Ingrid von Koslowski IT Trainer, Dozentin, Job-Coach http://about.me/ingridvonkoslowski/

1. Ingrid von Koslowski stellt vor: Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007 Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

3. Lektion: Speichern von Nachrichten in Persönlichen OrdnernDie Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen.

4. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner Übersicht: Ihr elektronischer Aktenschrank Eine Persönliche Ordner-Datei kann mit einem Aktenschrank verglichen werden. Wie das? Es handelt sich um einen Ort, an dem Sie Ihre Nachrichten speichern, um sie später problemlos abrufen zu können. In diesem Kurs lernen Sie, wie Sie eine Persönliche Ordner-Datei erstellen, in der Sie E-Mail-Nachrichten auf dem eigenen Computer speichern können.

6. Erstellen von Unterordnern in der Persönlichen Ordner-Datei zum Zwecke einer besseren Organisation

8. Speichern von Nachrichten in Persönlichen Ordnern Eine Persönliche Ordner-Datei befindet sich auf Ihrem Computer. Wie gesagt, ähnelt sie einem privaten Aktenschrank. Mit Persönliche Ordner können Sie die Datei, den Hauptordner und beliebige Unterordner selbst erstellen. Wenn Sie den Hauptordner für Persönliche Ordner und beliebige Unterordner erstellt haben, können Sie Nachrichten mit verschiedenen Methoden in die Datei verschieben. Wie, das erfahren Sie in diesem Kurs. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

9. Schritt 1: Erstellen der Persönlichen Ordner-Datei Um eine Persönliche Ordner-Datei verwenden zu können, müssen Sie sie zunächst erstellen. Die Abbildung zeigt eine Übersicht über den Vorgang und das Ergebnis. Zeigen Sie im Hauptfenster von Outlook im Menü Datei auf Neu. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

10. Schritt 1: Erstellen der Persönlichen Ordner-Datei Um eine Persönliche Ordner-Datei verwenden zu können, müssen Sie sie zunächst erstellen. Die Abbildung zeigt eine Übersicht über den Vorgang und das Ergebnis. Wählen Sie Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook aus. Wenn Sie die neue Persönliche Ordner-Speicherdatei erstellt haben, sehen Sie das Ergebnis im Navigationsbereich unter Postfach. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

11. Schritt 2: Erstellen von Unterordnern Wenn Sie die Persönliche Ordner-Datei erstellt haben, könne Sie die Unterordner in Ihrem Ablagesystem einrichten. Dies ist im Navigationsbereich möglich. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Persönliche Ordner, und klicken Sie dann auf NeuerOrdner. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Unterordner ein. Stellen Sie sicher, dass Persönliche Ordner als Speicherort für den Unterordner ausgewählt ist. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

12. Schritt 3: Verschieben von Nachrichten Wenn Sie Ihr Ablagesystem mit Unterordnern eingerichtet haben, können Sie eine Nachricht in einen Unterordner verschieben, indem Sie die Nachricht auswählen und dann das Kontextmenü verwenden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht. Klicken Sie im Kontextmenü auf In Ordner verschieben, um das Dialogfeld Elemente verschieben zu öffnen. Wählen Sie im Dialogfeld Elemente verschieben das Ziel aus (unter Persönliche Ordner), und klicken Sie auf OK. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

13. Erstellen einer Kopie mit der Funktion zum Exportieren Wenn Sie Archivorder und Persönliche Ordner verwenden, werden Nachrichten in der Regel verschoben. Was machen Sie also, wenn Sie Nachrichten kopieren möchten? Sie exportieren sie. Wenn Sie Nachrichten exportieren, verbleiben sie an ihrem ursprünglichen Speicherort und werden zudem in einer neuen Datei dupliziert. Das bedeutet, dass sich beim Exportieren von Nachrichten deren Anzahl und der von ihnen baelegte Speicherplatz verdoppeln. Exportieren ist also keine gute Methode, wenn Sie die Größe Ihres Postfachs verringern möchten. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

14. Erstellen einer Kopie mit der Funktion zum Exportieren Wenn Sie Archivorder und Persönliche Ordner verwenden, werden Nachrichten in der Regel verschoben. Was machen Sie also, wenn Sie Nachrichten kopieren möchten? Sie exportieren sie. Das Exportieren ist aber hilfreich, wenn Sie eine Sicherungskopie einer Nachricht erstellen möchten, die Sie für Ihre Arbeit noch benötigen, z. B. wenn Sie eine Sicherung der Nachrichten zu einem bestimmten Projekt oder Problem erstellen möchten. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

15. Verwenden eindeutiger Namen Beim Erstellen einer neuen Persönlichen Ordner-Datei lautet der Name des neuen Ordners standardmäßig Persönliche Ordner. Wenn Sie mehrere erstellen (z. B. weil Sie eine Persönliche Ordner-Datei für jedes Projekt haben möchten), dann kann es ganz leicht passieren, dass Sie plötzlich mehrere Ordner mit dem Namen Persönliche Ordner haben. Die Verwendung desselben Namens für verschiedene Dinge macht es schwer, zwischen diesen zu unterscheiden. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

16. Verwenden eindeutiger Namen Wie können Sie die verschiedenen Persönlichen Ordner-Ordner voneinander unterscheiden? Geben Sie einer neu erstellen Persönlichen Ordner-Datei immer einen eindeutigen Namen. Dazu geben Sie im Feld Name im Dialogfeld Persönliche Ordner erstellen einen Namen ein, der angezeigt wird, wenn Sie eine neue Persönliche Ordner-Datei erstellen. In der Abbildung wird der eindeutige Name Contoso angezeigt. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

17. Speicherort der PST-Dateien Zu Beginn des Kurses wurde erwähnt, dass sich eine Persönliche Ordner-Datei auf Ihrem Computer befindet. Aber wo genau? Wenn Sie eine Persönliche Ordner-Datei oder PST-Datei erstellen, wird im Navigationsbereich ein Ordner angezeigt. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

18. Speicherort der PST-Dateien Zu Beginn des Kurses wurde erwähnt, dass sich eine Persönliche Ordner-Datei auf Ihrem Computer befindet. Aber wo genau? Sie können auch anzeigen, wo sich die Datei befindet. Dazu klicken Sie im Hauptfenster von Outlook im Menü Datei auf Datendateiverwaltung. Alle geöffneten Persönlichen Ordner-Dateien werden im Dialogfeld Kontoeinstellungen auf der Registerkarte Datendateien angezeigt. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

19. Speicherort der PST-Dateien Möglicherweise fällt Ihnen in der Abbildung auf, dass die PST-Datei sogar zwei Namen aufweist: einen Ordnernamen in der Spalte Name und einen Dateinamen in der Spalte Datei. Der Eintrag unter Name ist der Ordnername, der als Ordner auf oberster Ebene für die PST-Datei im Navigationsbereich angezeigt wird. Und, wie bereits erläutert, lautet dieser Name Persönliche Ordner, sofern Sie ihn nicht geändert haben. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

20. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner Übungsvorschläge Erstellen Sie eine Persönliche Ordner-Datei. Erstellen Sie unter Persönliche Ordner einen Unterordner. Verschieben Sie eine Nachricht in Persönliche Ordner. Exportieren Sie eine Nachricht, um eine Kopie zu erstellen (optional). Schließen Sie die Ordner mit den Beispieldaten.

21. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner Testfrage 1 Wie viele Namen können Sie beim Erstellen einer Persönlichen Ordner-Datei für die Datei angeben? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Einen Zwei Drei

22. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner Testfrage 1: Antwort Zwei Sie können ihr einen Dateinamen und einen Ordnernamen geben. Der Ordnername wird im Navigationsbereich angezeigt.

23. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner Testfrage 2 Mit dem Befehl 'Datendateiverwaltung' können Sie nur den Ordnernamen einer Persönlichen Ordner-Datei anzeigen. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch

24. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner Testfrage 2: Antwort Falsch Neben dem Ordnernamen werden auch der Dateiname und der Speicherort der Datei auf Ihrem Computer angezeigt.

25. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner Testfrage 3 Wie viele Persönliche Ordner-Dateien können Sie auf Ihrem Computer erstellen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Eine Zwei Beliebig viele

26. Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner Testfrage 3: Antwort Beliebig viele Sie können beliebig viele Persönliche Ordner-Dateien erstellen. Daher sollten Sie ihnen immer einen eindeutigen Namen zuweisen.