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Vorschau zum Seminar Intranet Strategie und Governance [DE]
 

Vorschau zum Seminar Intranet Strategie und Governance [DE]

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Diese Präsentation enthält Teaser-Folien zum Seminar "Intranet Strategie und Governance" der Kongress Media Akademie. Durchführungsorte und -daten unter: http://www.akademie.kongressmedia.de/
[EN] This is a teaser presentation about a seminar on Intranet strategy and governancen. MOst slides are in German language.

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    Vorschau zum Seminar Intranet Strategie und Governance [DE] Vorschau zum Seminar Intranet Strategie und Governance [DE] Presentation Transcript

    • INTRANET STRATEGIE UNDGOVERNANCESeminarleiter:Stephan SchillerweinKongress Media Akademie Seminarserie 2013Frankfurt und Zürich, Juni/Juli 2013
    • AGENDA1. Vorstellung und Tagesüberblick2. Um was geht es eigentlich?3. Intranet Vision und Strategie4. Die Unternehmenskultur als entscheidendeRahmenbedingung5. Workshop: Intranet Roadmap6. Rollenmodell und Aufgaben beim Intranet Management7. Intranet-Governance8. Erfolgsmessung und -Steuerung9. Fragen und AbschlussdiskussionSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 20132
    • Ihr Seminarleiter: Stephan SchillerweinPrincipal Consultant, Member of the Executive BoardSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 20133Expertise & Track Record (excerpts): Intranets & Digital Workplace: MAN, Mobiliar, Grünenthal Pharma, Fraunhofer, Sonova, Swisscom,Siemens, Vodafone, SAP, Credit Suisse, Deutsche Telekom, Gategroup, Nyrstar, Meyer Burger,Boehringer Ingelheim, R+V Versicherungen, Sulzer, Roland Berger, … Corporate Websites: Alpiq, Alte-Leipziger Hallesche, University of Lugano (EMScom), … Social Business (Social Media, Enterprise 2.0): Richemont, Siemens (Schweiz), SIX Group, Migros, … Enterprise Search: German Air Traffic Control, Arcor, Vogel Media, Swisscom, German Parcel, … Focus on offering what organisations need - broad serviceportfolio covering Digital Business Transformation challenges 15+ years of experience in Digital Media and InformationManagement, specializing in Intranets & the Digital Workplace 100+ projects at 50+ organizations of all sectors & sizes Online and Intranet Manager at several large enterprises Author, conference speaker, jury member, blogger, …
    • INTRANET STRATEGIE &GOVERNANCEUM WAS GEHT ES EIGENTLICH…?
    • Die 4 Säulen des Intranet ManagementsStrategie RollenmodellZiel-SteuerungGovernanceDie Basis für alles andere5 Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • Status quo in vielen Unternehmen• Akzeptanz und Nutzung• Bedeutung für die Organisation• Budget und Ressourcen• Nutzen und Return on Investment• Konkurrenzierung und Abgrenzung• Steuerbarkeit und Qualität• ... und viele mehr!6Das Intranet hat grundlegende Probleme in vielen BereichenSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • Auf der Suche nach den Ursachen hinter denSymptomenSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 20137Hallo, ich binder SAP undmache hier dieMaterial-wirtschaftMein Name istExchange und ichverwalte die Emails…Ich heisseIntranet und ichmache …Ja, wasmache icheigentlich…?!Picture credit: «01 (227)» by Victor1558, http://www.flickr.com/photos/76029035@N02/6829510801/
    • Denn in Wirklichkeit ist das Intranet …Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 20138Picture credit: «Superman frente al espejo» by Greenog, http://www.flickr.com/photos/greenog/5458540501/… das universellsteArbeitsinstrument, dasihr Unternehmen jehatte!
    • Wenn der Vorteil zum Nachteil wird• Begriff ist vorbelegt (Kantinenplan, News, Informations-müllhalde, …) – kein Bewusstsein für das Potential• Bestimmung der möglichen Anwendungsgebiete ist bishernur minimal erfolgt• Intranet-Teams nicht multidisziplinär aufgestellt und nichtaktiv im Unternehmensgeschehen involviertSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 20139Die Vielseitigkeit ist nur von Nutzen, wenn sie auch genutzt wird
    • Was ist das Intranet für ihr Unternehmen?Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201310Picture credit: «01 (283)» by Victor1558, http://www.flickr.com/photos/76029035@N02/Intranet definition by Thoughtfarmer, http://www.thoughtfarmer.com
    • How good are we at information work?11EconomyU.S. economy loses $900bto $1.5t a yearUK economy loses£67b a yearEmployeesHidden cost $14k peremployee/yearMore than half ofinformation needed notsearchableManagementOrganizationalperformance down by 29%25% time loss dueto overloadunderperformance in dealingwith complexity1 in 2 lacks cross-organizationalinformationinformation notavailable in time1 in 3 searches notsuccessful1 in 2 managersoverloaded withinformation70% of customer agentslack informationImportant informationhard to find for 1 in 240% use wronginformation63% make criticaldecisions w/o beinginformed86% not prepared forinformation risk issuesSearching takes up to 2 hoursper daySeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • Information problems don’t exist in isolation…Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201312…they directly affect those wo use the information
    • From basic Intranets to the Digital WorkplaceSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201313An Intranet & Digital Workplace Maturity Modell• News• Information library• Employee self-service• Simple applicationsProviding InformationFocusEnabling genericInteractionSpecific Work SupportTechno-logiesBusinessValue• Advanced SocialCollaboration• Advanced integration& applications• Strong people profiles• Advanced and morespecific processsupport, e.g project,innovation and front-line management• Enterprise search• Support any kind ofinformation• …MaturityStage 1:Basic IntranetStage 2:Extended Intranet• Basic Social Media &Collaboration• Generic processsupport• Extended peopleprofiles• Enhanced applications& Integration• PersonalizationStage 3:Basic Digital WorkplaceBusiness TransformationStages 4 and beyond:Full Digital Workplace• Holistic processsupport throughoutand beyond theorganization• “Meta functionality”(e.g. Social, Collabor-ation, …) integrated inall components• Context and intelligentfiltering• Near seamlessintegration• Universal Inbox• Continual reshaping ofthe organization• Change, Culture &Engagement driver• …Industryaverage InnnovatorsContentCollaborationDocumentsPortalSearchOther, specificMid-/long-term VisionStatus quoCompany X
    • The Scope of the Digital WorkplaceSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201314An Overview of the core that covers the type of work that mattersDocument & Records Management,Paper In-/Output, eLearningGeneric CORE ServicesInfrastructure & Cross-system functionsContent Management, Forms & ListManagement, Media Asset ManagementINFORMATION MANAGEMENTProfiles & Networking , Ideas & Innovation,Decission support, Issue ManagementCollaboration, Communities, Messaging &Conferencing, Social MediaWORKING TOGETHERProject Portfolio ManagementProject planingProject deliveryPROJECT MANAGEMENTDashboardsSelf Service ProcessesWorkflows (BPM)Case ManagementGENERIC PROCESS SUPPORTCustomer Related ProcessesProduct Related ProcessesEmployee Related ProcessesOperational Excellence Related Processes…Roles & Rights ManagementPersonalisationChannels & devicesSearchIntelligent FilteringMeta- & Masterdata ManagementAnalytics & ReportingCustom DevelopmentIntegration of ApplicationsEmployee Control CentreActivity ManagementUniversal InboxSpecific CORE ServicesSPECIFIC PROCESS SUPPORT
    • Ein paar Beispiele aus der PraxisSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201315Ausprägungen des Digital Workplace
    • . . .Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201316
    • INTRANET VISION UNDSTRATEGIE
    • „Wer vom Ziel nichts weisswird den Weg nicht finden.“Christian Morgenstern
    • Die AusgangslageStrategischgeführte Intranetssind erfolgreicherDer Anwendungs-zweck muss erstklar definiertwerdenAls Massnahmegegen«Technologie-getriebenheit»Als «roter Faden»in Umsetzung undKommunikation19Warum Sie um ein strategisches Vorgehen nicht mehr herumkommenSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • How to create an Intranet StrategyInvolve People•Analyse Stakeholders•Choose the right people (forthe right job)•Common effort withcommonly agreed upon resultsLink to Business•Derive from existingstrategies•Relate to business goals•Take Corporate Cultureinto accountKnow Requirements•Employee needs•Company requirements•Gaps & Opportunities«It’s not primarily about the result, but the process to get there!»20 Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • Die inhaltlichen Bausteine der Strategie• Ideal- & Erfolgszustand in der Zukunft – der (langfristig stabile) Leitstern• Unabhängig von Ist-Situation, Kultur, Restriktionen, etc. - und genau deswegen sowichtig!Vision• Daseinsberechtigung, der «Business Case»• Skizziert vor allem das «Warum» und «für Wen»Mission• Dauerhafte Handlungsmaximen, skizziert das “Woran orientiert sich unser Handeln”• 3 bis 5 Stichwörter zur Orientierung für die Umsetzung der VisionPrinzipien• Beantwortung der strategisch wichtigen Fragestellungen• Skizziert, wie die Vision umgesetzt werden kann (unter Berücksichtigung derRahmenbedingungen)Strategie• Zeigt den Weg und die Schritte auf, macht die Strategie plan-, greif- und umsetzbar• Verbindung zwischen Business-Zielen, (für die Benutzer relevanten) Intranet-Fähigkeiten und benötigten TechnologienRoadmapAuf den Weg und Inhalt kommt es an, nicht aber auf die Form21 Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • What you don’t want …«The intranet delivers… … the right information … to the right people … at the right time, … in the right place … and the right format.»22 Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • . . .Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201323
    • INTRANETS &UNTERNEHMENSKULTUR
    • Unternehmenskultur ist … kaum fassbar historisch gewachsen (resultiertaus der und repräsentiert dieVergangenheit) schwer beeinflussbar nicht kurzfristig beeinflussbar nicht durch Lippenbekenntnissebeeinflussbar nicht durch Einzelmassnahmenbeeinflussbar meist ohne zugeordneteZuständigkeitenUnternehmenskultur beeinflusst … das Intranet (insbesondere als„Ort“) das Verhalten im Intranet den Umgang mit Informationen insbesondere alle partizipativenAktivitätenIntranets existieren nicht ausserhalb der UnternehmenskulturDas Problem mit der UnternehmenskulturSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201325
    • Unternehmenskultur vs. Intranet• Horten von Informationen – Wissen ist Macht• Kästchendenken, Bereichsfürsten, Grabenkämpfe, ...• Fehlende Vernetzung des Unternehmens (z.B. bei den Zielen)• Misstrauen als Grundhaltung• Mangelnde Anreize zum Teilen von Informationen• „Mitarbeiter sollen Arbeiten, nicht Lesen“• Arbeitsüberauslastung als Normalzustand• „Das geht hier nicht“ – „Das hatten wir schon“ – „not invented here“ - …• Die Ressourcen Informationen, Prozesse und Mitarbeiter erfahren einestark unterschiedliche Wertschätzung• …Kennen Sie das … ?Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201326
    • … im Look & Feel, in der Struktur, in den Inhalten, …Kultur wird im Intranet sichtbarSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201327
    • Die Gretchenfrage:«Wie kann man Kultur verändern?»
    • «Culture is the by-product ofconsistent behavior»Jason Fried, David Heinemeier, Founders of 37signals
    • How to shape Organizational Culture?Source: Ed Schein, Sloan Professor emeritus, Massachusetts Institute of Technology (MIT)Help in giving direction,supporting a culture,expressing a culture -but don’t change cultureGet created by culture –cannot be created orshaped by «order»Only behaviour can bedirectly influenced =Management / LeadershipSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201330
    • Shaping behaviour - How?Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201331Experience – Enablement - LeadershipPicture credits:- «01 (108)» by Victor1558, http://www.flickr.com/photos/76029035@N02- «01 (163)» by Victor1558, http://www.flickr.com/photos/76029035@N02/6829406809/Enables new behavior- Efficiency- Sharing- Transparency- …Reflects the future culture(«The Medium is the Message»)- Look & Feel- Interaction- Content- Functions- …It’s my job tohelp them adaptto the new wayof workingOur new MbO isfantastic – now Ican really bringin my full talent
    • Konkrete Schritte zur KulturveränderungStatusquoverstehenHerrschende Kultur(en) analysieren, beschreiben und verstehenKulturaspekte identifizieren, die gegen den Digital Workplace arbeiten (würden)Analysieren wer im Unternehmen an der Kultur «arbeitet» bzw. Interesse an ihrerVeränderung hat (Stakeholder/Unterstützer)InsProjekteinbauen«Culture Change» ist kein auf Kommunikation ausgerichtetes, isoliertes Teilprojekt,sondern ein integraler Bestandteil des ProjektsV.a. Strategie und Konzeption zu berücksichtigen, z.B. durch:- Benutzerzentrierung (Personas, Szenarien, Usability, …)- Design das gewünschte Werte und Kultur projeziert- kontinuierliche Veränderung reflektierend- …Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201332
    • . . .Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201333
    • WORKSHOP: INTRANETROADMAP
    • Workshop…Eine Intranet Roadmap erstellen35 Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • ROLLEN UND AUFGABEN
    • RollenmodellIntranet Team• Strategie• Organisation• Weiterent-wicklung• Inhalte• TechnikSteuerung• Auftraggeber• Intranet Gremien• Rechtsdienst• Arbeitnehmer-vertretung• …Content• Content Manager• Autoren• Reviewer• Content OwnerInteraktivität• Community …• Sponsor• Manager /Moderator• Local Leader• Kernteam• Fachexperten /Mitglieder• CommunitySupport• Kommentar-Moderatoren• Advocates,Ambsassadors,Champions, …• …37 Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • Intranet Management: Schlüsselfragen• Organisatorische Aufhängung• Skills und Kompetenzen ↔ Vision• Entscheidungsfähigkeit• Fachführung für tragende Rollen• RessourcenDie wichtigsten ErfolgsfaktorenSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201338
    • Die 3 wichtigsten laufenden AufgabenKontinuierlicheOptimierung• Kleine Verbesserungen und Benutzerbedürfnisse• Qualitätssicherungsmassnahmen• Optimierung der Rollen (z.B. Autoren-Coaching)• Kleine Releases im 3-6 Monatszyklus einführen• Ziel: >50% der ZeitBefähigung &Betreuung• Ausbildung, Beratung, Promotion, Support• Im Unternehmen «involvieren»• Workplace-Coaching & Befähigung• «Gardening»• Gezieltes MarketingStakeholderManagement• Analysieren, wer das Erreichen der Ziele beeinflusst –v.a. indirekt• «Wer ist für mein Intranet eigentlich wichtig imUnternehmen?»• «Was kann ich tun, damit diese mein Intranet fördern(anstatt zu behindern)?»39 Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • . . .Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201340
    • GOVERNANCE
    • „We have 18,000 SharePoint sitesand no one can find anything!“„After one year, [Microsoftsintranet] had 60,000 ... sites! Theyhad to completely re-architect theentire intranet.“„There are .. about [as many wikisas] the number of [Ciscos]employees (65,000).“
    • Modelle für «Ownership»Dezentral• Kein klarer Ownerbzw. verschiedeneOwner• Gemeinsamkeit überStrategie undRichtlinien• Standardisierungnormalerweise ehergering (Heterogenität)Zentral• Ein einziger Owner(Person oderAbteilung)• Steuerung über (klare)Vorgaben• U.U. Flaschenhals fürEntscheidungen• Meist «Global vorLokal»• Typischerweise hoheHomogenität undDurchgängigkeitGremium• Steuerungsausschuss(Steering Committee)• Vorsitz ist oft einSenior Manager(IntranetAuftraggeber, bspw.aus dem Vorstand)• Geht oft mitdezentralerVerantwortung fürContent und zentralerfür IT-Plattform einher• Kann politisch sein,aber auch helfenPolitik zu überwindenHybrid• BeliebigeKombinationen ausden drei anderenModellen• Beispiele:• ZentraleVerantwortung,unterstützt durchGremium• «Intranet AdvisoryCouncil» (freiwilligeBenutzervertreter)beraten den IntranetManager (zentral)Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201343
    • Intranet Policies & GuidelinesDesignContentParticipationIntegrationTechnologySecurity &ComplianceSeminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201344The 6 main areas that should be covered by Intranet Goverance
    • • Content Zonen• Content-Lebenszyklus(Aufnahme, Freigabe, Verteilung,Aggregation (Teasering), Aktualisierung undArchivierung)• Ausgestaltung / Qualität Platzierung (Sitestruktur) Benennung (Menütitel) Meta-Daten Vertraulichkeit Qualität Verlinkung (und URL-Gestaltung) Formate Bilder Sprachen Vereinheitlichung derInformationshandhabungContent Guideline45 Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • . . .Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201346
    • ERFOLGSMESSUNG UND-STEUERUNG
    • „It is a particular risk in using [keyperformance indicators] … that[they] give you an illusion ofprogress.“Patrick Lambe, Straits Knowledge: „How to use KPI in KM Initiatives“
    • Arten von Leistungsindikatoren: WirkungsebenenIn Anlehnung an: „Die Balanced Scorecard im strategischen Kommunikations-Controlling“, Jörg Pfannenberg, www.communicationcontrolling.deniedrigWirkungsebenehochNutzung &PerformanceOutputWahrnehmungOutcomeNutzenOutflow- Leistungen- Prozesse- Qualität-Zufriedenheit- Wissen & Wissenseinsatz- Einstellung (Meinung, Verhalten)- Einfluss auf Strategie-Einfluss auf Finanzen-Einfluss auf Assetts(z.B. immaterielles Kapital)Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201349
    • Leistungsindikatoren für das „Intranet Cockpit“Nutzung & Per-formance (Output)•Web Analytics•Kosten & Aufwand•Autoren•Content•Prozesse•Suche•Infrastruktur•…Wahrnehmung(Outcome)•Benutzerzufriedenheit•Usability-Tests•Findability-Auswertungen•Strukturierter Feedback derGremien, Content Manager,Autoren, ...•Task-Technology-Fit•“Technology acceptancemodel”-Evaluierung•Veränderung der Positionender Stakeholder•Erfolgskontrolle Wissens-transfer•...Nutzen(Outflow)•„Intranet‘s Effects onPerformance“-Evaluierung•Time & Motion Messungen(Zeitersparnis,Kostensenkungen, Prozess-verbesserungen, ...)•“Information SystemsSuccess Model”-Evaluierung•ROI-Näherungen•Erweiterte BalancedScorecard•…Die «Balanced Scorecard» für ihr Intranet50 Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • Studien weisen Nutzen des Intranets nach“The top management of the […] industrymust continue to commit to intranetimplementation as its use has been provento significantly affect job performanceamong the managers in general […].”Norzaidi, Mohd Daud , Chong, Siong Choy , Murali, Raman and Salwani, Mohamed Intan(2009): Towards a holistic model in investigating the effects ofintranet usage on managerial performance: a study on Malaysian port industry, Maritime Policy & Management, 36: 3, 269 — 289URL: http://dx.doi.org/10.1080/0308883090286123551 Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 2013
    • ROI activity typically focused on wrong areasThe Intranet can have effects on …Time saved(individual /team)Productivity(individual /team)Process &ProjectefficiencyBusinessoverall (e.g.organizationaleffectiveness)Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201352Hard tomeasureLowcredibility
    • . . .Seminar "Intranet Strategie & Governance", Kongress Media Akademie, 201353
    • Seminartermine und Anmeldung:25.6., Frankfurtwww.kongressmedia-akademie.de2.7., Zürichwww.kongressmedia-akademie.ch24.9., Kölnwww.iom-summit.de6.11., Zürichwww.i2summit.ch