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Stakeholders Management

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Mucho del éxito del proyecto depende de asegurar que los interesados comprendan claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo, por lo que el PM es responsable de buscar alinear las …

Mucho del éxito del proyecto depende de asegurar que los interesados comprendan claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo, por lo que el PM es responsable de buscar alinear las expectativas del proyecto con las de los Interesados.
En esta conferencia hablaremos en una forma amena y práctica sobre el contexto de los interesados en el proyecto, la importancia de gestionarlos y la mejor forma de hacerlo en base a las mejores prácticas del PMI

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  • 1. www.alpha-consultoria.com Gestión de Interesados del Proyecto JorgeVictoria, PMP, CSM Director Alpha Consultoría Abril 2014
  • 2. 2
  • 3. JorgeVictoria Clemente 25+ años de experiencia como Director de Oficina de Proyectos, Project Portfolio Manager, Project Manager Master y Consultor. Conferencista en diversos foros del PMI y Universidades del país, así como profesor de diferentes Diplomados en el ITAM y la Universidad Iberoamericana. Miembro del equipo de traducción del PMBoK© v4 al español. Ingeniero Industrial egresado del IPN. PMP desde 1999, Certified Scrum Master, ITIL fundamentals y Six SigmaGreen Belt. Director en Alpha Consultoría, empresa líder en servicios de administración de proyectos. 3
  • 4. Agenda El contexto del Stakeholder El manejo de Stakeholders 4 EL CONTEXTO
  • 5. Que es la Dirección de Proyectos? Es la aplicación de • Conocimientos, • Habilidades, • Herramientas y • Técnicas a las actividades del proyecto 5 para cumplir con los requisitos del mismo PMBoK v5
  • 6. ¿Cómo se cumplen los Requisitos del proyecto?
  • 7. EQUILIBRIO
  • 8. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE CALIDAD RIESGO TÉCNICO HUMANO (NECESIDADESY EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS) ALCANCE TIEMPOCOSTO
  • 9. Expectativas Son creencias que tiene el Interesado sobre lo que va a recibir del proyecto. Están influenciadas por la propia experiencia, considerando además opiniones y experiencias previas de otros Interesados. Forman la calidad percibida, que resulta de comparar la calidad recibida con la calidad que esperaban recibir. 9
  • 10. 10
  • 11. Escenario 1 11
  • 12. Escenario 2 12
  • 13. Escenario 3 13
  • 14. Expectativas No estamos hablando de si el Interesado tiene razón o no en tener esas expectativas Estamos hablando de que cuando es diferente lo que espera de lo que recibe surgen los PROBLEMAS 14
  • 15. ¿QUE ENTIENDES POR “ENTIENDES”? Mucho del éxito del proyecto depende de asegurar que los interesados comprendan claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo. El PM es responsable de buscar alinear las expectativas del proyecto con las de los Interesados
  • 16. 16 ¿QUE ES LA GESTIÓN DE INTERESADOS? Es el proceso de administrar las expectativas de cualquier persona que tenga un interés en el proyecto o que será afectada por sus entregables o resultados (ProjectSmart.co.uk)
  • 17. 17 El Interesado y su gestión
  • 18. INTERESADO – Individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado, o percibirse a si mismo como posible afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto 18
  • 19. 19 Cuantos Interesados tiene tu proyecto?
  • 20. Ejemplos de Interesados Clasificaciones:  Interno y Externos al Proyecto  Internos y Externos a la Empresa  Directos e Indirectos  Primarios y Secundarios
  • 21. Proceso de Gestión de Interesados 21 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS • ¿Quienes son? • ¿Que expectativas tienen? PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS • Plan para alinear sus expectativas GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS • Ejecutar el Plan trabajando con ellos CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS • Monitorearlos y hacerle ajustes al plan
  • 22. Identificar a los Interesados Identificar Personas, Grupos u Organizaciones • Conoce tu Proyecto Porqué se está haciendo el proyecto? (OBJETIVO) Que le dará al Negocio (BENEFICIOS) Cuales son sus entregables principales? (ALCANCE) Fechas críticas (MILESTONES) Presupuesto asignado (Si Aplica) Premisas (SUPUESTOS, RESTRICCIONES, EXCLUSIONES, RIESGOS) 22
  • 23. Identificar a los Interesados • Conoce EL ENTORNO de tu Proyecto Relevancia política y estratégica Áreas del Negocio que impacta Dependencia que tiene de otros proyectos Dependencia de otros proyectos hacia este Nivel de autoridad del PM en la Organización Recursos compartidos 23
  • 24. Identificar a los Interesados • Conoce a tus principales Interesados Patrocinador del Proyecto Gerencias/Direcciones que aportan el presupuesto Gerencias/Direcciones usuarias Gerencias/Direcciones que aportan los recursos Gerencias/Direcciones que autorizan los entregables 24
  • 25. Identificar a los Interesados Analizar sus Expectativas e Impacto en el proyecto • Entiende sus perspectivas Cual es su posición ante el proyecto? (a favor, en contra, neutral) Como ven el proyecto para su propia agenda? (amenaza, oportunidad) • Entiende que es lo que quieren y necesitan del proyecto 25
  • 26. Identificar a los Interesados Matriz Influencia/Interés 26 Mantenerlo Satisfecho Manejarlo Muy cercano Monitorearlo Mantenerlo Informado Interés Influencia Bajo Alto Alto
  • 27. Planificar la Gestión de los Interesados 27 Mantenerlo Satisfecho Manejarlo Muy Cercano Monitorearlo Mantenerlo Informado Influencia Interés 6 1 2 3 4 5 Pull Push Mensual Mensual 1. Director General 2. Director de Finanzas 3. Director de Operaciones 4. Director deVentas 5. Proveedor 6. Etc. AltoBajo Alto Semanal Por solicitud
  • 28. Planificar la Gestión de los Interesados Desarrollar estrategias en base al nivel de involucramiento Actual vs el nivel Deseado • Niveles  No le interesa el cambio  Resistente al cambio  Neutral al cambio  Apoyo al cambio  Dirige el cambio 28
  • 29. Planificar la Gestión de los Interesados Matriz de Involucramiento 29 Involucrado No le interesa Resistente Neutral Apoya Dirige Involucrado 1 A D Involucrado 2 A D Involucrado 3 A D A- actual D - Deseado
  • 30. Gestionar la Participación de los Interesados Esta gestión implica actividades como: • Involucrarlos  En las actividades adecuadas (QUE)  En los momentos adecuados (CUANDO)  De la forma adecuada (COMO) • Gestionar sus expectativas  Mediante negociación y comunicación • Abordar posibles inquietudes  Anticipar futuros problemas antes que se conviertan en Incidentes • Resolver Incidentes  Si es necesario con ayuda del Patrocinador del proyecto 30
  • 31. Gestionar la Participación de los Interesados Véndeles el proyecto desde el principio. Comunícales lo que serás capaz de entregarles de manera realista. Desarrolla una negociación y colaboración creativa con tu Interesado de forma iterativa hasta que estén “en la misma página”. Averigua que beneficios y resultados les piden y preséntales el proyecto en esos términos. Analiza su personalidad y háblales en su lenguaje (números, gráficas, imágenes?). Cabildea con otros interesados cercanos que pueden ayudarte a tener “más gente de tu lado”. Si es necesario acompañarse de un proceso de Gestión del Cambio Organizacional 31
  • 32. Los Interesados y la Gestión del Cambio 32
  • 33. Controlar la Participación de los Interesados Monitorear las relaciones con los interesados • Recibir retroalimentación de los Interesados de como están siendo cumplidas sus expectativas • Información de Desempeño del Proyecto  Nos indica si estamos haciendo una gestión de Interesados adecuada  También nos dice si tenemos que disparar acciones proactivas y/o reactivas con los Interesados 33
  • 34. Proceso de Gestión de los Interesados RESUMEN 34 Identificar personas, grupos u Organizaciones Analizar sus expectativas e impacto en el proyecto Desarrollar estrategias para gestionar su participación en las decisiones y ejecución del proyecto Gestionar conflictos e intereses Abordar los incidentes cuando ocurran Establecer comunicación continua para monitorear intereses y expectativas
  • 35. 35
  • 36. www.alpha-consultoria.com ¿Preguntas? JorgeVictoria, PMP jvictoria@alpha-consultoria.com www.slideshare.net/JORVIC (55) 5211.6828
  • 37. 37 Invitación alWebinar La Integración de la Gestión del Cambio Organizacional y la Administración de Proyectos 28 de Mayo 8:00 PM

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