Your SlideShare is downloading. ×
  • Like
WAJ 3108 Pengurusan Mesyuarat
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Now you can save presentations on your phone or tablet

Available for both IPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

WAJ 3108 Pengurusan Mesyuarat

  • 4,120 views
Published

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
4,120
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
266
Comments
0
Likes
4

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. BAB 4: PENGURUSAN MESYUARAT Disediakan oleh: Nor Zaheera bt Abdul Razak Irene Bunsie anak Bandang Lousia Sindeng
  • 2. Maksud MesyuaratMesyuarat bermaksud mengadakan satuperhimpunan dengan tujuan untukmengumpulkan idea atau penyatuan fikiranbagi mendapat keputusan.
  • 3. Tujuan mesyuarat diadakan1) Menyelesaikan banyak tugas dan masalah berkaitan dengan organisasi dan persatuan.2) Mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan untuk mendapat kata sepakat dan kerjasama.3) Mengawal aktiviti dan kewangan organisasi atau persatuan dari semasa ke semasa.4) Menyelaras dan membincangkan bidang tugas jawatankuasa atau pegawai dan kegiatan organisasi atau persatuan.
  • 4. Sambungan…5) Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu kepada masyarakat atau ahli secara khususnya.6) Mengetahui sokongan, kerjasama, tindak balas dan sambutan terhadap sesuatu isu atau persoalan dan aktiviti.7) Membuat sesuatu keputusan atau mandat penting yang berkaitan dengan organisasi atau persatuan.8) Merancang sesuatu strategi dan program atau mendapatkan idea-idea baharu bagi melaksanakan aktiviti organisasi atau persatuan.
  • 5. 4.1 Jenis-Jenis Mesyuarat1) Mesyuarat Agung Tahunan2) Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar3) Mesyuarat Jawatankuasa Kerja4) Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro5) Mesyuarat Jawatankuasa Sementara (Ad Hoc)
  • 6. Mesyuarat Agung Tahunan• Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh dan melaksanakan pemilihan ahli Jawatankuasa Kerja yang baharu.• Persatuan yang mengadakan Mesyuarat Agung Tahunannya dua tahun sekali dikenali Mesyuarat Agung Dwitahunan.
  • 7. Agenda semasa Mesyuarat Agung Tahunan atau Dwitahunan1) Ucapan Pengerusi.2) Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas.3) Membentang dan menerima penyata tahunan tahun lalu.4) Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun lalu.5) Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu.6) Membincang dan meluluskan usul atau cadangan.7) Ucapan penangguhan.
  • 8. Sambungan…• Notis Mesyuarat Agung Tahunan atau dwitahunan perlu diedarkan dalam masa 14 hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha.• Terdapat dua cara bagi kebanyakan persatuan menetapkan korum sesuatu mesyuarat, iaitu: 1 2a) Berpandukan pecahan atau peraturan keahlian seperti 1 4 atau 1 2 daripada kesemua ahli atau;b) Menetapkan bilangan seperti sekurang- kurangnya 40 orang, 20 orang dan sebagainya.
  • 9. Mesyuarat Agung Luar Biasa• Turut dikenali Mesyuarat Agung Tergempar atau Mesyuarat Agung Khas.• Mesyuarat Agung Luar Biasa perlu diadakan apabila:i. Pengerusi memikirkannya perlu diadakan.ii. Permintaan bertulis oleh tidak kurang daripada 8 orang ahli Jawatankuasa Kerja.iii. Permintaan secara bertulis oleh atau 60 orang ahli atau mana yang kurang 2 3 agar mesyuarat itu diadakan.
  • 10. Sambungan…• Notis untuk mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa bergantung kepada persatuan, misalnya 14 hari.• Antara agenda yang dibincangkan ialah:a) Penerangan atau taklimat ketua atau setiausaha mengenai latar belakang isu yang dibincangkan.b) Perbincangan mengenai isu berkenaan dan membuat keputusan.
  • 11. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja• Merupakan mesyuarat yang biasa diadakan oleh sesebuah persatuan bagi menggerakkan persatuan berkenaan.• Notis dikeluarkan 2 atau 3 hari bagi pertubuhan yang diadakan di sekolah kerana masalah menyampaikan notis tidak timbul.
  • 12. Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja1) Ucapan pengerusi.2) Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas.3) Perkara-perkara yang berbangkit.4) Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi Jawatankuasa Kecil.5) Hal-hal lain.
  • 13. 4.2 Peranan Dan TanggungjawabAhli Jawatan Kuasa Mesyuarat
  • 14. Jawatan Penting dalam sesuatu mesyuarata) PENGERUSIb) SETIAUSAHAc) AHLI
  • 15. Pengerusi• Merupakan orang yang paling penting bagi memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat.• Harus mempunyai sifat: a) daya usaha, b) kepimpinan, c) adil, d) tidak beremosi, e) berpakaian kemas, f) sentiasa tenang, g) mendapat kepercayaan ahli h) berpengetahuan yang cukup tentang agenda mesyuarat.
  • 16. Peranan Pengerusi1) Memulakan mesyuarat setelah korum mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan. Perkara yang perlu disentuh pada permulaan mesyuarat ialah memperkenalkan tetamu jemputan sekiranya ada dan menjelaskan tujuan mesyuarat.2) Semua perbincangan mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan.3) Pengerusi menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat.4) Memastikan setiausaha menaip minit mesyuarat dan mengedarkan kepada semua ahli.
  • 17. Setiausaha• Setiausaha perlu bekerjasama dengan pengerusi bagi mentadbir dan mengurus persatuan.• Seorang setiausaha perlu mempunyai sifat;a) Dedikasib) Cekapc) Berdisiplind) Membuat kerja dengan kemas dan terature) Boleh bekerjasama dengan pengerusi (sangat penting)f) Mementingkan fakta yang terperinci.
  • 18. Peranan SetiausahaBoleh dibahagikan kepada 3 peringkat iaitu;a) Sebelum mesyuaratb) Semasa mesyuaratc) Selepas mesyuarat
  • 19. Sebelum mesyuarata) Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat.b) Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal.c) Memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem siar raya berfungsi.d) Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas, pen dan sebagainya(jika perlu)e) Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.
  • 20. Semasa mesyuarata) Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna.b) Mencatat perkara yang dibincang dalam mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat.c) Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.
  • 21. Selepas mesyuarata) Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera.b) Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secapat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit
  • 22. 4.3AGENDA MESYUARAT
  • 23. Agenda• Agenda ialah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan dalam mesyuarat.• Lazimnya, agenda mesyuarat sekurang- kurangnya mesti mengandungi:  Ucapan alu-aluan pengerusi.  Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.  Perkara-perkara berbangkit.  Hal-hal lain.
  • 24. 4.4Pengendalian mesyuarat
  • 25. PENGENDALIAN MESYUARAT• Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.• Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.• Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.• Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. 26
  • 26. TINDAKAN PRA-MESYUARAT1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa2. Membuat tempahan bilik mesyuarat – Tempahan secara bertulis – Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, t arikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan 27
  • 27. 3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan – Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat – Tentukan bilangan salinan kertas kerja – Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat4. Menghantar surat jemputan mesyuarat – Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat – Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, n ama Pengerusi dan jenis pakaian 28
  • 28. 5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat – Bilik bersih dan kemas – Tempat duduk mencukupi – Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara6. Menentukan kehadiran – Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir – Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat 29
  • 29. 7. Perbincangan pra mesyuarat – Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat – Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi – Tepati masa – Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat 30
  • 30. TINDAKAN SEMASA MESYUARATCatatan minit mesyuarat • Senarai kehadiran mesyuarat • Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat • Keputusan yang dibuat • Tindakan susulan yang perlu diambil 31
  • 31. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT• Penyediaan Minit• Format Minit Mesyuarat• Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat• Catatan Perbincangan• Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat• Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia• Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan• Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab 32
  • 32. i) Penyediaan Minit• Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat• Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuaratii) Format Minit Mesyuarat  Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat 33
  • 33. iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat • Disusun mengikut kekananan ahli- ahli yang hadiriv) Catatan Perbincangan  Direkodkan secara padat, tepat dan jelas  Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja 34
  • 34. v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat• Bilangan• Rujukan minit• Perkara• Tarikh hantar• Kementerian atau jabatan• Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia• Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia• Tarikh maklumbalas dibentangkan• Status 35
  • 35. vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia • Cabutan keputusan • Ringkasan dan ulasan urusetia • Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan • Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalasvii) Menentukan Format Maklumbalas DariKementerian / Jabatan Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah 36
  • 36. viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan Bertanggungjawab• Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam• Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program 37
  • 37. 4.5TATACARA MESYUARAT
  • 38. Tatacara mesyuarat• Mesyuarat mempunyai tatacaranya yang tertentu.• Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:a) Peringkat pra-mesyuaratb) Peringkat dalam mesyuarat
  • 39. Peringkat pra-mesyuarat• Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan.• Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat telah siap maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan)• Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan. Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.
  • 40. Peringkat dalam mesyuarat• Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.• Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.
  • 41. Sambungan…• Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.• Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.
  • 42. Sambungan..• Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli- ahli yang lain.• Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"
  • 43. 4.6MINIT MESYUARAT
  • 44. Minit mesyuarat• Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana minit mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan.• Berhubung dengan format minit mesyuarat, sebenarnya tidak ada keseragaman dalam menulisnya.• Penyediaan minit mesyuarat perlulah mengambil kira hal- hal yang• berikut: i) Butiran tentang mesyuarat a) Nama mesyuarat. b) Bilangan kali diadakan. c) Tarikh d) Masa e) tempat
  • 45. Sambungan..ii) Senarai kehadiranSenarai lengkap ahli yang hadir sangat perlu untuk pengesahan minit padamasa akan datang dan memerlukan pandangan mereka sama ada sah atausebaliknya minit itu.iii) Isi minit mesyuarata) Kehadiran ditulis mengikut susunan seperti yang berikut: o Hadir – senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan mencatatkanjawatan mereka. o Turut hadir – senarai nama mereka yang hadir sebagai pemerhatiatau atas undangan khas (bukan ahli jawatankuasa). o Tidak hadir – senarai nama ahli yang tidak hadir (sama ada yangmemberikan alasan ataupun tidak).b) Kata alu-aluan daripada pengerusi mesyuarat.c) Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu.d) Perkara-perkara berbangkit.e) Agenda-agenda yang ditetapkan.f) Hal-hal lain.g) Ucapan penutup oleh pengerusi.
  • 46. Contoh minit mesyuarat
  • 47. Sekian…Terima kasih