• Save
Editing and Synching List Item Changes with Microsoft Access
 

Editing and Synching List Item Changes with Microsoft Access

on

  • 210 views

Often, you need to change several list item columns / field content, using a Datasheet view of the list. However, performing such en masse updates via MS-Access can often be much easier.

Often, you need to change several list item columns / field content, using a Datasheet view of the list. However, performing such en masse updates via MS-Access can often be much easier.

Statistics

Views

Total Views
210
Views on SlideShare
210
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Editing and Synching List Item Changes with Microsoft Access Editing and Synching List Item Changes with Microsoft Access Document Transcript

  • LINDION SERVICES Editing and Synching List Item Changes with Microsoft Access FAQs, Guidelines and Procedures   Jason Howard Peterson          Often, you need to change several list item columns / field content, using a Datasheet view of the list.   However, performing such en masse updates via MS‐Access can often be much easier. 
  • Editing and Synching List Item Changes with Microsoft Access Microsoft SharePoint Often, you need to change several list item columns / field content, using a Datasheet view of the list.   However, performing such en masse updates via MS‐Access can often be much easier.  Please find below, the standard, high‐level instructions on how this is accomplished as well as a couple of key  points, benefits, tips & tricks:      From a Datasheet view of your list (containing all list’s columns / fields / content), access the List tab  from List Tools followed by clicking Open with Access  In this scenario, you’d update content you’re already prepared for, without the need to save the  .ACCDB file with a particular name – do so, depending on requirements – below, we’ll focus on  exporting a copy of the list, saving the file and unlinking the connection to the live list – click OK  With your list’s content opened in MS‐Access, quickly make your changes and synchronize these  changes back to the online list via Refresh All  Check the updates made, from your live / online list within SharePoint    Very powerful and helpful is using Find  and Replace – it can be used on most  columns and their selections, including  Multiple‐Choice columns however, be  cautious using this in order to avoid  updating content from other columns  your edits may impact.  NOTE: Multiple‐Choice column updates  will update the particular selection you  choose to update, without affecting the  other choices / entries.      Editing and Synching List Item Changes with Microsoft Access  Microsoft SharePoint Page 1 of 2 Version #1 as of October 7, 2013
  • Editing and Synching List Item Changes with Microsoft Access Microsoft SharePoint If you must export your list, saving a copy of this locally, it is critical that you unlink the exported data from  your server (online list from your SharePoint site).  This ensures that those with edit access to the online list  do not accidentally update column content and synchronize these changes to the live list.  You may find it easier to simply Export to Excel, followed by unlinking the exported data as seen from the  screenshot below (>Export to Excel >Open >Enable >Unlink >OK).    In addition, please familiarize yourself with “Working with a Datasheet View”.  From any SharePoint site, click ‘Help’ to view further instructions on managing SharePoint sites; the  following is a direct link to Office.com’s details pertaining to this topic:   Synchronize a SharePoint 2010 list with Access 2010    Please contact us with any questions. LinDion Services Attn.: Jason Peterson  Am Kuehlen Grund 3 65835 Liederbach  Germany       Editing and Synching List Item Changes with Microsoft Access  Microsoft SharePoint Page 2 of 2 Version #1 as of October 7, 2013