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Técnicas de Archivo 2011
 

Técnicas de Archivo 2011

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Gracias profesora por el apoyo incondicional ...

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    Técnicas de Archivo 2011 Técnicas de Archivo 2011 Presentation Transcript

    • EL ARCHIVO: Son denominados también ficheros, conjunto de datos que van a ser organizados por el personal administrativo que es la Secretaria, para tener una información ordenada y clasificada, que pueden utilizarse en una empresa.
      Es un tema de vibrante actualidad “EL ARCHIVO EN LA EMPRESA” en el ámbito empresarial del mundo moderno, y lo importante para nosotros los peruanos es que ya en nuestro país, se tiene verdadera conciencia de lo que significa el archivo dentro de la empresa.
      La palabra archivo es entendida de dos maneras:
      La 1° hace referencia: Al conjunto de documentos o documentación de una empresa.
      La 2°:Al local donde se almacenan esos documentos.
       
      El proceso de archivo cada vez es más importante en la empresa o institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios, etc.
      A ello vemos las siguientes desventajas:
    • No es raro encontrar los documentos archivados / Al no cuidar los archivos radican polvoriento.
      Las pérdidas de tiempo por búsquedas inútiles son desagradables.
      Se archivan demasiados papeles, los cuales algunos deberían ir a la papelera de reciclaje.
      Cuando los documentos están desordenados son difíciles de encontrar.
      Como también contamos con las siguientes ventajas:
      Pueden establecerse sistemas para tipos similares Kardex.
      Archiveros expertos realizan un trabajo excelente.
      Elimina el estrés.
      La labor del archivo se relaza diariamente y no de vez en cuando (útil).
      Es posible establecer una supervisión afectiva.
      ¿CÓMO SE ORGANIZA EL ARCHIVO?Depende de cómo la empresa desea mover y conservar los documentos. De acuerdo a estos dos aspectos se puede organizar los archivos según los criterios:
      CRITERIO:Por el grado de utilización que se clasifican en:
    • Activos: Cuando los documentos son de utilización frecuente. Ejemplos:
      Oficios – Currículum - Cuaderno o Tarjeta de control de asistencias - código de barras y huella, Carta comercial, etc.
      Semiactivos: Sus documentos proceden de los archivos activos, reflejan operaciones recientes pero se consultan casualmente.
      Pasivos: Sus documentos proceden del archivo semiactivo, muy rara vez son solicitados pero deben conservarse.
      Solicitud – Memorándum – Citación – Constancia – Comunicados - Cartas de renuncias – Tarjetas, etc.
      FINALIDAD DEL ARCHIVO:La organización y el funcionamiento de los servicio de los archivos, en cualquier organismo, deben de establecerse con los siguientes fines.
      Satisfacción: De la mejor y más económica manera, la exigencia de las restantes oficinas u dependencias y servicios de la empresa. Es decir, la organización del archivo será considerada óptima cuando después de mostrar la máxima perfección, proporcione los mejores servicios a la organización, con el menor costo posible.
      Constituir: Un verdadero centro activo de información y documentación a disposición de las otras secciones, y no un simple instrumento de conservación de papeles diversos.
    • Asegurauna perfecta conservación de los documentos a él confiados.
      CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS:
      Independencia de la Información.
      El archivo tiene información permanente, que va a ser almacenado.
      Un archivo también puede ser atendida en distintos momentos.
      Los archivos nos permiten guardar con gran capacidad de almacenamiento.
      CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS:
       
      Permanentes: En este tipo de archivos donde se guardan las informaciones tienden a variar poco y a veces podemos actualizarlos, se pueden rechazar posterior a 10 años.
      Movimiento: Estos tipos de archivos son aquellos que se actualizan constantemente.
      De Maniobra o de Trabajo: Estos archivos tienen la capacidad de poder ser utilizados en la empresa de forma estable o inestable, tienen una vida más larga.
      OTROS TIPOS:
    • Archivo Público:Conj. de documentos pertinentes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
      Archivo Privado de Interés Público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
      A. de Gestión: o archivo de oficina, contiene los documentos que según a edad dentro del ciclo vital corresponde a la primera etapa o edad donde son denominados doc. corrientes.
      Archivo Privado:Conj. de documentos producidos o recibidos por personas nat. o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
      A. Depart.:Diseñado para archivar documentos en la 2° fase de su ciclo vital, que requieren el acceso continuo por parte de uno o varios usuarios del mismo departamento.
      A. Orden Nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que reciben en custodia.
      A. Central:Unid. Adm. que coordina y controla el func. de los archivos de gestión y reúne los doc. transmitidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
      A. Histórico Especial: Son los que se consideran con relación a la naturaleza de material que los conforma, clasificándose de acuerdo al sistema que se implante. Pueden considerarse los de microfilm, fotográfico entre otros.
    • Archivo General de la Nación: Es un lugar público del gobierno nacional Peruano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivo.
      Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
    • Almacenamiento de Documentos: Acción de guardar los documentos en mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
      LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA:
      FORMALES:NO FORMALES:
      • Solicitud  Memorándum Festivales
      • Las tramitaciones  Oficios Actuaciones
      • Cartas  Certificado Aniversarios
      • Constancias  Informes Invitaciones de diferentes índoles
      • Capacitaciones  Declaración Jurada Tarjetas (Pollada, Lunch, Cuyadas,
      • Diplomados  Conferencias Parrilladas, etc.)
      SISTEMA DE MANEJO DE ARCHIVOS:
       
      Se encarga de controlar los datos que han sido almacenados.
      También proporciona a la secretaria como puede manipular los datos del archivo.
      Controla los datos de almacenamiento para así poder procesarlos.
      Proporciona información al usuario sobre cómo podemos utilizar o manipular nuestros archivos.
    • Centralización o Descentralización de Archivos: En general, los archivos pueden ser reunidos, ya sea materialmente colocándolos bajo una autoridad central. A medida que crece el volumen de la empresa se debilita del tiempo de concentración. En las entidades muy importantes y de numeroso personal, pueden organizarse varias unidades centralizadas con diversas subdivisiones, preferentemente bajo un supervisor que coordine las actividades.
      Entre las ventajas de la centralización podemos mencionar las siguientes:
      Se elimina la duplicación de equipos, guías, carpetas, personal, etc.
      Neta división y delimitación de las responsabilidades, los responsables de los documentos son perfectamente identificables.
      La labor de archivos se realizan diariamente y no de vez en cuando, con la posibilidad de llegar a cabo un mayor orden y rapidez en archivar, y no sucederá como en los archivos periféricos, donde hay siempre montones de documentos en espera de archivos, hasta que un empleado tenga tiempo libre para ordenarlos.
      PERSONAL DEL ARCHIVO
      2.1 Archivística:Profesional encargado del manejo documental desde su elaboración hasta su eliminación o conservación permanente.
    • Es necesaria una mejor selección del personal para el trabajo de archivo. En muchos casos prevalece la idea de que al empleado no hábil para las labores de oficina, debe asignársele el trabajo de archivo, lo cual es un gravísimo error. El personal para el archivo debe poseer conocimientos técnicos sobre archivo y tener destreza manual, rápida compresión de la lectura, gusto por los detalles, etc.
      Archivero eficiente y sus características: No todos pueden desempeñar de manera productiva las funciones de archivero. Se puede mencionar algunas de las cualidades o características que debe tener un buen archivero.
      Apropiada instrucción profesional
      Conocimiento profundo de la técnica del archivero o especialización en la rama;
      Orden y Precisión: exacto donde deben estar los kardex, es decir, cada cual en su lugar, tendencia natural al archivo en general;
      Sentido de responsabilidad: Responsable con todo lo que nos llega.
      Memoria: Facilidad para recordar donde se encuentra los documentos; así como hechos y circunstancias diversas.
      “Una Secretaria representa el archivero por su gran eficiencia en el trabajo archivístico”
    • Prueba de aptitud para aspirantes a archiveros
      Deben ser sometidos a pruebas de aptitud profesional. Mencionaremos algunas de las prácticas más usuales para estos casos.
      Requisitos para una prueba:
       
      Entregarles 100 fichas mecanografiadas para poner las en orden alfabético; comprobar cuando tiempo necesita cada uno para realizar esta labor. un trabajo de esta naturaleza no lleva más de 10 minutos y ofrece la posibilidad, como máximo, de 1 error.
      Otra prueba puede ser la de establecer en cuanto tiempo puede escribir a máquina 25 fichas, controlando la precisión con que desempeña el trabajo. Aquí se califica tiempo y destreza.
      Para la prueba de conocimiento sobre archivos se puede hacer sondeos sobre los siguientes puntos:
      Describir un ejemplo de archivo:
      Por orden alfabético d. Por orden geográfico
      Por orden numérico e. Por orden cronológico.
      Por materiales
    • 2. ¿Qué sistema de clasificación le parece más conveniente para:
      Correspondencia En orden alfabético
      Actos de Asambleas En orden cronológico
      Periódicos En orden cronológico
      Libros Por asuntos en orden de llegada
      3. ¿Cómo determinaría que el documento está listo para archivarse?
      Respuesta: cuando el documento lleva marcado la clave "Archívese" o "listo para Archivar, con iníciales y estampa.
      EQUIPOS, MATERIALES Y MOBILIARIO
       
      Hay una gran variedad de equipos, materiales y mobiliario para los propósitos de archivo. Cada día se inventan sistemas más modernos, prácticos técnicos para atender y satisfacer más y más las necesidades particulares de cada oficina. Antes de elegir se hará un estudio sobre minucioso y proyecciones de la empresa con el fin de elegir el equipo, materiales y mobiliario adecuado.
      Muebles:El archivo necesita, evidentemente, de una infinidad de muebles y equipamiento completo de oficinas.
    • Archivadores Verticales o Gabinetes de Archivo
      Utilizados para guardar toda clase de expedientes a prueba de incendio para la conservación de documentos de gran valor.
      Los archivadores verticales pueden ser de dos gavetas a la altura del escritorio, de tres, cuatro, cinco y hasta seis; estas varían de tamaño desde el pequeño para tarjetas cartas oficios hasta cartas legales; también se consiguen gacetas confeccionadas especialmente para archivar planos de gran tamaño.
      Como principales características observaremos las siguientes
      Cerradura cilíndrica ofrece gran seguridad
      Asa independiente en cada cajón facilita su manejo
      Porta etiquetas en cada cajón facilita la búsqueda de documentos
      Cierre simultaneó de todos los cajones con una sola llave ahorra tiempo en su uso
      Porta fólderes con ubicación lateral facilitan el manejo de los fólderes libremente y se logra la máxima utilización del espacio interno de cajón
      Todos los cajones están provistos de una pieza de freno para evitar los cierres bruscos
      Cada Cajón tiene su portaetiquetas.
      (Los cajones se deslizan suavemente sobre carrillas de acero, evitando ruidos molestos)
    • Estanterías y Armarios:Una estantería, estante, librería o librero es un mueble con estantes horizontales que sirve para almacenar libros.
       Mueble Archivador: La carpeta se introduce en la parte del cajón del archivador donde debe estar colocada la carpeta
      Los Armarios: Deben ser muy sólidos y de preferencia con puertas corredizas, para evitar que estas estorben y que la abertura de un armario impida la de otro en caso de que se encuentren instalados en serie, además, estos armarios deben estar previstos de cerraduras de seguridad, por lo general cilíndricas.
      Ficheros Horizontales Visibles – (Kárdex):Cuando la organización del archivo empieza a ser compleja la técnica moderna de este orientando hacia este tipo de ficheros individuales que ocupan tanto espacio y ofrecen la dificultad de encontrar con facilidad la que se busca.
      Kardex: Es un mobiliario, para un tipo de archivo activo que permite, obtener cualquier clase de información, de una manera fácil y flexible.
      • Estos ficheros son metálicos forrados de cartón de tamaño estándar, de gran duración y residencia, debido a la gran cantidad de fichas que se archivan en él; economizan mucho espacio en la oficia.
      • Los ficheros horizontales visibles conservan muy bien las fichas que se archivan en él, por estar protegidas en la parte expuesta el deterioro, con material plástico transparente.
      • La consulta de las fichas y su puesta al día resulta muy fácil, ya que no es necesario sostener con la mano durante su lectura o registro, debido a un dispositivo especial que las deja en suspensión.
      • Ofrece gran seguridad contra perdidas, ya que no es necesario sacar las fichas de los archivos para su registro.
      •  La capacidad de tarjetas por cada bandeja y charola depende del tipo de tarjeta usada. Ochenta (80) tarjetas por bandeja es una buena cifra promedio.
      Ficheros: Mueble que contiene fichas, las cuales son pedazos de cartulina o papel fuerte en la que se consignan datos o reseñas de: libros, documentos, datos personales, etc.
      Tarjeteros: Es la caja donde se guardan las tarjetas que sirven de guía para localizar documentos archivados.
      Otros Elementos Necesarios
      Perforadora Grapadora  Tijeras
      Sacaganchos Sellos
      Almohadillas (almacena la tinta que se ha de utilizar en el sello).
      • La consulta de las fichas y su puesta al día resulta muy fácil, ya que no es necesario sostener con la mano durante su lectura o registro, debido a un dispositivo especial que las deja en suspensión.
      • Ofrece gran seguridad contra perdidas, ya que no es necesario sacar las fichas de los archivos para su registro.
      •  La capacidad de tarjetas por cada bandeja y charola depende del tipo de tarjeta usada. Ochenta (80) tarjetas por bandeja es una buena cifra promedio.
    • Archivo Individual para Secretaria (Tipo Escritorio):Su principal fin es el de ahorrar tiempo y movimiento a la secretaria, pues no debe levantarse cada vez que necesite archivar o consultar datos.
      Archivo individual para secretaria tipo Kardex
      Equipos y materiales:Es muy importante utilizar equipo y material funcional, moderno, que ahorre trabajo y tiempo, si se quiere que un programa de archivo preste un buen servicio, toda oficina debe contar con un equipo suficiente y necesario.
    • LAS CARPETAS: Las carpetas pueden ser de varias clases:
      Carpeta para archivar Carpeta con varilla fáster
      C. Simple: Donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demás documentos relacionados con el mismo asunto.
      C. Múltiples: Se componen de varias hojas encuadernadas, cada uno con una pestaña.
      C. Colgantes: Tiene un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocación sobre las guías de un bastidor para su ordenación y movilidad 
      Carpetas de Fuelles o de Abanico: Es un archivador manual cerrado por los costados y con varias subdivisiones. Se utilizan para guardar documentos y papeles en orden alfabéticos o numéricos antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo.
      Carpetas Archivador AZ: Son carpetas de pastas hechas de material bastante grueso, dispone de dos fuertes ganchos, los cuales sirven para archivar documentos y fijarlos por medio de ganchos de presión.
      Carpeta de las Facturas: El documento se coloca en la carpeta correspondiente.
    • Carpetas Archivador con Anillos: Son carpetas con dos anillos la cual se usan para archivar documentos una vez perforados.
      Legajo o Carpeta Interna: Son dos tapas de cartulina o cartón que se utilizan para conservar los documentos pertenecientes a un mismo tema, código, nombre o fecha.
      Carpetas Corporativas:Hoy en día la presentación es muy importante para lograr ventajas competitivas, promocionar la imagen corporal de su empresa. Estos productos sirven para guardar y transportar documentos y papeles. Estos archivadores o carpetas, porta credenciales, porta documentos, porta fotos, porta CDS, cajas, accesorios, traslado de documentos y papeles, siendo a la vez, atractivos y elegantes.
      Porta fólder para archivador metálico vertical.
      Forma de colocar el folder o bolsa dentro del porta fólder.
      La eficiencia que si tiene las fichas puede ser acrecentada por estos los medios de señalización:
    • Guías: Es el elemento que sirve para separar las agrupaciones, carpetas, hojas, etc. Hay gran diversidad o variedad de guías.
      La guía Simple:Este tipo de guía necesita de una pestaña superpuesta. Como regla general, se puede colocar, como máximo, 15pestañas o salientes.
      El Índice: Etiqueta que identifica el contenido de la gaveta, se coloca en el porta índice.
      El índice en el libro o en la publicación, este aparece como una lista ordenada que muestra los capítulos, artículos, materias, voces, u otros elementos del libro etc., indicando el lugar donde aparece, en el cual los términos de indización son ordenados en orden alfabético.
      Inventario: Es el instrumento de consulta que describe un fondo o una colección, mediante la reseña de sus series, y que de acuerdo con la norma internacional general de descripción, debe consignar seis elementos obligatorios:
      Código de referencia  Nivel de descripción
      Título  Volumen y soporte
      Fechas extremas  Nombre del productor
    • SISTEMAS DE CLASIFICACIONES O ARCHIVO
      Para ordenar los documentos existen diversos sistemas entre ellas: numérica y alfabética.
      Definición: Es el conjunto de normas cuya aplicación permite el adecuado ordenamiento y conservación de documentos, a fin de poder localizarlos con rapidez.
       
      Elección de un sistema de clasificación: Cada sistema es especialmente recomendable para aplicaciones a determinados casos
       
      Al efectuarse la elección de un sistema de archivo se tendrá en cuenta:
      • Que el sistema adoptado sea el más simple posible y deja el menor número de casos.
      • Que debe simplificar al máximo la colocación de los documentos, su búsqueda y el vaciamiento periódico del archivo.
      CUADRO DE LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO.
      ¿Qué se entiende por clasificación de archivos? Clasificar es la actividad de ordenar y disponer por categorías los documentos que se van archivar.
      • De personas
      • De Razón social
      • De Actividades o Proyectos
      • Geográficos
      • Direcciones
      a) Por Nombres con sus 11 Reglas
      b) Por Asunto o Sistemático
      • ALFABÉTICO
      • Clases de cosas
      • Esferas de Conocimiento
      • Materias
      • ) Numérico Correlativo
      • ) Dígito Terminal
      • ) Decimal
      • ) Cronológico o por fechas
      2. NUMÉRICO
      • Días
      • Meses
      • Años
      • Fechas de vencimiento
      3. Mixto o por Combinación de Sistemas Básicos
      • ) Alfanumérico
      • ) Numérico – Asunto
      • ) Alfabético - Geográfico
    • Alfabético: Es el arreglo más usado para archivo; se basa en el orden alfabético del diccionario de todas las letras del nombre o asunto, sin excepción. Si la primera letra no es suficiente para determinar el lugar apropiado del material, se usa la segunda y si es necesaria la tercera, y así sucesivamente.
       
      El archivo alfabético puede ser:
      Por nombres: De personas, razón social, de actividades o proyectos, geográficos, direcciones, etc.
      Por asuntos o sistemáticos: Por clases de cosas, esferas de conocimientos, materias, etc. Por asuntos nos ayuda a indicar las principales clasificaciones de archivo. Ejemplo: costos, pedidos, compras, etc.
       Para archivar por nombres existen 11 reglas básicas.
      CUADRO DE LAS 11 REGLAS PARA ARCHIVAR POR NOMBRES
      REGLA Nº 1NOMBRES DE PERSONAS
      Se invierte el orden natural de los nombres.
    • REGLA Nº 2ORDEN ALFABETICO
      Los apellidos en orden alfabético, ubicando al final los nombres. Teniendo en cuenta la 1, 2 3…
      REGLA Nº 3UN APELLIDO SOLO O UNA INICIAL
      Un apellido, cuando va solo, se coloca antes que el mismo apellido acompañado con un nombre. Un apellido con una inicial se coloca antes que apellido y nombre.
    • REGLA Nº 4APELLIDOS COMPUESTOS
      Los apellidos compuestos que contienen una preposición, artículo o contracción, son considerados como una unidad.
      REGLA Nº 5Nombres de casas comerciales que contienen el nombre de una
      persona
      Cuando incluye el nombre completo de un individuo, se invierte como en nombre propio.
      REGLA Nº 6LOS ARTICULOS
      El, la, los, las, y la contracción del, están al principio, se ponen al final entre paréntesis.
    • REGLA Nº 7ABREVIATURAS.
      Se consideran como si estuvieran completas. Las iniciales o letras solas se consideran como unidades separadas.
      REGLA Nº 8Conjunciones, Prep., Contracciones, y Términos Finales.
      Como: y, para, en, de, del, en español, o and, for, in, of, en inglés, no se toman en cuenta para la clasificación, tan solo se colocan entre paréntesis como referencia.
      Los términos al final como Ltda., Co., Hnos., Cía., se clasifican como una unidad y no se abrevian.
    • REGLA Nº 09BANCOS.
      Se clasifica 1º por el nombre del Banco, 2º por el nombre de la ciudad, Estado, País. En caso de varias sucursales en la misma ciudad, se archivan de acuerdo con el nombre del sector, barrio, avenida, etc.
    • REGLA Nº 10NUMEROS.
      Cualquier número que forme parte de un nombre se considera como si estuviera escrito en letras y como una unidad.
      REGLA Nº 11MUJERES CASADAS.
      El apellido de soltera, más el apellido del esposo, forman la 1º unidad.
      La preposición “de” se conserva en el mismo sitio y entre paréntesis.
       
    • Archivo por asuntos:Es una modificación del arreglo alfabético en el que se archiva de acuerdo con una materia o característica descriptiva, en lugar del nombre. Por ejemplo, todo el material que pertenece a seguros se pone en una división principal y todo el material sobre impuestos en otra.
      Numérico: Por medio de este sistema, el material se colecciona mediante números progresivos asignados a cada carpeta, los que representan el nombre o asunto de un grupo de papeles.
      Usos del archivo numérico:
      Se usa en determinadas oficinas donde es de necesidad el empleo de los números, por la naturaleza de la documentación, como:
      • Comprobantes de pago
      • Órdenes de compra
      • Guía de remisión
      En la correspondencia de carácter reservada.
      En las bibliotecas por medio del sistema Dewey.
      • Radiografías, etc.
      • Recibos por Honorarios
      • Pólizas (impuestos, pasquines, propagandas, etc.)
      Cronológico o por fechas: Las ventajas de este método son: la sencillez, las felicidades que se encuentran para archivar y una señal conveniente para recordar el trabajo terminado, que se muestra en el archivo por el material con una fecha específica.
    • Por fechas:
      De vencimientos: Ejemplo: Los documentos de pagos o cobros, agua, luz, teléfono, cable, internet, Sunat, etc.
       
      «Una mirada al archivo por fechas de vencimientos muestra, al momento, que asuntos están para vencerse, cuales están retrasados y cuales están para el futuro».
       
      Promesas a cumplir: Ejemplo: Memorándum, Oficios y Solicitudes,
      Mixto o por combinación de sistemas básicos: Son formas compuestos que resultan de la combinación ordenada de los sistemas alfabéticos numéricos.
      Sus características son:
      • Óptimo rendimiento con equipos modernos.  Requiere personal entrenado.
      • Resuelven muchos problemas del archivo.  Fáciles para utilizar y mantener.
      • Son flexibles y elásticas, adaptables a las necesidades.
      • Es el sistema más completo para ordenar cualquier tipo de documentación.
      Alfanumérico:Es conocida también como ALFABETICONUMERIO o por NUMERALFA. Este sistema es la combinación de un alfabeto simple o compuesto numerado.
    • Numérico - Asunto:Este sistema es conocido como uno de los mejores por ser muy técnico. Suele decirse la guía del Archivo Central. Los pasos a seguirse para la confección del archivo son los siguientes:
       
      Primero: Se hace un listado de los asuntos previstos que se necesitarán y que irán cada uno en un fólder. Ejemplo: Administración.
      Segundo: La lista de los asuntos previstos se arregla en estricto orden alfabético, para asegurarse que se tienen todos los titulares completos y que no hay duplicaciones; esto sirve a la vez como base para la “Guía del archivo central”.
      Tercero: En seguida se prepara una lista de títulos de clasificación mayor, dando un número correlativo a cada título. Ejemplo:
      • Administración.
      • Biblioteca.
      • Compras.
      • Contabilidad.
      • Estadísticas.
      • Etc……
    • ARCHIVO GEOGRÁFICO
      • En las carpetas individuales se rotulas de la siguiente manera:
      • Ciudad  Título Específico
      (Huánuco) Emp. Trans. Bahia Continental
      • Este tipo de archivo lo utilizan las empresas comerciales que tienen sucursales, o que tiene representantes en diversas ciudades del país (cadenas).
      • Es de fácil operatividad, porque se dividen en grupos simples.
      • Se puede usar como archivo auxiliar, porque se combinan con nombres de personas, asuntos etc.
      Ejemplos:
      • Bolsas o envolturas de las farmacias
      Huánuco: Jr Abtao # 570
      Lima: Jr. Luna Pizarro # 1067
      • En las tarjetas de presentación de las agencias de viaje.
    • PROCEDIMIENTO, REGLAS Y SUGERENCIAS PARA ARCHIVAR
      Procedimientos:Al archivo no llega un solo documento, sino grupos de papeles que deben archivarse. Puede adoptarse, independientemente del sistema de clasificación es seguido, y son cinco sus pasos:
      Inspeccionar: La primera operación del documento para archivarse, es inspeccionar cada papel con el fin de asegurarse de que ya está expedito para ir al archivo. Todo documento que carezca de la anotación “archívese” debe ser devuelto a la oficina o jefe de procedencia, para la correspondiente autorización.
      Clasificar: Consiste en determinar cuál ha de ser el nombre, asunto número, fecha, bajo el cual se archivará el documento.
       
      Marcar: Es el procedimiento de indicar con una clave el nombre, número, fecha, asunto. Poner la clave no solamente economiza tiempo cuando se archivan los papeles por primera vez, sino también cuando se archivan papeles que han sido devueltas después de haberse usado.
      Distribuir: La separación o distribución permite abrir cada gaveta sólo una vez y archivar sistemáticamente, de adelante hacia atrás.
    • Archivar: Consiste en colocar los papeles en las carpetas respectivas, de acuerdo con un plan determinado.
      Se debe archivar al momento, pues las demoras dan lugar a un mal funcionamiento del archivo.
      LA GUIA FUERA: Se confecciona en cartulina de color llamativo, en un tamaño de 0.21 x 0.26 cm., es impresa exactamente igual en ambas caras.
      MOVIMIENTO DE LA DOCUMENTACION
      Control de documentos recibidos y producidos:La finalidad de controlar y administrar el documento de los documentos es el de dirigirlos a su propio procedimiento, asegurándose que vayan a su destino, que se sepa dónde están en cualquier momento, y que finalmente llegue de su archivo activo, o inactivo.
      El control de la documentación se puede efectuar a través de las siguientes operaciones:
      Registrar: Con el fin de justificar la recepción inicial y proteger los documentos importantes verdaderamente importantes para cada tipo de empresa, los documentos que carecen de valor para la institución no justifican las pérdidas.
    • Controlar el movimiento interno de papeles: Esto se refiere al movimiento de papeles en trámite y a papeles que salen y vuelve al archivo.
       
      Mesa de control: Es el punto básico y central para controlar la documentación en los siguientes aspectos:
      La recepción de documentos d) El archivo central
      El movimiento interno e) El despacho de documentos
      El movimiento externo
      El alcance de la mesa de control y el lugar de su instalación depende de la extensión y número de personal de la unidad servida y del volumen de documentos procesados.
      TRASLADO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO ACTIVO AL INACTIVO
      La eliminación de los documentos caducados constituye un tema del que todos los directivos de una empresa deben preocuparse al tratar de examinar el servicio de archivo.
      ¿Qué se entiende por documento?Se entiende a cualquier material que de una u otra forma contiene información y es capaz de proporcionarla.
    • Gestión de Documentos: Es el conjunto de actividades relacionadas con la doc. producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final.
      Función Archivística:Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.
      Folio: Se entiende por folio documental la agrupación orgánica de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas.
      Conservación de Documentos: Con el objetivo de desarrollar una guía para la preservación y conservación de los documentos, se establecen una serie de lineamientos para el tratamiento de las diferentes clases de colecciones y documentos.
      Consulta de Documentos: Es básicamente una forma de buscar, encontrar determinada información. La consulta de documentos en los archivos, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte.
      Documento de Archivo: Registra la información que es producida o recibida ya sea por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
    • Documento: información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
      Depuración: Operación, dado en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
      Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionales para una instantánea productora en la resolución de un asunto.
      Encuadernación: Técnica mediante la cual cosen uno o varios documentos de formato uniforme y se cubre con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama libro.
      Autenticación de Documentos: (Derecho). Legitimar o legalizar; una firma o documento, es el procedimiento por el cual se valida un acto celebrado en otra jurisdicción o en otro país (legalizar).
      Certificación de Doc.: Tramite mediante el cual se hace constar que la copia de un documento es fiel del original o que en este se asienta datos, verificados o fidedignos.
      Clasificación de Doc.: Esta clasificación garantiza la adecuada gestión de los archivos en cuanto a la organización y normalización, contribuyendo con la confianza en el manejo de la información.
    • Custodia de Doc.:Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
      Forma de efectuar el traslado de doc. al archivo inactivo: Es deseable el traspaso de los papeles a expedientes inactivos, con el fin de prevenir el crecimiento de los expedientes a proporciones que dificulten su manejo.
      Conservación de doc. en el archivo inactivo: Es sumamente importante tomar todas las garantías para el cuidado y conservación de los documentos en el archivo inactivo, puesto que ahí quedan almacenados los documentos vitales de la empresa.
      • Destrucción de Documentos sin Valor:La destrucción de los documentos sin valor, después de un periodo adecuado de archivación “inactiva”, es conveniente que sea controlada por un jefe.
      • Es preferible quemar los documentos inservibles y no venderlos como papel viejo. En todo caso, si se carece de hornos para quemar, los papeles podrán venderse al peso solo después de cortarlos en pequeños trozos, mediante maquinas especiales.
    • Inventario del archivo: En todo archivo inactivo o pasivo es indispensable contar con un “inventario”, el que debe realizarse anualmente en una fecha establecida de acuerdo al sistema periódico o perpetuo de los traslados de los documentos.
      Tipos de Documentos:Podemos distinguir los siguientes:
      • Lo que caracteriza a un documento impreso es que la base física sobre la que se imprime la información. (Los documentos impresos)
      • Los documentos videograbados.
      • Los documentos fílmicos.
      • Los doc. Digitalizados
      • Los doc. Audiograbados.
      • Los Documento Histórico: Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del estado, especialmente valioso para el país.
      • Duplicado:Segundo ejemplar o repetido tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado.
      • Copia: Es la reproducción exacta de un documento.
    • Documento Inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
      Documento Oficial: Es aquel que expide cualquier funcionario de los tres niveles del gobierno: municipal estatal y federal; algunos ejemplos: actas de nacimiento, de función y matrimonio, etc.
      • Disposición Final De Documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
      • Eliminación de Documentos:Consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos.
    • Microfilmación:
      Es un nuevo tipo para la organización de los archivos. Es un medio fotográfico de retener la información de los documentos de las oficinas. Los materiales se fotografían primero en película de tamaño reducido, luego se revela para que sirva como un registro permanente.
      Características de la Microfilmación:
      Es una técnica de conservación y guarda de documentos, basado en el cambio de soporte.
      Se “fotografían” los documentos  con fuertes reducciones, sin perder calidad o información.
      Objetivos:
      Preservarpor medio de la técnica del microfilm, la colección de datos.
      Disponer de un medio moderno, económico, eficiente y práctico de consultas y copias de los documentos solicitados.
      Posibilitar la consulta en forma local o remota de la base de datos.
      Distribuir de manera eficiente el contenido de las bases de datos para las búsquedas de los documentos solicitados.
      Cumplir eficientemente con la misión del Archivo General, de conservar, distribuir y poner a disposición de los ciudadanos los documentos que hacen a los actos.
    • Microfilmación de los documentos: Microfilmadora rotativa de alimentación manual.
      Película “Kodak”, 16mm, de sales de plata, base estar de poliéster, de 30,5 mts. de largo.
      Reducción 40:1.
      Se microfilmaron 607.000 páginas.
      Fases: Las fases del sistema microfilm son las siguientes:
      Toma fotográfica de los documentos: Mediante el empleo de elevados coeficientes de reducción, con la maquina microfilmadora.
      Revelado de los films:Constituye una fase muy delicada del trabajo de microfilmar y de él depende la duración de las películas. En el revelado se incluye el baño en el revelador, el baño en el fijador, el lavado y le secado.
      Lectura de los microfilms: Se realiza a través de un aparato especial llamado “lector”, que hace pasar la imagen en la pantalla en cualquier dirección y permite la rotación de la misma accionando una manecilla de control. Esto es de gran utilidad para los archivos en el caso de que se necesite consultar con todo detalle documentos importantes.
      El “lector” puede estar equipado con un dispositivo especial para reproducciones fotográficas, sin tener que llevar el aparato a una cámara oscura. Se obtiene de este modo copias en pocos minutos.
    • Ventajas: Puedes sintetizarse en las siguientes:
      Importantísimo ahorro de espacio respecto a los procedimientos conocidos. Se ahorra del 98% al 99%.
      Ahorro de elementos de archivo.
      Muy estable: duración entre 400 y 500 años.
      La reducción de la oportunidad de pérdida de documentos.
      Segura conservación de los documentos y protección contra siniestro, por ser la película de material no combustible.
      Facilidad distribución y reproducción.
      Acceso rápido, y consulta ágil.
      Gran rapidez en el funcionamiento de los servicios de archivo.
      Desventajas:En la microfilmación tenemos que los tribunales generalmente prefieren los documentos originales. En casos de empresa que no tienen seriedad o de empleados irresponsables puede prestarse a fraudes. Es más, a los empleados ha de adiestrárseles para las técnicas especiales requeridas, lo que acarrea dificultades.
       Sistemas de Archivos, Microfilmación y Digitalización
    • LOCAL DEL ARCHIVO
      Tradicionalmente los cuartos de almacenamiento de doc. has sido los áticos de los negocios o empresas. Actualmente la idea ha cambiado por completo y se considera que el lugar del archivo debe ser espacioso, ventilado, atractivo, bien iluminado y que reúna las condiciones técnicas necesarias.
      Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo
      • Situación: En términos generales, el archivo se ubicará cercano a la oficina que sirve o que tiene mayor volumen y movimiento de papeles. Es evidente que, en interés de toda la organización, será útil en estudio previo de todas las situaciones mediante un plano de los locales que se dispone. 
      • Ventilación:Según los higienistas, la temperatura ambiente optima, para los empleados en trabajo oscila entre los 16 y 18° centígrados, con una humedad media del 40%.
      • Iluminación: Pero de acuerdo a las construcciones modernas, no es simple contar con la iluminación artificial, prefiriéndose la iluminación totalmente indirecta, por ser la más aconsejable para los locales destinados a archivos, ya que evita todo reflejo.
      • Disposición: El espacio disponible para los archivos puede tener forma rectamente o cuadrado, pero en todo caso tendrá disponible un espacio tal que permitirá un funcionamiento eficiente de dicho servicio.
    • LOS ARCHIVOS DE COMPUTADORA
      Los archivos también denominados ficheros; es una colección de información localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.
      CARACTERISTICA DE LOS ARCHIVOS:
      Las principales características de esta estructura son:
      Independencia de las informaciones respecto de los programas
      La información almacenada es permanente
      Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos
      Gran capacidad de almacenamiento.
      Adopción de medidas para asegurar los documentos contra los diversos factores de deterioro: control de humedad, incendio y robo.
      Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo (estado de edificios, instalación eléctrica, estanterías, etc.)
      Restauración de documentos deteriorados
      Reproducción de la documentación mas representativa
    • CONCLUCIONES
      Para el normal funcionamiento de una empresa es indispensable contar con un archivo perfectamente organizado y eficiente.
      Otro punto sumamente importante, para que el archivo dentro de una empresa logre los fines propuestos, es lo referente al empleo de mobiliario, equipo y materiales modernos funcionales y técnicos.
      Otro punto de vital importancia que se ha de cuidar en una empresa es el control del movimiento de la documentación, instalada un buen servicio para evitar extravíos que puedan acarrear problemas muy serios a la institución.
      Es indispensable establecer un control en la retención de documentos, para evitar el almacenar en cantidad papeles inútiles y prodigar cuidado y protección debida a la “documentación vital” para el funcionamiento de la empresa.
      La microfilmación es una nueva técnica en archivos, siendo sumamente importante para la empresa moderna por el ahorro de espacio que proporciona en el almacenamiento de archivo.
      Sin un estudio y conocimiento profundo de todo lo relacionado con el archivo por parte de la empresa, es imposible que llegue a establecerse su propio archivo.
      A nivel nacional recientemente se está dando la importancia debida al archivo en la empresa, en especial debida al archivo en la empresa, en especial cuando se tratada de dependencias estatales.
    • RECOMENDACIONES
      Debe darse al archivo la importancia que se merece, tanto en la pequeña como grande empresa.
      Debe encargarse la organización y manejo del archivo solo a personal experto.
      Debe difundirse a nivel nacional la importancia y finalidad del archivo en las reparticiones estatales donde no se lo da casi ninguna importancia empleándose muchas bese para archivos los rincones polvorientos de la institución.
      Sugiero que se dicte cursillos prácticos de archivos a nivel nacional para las empresas estatales pero no en lima si no cursos vacacionales en los capitales de los departamentos con el fin de buscar la descentralización administrativa para que esté al alcance de todos los empleados peruanos.
      De ser posible se debe designar en el propuesto de la empresa una partida específica para equipamiento y adiestramiento del personal.
    • CONCLUSIONESDE LAS SECRETARIAS JUANBOSQUINAS
      Podemos decir que cada una de las secretarias tienen estilos diferentes y eso les diferencia del resto de las demás, cada técnica que utilizan para archivar sus documentos son la manera en que ellas se sienten mas identificadas con ellos y conocen a la perfección sus archivos y eso les facilitara en encontrarlos más rápidamente.
      RECOMENDACIONES
      Las secretarias cumplimos un papel importante en la empresa ya que somos la imagen de la empresa, depende mucho de nosotras que la empresa se caracterice por el buen trato cordial y la rápida atención de los documentos solicitados del público en general. Para eso debemos estar en constante capacitaciones para mejorar nuestras técnicas de archivo y el valor por la cual se caracteriza. Los archivos son importantes en una empresa por eso es recomendable que se de la debida atención ya que cumplen la función de ser la columna de la empresa por representar su pasado, presente y futuro.