Apuracão de Custos e Inventários

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Palestra sobre custos e inventários ministrada na Faculdade Zumbi dos Palmares em maio de 2009

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Apuracão de Custos e Inventários

  1. 1. Apuração de Custos e Inventários Consultor de Varejo - Jairo Dias Santos Maio 2009
  2. 2. Objetivo do encontro Apresentar e possibilitar entendimento sobre os principais conceitos que norteiam o trabalho do setor responsável pela apuração do cmv, quebras e inventários, nas empresas varejistas de qualquer seguimento.
  3. 3. Agenda <ul><li>Definição de Quebra Contábil; </li></ul><ul><li>A dimensão dos estoques no varejo; </li></ul><ul><li>O desafio de controlar; </li></ul><ul><li>O custo de controlar; </li></ul><ul><li>A importância de ter um departamento de custos e inventários; </li></ul><ul><li>Atribuições do setor de custos e inventários no varejo; </li></ul><ul><li>Conclusão. </li></ul>
  4. 4. Definição de Quebra Contábil
  5. 5. Quebra Contábil Definição: É a diferença entre o estoque teórico e o físico, presente no momento do inventário. Inventário é uma lista de bens disponível em estoque para venda no processo normal de um negócio, ou a serem utilizados na fabricação de produtos comercializados pela empresa. Em terminologia moderna em uso no Brasil, o Balanço é uma demonstração contábil que tem por finalidade apresentar a posição contábil, financeira e econômica de uma entidade (em geral uma empresa) em determinada data, representando uma posição estática (posição ou situação do patrimônio em determinada data). Fonte: Wikipédia. org
  6. 6. <ul><li>Gerenciamento inadequado de estoque </li></ul><ul><li>Procedimentos / Equipamentos </li></ul><ul><li>Quebra ocasionada pelo cliente </li></ul><ul><li>Qualidade da mercadoria </li></ul><ul><li>Furto Interno </li></ul><ul><li>Furto Externo </li></ul><ul><li>Fraude de Fornecedores </li></ul>Quebra Contábil Quebra Operacional São os produtos identificados que não podem mais ser comercializados. São os produtos que desaparecem da loja e ninguém sabe o motivo real. Perda <ul><li>Não agendamento de nota na Loja </li></ul><ul><li>Erros de Preço </li></ul><ul><li>Erros Emissão de Nota Interna </li></ul><ul><li>Erros de Cadastro (Entre outros) </li></ul>Quebra Administrativa São os erros que provocam prejuízos nos resultados das nossas Lojas. Definição:
  7. 7. A dimensão dos estoques
  8. 8. A dimensão dos estoques <ul><li>Os estoques, geralmente representam um dos maiores ativos de uma empresa varejista; </li></ul><ul><li>Os ativos são a somatória dos bens e direitos de uma organização: caixa, bancos, contas a receber, terrenos, prédios, instalações e estoques; </li></ul><ul><li>Os estoques das empresas varejistas chegam a representar cerca de 20% do total de seus ativos; </li></ul><ul><li>O que torna os estoques, especialmente relevantes para a organização é o fato deles serem altamente voláteis; </li></ul>
  9. 9. A dimensão dos estoques <ul><li>Isso significa que praticamente nenhum ativo da empresa, “se movimenta” tão rapidamente e tão frequentemente quanto os estoques; </li></ul><ul><li>As empresas varejistas renovam (giram) a totalidade dos estoques cerca de 10 a 14 vezes por ano; </li></ul><ul><li>Isso significa um monte de dinheiro aplicado em um único ativo! </li></ul><ul><li>Somente isso já seria suficientemente importante para nos convencer a manter os estoques sobre controle. </li></ul>
  10. 10. O desafio de controlar
  11. 11. O desafio de controlar os estoques <ul><li>Os estoques precisam ser mantidos sob controle, não somente para termos certeza de que tudo aquilo que a empresa comprou “está lá no armazém” e que nada será roubado, desviado ou estragado; </li></ul><ul><li>Existem duas outras grandes perdas que podem reduzir a rentabilidade das empresas, além da mencionada anteriormente: </li></ul><ul><ul><li>Ruptura – Que é a falta de mercadoria na prateleira. Isso decorre da ineficiência do varejista em colocar a disposição do consumidor um produto que ele espera encontrar nas lojas; </li></ul></ul><ul><ul><li>Excesso – Com medo de faltar mercadoria, ou por ineficiência na reposição, o varejista compra mais do que precisa e fica com dinheiro parado, ou pior, fica sem dinheiro para comprar outros produtos. </li></ul></ul>
  12. 12. O desafio de controlar os estoques <ul><li>Estima-se que no Brasil a média de rupturas esteja próxima a 15%; </li></ul><ul><li>Isso significa que o consumidor deixa de comprar 15 produtos, em uma lista de 100 itens, o que impõem queda de faturamento ao lojista, sem contar a perda de imagem; </li></ul>
  13. 13. O desafio de controlar os estoques Curva C Curva B Curva A Os produtos da curva A, são os que mais vendem e os que menos admitem rupturas; Os produtos da curva C, são os que menos vendem e os que mais admitem rupturas. Trabalhar com ruptura zero é um objetivo impossível e burro! Isso seria muito caro para a organização.
  14. 14. O desafio de controlar os estoques <ul><li>O desafio dos varejistas é manter o estoque num nível adequado para toda sua linha, em cada uma das suas lojas e CD’s; </li></ul>Rupturas em níveis aceitáveis, com baixo investimento em estoques Saldos acurados Pedidos bem feitos Estoque ajustado
  15. 15. O custo de controlar
  16. 16. O custo de controlar <ul><li>Para manter os saldos dos estoques acurados e gerar pedidos bem feitos e pontuais, é necessário que se façam inventários; </li></ul><ul><li>Inventários podem ser um grande transtorno para as empresas; </li></ul><ul><li>O nível de transtorno que os inventários podem causar está ligado ao grau de estruturação que a empresa tem, em relação a este assunto: </li></ul><ul><ul><li>Empresas que tratam o inventário como rotina e possuem um órgão interno que trata este assunto, sofrem menos; </li></ul></ul><ul><ul><li>Empre sas que ficam adiando o inventário e só o fazem quando não existe outro jeito, sofrem mais. </li></ul></ul>
  17. 17. O custo de controlar A empresa fica muito tempo sem fazer inventário. Falta rotina e o inventário representa um transtorno para a organização. O resultado do inventário revela uma discrepância muito grande. A organização põem em dúvida os valores apresentados e o inventário é descartado. 1 2 4 3 O ciclo vicioso das empresas que não querem fazer inventários.
  18. 18. O custo de controlar <ul><li>Fazer inventário é caro! </li></ul><ul><li>Nossos estudos indicam que um inventário custa em torno de R$ 11,00 e R$ 14,00 o milheiro contado; </li></ul><ul><li>Esta variação está ligada ao tipo de inventário que se escolhe, que pode ser com equipe própria ou terceirizada, conforme tabela comparativa a seguir: </li></ul>
  19. 19. O custo de controlar Inventário Próprio X Inventário Terceirizado
  20. 20. O custo de controlar <ul><li>A estratégia para equilibrar custos, reduzindo os transtornos e mantendo a qualidade dos controles se faz da seguinte forma: </li></ul><ul><ul><li>Reduz-se a quantidade de inventários gerais ao mínimo necessário; </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cada loja sofre 3 inventários por ano, com intervalos de um quadrimestre; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nas lojas onde se detectam problemas de gestão, grandes furtos, anomalias administrativas ou ocorrências que justifiquem, este período poderá ser menor. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Realizam-se inventários parciais mensalmente somente nos setores com maior risco, como: FLV, Carnes e Aves e Frios e Laticínios; </li></ul></ul>
  21. 21. O custo de controlar <ul><ul><li>Durante o ano todo adotam-se inventários rotativos ininterruptos para toda a linha de produtos com a seguinte estratégia: </li></ul></ul><ul><ul><li>Desta forma, os produtos mais importantes para organização, que giram mais e que portanto estão mais sujeitos a variações são contados cerca de 2 vezes por mês e os demais em até 50 dias (úteis). </li></ul></ul>
  22. 22. O custo de controlar <ul><li>Resumindo: </li></ul>
  23. 23. A importância de ter um departamento de custos e inventários na organização
  24. 24. Atribuições do departamento de custos Potência não é nada sem controle.
  25. 25. Atribuições do departamento de custos <ul><li>O departamento de custos e inventários será responsável por cuidar, aprimorar e desenvolver os processos de inventário, bem como os resultados apurados através deles; </li></ul><ul><li>Não haverá qualquer valia em se realizar inventários bem feitos, se a organização não tirar proveito destas informações; </li></ul><ul><li>O departamento de custos e inventários será o responsável por manter esta consciência dentro da organização. </li></ul>
  26. 26. Atribuições do setor de custos e inventários Apuração do CMV
  27. 27. Atribuições do departamento de custos Apuração do CMV <ul><li>Cabe ao departamento de custos e inventários, apurar o CMV, ou custo das mercadorias vendidas; </li></ul><ul><li>Existem vária coisas que podem interferir negativamente na apuração do CMV, distorcendo este número: </li></ul><ul><ul><li>Se o custo médio das mercadorias, constante do cadastro estiver errado, o valor dos estoques será apurado errado, distorcendo o CMV, entre outras coisas; </li></ul></ul><ul><ul><li>Se uma nota fiscal de movimentação de mercadoria, não for lançada dentro do período de competência, teremos um descasamento entre os controles e a movimentação física; </li></ul></ul><ul><ul><li>Se uma contagem de inventário for apurada incorretamente teremos uma distorção no valor dos estoques; </li></ul></ul><ul><ul><li>Etc... </li></ul></ul>
  28. 28. Atribuições do departamento de custos Apuração do CMV <ul><li>Uma das formas de se apurar o CMV é através da leitura dos dados gravados pelo PDV, ou caixa das lojas: </li></ul><ul><li>A cada cliente que passa, o sistema registra: </li></ul><ul><ul><li>Produto </li></ul></ul><ul><ul><li>Quantidade </li></ul></ul><ul><ul><li>Preço de Venda </li></ul></ul><ul><ul><li>Custo </li></ul></ul><ul><ul><li>Impostos </li></ul></ul><ul><li>A multiplicação do custo pela quantidade , resulta no CMV por produto, setor e loja. </li></ul>
  29. 29. Atribuições do departamento de custos Apuração do CMV <ul><li>Outra forma de se apurar o CMV, é por diferença de estoques: Estoque inicial + Compras – Estoque final = CMV </li></ul>O estoque do início do período é levantado + Acrescenta-se o total de compras realizadas no período - Subtrai-se o estoque apurado no final do período = CMV <ul><li>Esta é a metodologia aceita pelo Fisco; </li></ul><ul><li>Portanto a empresa precisa fazer no mínimo um inventário por ano para estar dentro da lei. </li></ul>
  30. 30. Atribuições do departamento de custos Apuração do CMV <ul><li>O CMV deve ser apurado pelo setor de custos e inventários, loja a loja, setor a setor. </li></ul>
  31. 31. Atribuições do setor de custos e inventários Apuração da Quebra
  32. 32. Atribuições do departamento de custos Apuração das quebras <ul><li>Como vimos anteriormente, existem duas formas de apurar o custo das mercadorias vendidas, ou CMV: </li></ul><ul><ul><li>A primeira é através das informações do terminal PDV (caixa das lojas), que demonstra item a item: quantidade X custo; </li></ul></ul><ul><ul><li>A segunda, que é a única aceita pela legislação fiscal, é apurada por diferença de estoques: Estoque inicial + Compras – Estoque final. </li></ul></ul><ul><li>Se apurarmos o CMV pelas duas metodologias e os valores forem diferentes, significa que temos quebra contábil ; </li></ul><ul><li>Quebra contábil é tudo aquilo que saiu da empresa e não foi registrado no PDV (roubo, desvio, erros administrativos etc.); </li></ul>
  33. 33. Atribuições do departamento de custos Apuração das quebras <ul><li>A quebra contábil deve ser apurada pelo setor de custos e inventários, loja a loja, setor a setor; </li></ul><ul><li>Para apurar as quebras, assim como, para apurar o CMV, é necessário fazer inventário, pois somente desta forma consegue-se obter o estoque final, correto, de um período; </li></ul><ul><li>O estoque final de um período, será considerado o estoque inicial do próximo período; </li></ul><ul><li>Comparando-se o saldo do estoque contábil, com o saldo do estoque inventariado, também teremos as quebras. </li></ul>
  34. 34. Atribuições do departamento de custos Apuração das quebras A empresa possui um estoque inicial, cujo valor está registrado no computador. 1 As compras que dão entrada no estabelecimento são acrescidas no estoque. 2 As vendas são baixadas e... 3
  35. 35. Atribuições do departamento de custos Apuração das quebras Um novo saldo de estoque é apurado através de um inventário. 4 ... graças às maravilhas da informática, podemos ter um saldo de estoque atualizado a qualquer hora. 5 Relatório Saldo de Estoques. 6 Se o estoque inventariado for menor do que o saldo do computador, então temos quebra contábil. 7
  36. 36. Atribuições do setor de custos e inventários Extrapolação da quebra
  37. 37. Atribuições do departamento de custos Extrapolação das quebras <ul><li>Para apurar as quebras é necessário fazer inventário; </li></ul><ul><li>Quer dizer que eu só saberei as minhas quebras uma vez a cada quadrimestre? </li></ul><ul><li>A resposta é não! </li></ul>
  38. 38. Atribuições do departamento de custos Extrapolação das quebras Jan Fev Mar Abr Inventário Inicial Inventário final Mai Estima a quebra com base no histórico passado Ajusta a estimativa com base no rotativo Apura a quebra real entre os inventários Desconta o que já foi lançado mês a mês e ajusta a diferença aqui.
  39. 39. Atribuições do setor de custos e inventários Gerenciamento e responsabilidade pelas quebras
  40. 40. <ul><li>A quebra contábil representa o quanto foi perdido com mercadorias; </li></ul><ul><li>É a diferença entre o estoque registrado e o estoque físico inventariado; </li></ul><ul><li>Esta perda é valorizada pelo custo médio sem ICMS; </li></ul><ul><li>É errada a idéia de que esta perda deva ser valorizada pelo preço de venda ao consumidor. </li></ul>Atribuições do departamento de custos Responsabilidade pelas quebras
  41. 41. <ul><li>Um inventário mal feito tem potencial para causar distorções nos resultados da organização; </li></ul><ul><li>Isso porque o estoque inventariado entra na fórmula de apuração do CMV; </li></ul><ul><ul><li>EI + C – EF = CMV </li></ul></ul><ul><ul><li>EI = Estoque Inicial </li></ul></ul><ul><ul><li>C = Compras </li></ul></ul><ul><ul><li>EF = Estoque Final </li></ul></ul><ul><li>Se o estoque é superavaliado, as quebras são ocultadas; </li></ul><ul><li>Se o estoque é subavaliado, apura-se uma quebra artificial e inexistente; </li></ul><ul><li>Se lembrarmos que o estoque final de um período é o estoque inicial do período seguinte, então teremos distorções nos dois períodos. </li></ul>Atribuições do departamento de custos Responsabilidade pelas quebras
  42. 42. Atribuições do departamento de custos Responsabilidade pelas quebras <ul><li>A apuração das quebras, extrapolação mensal e ajustes das quebras são responsabilidades do setor de custos e inventários, contudo o gerenciamento dos números é responsabilidade do gerente da loja; </li></ul><ul><li>O gerente da loja é o único responsável por manter as quebras dentro de um limite aceitável para o negócio, respeitando o percentual de cada seção. </li></ul>
  43. 43. Atribuições do setor de custos e inventários Apuração dos saldos dos estoques
  44. 44. <ul><li>Todos os dias, a empresa precisa saber qual o valor do estoque de cada um dos setores em cada uma das lojas; </li></ul><ul><li>Saber o valor existente nos estoques é relevante para se tomar as decisões de compras (entre outras coisas); </li></ul><ul><li>O setor de custos e inventários, deve garantir a qualidade desta informação. </li></ul>Atribuições do departamento de custos Apuração dos saldos dos estoques
  45. 45. <ul><li>As quantidades são garantidas através da realização de inventários; </li></ul><ul><li>A qualidade é acompanhada pelos índices de acuracidade . </li></ul>Atribuições do departamento de custos Apuração dos saldos dos estoques Os custos são garantidos através de verificações periódicas. Acuracidade é a qualidade daquilo que é acurado. Acurado significa preciso, exato.
  46. 46. <ul><li>Saldos constantes do sistema de controle de estoques da empresa </li></ul>Atribuições do departamento de custos Cálculo da acuracidade Saldos apurados nos inventários Divergência entre saldo contábil e inventariado Percentual da divergência sobre o saldo contábil 1 – Inacuracidade = acuracidade
  47. 47. <ul><li>Todos os dias o setor de custos precisa informar para a empresa qual o valor dos estoques, em cada uma das lojas e em cada um dos setores; </li></ul><ul><li>Para aumentar a precisão dos cálculos um valor de quebra é estimado, quando não é feito inventário; </li></ul><ul><li>Este valor é subtraído dos estoques, para abrir mais espaço para a área comercial comprar; </li></ul><ul><li>Exemplo prático: </li></ul>Atribuições do departamento de custos Apuração dos saldos dos estoques
  48. 48. Atribuições do departamento de custos Apuração dos saldos dos estoques <ul><li>Uma parte das quantidades foi ajustada através de inventários e por isso presume-se que ela está exata; </li></ul><ul><li>Existem alguns produtos que ainda não foram inventariados, cujas quebras não foram identificadas; </li></ul><ul><li>Para estes produtos estima-se que exista uma quebra de por exemplo R$ 200,00, baseado em dados históricos; </li></ul><ul><li>Se a área de compras pode ter R$ 18.000,00 de estoques e já existe R$ 12.536,70, então existe espaço financeiro para comprar R$ 5.463,30; </li></ul><ul><li>Se considerarmos as quebras estimadas, o estoque cai para R$ 12.336,70 e abrimos espaço financeiro para comprar R$ 5.663,30. </li></ul>
  49. 49. Atribuições do setor de custos e inventários Resumindo...
  50. 50. Atribuições do departamento de custos <ul><li>Resumindo, o departamento de custos e inventários terá as seguintes atribuições: </li></ul><ul><ul><li>Inventários gerais </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Manter os arquivos individuais de inventários gerais. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Validar as quantidades inventariadas e o custeio. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Identificar e solicitar correção de anomalias. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Negociar e contratar os terceiros prestadores de serviços de contagem. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Manter aferição da qualidade do trabalho dos terceiros, dando feed back sempre que aplicável. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Programar e reprogramar os inventários por loja/depósito, quando cabível, resguardando períodos de pico. </li></ul></ul></ul>
  51. 51. Atribuições do departamento de custos <ul><ul><li>Inventários parciais </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Definir os setores sujeitos a inventários parciais. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Todos os demais itens relativos ao inventário geral, quando aplicável. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Inventários rotativos </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Manter o sistema e solicitar correção junto a informática, quando cabível. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Alimentar o critério de geração das listagens do rotativo por loja. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Definir itens a serem inventariados. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Receber e avaliar sugestão de itens intempestivos. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Identificar e sugerir soluções para causas de saldos constantemente errados. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Avaliar resultados das contagens e solicitar recontagem quando aplicável. </li></ul></ul></ul>
  52. 52. Atribuições do departamento de custos <ul><ul><li>Consolidar e publicar informações de acuracidade </li></ul></ul><ul><ul><li>Apuração de quebras </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Definir critérios de apuração de quebras. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Apurar as quebras nos inventários gerais e parciais. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Extrapolar quebras com base no histórico, quando não ocorrerem inventários. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Informar valores de quebras para efeito do cálculo dos saldo contábeis de estoques (utilizado para cálculo de cobertura). </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ajustar o percentual de quebras extrapoladas com base nos inventários rotativos. </li></ul></ul></ul>
  53. 53. Atribuições do departamento de custos <ul><ul><li>Apuração do CMV </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Fazer a apuração do CMV por loja e seção. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Apuração do estoque </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Apurar os estoques por loja e por seção. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Fazer os ajustes pertinentes em função das quebras extrapoladas. </li></ul></ul></ul>
  54. 54. Conclusão
  55. 55. Conclusão – Dicas para gerir melhor seu estoque <ul><li>Conheça o mix de produtos adequado ao seu público; </li></ul><ul><li>Se preciso, reduza o mix, cortando os produtos de maior valor e menor giro; </li></ul><ul><li>Dê prioridade aos itens que giram mais rápido; </li></ul><ul><li>Não faça estoque de segurança por medo de perder venda; </li></ul><ul><li>Priorize os fornecedores que entregam mais rápido; </li></ul><ul><li>Avalie se compensa manter vários fornecedores de um mesmo item; </li></ul><ul><li>Compre com mais freqüência e em menores quantidades </li></ul><ul><li>Pense bem antes de aceitar as promoções dos fornecedores; </li></ul><ul><li>Faça promoções associando um produto de alto giro a outro de baixo giro; </li></ul><ul><li>Pense: a lógica é comprar o que se vende, e não vender o que se espera. </li></ul>
  56. 56. Conclusão <ul><li>Empresas de qualquer seguimento varejista ou atacadista devem estabelecer uma política séria de inventários; </li></ul><ul><li>Um responsável ou uma área da empresa devem estar envolvidos integralmente nas atividades de apuração dos resultados; </li></ul><ul><li>Dados estratégicos para a organização devem ser definidos e publicados periodicamente, norteando as ações de toda a empresa; </li></ul><ul><li>Operadores, Líderes, Encarregados, Supervisores, Gerentes e Diretoria Operacional devem ser responsabilizados pelos saldos de estoques; </li></ul><ul><li>Operadores, Líderes, Encarregados, Supervisores, Gerentes áreas e Diretoria devem ser responsabilizados pela quebra contábil. </li></ul>
  57. 57. <ul><li>Boa Noite! </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>11 9528-3553 </li></ul>

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