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El Censo GuíA De Archivos Para IberoaméRica
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El Censo GuíA De Archivos Para IberoaméRica

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Breve explicación de la tramitación de Acuerdos con América Latina para desarrollar el Censo Guía de Archivos.

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El Censo GuíA De Archivos Para IberoaméRica El Censo GuíA De Archivos Para IberoaméRica Presentation Transcript

  • El Censo-Guía de Archivos para Iberoamérica
    XIX Escuela de Archivos para Iberoamérica
    Javier E. Requejo Zalama
    Jefe de Sección de Información Documental
    Subdirección General de Archivos Estatales
    Ministerio de Cultura. España.
    Madrid. 1 de diciembre de 2009
  • 1. ¿QUÉ ES EL CENSO GUÍA?
    Definiciones clásicas
    1972: “Enumeración de una serie de archivos con relación de sus fondos sin hacer una descripción detallada de los fondos de un solo archivo”
    Diccionario de Terminología Archivística: “Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental, y sobre su accesibilidad”.
  • 1. ¿QUÉ ES EL CENSO GUÍA?
    Definición actual del MCU
    Instrumento de control enfocado a la defensa del Patrimonio Documental.
    Instrumento de difusión básico para el conocimiento de los archivos por parte de la Administración, los ciudadanos y los usuarios.
  • 1. ¿QUÉ ES EL CENSO GUÍA?
    Contenido del Censo Guía
    ¿QUÉ?
    Fondos o colecciones documentales que se custodian en cada archivo o institución
  • 1. ¿QUÉ ES EL CENSO GUÍA?
    Contenido del Censo Guía
    ¿QUIÉN?
    Organismos productores de la documentación custodiada en los archivos o instituciones.
  • 1. ¿QUÉ ES EL CENSO GUÍA?
    Contenido del Censo Guía
    ¿DÓNDE?
    Archivos o instituciones encargadas de la custodia y servicio de documentación
  • 2. ANTECEDENTES
    ESPAÑA. AÑOS 60’s – 70’s
    Objetivo: Elaborar un listín de los archivos españoles.
    Promotores: Antonio Matilla Tascón y Luis Sánchez Belda.
  • 2. ANTECEDENTES. ESPAÑA AÑOS 60’s – 70’s
    • Distribución de archivos por provincias y por localidades.
    Los encargados de cada archivo rellenaban un cuestionario enviado desde la Inspección General de Archivos que los archiveros de las provincias cotejaban y adecuaban a las necesidades de contenido exigidas
    • Nombre de la serie documental.
    • Número de unidades archivonómicas de cada serie.
    • Fechas extremas de cada serie documental.
  • 2. ANTECEDENTES. ESPAÑA AÑOS 60’s – 70’s
    Escasa comprobación y mala distribución de los datos, pero con espíritu de continuidad y actualización.
    Exclusión de los Archivos del Estado.
    Cristalización en publicación de 1972
  • 3. EVOLUCIÓN. Del origen hasta nuestros días…
    AÑOS 70’s - 80’s
    Objetivo: Ampliar y mejorar la información.
    • Primeros intentos de automatización para mejorar su difusión.
    • Mejora de la información recopilada.
    • Ampliación del ámbito de actuación:
    • Dentro y fuera de España.
    • Referencias más allá de los archivos (primeras guías de fuentes)
  • 3.EVOLUCIÓN. Del origen hasta nuestros días…
    AÑOS 90’S
    Objetivo: Implantación de las TIC.
    Desarrollo de nuevas herramientas y aplicaciones.
    Primeras normalizaciones en la descripción de fondos y fuentes.
  • 3. EVOLUCIÓN. Del origen hasta nuestros días…
    SIGLO XXI
    Objetivo: Mejora de la información a disposición del usuario.
    Expansión exponencial por Latinoamérica.
    Aplicaciones en Web.
    Explosión de la normalización archivística - ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH…
    Uso de lenguajes genéricos (HTML, XML) y específicos (EAD, EAC, EAG).
  • 4. EL CENSO GUÍA EN LATINOAMÉRICA
    • Actualmente, es el verdadero motor del Censo Guía.
    • Impulso desde España pero con apoyo necesario desde cada país participante.
    • Fomento del desarrollo archivístico.
    http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/contenido.htm
  • 4.1. EL CENSO GUÍA EN LATINOAMÉRICA
    NECESIDAD DE CONSENSO ENTRE LOS PAÍSES Y LAS AUTORIDADES ARCHIVÍSTICAS.
    Ejecución de los trabajos a través de varias fases con proyectos y acuerdos de cooperación entre países.
    ACUERDOS: Ni Convenios, ni donaciones ¿Por qué?
  • 4.1. EL CENSO GUÍA EN LATINOAMÉRICA
    CONTENIDO DE LOS PROYECTOS
    Desarrollo técnico detallando el trabajo de ejecución del presupuesto.
    Personal encargado del trabajo (coordinador, encuestadores/as…)
    Información necesaria para redactar al Acuerdo entre los firmantes: Documentación acreditativa y capacidad de firma
  • 4.1. EL CENSO GUÍA EN LATINOAMÉRICA
    CONTENIDO DE LOS ACUERDOS
    Identificación de las partes firmantes
    • Por EspañaEl Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas o la persona titular del Ministerio de Cultura (si la firma del acuerdo es de rango superior)
    • Por la otra parteAutoridad archivística o gubernamental competente para firmar acuerdos de cooperación internacional:
    • Ministros/as o Secretarios/as de Estado.
    • Directores de Archivos (con capacidad).
  • 4.1.1. CONTENIDO DE LOS ACUERDOS
    Exposición de argumento y Disposiciones(I):
    • Exponen: El Interés mutuo por realizar el Censo de los archivos y su aportación a la Base de Datos online.
    • Disponen:
    • Objeto y desarrollo del Acuerdo: Según los proyectos presentados.
    • Financiación: Aportación del Presupuesto y condiciones de libramiento.
    • Entrada en vigor: Tras la firma en España y una vez tramitado el libramiento.
    • Vigencia: Fecha límite – 6 meses tras la firma o pago.
    NOVEDAD
  • 4.1.1. CONTENIDO DE LOS ACUERDOS
    Exposición de argumento y Disposiciones(II):
    Interpretaciones, jurisdicción y fueros aplicados: Se interpretará el Acuerdo por CONSENSO. Si no, por la justicia española, del orden Contencioso – administrativo.
    Seguimiento: Presentación de informes técnico y económico al acabar el objeto o su vigencia.
    NOVEDAD
  • 4.1.1. CONTENIDO DE LOS ACUERDOS
    Firmas de las partes
    Primero en Latinoamérica sin fechar.
    Después en España (para cuadrar el libramiento con la última firma)
  • 4.1.2. TRAMITACIÓN DE LOS ACUERDOS
    Conocer el presupuesto disponible.
    Distribuir el presupuesto entre los países colaboradores.
    Si hay conversaciones previas.
    Si hay proyectos a largo plazo.
    Presentar el proyecto al MCU por parte de cada país.
    Presentar datos bancarios para tramitar el pago.
    Comprobar la viabilidad del proyecto y concordancia de datos bancarios.
  • 4.1.2. TRAMITACIÓN DE LOS ACUERDOS
    Para preparar el texto del acuerdo, es obligatorio e igual para todos los acuerdos…
    Informe favorable del Servicio Jurídico del MCU.
    Informe favorable del MAEC.
    Esto convierte a los Acuerdos en “Acuerdos Tipo de compleja tramitación”
  • 4.1.2. TRAMITACIÓN DE LOS ACUERDOS
    Envío del acuerdo al país para que firmen primero.
    Firma del Acuerdo por la autoridad americana y remisión a España para su firma y fecha.
    Envío de un ejemplar firmado al país firmante y otro a Intervención para iniciar el pago.
    Envío de copia del Acuerdo y del Proyecto al CIDA (coordinador técnico de los trabajos y la aplicación web).
  • 4.1.3. SEGUIMIENTO DEL ACUERDO
    SEGUIMIENTO: Principal Novedad cuyo fin principal es mejorar el servicio.
    Antes, los acuerdos (convenios) se firmaban sin prever un seguimiento o control de los datos, lo que provoca:
    Que haya archivos que siguen introduciendo datos con partidas presupuestarias de hace años.
    Que se pierdan los datos (por problemas en la Web o por desacuerdos en la forma de difundir la información).
    Seguimiento conjunto SGAE – CIDA
    Los firmantes deben enviar al finalizar la vigencia informe Técnico y Económico
  • 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA
    PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
    Realizar un listado de instituciones – archivos que custodien documentación.
    Preparar la coordinación con las personas e instituciones que responderán a las tareas del Censo Guía.
  • 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA
    EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO
    Es necesario evaluar a las instituciones candidatas a formar parte del Censo Guía, obteniendo información relevante para decidir su inclusión en los proyectos
    Entrevistar a los centros, institucinoes o archivos seleccionados en el Proyecto por parte del Coordinador.
    Recoger información sobre los instrumentos de descripción que desarrollan o poseen las instituciones candidatas.
  • 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA
    TRAMITACIÓN DEL ACUERDO
    Similar a la tramitación de Convenios No Tipo pero con características comunes en su tramitación que los conviertes en “Acuerdos Tipo”
  • 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA
    PREPARACIÓN DEL TRABAJO DE CAMPO
    Elaborar un calendario de la visitas o trabajos a realizar en cada institución
    De acuerdo a los plazos requeridos para la ejecución del proyecto.
    De acuerdo a la información obtenida en la planificación y evaluación.
  • 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA
    CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
    Formar a los desarrolladores del proyecto por parte del órgano coordinador.
    Si no se ha formado previamente al personal.
    Organizar talleres de trabajo o cursos de formación.
  • 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA
    EJECUCIÓN DEL PROYECTO
    Obtener la información requerida en cada institución según lo estipulado en el Proyecto.
    Recogida a través de cuestionarios o por consultas in situ.
    Recopilación en DB para posterior introducción (a modo de copia de seguridad).
  • 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA
    REVISIÓN
    Revisar la información obtenida por los encuestadores – desarrolladores.
    Comunicar las observaciones encontradas en los datos recogidas para realizar cambios.
  • 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA
    INPUT DE LOS REGISTROS
    Introducir la información recopilada, recogida y corregida en la Aplicación del Censo Guía de Archivos Españoles e Iberoamericanos
  • 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA
    PUBLICACIÓN DE RESULTADOS E INFORME FINAL
    Posibilidad de publicar los resultados obtenidos para fomentar la Difusión.
    Elaboración de informe técnico y económico de resultados.
  • 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO
    POR LA NORMALIZACIÓN TOTAL
    ISAD (G)
    ISAAR (CPF)
    ISDIAH
    EAD
    EAC
    EAG
  • Fondo
    Productor
    Productor
    Fondo
    Productor
    Fondo
    Productor
    Fondo
    Productor
    Colección
    Productor
    5. PERSPECTIVAS DE FUTURO
    ISAD (G)
    EAD DTD
    ISDIAH
    EAG DTD
    ISAAR (CPF)
    EAC DTD
    ÓRGANOS
    QUE
    CONSERVAN
    Ó
    CUSTODIAN
    ARCHIVOS
    Documento
  • 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO
    ISDIAH
    EAG
    ISAD (G) EAD
    ISAAR (CPF) EAC
  • 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO
    INFLUJO DE LA DIPLOMACIA
    Necesidad de directrices desde Asuntos Exteriores.
    Posibilidad de romper proyectos o Acuerdos por asuntos ajenos a los Archivos.
    NECESIDAD DE CONSENSO. No sólo entre archivos sino también entre países.
  • 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO
    LA COYUNTURA ECONÓMICA Y EL CENSO GUÍA
    ¿Influjo del Recorte de gastos?
    Imagen del beneficio tangible para dar continuidad a los proyectos
  • 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO
    GRANDES PROGRESOS
    Proyectos muy exitosos en Latinoamérica
    Se ha convertido en un modelo a seguir
  • 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO
    GRANDES PROGRESOS
    Visión retrospectiva del Censo Guía