0
PROYECTO INTEGRADOR    SEGUNDO SEMESTRE    Gestión Documental    Facultad de Ciencias Administrativas y Afines
OBJETIVO GENERAL El proyecto integrador busca de manera clara y concisa laintegración del conocimiento de diferentes mater...
OBJETIVOS ESPECIFICOS   Consolidar el proyecto integrador para la cohorte que inicia    en cada período académico. Imple...
   Integrar las competencias de las materias del semestre    entre sí para la generación de resultados medibles, en    co...
JUSTIFICACIONPara cada semestre se presenta un desarrollo específico en   competencias, para que una vez finalizado este n...
METODOLOGIA• Las competencias a proporcionar a los educandos se integraran a la  formación específica de las asignaturas, ...
METODOLOGIA• Se empieza su impartición a partir del cierre del primer corte, cada materia  realizará la impartición de tem...
PRODUCTO FINALEl estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para                  sustentar de la siguien...
MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre                            ESTADO AVANCE                                                ...
MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre                         ESTADO AVANCE                                                   ...
MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre                          ESTADO AVANCE                                                  ...
1. CONCEPTUALIZACIÓN                        DOCUMENTO    Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el   ej...
REGISTRODocumento que presenta resultados obtenidos o  proporciona evidencia     de Actividades     desempeñadas
CONTROL DE LOS REGISTROS          LO PRINCIPAL            Garantizar:    Fácil acceso a los registros     Preservación a...
DISPOSICIÓN            RESPONSABLE DE                                                                                  IDE...
b. REVISAR, ACTUALIZAR      c. IDENTIFICAR  a. APROBAR                     Y APROBAR CAMBIOS        CAMBIOS Y ESTADOANTES ...
12. Qué debemos hacer        13. Cómo se identifican   1. Quién debe aprobar      con los documentos              los docu...
2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA                     FormaciónARCHIVO DE GESTION    ARCHIVO CENTRAL    ARCHIVO HISTORICO       ...
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por las unidades de gestión aplic...
Definiciones a tener en cuentaArchivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia    como facilitadores de la ges...
Definiciones a tener en cuentaClasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones     documentales acorde con ...
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico ydigital•Permite gestionar...
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO                          FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES     ...
FORMATO FICHA TECNICA                                 FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO                      ...
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO                             FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES  ...
FORMATO FICHA TECNICA                                 FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO                      ...
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO                        FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES       ...
FORMATO FICHA TECNICA                                 FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO                      ...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

P.i. gestión doc (2do sem)

270

Published on

PROYECTO INTEGRADOR GESTIÓN DOCUMENTAL 2 SEM

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
270
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "P.i. gestión doc (2do sem)"

  1. 1. PROYECTO INTEGRADOR SEGUNDO SEMESTRE Gestión Documental Facultad de Ciencias Administrativas y Afines
  2. 2. OBJETIVO GENERAL El proyecto integrador busca de manera clara y concisa laintegración del conocimiento de diferentes materias que seaborden en cada nivel, este proceso pretende generar en el educando las competencias necesarias para cada nivelacadémico que le permitan el ejercicio de ellas en el campo laboral y personal, cada vez que culmine un nivel semestral, su interacción y su aplicabilidad se acercará a alcanzar sus propios objetivos en pro de cumplir con su proyecto de vida académica y abrirá puertas para su continuidad académica en otros niveles.
  3. 3. OBJETIVOS ESPECIFICOS Consolidar el proyecto integrador para la cohorte que inicia en cada período académico. Implementar de manera paulatina cada período académico el proyecto integrador hasta su cobertura total en todos los semestres del programa. Generar conciencia colectiva en la importancia y aplicación del proyecto.
  4. 4.  Integrar las competencias de las materias del semestre entre sí para la generación de resultados medibles, en común, por el cuerpo docente. Preparar a los educandos para el ejercicio de competencias en la Gestión Documental. Evaluar los resultados del proyecto mediante competencias. Proporcionar al educando conocimientos que le permitan salidas laborales en cada semestre.
  5. 5. JUSTIFICACIONPara cada semestre se presenta un desarrollo específico en competencias, para que una vez finalizado este nivel, el educando tenga la oportunidad de desempeño laboral en concordancia a su preparación educativa. Para ello en cada período académico se realizará énfasis de preparación en temas de conocimiento y aplicabilidad que brinde al individuo la oportunidad de desempeño y, sobre todo, en busca de contribuir mediante la formación a que los educandos puedan desempeñarse en áreas del sector productivo en la medida que esté cursando sus estudios sin prejuicio ni necesidad de tener que esperar a finalizar su carrera para poderse desempeñar laboralmente.
  6. 6. METODOLOGIA• Las competencias a proporcionar a los educandos se integraran a la formación específica de las asignaturas, de esta manera cada materia abarcará la aplicación directa al microcurrículo, las materias integradas impartirán los saberes requeridos para el desarrollo de capacidades, destrezas y habilidades de los estudiantes en la aplicabilidad de Gestión Documental.• En el microcurriculo de las materias afines al área de conocimiento se realizará la aplicación del tema para permitir integrar los saberes con el saber hacer. Para la correcta aplicación de los saberes los microcurrículos integrarán un capítulo, para desarrollo en el trascurso del período académico, de Gestión Documental, la temática a seguir se encuentra plasmada en CONTENIDO PARA SEGUNDO SEMESTRE.
  7. 7. METODOLOGIA• Se empieza su impartición a partir del cierre del primer corte, cada materia realizará la impartición de temas específicos de manera consecutiva.• Cada materia integrada aplicará las técnicas de archivo y se realizará entrega de producto final, se solicitarán avances para comprobar la evolución de los estudiantes y será calificable dentro de los 10%.• Se deberá llevar su ficha técnica del archivo físico y digital (archivos en sitio WEB), ambos deben coincidir con la información archivada.• La entrega del producto final (archivo físico y digital) será evaluado en conjunto por los docentes y será calificado como el examen final (20%).
  8. 8. PRODUCTO FINALEl estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para sustentar de la siguiente manera: • Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará las carpetas evidenciando la aplicación de Gestión Documental con la Ficha Técnica en cada carpeta, el docente establecerá los carpeta documentos que deberá archivar el estudiante. • Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciará mediante archivo digital con su Ficha Técnica, creando o utilizando un Técnica sitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo WEB físico.
  9. 9. MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE TEMA TEMA (Aplicación en la materia) (Aplicación en la materia) Proc. Empres. Entid. Hospitalarias Presentación proyecto (Objetivos, Presentación proyectoProc. Mercadeo y Finanzas Justificación, Metodología, Metod. de la (Objetivos, Justificación, Metod. de la Investigación Materias Integradas, Producto Investigación Metodología, Materias Final) Integradas, Producto Final) Pens. Lógico II Competencias a desarrollar Pens. Lógico II Competencias a desarrollar 1. Conceptualización, 2. Archivos 1. Conceptualización, 2. Distribución y Microeconomía y Ficha Técnica Archivos y Ficha Técnica Merchandising 3. Organización Física Legislación Laboral 3. Organización Física Contabilidad II 4. Programa de Gestión 4. Programa de Gestión Legislación Comercial Teoría Organizacional Documental Documental 5. Requisitos de un SGD, 5. Requisitos de un SGD, Legislación en Salud y S.S. Producto y Precio 6. Implementación del SGD 6. Implementación del SGD
  10. 10. MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE TEMA TEMA (Aplicación en la materia) (Aplicación en la materia) Presentación proyecto (Objetivos, Presentación proyecto Justificación, Metodología, (Objetivos, Justificación, Metod. de la Investigación Metod. de la Investigación Materias Integradas, Producto Metodología, Materias Final) Integradas, Producto Final)Procesos Empresariales Contabilidad y Costos Pens. Lógico II Competencias a desarrollar Pens. Lógico II Competencias a desarrollar 1. Conceptualización, 2. Archivos Microeconomía 1. Conceptualización, 2. y Ficha Técnica Microeconomía Archivos y Ficha Técnica Contabilidad II 3. Organización Física Contabilidad II 3. Organización Física 4. Programa de Gestión Teoría Organizacional 4. Programa de Gestión Documental Legislación Laboral Documental 5. Requisitos de un SGD, 5. Requisitos de un SGD, MERCADOS Principios de Administración 6. Implementación del 6. Implementación del SGD SGD
  11. 11. MATERIAS INTEGRADAS 2do. semestre ESTADO AVANCE ESTADO AVANCE TEMA TEMA (Aplicación en la materia) (Aplicación en la materia) Presentación proyecto Presentación proyecto Proc. Comercio Internacional (Objetivos, Justificación, (Objetivos, Justificación, Metod. de la Investigación Metod. de la InvestigaciónProc. Comercio Exterior Metodología, Materias Metodología, Materias Integradas, Producto Final) Integradas, Producto Final) Pens. Lógico II Competencias a desarrollar Pens. Lógico II Competencias a desarrollar 1. Conceptualización, 2. 1. Conceptualización, 2. Microeconomía Microeconomía Archivos y Ficha Técnica Archivos y Ficha Técnica Contabilidad I 3. Organización Física Contabilidad I 3. Organización Física 4. Programa de Gestión 4. Programa de Gestión Régimen de Importaciones Régimen de Importaciones Documental Documental 5. Requisitos de un SGD, 5. Requisitos de un SGD, Régimen de Importaciones 6. Implementación del Régimen de Importaciones 6. Implementación del SGD SGD
  12. 12. 1. CONCEPTUALIZACIÓN DOCUMENTO Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte
  13. 13. REGISTRODocumento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de Actividades desempeñadas
  14. 14. CONTROL DE LOS REGISTROS LO PRINCIPAL Garantizar:  Fácil acceso a los registros  Preservación adecuada  (Orden - Ambiente)  Verificables  No manipulables
  15. 15. DISPOSICIÓN RESPONSABLE DE IDENTIFICACIÓN Qué hacer con el ARCHIVAR Por tipo de registro / documento después del Persona asignada área / proyecto /CONTROL DE LOS REGISTROS período de conservación. para archivar . (Quién servicio (Cómo los los archiva?) archivo?) TIEMPO DE RETENCIÓN Archivo activo: RECUPERACIÓN Quiénes tienen período/año / eventos PARÁMETROS acceso. Cuáles no (Cuánto los archivo?) tienen acceso (Quién los Por tablas de consulta?) retención documental ALMACENAMIENTO CÓMO RECUPERAR TIPO DE REGISTRO Escrito, magnético, Sitio específico Alfabético / donde se va a cronológico / código / óptico, etc. (Cómo los guardar (Dónde los consecutivo (Cómo los registro?) archivo?) consulto?)
  16. 16. b. REVISAR, ACTUALIZAR c. IDENTIFICAR a. APROBAR Y APROBAR CAMBIOS CAMBIOS Y ESTADOANTES DE EMISIÓN DE REVISIÓN d. DISTRIBUIR f. IDENT. Y CONTROL DE g. PREVENIR USO DE DOCUMENTOS A DOC EXTERNOS OBSOLETOS E INTERESADOS IDENTIFICARLOS
  17. 17. 12. Qué debemos hacer 13. Cómo se identifican 1. Quién debe aprobar con los documentos los documentos los documentos? obsoletos? obsoletos? 2. Cuándo se deben11. Quién debe tener revisar y actualizar los los documentos documentos? externos vigentes? 3. Quién debe aprobar10. Cómo se identifican las modificaciones? los documentos externos? 4. Cómo se identifica la 9. Cómo se identifican vigencia de los los documentos? documentos? 8. Cómo hacemos 5. Cómo se identifican legibles los los cambios en los documentos? 7. Cuáles son los 6. Quién debe tener documentos? documentos los documentos vigentes? vigentes?
  18. 18. 2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA FormaciónARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO 1. Qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse 2. Quién debe aplicarlos 3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.
  19. 19. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de una manera eficaz, eficiente y uniforme. ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación, organización y almacenamiento de los documentos las normas técnicas de archivo.
  20. 20. Definiciones a tener en cuentaArchivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán otorgarle a estos documentos la disposición que mejor responda a sus necesidades.Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente, y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la Unidad , que son los documentos obligatorios de origen externo.
  21. 21. Definiciones a tener en cuentaClasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones documentales acorde con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora .Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos.Eliminación de documentos: destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y no tienen valor histórico.
  22. 22. FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico ydigital•Permite gestionar de manera óptima los documentos•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físicoo digital•Permite determinar el período de manejo del documento
  23. 23. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la actividad) CODIGO: Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe aparecer en la ficha. El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de laNOMBRE DEL carpeta física y digital)DOCUMENTO: Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB, Consulta Bibliográfica, Recorte periódico, etc. CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
  24. 24. FORMATO FICHA TECNICA FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Nombre Programa:Estudiante: IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN TIEMPO DECÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL RETENCIÓN
  25. 25. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El estudiante deberá indicar el lugar físico de archivo de los documentos. Ejempl o: Para archivo físico: archivador horizontal (H), vertical (V), lateral (L). Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)ALMACENAMIENTO: El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento (tiempo que debe conservar su documento en el archivo) Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A), 6 meses (6m) u otro. El estudiante deberá indicar el medio en que ha archivado el documento. Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD, Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC) El estudiante deberá indicar el estado en que conservará el archivo. ESTADO: Marcar con una X si es: Original, Copia, Digital. CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
  26. 26. FORMATO FICHA TECNICA FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Nombre Programa:Estudiante: IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN TIEMPO DECÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL RETENCIÓN
  27. 27. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.RECUPERACIÓN: Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM), Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto (ASU). El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la Tipología de Disposición de los documentos archivados. DISPOSICIÓN: Ejemplo: Conservación Total (CT), Selección (SL), Eliminación (EL) CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
  28. 28. FORMATO FICHA TECNICA FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES PROYECTO INTEGRADOR FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Nombre Programa:Estudiante: IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN TIEMPO DECÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGAR MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL RETENCIÓN
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×