Breve explicación de la tramitación de Acuerdos con América Latina para desarrollar el Censo Guía de Archivos.

1. El Censo-Guía de Archivos para Iberoamérica XIX Escuela de Archivos para Iberoamérica Javier E. Requejo Zalama Jefe de Sección de Información Documental Subdirección General de Archivos Estatales Ministerio de Cultura. España. Madrid. 1 de diciembre de 2009

2. 1. ¿QUÉ ES EL CENSO GUÍA? Definiciones clásicas 1972: “Enumeración de una serie de archivos con relación de sus fondos sin hacer una descripción detallada de los fondos de un solo archivo” Diccionario de Terminología Archivística: “Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental, y sobre su accesibilidad”.

3. 1. ¿QUÉ ES EL CENSO GUÍA? Definición actual del MCU Instrumento de control enfocado a la defensa del Patrimonio Documental. Instrumento de difusión básico para el conocimiento de los archivos por parte de la Administración, los ciudadanos y los usuarios.

4. 1. ¿QUÉ ES EL CENSO GUÍA? Contenido del Censo Guía ¿QUÉ? Fondos o colecciones documentales que se custodian en cada archivo o institución

5. 1. ¿QUÉ ES EL CENSO GUÍA? Contenido del Censo Guía ¿QUIÉN? Organismos productores de la documentación custodiada en los archivos o instituciones.

6. 1. ¿QUÉ ES EL CENSO GUÍA? Contenido del Censo Guía ¿DÓNDE? Archivos o instituciones encargadas de la custodia y servicio de documentación

7. 2. ANTECEDENTES ESPAÑA. AÑOS 60’s – 70’s Objetivo: Elaborar un listín de los archivos españoles. Promotores: Antonio Matilla Tascón y Luis Sánchez Belda.

9. Número de unidades archivonómicas de cada serie.

12. Mejora de la información recopilada.

13. Ampliación del ámbito de actuación:

14. Dentro y fuera de España.

16. 3. EVOLUCIÓN. Del origen hasta nuestros días… SIGLO XXI Objetivo: Mejora de la información a disposición del usuario. Expansión exponencial por Latinoamérica. Aplicaciones en Web. Explosión de la normalización archivística - ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH… Uso de lenguajes genéricos (HTML, XML) y específicos (EAD, EAC, EAG).

18. Impulso desde España pero con apoyo necesario desde cada país participante.

19. Fomento del desarrollo archivístico.http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/contenido.htm

21. 4.1. EL CENSO GUÍA EN LATINOAMÉRICA NECESIDAD DE CONSENSO ENTRE LOS PAÍSES Y LAS AUTORIDADES ARCHIVÍSTICAS. Ejecución de los trabajos a través de varias fases con proyectos y acuerdos de cooperación entre países. ACUERDOS: Ni Convenios, ni donaciones ¿Por qué?

22. 4.1. EL CENSO GUÍA EN LATINOAMÉRICA CONTENIDO DE LOS PROYECTOS Desarrollo técnico detallando el trabajo de ejecución del presupuesto. Personal encargado del trabajo (coordinador, encuestadores/as…) Información necesaria para redactar al Acuerdo entre los firmantes: Documentación acreditativa y capacidad de firma

24. Por la otra parteAutoridad archivística o gubernamental competente para firmar acuerdos de cooperación internacional:

25. Ministros/as o Secretarios/as de Estado.

27. Disponen:

28. Objeto y desarrollo del Acuerdo: Según los proyectos presentados.

29. Financiación: Aportación del Presupuesto y condiciones de libramiento.

30. Entrada en vigor: Tras la firma en España y una vez tramitado el libramiento.

31. Vigencia: Fecha límite – 6 meses tras la firma o pago. NOVEDAD

32. 4.1.1. CONTENIDO DE LOS ACUERDOS Exposición de argumento y Disposiciones(II): Interpretaciones, jurisdicción y fueros aplicados: Se interpretará el Acuerdo por CONSENSO. Si no, por la justicia española, del orden Contencioso – administrativo. Seguimiento: Presentación de informes técnico y económico al acabar el objeto o su vigencia. NOVEDAD

33. 4.1.1. CONTENIDO DE LOS ACUERDOS Firmas de las partes Primero en Latinoamérica sin fechar. Después en España (para cuadrar el libramiento con la última firma)

34. 4.1.2. TRAMITACIÓN DE LOS ACUERDOS Conocer el presupuesto disponible. Distribuir el presupuesto entre los países colaboradores. Si hay conversaciones previas. Si hay proyectos a largo plazo. Presentar el proyecto al MCU por parte de cada país. Presentar datos bancarios para tramitar el pago. Comprobar la viabilidad del proyecto y concordancia de datos bancarios.

35. 4.1.2. TRAMITACIÓN DE LOS ACUERDOS Para preparar el texto del acuerdo, es obligatorio e igual para todos los acuerdos… Informe favorable del Servicio Jurídico del MCU. Informe favorable del MAEC. Esto convierte a los Acuerdos en “Acuerdos Tipo de compleja tramitación”

36. 4.1.2. TRAMITACIÓN DE LOS ACUERDOS Envío del acuerdo al país para que firmen primero. Firma del Acuerdo por la autoridad americana y remisión a España para su firma y fecha. Envío de un ejemplar firmado al país firmante y otro a Intervención para iniciar el pago. Envío de copia del Acuerdo y del Proyecto al CIDA (coordinador técnico de los trabajos y la aplicación web).

37. 4.1.3. SEGUIMIENTO DEL ACUERDO SEGUIMIENTO: Principal Novedad cuyo fin principal es mejorar el servicio. Antes, los acuerdos (convenios) se firmaban sin prever un seguimiento o control de los datos, lo que provoca: Que haya archivos que siguen introduciendo datos con partidas presupuestarias de hace años. Que se pierdan los datos (por problemas en la Web o por desacuerdos en la forma de difundir la información). Seguimiento conjunto SGAE – CIDA Los firmantes deben enviar al finalizar la vigencia informe Técnico y Económico

38. 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO Realizar un listado de instituciones – archivos que custodien documentación. Preparar la coordinación con las personas e instituciones que responderán a las tareas del Censo Guía.

39. 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO Es necesario evaluar a las instituciones candidatas a formar parte del Censo Guía, obteniendo información relevante para decidir su inclusión en los proyectos Entrevistar a los centros, institucinoes o archivos seleccionados en el Proyecto por parte del Coordinador. Recoger información sobre los instrumentos de descripción que desarrollan o poseen las instituciones candidatas.

40. 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA TRAMITACIÓN DEL ACUERDO Similar a la tramitación de Convenios No Tipo pero con características comunes en su tramitación que los conviertes en “Acuerdos Tipo”

41. 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA PREPARACIÓN DEL TRABAJO DE CAMPO Elaborar un calendario de la visitas o trabajos a realizar en cada institución De acuerdo a los plazos requeridos para la ejecución del proyecto. De acuerdo a la información obtenida en la planificación y evaluación.

42. 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL Formar a los desarrolladores del proyecto por parte del órgano coordinador. Si no se ha formado previamente al personal. Organizar talleres de trabajo o cursos de formación.

43. 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA EJECUCIÓN DEL PROYECTO Obtener la información requerida en cada institución según lo estipulado en el Proyecto. Recogida a través de cuestionarios o por consultas in situ. Recopilación en DB para posterior introducción (a modo de copia de seguridad).

44. 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA REVISIÓN Revisar la información obtenida por los encuestadores – desarrolladores. Comunicar las observaciones encontradas en los datos recogidas para realizar cambios.

45. 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA INPUT DE LOS REGISTROS Introducir la información recopilada, recogida y corregida en la Aplicación del Censo Guía de Archivos Españoles e Iberoamericanos

46. 4.2. TRABAJO EN LATINOAMÉRICA PUBLICACIÓN DE RESULTADOS E INFORME FINAL Posibilidad de publicar los resultados obtenidos para fomentar la Difusión. Elaboración de informe técnico y económico de resultados.

47. 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO POR LA NORMALIZACIÓN TOTAL ISAD (G) ISAAR (CPF) ISDIAH EAD EAC EAG

48. Fondo Productor Productor Fondo Productor Fondo Productor Fondo Productor Colección Productor 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO ISAD (G) EAD DTD ISDIAH EAG DTD ISAAR (CPF) EAC DTD ÓRGANOS QUE CONSERVAN Ó CUSTODIAN ARCHIVOS Documento

49. 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO ISDIAH EAG ISAD (G) EAD ISAAR (CPF) EAC

50. 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO INFLUJO DE LA DIPLOMACIA Necesidad de directrices desde Asuntos Exteriores. Posibilidad de romper proyectos o Acuerdos por asuntos ajenos a los Archivos. NECESIDAD DE CONSENSO. No sólo entre archivos sino también entre países.

51. 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO LA COYUNTURA ECONÓMICA Y EL CENSO GUÍA ¿Influjo del Recorte de gastos? Imagen del beneficio tangible para dar continuidad a los proyectos

52. 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO GRANDES PROGRESOS Proyectos muy exitosos en Latinoamérica Se ha convertido en un modelo a seguir

53. 5. PERSPECTIVAS DE FUTURO GRANDES PROGRESOS Visión retrospectiva del Censo Guía