Arbeiten mit PowerPoint 2010

MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2010 SCHULUNG INGRID VON KOSLOWSKI http://ingrid-von-koslowski.info/

INHALT DER SCHULUNG  Überblick: Eine Einführung mit praktischen Übungen  Lektion 1: Zur Orientierung: Was hat sich geändert und warum?  Lektion 2: Arbeiten in PowerPoint  Lektion 3: Ein neues Dateiformat

EINE EINFÜHRUNG MIT PRAKTISCHEN ÜBUNGEN Wenn Sie PowerPoint zum ersten Mal öffnen, werden Sie feststellen, das sich die Benutzeroberfläche geändert hat. Die PowerPoint-Befehle sind in einer neuen Struktur angeordnet. Die neue Gestaltung wird dazu betragen, dass Sie leichter die benötigten Features finden und verwenden können und eindrucksvolle Präsentationen erstellen. Zu Beginn dieses Kurses erhalten Sie eine Einführung in die Änderungen und erfahren, warum diese Änderungen vorgenommen wurden. Nachdem Sie die Neuerungen kennen gelernt haben, werden Sie nicht mehr tauschen wollen.

Lernziele für den Kurs • Gewinnen Sie einen Einblick, wie die neue Benutzeroberfläche funktioniert, und lernen Sie, damit sicher umzugehen. • Lernen Sie die neuen Arbeitsabläufe für Tätigkeiten kennen, die Sie normalerweise zum Erstellen und Vorbereiten einer Präsentation ausführen. • Lernen Sie den Umgang mit dem neuen Dateiformat in PowerPoint auf die für Sie am besten geeignete Weise.

LEKTION 1 ZUR ORIENTIERUNG: WAS HAT SICH GEÄNDERT UND WARUM?

WAS HAT SICH GEÄNDERT UND WARUM? Der Bereich mit der auffälligsten Änderung befindet sich oben im PowerPoint-Fenster. Anstelle der Menüs und Symbolleisten wird über die gesamte Bildschirmbreite hinweg eine breite Leiste angezeigt. Diese Leiste wird als Multifunktionsleiste bezeichnet und enthält viele, sehr anschauliche Befehle, die in Gruppen zusammengefasst sind. Die Multifunktionsleiste stellt jetzt die Steuerzentrale zum Erstellen von Präsentationen dar.

ANZEIGEN DER KATALOGE PowerPoint enthält viele Optionen für ein Element, z. B. Formatvorlagen für Formen, Arten von WordArt oder Animationseffekte. Angenommen, Sie möchten z. B. einer Folie Übergangseffekte hinzufügen. In diesem Fall gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Einige Arten von Übergangseffekten werden auf der Multifunktionsleiste angezeigt. 2 Zum Anzeigen der vollständigen Auswahl an Katalogen klicken Sie auf den Pfeil Weitere.

DIE REGISTERKARTEN: DEN HAUPTAUFGABEN GEWIDMET Die Multifunktionsleiste besteht aus mehreren Registerkarten, der Registerkarte Start und anderen. Zu den übrigen Registerkarten gehören Einfügen, Entwurf, Animationen, Folie Anzeigen, Überprüfen und Ansicht. Die Abbildung zeigt den Inhalt von drei Registerkarten: Einfügen , Entwurf und Animationen.

REGISTERKARTEN REGISTERKARTE EINFÜGEN: Auf dieser Registerkarte finden Sie alles, was Sie möglicherweise auf einer Folie einfügen möchten: Tabellen, Bilder, Diagramme und Textfelder, Sounds, Hyperlinks sowie Kopf- und Fußzeilen. REGISTERKARTE ENTWURF: Wählen Sie ein komplettes Layout für die Folien mit Hintergrunddesign, Schriftarten und Farbschema aus, und passen Sie dieses Layout an. REGISTERKARTE ANIMATIONEN: Auf dieser Registerkarte finden Sie alle Animationseffekte. Am bequemsten lassen sich einfache Animationen für Listen oder Diagramme hinzufügen. REGISTERKARTE BILDSCHIRMPRÄSENTATION: Wählen Sie eine Stiftfarbe oder eine bestimmte Folie aus, mit der die Präsentation beginnen soll. Zeichnen Sie einen Kommentar auf, blättern Sie durch die Bildschirmpräsentation, und bereiten Sie andere Dinge vor. REGISTERKARTE ÜBERPRÜFEN: Auf dieser Registerkarte finden Sie die Rechtschreibprüfung und den Recherchedienst. Lassen Sie Ihr Team zum Überprüfen der Präsentation Anmerkungen verwenden, und überprüfen Sie dann diese Kommentare. 9

ÜBERGANGSEFFEKTE PowerPoint enthält viele Optionen für ein Element, z. B. Formatvorlagen für Formen, Arten von WordArt oder Animationseffekte. Angenommen, Sie möchten z. B. einer Folie Übergangseffekte hinzufügen. In diesem Fall gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Einige Arten von Übergangseffekten werden auf der Multifunktionsleiste angezeigt. 2 Zum Anzeigen der vollständigen Auswahl an Katalogen klicken Sie auf den Pfeil Weitere

VERWENDEN VON ERWEITERTEN OPTIONEN Es gibt natürlich mehr Befehle und Optionen, als in einer Gruppe Platz haben. Nur die am häufigsten verwendeten Befehle werden angezeigt. Wenn Sie in einer Gruppe nicht die gewünschte Option sehen, z. B. die Gruppe Schriftart, die hier angezeigt wird: 1 Klicken Sie auf den diagonalen Pfeil, der als Startprogramm für ein Dialogfeldbezeichnet wird und in der unteren Ecke angezeigt wird. 2 Ein Dialogfeld mit weiteren Optionen, aus denen Sie auswählen können, wird angezeigt.

VERWENDEN VON ERWEITERTEN OPTIONEN Der Pfeil wird in der Gruppe angezeigt, wenn Sie an der Folie Arbeiten ausführen, für die möglicherweise Befehle in dieser Gruppe erforderlich sind. Wenn Sie beispielsweise auf einer Folie in einen Textplatzhalter klicken, wird der Pfeil in allen Gruppen der Registerkarte Start angezeigt, die Befehle enthalten, die sich auf die Bearbeitung von Text beziehen. Tipp: Sie erhalten Platz im Fenster, indem Sie die Befehle der Multifunktionsleiste vorübergehend ausblenden. Doppelklicken Sie einfach auf den Namen der angezeigten Registerkarte.

DIE SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF Bei der Arbeit an einer Präsentation führen Sie einige allgemeine oder sich wiederholende Aktionen aus, die keine bestimmte Phase des Prozesses betreffen. Verwenden Sie für Aktionen dieser Art die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Hierbei handelt es sich um die kleine Gruppe von Schaltflächen links oberhalb der Multifunktionsleiste. Sie enthält die Befehle für allgemeine Aktionen wie: Speichern, Rückgängig, und Wiederholen bzw. Wiederholen.

ÄNDERN DER ANSICHTEN Sie müssen die Ansicht in PowerPoint häufig ändern, und Sie haben das immer bequem mithilfe von Schaltflächen getan. Daran hat sich nichts geändert. Die Schaltflächen für die Ansichten Normal, Foliensortierung und Bildschirmpräsentation gibt es nach wie vor. Jetzt aber sind Sie Teil einer neuen Symbolleiste, die einen Zoomregler und eine Schaltfläche enthält, mit der die Folie nach dem Vergrößern oder Verkleinern wieder an das aktuelle Fenster angepasst werden kann.

ÄNDERN DER ANSICHTEN Sie müssen die Ansicht in PowerPoint häufig ändern, und Sie haben das immer bequem mithilfe von Schaltflächen getan. Daran hat sich nichts geändert. Die Abbildung zeigt einige Beispiele: 1 Die Ansichtsschaltflächen sind gleich geblieben, aber sie befinden sich nicht mehr im unteren linken Fensterbereich, sondern im unteren rechten Fensterbereich. 2 Sie ziehen den Zoomregler, um die Ansicht der Folie zu vergrößern oder zu verkleinern. Alternativ können Sie auch auf die Schaltflächen Minus (-) und Plus (+) klicken.

TASTENKOMBINATIONEN Wenn Sie in PowerPoint anstelle der Maus lieber die Tastatur verwenden, wird es Sie interessieren, dass die Multifunktionsleiste neue Tastenkombinationen aufweist, die einen neuen Namen haben: Zugriffstasteninfos. Das bringt zwei große Vorteile: • Nun gibt es für jede einzelne Schaltfläche eine eigene Tastenkombination, was bei den Menübefehlen in früheren Versionen nicht der Fall war. • Tastenkombinationen erfordern häufig weniger Anschläge.

ANZEIGEN UND VERWENDEN VON FENSTERN Wechseln zum nächsten Fenster ALT+TAB, TAB Wechseln zum vorherigen Fenster ALT+UMSCHALT+TAB, TAB Schließen des aktiven Fensters STRG+W oder STRG+F4 Senden der geöffneten Präsentation über die PowerPoint- STRG+F5 Webanwendung an ein Remotepublikum. Sie können eine Microsoft PowerPoint 2010- Präsentation über das Internet an ein Remotepublikum übertragen. Während Sie die Bildschirmpräsentation in PowerPoint vorführen, kann sie vom Publikum im eigenen Browser verfolgt werden. 17

TASTENKOMBINATIONEN Was ist mit den alten Tastenkombinationen? • Frühere Tastenkombinationen, die mit STRG beginnen, sind weiter vorhanden, und Sie können sie wie gewohnt verwenden. – Beispielsweise wird mit der Tastenkombination STRG+C nach wie vor etwas in die Zwischenablage kopiert, und mit der Tastenkombination STRG+V wird der Inhalt der Zwischenablage eingefügt. • Die früheren Tastenkombinationen mit ALT+, mit denen Sie auf Menüs und Befehle zugegriffen haben, sind auch noch intakt. Sie müssen jedoch die vollständige Tastenfolge auswendig kennen, um sie verwenden zu können.

LEKTION 2 ARBEITEN IN POWERPOINT

ARBEITEN IN POWERPOINT Sind Sie bereit, mit der Arbeit zu beginnen? Hier folgt eine kurze Abhandlung zu dem, was Sie bisher immer getan haben, um eine Präsentation zu erstellen. Sie werden herausfinden, wie Sie in PowerPoint 2010 eine neue Präsentation beginnen und wie Sie Ihre Folien mit einem Hintergrund und verschiedenen Farben versehen. Sie werden ebenfalls erfahren, wie Sie mithilfe der Registerkarten und Tools der Multifunktionsleiste Elemente in die Folien einfügen und nach Wunsch gestalten. Sie richten dann die Bildschirmpräsentation ein und bereiten den Druck vor.

BEGINNEN EINER NEUEN PRÄSENTATION Neue Präsentationen beginnen auf der Microsoft Office-Schaltfläche DATEI , die sich im linken oberen Fensterbereich befindet. 1 Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche - DATEI. 2 Klicken Sie auf Neu in dem sich öffnenden Menü. 3 Wählen Sie im Fenster Neue Präsentation eine Option aus. Sie können mit einer leeren Folie beginnen, oder Sie erstellen die Präsentation anhand einer Vorlage oder basierend auf einer vorhandenen Präsentation.

AUSWÄHLEN EINES DESIGNS Ein Design definiert das Aussehen und Verhalten des Präsentations- entwurfs. Wählen Sie gleich zu Beginn ein Design für die Präsentation aus, damit Sie sich anschauen können, wie der Inhalt aussehen wird. 1. Die Registerkarte Entwurf verwenden Sie, wenn Sie mit Designs arbeiten. 2. Ein Katalog wird unter Designs angezeigt. 3. Jedes Design besitzt einen Namen, der in der Quick-Info angezeigt wird.

ANPASSEN DES DESIGNS Bei dem ausgewählten Design handelt es sich um ein vollständiges Design. Aber wo bleibt der Spaß, wenn Sie es nicht ein wenig optimieren können? Auf der Registerkarte Entwurf befinden sich weitere Kataloge für den Fall, dass Sie das Design ändern möchten. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Katalogoption zeigen, wird jeweils eine Vorschau auf der Folie angezeigt.

HINZUFÜGEN VON FOLIEN, AUSWÄHLEN VON LAYOUTS Wenn Sie eine Folie einfügen, können Sie eine einfügen, bei der automatisch ein Layout angewendet wird. Sie können aber auch ein Layout auswählen, bevor Sie die Folie einfügen. So wählen Sie vor dem Einfügen einer Folie ein Layout aus 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neue Folie (unter dem Foliensymbol). Daraufhin werden die Layoutoptionen angezeigt. 2 Klicken Sie auf ein Layout, um eine Folie mit diesem Layout einzufügen.

HINZUFÜGEN VON FOLIEN, AUSWÄHLEN VON LAYOUTS Wenn Sie eine Folie einfügen, können Sie eine einfügen, bei der automatisch ein Layout angewendet wird. Sie können aber auch ein Layout auswählen, bevor Sie die Folie einfügen. So wählen Sie vor dem Einfügen einer Folie ein Layout aus Neue Start Folie Layoutoptionen Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neue Folie (unter dem Foliensymbol). Daraufhin werden die Layoutoptionen angezeigt. Klicken Sie auf ein Layout, um eine Folie mit diesem Layout einzufügen.

HINZUFÜGEN VON FOLIEN, AUSWÄHLEN VON LAYOUTS Ein Beispiel hierfür ist das Layout Titel und Inhalt . In der Mitte dieses Layouts befindet sich ein Platzhalter mit den folgenden Symbolen: Eine Reihe von Layouts enthalten "Inhalts"-Platzhalter, die Sie entweder für Text oder für Grafiken verwenden können.

INHALTSFOLIE - DIAGRAMM Y-Werte 4 3,5 3 2,5 2 Y-Werte 1,5 1 0,5 0 0 1 2 3 4 27

EINFÜGEN VON BILDERN Es ist an der Zeit, ein Bild (z. B. ein Foto oder eine Clipart) einzufügen. Sie können dies direkt von der Folie aus, von einem Inhaltsplatzhalter aus, tun. 1 Zum Einfügen eines eigenen Bilds klicken Sie auf Bild aus Datei einfügen . 2 Um eine ClipArt einzufügen, klicken Sie hingegen auf ClipArt . 3 Das Bild wird innerhalb des Rahmens des Platzhalters angeordnet.

EINFÜGEN VON BILDERN Es ist an der Zeit, ein Bild (z. B. ein Foto oder eine Clipart) einzufügen. Sie können dies direkt von der Folie aus, über einen Inhaltsplatzhalter, tun. 4 Nach dem Einfügen des Bilds möchten Sie vielleicht die Bildgröße verändern oder dem Bild besondere Effekte hinzufügen. Zuerst markieren Sie das Bild auf der Folie. 5 Bildtools werden auf der Multifunktionsleiste angezeigt. Klicken Sie auf die Registerkarte Format , und verwenden Sie die dort verfügbaren Schaltflächen und Optionen, um das Bild zu bearbeiten.

EINFÜGEN VON BILDERN Das Einfügen eines Bilds direkt über die Folie ist praktisch. Das ist eine besonders gute Methode, wenn sich auf der Folie mehrere Platzhalter befinden. Denn wenn Sie ein Bild mithilfe der Foliensymbole einfügen, wird das Bild direkt in dem Platzhalter eingefügt, der das Symbol enthält.

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EINFÜGEN VON BILDERN Und zum Schluss vergessen Sie nicht die Registerkarte Einfügen. Sie können auch mithilfe der Registerkarte Einfügen ein Bild oder auch viele andere Folienelemente einfügen. Der einzige Unterschied zwischen diesen beiden Methoden besteht darin, dass PowerPoint zuweilen bei dieser Methode raten muss, in welchen Platzhalter das Bild eingefügt werden soll.

EINFÜGEN EINER TEXTFELDBESCHRIFTUNG Fügen Sie für die Beschriftung des Bilds ein Textfeld ein. Die entsprechende Option finden Sie auf der Registerkarte Einfügen. Wenn Sie das Textfeld einfügen, werden die Zeichentools angezeigt. 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Format . 2 Zeigen Sie den Formenkatalog an, und zeigen Sie auf eine beliebige Formatvorlage. 3 Es wird eine Vorschau der Formatvorlage auf der Folie angezeigt, die auf das Textfeld angewendet wurde.

EINFÜGEN EINES ORGANIGRAMMS Wie Sie bereits gesehen haben, können Sie ein Bild und andere Grafiken mithilfe der Symbole im Layout Titel und Inhalt einfügen. Zu diesen Symbolen zählt ein Symbol für SmartArt-Grafiken. SmartArt- Grafiken stellen Organigrammlayouts sowie alle anderen Layouts für Diagramme in PowerPoint 2010 zur Verfügung.

EINFÜGEN EINES ORGANIGRAMMS Wie Sie bereits gesehen haben, können Sie ein Bild und andere Grafiken mithilfe der Symbole im Layout Titel und Inhalt einfügen. Wenn Sie auf das Symbol SmartArt-Grafik klicken... ...wird ein ganzer Katalog mit verfügbaren grafischen Layouts angezeigt.

EINFÜGEN EINES ORGANIGRAMMS Auf der Abbildung sind einige praktische Features für die Arbeit mit einem neuen Organigramm dargestellt. 1 Beim Einfügen des Organigramms übernimmt es die Farben des angewendeten Designs. 2 Neben dem Organigramm wird ein Textbereich angezeigt, in den Sie Text eingeben können. 3 Der von Ihnen in den Textbereich eingegebene Text wird den Organigrammformen zugeordnet und bei der Eingabe im Organigramm angezeigt.

EINFÜGEN EINES ORGANIGRAMMS Außerdem können Sie nun in umgekehrter Richtung arbeiten: Konvertieren Sie eine vorhandene Aufzählung auf einer Folie in eine Grafik. Verwenden Sie einfach die Schaltfläche In eine SmartArt-Grafik konvertieren auf der Registerkarte Start. Suchen Sie SmartArt auf der Registerkarte Einfügen, wenn Sie das Diagramm lieber auf diese Weise einfügen möchten. Beispiel 01 Beispiel 02 Beispiel 03

ANWENDEN EINER EINFACHEN ANIMATION Organigrammteile animieren • Zu den Animationseffekten gehören u. a. Verblassen, Wischen und Einfliegen. Animationseffekte • Zu den Eingangsoptionen kann gehören, dass Organigrammteile alle gleichzeitig, Zweig für Zweig, Ebene für Ebene oder Form für Form im Diagramm eingeblendet werden. Wechseln Sie zur Registerkarte Animationen, wenn Sie auf das Organigramm eine einfache Animation anwenden möchten. 1 Bei folgendem Schritt muss das Diagramm markiert sein. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld Animieren, um eine Liste der Effekte zu erhalten. 2 Wählen Sie eine Option aus, damit die Organigrammteile auf der Folie 3 angezeigt werden. Wenn Sie auf eine Option zeigen, liefert Ihnen PowerPoint eine Vorschau des Animationseffekts.

EINRICHTEN DER BILDSCHIRMPRÄSENTATION, RECHTSCHREIBPRÜFUNG, ÜBERPRÜFUNG Nun wird es Zeit, der Folie den letzten Schliff zu geben. Die Befehle für die abschließenden Aufgaben befinden sich auf den Registerkarten Bildschirmpräsentation und Überprüfen. Erzählungen, Einrichten usw.: Erstellen Sie mithilfe der Registerkarte Bildschirmpräsentation Erzählungen, und lassen Sie eine Präsentation ablaufen. Rechtschreibung, Recherche und Kommentare: Führen Sie über die Registerkarte Überprüfen die Rechtschreibprüfung durch, rufen Sie den Recherchedienst und den Thesaurus auf, und verwenden Sie bei der Überprüfung der Präsentation Kommentare.

DRUCKEN, VERTEILEN UND FESTLEGEN VON PROGRAMMOPTIONEN Nun ist es soweit, Optionen für das Überprüfen, Drucken und Verteilen der Präsentation einzurichten. Klicken Sie zunächst auf die Microsoft Office- Schaltfläche-Datei. Danach: 1 Zeigen Sie auf Drucken , um die Seitenansicht zu öffnen. 2 Klicken Sie auf PowerPoint-Optionen , um programmweite Einstellungen wie die Standardansicht oder die Aktivierung/Deaktivierung der Rechtschreibprüfung zu ändern.

LEKTION 3 EIN NEUES DATEIFORMAT

EIN NEUES DATEIFORMAT Eine der wichtigen Änderungen in PowerPoint 2010 ist das neue Dateiformat. Welche Bedeutung hat das für Sie? Das neue Dateiformat weist mehrere Vorteile auf, z. B. eine geringere Dateigröße sowie eine größere Datensicherheit für Ihre Präsentationen. In dieser Lektion lernen Sie diese Vorteile kennen und erfahren, wie das Dateiformat die Freigabe von Präsentationen zwischen PowerPoint 2010und älteren Versionen beeinflusst.

SPEICHERN IM ALTEN FORMAT „Round- Tripping“ Wenn die Grafik von der Person, die mit einer früheren PowerPoint-Version arbeitet, im Wesentlichen nicht verändert wird, behält sie ihre PowerPoint Eigenschaften bei. Das heißt, wenn sie also wieder in PowerPoint 2010 geöffnet wird, ist sie vollständig bearbeitbar. Wenn die Grafik in der früheren Version geändert wurde, z. B. durch Ausbleichen des Bilds, wird sie zu einem Objekt und kann somit nicht mehr bearbeitet werden, wenn sie wieder in PowerPoint 2010 geöffnet wird.

AUTOMATISCHE AKTUALISIERUNGEN in älteren PRÄSENTATIONEN Diese Meldung wird angezeigt, da PowerPoint 2010 bestimmte Arten der Formatierung sowie bestimmte Elemente automatisch aktualisiert, sodass sie bestmöglich aussehen. Ein Beispiel hierfür ist WordArt. Wenn die ältere Präsentation WordArt-Objekte enthält, werden diese aktualisiert, sodass die neuesten Effekte aus PowerPoint 2007 verwendet werden.

DER BEFEHL KONVERTIEREN FÜR EINE SCHNELLE KONVERTIERUNG Sie können eine ältere Präsentation im neuen Format speichern, indem Sie den Befehl Konvertieren in PowerPoint 2010 anwenden. Im Ergebnis ersetzt PowerPoint die alte Präsentationsdatei durch Konvertieren in das neue Format. Die Datei ist dann nicht mehr im alten Format vorhanden.

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Arbeiten mit PowerPoint 2010

by Ingrid von Koslowski on Jun 20, 2010

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