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8 reasons to outsource document management (Deutsch)

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Confronted with information management challenges, organisations often operate on a reactive basis, developing ad hoc solutions to specific problems as they arise. Because of this, many document ...

Confronted with information management challenges, organisations often operate on a reactive basis, developing ad hoc solutions to specific problems as they arise. Because of this, many document management programmes are rife with duplicated procedures, non-standard methods and process inefficiencies. As a result, companies become exposed to unnecessary risks and costs, and miss out on opportunities to add business value.

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8 reasons to outsource document management (Deutsch) 8 reasons to outsource document management (Deutsch) Document Transcript

  • ARCHIVMANAGEMENT ACHT GRÜNDE FÜR EXTERNES INFORMATIONSMANAGEMENT Acht Gründe Wenn Unternehmen den Herausforderungen des Informationsmanagements gegenüberstehen, verhalten sie 01 Sie bezahlen nur die Services, sich oft sehr passiv und entwickeln Lösungen erst beim die Sie wünschen. Auftreten von bestimmten Problemen. Aus diesem Grund beinhalten viele Informationsmanagement-Programme 02 Effektives doppelte Verfahren sowie nicht-standardisierte und Informationsmanagement erfordert spezialisierte ineffiziente Prozesse. Dies hat zur Folge, dass Unternehmen Lösungen. unnötigen Risiken und Kosten ausgesetzt werden und Möglichkeiten versäumen, die einen zusätzlichen Mehrwert 03 Wir identifizieren gemeinsam die Herausforderungen in Ihrem für ihr Unternehmen bedeuten könnten. Unternehmen. Daher ist es wichtig, Informationsmanagement als wichtigen Prozess zu 04 Eine lückenlose Nachweiskette betrachten, der traditionellen Geschäftsabläufen gleichgestellt ist. Doch nur ist von zentraler Bedeutung. wenige Unternehmen haben ausreichend Zeit oder das erforderliche Fachwissen, ein Informationsmanagement zu etablieren, das den erhöhten 05 Hybridlösungen erfordern ein Anforderungen von heute und denen der Zukunft gerecht wird. effizientes Informationsmanagement. Hier können die Zusammenarbeit mit einem sachkundigen Partner und die Verwendung einer externen Lösung entscheidend sein. Wir unterstützen Sie 06 Ihre Mitarbeiter benötigen dabei, rasch leistungsfähige Informationsmanagement-Prozesse zu umfassende implementieren, ohne umfangreiche Investitionen in Software, Hardware Kontrollmöglichkeiten. oder interne Schulungen. 07 Erstellen Sie einen Plan gemäß Im Folgenden finden Sie die acht Sie acht Tipps von Iron Mountain, mit denen Best Practices. Sie Ihr Informationsmanagement durch externe Lösungen wieder auf den 08 Veränderung muss nicht neuesten Stand bringen. kompliziert sein. 0800 408 0000 / www.ironmountain.de Seite 1
  • 03 wIR IDENTIFIzIEREN GEMEINSAM MIT IHNEN DIE HERAuSFORDERuNGEN IN IHREM uNTERNEHMEN. Laut IDC entstehen in einem klassischen Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern jährlich Verluste zwischen 25 und 29 Mio. €, weil Daten gesucht werden, die nicht existieren, vorhandene Daten nicht gefunden oder nicht gefundene Daten wiederhergestellt werden müssen. Diese Annahmen stimmen mit Forschungsergebnissen überein, die belegen, dass Berufstätige 50 % ihrer Zeit mit der Suche von Informationen und etwa 5 bis 15 % mit deren Auswertung verbringen. Im Vergleich zu internen Lösungen, deren Beurteilung, Beschaffung und Installation Monate dauert, können gehostete Lösungen für das Informationsmanagement innerhalb weniger Wochen implementiert und genutzt werden. Durch einen einfachen Zugriff auf Ihre Daten für Ihre 01 SIE bEzAHlEN NuR DIE SERVICES, DIE SIE wÜNSCHEN. Mitarbeiter können Sie wertvolle Zeit einsparen, Entscheidungen schneller treffen und die Produktivität Ihres Unternehmens steigern. Die Investition in die Beschaffung und Nutzung eines modernen Informationsmanagements ist wichtig. Zahlreiche Lösungen bieten jedoch High- 04 EINE lÜCkENlOSE NACHwEISkETTE IST VON zENTRAlER bEDEuTuNG. End-Funktionen, z. B. für das Workflow- Management, die für die meisten kleinen und Eine lückenlose Nachweiskette für Dokumente ist mittleren Unternehmen nicht erforderlich sind. die Grundvoraussetzung zur Reduzierung betrieblicher Risiken. Bei internen Gehostete Lösungen für das Informationsmanagement-Lösungen werden Informationsmanagement bieten ein Aktenarchive von externen Kostenmodell, das sich nach der Nutzung richtet. Archivierungseinrichtungen oft zum Scannen an Damit bezahlten Sie nur für die Services, die Sie einen anderen Ort und danach zum Einordnen benötigen, und für die Menge der von Ihnen wieder zurückgebracht. Bei jedem dieser Schritte verarbeiteten Daten. Zudem übernehmen wir die besteht die Möglichkeit, Dokumente zu verlieren Verantwortung für Hardware- und Software- oder falsch einzuordnen. Upgrades sowie für die ratenmäßige Kostenaufteilung für alle Unternehmen, die Durch die Wahl eines einzigen Anbieters für unsere Services nutzen. Auf diese Weise erhalten Archivierung und Informationsmanagement Sie Zugang zu Technologien und Methoden, ohne schließen Sie Risiken in der Nachweiskette aus. dabei Ihre Budgetgrenzen zu übersteigen. Physische Dokumente können an einem zentralen Ort abgerufen, gescannt und wieder eingeordnet werden, sodass die Print-Dokumente stets auf 02 EFFEkTIVES INFORMATIONSMANAGEMENT ERFORDERT SpEzIAlISIERTE löSuNGEN. Ihrem Firmengelände in Sicherheit sind. Zusätzlich ist die lückenlose Dokumentation der In einem durchschnittlichen Unternehmen Informationen gewährleistet. Sollte Ihr entsteht eine enorme Menge an Dokumenten, was Unternehmen aus gesetzlichen oder rechtlichen das schnelle Auffinden und Abrufen wichtiger Gründen zur Erstellung von Dokumentenhistorien Informationen erschwert. Zusätzlich verläuft die gezwungen sein, kann dies von äußerst großem Organisation von Dokumenten häufig nicht nach Wert sein. einem standardisierten Prozess, sodass ein einheitlicher Zugriff im gesamten Unternehmen nicht gewährleistet ist. Die Verwendung einer Lösung für das Informationsmanagement von einem einzigen Anbieter minimiert durch einen umfassenden Ansatz zur Verwaltung Ihrer Datenbestände betriebliche und gesetzliche Risiken. Im Rahmen unseres Kerngeschäftes, den Services rund um das Informationsmanagement, haben wir Best Practices entwickelt, die auf unseren umfassenden Kundenerfahrungen basieren.
  • 05 HybRIDlöSuNGEN ERFORDERN EIN EFFIzIENTES INFORMATIONSMANAGEMENT. diese Anforderungen mit Funktionen wie intelligentem Scannen und Bilderfassung erfüllen. Die Verwaltung von Dokumenten mit Die Funktionen müssen dabei von einem unstrukturiertem Inhalt und Formaten, die nicht Digitalisierungsprozess unterstützt werden, der dem Standard entsprechen, erfordert ein hohes den besonderen Anforderungen jedes Niveau an prozessübergreifender Koordination. Dokumententyps entspricht. Digitalisierte Dies kann zu einem größeren Verbrauch der Dokumente werden Ihnen über einen FTP-Server Geschäfts- und IT-Ressourcen führen, als die in ECM-fertiger Form oder über ein gehostetes meisten Unternehmen annehmen. Vielfältige Archiv zur Verfügung gestellt. Speicher- und Archivierungsumgebungen, wie z. B. Aktenschränke für Dokumente, auf verschiedene 07 ERSTEllEN SIE EINEN plAN GEMäSS bEST pRACTICES. Standorte verteilte Boxen für Unterlagen, oder mehrere Anwendungen für elektronische Dateien, Nur wenige Unternehmen verfügen über die erschweren einen schnellen Zugang zu Daten. Ressourcen oder das Fachwissen, um ihre Informationsmanagementstrategie zu Eine Hybridlösung für das überarbeiten und neue Lösungen zu Informationsmanagement verbindet die implementieren. Und da Unternehmen permanent Wirtschaftlichkeit der traditionellen Archivierung Effizienzsteigerungen bei maximaler Ihrer Print-Dokumente mit der Geschwindigkeit, Kostenreduzierung realisieren müssen, wird diese dem Komfort und den Ersparnissen des digitalen komplexe Aufgabe häufig ganz ans Ende der Datenzugangs. Die Akten bleiben weiterhin im Aufgabenliste gestellt. Papierformat, werden aber auf Anfrage und je nach Anforderungen des Unternehmens Durch die Übernahme des eingescannt und digitalisiert. Nur ein Anbieter, der Informationsmanagements durch externe die physische Archivierung und auch das externe Spezialisten können Unternehmen sicher sein, Informationsmanagement übernimmt, dass die ständige Überprüfung ihrer gewährleistet die Effizienz dieses Hybridmodells. Datensicherheit, Prozesse und Fristen gewährleistet ist. Mit diesem Modell verfügen Sie 06 IHRE MITARbEITER bENöTIGEN uMFASSENDE kONTROllMöGlICHkEITEN. über umfassende Kontrollmöglichkeiten, die Richtlinienkonformität ist gewährleistet und damit In der heutigen Welt kann praktisch jede verbundene Kosten werden reduziert. Suchfunktion durch ein elektronisches System übernommen werden, das über einen individuellen Mitarbeiterzugriff zu Dokumenten und 08 VERäNDERuNG MuSS NICHT kOMplIzIERT SEIN. Management-Tools bedient werden kann. Folglich Der Wechsel zu neuen hat sich auch die Rolle der Experten für das Informationsmanagementstrategien und Informationsmanagement geändert. Anstatt die -prozessen ist einfacher als Sie denken. Ein Aufbewahrung der Unterlagen zu übernehmen ist Partner mit Erfahrung im Archivmanagement er nun mit der Schulung und Betreuung der kann selbst die komplexesten Probleme effektiver Mitarbeiter beim Zugriff auf Daten betraut. und kosteneffizienter bewältigen als ihre Mitarbeiter. Außerdem erhalten Sie eine Daher ist es wichtig, dass alle Benutzer, die umfassende Lösung, von der Ihr Unternehmen in Kenntnisse über die Informationen und deren vielerlei Hinsicht profitiert, da die einzelnen Verwendung sowie die Voraussetzungen für deren Elemente perfekt aufeinander abgestimmt sind Einsicht haben, über elektronischen Zugriff auf die bestimmte Arbeiten nicht unnötig doppelt Daten und deren Verwaltung verfügen. Eine durchgeführt werden müssen. externe Informationsmanagement-Lösung muss
  • VERwAlTEN SIE IHRE DATEN, bEVOR DEREN AuFbEwAHRuNGSFRIST AbGElAuFEN IST Iron Mountain bietet über die reine Aktenarchivierung hinaus weitere Services. Wir kümmern uns um Ihre geschäftskritischen Informationen rund um ihren gesamten Lebenszyklus und ermöglichen dabei Kostenreduzierung und Effizienssteigerung in Ihrem Unternehmen. ANALYSE UND DIGITALE SCANNEN UND FLEXIBLER SICHERE BERATUNG ARCHIVIERUNG UND DIGITALISIEREN ZUGRIFF VERNICHTUNG SICHERUNG EIN pARTNER, DEM SIE VERTRAuEN köNNEN Unabhängig von der Größe und Branche Ihres Unternehmens: Wir bieten Ihnen einen speziellen Service, der auf den folgenden Grundprinzipien basiert: VERTRAuEN kOMpETENz kuNDENFOkuS Seit fast 60 Jahren sind wir Unsere Stärken und langjährige Kundenzufriedenheit ist unser verlässlicher Partner für sowohl Erfahrung spiegeln sich auch in wichtigstes Ziel. Daher sind wir kleine als auch große Unternehmen. unseren Mitarbeitern, Prozessen und rund um die Uhr für Sie da. Wir sind weltweit an über Technologien wider. Wir verstehen 1000 Standorten vertreten. Ihre Herausforderungen im NACHHAlTIGkEIT Mit unserer Unterstützung können Informationszeitalter z. B. hinsichtlich SICHERHEIT Sie nicht nur die Informationen Aufbewahrungsrichtlinien und Unsere Hochsicherheitseinrichtungen, aufbewahren und jederzeit abrufen, können Sie dabei unterstützen, Ihre die Sie tatsächlich benötigen und kompetenten Mitarbeiter und geschäftskritischen Informationen alle anderen entsorgen – sondern optimierten Prozesse gewährleisten, bestmöglich und kosteneffizient zu auch Ihre dass Ihre Informationen in guten nutzen. Nachhaltigkeitsverplichtungen Händen sind. einhalten. NEHMEN SIE NOCH HEuTE MIT uNS kONTAkT AuF Falls Sie mehr über Iron Mountain erfahren möchten und wir Sie bei Ihrem Informationsmanagement untersützen können, besuchen Sie unsere Website unter www.ironmountain.de, oder rufen Sie uns unter der Nummer 0800 408 0000 an. © 2010 Iron Mountain Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Iron Mountain und das Design des Bergsymbols sind eingetragene Marken von Iron Mountain Incorporated. Alle anderen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. DE-RM-02-0610-01-DE