Roser Latorre

VII Jornades de Signatura Electrònica
Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar,
conservar
1 de 24
El Projecte 3 en 1:
digitalitzar, autenticar, conservar
Roser Latorre Tafanell
Departament d’Arxiu i Documentació
Ajuntament de Sant Boi de Llobregat
VII Jornades de Signatura electrònica
Barcelona, 28 d’octubre de 2010

conservar
2 de 24
El Projecte 3 en 1:
• 3 funcions:
• Digitalitzar
• Autenticar
• Conservar
• 3 actors:
• Agència Catalana de Certificació CATCert
• Empresa prestadora de serveis
• Ajuntament de Sant Boi de Llobregat
• 1 objectiu:
Aconseguir còpies electròniques autèntiques de documents
emesos originalment en suport paper, de forma
automatitzada, i conservar-les en un repositori segur.

conservar
3 de 24
Les tres funcions:
1. Digitalitzar
• Preservació
• Accessibilitat
• Informació
2. Autenticar
• Autenticitat
• Validesa legal
• Validesa administrativa
• Seguretat de la informació
3. Conservar
• Conservació permanent
• Perdurabilitat
• Control d’accessos / Identificació d’usuaris
• Processos de migració

conservar
4 de 24
Marc normatiu
• Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim jurídic de les Administracions
Públiques i del procediment administratiu comú, art. 45 i 46.
• Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, art. 5.
• Llei 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica.
• BOP 03/02/2007: Anunci de l’Organisme de Gestió Tributària -tramitació
electrònica-.
• Ordenances municipals per a l’impuls de l’administració electrònica –Localret i
ajuntaments-.
• Llei 11/2007,de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics.
• Guia de digitalització segura, Agència Catalana de Certificació, 30/06/2008.
• Aprovació del SGD, Ajuntament de Sant Boi de Llobregat, Ple de 21/07/2008.
• Ordenança reguladora del procediment i l'aplicació informàtica per a la producció
de còpies electròniques autèntiques mitjançant procediments de digitalització i
autenticació segurs", Ple de l’Ajuntament, 20/10/2008.

conservar
5 de 24
Ordenança digitalització/autenticació
• Preàmbul: expressa la voluntat d’impulsar l’administració
electrònica
• Objecte: aprovació de les aplicacions i dels procediments per a la
producció de còpies electròniques autèntiques de documents en
suport paper.
• Àmbit d’aplicació: tots els documents, segons SGD
• Programes i aplicacions informàtiques: aprovació de
l’aplicació, elements, signatura
• Procediment individualitzat: captura per operador, repositori
provisional, signatura i autenticació per funcionari públic.
• Procediment automatitzat: captura i certificat digital
d’aplicació, mòduls signats, control de qualitat; tractament de les
imatges, validació de certificat, correccions, pista d’auditoria,
autenticació amb el segell d’òrgan amb data i hora.
• Arxivatge i conservació –eliminació-

conservar
6 de 24
Procés de digitalització i autenticació
Procés individualitzat:
• Captura per operador, repositori provisional, signatura i
autenticació per funcionari.
Procés automatitzat:
• Preparació de documents: estudi, depuració, integració SGD.
• Captura de documents amb certificat digital d’aplicació –2
objectes digitals-: imatges originals.
• Control de qualitat i tractament de la imatge: imatges finals
signades sense segell de temps.
• Validació de signatura i procés d’imatges i documentació.
• Sistema d’agrupació d’imatges i control de qualitat.
• Segell d’òrgan amb data i hora.
• PDF signats, amb segell de temps i pista d’auditoria.

conservar
7 de 24

conservar
8 de 24

conservar
9 de 24
Cronologia del Projecte 3 en 1:
• Inici: 1a reunió plenària el 26/04/2007
• Reunions plenàries, total: 5
• Reunions tècniques, CATCert i empresa: 3
• Reunions Ajuntament: 6
• Presentació del Projecte a les IV Jornades de Signatura
electrònica, 29/10/2007.
• Ordenança: Aprovació del Ple el 20/10/2008
• Publicació de l’ordenança: BOP del 18/03/2009
• Procés de digitalització: desembre 2008 - gener 2009
• Tractament, controls i autenticació dels documents: març/juny
2009
• Primer document digitalitzat/autenticat: 23/06/2009

conservar
10 de 24
Documents tractats:
• Llibres d’actes de Plens Municipals
• Llibres d’actes de les Juntes de Govern i
Comissions Municipals
• Llicències d’Obres
• Fulls de Renovació Padronal
• Altes i Canvis de domicili al Padró Municipal
d’Habitants

conservar
11 de 24
Guanys colaterals i properes
actuacions:
• L’Arxiu s’ha potenciat com a Servei per a la gestió
• L’Arxiu, impulsor de processos i projectes de millora relacionats
directament amb l’administració electrònica i les noves
tecnologies.
• Hem parlat més d’administració electrònica.
• Procés de conservació de documents electrònics: iArxiu i repositori
segur de documents electrònics.
• Possibilitat d’eliminar documents en paper i això interessa.
• Procés d’eliminació de documents originals emesos en suport
tradicional.
• Ara cal una integració: al final i a l’inici del procés

conservar
12 de 24
Productes lliurats:

conservar
13 de 24
Properes actuacions:
• Projecte 3x1 2a part: Tractament integral dels documents
padronals –Subvenció de l’AOC-.
• Trasllat dependències municipals: oportunitats
• Repositoris electrònics: iArxiu i Documentum
• Metadades
• Reglament de l’Arxiu Municipal
• Comissió d’accés, seguretat i avaluació de la
informació i els documents
• Descripció sèries documentals i expedients
• Procediment per a l’eliminació de documents originals en
suport paper
• POD: Plans d’Ocupació per a la digitalització

conservar
14 de 24
Tractament integral del Padró
d’Habitants: pel davant i pel darrera
• Subvenció Administració Oberta de Catalunya –AOC-
• Tractament dels documents des de l’Oficina d’Atenció al
Ciutadà
• Tractament dels documents dipositats a l’Arxiu Central:
• X504 Altes al Padró d’Habitants
• X505 Baixes al Padró d’habitants
• X506 Modificacions del Padró d’Habitants
• X516 Renovacions Padronals
• Fitxes descriptives de cada sèrie aprovades per la Comissió
de seguretat, accés i avaluació de documents
• Determinació de les actuacions a realitzar

conservar
15 de 24
Requeriments: el Reglament de l’Arxiu
• DECRET 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius
del Sistema d'Arxius de Catalunya, del procediment d'integració i
del Registre d'Arxius de Catalunya. DOGC núm. 5524 de
11/12/2010.
• Requisits:
• Tècnics: Aplicar el SGD –QdC, descripció, calendaris de
conservació i eliminació.
• D'instal·lacions i equipaments / Requisits ambientals
• De seguretat: de les persones i dels fons –extinció d’incendis-
(i la seguretat electrònica?).
• De funcionament: reglament intern de funcionament que
defineixi el SGD, règim d’accés i consulta, serveis

conservar
16 de 24
Comissió de seguretat, accés i avaluació
dels documents i la informació
• ADSCRIPCIÓ: Àrea de Serveis interns o generals
• OBJECTIUS: avaluar, estudiar i informar amb referència a les polítiques,
plans i assignació de recursos envers la seguretat, l’accés, la disposició, i la
conservació de la informació i els documents municipals en qualsevol tipus
de suport.
• COMPOSICIÓ:
• Presidència: Secretaria general
• Cap del Departament d’Arxiu i Documentació, que actuarà com a
secretària
• Cap d’Informàtica
• Cap d’Organització
• Un advocat a proposta de l’Assessoria jurídica
• Un tècnic d’arxiu
• El/s gestor/s segons els documents i la informació a tractar

conservar
17 de 24
Comissió de seguretat, accés i
avaluació dels documents i la
informació: funcions
• Elaborar el Pla estratègic de desenvolupament de seguretat i
anàlisi de la informació i les seves actualitzacions
• Estudiar i fer informe de les propostes d’avaluació de les sèries
documentals
• Elevar les propostes d’avaluació a l’òrgan competent
• Elevar les propostes d’eliminació de documents originals en suport
paper havent obtingut còpies electròniques autèntiques
• Establir la política de seguretat envers la protecció de les dades de
caràcter personal i vetllar per la seva correcte implantació i
funcionament.

conservar
18 de 24
L’accés
• L’estat dels documents
• L’existència o no del document
• Condicions d’accés segons:
• tipus d’usuaris:
• Pròpia administració: Unitat gestora / Punt d’informació /
Altres unitats / Càrrecs públics
• Altra administració: funcions
• Extern a l’administració:
• Interessat / Ciutadà / Investigador/a
• Tipus d’accés: Modificació / Lectura / Accés denegat
• Fase de la documentació
• Activa
• Semiactiva
• Inactiva

conservar
19 de 24
L’accés: la normativa
• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
BOE núm. 155 de 29/06/1985.
• Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Protección Civil del
Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia
Imagen.
• LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de
Datos de Carácter Personal. BOE, 14/12/1999, núm. 298.
• INSTRUCCIÓN 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española
de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales
con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o
videocámaras. BOE, 12/12/2006, núm. 296.
• Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se
aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999,
de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
BOE, 19/01/2008, núm. 17.
• Llei 10/2001,de 13 de juliol,d’arxius i documents, DOGC 3437,
24/07/01.

conservar
20 de 24
Decret 13/2008 sobre accés,avaluació i tria de
documents
• Accés: La visualització de la informació continguda en un document”, art.2.
• 4.2 La Comissió ha de fer constar el règim aplicable a l’accés als documents que
s’hagin de conservar, en resoldre les sol·licituds d’avaluació de documents públics.
• 7.3 És competència de la CNAD decidir els casos en els quals l’existència d’una còpia
o suport de substitució de documents pot permetre l’eliminació de documents amb
valor jurídic, informatiu o cultural. La còpia o suport de substitució ha de garantir,
(...) l’autenticitat, integritat i conservació dels continguts. En cap cas se’n pot
autoritzar l’eliminació per aquesta via quan els suports dels documents originals
tinguin un valor cultural o altres característiques que aconsellin la seva conservació.
• 7.4 No es poden eliminar els documents mentre subsisteixi el seu valor probatori de
drets i obligacions de persones físiques o jurídiques o mentre no hagin transcorregut
els terminis que la legislació estableix per a la seva conservació.

conservar
21 de 24
L’avaluació: eliminem documents originals en
suport paper amb documents de substitució?
• LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los Servicios Públicos. BOE núm. 150 de
23/06/2007.
• Art. 30.4. En los supuestos de documentos emitidos
originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado
copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este
artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en
los términos y con las condiciones que por cada Administración
Pública se establezcan.
• Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se
desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. BOE núm.
278 de 18112009. Artículo 46. Destrucción de documentos en
soporte no electrónico.
• Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de
documents. DOGC núm. 5056 de 25012008. Art. 7.3.

conservar
22 de 24
El que hem fet l’equip:
• Neteja física d’expedients: condicionament del paper perquè pugui ser
escanejat.
• Desclavat de llibres de renovacions padronals.
• Desengomat i deslligat de llibres de renovació padronal.
• Depuració: tria i separació dels documents que s’han de digitalitzar
dels que no, en funció d’uns criteris preestablerts.
• Descripció: inventari de la documentació.
• Digitalització: canvi de suport, de paper a electrònic, signat i validat.
• Instal·lació: arxivatge de la documentació en capses d’arxiu al dipòsit.
• Preparació dels documents per al seu trasllat
• Validació de signatures.
• Control de qualitat.
• Coordinació del grup de treball.

conservar
23 de 24
El que hem fet l’equip:
• Unitats bytes generades: 69 GB
• 68.827 imatges digitals A4
• 68.827 signatures digitals
• 11.340 imatges digitals A0
• 302.500 imatges digitals fitxes
• Documents digitalitzats
• Altes i canvis de domicili 1996 a 2006 -tot-
• Renovacions padronals 1975, 1981 i 1986 –en procés-
• Fitxes de buidatge padronal: 1970 i 1975
• Metres lineals depurats per eliminar: 4,77
• Metres lineals de documents originals (per eliminar)?: 18,00
• Llibres per eliminar: 54

conservar
24 de 24
Moltes gràcies
per la vostra atenció
Roser Latorre Tafanell
www.santboi.cat / Ajuntament /
Arxiu administratiu
arxiu@santboi.cat
Ajuntament de
Sant Boi de Llobregat
Barcelona, 28 d’octubre 2010

Roser Latorre

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Roser Latorre

Similar to Roser Latorre (20)

More from JSe

More from JSe (20)

Roser Latorre