Erstellen und Drucken von Briefen
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Der Seriendruckvorgang umfasst
die folgenden Schritte:
1.   Richten Sie das Hauptdokument ein. Das Hauptdokument enthält
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Verwenden Sie die Befehle der Registerkarte Sendungen, um einen Seriendruck durchzuführen.




Gruppe von Serienbriefen od...
Verbinden des Dokuments mit einer Datenquelle




Auswählen einer Datendatei


Wenn Sie mit einem Microsoft Office Excel-A...
Auswählen einer Datendatei




Wenn Sie noch nicht über eine Datendatei verfügen, klicken Sie auf Neue Liste ein-
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Seriendruckfeld einfügen




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Festlegen der Regeln für den Seriendruck




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Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und ein-
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Sie können die zusammengeführten Dokumente drucken oder einzeln bearbeite...
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Ingrid von Koslowski
IT Trainer, Dozentin, Job-Coach

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Erstellen und Drucken von Briefen und anderen Dokumenten

  1. 1. Erstellen und Drucken von Briefen und anderen Dokumenten Die Seriendruckfunktion bietet sich an, wenn Sie eine Reihe von Dokumenten erstellen möchten, z. B. einen Serienbrief für Kunden oder einen Bogen mit Adressetiketten. Jeder Brief bzw. jedes Etikett enthält dieselbe Art von Informationen, aber der Kontakt: Ingrid Sperber Inhalt ist jeweils unterschiedlich. Marienstr. 20 66679 Losheim am See So können Sie die Briefe dahingehend personalisieren, Telefon: 06872 901 287 Mobil: 0177 459 2710 dass jeder Kunde mit seinem Namen angesprochen wird. E-Mail: ingrid_sperber@t-online.de Die individuellen Informationen in den Briefen oder Etiketten Seminarbeispiele und Arbeitsproben: http://www.ingrid-sperber.com/ werden aus einer Datenquelle abgerufen.
  2. 2. Der Seriendruckvorgang umfasst die folgenden Schritte: 1. Richten Sie das Hauptdokument ein. Das Hauptdokument enthält den Text und die Grafiken, die in allen Versionen des zusammen- geführten Dokuments identisch sind, z. B. die Absenderadresse oder die Grußformel in einem Serienbrief. 2. Verbinden Sie das Dokument mit einer Datenquelle. Eine Daten- quelle ist eine Datei mit Daten, die in einem Dokument zusam- mengeführt werden sollen, z. B. die Namen und Adressen der Empfänger eines Briefs. 3. Passen Sie die Liste der Empfänger oder Elemente an. Microsoft Office Word erstellt für jedes Element bzw. jeden Datensatz eine Kopie des Hauptdokuments in der Datendatei. Wenn es sich bei der Datendatei um eine Adressliste handelt, stellen die Elemente wahrscheinlich Empfänger des Serienbriefs dar. Sollen nur für bestimmte Elemente der Datendatei Kopien erstellt werden, kön- nen Sie diese Elemente (Datensätze) auswählen. 4. Fügen Sie Platzhalter, so genannte Seriendruckfelder, zum Doku- ment hinzu. Beim Durchführen des Seriendrucks werden die Se- riendruckfelder mit Daten aus der Datendatei gefüllt. 5. Zeigen Sie eine Vorschau an und stellen Sie den Seriendruck fer- tig. Sie können für jede Kopie des Dokuments eine Vorschau an- zeigen, bevor Sie die ganze Gruppe drucken.
  3. 3. Verwenden Sie die Befehle der Registerkarte Sendungen, um einen Seriendruck durchzuführen. Gruppe von Serienbriefen oder E-Mail-Nachrichten Der Inhalt ist in allen Briefen oder Nachrichten im Wesentlichen derselbe, aber Na- me, Adresse oder andere spezifische Daten hängen vom jeweiligen Empfänger ab. Klicken Sie auf Briefe oder E-Mail-Nachrichten, um diese Dokumenttypen zu erstel- len.
  4. 4. Verbinden des Dokuments mit einer Datenquelle Auswählen einer Datendatei Wenn Sie mit einem Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt, einer Microsoft Office Access-Datenbank oder einem anderen Datendateityp arbeiten, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, und suchen Sie dann im Dialogfeld Datenquelle auswählen nach der Datei.
  5. 5. Auswählen einer Datendatei Wenn Sie noch nicht über eine Datendatei verfügen, klicken Sie auf Neue Liste ein- geben, und erstellen Sie mithilfe des daraufhin angezeigten Formulars eine Liste. Diese Liste wird als Datenbankdatei im MDB-Format gespeichert und kann immer wieder verwendet werden.
  6. 6. Seriendruckfeld einfügen Wenn Sie ein Seriendruckfeld in das Hauptdokument einfügen, ist der Feld- name immer von doppelten Richtungspfeilen umgeben (« »). Diese werden in den zusammengeführten Dokumenten nicht angezeigt. Sie dienen lediglich dazu, die Felder im Hauptdokument vom regulären Text unter- scheiden zu können.
  7. 7. Festlegen der Regeln für den Seriendruck Wenn... Dann... Sonst...-Regeln verwenden IF-Felder zum Anzeigen von Informationen auf der Basis einer von Ihnen angegebenen Bedingung.
  8. 8. Festlegen der Regeln für den Seriendruck Wenn... Dann... Sonst
  9. 9. Seriendruck in Briefe erstellen Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und ein- fügen auf Regeln, und klicken Sie dann auf einen der Feldnamen.
  10. 10. Vorschau auf die zusammengeführten Dokumente Sie können die zusammengeführten Dokumente drucken oder einzeln bearbeiten. Sie können alle Dokumente oder nur Teile davon drucken oder ändern.
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