Applications are essential to the daily operation of business


Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Applications are essential to the daily operation of business

  1. 1. Reduce costs, Asset Inventory Management Improve service with automated Asset Inventory Organizations  are  often  hard  pressed  to  identify  the  actual  state  of  their  hardware  and  Management from software assets.  This has a definite negative impact across diverse business areas.  Western Blue Organizations can positively impact cost reductions and increased efficiencies by leveraging  inventory asset management and configuration management tools. It is most effective to take an  enterprise approach instead of approaching configuration management and asset management  separately; only then can the right tools be purchased and integrated for the maximum impact.  If  projects  are  approached  together,  enterprises  will  gain  efficiencies  in  staffing  and  processes  where tool integration can be successfully achieved.  Western  Blue  specializes  in  optimizing  your  IT  asset  and  network  infrastructure.  We  encompass  the  technical,  operational  and  financial  dimensions  for  a  fully  integrated  solution  that  leverages  industry  leading  tools  like  Microsoft’s  SMS,  Altiris,  Marimba,  PS’Soft,  CA,  Remedy and others that will facilitate:    • Simplify and automate manual processes  • Create better information to make better decisions  • Improved efficiencies  • Compliance  • Financial integration  • Process improvement  • Integrated approach  • Direct cost savings    Without accurate hardware inventory, hardware acquisitions are often made ad hoc, making  it difficult to realize the cost advantages of volume purchases for the exact equipment needed.  Managing  the  expiration  of  leased  hardware  is  made  more  costly  when  that  equipment  is  difficult to locate or has been modified.  Without accurate software inventory, organizations must over‐pay for licenses, support, and  maintenance, or risk exposure to fines for illegally using software.  The organization is exposed  to  undetected  risk  because  it  cannot  locate  unpatched  machines  and  the  presence  of  banned  software.  And  without  either  form  of  inventory,  planning  OS  migrations,  bulk  moves  and  application roll‐outs are that much more difficult and costly.  Page 1
  2. 2. Business Benefits Reduce costs, Improve service Western Blue provides a complete Open standards‐based hardware/software asset inventory  with automated solution that provides the ongoing data necessary to reduce costs, avoid risks, and move ahead  Asset Inventory with strategic initiatives.  Management from • Reduce hardware/software costs  Western Blue o accurate end‐to‐end hardware asset accounting  o cut software licensing & maintenance costs through accurate seat counts  o enable planned volume hardware purchases  o manage expiration of leased equipment  o reduce loss or theft of equipment by tracking hardware  o avoid costly replacement of perfectly serviceable equipment  o eliminate manual inventory collection  o enforce hardware & vendor standards & proper purchase channels  • Avoid risk  o ensure software license compliance and avoid fines  o avoid security risks by detecting security compliance/at‐risk endpoints  • Reduce support costs  o enforce software standards/standard desktop  o enhance Help Desk service through accessible drill‐down information  • Enable strategic projects  o discover scope of desktop migrations  o effectively plan new business application roll‐outs  Western Blue Asset Management Overview The  strength  of  the  Western  Blue  solution  lies  with  the  speed  in  which  it  is  realized,  the  quality  of  the  data,  the  secure  accessibility  of  the  data  for  various  business  needs,  and  most  significantly  how  it  provides  daily  transparent  inventory  without  any  additional  management  oversight.  The  server  component  is  installed  within  a  day,  and  it  is  typically  a  matter  of  one  or  two  weeks to roll‐out the agent to desktops. Optionally, the agent can be included in the image on  any machines purchased from Western Blue. Once enabled, inventory is kept current to the day  and is always available to authorized staff through a web‐based reporting interface. Hardware,  configuration, OS, patch levels, and software are all captured in detail. Software usage can be  tracked to determine whether endpoints actually need expensive software that may be on their  system.  The gathering and delivery of asset information is transparent to the organization—it is very  low  impact  to  users,  the  network,  and  IT  staff.  Because  of  its  low‐impact,  efficient  web‐based  Page 2
  3. 3. transport, inventory is typically current to that day on over 95% of endpoints, and approaches  Reduce costs, 100%  coverage within the last week (see Western Blue—The Technology Difference).  Improve service with automated To retrieve the data, authorized users log into an on‐site web‐based portal provided by the  Asset Inventory Western Blue Server to generate any of over 250 pre‐assembled and targeted reports from this  Management from database.  This  portal—the  Report  Center—is  enterprise  class,  meaning  that  not  only  does  it  Western Blue scale  to  tens  of  thousands  of  endpoints  and  hundreds  of  report  users,  but  is  built  with  the  understanding  that  the  data  is  potentially  sensitive  and  should  be  controlled  by  enterprise  policy.  Based  on  policy  that  IT  administration  controls,  some  users  are  able  to  maintain  and  create new reports for use by others, some can only run reports designated for them, some only  receive automated reports in email, and still others have no access at all to the data.  A  complete  report  builder  tool  is  integrated  with  the  web‐based  interface  for  generating  customer‐specific  reports,  and  the  database  is  SQL/ODBC‐compliant  so  that  the  data  can  be  accessed from other reporting interfaces should the customer choose. As an additional service,  Western  Blue  can  deliver  targeted  reports  through  Western  Blue  Custom  Asset  Reporting  services for users with more custom needs. This provides a simple ongoing way to turn‐around  custom reports (of whatever complexity) quickly from experts in hardware/software inventory.  With  the  Asset  Management  solution  in  place,  customers  will  have  up‐to‐date  comprehensive  asset  inventory  information  readily  and  transparently  available‐‐information  necessary to drive efficiencies and reduce costs across the organization.    Asset Tagging & Reconciliation When  customers  purchase  hardware  from  Western  Blue,  they  can  leverage  our  asset  reconciliation  service  to  automatically  account  for  all  hardware  from  the  time  it  is  ordered,  through delivery, through internal moves and changes, and retirement.   Serial  numbers  for  every  system  that  leaves  our  doors  are  recorded  in  our  database.  This  information automatically and securely flows to the customer’s Asset Inventory database.  When  the  machine  is  installed  in  the  customer  environment,  it  automatically  sends  to  the  database  a  complete  inventory  keyed  on  its  serial  number.  This  confirms  delivery  of  the  equipment  in  the  database.  Administrators  can  now  track  not  only  delivery,  but  ongoing  moves, adds, and changes completely automatically. Because Asset Inventory returns network  location and last user (as part of a complete hardware/software/configuration inventory), assets  can even be broken down and tracked to particular departments and users.  Reports will audit machines with expiring leases, allowing administrators to quickly identify  any  changes  that  may  have  occurred  to  that  machine  from  its  original  baseline  and  avoid  administratively  costly  non‐compliance.  Finally,  reports  are  generated  that  flag  machines  that  Page 3
  4. 4. have  disappeared,  helping  administrators  track  down  and  eliminate  attrition  through  loss  or  Reduce costs, theft.  Improve service with automated With  the  Asset  Tagging  &  Reconciliation  solution  available  on  Western  Blue  leased  &  Asset Inventory purchased  equipment,  organizations  realize  significant  cost  savings  by  closing  the  loop  on  Management from managing the complete lifecycle of their desktop/server hardware assets.  Western Blue Software Usage Tracking & Software Seat Recovery As mentioned, organizations often don’t know how many software seats are installed in their  environment  and  at  which  version  level.  Even  more  critical,  there  is  usually  no  way  to  determine  whether  software  installed  on  a  seat—and  taking  up  an  expensive  license—is  actually  being  used.  The  two  together  can  lead  to  significant  costs.  If  they  want  to  be  in  compliance  with  their  licensing  agreement,  customers  must  over‐purchase  licenses,  service  &  maintenance to cover seats that may or may not be installed and if installed, may or may not be  used. Over‐estimates and over‐purchases can drive raw software costs up significantly.  The  only  alternative  to  these  scenarios  is  to  risk  non‐compliance—which  is  not  only  illegal  but can result in very expensive fines—or to begin tracking what software is really needed and  used.  We  offer  an  optional  add‐on  solution  to  Asset  Inventory  that  tracks  and  monitors  software  usage  across  the  enterprise.    Administrators  and  planners  can  view  how  often  and  when  software  was  last  used,  and  use  this  information  both  to  retire  unused  seats  as  well  as  to  provide  accurate  counts  that  reduce  new  license  purchases  and  ongoing  service  and  maintenance.  Some of our customers have realized benefits of over 30% in reduced software license costs  once they took advantage of the accurate count and usage of software we provide.  This  solution  is  especially  powerful  when  combined  with  Application  Management,  as  software  can  automatically  be  removed  based  on  usage  policy—eliminating  any  manual  or  remote uninstalls and attendant IT staff impact.  Change Management Monitoring Unauthorized,  unmanaged  moves,  adds,  changes,  and  fixes  to  system  assets—whether  by  users  or  by  technicians  in  the  field—are  a  large  source  of  unnecessary  IT  costs.  Such  unmanaged  changes  not  only  result  in  untracked  hardware  loss,  unnecessary  calls  to  support  and  technical  follow‐ups,  but  impede  cost  reduction  available  through  consolidation,  standardization and centralized management.  Page 4
  5. 5. These changes are invisible in most environments, surfacing only after they cause problems.  Reduce costs, If management had visibility into these changes as they occur, they could both formulate and  Improve service enforce existing change management policies designed to minimize these costs.   with automated Asset Inventory We  provide  an  add‐on  component  to  Asset  Inventory  Management  that  automatically  and  Management from transparently  monitors  changes  to  hardware  and  software  assets  on  the  day  that  they  occur.  Western Blue Daily,  weekly,  and  monthly  reports  are  automatically  delivered  to  IT  management  that  detail  machine  moves,  re‐images,  and  renames,  hardware  addition  or  removal,  service  pack,  hotfix,  and patch additions and removals, and software installs, uninstalls, and upgrades.  By comparing these automatically generated reports to authorized changes, IT managers can  immediately detect and address the sources of costly unmanaged change.  WesternBlue.Net Hosted Solution In our most typical implementation of Asset Management, we install the software or a pre‐ configured server with the software on the customer’s network. The solution is then local and  internal to the customer, though it can be remotely managed through Western Blue services.  In  some  environments,  this  may  not  be  desired  or  necessary.  Customers  may  not  wish  to  purchase up‐front an additional server, may want to try out the solution in a limited release, or  want their data backed‐up without having to do it themselves. Still others like the added benefit  of tracking equipment even when it has left the premises. In these cases, a hosted solution would  be ideal‐‐as long as their data was still readily available and completely secure.     Western Blue offers a hosted solution through our WesternBlue.Net portal. Inventory data is  sent  transparently  and  securely  over  an  SSL  connection  to  a  secure  “lock‐box”  dedicated  to  them. Because of the Western Blue technological advantage, traffic is minimal (3K‐5K per day)  and not noticeable to the user even across dial‐up.  Access to the customer’s inventory database is tightly controlled and locked down to entitled  customer users through a secure, encrypted, user/password gated portal. This guarantees that  only authorized users within their organization—and no one else—has access to their data.  Customers  can  still  build  their  own  reports  and  queries,  with  the  added  benefit  of  automatically  leveraging  Western  Blue  created  reports  that  are  added  periodically  or  on‐ demand for customer use.   Finally,  because  the  solution  is  Internet  accessible,  lost  or  stolen  equipment  will  always  “phone home” to Western Blue even if has left the premises. This can become a valuable tool for  further addressing hardware loss and theft—which in many organizations is a significant cost  hidden by inadequate tracking of resources.  Page 5
  6. 6. Reduce costs, Improve service with automated Basic – Purchasing Asset Program Asset Inventory Western Blue has been working with state customers assets for years and provide custom sites  Management from for such customers as Dept of Social Services and Department of Transportation.  Our program  Western Blue can be adapted to offer our customers individual requirements for increased control of their  assets and how they are presented through a web based interface. One push of a button and it  exports in to excel. RUNNING THE GOVERNMENT CAN BE DIFFICULT... GETTING THE SUPPORT YOU NEED IS EASY. Page 6
  7. 7. What does this program currently provide?  Reduce costs,   Improve service 1.  Increased security of asset information by offering a secure login.  This feature was  with automated available in past releases. (See Login Screen)  Asset Inventory Management from   Western Blue 2.  The ability to look up inventory by customer purchase order numbers.  Customers will  soon be able to see their current asset population by location or division as well.  (See Choosing  Order Screen)    3.  The ability to view all assets related to a particular customer PO including the following  information (See Inventory By P.O. Number):  a.  Serial Number  b.  Part Number  c.  Description  d.  Microsoft OS Key  e.  Customer Contact information  f.  Asset Ship To Address  g.  Asset Final Location Address  h.  Lease information  i.  Installation date  j.  Lease Type  k.  Maintenance Type (ie. 3 Year On‐site Warranty)  l.  Other fields based on customers needs  m.  Total of Purchase Orders and revenue if requested    4.  The ability to edit an asset record and have the changes emailed to Western Blue and  any group responsible for maintaining assets in your organization.      5.  As service is performed on any asset from the customer, real time changes are made to  the web offering increased asset information including address changes. Facilitates moves, adds  and changes. (See Service Request Form)    6.  Information about the order is gathered at the time of delivery which allows Western  Blue to populate the Customers Web Site with new asset information and to send that  information in a text format so that the customer can import the asset information in a variety of  asset or service packages.    Page 7