Applying Specific Permissions to Libraries, Folders, Files, Lists and List Items

241 views
191 views

Published on

The following should assist in understanding how to apply specific permissions (access) to list items in lists, folders and files in document libraries of standard SharePoint sites and overriding the Site Level Permissions.

Published in: Technology, Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
241
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Applying Specific Permissions to Libraries, Folders, Files, Lists and List Items

  1. 1. LINDION SERVICES Applying Specific Permissions to Libraries, Folders, Files, Lists and List Items FAQs, Guidelines and Procedures   Jason Howard Peterson          The following should assist in understanding how to apply specific permissions (access) to list items in lists,  folders and files in document libraries of standard SharePoint sites and overriding the Site Level Permissions. 
  2. 2. Applying Specific Permissions to Libraries,  Folders, Files, Lists and List Items Microsoft SharePoint The following should assist in understanding how to apply specific permissions (access) to list items in lists,  folders and files in document libraries of standard SharePoint sites and overriding the Site Level Permissions.   The example below focuses on a folder within a library – the same applies to individual files or list items.  First of all, remember that Site Collection  Administrators have access to anything within  the entire parent / sub‐site construct; regardless  of any specific permissions, applied (>Site  Actions >Site Settings >Users and Permissions  >Site Collection Administrators).   Also, remember that the Site Level Permissions  apply to any current or newly created site‐ specific libraries and lists and content within;  unless otherwise configured after inception, as  seen below (>Site Actions >Site Settings >Users  and Permissions >Site Permissions).    Let’s assume you want to restrict access to a specific  library within a site; what are you options?  You  could create document library‐specific SharePoint  Groups that give specific access (Read, Contribute,  etc.) to the library, overriding the access the users  generally have from Site Level Permissions.   After creating these, access Library Permissions  and click Stop Inheriting Permissions, removing  existing individuals or SharePoint Groups  (inherited from Site Level Permissions), adding  specific individuals / SharePoint Groups that  should have access to the document library.         Applying Specific Permissions to Libraries,  Folders, Files, Lists and List Items  Microsoft SharePoint Page 1 of 2 Version #1 as of September 25, 2013
  3. 3. Applying Specific Permissions to Libraries,  Folders, Files, Lists and List Items Microsoft SharePoint The same can be done for a list, as we did with the document library.  This can also be done for a folder  within a document library, a file within a library or a list item within a list although, your SharePoint Groups,  with or without them (applying access for single users), can increase the complexities of reviewing and  managing your Site Level Permissions.  Be careful applying specific access to individual lists, libraries, folders, files and list items; you may create  more complexity than you can handle – through proper design, you can avoid issues and additional work.      Please contact us with any questions. LinDion Services Attn.: Jason Peterson  Am Kuehlen Grund 3 65835 Liederbach  Germany       Applying Specific Permissions to Libraries,  Folders, Files, Lists and List Items  Microsoft SharePoint Page 2 of 2 Version #1 as of September 25, 2013

×