  9. 9. Archivos en la Nueva Administración Surge también la necesidad controlar a las Administraciones: – Análisis de la capacidad de los líderes – Aprovechamiento eficaz de los recursos – Cumplimiento de objetivos previstos
  10. 10. Archivos en la Nueva Administración Nuevas formas de controlar las actuaciones de la Administración: – Iniciativas de Gobiernos Abiertos – Buen Gobierno – Administraciones transparentes – Acceso a la Información pública
  11. 11. Archivos en la Nueva Administración LaAdministración accesible debe convivir con la seguridad de datos en poder de la Administración: – Información de riesgo para la defensa y seguridad – Datos que afectan a la intimidad y al honor de las personas
  12. 12. Archivos en la Nueva AdministraciónAdministración Nuevas infraestructurasElectrónica Nuevas herramientasAdministraciónTransparente Nuevos conocimientos Nueva Administración
  13. 13. Archivos en la Nueva Administración Nueva AdministraciónSi los Archivos son una de las partes fundamentales de la Administración,Archivos = Ejes principalesde la Nueva Administración
  14. 14. ¿Es válido el actual Modelo deGestión documental? Convertir a los archivos en un eje de la Nueva Administración no es sencillo. – Ante este hecho, los archivos pueden sentirse “desbordados”.
  15. 15. ¿Es válido el actual Modelo deGestión documental? Falta de recursos humanos y económicos para afrontar los nuevos retos. Otros agentes implicados pueden definir y desarrollar el nuevo modelo administrativo.
  16. 16. ¿Es válido el actual Modelo deGestión documental? Debemos poner a prueba el modelo tradicional de gestión documental: – Es eficaz con la documentación administrativa ordinaria – ¿Sigue siendo eficaz con la nueva documentación administrativa?
  17. 17. ¿Es válido el actual Modelo deGestión documental? LaNueva Administración se puede beneficiar del modelo de gestión documental propio de los archivos. – Los demás agentes implicados deben ser conscientes de ello
  18. 18. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Clasificación Archivística e-EMGDE, 2012 DTA, 1995“Codificación por “Establecercategorías que categorías y grupospermite gestionar que reflejen latodas las entidades estructurade un sistema de jerárquica de ungestión documental” fondo”
  19. 19. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Clasificación Archivística La Clasificación en entornos electrónicos es, en realidad, la clasificación funcional de la Teoría Archivística. – Establece categorías para gestionar documentos.
  20. 20. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Clasificación Archivística Los Cuadros de Clasificación que se utilizan en los archivos:  Diseñados para gestionar la documentación en papel  100% aplicables a los entornos electrónicos o mixtos.
  21. 21. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Evaluación documental e-EMGDE, 2012 DTA, 1995“Determinación de “Determinar valoreslos valores y plazos de los documentosa los que los fijando plazos dedocumentos están transferencia,sometidos a lo largo conservación ode su ciclo de vida” eliminación”
  22. 22. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Evaluación documental Los documentos en papel y los documentos electrónicos deberían seguir el mismo patrón de valores y plazos de tiempo. Una misma serie documental puede existir en soporte papel y en formato electrónico
  23. 23. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Eliminación documental Asociado al proceso de Evaluación documental: – Cuando la Evaluación lo dictamina, se pueden eliminar documentos. – Los documentos electrónicos se eliminan según el mismo esquema (bajo la misma autorización)
  24. 24. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Descripción documental Proceso ampliamente analizado y normalizado por los Archivos. – En los entornos electrónicos sigue siendo un proceso básico. – “ASIGNACIÓN DE METADATOS” – Diversos modos de asignación
  25. 25. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Descripción documental Descripción = Clave para la gestión, tratamiento, conservación y utilidad para los usuarios del sistema.
  26. 26. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Acceso y seguridad Acceso a la documentación: – Proceso trascendental para permitir la Transparencia en las Administraciones. – Debe compaginarse con la necesidad de garantizar la seguridad de los documentos y su información.
  27. 27. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Acceso y seguridad Caso español: El Acceso se ha mantenido vinculado al Proceso de Evaluación documental. – Análisis del acceso a nivel de series. – Mismo organismo encargado de evaluar los plazos de conservación y de acceso.
  28. 28. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Acceso y seguridad En última instancia, el análisis de acceso quedaba en manos de los gestores documentales y de su conocimiento de la legislación (análisis subjetivos para acceder a los documentos)
  29. 29. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Acceso y seguridad LaTransparencia administrativa reconfigura este proceso – Publicidad: Desarrollo activo de la Administración para difundir su información – Acceso: Desarrollo pasivo para permitir la difusión de información
  30. 30. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Acceso y seguridad Elacceso se convierte en un eje básico de la Transparencia de las Administraciones – Debe convertirse en un proceso activo y plenamente funcional desde el principio del ciclo de vida de los documentos.
  31. 31. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Las experiencias, estudios y análisis archivísticos ofrecen una respuesta a posibles cuestiones surgidas en los nuevos marcos administrativos: – Interoperabilidad y e-Administración – Transparencia y accesibilidad
  32. 32. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Hecho: Muchos Archivos no han participado en el desarrollo e implementación de los nuevos marcos administrativos en sus organizaciones. ¿Por qué?
  33. 33. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? ¿Falta de medios para hacerlo? ¿Desconocimiento por parte del resto de implicados ? ¿Falta de interés por los propios Archivos?
  34. 34. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Tampoco es tan sencillo adaptar los procesos archivísticos a la Nueva Administración. Se requiere: – Planificación integral de las actuaciones del archivo – Reconfiguración de los procesos tradicionales
  35. 35. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Ejemplos de reconfiguración de los procesos archivísticos tradicionales: – La Evaluación se debería hacer antes de crear un solo documento. – En muchos casos, tal vez sólo se pueda hacer la correcta descripción de los documentos antes de crearlos.
  36. 36. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Ejemplos de reconfiguración de los procesos archivísticos tradicionales: – La Evaluación se debería hacer antes de crear los documentos (si los esquemas electrónicos no admiten la inclusión de metadatos con validez jurídica a posteriori).
  37. 37. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Ejemplos de reconfiguración de los procesos archivísticos tradicionales: – La Descripción Archivística deberá moldearse a los Esquemas de Metadatos que se establezcan en los Marcos de Interoperabilidad de las Administraciones electrónicas
  38. 38. ¿Es válido el actual Modelo de Gestióndocumental? Ejemplos de reconfiguración de los procesos archivísticos tradicionales: – En materia de Transparencia, debe darse prioridad total a la regulación de acceso a los documentos que puedan ser objeto de consulta.
  39. 39. Gestión integral de los archivos Adopción en los archivos de la Teorías de Gestión Integral de las organizaciones Posible medio de adaptación de los archivos a los nuevos entornos
  40. 40. Gestión integral de los archivosLos archivos: – Tienen objetivos específicos – Tienen una misión y una estrategia – Tienen unas funcionesPero los archivos siempre son parte de otras organizaciones que tienen otros objetivos, otra misión y otras funciones.
  41. 41. Gestión integral de los archivos Los archivos deben orientarse hacia los objetivos y estrategias que desea la organización superior, contribuyendo con: – Sus recursos – Sus funciones específicas – Sus objetivos específicos
  42. 42. Gestión integral de los archivos Para cumplir con sus fines, los archivos desarrollan procesos: – Procesos archivísticos (Operativos) – Procesos administrativos (Soporte) – Procesos directivos (Estratégicos)
  43. 43. Gestión integral de los archivos Diseñarun mapa integral de los procesos en función de: – Los objetivos que se desean cumplir – A quién van dirigidas las actuaciones – Los recursos disponibles – Las directrices existentes
  44. 44. Gestión integral de los archivos Definir todos los procesos, se puede configurar un sistema de gestión integral: – Actualizado – Sometido a revisiones
  45. 45. Gestión integral de los archivos Definir todos los procesos de esta forma, permite planificar objetivos y desarrollar actividades en los archivos: – De forma realista – De forma eficaz y eficiente
  46. 46. Gestión integral de los archivos La Gestión por procesos es un Principio Fundamental de la Filosofía de la Gestión de la Calidad y la Excelencia: – Normas ISO (9.000, 14.000, 20.000) – Modelos EFQM y FUNDIBEQ
  47. 47. Gestión integral de los archivos LaGestión por procesos en los Archivos es una realidad: – ISO 15489: Sistemas de gestión de documentos – ISO 30300-2011: Gestión Integral de las organizaciones basada en la Gestión de sus documentos
  48. 48. Conclusiones Porsus características propias, los archivos deberían participar en: – La planificación y desarrollo de los Gobiernos Digitales – La aplicación de sistemas de acceso a la información y transparencia
  49. 49. Conclusiones Para que esta participación sea efectiva, los archivos debemos: – Colaborar con los demás agentes – Ser unos interlocutores válidos – Responder a las expectativas
  50. 50. Conclusiones Para que esta participación sea efectiva, también debemos: – Ser competentes en la gestión ordinaria de nuestros procesos – Ser capaces de adaptarnos al cambio
  51. 51. XXIV Congreso Archivístico Nacional Costa Rica. 2012, julio, 26-27 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN javier.requejo@mecd.es @javireq

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