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Un’innovativa applicazione basata su Microsoft SharePoint Server e Office 2007 ha permesso alla Provincia di Perugia ...

Un’innovativa applicazione basata su Microsoft SharePoint Server e Office 2007 ha permesso alla Provincia di Perugia
di informatizzare in poche settimane la procedura di formazione, approvazione e conservazione delle delibere della Giunta e del Consiglio. L’integrazione in Microsoft
Office Word 2007 di tutte le funzionalità necessarie ha reso semplice e veloce per gli utenti l’adozione della nuova procedura, che assicura all’amministrazione un salto di qualità in termini di efficienza, trasparenza
e sicurezza.

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Microsoft - Caso Di Successo Provincia Di Perugia Hi Res Microsoft - Caso Di Successo Provincia Di Perugia Hi Res Document Transcript

  • La parola ai clienti P.A. LOCALE Collaboration “È stato entusiasmante poter calare una piattaforma di collaborazione e cumunicazione in un soggetto pubblico che ha sempre creduto negli strumenti innovativi”. Luca Bacchi Provincia di Perugia Corporate & Government Account Manager Ecobyte Tecnology Addio carta, le delibere si approvano direttamente dal PC Un’innovativa applicazione basata su Microsoft SharePoint HANNO OTTENUTO Server e Office 2007 ha permesso alla Provincia di Perugia • Gestione completamente dematerializzata di informatizzare in poche settimane la procedura dell’iter di formazione, approvazione di formazione, approvazione e conservazione delle delibere e conservazione delle delibere della Giunta e del Consiglio della Giunta e del Consiglio. L’integrazione in Microsoft • Elevata semplicità di utilizzo e integrazione Office Word 2007 di tutte le funzionalità necessarie con i software di produttività personale della suite Microsoft Office ha reso semplice e veloce per gli utenti l’adozione • Eliminazione della carta per i processi della nuova procedura, che assicura all’amministrazione informatizzati, con conseguente taglio dei costi un salto di qualità in termini di efficienza, trasparenza • Sensibile riduzione dei tempi e sicurezza. per l’approvazione delle delibere • Positive ricadute sui livelli di trasparenza dell’ente • Forte incremento dell’efficienza dell’amministrazione e della produttività del personale coinvolto • Archiviazione digitale delle delibere e dei documenti preparatori • Tempi estremamente ridotti per la realizzazione dell’applicazione • Potenziamento delle infrastrutture tecnologiche a disposizione della Provincia • Elevata affidabilità e sicurezza In collaborazione con
  • Informazioni generali CHI La Provincia di Perugia è una delle più avanzate e innovative amministrazioni locali italiane. L’elevato livello tecnologico raggiunto e la preparazione dello staff di programmatori ha permesso di ottenere negli ultimi anni importanti risultati ed esperienze di successo. PERCHÉ • Informatizzare la procedura di elaborazione, approvazione e Il team dei sistemi informativi della Provincia di Perugia conservazione delle delibere della Giunta e del Consiglio Le Esigenze del flusso documentale, che ha aumentato • Realizzare una piattaforma per la gestione sensibilmente l’efficienza e, documentale in grado di essere Dematerializzazione, una contemporaneamente, i livelli di sicurezza utilizzata in futuro anche per gli altri rivoluzione che coinvolge e di trasparenza dell’Ente”, spiega Gabriele workflow dell’amministrazione provinciale anche le delibere Giglioni, Responsabile Ufficio Sistema COME Informativo della Provincia di Perugia. Gestire l’intero iter di elaborazione, • Il team di sviluppo dell’Ufficio Sistema approvazione e archiviazione delle Informativo ha realizzato “Gestione delibere della Giunta e del Consiglio La Soluzione documentale degli atti deliberativi”, un’innovativa applicazione basata su Provinciale dall’interno di Word 2007 Dalla carta alle scrivanie Microsoft SharePoint Server e Office 2007 grazie a componenti aggiuntive realizzate virtuali • Grazie a componenti aggiuntive realizzate in .NET dal team di sviluppo dell’Ufficio in tecnologia .NET, sono state integrate Sistema Informativo: per vincere la sfida L’importanza e la complessità della in Microsoft Office Word 2007 tutte della dematerializzazione e dell’efficienza, procedura da informatizzare ha richiesto le funzionalità necessarie inclusa la firma digitale, rendendo semplice e veloce la Provincia di Perugia ha scelto questa uno sviluppo attento delle diverse l’adozione del nuovo applicativo da parte soluzione innovativa, che assicura rapidità funzionalità. Ogni passaggio dell’iter degli utenti e trasparenza al processo di formazione e le possibili varianti procedurali sono stati delle decisioni degli organi politici analizzati e previsti dall’applicazione di SOFTWARE E SERVIZI dell’amministrazione. “Avevamo l’esigenza workflow, con il pieno rispetto dei requisiti • Microsoft® Office 2007 di modernizzare tutte le fasi di una di legge in materia di produzione di atti • Microsoft Office SharePoint® Server procedura complessa quale la creazione amministrativi. Dalla creazione del testo 2007 Enterprise Edition • Microsoft SQL® Server 2005 delle delibere, cui partecipano numerosi all’aggiunta di note e modifiche, fino soggetti della Provincia, dagli addetti all’approvazione con la firma digitale, tutto degli uffici competenti per materia avviene sulle “scrivanie virtuali” dei soggetti ai dirigenti d’area e di servizio, al livello coinvolti. In questo modo anche l’accesso politico. Con il nuovo applicativo Web- agli atti è divenuto più sicuro e trasparente, oriented, basato su Microsoft SharePoint rendendo facilmente tracciabili e identificabili e Office 2007, siamo riusciti ad abbandonare le modifiche (evidenziate con la logica carte e faldoni che rallentavano l’iter del post-it) e le varie versioni del testo, e appesantivano ogni passaggio. così come gli autori delle variazioni. Il risultato è la dematerializzazione completa La bozza di delibera non viene approvata
  • finché non ha apposte le firme digitali soluzione così avanzata né che sia riuscita Il consolidamento, nella già diffusa del Presidente, dell’Assessore competente, a farlo con risorse interne, sebbene interfaccia di Office, delle funzionalità del Dirigente di riferimento e del Segretario affiancate dai consulenti di Ecobyte, necessarie per la gestione del processo Generale. Microsoft Gold Certified Partner, da anni di elaborazione e approvazione della “Gestione documentale degli atti società partner dell’Amministrazione delibera è stato realizzato in tecnologia deliberativi”, questo il nome dato nello sviluppo di progetti tecnologici. .NET dallo stesso team di sviluppo alla soluzione dalla Provincia di Perugia, Nel panorama della P.A. locale, la Provincia dell’Ufficio Sistema Informativo che dopo una fase di test, che si sta di Perugia si è sempre distinta della Provincia, in meno di due mesi. concludendo con successo, governerà per la propensione all’innovazione Particolarmente utile la possibilità di il processo di elaborazione e approvazione e per la competenza del suo team integrazione con sistemi di autenticazione delle delibere di Giunta e Consiglio di sviluppo. Ricorda infatti Giglioni: “Già single sign on personalizzati e con Active della Provincia di Perugia, per un totale – nel 1997 avevamo creato una piattaforma Directory per l’attuazione di politiche in media – di circa mille atti l’anno. per informatizzare l’iter di formazione avanzate di sicurezza e targeting delle determinazioni dirigenziali. La nostra delle informazioni. Attraverso il sistema I Benefici idea è che mantenersi al passo con gli ultimi documentale di SharePoint Server, sviluppi della tecnologia può essere documenti e informazioni sono memorizzati Il vantaggio di un’interfaccia più complesso, ma è comunque sempre su una base dati SQL Server, che garantisce nota e apprezzata pagante, perché aumenta la qualità la loro archiviazione, assicurando capacità e la velocità di risposta dell’amministrazione di backup e restore. L’introduzione dell’applicativo di workflow, alle esigenze dei cittadini, riduce la In prospettiva, conclude Giglioni, l’idea richiesta dal Direttore Generale Stefano dipendenza dai fornitori e aumenta il livello guida della Provincia di Perugia Mazzoni, ha riscosso subito l’apprezzamento culturale e di competenze dell’intera è di uniformare la gestione degli atti da parte degli oltre 400 utenti che, a vario amministrazione”. con un’unica applicazione, nonché titolo, possono essere coinvolti nel processo di estendere l’uso del progetto “Gestione di formazione delle delibere. Microsoft, il valore documentale degli atti deliberativi” anche L’integrazione con gli strumenti di di una partnership alle 14mila determine dirigenziali produttività personale da sempre utilizzati realizzate ogni anno, ora gestite con una dai dipendenti – Microsoft Office e, Sono quasi otto anni che la Provincia soluzione legacy. in particolare, Word – ha reso immediata di Perugia ha scelto Microsoft per i più l’adozione della soluzione negli uffici importanti progetti di informatizzazione. e ridotto al minimo l’attività di formazione “La decisione di puntare su Microsoft per gli utenti. “Abbiamo dovuto prestare Office SharePoint Server 2007 – afferma maggiore attenzione solo al livello politico, Giglioni – è la naturale conseguenza il quale, pur avendo appoggiato fin dei risultati che siamo riusciti a ottenere dall’inizio la dematerializzazione, non era finora con la tecnologia Microsoft. “Grazie alle potenti feature ancora abituato a svolgere tutte Inoltre, l’insieme di Office e SharePoint di Microsoft Office SharePoint le operazioni esclusivamente da computer, offre soluzioni innovative per la gestione Server 2007, la Pubblica senza l’utilizzo di documenti cartacei”, documentale digitale e il workflow di Amministrazione ha innalzato aggiunge Giglioni. processo utilizzato nel nostro applicativo”. sensibilmente il livello di interazione tra gli utenti”. Da un punto di vista architetturale, Un’amministrazione locale il progetto “Gestione documentale all’avanguardia degli atti deliberativi” è stato caratterizzato Enrico Lorenzini Senior Microsoft Certified fin dall’inizio proprio dall’integrazione Systems Engineer Non sorprende che sia stata la Provincia tra la piattaforma server Microsoft Ecobyte Tecnology di Perugia ad adottare per prima una SharePoint e Office in uso nei client.
  • Ecobyte Luglio 2008 opera dal 1993 nel settore dell’Information Technology ed è Microsoft Gold Certified Partner. Si rivolge alle PMI e alle Pubbliche Amministrazioni offrendo fornitura di sistemi informativi “chiavi in mano” e integrazione del parco installato presente in azienda. Lavora con i leader mondiali dell’informatica moderna. Ecobyte, con sede a Perugia, ha ottenuto la certificazione UNI-EN ISO 9001/2000 per il proprio sistema di qualità aziendale. Per ulteriori informazioni su Ecobyte: www.ecobyte.it Per saperne di più © 2007 Microsoft. Tutti i diritti riservati. Questa pubblicazione è puramente informativa. Tutti i marchi registrati citati sono di proprietà Per ulteriori informazioni sui prodotti o servizi Microsoft per la Pubblica delle rispettive società. Amministrazione e la Sanità: www.microsoft.com/italy/pa/ Microsoft - Centro Direzionale S. Felice - Pal. A Per ulteriori informazioni sulla Provincia di Perugia: www.provincia.perugia.it Via Rivoltana, 13 - 20090 Segrate (MI) Visitateci su Internet: www.microsoft.com/italy/ Per approfondimenti sulle testimonianze dei clienti: www.microsoft.com/italy/casi/ Servizio Clienti: www.microsoft.com/italy/info CHPSCOLL0708