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Pablo Rodríguez

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  • 1. Gestión documental, Firma electrónica y E-factura en la gestión económica
  • 2. Objetivos de la gestión documental y firma electrónica • Sustituir el actual modelo de gestión contable y presupuestaria basado en el manejo de papel y la firma manuscrita, por la aplicación de las nuevas tecnologías en el ámbito de la gestión administrativa. • Generación de toda la documentación en soportes digitales y envío por medios telemáticos • Disminuir el coste de impresión y almacenamiento • Disminuir el tiempo empleado en la tramitación y gestión de documentos • Mejorar la información compartida en el ámbito interno, agilidad en la localización de documentos • Simplificación de la información a publicar al exterior, mejorando la atención al ciudadano • Posibilidad de firmar sin estar presente físicamente • Seguridad en que lo que se contabiliza, está firmado
  • 3. Firma electrónica y E-factura Gestión integral Incorporación al backoffice
  • 4. Normativa y requerimientos legales -Normativa Comunitaria: Directiva 2001/115/CE, de 20 diciembre 2001 -Normativa Estatal: Resolución 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Real Decreto 1496/2003, por el que se regulan las obligaciones de facturación. Orden EHA/962/2007, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
  • 5. Normativa y requerimientos legales -Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica -Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original -Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos)
  • 6. Formatos admitidos
  • 7. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas en formato electrónico FACTURAE Otros formatos electrónicos Incorporación al back office I Firmadoc Validación de firmas, certificados y formatos Sicalwin
  • 8. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas en formato electrónico Multicanal FACTURAE -Conexión con las principalesOtros formatos facturación, como plataformas de Caixafactura, Edicom, Eurobits, CECA, Telefónica, etc., mediante electrónicos conectores que monitorizan de manera automática cada 15 minutos el buzón de entrada de facturas de la entidad pública. Incorporación -Conexión con E.FACT de la AOC al back office II -Portal del Proveedor suministrado por Sage Aytos Firmadoc Validación de firmas, certificados y formatos 8
  • 9. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas en formato electrónico Plataformas de facturación FACTURAE Otros formatos Estados que se devuelven desde B.O. electrónicos -REJECTED (anulada) -REGISTERED (registrada) -APPROVED (aprobada) -PAID (pagada) Incorporación Dos tipos de conectores al back office III -La modalidad A, o conector básico, se caracteriza porque la conservación y custodia de la factura recae sobre la plataforma. -La modalidad B implica que por parte de la entidad se cuente con el Firmadoc gestor documental Firmadoc para el almacenamiento y custodia de las facturas electrónicas. Validación de firmas, certificados y formatos
  • 10. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas en formato electrónico Portal Sage Aytos FACTURAE Otros formatos Servicios que se pueden ofrecer desde el portal del proveedor electrónicos -Consulta situación general de facturas -Solicitud de modificación de datos personales y bancarios -Consulta Modelo 347 y 190 -Registro telemático de facturas -Registro de documentación Incorporación al back office IV Es un sistema complementario al de las plataformas y 100% compatible permitiendo atender a la presentación de facturas electrónicas por aquellos proveedores que Firmadoc no sean usuarios/clientes de plataformas de Validación de firmas, facturación. certificados y formatos
  • 11. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas en formato electrónico Portal Sage Aytos FACTURAE Otros formatos electrónicos Incorporación al back office V Firmadoc Validación de firmas, certificados y formatos
  • 12. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas en formato electrónico Incorporación de un FACTURAE FACTURAE 1º Realiza una verificación sintáctica básica del esquema XML Otros formatos conforme a Facturae o UBL-Invoice.electrónicos 2º Extrae los datos de las facturas incluidas (datos de cabecera de la factura, datos del expedidor, bases imponibles, impuestos y cuotas tributarias, descuentos, base exenta y total). Incorporación al back office VI 3º Verifica la firma electrónica. 4º Extrae datos del firmante: certificado digital empleado, fecha de firma. Firmadoc 5º Analiza el certificado, incluyendo estadode firmas, Validación de revocación. certificados y formatos
  • 13. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas en formato electrónico Verificaciones FACTURAE Otros formatos electrónicos Incorporación al back office VII Firmadoc Validación de firmas, certificados y formatos
  • 14. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas en formato electrónico Precarga de datos en Sicalwin FACTURAE Otros formatos electrónicos Incorporación al back office VIII Firmadoc Validación de firmas, certificados y formatos
  • 15. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas en papel Facturas recibidas en papel Incorporación al back office IX Firmadoc Homologado por la AEAT Registro en Sicalwin
  • 16. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas Firma electrónica en Firmadoc FACTURAE Otros formatos electrónicos Incorporación al back office X Firmadoc Validación de firmas, certificados y formatos
  • 17. Modalidades de incorporación: Facturas recibidas Integración con sistema de información contable SICALWIN Facturas recibidas -En caso de FACTURAE se precargan los datos alfanuméricos, ahorrando el en papel trabajo de introducción de los datos de la factura. -Imposibilidad de que se registren facturas duplicadas, mismo nº y mismo proveedor. Incorporación -Las facturas tendrán que ser aprobadas mediante firma electrónica para al back office XI posibilitar su contabilización. -El rechazo de una factura impide su contabilización. -El sistema admite trabajar con relaciones de facturas electrónicas a efectos de aprobación y contabilización. -Conexión con sistema de gestión de expedientes electrónicos.
  • 18. Modalidades de incorporación: Consulta de facturas por los proveedores Consulta de los proveedores desde el Portal Sage Aytos FACTURAE Otros formatos electrónicos Incorporación al back office XII Firmadoc Validación de firmas, certificados y formatos
  • 19. Gestión integral Fases en la gestión de facturas -Fase de recepción, atendiendo a la variedad de orígenes y formatos. -Fase de incorporación a los sistemas internos de gestión. Gestión integral -Fase de aprobación o fiscalización mediante el uso de la firma electrónica. -Fase contable, imputación a presupuesto y pago. -Actualización del estado de la factura para su consulta desde la plataforma o desde el Portal del Proveedor de Sage Aytos.
  • 20. Gestión integral Fases en la gestión de facturas ( gráfico ) Gestión integral II
  • 21. Fases Contables • Se permite la gestión del presupuesto de forma descentralizada introduciendo la firma electrónica • El documento se almacena en la gestión documental • En tanto no se firme (o revise) por todos, el documento no puede ser contabilizado • Se puede crear un expediente electrónico asociado al Gestión integral III documento, que tendrá encadenada toda la documentación. • Se puede intercalar un procedimiento de fiscalización
  • 22. Fases contables Ejemplo de pantalla de Sicalwin, conectado a Firmadoc, con el historial de firmas del documento Gestión integral IV
  • 23. Firma en la gestión de tesorería Se puede aplicar la firma electrónica a los procesos de ordenación de pagos y emisión de la transferencia, o añadir estados a la obligación y la orden de pago, no admitiéndose el paso de unos Gestión integral estados a otros o de la emisión de la transferencia mientras no esté firmado el documento correspondiente
  • 24. Fin de la presentación aytos@aytos.es

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