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Anexo plan de auditorias internas iafic 2010

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  1. 1. IAFIC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditorías Internas Código: Versión: 01 Fecha: 07-11-2010 Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 1 PLAN DE AUDITORÍAS INTERNAS DE ALMACÉN ALFA Ltda. DE SINCELEJO 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la planificación y ejecución de las auditorías internas de carácter financiero; así mismo, para el seguimiento de las acciones derivadas de estas, contribuyendo al mejoramiento continuo de Almacén Alfa Ltda., y para la revisión por la alta gerencia. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos contables de Almacén Alfa Ltda. 3. DEFINICIONES Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de Auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto los criterios de auditoría se cumplen. Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria. Auditado: Entidad, proceso o procesos que son auditados. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Auditor Líder: Persona con la competencia para liderar un equipo de auditores en una auditoría. Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias, que al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna. Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría. Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoria proporcionada por el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen en las normas razonables sobre las cuales pueden evaluarse las prácticas contables, administrativas y de gestión en forma adecuada. Dichos criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explicita. Equipo Auditor: Todos los auditores internos que llevan a cabo una auditoría.
  2. 2. IAFIC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditorías Internas Código: Versión: 01 Fecha: 07-11-2010 Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 2 Grupo Auditor: Subgrupos creados dentro del equipo auditor para llevar a cabo una auditoría. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de Auditorias: Descripción de actividades y de los detalles acordados de una auditoria. 4. NORMATIVIDAD Ley 145/60 y 43/90: Estatuto de la profesión del Contador Público D.R. 2649/93: Reglamento general de la contabilidad D.R. 2650/93: Plan Único de Cuentas 5. DESARROLLO 5.1 Condiciones generales El Almacén Alfa Ltda., a través de su gerente general es el responsable de otorgar los recursos necesarios para el desarrollo de la auditoría, incluyendo el personal bajo su dirección. Al igual, el equipo de gestión es el responsable de planificar e implementar las acciones de mejoramiento cuando se presenten no conformidades evidenciadas por la auditoría o por cualquier otro medio. Los auditores internos son responsables de llevar a cabo las auditorías del Sistema Contable, de diligenciar la documentación asociada y realizar el seguimiento de la implementación de las acciones de mejoramiento hasta su cumplimiento final. El auditor líder será designado por el gerente general de la Alta Dirección para cada auditoria. 5.2 Competencia y evaluación de los auditores 5.2.1 Funciones
  3. 3. IAFIC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditorías Internas Código: Versión: 01 Fecha: 07-11-2010 Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 3 Los auditores internos de Almacén Alfa Ltda., deben realizar las siguientes actividades, entre otras. 1. Realizan las auditorías internas de manera ética, imparcial, sincera, honesta y con mucha discreción de acuerdo al Plan de Auditorias 2. Elaboran y utilizan los documentos de trabajo necesarios para realizar las actividades de auditoría. 3. Recolectan información a través de entrevistas, observación y revisión de documentos, registros y datos, analizan y registran. Mantienen una mentalidad abierta y consideran los puntos de vista del auditado. 4. Verifican que los procedimientos y otros documentos de trabajo estén a disposición y sean comprendidos por los funcionarios de Almacén Alfa Ltda. 5. Confirman que la evidencia de auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. 6. Identifican las observaciones, No Conformidades y diligencian los reportes. 7. Elaboran los informes sobre los resultados de las auditorías efectuadas. 8. Verifican la implementación de las acciones del Plan de Mejoramiento. 9. Mantienen la confidencialidad y seguridad de la información obtenida durante la auditoría interna financiera. 10. Cuando no se haya programado un auditor interno en un año, antes de ser reprogramado, deberá acompañar a un auditor vigente en una auditoria para ser re- entrenado. 5.2.2 Conocimientos y habilidades 1. Conoce sobre los principios, procedimientos y técnicas de auditoria 2. Organiza el trabajo eficazmente. 3. Establece prioridades y se centra en los asuntos de importancia. 4. Es un buen entrevistador, escucha y observa. Revisa documentos, registros y datos. 5. Entiende y comprende el uso apropiado del uso de técnicas de muestreo. 6. Verifica la exactitud de la información recopilada. 7. Cuando realiza un hallazgo se basa y confirma que la evidencia es suficiente y apropiada para el mismo. 8. Mantiene la confidencialidad y seguridad de la información. 9. Posee gran habilidad de comunicación. 10.Conoce las herramientas, métodos estadísticos y técnicas de análisis. 11.Conoce los términos de carácter contable-financiero y los comprende. 12.Conoce los principios de contabilidad y auditoría generalmente aceptados y su aplicación. 13.Conoce el tamaño de la organización, su estructura y las relaciones de la organización. 14.Conoce los procesos generales de la entidad y la terminología 15.Conoce las costumbres sociales y culturales de la entidad 16.Cuando realiza una auditoria conoce y entiende las Leyes, Decretos, Resoluciones, Convenios, Acuerdos, Códigos y Reglamentos que aplican al tema auditado.
  4. 4. IAFIC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditorías Internas Código: Versión: 01 Fecha: 07-11-2010 Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 4 5.2.3 Perfil del auditor por competencias Educación: Profesional en Contaduría Pública Formación: Auditoría interna Gestión por procesos. Gestión documental. Ofimática. Experiencia: Un año como Auditor. Trabajo en equipo: Capacidad de interactuar y adaptarse con otros para el logro de un propósito común. Comunicación asertiva: Facilidad para escuchar y comprender ideas, transmitir información precisa, clara y oportuna mediante un lenguaje apropiado. Conocimientos efectivos: Interés por la adquisición de los conocimientos requeridos para el desarrollo del trabajo y su aplicación en el logro de los objetivos de su cargo. Compromiso con la entidad: Capacidad para orientar el desempeño personal hacia la consecución de los objetivos de almacén Alfa Ltda. Calidad humana: Habilidad para mantener relaciones interpersonales basadas en el respeto, la tolerancia y la amabilidad.
  5. 5. IAFIC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditorías Internas Código: Versión: 01 Fecha: 07-11-2010 Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 5 5.2.4 Flujograma FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLE Se elabora proyecto del Programa Anual de Auditorías Internas y se coordina con los responsables de los procesos las fechas para realizar las visitas. Se hacen los ajustes y se presenta el programa definitivo al Representante de la Alta Dirección. Este programa tiene en cuenta los siguientes criterios: Impacto del proceso sobre los resultados. Frecuencia de la ocurrencia de problemas en el proceso. Riesgos del proceso. Auditorias para cubrir y mantener el sistema. La conformidad con los procedimientos. Los resultados de las auditorias previas. Gerente General y Equipo de Gestión Revisa el Programa Anual de Auditorías Internas financieras. Si presenta inconsistencias o se requiere realizar ajustes hacen las observaciones y se envía al paso anterior. Gerente General. Aprueba el Programa Anual de Auditorias Gerente General Inicio Elaborar programa Anual de Auditorías Internas financieras ¿Es viable el programa? Sí Aprobación del programa Anual de Auditorias 1 No 1 1
  6. 6. IAFIC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditorías Internas Código: Versión: 01 Fecha: 07-11-2010 Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 6 FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLE Aprobado el Programa Anual de Auditorias se comunica a los jefes de las dependencias y a todos los funcionarios de Almacén Alfa Ltda., con al menos dos semanas de anticipación. Gerente General Se prepara el Proyecto de Plan de Auditorias utilizando el formato previamente aprobado en donde se asignan las tareas individuales, a cada auditor. Auditor Líder Verifica la viabilidad de la ejecución del Plan de Auditoria Teniendo en cuenta el Programa Anual de Auditoría financiera de Almacén Alfa Ltda. En caso de realizar ajustes al plan se hacen en la actividad anterior. Gerente General Aprueba el Plan Gerente General Elaboración del Plan de Auditorías Internas financieras Divulgar El Programa Anual de Auditorias Aprobación de Plan de Auditorias Sí No ¿El plan es viable? 2 1 2 2
  7. 7. IAFIC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditorías Internas Código: Versión: 01 Fecha: 07-11-2010 Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 7 FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLE Los auditores internos reciben el Plan de Auditorias y proceden a ubicar y revisar los documentos a auditar, que servirán para preparar las “Listas de Verificación” en el formato previamente aprobado. Al elaborar las Listas de verificación el auditor interno considera: Los procesos que se llevan a cabo. Los procedimientos pertinentes. Los documentos y registros que se utilizan. Los resultados de los indicadores. Resultados de auditorias previas. Auditores Internos de Calidad El grupo auditor se reúne con los responsables del proceso para dar inicio a la auditoria, explicando el objetivo, alcance y método a seguir durante la auditorias Se hacen las preguntas y se examinan los documentos. Se toma nota de lo que considera importante para el informe. Así mismo, busca aclaración de la información y de la exactitud de los datos. Se revisan los siguientes aspectos: Entendimiento de la política y objetivos de carácter financiero. Control de documentos. Control de registros. Formación y competencia. Seguimiento y medición del proceso. Acciones correctivas. Acciones preventivas y Mejora continua. El grupo auditor prepara un solo informe y una única lista de verificación, para presentar en la Reunión del Grupo Auditor. Realiza la reunión de cierre entre el grupo auditor y los auditados, con el fin de presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de manera que sean comprendidos y reconocidos. Equipo Auditor Preparar Listas de Verificación Realizar la Auditoria Interna 2 3
  8. 8. IAFIC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditorías Internas Código: Versión: 01 Fecha: 07-11-2010 Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 8 FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLE El equipo auditor se reúne para hacer la revisión de los hallazgos, observaciones y comentarios. En esta reunión validan los hallazgos de No conformidades y observaciones y se diligencia el formato de “Acciones de Mejoramiento”, previamente aprobado. Miembros del Equipo Auditor Auditor Líder Los auditores elaboran el Informe de Auditorias Internas en el formato previamente aprobado que es entregado al auditor líder para consolidar el informe ejecutivo que es remitido a la Alta Dirección dentro de los quince días siguientes a la finalización de la auditoria. El informe contiene: Fecha de la Auditoría. Objetivo y alcance de la auditoria. Alcance Proceso (s) auditado (s). Miembros del equipo auditor Fechas y lugares donde se realizaron las auditorias Los criterios de auditoria Reportes de Oportunidades de Mejora Resumen de los aspectos relevantes (Fortalezas y oportunidades de mejora) Conclusiones de la auditoria. Miembros del Equipo Auditor Auditor Líder El auditor líder diligencia el formato Evaluación de Resultados previamente aprobado, que resume las oportunidades de mejora. Al informe consolidado para la Alta Dirección se anexa el registro de Programa de Auditoría, los reportes de Acciones de Mejoramiento y la Evaluación de Resultados. Auditor Líder 4 Reunión Equipo Auditor 3 Elaboración de Informe de Auditoria Evaluación de Resultados
  9. 9. IAFIC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditorías Internas Código: Versión: 01 Fecha: 07-11-2010 Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 9 FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLE El informe ejecutivo final es revisado y aprobado para ser remitido a los miembros de la Alta Dirección para su análisis y toma de decisiones. Gerente General Se prepara comunicación remitiendo el informe final a los miembros de la Alta Dirección. Gerente General De acuerdo con el procedimiento Acciones de Mejoramiento correctivas y preventivas el auditado dará tratamiento al cierre de No conformidades y el Equipo Auditor verificará su eficacia, y reportará los resultados a la Alta Dirección Todos los Funcionarios del Almacén Alfa Ltda. Se realizan las revisiones durante el año, conforme al plan de auditorías. Revisa el informe para evaluar las oportunidades de mejora y proceder a dar lineamientos para efectuar los cambios que se requieran tanto en el Sistema de Gestión, como en las Políticas y los Objetivos de carácter financiero. Se elabora acta en donde quedan claramente especificados los compromisos y sus responsables. Se deben considerar las necesidades de los recursos para mejorar y mantener el sistema. Gerente General y Equipo de Gestión Revisión por la Alta Dirección Fin Remisión de Documentos 4 Revisión y aprobación del informe final Aplicar el Plan de Mejoramiento
  10. 10. IAFIC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Sincelejo, Sucre Anexo: Plan de Auditorías Internas Código: Versión: 01 Fecha: 07-11-2010 Mg. Jorge Sánchez Noguera Página 10 6. REGISTROS Programa de Auditoría Internas Plan de de Auditoría Lista de Verificación Evaluación de Resultados Informe de Auditoria Interna financiera Acciones de Mejoramiento 7. ANEXOS Anexo 1: Formato Programa de Auditoría Anexo 2: Formato Plan de Auditoria Anexo 3: Formato Lista de Verificación Anexo 4: Formato Evaluación de Resultados Anexo 5: Formato Informe de Auditorias 8 CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO VERSIÓN Elaboró Revisó Aprobó

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