Your SlideShare is downloading. ×
Roser Latorre
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Saving this for later?

Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime - even offline.

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Roser Latorre

483
views

Published on


0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
483
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 1 de 24 El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar Roser Latorre Tafanell Departament d’Arxiu i Documentació Ajuntament de Sant Boi de Llobregat VII Jornades de Signatura electrònica Barcelona, 28 d’octubre de 2010
  • 2. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 2 de 24 El Projecte 3 en 1: • 3 funcions: • Digitalitzar • Autenticar • Conservar • 3 actors: • Agència Catalana de Certificació CATCert • Empresa prestadora de serveis • Ajuntament de Sant Boi de Llobregat • 1 objectiu: Aconseguir còpies electròniques autèntiques de documents emesos originalment en suport paper, de forma automatitzada, i conservar-les en un repositori segur.
  • 3. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 3 de 24 Les tres funcions: 1. Digitalitzar • Preservació • Accessibilitat • Informació 2. Autenticar • Autenticitat • Validesa legal • Validesa administrativa • Seguretat de la informació 3. Conservar • Conservació permanent • Perdurabilitat • Control d’accessos / Identificació d’usuaris • Processos de migració
  • 4. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 4 de 24 Marc normatiu • Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim jurídic de les Administracions Públiques i del procediment administratiu comú, art. 45 i 46. • Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, art. 5. • Llei 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica. • BOP 03/02/2007: Anunci de l’Organisme de Gestió Tributària -tramitació electrònica-. • Ordenances municipals per a l’impuls de l’administració electrònica –Localret i ajuntaments-. • Llei 11/2007,de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics. • Guia de digitalització segura, Agència Catalana de Certificació, 30/06/2008. • Aprovació del SGD, Ajuntament de Sant Boi de Llobregat, Ple de 21/07/2008. • Ordenança reguladora del procediment i l'aplicació informàtica per a la producció de còpies electròniques autèntiques mitjançant procediments de digitalització i autenticació segurs", Ple de l’Ajuntament, 20/10/2008.
  • 5. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 5 de 24 Ordenança digitalització/autenticació • Preàmbul: expressa la voluntat d’impulsar l’administració electrònica • Objecte: aprovació de les aplicacions i dels procediments per a la producció de còpies electròniques autèntiques de documents en suport paper. • Àmbit d’aplicació: tots els documents, segons SGD • Programes i aplicacions informàtiques: aprovació de l’aplicació, elements, signatura • Procediment individualitzat: captura per operador, repositori provisional, signatura i autenticació per funcionari públic. • Procediment automatitzat: captura i certificat digital d’aplicació, mòduls signats, control de qualitat; tractament de les imatges, validació de certificat, correccions, pista d’auditoria, autenticació amb el segell d’òrgan amb data i hora. • Arxivatge i conservació –eliminació-
  • 6. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 6 de 24 Procés de digitalització i autenticació Procés individualitzat: • Captura per operador, repositori provisional, signatura i autenticació per funcionari. Procés automatitzat: • Preparació de documents: estudi, depuració, integració SGD. • Captura de documents amb certificat digital d’aplicació –2 objectes digitals-: imatges originals. • Control de qualitat i tractament de la imatge: imatges finals signades sense segell de temps. • Validació de signatura i procés d’imatges i documentació. • Sistema d’agrupació d’imatges i control de qualitat. • Segell d’òrgan amb data i hora. • PDF signats, amb segell de temps i pista d’auditoria.
  • 7. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 7 de 24
  • 8. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 8 de 24
  • 9. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 9 de 24 Cronologia del Projecte 3 en 1: • Inici: 1a reunió plenària el 26/04/2007 • Reunions plenàries, total: 5 • Reunions tècniques, CATCert i empresa: 3 • Reunions Ajuntament: 6 • Presentació del Projecte a les IV Jornades de Signatura electrònica, 29/10/2007. • Ordenança: Aprovació del Ple el 20/10/2008 • Publicació de l’ordenança: BOP del 18/03/2009 • Procés de digitalització: desembre 2008 - gener 2009 • Tractament, controls i autenticació dels documents: març/juny 2009 • Primer document digitalitzat/autenticat: 23/06/2009
  • 10. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 10 de 24 Documents tractats: • Llibres d’actes de Plens Municipals • Llibres d’actes de les Juntes de Govern i Comissions Municipals • Llicències d’Obres • Fulls de Renovació Padronal • Altes i Canvis de domicili al Padró Municipal d’Habitants
  • 11. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 11 de 24 Guanys colaterals i properes actuacions: • L’Arxiu s’ha potenciat com a Servei per a la gestió • L’Arxiu, impulsor de processos i projectes de millora relacionats directament amb l’administració electrònica i les noves tecnologies. • Hem parlat més d’administració electrònica. • Procés de conservació de documents electrònics: iArxiu i repositori segur de documents electrònics. • Possibilitat d’eliminar documents en paper i això interessa. • Procés d’eliminació de documents originals emesos en suport tradicional. • Ara cal una integració: al final i a l’inici del procés
  • 12. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 12 de 24 Productes lliurats:
  • 13. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 13 de 24 Properes actuacions: • Projecte 3x1 2a part: Tractament integral dels documents padronals –Subvenció de l’AOC-. • Trasllat dependències municipals: oportunitats • Repositoris electrònics: iArxiu i Documentum • Metadades • Reglament de l’Arxiu Municipal • Comissió d’accés, seguretat i avaluació de la informació i els documents • Descripció sèries documentals i expedients • Procediment per a l’eliminació de documents originals en suport paper • POD: Plans d’Ocupació per a la digitalització
  • 14. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 14 de 24 Tractament integral del Padró d’Habitants: pel davant i pel darrera • Subvenció Administració Oberta de Catalunya –AOC- • Tractament dels documents des de l’Oficina d’Atenció al Ciutadà • Tractament dels documents dipositats a l’Arxiu Central: • X504 Altes al Padró d’Habitants • X505 Baixes al Padró d’habitants • X506 Modificacions del Padró d’Habitants • X516 Renovacions Padronals • Fitxes descriptives de cada sèrie aprovades per la Comissió de seguretat, accés i avaluació de documents • Determinació de les actuacions a realitzar
  • 15. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 15 de 24 Requeriments: el Reglament de l’Arxiu • DECRET 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya, del procediment d'integració i del Registre d'Arxius de Catalunya. DOGC núm. 5524 de 11/12/2010. • Requisits: • Tècnics: Aplicar el SGD –QdC, descripció, calendaris de conservació i eliminació. • D'instal·lacions i equipaments / Requisits ambientals • De seguretat: de les persones i dels fons –extinció d’incendis- (i la seguretat electrònica?). • De funcionament: reglament intern de funcionament que defineixi el SGD, règim d’accés i consulta, serveis
  • 16. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 16 de 24 Comissió de seguretat, accés i avaluació dels documents i la informació • ADSCRIPCIÓ: Àrea de Serveis interns o generals • OBJECTIUS: avaluar, estudiar i informar amb referència a les polítiques, plans i assignació de recursos envers la seguretat, l’accés, la disposició, i la conservació de la informació i els documents municipals en qualsevol tipus de suport. • COMPOSICIÓ: • Presidència: Secretaria general • Cap del Departament d’Arxiu i Documentació, que actuarà com a secretària • Cap d’Informàtica • Cap d’Organització • Un advocat a proposta de l’Assessoria jurídica • Un tècnic d’arxiu • El/s gestor/s segons els documents i la informació a tractar
  • 17. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 17 de 24 Comissió de seguretat, accés i avaluació dels documents i la informació: funcions • Elaborar el Pla estratègic de desenvolupament de seguretat i anàlisi de la informació i les seves actualitzacions • Estudiar i fer informe de les propostes d’avaluació de les sèries documentals • Elevar les propostes d’avaluació a l’òrgan competent • Elevar les propostes d’eliminació de documents originals en suport paper havent obtingut còpies electròniques autèntiques • Establir la política de seguretat envers la protecció de les dades de caràcter personal i vetllar per la seva correcte implantació i funcionament.
  • 18. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 18 de 24 L’accés • L’estat dels documents • L’existència o no del document • Condicions d’accés segons: • tipus d’usuaris: • Pròpia administració: Unitat gestora / Punt d’informació / Altres unitats / Càrrecs públics • Altra administració: funcions • Extern a l’administració: • Interessat / Ciutadà / Investigador/a • Tipus d’accés: Modificació / Lectura / Accés denegat • Fase de la documentació • Activa • Semiactiva • Inactiva
  • 19. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 19 de 24 L’accés: la normativa • Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. BOE núm. 155 de 29/06/1985. • Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen. • LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. BOE, 14/12/1999, núm. 298. • INSTRUCCIÓN 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras. BOE, 12/12/2006, núm. 296. • Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. BOE, 19/01/2008, núm. 17. • Llei 10/2001,de 13 de juliol,d’arxius i documents, DOGC 3437, 24/07/01.
  • 20. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 20 de 24 Decret 13/2008 sobre accés,avaluació i tria de documents • Accés: La visualització de la informació continguda en un document”, art.2. • 4.2 La Comissió ha de fer constar el règim aplicable a l’accés als documents que s’hagin de conservar, en resoldre les sol·licituds d’avaluació de documents públics. • 7.3 És competència de la CNAD decidir els casos en els quals l’existència d’una còpia o suport de substitució de documents pot permetre l’eliminació de documents amb valor jurídic, informatiu o cultural. La còpia o suport de substitució ha de garantir, (...) l’autenticitat, integritat i conservació dels continguts. En cap cas se’n pot autoritzar l’eliminació per aquesta via quan els suports dels documents originals tinguin un valor cultural o altres característiques que aconsellin la seva conservació. • 7.4 No es poden eliminar els documents mentre subsisteixi el seu valor probatori de drets i obligacions de persones físiques o jurídiques o mentre no hagin transcorregut els terminis que la legislació estableix per a la seva conservació.
  • 21. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 21 de 24 L’avaluació: eliminem documents originals en suport paper amb documents de substitució? • LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. BOE núm. 150 de 23/06/2007. • Art. 30.4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan. • Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. BOE núm. 278 de 18112009. Artículo 46. Destrucción de documentos en soporte no electrónico. • Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. DOGC núm. 5056 de 25012008. Art. 7.3.
  • 22. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 22 de 24 El que hem fet l’equip: • Neteja física d’expedients: condicionament del paper perquè pugui ser escanejat. • Desclavat de llibres de renovacions padronals. • Desengomat i deslligat de llibres de renovació padronal. • Depuració: tria i separació dels documents que s’han de digitalitzar dels que no, en funció d’uns criteris preestablerts. • Descripció: inventari de la documentació. • Digitalització: canvi de suport, de paper a electrònic, signat i validat. • Instal·lació: arxivatge de la documentació en capses d’arxiu al dipòsit. • Preparació dels documents per al seu trasllat • Validació de signatures. • Control de qualitat. • Coordinació del grup de treball.
  • 23. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 23 de 24 El que hem fet l’equip: • Unitats bytes generades: 69 GB • 68.827 imatges digitals A4 • 68.827 signatures digitals • 11.340 imatges digitals A0 • 302.500 imatges digitals fitxes • Documents digitalitzats • Altes i canvis de domicili 1996 a 2006 -tot- • Renovacions padronals 1975, 1981 i 1986 –en procés- • Fitxes de buidatge padronal: 1970 i 1975 • Metres lineals depurats per eliminar: 4,77 • Metres lineals de documents originals (per eliminar)?: 18,00 • Llibres per eliminar: 54
  • 24. VII Jornades de Signatura Electrònica Ajuntament de Sant Boi de Llobregat / El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar 24 de 24 Moltes gràcies per la vostra atenció Roser Latorre Tafanell www.santboi.cat / Ajuntament / Arxiu administratiu arxiu@santboi.cat Ajuntament de Sant Boi de Llobregat Barcelona, 28 d’octubre 2010